PENJUALAN JILID 3 Untuk SMK - Bursa Open Source

480
g. Membuat dan mengirim surat kontak kerja kepada pihak lain.
h. Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi produkproduk
baru.
B. Komunikasi lisan/tulisan sesuai dengan prosedur perusahaan
Pada umumnya, untuk mengirimkan pesan-pesan bisnis, orang lebih senang
berbicara (speaking) daripada menulis (writting) suatu pesan. Alasannya, komunikasi
lisan relatif lebih mudah, praktis (efi sien), dan cepat dalam penyampaian pesanpesan
bisnis. Pada umumnya, bagi para pelaku bisnis, penampain pesan-pesan
bisnis dengan tulisan relatif jarang dilakukan. Meskipun demikian, bukan berarti
bahwa komunikasi lewat tulisan tidak penting. Hal ini karena tidak semua hal bisa
disampaikan secara lisan.
Pesan yang sangat penting dan kompleks, lebih tepat disampaikan dengan
menggunakan tulisan. Adapun bentuk-bentuk komunikasi tertulis dalam dunia bisnis
mencakup antara lain surat (macam-macam surat bisnis), memo, dan laporan.
Bentuk komunikasi dari perusahaan kepada customer kepada pelangan dapat
berbentuk selebaran yang disebarkan, maupun lewat media komunikasi, di antaranya
melalui telepon, internet, lisan, maupun surat atau informasi/pemberitahuan kepada
pelanggan untuk mengingatkan pelanggan akan kewajibannya. Komunikasi tulisan
dapat berupa surat teguran piutang yang belum dibayar, surat penagihan dan lain
lain.
C. Cara menyusun surat penagihan
Dalam praktek sering terjadi dengan bebagai alasan debitor tidak selalu
membayar hutang pada tanggal jatuh tempo pembayarannya, upaya yang biasa
dilakukan perusahaan (kreditor) untuk mengatasi hal demikian antara lain dengan
pengiriman surat penagihan atau petugas bagian penagihan (colector) datang
langsung ke tempat debitor, dalam hal ini apapun upaya yang dilakukan perusahaan
pada dasarnya bertujuan agar piutang bertujuan agar piutang dapat diterima
pembayarannya sehingga perlu memperhatikan aspek aspek obyektifi tas, etika,
dan kesopanan.
Surat penagihan dapat dibuat dalam beberapa tahap penekanannya, bergantung
kepada status piutang yang bersangkutan dalam arti apakah piutang yang jatuh
tempo atau piutang yang telah lewat jatuh tempo. Surat penagihan yang biasa
dibuat perusahaan antara lain sebagai berikut.
a. Surat penagihan yang bersifat mengingatkan debitor. Surat penagihan ini
dikirimkan secara periodik kepada semua debitor dalam bentuk pernyataan
piutang. Bisa dalam bentuk pernyataan saldo akhir, pernyataan satuan, atau
pernyataan faktur yang belum dibayar seperti yang telah dibahas dimuka.
b. Surat tagihan yang bersifat menjelaskan. Surat penagihan ini biasanya dikirimkan
kepada debitor piutang yang telah lewat tanggal jatuh tempo pembayarannya.
Sebagai contoh dapat dilihat pada contoh surat di bawah ini.