ComputerTrends - KKV-Trends magazin 2024.07.10.
A ComputerTrends magazin 2024. július 10-én megjelent lapszáma, KKV-Trends melléklettel.
A ComputerTrends magazin 2024. július 10-én megjelent lapszáma, KKV-Trends melléklettel.
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>KKV</strong>-MELLÉKLET<br />
Ügyfélkezelés Excelben?<br />
Ideje váltani OTRS-re!<br />
A táblázatkezelő rendszereket az előző évezredben fejlesztették ki az akkori informatika<br />
követelményeinek megfelelően. Néhány vállalkozás még mindig ezt a technológiát<br />
használja az ügyfelekkel történő kommunikációhoz. A mai informatika viszont<br />
számos alternatívát nyújt a táblázatokkal szemben, amelyekkel erőforrást és időt lehet<br />
megtakarítani, miközben az ügyfélélmény is növekedhet.<br />
A<br />
konzultációk során a tanácsadóink<br />
gyakran szembesülnek<br />
azzal, hogy egy<br />
vállalkozás Excel-táblázatokban kezeli<br />
az ügyfeleket. Ilyenkor teszik fel a<br />
címben szereplő kérdést és próbálják<br />
kitalálni az okokat. Tényekkel alátámasztható<br />
válaszokat viszont csak<br />
nagyon ritkán kapnak. Összegyűjtöttük<br />
azokat a problémákat, amelyek<br />
az Excel-táblázatok ellen szólnak. Ez a<br />
cikk a tényekről szól.<br />
A táblázatkezelő egyfelhasználós.<br />
Arra lett kifejlesztve, hogy egy ügyintéző<br />
dolgozzon vele egy munkaállomáson.<br />
Kerülőmegoldásokkal<br />
ez a korlát áthidalható ugyan,<br />
de hiába teszik a fájlt a felhőbe<br />
vagy egy megosztott meghajtóra,<br />
amíg lehetőség van arra,<br />
hogy egy ügyintéző letöltse a<br />
fájlt és a saját gépén dolgozzon<br />
vele, addig a probléma<br />
továbbra is megoldatlan és<br />
ütköző fájlverziókhoz, legroszszabb<br />
esetben adatvesztéshez<br />
is vezethet. Az OTRS jegykezelő<br />
rendszer valóban többfelhasználós,<br />
az egyidejű munkavégzésre<br />
lett kifejlesztve.<br />
Az Excel-táblázat csak egy egyszerű<br />
fájl. Nem tud értesítést küldeni, nem tud<br />
figyelmeztetni a közelgő eseményekre.<br />
Nem tud automatikusan frissülni,<br />
ezért a benne lévő adatokból készített<br />
jelentések sem valós idejűek. Az OTRS<br />
ticketing rendszer egy élő rendszer,<br />
folyamatosan futó háttérfolyamatokkal<br />
és valós idejű jelentéskészítéssel.<br />
Az Excel-fájl nagy mértékben függ az<br />
azt kezelő személytől. Nem személyzettől,<br />
hanem egyetlen személytől.<br />
Újabb probléma adódik, ha ez a személy<br />
szabadságra megy vagy megbetegszik.<br />
Mivel egy személy kezeli a fájlt, a többi<br />
alkalmazott függ tőle, és nem biztos,<br />
hogy időben értesülnek arról, hogy<br />
helyettesíteni kellene. Az OTRS jegykezelő<br />
rendszerben azonnal értesülnek az<br />
ügyintézők egy másik ügyintéző irodán<br />
kívüli állapotáról, és a rendszer nem<br />
enged számára új kéréseket kiosztani.<br />
A humán erőforrás munkaideje<br />
korlátos. Egy átlagos munkavállaló<br />
218 napot dolgozik egy évben, napi 8<br />
órában. Bruttó 700.000 Ft-os fizetéssel<br />
ez 5440 Ft-os óradíjat jelent a munkáltatónak.<br />
Ennyibe kerül óránként egy<br />
alkalmazott, aki a táblázat frissítésével<br />
foglalkozik. Nem az ügyfélkérés megoldásával,<br />
csak a táblázat karbantartásával.<br />
Ezzel szemben egy felhőalapú<br />
OTRS jegykezelő rendszer az év 365<br />
napján, 24 órában fogadja az ügyfélkéréseket.<br />
Egy átlagos magyarországi<br />
vállalkozás számára már 125 forintos<br />
óradíjjal is elérhető, ami 43-szor<br />
olcsóbb a humán erőforrásnál.<br />
Az automatizálással csökken a hiba<br />
lehetősége. Kiszámolta már, hogy egy<br />
óra leállás mekkora veszteséget jelent<br />
a vállalkozásnak? Akár több százezer<br />
forintba kerülhet egy óra leállás, pontosabban<br />
ekkora bevételtől esik el egy<br />
vállalkozás óránként. Ha ez a leállás a<br />
legnagyobb ügyfelelet érinti, akkor akár<br />
az ügyfél elvesztéséhez és még nagyobb<br />
veszteséghez is vezethet.<br />
Az Excel-táblázat nem támogatja a<br />
külső rendszerek integrációját. Felsorolni<br />
is nehéz, hogy milyen jogszabályoknak<br />
kell megfelelni és milyen<br />
adatokat kell szolgáltatni a hatóságok<br />
részére. Az OTRS jegykezelő rendszerek<br />
fejlett integrációval rendelkeznek, szabványos<br />
protokollokon és webszolgáltatásokon<br />
keresztül képesek kommunikálni<br />
más rendszerekkel. Az adatszolgáltatások<br />
automatizálásával további humán<br />
erőforrás takarítható meg.<br />
Excel-táblázatokkal szinte lehetetlen<br />
a megfelelő jogosultságok kezelése,<br />
és annak biztosítása, hogy<br />
az összes ügyintéző csak<br />
a munkájához szükséges<br />
mennyiségű adatot érje el.<br />
Ez különösen akkor fontos<br />
feltétel, ha külsős ügyintézőnek<br />
kell hozzáférnie<br />
a vállalkozás adataihoz.<br />
Az OTRS jegykezelő rendszer<br />
fejlett jogosultságkezelésével<br />
ez könnyedén<br />
beállítható.<br />
Ezek voltak a leggyakrabban<br />
előforduló problémák,<br />
amelyekkel a<br />
tanácsadóink a vállalatokkal<br />
való konzultációkor szembesültek.<br />
Ezenkívül számos egyéb olyan<br />
problémával is találkoztunk, amelyeket<br />
hatékonyabban lehet az OTRS jegykezelő<br />
rendszerben megoldani, de a<br />
vállalat számára legjobb megoldások<br />
kialakításához mindenképpen személyes<br />
konzultációra van szükség.<br />
Ha az Ön vállalkozásában is<br />
Excel-táblázatokkal dolgoznak, akkor<br />
fontolja meg az itt leírtakat! Vegye fel<br />
velünk a kapcsolatot a sales@otrs.com<br />
címen, kérjen ingyenes bemutatót, és<br />
nézze meg a szakértőinkkel együtt,<br />
hogyan tudná egy jegykezelő rendszer<br />
hatékonyabbá tenni az üzleti folyamatait.<br />
2024. július | <strong>Computer<strong>Trends</strong></strong> | 21
Change language