ComputerTrends - KKV-Trends magazin 2024.07.10.
A ComputerTrends magazin 2024. július 10-én megjelent lapszáma, KKV-Trends melléklettel.
A ComputerTrends magazin 2024. július 10-én megjelent lapszáma, KKV-Trends melléklettel.
You also want an ePaper? Increase the reach of your titles
YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.
<strong>KKV</strong>-MELLÉKLET<br />
Digitalizáció az irodában – avagy<br />
miért van szüksége a kkv-knak is<br />
dokumentumkezelő rendszerre?<br />
A<br />
jól szervezettség kulcsfontosságú<br />
egy sikeres vállalkozás<br />
számára. Bár minden vállalatnak<br />
egyedi folyamatai és szervezeti<br />
igényei vannak, a különböző<br />
dokumentumok nyomon követése<br />
nagyban befolyásolja a működési<br />
hatékonyságot.<br />
Az sem kérdés, hogy a digitalizáció<br />
korában az automatizálás az egyik<br />
eszköz a versenyelőny megszerzésére<br />
vagy megtartására. A papíralapú<br />
adminisztráció nem csak időigényes,<br />
de költséges is, és könnyen vezethet<br />
hibákhoz. Így nem csoda, hogy egyre<br />
több kisvállalat is dokumentumkezelő<br />
megoldáshoz folyamodik az<br />
üzleti folyamatok egyszerűsítése és<br />
átláthatósága miatt.<br />
A győri Pentatrade Kft. már 15 éve<br />
segíti ügyfeleit ezen az úton. Az alábbiakban<br />
a kis- és középvállalkozások<br />
számára elérhető előnyöket ismerhetjük<br />
meg tőlük az ELO dokumentumkezelő<br />
rendszer kapcsán:<br />
Az ilyen jellegű feladatok megoldására<br />
a német fejlesztésű, de Magyarországon<br />
kiterjedt szakmai partneri<br />
hálózaton keresztül kínált – és nem<br />
utolsó sorban számos referenciával<br />
rendelkező – ELO Digital Office<br />
dokumentumkezelő megoldást hívjuk<br />
segítségül.<br />
Az ELO számos szakmai területen<br />
tud segíteni, de kiemeltünk két olyan<br />
belső működési folyamatot, melyek<br />
optimalizálása bármely méretű<br />
vállalat esetén hatékonyabbá teszi<br />
a működést, és a leggyakrabban<br />
ezekhez nyúlunk hozzá először,<br />
amikor elektronikus dokumentumkezelő<br />
rendszer bevezetése történik. Ez<br />
a két terület a beérkező számlák és a<br />
mindennapi posta kezelése.<br />
HOGYAN VÉGZI AZ AUTOMATIKUS<br />
SZÁMLA-FELDOLGOZÁST AZ ELO<br />
DOKUMENTUMKEZELŐ RENDSZER?<br />
• Kezeli a számlák beérkezését. Az<br />
e-számlák közvetlenül a rendszerbe<br />
érkeznek, csökkentve a manuális<br />
adatbevitel szükségességét. A papír<br />
alapú számlák egy szkennelés után<br />
irattárazhatók, a digitális példánnyal<br />
dolgozhatunk tovább.<br />
• Optikai karakterfelismerés (OCR):<br />
Ha sok a papíralapú számla, akkor<br />
megéri az adatrögzítést automatikus<br />
felismerésre és rögzítésre<br />
cserélni.<br />
• Automatizált jóváhagyási folyamatok:<br />
A rendszer automatikusan<br />
továbbítja a számlákat a megfelelő<br />
jóváhagyókhoz, csökkentve<br />
az átfutási időt. A lehető legtöbb<br />
ellenőrzést bízzuk rá a rendszerre:<br />
számszaki ellenőrzések, dátumok<br />
vizsgálata, akár adószám vizsgálat.<br />
MIT ÉRÜNK EL A HASZNÁLATÁVAL?<br />
• Kevesebb manuális munka: Az<br />
automatizáció csökkenti az emberi<br />
hibák lehetőségét és felszabadítja a<br />
munkaerőt más feladatokra.<br />
• Gyorsabb feldolgozás: Az automatizált<br />
rendszerek jelentősen csökkentik<br />
a számlák feldolgozásának<br />
idejét, így javítva a cash flow-t.<br />
• Papírköltségek csökkentése:<br />
Nincs szükség másolatokra.<br />
• Üzleti kapcsolatok javulása: Az<br />
eltűnt számlák miatt elkésett<br />
utalások, az elkeveredett teljesítés<br />
igazolások kiküszöbölhetők, és<br />
zökkenőmentesek lesznek a folyamatok<br />
az üzleti partnerekkel is.<br />
A kis- és közepes<br />
vállalkozások számára<br />
a dokumentumkezelő<br />
rendszer bevezetése a<br />
beérkező számlák és<br />
posta kezelésére nemcsak<br />
jelentős költségmegtakarítást<br />
és hatékonyságnövelést<br />
eredményez, hanem<br />
versenyelőnyt is jelenthet.<br />
Hogyan automatizáljuk<br />
a bejövő és kimenő posta<br />
kezelését?<br />
Iparágtól és cégmérettől függetlenül,<br />
kétségkívül megoldandó feladat a<br />
vállalkozáshoz érkező és a kimenő dokumentumok<br />
átláthatósága. A számlák<br />
mellett ez is egy könnyen rendszerezhető<br />
terület, ha a megfelelő oldalról<br />
közelítjük meg, és jó megoldásokat<br />
választunk.<br />
MIT JELENT EZ A GYAKORLATBAN<br />
AZ ELO RENDSZER ESETÉBEN:<br />
• Bejövő posta digitalizálása és<br />
nyomon követése: A beérkező levelek<br />
digitalizálása, és elektronikus továbbítása<br />
a megfelelő osztályokra vagy<br />
személyekhez. A levelek ezután nem<br />
sokszorozódnak sem papírformában,<br />
sem e-mail fiókokban és a munkatársak<br />
saját mappáinak mélyén.<br />
• Kimenő posta automatizálása:<br />
Sablonok tudják segíteni a kimenő<br />
levelek gyors elkészítését, automatikus<br />
tárolását, verziókövetését. Az<br />
ELO biztosítja a gyors visszakeresés<br />
lehetőségét.<br />
Pentatrade Kft.<br />
14 | <strong>Computer<strong>Trends</strong></strong> | 2024. július
Change language