Computerworld magazin 2021.10.06. LII. évfolyam 19. szám
A Computerworld magazin 2021. október 6-án megjelent száma.
A Computerworld magazin 2021. október 6-án megjelent száma.
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Sikersztori home office-ból<br />
Az építőanyag-gyártó multi <strong>szám</strong>ára az ELO tartalomkezelő szoftver teszi lehetővé, hogy<br />
projektjei krízishelyzetben is az előre tervezett ütemben folyjanak.<br />
A<br />
koronavírus-járvány arra ösztönözte<br />
a vállalatokat, hogy működési<br />
folyamataik veszélyhelyzetben<br />
is zökkenőmentesek legyenek. A cégek<br />
<strong>szám</strong>ára létkérdéssé vált, hogy úgy is jól<br />
tudjanak válaszolni a különböző külső<br />
hatásokra, hogy munkatársaik jelentős<br />
része home office-ban dolgozik. A<br />
megváltozott körülmények több korábbi<br />
megoldásuk továbbfejlesztését tette szükségessé,<br />
és <strong>szám</strong>os új projektet hívtak<br />
életre, hiszen a vállalkozások <strong>szám</strong>ára<br />
az előremenekülés, az alkalmazkodás a<br />
változásokhoz egyenlő a túléléssel. Ebben<br />
nyújtott és nyújt ma is segítséget ügyfeleinek<br />
a Pentatrade Kft., amely 31 éve<br />
valósít meg informatikai projekteket, és<br />
12 éve foglalkozik – ELO Business Partnerként<br />
– tartalomkezelő (ECM) megoldások<br />
kialakításával, az ELO ECM szoftver -<br />
család segítségével.<br />
Az elmúlt időszakban – ügyfeleink egy<br />
részéhez hasonlóan – magunk is javarészt<br />
home office formában dolgoztunk,<br />
és valósítottunk meg <strong>szám</strong>os projektet –<br />
mondja Ferenczi Krisztina, a Pentatrade<br />
Kft. szakértője. A friss tapasztalatok is<br />
azt mutatják, hogy megfelelően tervezett<br />
munkafolyamatokkal, továbbá az ezeket<br />
támogató korszerű informatikai eszközökkel<br />
zökkenőmentes az átállás a home<br />
office és az irodai munkavégzés között.<br />
Projektjeink az előre eltervezett ütemben<br />
haladtak, leginkább a hosszabb otthon<br />
töltött időszakok pszichés nehézségeivel<br />
kellett szembenéznünk.<br />
Ez volt a kihívás<br />
A Pentatrade legutóbbi projektje az<br />
egyik legjelentősebb építőanyag-gyártó<br />
vállalatnál valósult meg. A nagy múltra<br />
visszatekintő multi magyarországi leányvállalata<br />
jelenleg több mint 300 főt foglalkoztat,<br />
éves árbevétele megközelíti a 30<br />
milliárd forintot.<br />
A vállalat az utóbbi néhány évben<br />
jelentős előrelépést tett az automatizálás<br />
irányába, nemcsak a gyártás, hanem a<br />
támogató folyamatok területén is. A vállalatirányítási<br />
(ERP) rendszer bevezetését<br />
követően folyamatos a továbbfejlesztés:<br />
cél a belső folyamatok optimalizálása.<br />
A manuális adatrögzítésre fordított<br />
munkaidő csökkentése volt az első<br />
célkitűzésük. A fejlesztés tervezése során<br />
azonban a projekt egyre bővült: szükségessé<br />
vált a <strong>szám</strong>lák jóváhagyási folyamatának<br />
automatizálása is, a nyomon<br />
követhetőség – monitorozással és a jóváhagyott<br />
<strong>szám</strong>laadatok ERP rendszerbe<br />
történő átadásával. Mindezen igények<br />
egyértelműen egy vállalati tartalomkezelő<br />
(ECM) megoldás irányába mutattak,<br />
amely széles körű funkcionalitással bír,<br />
mint ahogy azt a neve is sejteti. Segítségével<br />
a különböző típusú dokumentumok<br />
tárolása, ellátása metaadatokkal, verziókövetése<br />
és a hozzáférés szabályozása<br />
mellett a működési folyamatok is automatizálhatók,<br />
workflow- (automatizált<br />
adminisztrációs munkafolyamat) rendszerek<br />
segítségével.<br />
A tapasztalatok alapján azok a folyamatok<br />
támogathatók hatékonyan és<br />
eredményesen workflow-rendszerekkel,<br />
amelyek gyakran ismétlődnek, több<br />
felhasználót érintenek, továbbá fontos,<br />
hogy mennyi az átfutási idejük. Ilyen a<br />
<strong>szám</strong>lafeldolgozás, a megrendelések<br />
és a szerződések kezelése, az ajánlatok<br />
nyomon követése, de jól használható a<br />
workflow a HR vagy a minőségbiztosítás<br />
területén is.<br />
Az ECM-rendszer bevezetése előtt<br />
az építőanyag-gyártónál papíralapon,<br />
manuálisan dolgozták fel a bizonylatokat.<br />
Így nyilvánvalóan előfordultak<br />
időbeli csúszások. Ez plusz feladatokat,<br />
késedelmet vont maga után, a cégimázsromboló<br />
hatásról nem is beszélve.<br />
Tehát mindenképpen szükség volt egy<br />
olyan rendszerre, amelyben jól szabályozott<br />
folyamatok alapján történik az<br />
adatbevitel, a jóváhagyás és a <strong>szám</strong>lák<br />
könyvelése.<br />
Íme a megoldás!<br />
A gondos kiválasztási folyamat eredményeként<br />
a vállalat az ELO ECM Suite<br />
megoldása mellett tette le a voksát. A<br />
döntés során fontos volt az intelligens<br />
adatkinyerő modul (ELO DocXtractor)<br />
megléte, valamit az ELO Business Solution<br />
keretrendszer, amely <strong>szám</strong>os üzleti<br />
folyamatra előre elkészített modulokat<br />
kínál, így egy testreszabási folyamat után<br />
gyorsabban és költséghatékonyabban<br />
munkába állítható, mint egy zöldmezős<br />
fejlesztés. A szóban forgó projektben az<br />
ELO Business Solution Invoice modult<br />
alkalmazták, amely a <strong>szám</strong>lafeldolgozásra<br />
nyújt előkészített megoldást.<br />
A teljes projekthez hozzátartozik az<br />
alapos folyamatelemzés és optimalizálás<br />
is. A megvalósított rendszer <strong>szám</strong>os<br />
hatékonyságot növelő elemet tartalmaz.<br />
A könnyű nyomon követhetőség érdekében<br />
többlépcsős <strong>szám</strong>lajóváhagyási<br />
folyamatot alakítottak ki. Automatikus<br />
adatkinyerés támogatja a <strong>szám</strong>lák és<br />
a szállítólevelek rögzítését, ezáltal a<br />
monoton, manuális humán munkavégzés<br />
a korábbi töredékére csökkent. A modul a<br />
<strong>szám</strong>lák fej- és tételsoradatainak kinyerését<br />
is elvégzi, és azokat automatikusan<br />
22 | | <strong>2021.10.06.</strong>
Change language