Asszisztens Akadémia - Konferenciakalauz

AsszisztensIIRAkadémiaAz asszisztensmint MS Office profi A leghasznosabb Excel ésPower Point eszközök2011. JÚNIUS 28–29.Hatékony munkaszervezésaz asszisztensi irodában Középpontban az idő- ésfeladat-menedzsment2011. JÚLIUS 5–6.Tudatos kommunikációaz asszisztensi munkában Nehezen kezelhetőemberekkel is!2011. JÚLIUS 12–13. Vegyen részt mindhárom tréningenés oklevelet adunk az Akadémiaelvégzéséről!A részvételi díjból modulonkéntbruttó 93.600 Ft elszámolhatóa szakképzési hozzájárulás terhére!www.iir-hungary.hu 06-1/459-7301 training@iir-hungary.hu

Az asszisztens mint MS Office profi A leghasznosabb Excel és Power Point eszközök2011. JÚNIUS 28–29.A képzés célja a vezetőtámogató asszisztensek részéreolyan Office ismeretek átadása, melyek hatékonyabbáteszik a döntés előkészítő anyagok elkészítését, ésmegfelelő bemutatását. A képzés során sok hasznosapró trükkel ismerkedhetnek meg, melyek egyszerűsítika napi rutin feladatok elvégzését.Az Excel gyors és hatékony használataA modul célja az MS Excel program azon eszközeinek, lehetőségeinekbemutatása, amelyek értékelhetőbbé és gyorsabbáteszik a megfelelő táblázatok előállítását.Az adatbevitel meggyorsításaEbben a szakaszban olyan apró trükkökkel ismerkedünk meg,amelyek már az adatrögzítés során is felgyorsíthatják a munkánkat.• Adattípusok.• Adatbeírás során formázott cellák kezelése.• A listák kitöltésének egyszerűsítése.• Adatterületek feltöltése lista adatokkal.• Egyedi automatikus lista meghatározása.Gyors eredmények az Excellel! –Képletek, függvényekEz a szakasz az Excelben leggyakrabban használt függvényekkelismerteti meg a hallgatóságot. Felelevenítjük a méltatlanul elfeledetttömbképletek használatát.• A hivatkozási módok rövid áttekintése.• Gyakran használt függvények.• Tömbképletek kezelése.CellaformátumokNapi feladatink során szükségünk lehet olyan egyedi számformátumokkialakítására, amelyek az Excel programban még nemállnak rendelkezésünkre. A gyorsabb formázások érdekébenmegismerkedünk a formai stílusok használatával.• Egyedi számformátumok kialakítása.• Dátumformátumok meghatározása.• Kijelölések a cellák tartalma alapján.• Stílusok alkalmazása, létrehozása.Tartományok, adatok elnevezéseA tartományok elnevezésével beszédes, könnyen érthető képleteketalakíthatunk ki. A gyakran használt képleteinket, adatainkat,segéd tábláinkat elnevezhetjük, ezzel is egyszerűsítve a képletekkialakítását.• Cellatartományok elnevezése.• Képletek elnevezése.• Adatok és adattömbök elnevezése.A megértést támogató megjegyzések kezeléseAz Excel munkafüzeteinket nem minden esetben magunknakkészítjük, ezért azok számára, akik majd használni fogják, a megértésttámogató megjegyzéseket fűzhetünk a cellákhoz.• Magyarázó megjegyzések elhelyezése a cellákban.• Egyedi megjegyzések kialakítása.Az adatérvényesség ellenőrzéseA helyes információ alapja a helyesen rögzített adat. Ezzel azeszközzel kiküszöbölhetjük a súlyos tévedéseket.• Az érvényesség ellenőrzés beállítása.• Szám típusú adatok ellenőrzése.• Adott listaelemek beírásának engedélyezése.• Listaelemek professzionális kezelése.Adatlisták létrehozása, kezeléseAz Excel program hatékony elemzési eszközöket biztosít a listábanrögzített adatok feldolgozására. Ehhez szem előtt kell tartaninéhány szabályt, cserébe azonban olyan eszközöket kapunk,amelyek jelentősen lerövidítik az adatok elemzését.• Adatlisták kialakítása, szabályok.• Adatok szűrése, rendezése.• Adatsorok összesítése feltételek alapján.• Kimutatás készítése.• Kimutatás szeletelő használata (Excel 2010 esetén).• Információs munkalap kialakítása.Eredmények bemutatása grafikus eszközökkelAz adatokból előállított információ bemutatásának hatékonymódja az, ha a táblázatban tárolt adatokat grafi kus eszközökkelszemléltetjük. Ehhez az Excel több eszközt is a rendelkezésünkrebocsát, ilyen a feltételes formázás, és a diagram.Adatfüggő formázásokAz adatfüggő formázások a cellába írt adatok értékétől függően Excelképes más-más formai beállítással megjeleníteni a cellákat. A formaibeállítások dinamikusan követik a cellába írt adatok változásait.• A táblázat eredményeinek hatékony szemléltetése adatfüggőformai beállításokkal.• A feltételes formázás eszközei.• Egyedi feltételes formázások létrehozása.• A feltételes formai beállítások módosítása.• Értékgörbék alkalmazása (Excel 2010 esetén).• Adatok grafi kus megjelenítése függvények használatával.Grafikonok készítése, egyedi beállításaiMivel az ember vizuális alkat, az adatok grafi kus ábrázolását gyorsabbantudja kiértékelni. Az adatok grafi kus megjelenítésére diagramokathasználunk. A diagramok dinamikusan követik az adatokváltozását.• A grafi konok és az adatok kapcsolata.• Grafi kon egyszerűen és gyorsan.• A megfelelő grafi kon kiválasztása.• Grafi konok formázása, beállítások.• Grafi kon készítése kimutatás adataiból.A feladatvégzés felgyorsítása makró készítésselA naponta gyakran azonos módon végrehajtható feladatink elvégzését„megtaníthatjuk” az Excelnek makró rögzítés segítségével.• A gyakran ismétlődő feladatok automatizálása.• Adatvédelmi beállítások, makrók engedélyezése.• A makró rögzítés lépései.• Egyéni makró munkafüzet.Prezentáció elkészítése –Út a mesteri prezentáció feléSok esetben egy jól megszerkesztett ábra többet mond egyhosszú előadásnál. A PowerPoint egy olyan eszköz, amely lehetőségetbiztosít a mondanivalónk folyamatos szemléltetésére.Jelentősen segítheti az üzeneteink átadását.• A mondanivaló kialakítása, vázlat készítése.• Vázlat készítése Word dokumentum alapján.• Célunk a fi gyelem felkeltése.• A „soknál több az elég”!• Megfelelő PowerPoint sablon kiválasztása.• Ábrák, animációk, hang effektusok kiválasztása.• Excel adatok, diagramok beépítése a prezentációba.• Segédanyagok kialakítása.• Előadások összeállítása.AZ ÖN TRÉNERE:Kovalcsik Géza,ügyvezetőwww.iir-hungary.hu06-1/459-7301 training@iir-hungary.hu

Hatékony munkaszervezésaz asszisztensi irodában Középpontban az idő- és feladat-menedzsment2011. JÚLIUS 5–6.A 2 NAPOS TRÉNING SEGÍTSÉGETNYÚJT ÖNNEK ABBAN, HOGY:• megismerje saját illetve főnöke munkastílusát a jobbegyüttműködés kialakítása érdekében;• hogyan emelje munkájának színvonalát prioritásokfelállításával és a feladatok delegálásával;• hogyan tanuljon meg bánni a zavaró tényezőkkel éshogyan hárítsa el az akadályokat;• hogyan kezelje a mindig növekvő stresszt.A tréning folyamán a résztvevőknek alkalmukvan saját kérdéseikkel és nehézségeikkelfoglalkozni, tudatosan odafigyelve az általukmegélt szituációkban való felelősségükmegértésére és a szükséges változtatásokfelismerésére.Ismerje meg saját, ill. főnöke munkastílusátÖnismereti bevezető munkastílusunk jobbmegismeréséhez• Elemezze saját munkastílusát• Miben rejlenek erősségei, ill. gyengeségei?• Az önmegfi gyelés eszközei• Hogyan dolgozik főnöke?• Optimális kapcsolat kialakítása az asszisztens és főnökeközött• Találja meg a helyes információs rendszert Ön és főnökeközöttProfesszionális munkaszervezés• Dolgozzon célorientáltan, ahelyett, hogy a feladatokat csakúgy elvégezné• Tervezze meg munkafolyamatait és az elvégzésükhözszükséges időt• Optimális határidő tervezés• Az idő- és feladatszervezés legfontosabb eszközeiHasználjon időbüdzsét: Készítse el sajátidőtortáját, és ismerje fel a kritikus pontokat!• A tényleges állapot elemzése – Mire megy el az ideje?• Ismerje fel az időrabló tevékenységeket és tegyen ellenük• Fedezze fel a pluszidőket és használja ki azokat!• Jó időmenedzsment fegyelem révénZavaró tényezőkkel való helyes bánásmódMelyek azok a helyzetek, amiken én magam istudok változtatni?• Miért csak feltételesen működik az időtervezés?• A leggyakoribb zavaró tényezők az időmenedzsmentben• Mely tényezőket lehet előre látni, és melyeket nem?• Motiválja munkatársait annak érdekében, hogy a sajátidőbeosztása ne boruljon fel• Előtervezés, plusz idők meghatározásaÁllítson fel prioritásokat – több időa leglényegesebb feladatokra• A prioritási sorrend felállításának legfontosabb szabályai• A különbség „sürgős” és „fontos” között• A kulcsfontosságú és a kevésbé fontos feladatok elemzése• Tippek és trükkök a checklisták készítéséhez, alkalmazásáhozÚjítsa meg irodája működését – Hogyan vezessenbe jól működő rendszert munkahelyén?• Tervezze meg a folyamatot – Haladjon lépésről lépésre!• Hogyan győzze meg felettesét és kollégáit az új elrendezésirendszerről?• Hogyan vonjon be másokat is az új rendszer kialakításába?A delegálást is meg kell tanulni!• Ki felé delegálhat Ön? – hogyan reagálhat, ha NEM-etmondanak Önnek?• Milyen típusú feladatokat tudnak mások is átvenni?• Tanulja meg megvédeni saját idejét - Hogyan mondjon NEM-et?• Felelősségek, illetékességek megállapításaIdőnyomás alatt is őrizze meg nyugalmát –hatékony stresszmenedzsment eszközök• Lehetséges stresszfajták és kiváltó okaik• Azonosítsa mi váltja ki Önnél a napi stresszt• Mit tegyen, hogy egyáltalán ne keletkezzen stressz?• Stratégiák a stressz kezeléséhez – találja meg a megfelelőalternatívákat• Gyakorlatok és módszerek a kikapcsolódáshoz• Hogyan fordítsa át a munkahelyi stresszt pozitív energiává?• A program során arra törekszünk, hogy a szükségeselméleti keretek rövid bemutatását követően minél többidőt fordítsunk a résztvevők vezetői készségeinek gyakorlatifejlesztésére valószerű helyzetgyakorlatokban. Ehhez többekközött az alábbi módszerekkel dolgozunk:• rövid elméleti áttekintés;• videós helyzetgyakorlatok;• csoportos helyzetelemzések / személyes analízisek azerősségek és a gyengeségekazonosítására;• kiscsoportos feladatok;• interaktív beszélgetések.AZ ÖN TRÉNERE:Sárvári-Lám Anna,tanácsadówww.iir-hungary.hu06-1/459-7301 training@iir-hungary.hu

Tudatos kommunikációaz asszisztensi munkában Nehezen kezelhető emberekkel is!A KÉPZÉS ELVÉGZÉSE UTÁN• villámgyorsan képes lesz átlátni a helyzetet és ráhangolódnimásokra,• Önnek nem lesz probléma bizalmi légkört kialakítani,• képes lesz saját és mások érzelmeit tudatosan kezelni• magabiztosabban, nyitottabban, tudatosabban fogkommunikálni• könnyen tudja majd a cég pozitív image-ét erősíteni.Üzleti kommunikáció• Az üzleti kommunikáció síkjai• A kapcsolatfelvétel módjai és jelentősége• Kapcsolatfelvétel és kapcsolattartás• írásban• Szóban– Személyesen– Telefonon KeresztülKommunikációs „tükör” és a személyesadottságok kihasználása• Hogyan kommunikál Ön? - A fejlődés alapja az önismeret• Visszajelzés arról, hogy hogyan érnek célba üzenetei• Fedezze fel és használja ki személyes adottságait, erősségeit!• Személyes adottságok, erősségek, gyengeségek megismerése.Hogyan profi táljunk az erősségekből, küzdjünk meggyengeségeinkkel• Kívánatos önarckép kialakítása, láttatása másokkal, avagy:„Nincs második lehetőség az első benyomásra!”• Az önbizalom építés és teljesítménynövelés technikáiPárbeszéd kezdeményezése és irányítása• Kérdezéstechnika• Hogyan akadályozzuk meg a kitérő válaszokat?• Hogyan tegyünk fel kínos kérdéseket?• Értő fi gyelem• Nézőpontváltások/pozícióváltások az ügyféllel folytatottbeszélgetések során• Hogyan reagáljunk a meglepetésekre?2011. JÚLIUS 12–13.Nem-verbális technikák a bizalomépítésben• A szimpátiakeltés eszközei• A testbeszéd és a belső érzelmi állapot összefüggései• Igazodás és vezetés a kommunikációban• Személyes összhang megteremtése és bizalomépítés• a testbeszéd,• a hang• a szavak/kifejezések,• a gondolkodásmód tükrözésének segítségével.Érzékszervi preferenciák felismerése ésazok tudatos alkalmazása a hangolódásés párbeszéd során• Érzékszervi preferenciák megjelenése a beszédben• Árulkodó kifejezések• Saját érzékszervi preferenciánk megállapítás• Mások érzékszervi preferenciáinak felismerése• Szemmozgások és érzékszervi preferenciák összefüggéseiEgy kis „nehéz ember lélektan”• Kit tart Ön nehéz embernek? Miért pont őt?• Tudja a nehéz ember, hogy Ön őt annak tartja?• Hogyan azonosíthatja az egyestípusokat, a beskatulyázás hibájanélkül?• Eszközök és módszerek a nehézemberek kezeléséreNehéz helyzetek, kezelése• Hogyan bánjunk az indulatos partnerekkel• Kifogások, kérések kezelése asszertív módon• „Igen, de…” frázis kerülése a kommunikációbanHelyzetgyakorlatok• Telefonos kommunikáció• Személyes beszélgetések vezetéseAZ ÖN TRÉNERE:Nyáriné Dr. Mihály AndreaTréner, ECA licensed business ésmanagement coachKi tartozika nehéz emberkategóriába?www.iir-hungary.hu06-1/459-7301 training@iir-hungary.hu

Asszisztens AkadémiaASSZISZTENS AKADÉMIA tréningsorozatunkba11 év tapasztalatának legjobb tréningjeit gyűjtöttük össze.A modulok egyrészt a szakmai munka hatékonyságánaknövelésében segítenek, másrészt abban támogatják a tréningrésztvevőit, hogy az iroda lelkévé, motorjává válhassanak! Munkaegyszerűsítő, időtakarékos Excel trükkök Bizalmi pozícióban bizalmi légkör – hogyan erősítheti hatékonyságátkommunikációs eszközökkel? Feladatdelegálás az asszisztensi munkában – Kinek, miért, hogyan?AZ ÖN TRÉNEREI:Kovalcsik Géza, ügyvezetőA Budapesti Kandó Kálmán Villamosipari főiskolánszámítástechnikai üzemmérnöki diplomátszerzett. Húsz éven át számítógépek műszaki ellátásábanvett részt. Ezt kövezően – mintegy 15 éve – afelnőttképzésben dolgozik. Alapvetően Microsoft alkalmazásokismertetése a feladata. A tréneri tevékenységekmellett több szakkönyvet is írt az Excelről és az Excelprogramozásáról. Jelenleg oktatóközponti tréner, aholVisual Basic fejlesztői program, Word, Excel, Excel programozása,Access, Access programozása, Visio, Projectprogramok használatát oktatja.Sárvári-Lám Anna, tanácsadó, coachKözgazdászként, majd szervezetfejlesztő-szupervízorként végeztem. Kezdetben marketingterületen dolgoztam, tanácsadással és tréninggel2003 óta foglalkozom. Hat évig a Neosys Szervezetfejlesztőés Tanácsadó tagja voltam, 2008-tól pedig szabadúszókénttartok tréningeket és egyéni coaching folyamatokat.Nyáriné Dr. Mihály AndreaTréner, ECA licensed business és management coachMunkáimban leginkább az egyének szakmai kérdései,konfl iktusai, szerepdilemmái és döntési nehézségei menténhaladunk és az ezek mögött rejlő tudással dolgozunk.Célunk a meglévő, de rejtett tudás felszínre hozása, aszakmai személyiség megerősítése. Mindez egy keresésiés találkozási folyamat, amelyben a másik fél szakmaiszerepek mögött rejlő emberi arca bontakozik ki egyreélesebben és pontosabban.1967-ben született. 1992-ben szerzett orvosidip lo mát. Évekig dolgozott orvoslátogatóként egy multinacionálisgyógyszergyár hazai képviseleténél. Visszatérveaz orvosi hivatáshoz 2000-ben szakvizsgát tett pszichiátriából.Ezt követően elvégezte a Magyar Viselkedés - ésKognitív Terápiás Egyesület (VIKOTE) pszichoterapeutaképző tanfolyamát, és 2009-ben pszichoterápiás szakorvosiképesítést szerzett.2003-ban végezte el a Train the trainer programot egynemzetközi tréningcég, az Achieve Global hazai képviseleténél.Azóta tart önállóan tréningeket elsősorban az értékesítés,vezetőképzés, érzelmi intelligencia-fejlesztés,stresszkezelés, konfl iktuskezelés, kommunikáció, csapatépítésterületén, valamint üzleti coachingot és szervezetfejlesztésitanácsadást végez.2008-ban Business- és Management Coach-ként végzetta Dr. Bodó Training és Tanácsadó Kft. - az EurópaiCoaching Szövetség (ECA) Magyarországon működőképző intézete - által szervezett képzésen. Az ECA általregiszrált coach, jelenleg végzi a mester coach képzést. ABodó Coaching Kör tagja.Férjével közös cégük, a Venustus létrehozásakor az a célvezérelte őket, hogy sokéves tréneri és vezetési tapasztalataikraalapozva saját kidolgozású, egyedi, innovatívtréningprogramokat kínálhassanak, maximálisan a megrendelőszervezet igényeire szabva. Szolgáltatásaik köreaz utóbbi években bővült az üzleti és life coachinggal, ésfi gyelemre méltó eredményt tudnak felmutatni a szervezetfejlésterén is.www.iir-hungary.hu 06-1/459-7301 training@iir-hungary.hu

ASSZISZTENS AKADÉMIAwww.iir-hungary.hu 06-1/459-7301 training@iir-hungary.huAz IIR Magyarország akkreditált felnõttképzési intézmény.Felnõttképzési nyilvántartási szám: 00281-2008Akkreditációs lajstromszám: AL-1813AsszisztensAkadémiaIIR Vegyen résztmindhárom tréningenés oklevelet adunk azAkadémia elvégzéséről!A1001JELENTKEZÉSI LAP1. RÉSZTVEVÔ:Vezetéknév _______________________ Keresztnév _____________________Beosztás__________________________________________________________Osztály__________________________________________________________Végzettség __________________________________________________________Telefon__________________________________________________________Fax 1__________________________________________________________Mobiltelefon 1 __________________________________________________________E-mail 1__________________________________________________________Aláírás 2__________________________________________________________A rendezvényen való részvételt engedélyezô/elrendelõ személy:Vezetéknév _______________________ Keresztnév _____________________Beosztás__________________________________________________________Osztály__________________________________________________________Adminisztratív kapcsolattartóVezetéknév _______________________ Keresztnév _____________________Beosztás__________________________________________________________Osztály__________________________________________________________Helyettesítõ személy 3Vezetéknév _______________________ Keresztnév _____________________Beosztás__________________________________________________________Osztály__________________________________________________________Aláírás 2__________________________________________________________FIZETÉS, VISSZALÉPÉSJelentkezésével elfogadja a jelentkezési és visszalépési feltételeket. Jelentkezésének beérkezése után vissza igazolást és számlát kap tôlünk. Kér jük az összegetszíveskedjen a rendezvény elôtt átutalni és a szám laszámot, valamint a részt vevô nevét a befize tési csekken feltüntetni. A rendezvényre való bejutás csak ak kor ga rantált,ha befizetése cégünk höz 3 munkanappal a rendezvény elôtt be ér kezett. Ha átutalása a rendezvény kez dete elôtt 2 héten belül történik, kérjük azt a ren dezvény napján are gisztráláskor a pénzes utal vány feladó vevényével igazolni. Fize tési ké se delem esetén a részt vevô min den felszólítási- és inkasszódíj megtérítésére kötelezett. Esetlegesprog ram- és helyszínváltoztatás jogát fenn tartjuk. Visszalépés: Csak írásban lehetséges. A részvétel visszamondása esetén 20.000 Ft+áfa/jelentkezõ, a ren dezvénytmegelôzô 2 héten belüli lemondás esetén 40.000 Ft+áfa/jelentkezõ adminisztrá ci ós költsé get számolunk fel. A rendezvényt megelôzô 2 mun ka napon belüli lemon dásesetén a résztvevô a teljes részvételi díjat köteles megtéríteni. A bejelen tett résztvevô részvételének módosítása meghatározott feltételek mellett lehetséges. A szakképzésihozzájárulás terhére elszámolható összegek módosultak. Ügyfélszolgálatunk (06-1/459-7300) örömmel ad bôvebb tájékoztatást, illetve a honlapunkon is tájékozódhat.–10%Vezetéknév _______________________ Keresztnév _____________________2. RÉSZTVEVÔ:BeosztásOsztályVégzettségTelefonFax 1Mobiltelefon 1E-mail 1Aláírás 2________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________SZÁMLÁZÁSI CÍM:Cégnév_________________________________________________________Irányítószám __________ Helység _______________________________________Utca/Postafiók __________________________________________________________1E-mail c ímének, fax- és mobilszámának megadásával hozzájárul ahhoz, hogy az IIR további ren dez vé nyei rôl e csatornákon is kapjon tájékoztatást.2A képzésre/rendezvényre regisztráló személy alírásával igazolja, hogy a képzésen/ren dez vényen személyesen vesz részt.3Az Ön helyettese, amennyiben Ön nem tud részt venni a rendezvényen.CSOPORTOS KEDVEZMÉNY2. résztvevô 10%3. résztvevô 20%4 fôtôl kérjeegyedi ajánlatunkat!06-1/459-7334Két fõ jelentkezése esetén a 2. személy 10%,amennyiben három fõ regisztrál,a 2. személy 10%, a 3. személy pedig 20%kedvezményt kap.Regisztrációs ár 1 fô részére Ár Mely modul(ok)ra jelentkezik? 1 modulra való jelentkezés esetén 199.000 Ft+áfa Az assziszens mint MS Office profi (2011. június 28–29.) 2 modulra való jelentkezés esetén 319.000 Ft+áfa Hatékony munkaszervezés az asszisztensi irodában (2011. július 5–6.) 3 modulra való jelentkezés esetén 399.000 Ft+áfa Tudatos kommunikáció az asszisztensi munkában (2011. július 12–13.) Igénybe kívánom venni a szakképzési hozzájárulást. (A képzés költségébôl modulonként bruttó 93.600 Ft elszámolható a szakképzési hozzájárulás terhére!)Áraink nem tartalmazzák az áfát • A feltüntetett megtakarítások a több napos rendezvények határidõs kedvezményét, valamint a regisztrált napok számától függõ kedvezménynettó összegét tartalmazzák • A részvételi díj tartalmazza a dokumentáció, ebéd, kávé és üdítõ költségeit. • A rendezvényen kép- és hangfelvétel készülhet.VAN MÉG KÉRDÉSE?Ügyfélszolgálat: Takács Tünde 06-1/459-7300Koncepció: Somogyi Anikó 06-1/459-7310Marketing: Szabó Petronella 06-1/459-7334