Menedzsment és vállalkozásgazdaságtanEzek a szabványok együttesen alkotják a minőségmenedzsment rendszerszabványok összefüggősorozatát, amely az alkalmazó szervezeteknek megkönnyíti a rendszerek kölcsönös megértését éselfogadását a különböző üzleti vagy partneri kapcsolatokban.A következőkben az ISO 9001:2000 és az ISO 9004:2000 szabványok előírásai alapjánösszefoglaljuk az alkalmazó szervezettel kapcsolatosan megfogalmazott általános követelményeket ésalapelveket. A követelmények ismertetésénél alapvetően követjük a szabvány struktúráját. Az érdemifejezetek megfelelnek a szabvány felépítésének, de egyes részletekben ettől eltérünk. A fejezetekszámozása a tananyag és nem a szabvány fejezeteinek számozását követi.Hangsúlyozni kívánjuk, hogy bár a leírásban több alkalommal hivatkozunk a szabványra, nem az acélunk, hogy a szabvány előírásait pontosan kövessük, hanem az, hogy ezeken keresztülmegmutassuk, hogy egy formalizált minőségmenedzsment rendszer kialakításakor milyen fontosabbkövetelményeket szükséges figyelembe venni.A követelmények megfogalmazásánál felváltva használjuk a vállalat, intézmény, szervezet,vállalkozás megnevezéseket, de hangsúlyozni kívánjuk, hogy a rendszer követelményei széles körbenalkalmazhatók a termelés, a szolgáltatás és a non pr<strong>of</strong>itszervezetek minőségmenedzsmentrendszereinek kialakítására. Természetesen, nem minden előírás értelmezhető pontosan mindenszektorra, ezekben az esetekben értelemszerűen kell kezelni az előírásokat. Az ISO 9001-es szabványa folyamatok ismeretében lehetőséget ad a rendszer felépítésénél egyes előírások kizárására.3.3.3. Az ISO 9001:2000 minőségmenedzsment rendszer követelményei3.3.3.1. Általános követelményekA rendszer kialakítás általános követelményei:A minőségmenedzsment rendszer működtetésének elengedhetetlen feltétele a vállalati folyamatokteljes körű feltérképezése, illetve azok közül a termék előállítására és/vagy a szolgáltatás minőségérebármely módon hatást gyakorlóak kiválasztása. az ISO 9001:2000 folyamatokra összpontosítvahatározza meg a minőségügyi rendszer eljárásait, úgy, hogy azok terjedelmét és számát a szervezettípusa, mérete, a folyamatok bonyolultsága és kölcsönhatásai, az alkalmazott módszerek és a munkátvégző személyzet szakismeretei és képzettsége határozzák meg.A folyamatok, és a vevői igények ismeretében a vezetésnek döntenie kell arról is, hogy hollegyenek a rendszer működésének határai. Lehetősége van arra, hogy a minőségmenedzsment rendszerelőírásait csak a vállalkozás egyes folyamataira, szervezeti egységeire vagy termékeire/szolgáltatásairaalkalmazza.Követelmény, hogy a minőségre befolyással lévő folyamatok mérését, felügyeletét és elemzését avállalat vezetése biztosítsa, és az ehhez szükséges erőforrásokat és információforrásokat rendelkezésrebocsássa. Célszerű meghatározni minden folyamat megfelelő minőségének kritériumát, ám ezönmagában még kevés. A rendszer ugyanis csak akkor fog megfelelően működni, ha azt a módszert ismeghatározzák, melynek segítségével folyamatosan figyelemmel kísérhető a meghatározottkövetelmények teljesítése.Dokumentálás követelményei:A szabvány előírásai szerint a minőségmenedzsment rendszer dokumentációjának tartalmaznia kella dokumentált nyilatkozatot a minőségpolitikáról és a minőségcélokról. Továbbá a cégnekrendelkeznie kell minőségi kézikönyvvel, a nemzetközi szabványban megkövetelt dokumentálteljárásokkal, és azon dokumentumokkal, melyekre a szervezetnek – folyamatai eredményestervezésének, működtetésének és szabályozásának biztosítása céljából – szüksége van.132
Menedzsment alapokA dokumentum rendszer kialakításánál általában a következő dokumentum szinteket szokásmegkülönböztetni:MinőségiKézikönyvMinőségi eljárások<strong>Munka</strong>utasításokŰrlapok, jegyzőkönyvek, dokumentumok3.50. ábraMinőségi kézikönyvet kell készíteni, amely tartalmazza a szervezet minőségmenedzsmentrendszerét és ezáltal is támpontot adjon a cégnek az ISO 9001 szabvány követelményeivel szembenimegfelelésről, esetenként a minőségügyi kézikönyv marketing célokat is szolgálhat, hiszen egy, azISO szabványnak is megfelelő kézikönyv már 10–15 oldalas is lehet, mely tartalmazhatja a cégbemutatását, szervezeti felépítését (ábrával), illetve marketing szemléletű minőségpolitikáját.A folyamatok átfogó szabályozását tartalmazzák a minőségi eljárások. Ezek terjedelmét,módszerét, szerkezetét és számát a szervezet feladataitól, nagyságától és a folyamatokbanközreműködő munkatársak szaktudásától függően kell meghatározni.Az utasítások (munka utasítások) az adott feladat ellátását szabályozzák (vizsgálati, gyártási,technológiai …..utasítások).Az eljárások a folyamatok strukturális szerkezetét írják le, addig a munkautasítások a konkrétmunkakörök, egyének feladatát rögzítik.A szabványban megkövetelt módon a minőségügyi feljegyzéseket is meg kell határozni. Ezeklehetnek űrlapok, jegyzőkönyv formátumok, feljegyzések stb.. A minőségügyi feljegyzések azonosításiés archiválási rendszerének kialakításakor azt kell szem előtt tartani, hogy ezeken keresztül igazolnitudjuk a minőségmenedzsment rendszer hatékony működését és a termékkel szemben támasztottkövetelményeknek való megfelelést.A dokumentum rendszer kialakítása során abból az alapelvből kell kiindulni, hogy a működésbiztosítsa a reprodukálható teljesítést, és azt, hogy a folyamatban résztvevők mindig azonos ésérvényes dokumentumokból dolgozzanak.A dokumentum rendszert úgy kell kiépíteni, hogy az kezelni tudja a munka szempontjából fontos„külső” dokumentumokat is (jogszabályok, szabványok, vevő által biztosított dokumentumok…).A rendszer kialakítása során az elektronikus formában létrehozott és tárolt információk is adokumentum rendszer részét képezik. Az utóbbi években jelentősen nőtt azon szervezetek száma, ahola minőségmenedzsment rendszer kialakításánál és működtetésénél építenek a számítógépes hálózatokadta lehetőségek kihasználására.Ez a szabványpont meglehetősen sok formális követelményt határoz meg a dokumentumok ésfeljegyzések kezelésével kapcsolatban. Félreértésre adhat okot, hogy a sok előírás miatt többen aztgondolhatják, bonyolult rendszert kell kialakítani a követelmények teljesítésére. Ez nem áll fenn,hiszen kellő odafigyeléssel létrehozható a megfelelő, egyszerű, a szervezet működési módjához ésfeladataihoz illeszkedő dokumentum rendszer és ennek kezelési rendje.133