U - Index of - Munka

Menedzsment alapokA dokumentum rendszer kialakításánál általában a következő dokumentum szinteket szokásmegkülönböztetni:MinőségiKézikönyvMinőségi eljárásokMunkautasításokŰrlapok, jegyzőkönyvek, dokumentumok3.50. ábraMinőségi kézikönyvet kell készíteni, amely tartalmazza a szervezet minőségmenedzsmentrendszerét és ezáltal is támpontot adjon a cégnek az ISO 9001 szabvány követelményeivel szembenimegfelelésről, esetenként a minőségügyi kézikönyv marketing célokat is szolgálhat, hiszen egy, azISO szabványnak is megfelelő kézikönyv már 10–15 oldalas is lehet, mely tartalmazhatja a cégbemutatását, szervezeti felépítését (ábrával), illetve marketing szemléletű minőségpolitikáját.A folyamatok átfogó szabályozását tartalmazzák a minőségi eljárások. Ezek terjedelmét,módszerét, szerkezetét és számát a szervezet feladataitól, nagyságától és a folyamatokbanközreműködő munkatársak szaktudásától függően kell meghatározni.Az utasítások (munka utasítások) az adott feladat ellátását szabályozzák (vizsgálati, gyártási,technológiai …..utasítások).Az eljárások a folyamatok strukturális szerkezetét írják le, addig a munkautasítások a konkrétmunkakörök, egyének feladatát rögzítik.A szabványban megkövetelt módon a minőségügyi feljegyzéseket is meg kell határozni. Ezeklehetnek űrlapok, jegyzőkönyv formátumok, feljegyzések stb.. A minőségügyi feljegyzések azonosításiés archiválási rendszerének kialakításakor azt kell szem előtt tartani, hogy ezeken keresztül igazolnitudjuk a minőségmenedzsment rendszer hatékony működését és a termékkel szemben támasztottkövetelményeknek való megfelelést.A dokumentum rendszer kialakítása során abból az alapelvből kell kiindulni, hogy a működésbiztosítsa a reprodukálható teljesítést, és azt, hogy a folyamatban résztvevők mindig azonos ésérvényes dokumentumokból dolgozzanak.A dokumentum rendszert úgy kell kiépíteni, hogy az kezelni tudja a munka szempontjából fontos„külső” dokumentumokat is (jogszabályok, szabványok, vevő által biztosított dokumentumok…).A rendszer kialakítása során az elektronikus formában létrehozott és tárolt információk is adokumentum rendszer részét képezik. Az utóbbi években jelentősen nőtt azon szervezetek száma, ahola minőségmenedzsment rendszer kialakításánál és működtetésénél építenek a számítógépes hálózatokadta lehetőségek kihasználására.Ez a szabványpont meglehetősen sok formális követelményt határoz meg a dokumentumok ésfeljegyzések kezelésével kapcsolatban. Félreértésre adhat okot, hogy a sok előírás miatt többen aztgondolhatják, bonyolult rendszert kell kialakítani a követelmények teljesítésére. Ez nem áll fenn,hiszen kellő odafigyeléssel létrehozható a megfelelő, egyszerű, a szervezet működési módjához ésfeladataihoz illeszkedő dokumentum rendszer és ennek kezelési rendje.133