Pest Megye Önkormányzat - Pest Megyei Levéltár

A PEST MEGYEI LEVÉLTÁR
KUTATÓTERMI SZABÁLYZATA
A Pest Megyei Levéltár (továbbiakban Levéltár) Pest Megye Önkormányzata által fenntartott
általános levéltár, amely feladatait az 1995. évi – többször módosított – LXVI., a köziratokról,
a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló törvény (Ltv.) előírásai alapján
látja el.
I. A Levéltár irataiban végzett kutatás az alábbi jogszabályok és rendeletek alapján
történik:
a) az 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.) IV., a közlevéltár anyagának használatáról szóló
fejezete
b) az 1995. évi LXV., az államtitokról és a szolgálati titokról szóló törvény
c) az 1992. évi LXIII., a személyes adatok védelméről és a közérdekű adatok
nyilvánosságáról szóló törvény (Avtv.)
d) az 1997. évi XLVII., az egészségügyi és a hozzájuk kapcsolódó személyes adatok
kezeléséről és védelméről szóló törvény
e) az 1996. évi CXII., a hitelintézetekről és a pénzügyi vállalkozásokról szóló törvény, VII.,
a titoktartásról szóló fejezete
f) 4/2002. (II. 15.) NKÖM rendelete, a védett személyes adatot tartalmazó levéltári anyag
másolatának adatvédelmi szerződés alapján történő továbbítása elleni tiltakozási jog
gyakorlásáról
g) 6/2002. (II. 27.) NKÖM, a közlevéltárban folytatható kutatást engedélyező kuratórium
működéséről szóló rendelete
h) 13/2002. (I. 31.) Korm. Rendelet a Magyar Köztársaság Kormánya és Izrael Állam
Kormánya között a magyarországi levéltárakban őrzött, védett személyes adatokat
tartalmazó Holocaust-dokumentumok másolásának…
i) 10/2002. (IV. 13.) NKÖM, a közlevéltárak és a nyilvános magánlevéltárak
tevékenységével összefüggő szakmai követelményekről szóló rendeletének VI., a levéltári
anyag használatáról szóló fejezete
j) 8001/1999. (IK 6) IM tájékoztató a személyes adatok azonos védelmének
megállapításához a külföldiek kutatása során
k) 1997. évi CXL. törvény a kulturális javak védelméről és a muzeális intézményekről, a
nyilvános könyvtári ellátásról és a közművelődésről
1

II.
A Levéltár a fenti törvényeknek és rendeleteknek megfelelően a kutatást a
következők szerint szabályozza:
1. A kutatói látogatójegy és a kutatási engedély kiadása, nyilvántartásba vétel
1.1. A Levéltár őrizetében lévő iratanyagban térítésmentesen kutathat minden, 14. életévét
betöltött magyar vagy külföldi állampolgár, a jelen kutatótermi szabályzat (a
továbbiakban: Szabályzat), valamint a vonatkozó törvények és rendeletek betartásával. 14
éven aluli személyek önálló levéltári kutatást nem végezhetnek.
1.2. A kutató részére a Levéltár a kutatás megkezdése előtt látogatójegyet (II. 1. melléklet)
állít ki. A látogatójeggyel rendelkező személy jogosult a Levéltár kutatótermében
tartózkodni, annak szakkönyvtári állományát (jelen szabályzat vonatkozó pontjainak
figyelembevételével) használni, valamint a kutatási kérelmének jóváhagyása után az
abban meghatározott témában levéltári kutatásokat végezni.
1.3. A látogatójegy érvénye az adott naptári évre és a kiállító kutatóteremben (központi
vagy nagykőrösi) végzett kutatásra szól.
1.4. A kutatónak kutatási kérelmet (II. 2. melléklet) kell benyújtania, amit a Levéltár
igazgatója, igazgatóhelyettese vagy osztályvezetője (a továbbiakban: Vezetője) bírál el.
Csoportos vagy kísérővel történő kutatás esetében a kísérőnek és a csoport minden
tagjának külön kérelmet kell benyújtania.
1.5. A kutatási kérelemben csak egy kutatási téma jelölhető meg. Új kutatási téma
esetében új kérelmet kell benyújtani. Azonos kutatási téma esetén a kérelmet naptári
évenként meg kell hosszabbítani.
1.6. A kutatási kérelem elbírálásánál a Vezető figyelembe veszi az adott iratanyagra
vonatkozó kutatási korlátozásokat (Lásd 2. fejezet), és annak alapján engedélyezi vagy
korlátozza a kutatást. A kérelem teljes elutasítását minden esetben írásban kell indokolnia.
1.7. A kutatói látogatójegy illetve a kutatási kérelem kiállításakor a Levéltár kötelezően a
kutató következő adatait veszi nyilvántartásba: név, anyja neve, születési hely és idő,
személyazonosságot igazoló dokumentum (igazolvány vagy útlevél) száma, lakcím.
Amennyiben a kutató hozzájárul, a hatékonyabb ügyintézés érdekében más elérhetősége
(telefon, e-mail) is rögzítésre kerül.
1.8. A Levéltár a kutató személyes adatainak védelméről az Avtv. vonatkozó
rendelkezései alapján gondoskodik.
2

2. Kutatási korlátozások
2.1. A levéltári iratanyagra vonatkozó kutatási korlátozásokat a köziratokról, a
közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény
(Ltv.) IV. fejezetének 23–25. §-a, valamint a személyes adatok védelméről és a közérdekű
adatok nyilvánosságáról szóló 1992. évi LXIII. törvény (Avtv.) rendelkezései határozzák
meg. Ezek alapján:
2.2. Az 1990. május 1-je után keletkezett, a keletkezés naptári évétől számított harminc év
lejárta előtt a belső használatra készült, valamint a döntéselőkészítést tartalmazó levéltári
anyagban folytatható kutatást az átadó szerv hozzájárulásával a Levéltár engedélyezi.
Jogutód nélkül megszűnt szerv levéltári anyagában a kutatást a Levéltár engedélyezi.
2.3. Ha a törvény máshogyan nem rendelkezik, a személyes adatot tartalmazó levéltári
anyag az érintett halálozási évét követő harminc év után válik bárki számára kutathatóvá.
A védelmi idő, ha a halálozás éve nem ismert, az érintett születésétől számított kilencven
év, ha pedig a születés és a halálozás időpontja sem ismert, a levéltári anyag
keletkezésétől számított hatvan év.
2.4. A védelmi idő lejárta előtt is kutatható a személyes adatot tartalmazó levéltári irat,
amennyiben
(a) a kutatás – a kérelmező költségére – anonimizált másolattal is megvalósítható,
vagy
(b) a kutatáshoz az érintett, illetőleg annak halálát követően bármely örököse vagy
hozzátartozója a kutató kérésére hozzájárult, vagy
(c) a kutatásra tudományos célból van szükség
2.5. A 2.4. (b) pontban meghatározott esetben a hozzájárulónak írásban nyilatkoznia kell a
kutató által megismert személyes adat – kutatás célja szerinti – felhasználásának
elfogadásáról, valamint a személyes adatot tartalmazó iratok másolhatóságáról.
2.6. Anyakönyvi másodpéldányok kutatása esetén a 2.3. pont szerint a születési
anyakönyvek 90, a házassági anyakönyvek 60, a halotti anyakönyvek 30 év elteltével
válnak kutathatóvá. Az anyakönyvi utóbejegyzések a bejegyzések dátumától függetlenül
az érintett(ek) születésétől számított 90 vagy halálától számított 30 év után válnak
kutathatóvá.
2.7. A 2.5. pontban meghatározott nyilatkozat birtokában a kutató a védelmi idő lejárta
előtt is megismerheti a vonatkozó adatokat, erre azonban anyakönyvi kutatás esetében –
mivel azok nem csak az érintett adatait tartalmazzák – csak adatszolgáltatás formájában
van lehetőség. Ennek feltételeiről lásd a 4.3. pontot.
3

2.8. A Levéltár tudományos célú kutatást akkor köteles engedélyezni, ha a kutató csatolja
a tudományos kutatást rendeltetésszerűen végző, közfeladatot ellátó szervnek – a kutató
részletes kutatási terve alapján megadott – támogató állásfoglalását (II. 3. melléklet).
Támogató állásfoglalás kiadására az adott szerv vezetője (MTA intézetek vezetői,
egyetemek rektorai, dékánjai, tanszékvezetői, főiskolák főigazgatói, kari igazgatói,
tanszékvezetői, jogszabállyal vagy kormányhatározattal létrehozott közalapítványok, az
országos és megyei múzeumok és megyei könyvtárak vezetői, levéltárak vezetői) jogosult.
Külföldi kutató esetében a Magyar Tudományos Akadémia kutatási téma szerint illetékes
intézetének támogatói állásfoglalása szükséges.
2.9. A kutatónak tudományos kutatás esetén nyilatkoznia kell (II. 4. melléklet), hogy a
megismert és kigyűjtött személyes adatokat az Avtv. 32. §-ában meghatározott módon
kezeli és használja fel, továbbá az írásos nyilatkozatban meg kell jelölnie az adatkezelés
helyét. A kutató ebben az esetben a személyes adatot tartalmazó iratról is készíttethet nem
anonimizált másolatot.
2.10. Személyes adatot – ideértve a különleges adatot is – tartalmazó levéltári anyag
másolatának, a történelmi eseményekről folytatott kutatások eredményeinek bemutatása
céljából, külföldi tudományos intézmény részére a védelmi idő lejárta előtt történő
átadásához a kormány engedélye – adatvédelmi szerződés megkötése – szükséges.
2.11. A minősítő által meghatározott érvényességi idő lejártáig az államtitkot, szolgálati
titkot vagy törvényben meghatározott egyéb más titkot tartalmazó levéltári anyagban csak
a minősítő hozzájárulásával folytatható a kutatás.
2.12. A letétként őrzött iratok kutatásának feltételeit a letéti szerződések tartalmazzák.
2.13. Ha a levéltári anyag fizikai állapota miatt nem bocsátható a kérelmező
rendelkezésére, a Levéltár – saját költségére – másolat készítésével teljesíti a kérelmet,
amennyiben az nem jár az eredeti levéltári anyag további megrongálódásának vagy
megsemmisülésének következményével, illetőleg a szokványos másolatkészítési díj
ötszörösét meghaladó költséggel. Az utóbbi esetben azonban, ha a kérelmező a
többletköltséget megfizeti, a levéltár köteles a másolat elkészítésére.
2.14. Azok az iratanyagok, melyekről mikrofilm vagy digitális másolat készült, eredetiben
nem, vagy - a másolatok részleges vagy teljes olvashatatlansága esetén - csak a Vezető
külön engedélyével kutathatók.
2.15. A Vezető korlátozhatja a kutatást, illetve felfüggesztheti az engedély kiadását,
amennyiben az adott iratanyag valamely levéltári munkafolyamat (pl. rendezés,
segédletezés) vagy tudományos feldolgozás (kiadványkészítés) alatt áll. Ebben az esetben
a kutatót értesíteni kell a munkálatok befejeződésének időpontjáról.
4

3. Az iratanyag kiadása és visszavétele
3.1. Az iratok őrzési helyükön kutathatók, a budapesti központi épület vagy a nagykőrösi
fióklevéltár kutatótermében. Az adott iratanyag ideiglenes átszállítása csak indokolt
esetekben, a Levéltár Vezetőjének külön engedélyével lehetséges.
3.2. Az érvényes kutatási engedéllyel rendelkező kutató kérőlap (II. 5. melléklet) és őrjegy
kitöltésével igényelhet levéltári anyagot. A kérőlapon a lehető legpontosabb jelzet
megadására kell törekedni. Minden fond/állag esetében külön kérőlap, minden jelzethez
külön őrjegy kitöltése szükséges. Egy alkalommal legfeljebb négy kérőlapon,
összességében legfeljebb 4 doboz vagy csomó, illetve 10 kötet, ügyiratok esetében 20
jelzet, térképek esetében 5 db, valamint mikrofilm esetében 5 filmdoboz terjedelemben.
Amennyiben a levéltári iratanyag speciális előkészítést (leszámozás, anonimizálás) nem
igényel, Levéltár a raktári egységenként (doboz, csomó, kötet, mikrofilm) kért anyagot
három, az ügyiratonként kért anyagot öt munkanapon belül bocsátja a kutató
rendelkezésére. Amennyiben az iratanyag speciális előkészítést igényel, annak kiadása
nyolc munkanapon belül történik.
3.3. A kutató újabb kérőlapo(ka)t csak akkor adhat le, ha az előző kérőlapo(ko)n kikért
anyag kutatását már befejezte. Amennyiben a kutatás jellege ezt nem teszi lehetővé, a
kutató rendelkezésére álló iratanyag mennyisége akkor sem haladhatja meg egyidőben az
előző pontban meghatározott mennyiséget.
3.4. Az iratok előkészítésénél azok keletkezési évét, jellegét és mennyiségét egyaránt
figyelembe kell venni. Csak leszámozás után kerülhetnek kiadásra az 1876 előtt
keletkezett iratok, valamint keletkezési évtől függetlenül minden ügyiratonként kért
iratanyag. Azok az iratok, melyek keletkezési évétől számított 90 év még nem telt el,
amennyiben az anyag jellegéből vagy a raktárjegyzékből egyértelműen nem deríthető ki,
hogy tartalmaznak-e személyes adatokat, csak szálankénti átnézés és szükség szerint
anonimizálás után kerülhetnek kiadásra. (Kivéve tudományos kutatók esetén. Lásd 2.8 és
2.9. pont).
3.5. A kutató a kutatóterem felügyelőjétől veszi át az anyagot és az átvételt a kérőlapon és
a kutatónaplóban aláírásával ismeri el. A napi kutatás befejezésekor az iratokat a
kutatótermi felügyelő ellenőrzi és veszi vissza, amelyet a kutatónaplóban aláírásával
elismer. A kutatónak kiemelt és a napi kutatás befejezésével visszaadott iratanyagot a
kutatótermi felügyelő a kutató számára fenntartott, lezárt szekrényben helyezi el. A
kiadott levéltári anyagban a kutatás végleges befejezését a kutató a kérőlapon jelzi.
Amennyiben a kutató előzetes bejelentés nélkül a számára kikészített anyagban a kutatást
5

30 napon belül nem kezdi meg, illetve nem folytatja, a kutatóterem felügyelője az anyagot
a raktári helyére visszaküldi.
4. Szolgáltatások
4.1. A kutatótermi felügyelő a kutatás megkezdése előtt a kutató rendelkezésére bocsátja a
levéltár segédleteit, valamint tájékoztatja kutatási lehetőségekről. Amennyiben az
szükséges, a kutató az igény felmerülésétől számított két munkanapon belül konzultálhat a
kijelölt referenssel.
4.2. A kutatók telefonon, e-mail-ben vagy postai levélben tájékoztatást kérhetnek
kutatásuk feltételeiről és lehetőségeiről.
4.3. A levéltár magánszemélyek részére kutatást nem végez, de elégséges információk
alapján ingyenes adatszolgáltatást nyújthat. Anyakönyvi bejegyzés kutatása esetén
minimum feltételként meg kell adni az anyakönyvi esemény jellegét (születés, házasság,
halál), a kiállítás helyét, az érintett személy(ek) nevét és legalább a kiállítás évét. Egyéb
kutatás esetében a szükséges és elégséges adatokat az iratanyag jellege határozza meg.
4.4. A kutatásra kiadott levéltári anyagról a kutató saját költségén, erre rendszeresített
kérőlapon (II. 6. melléklet) igényelhet másolatot. Az irat másolhatóságára az engedélyt a
Vezető adja meg.
4.5. A másolás költségeit a mellékletben szereplő árjegyzék határozza meg. (II. 7.
melléklet) A másolás elvégzése előtt a kutatótermi felügyelő külön is tájékoztatja a kutatót
a másolás összdíjáról.
4.6. A levéltár két munkanapon belül legfeljebb 25 lap terjedelmű irat másolását vállalja.
Nagyobb mennyiségű irat másolásának megrendelése esetén a határidő ezzel arányosan
nő.
4.7. A másolás nem járhat az anyag rongálódásával. Nem másolható szakkönyvtári könyv,
1526 előtti levéltári anyag, semmilyen bekötött vagy veszélyeztetett anyag, illetve
amelyekről mikrofilm vagy egyéb másolat már készült.
4.8. A másolat(ok) átvétele minden esetben személyesen, a másolási díj kiegyenlítése
készpénzes fizetéssel történik. Postai kézbesítésre és banki átutalással történő fizetésre
csak egyedi esetekben (külföldi vagy mozgáskorlátozott kutató) van lehetőség, a Vezető
külön engedélye alapján.
4.9. A kutató a kutatásra kiadott iratokról saját digitális fényképezőgépével is készíthet
felvételeket. Amennyiben a fotózni kívánt iratanyag mennyisége kutatási témánként
és/vagy egy hónapon belül nem haladja meg az 5 lap mennyiséget, a felvételek elkészítése
6

díjmentes. Nagyobb mennyiségű irat fotózása esetén fotójegy váltása szükséges. (II. 8.
melléklet).
4.10. A fotózás megkezdése előtt a kutatónak értesítenie kell a kutatótermi felügyelőt, aki
ellenőrzi a fotózni kívánt iratanyag mennyiségét, szükség esetén ellenőrzi vagy kiállítja a
fotójegyet. Anyakönyvi kutatás esetén, függetlenül attól, hogy a 2.6. pontban
meghatározott védelmi idő már letelt, csak a kutatási témában meghatározott
személye(ek)re vagy család(ok)ra vonatkozó bejegyzés kerülhet rögzítésre, az egyazon
oldalon szereplő többi bejegyzést ki kell takarni.
4.11. Hordozható iratszkenner a Levéltár kutatótermeiben nem használható!
4.12. A látogatójeggyel rendelkező személy jogosult használni a Levéltár szakkönyvtárát.
A kézikönyvtárban megtalálható könyvek az erre rendszeresített könyvtári őrjegy
kitöltésével a kutatóterem felügyelőjétől kérhetők, a kutatótermekben elhelyezett
katalógusban szereplő könyvek a Levéltár könyvtárosától kérhetők.
5. A kutatóterem rendje, nyitva tartás
5.1. A kutatóterembe a kutató csak íróeszközt, saját jegyzeteit, írólapokat, hordozható
számítógépet és digitális fényképezőgépet vihet be. Egyéb csomagjainak biztonságos
őrzéséről a Levéltár gondoskodik.
5.2. A kutatóterembe ételt, italt bevinni, valamint dohányozni, mobiltelefont használni
vagy a többi kutatót bármi módon zavarni tilos. A levéltári iratokon bármiféle jel, jelzés
vagy javítás alkalmazása, az iratok rendjének megbontása, az iratokon történő jegyzetelés
tilos. Amennyiben a kutató a kutatóterem rendjét bármi módon megzavarja vagy a kutatott
iratanyag állapotát veszélyezteti, és ezen tevékenységét a kutatótermi felügyelő
felszólítására sem függeszti fel, a kutatóterem felügyelője az iratanyagot visszaveheti és
értesíti a Vezetőt, aki végső esetben a kutatási engedélyt visszavonhatja.
5.3. A Pest Megyei Levéltár kutatótermeinek nyitvatartási rendje:
Központ
Nagykőrös
Hétfő 8 30 – 15 8 – 15 45
Kedd 8 30 – 15 8 – 15 45
Szerda 8 30 – 18 8 – 15 45
Csütörtök 8 30 – 15 8 – 15 45
Péntek 8 30 – 13 -
7

5.4. A Levéltár kutatótermei éves állományrevízió miatt minden év augusztus 1. és 20.
között zárva tartanak. A kutatószolgálat minden évben a december 24.-t megelőző utolsó
munkanap 12 órától a következő év első munkanapján, délelőtt 10 óráig szünetel.
Záró rendelkezések
A Szabályzatban nem érintett kérdésekre vonatkozóan az I. fejezetben felsorolt törvények
és rendeletek előírásait kell figyelembe venni.
Jelen Szabályzat 2008. február 1-jén lép hatályba.
Budapest, 2008. január 30.
Dr. Héjjas Pál
igazgató
8

A kutatási szabályzat mellékletei:
I. Törvények és rendeletek
(1.) - az 1995. évi LXVI. törvény (Ltv) IV. fejezete
(2.) - az 1995. évi LXV. törvény (államtitokról és a szolgálati titokról)
(3.) - az 1992. évi LXIII. törvény (személyes adatok védelme, közérdekű adatok
nyilvánossága)
(4.) - az 1997. évi XLVII. törvény (egészségügyi adatok védelme)
(5.) - az 1997. évi CXL. törvény (a kulturális javak védelméről)
(6.) - az 1996. évi CXII. törvény, VII. fejezete (pénzügyi iratok kutathatósága)
(7.) - 4/2002. (II. 15.) NKÖM rendelete (személyes adatok másolása elleni tiltakozási jog
gyakorlása)
(8.) - 6/2002. (II. 27.) NKÖM rendelete (kutatást engedélyező kuratórium működése)
(9.) - 13/2002. (I. 31.) Korm. rendelet (holocaust dokumentumok másolása)
(10.) -10/2002. (IV. 13.) NKÖM rendeletének VI. fejezete (levéltári szakmai
követelményrendszer)
(11.) - 8001/1999. (IK 6) IM tájékoztató (személyes adatok kutatása külföldiek által)
II. Nyomtatványok
1. Látogatójegy
2. Kutatási kérelem
3. Támogató állásfoglalás (II. 2.8. ponthoz)
4. Kutatói nyilatkozat (II. 2. 9. ponthoz)
5. Kérőlap
6. Másolat-megrendelőlap
7. Másolatok díja
8. Fotójegy
9