Support de cours Access 2019 utilisation interrogation

Support de cours
Ccess 2019

Comment utiliser Access sous Windows ?
Comment arrêter ou démarrer une session ? Utiliser le clavier, la souris, afficher le
bureau, lancer une application, la fermer ?…
De quoi est composée une fenêtre Access ? Comment utiliser la souris et le clavier
avec Access ? Où se trouvent le ruban, les outils ? À quoi servent-ils ? Qu'est-ce qu'un
formulaire, une table, une requête, une table ?…
Comment utiliser une base Access existante ? Quels sont les modes d'affichage
des données ? Comment se déplacer entre les données, les modifier, les filtrer, ajouter
un nouvel enregistrement ?…
Comment interroger les données de la base ? Trier les données recueillies,
effectuer des calculs ou des regroupements sur ces données ?...
Comment afficher ces données dans des états ? Mettre en page et personnaliser
la présentation de ces états ?...
Comment créer des étiquettes avec Access ?...
Comment utiliser les données d'Access dans Excel ? Faire un tableau ou un
graphique croisé dynamique?...
Comment utiliser les données d'Access dans Word ? Faire un mailing ?...
Comment créer et modifier une base simple ? Créer des tables, des champs ?...
Comment travailler en mode "feuille de données" ? Naviguer dans les données,
les sélectionner, les modifier, les présenter ?...
Comment créer des formulaires pour saisir ou afficher les données ?...
Ce cours est accès sur l'interrogation d'une base de données existante et l'exploitation
et la présentation des données extraites. Un autre cours, de second niveau, enseigne la
création d'une application élaborée sous Access.
Cet ouvrage a été entièrement réalisé
avec Microsoft Word ®2019,
Images des fonds de couverture reproduite avec l'aimable autorisation de Microsoft

SOMMAIRE
I. WINDOWS 3
A. SOURIS 3
1. PRINCIPE 3
2. UTILISATION 3
3. VOCABULAIRE 3
4. ADAPTATION 4
B. CLAVIER 7
1. PAVES 7
2. TOUCHES SPÉCIALES 7
3. TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS 7
4. TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES 8
5. ADAPTATION 8
C. FENÊTRES WINDOWS 10 11
1 STRUCTURE DES FENÊTRES 11
2 COMPOSITION DES FENÊTRES 11
D. FENÊTRES D'APPLICATIONS 12
1. STRUCTURE DES FENÊTRES 12
2. COMPOSITION DES FENÊTRES 12
3. BOITES DE DIALOGUE 13
E. GUIDE / DIDACTICIEL 14
II. ACCESS POUR QUOI FAIRE 15
A. CONFIGURATION 15
B. INSTALLATION 15
C. ENTRER / QUITTER 16
D. EXERCICES 16
III. DIALOGUER AVEC ACCESS 19
A. LA STRUCTURE D'UNE BASE ACCESS 19
1. TABLES 19
2. REQUÊTES 20
3. FORMULAIRES 20
4. ÉTATS 20
5. MACROS 20
6. MODULES 21
B. LA FENÊTRE ACCESS 21
1. BARRE DE TITRE 22
2. MENU FICHIER 22
3. BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" 23
4. RUBAN 24
5. VOLET DE NAVIGATION 25
6. LE VOLET DROIT 28
7. MENUS CONTEXTUELS 29
8. ASCENSEURS 30
9. BARRE D'ÉTAT 30
10. ONGLETS D'OBJET 31
C. LA SOURIS DANS ACCESS 32
1. RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR 32
2. DÉPLACEMENT 32
3. SÉLECTION 33
4. UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS 33
5. ANNULATION D'ACTIONS 33
6. ANNULATION DE L'ANNULATION 34
D. LE CLAVIER DANS ACCESS 34
1. DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES 34
2. TOUCHES DE FONCTION 35
3. UTILISATION DU RUBAN 35

4. ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION 35
5. RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION 35
IV. UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 37
A. OUVERTURE ET L'UTILISATION 37
1. OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE 37
2. FERMETURE DE LA BASE 38
3. ACTIVATION DU CONTENU 38
4. ONEDRIVE 39
B. LES FORMULAIRES 40
1. MODES D'AFFICHAGE 40
2. NAVIGATION DANS LES DONNÉES 41
3. MODIFICATION DES DONNÉES 42
4. AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT 42
5. SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT 43
6. RECHERCHE DE DONNÉES 43
7. TRI DES ENREGISTREMENTS 44
8. FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS 44
C. LES REQUÊTES SÉLECTION 45
1. ASSISTANT 46
2. MODE CREATION 47
3. ENREGISTREMENT 49
4. CHAMPS 50
5. TRI SUR UN CHAMP 54
6. CRITÈRES DE SÉLECTION 56
7. CALCULS ET REGROUPEMENTS 62
8. GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION 67
9. EXÉCUTION 70
10. PROPRIÉTÉS 70
D. LES ÉTATS 72
1. MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS 72
2. CREATION DE L'ÉTAT 72
3. PERSONNALISATION 79
4. PRÉSENTATION 86
5. MISE EN PAGE 97
E. L'EXTRACTION ET LA SYNTHÈSE DES INFORMATIONS 99
1. REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE 99
2. LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL 103
3. ÉTIQUETTES 110
4. ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD 113
V. CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 117
A. LA CRÉATION 117
1. CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE 118
2. CRÉATION D'UNE BASE VIERGE 119
3. CREATION D'UNE TABLE 119
4. MODE FEUILLE DE DONNÉES 120
5. STRUCTURE DE LA TABLE 120
6. CRÉATION DES CHAMPS 121
7. SÉLECTION DU CHAMP 122
8. MODIFICATION DU NOM DU CHAMP 122
9. ORDRE DES CHAMPS 123
10. SUPPRESSION DU CHAMP 123
B. LA GESTION DES DONNÉES 124
1. SAISIE DES DONNÉES 124
2. NAVIGATION DANS LES DONNÉES 125
3. SÉLECTION DES DONNÉES 126
4. MODIFICATION DES DONNÉES 127
5. SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT 128
6. RECHERCHE DE DONNÉES 128
7. REMPLACEMENT DE DONNÉES 129

8. ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION 130
9. CALCULS SUR ENREGISTREMENTS 130
10. TRI DES ENREGISTREMENTS 131
11. FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS 132
C. LA PRÉSENTATION DES DONNÉES 133
1. HAUTEUR DES LIGNES 133
2. LARGEUR DES COLONNES 134
3. POLICE 134
4. FORMAT DES NOMBRES 135
D. LA SAISIE DES DONNÉES - LE FORMULAIRE 136
1. FORMULAIRE SIMPLE 136
2. AUTRES FORMULAIRE 137
3. FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE" 137
4. PRÉSENTATION 138
VI. EXERCICES 139
A. NORTHWIND 2019 139
B. OUVRAGES.ACCDB 140
INDEX 141

I – WINDOWS 1
Ce cours présente différentes rubriques repérées par une icône
DES PROCÉDURES DÉCRIVENT LA MARCHE À SUIVRE POUR EFFECTUER UNE ACTION :
3 COMMANDES À SE RAPPELER :
POUR APPUYER SUR LE BOUTON GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
POUR APPUYER SUR LE BOUTON DROIT DE LA SOURIS AVEC LE MAJEUR
POUR APPUYER DEUX FOIS DE SUITE TRÈS RAPIDEMENT SUR LE BOUTON
GAUCHE DE LA SOURIS AVEC L'INDEX
des informations viennent compléter ces procédures
des exemples viennent illustrer ces procédures
des conseils vous aident à mettre en pratique vos connaissances
des mises en garde vous permettent d'éviter les pièges ou d'en sortir
des exercices permettent de tester les procédures et d'appliquer vos connaissances
des procédures avancées décrivent des actions plus complexes
des emplacements vous permettent de prendre des notes directement sur le support en bas
de chaque page

2
Souvent, une action peut être effectuée selon plusieurs méthodes :
1ÈRE MÉTHODE
2ÈME MÉTHODE
Une méthode n'est pas meilleure qu'une autre mais l'une ou l'autre peut être mieux adaptée à
votre manière de travailler.
Ces actions peuvent être effectuées avec plusieurs moyens :
Avec le bouton gauche de la souris
BOUTON GAUCHE
Avec le bouton droit de la souris
BOUTON DROIT
Avec le clavier
CLAVIER
Windows demande l’utilisation du bouton gauche et du bouton droit de la souris ainsi que du
clavier. L'écran tactile, lui, est manipulé avec les doigts.
Elles peuvent concerner différents endroits de l'écran :
L'angle bas/gauche avec le MENU DÉMARRER
L'angle bas/droite pour afficher le BUREAU
Des emplacements spécifiques (NOTIFICATIONS, BARRE DES TÂCHES…)
N'importe quelle zone de l'écran (MENU CONTEXTUEL).
Les outils du ruban

I – WINDOWS 3
Pour bien utiliser Windows 10, il faut savoir démarrer ou arrêter à volonté une session, accéder
simplement au bureau de Windows, lancer des applications et gérer les fichiers. L'utilisation de
raccourcis clavier est conseillée.
La souris permet d'actionner les commandes des menus et de déplacer le pointeur ; le
déplacement de la souris sur le tapis détermine le déplacement du pointeur à l'écran.
1. PRINCIPE
Le POINTEUR de la souris a le plus souvent la forme d’une flèche :
Le déplacement de cette flèche est proportionnel à celui de la souris sur le tapis
(appuyer avec l'index sur le bouton gauche de la souris) affiche le point d’insertion à la
position du pointeur : .C’est là que les données vont s’insérer
(appuyer avec le majeur sur le bouton droit de la souris) affiche la barre d'outils et le
menu contextuel lié à la position du pointeur ou à l'objet sélectionné
La ROULETTE permet de se déplacer dans le document comme avec l'ascenseur vertical
ou de modifier le zoom du document (en gardant enfoncé) ; il est aussi possible
d'appuyer sur le bouton de la roulette.
Lorsque le pointeur a la forme d’un rond bleu , il est plus sage de ne rien faire et d’attendre qu’il
reprenne une forme normale (le processeur est occupé)
2. UTILISATION
Allonger et poser de manière souple la main au-dessus de la souris (main gauche ou droite
selon que vous êtes gaucher ou droitier) - Vous êtes gaucher, activer alors
dans le panneau de configuration de la souris
Faire reposer l'index et le majeur sur les boutons gauche et droit de la souris sans trop
courber les doigts - garder cette position et ne pas serrer la souris dans la main
Déplacer la main et la souris va suivre - ne jamais regarder la souris mais l'écran
Pour cliquer deux fois, relever l'index et le laisser rebondir sur le bouton de la souris
La roulette centrale permet de faire défiler le document (soit en faisant tourner cette roulette,
soit en cliquant dessus puis en déplaçant verticalement la souris), en maintenant enfoncé de
modifier le zoom et en cliquant dans la barre des tâches de créer une nouvelle session
d'une application en cours (avec CTRL).
3. VOCABULAIRE
POINTER signifie déplacer la souris pour placer le pointeur à l'endroit désiré
signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton gauche de la souris
signifie enfoncer puis relâcher rapidement le bouton droit de la souris
signifie appuyer 2 fois rapidement sur le bouton gauche de la souris
signifie déplacer la souris tout en maintenant l'un de ses boutons enfoncé
(généralement le gauche) puis relâcher ce bouton en fin d'action

4. ADAPTATION
L'adaptation de la souris à son utilisateur est la condition essentielle à une utilisation aisée de
Windows. Le panneau de configuration permet d'effectuer ces réglages.
MENU DÉMARRER
PARAMÈTRES
(VOLET GAUCHE)
SUR
FAIRE GLISSER
LE CURSEUR
a) MODIFIER LA TAILLE DU POINTEUR
PARAMÈTRES ASSOCIÉS
SUR
MODIFIER L'OPTION DÉSIRÉE
FAIRE GLISSER
LE CURSEUR

I – WINDOWS 5
b) MODIFIER LA COULEUR DU POINTEUR
SUR
UNE OPTION
c) MODIFIER L'ÉPAISSEUR DU POINTEUR
d) MODIFIER LA VITESSE DU DOUBLE CLIC
PARAMÈTRES ASSOCIÉS
FAIRE GLISSER
LE CURSEUR
SUR
ONGLET "BOUTONS"
RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR
SUR
(POUR TESTER)
MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS
FAIRE GLISSER
LE CURSEUR

e) MODIFIER LA VITESSE DU POINTEUR
PARAMÈTRES ASSOCIÉS
SUR
ONGLET "OPTIONS DU POINTEUR"
RÉGLER LA POSITION DU CURSEUR
DÉPLACER LA SOURIS POUR TESTER MODIFIER SI NÉCESSAIRE PUIS
POUR VALIDER
FAIRE GLISSER
LE CURSEUR
Vérifier le bon réglage de la vitesse de la souris et du double-clic.
Modifiez-les éventuellement

I – WINDOWS 7
Le clavier est très utilisé dans Windows 10.
1. PAVES
Les claviers standards sont composés d'un pavé alphanumérique (pour le texte), d'un pavé
numérique (à droite) et d'un pavé directionnel (au milieu). Il est conseillé de bien utiliser chaque
pavé en fonction des données à saisir.
2. TOUCHES SPÉCIALES
Les touches spéciales sont les touches suivantes :
à gauche de la barre espace
au niveau de la barre espace aux extrémités droite et gauche
flèches vers le haut au-dessus des touches
à droite de la barre espace
à côté des touches avec un symbole Windows
Elles se combinent aux autres touches (touches de raccourci) afin d'exécuter rapidement des
actions définies dans une application donnée ou dans le système d'exploitation.
3. TOUCHES DE RACCOURCI WINDOWS
La touche Windows
est utilisée sous Windows 10 pour appeler le menu démarrer.
APPEL MENU DÉMARRER + TAB AFFICHAGE FENÊTRES OUVERTES
+ D AFFICHE LE BUREAU + SAISIE
RECHERCHE LOCALE DES CARACTÈRES
SAISIS
+ - ECHAP ZOOME OU DÉZOOME + I ÉCRAN PARAMÈTRES
+ H PARTAGER ALT + TAB BASCULE ENTRE FENÊTRES

4. TOUCHES DE RACCOURCI AUTRES
Les autres touches de raccourci sont communes à la plupart des applications du bureau et
permettent d'effectuer directement sélections ou actions.
VALIDATION D'UNE ACTION ANNULATION D'UNE ACTION
À
TOUCHES DE FONCTION
(dépendent de l'application)
TOUCHES DE MODIFICATION
ATTRIBUTION DE FORMAT /
OPTIONS DE SÉLECTION /
AJOUT
ACTIONS LIÉES À LA FENÊTRE
D'APPLICATION (choix de
commandes, sélection options)
ÉTENDRE /ACTION INVERSE-
DIRECTION OPPOSÉE
TOUCHES DE DÉPLACEMENT OU DE
SÉLECTION
5. ADAPTATION
L'adaptation du clavier à son utilisateur est paramétrable.
MENU DÉMARRER
PARAMÈTRES
(VOLET GAUCHE)
SUR
SUR
SUR
a) ACCENTUER LES MAJUSCULES
C'est une option très utile en français.
OPTIONS DE LANGUE
SUR
POUR ACTIVER LES MAJUSCULES ACCENTUÉES
POUR
ACTIVER

I – WINDOWS 9
b) MODIFIER LE CLAVIER
Il peut arriver que le clavier soit en mode "qwerty", clavier américain. Il est utile de savoir où le
modifier
OPTIONS DE LANGUE
SUR
SUR
POUR L'AJOUTER
SUR LE CLAVIER INADÉQUAT
SUR
POUR LE SUPPRIMER
c) SAISIR DES DONNÉES
La saisie et la sélection des données est prédéfinie dans le système d'exploitation.
MENU DÉMARRER
PARAMÈTRES
(VOLET GAUCHE)
SUR
donne accès à des options supplémentaires

Vérifier le bon réglage du clavier.
Modifiez-le éventuellement

I – WINDOWS 11
Les nouvelles fenêtres de Windows 10 utilisent un design beaucoup plus épuré, calqué sur celui
des systèmes pour tablettes ou smartphone. Les règles de fonctionnement sont comparables
mais l'interaction avec l'utilisateur est là encore simplifiée.
1 STRUCTURE DES FENÊTRES
LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES :
plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille
en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran ;
sa forme et sa taille sont personnalisables
en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de
l'écran. Elle ne peut pas être déplacée
LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :
la case de RÉDUCTION
la case D'AGRANDISSEMENT
la case de RESTAURATION
réduit la fenêtre en icône
agrandit de fenêtre à plein écran
réduit de plein écran à fenêtre
la case de FERMETURE / ferme la fenêtre
2 COMPOSITION DES FENÊTRES
permet de revenir en arrière dans l'affichage du contenu
UNE BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre
UN VOLET GAUCHE affiche des choix
UN VOLET DROIT affiche DES LIENS HYPERTEXTE donnant accès à des options
DIFFÉRENTES ZONES permettent de dialoguer avec l'ordinateur
BARRE DE TITRE
CASE DE
RÉDUCTION
CASE
D’AGRANDISSEMEN
T
CASE DE
FERMETURE
VOLET GAUCHE
LIENS
HYPERTEXTE

Les fenêtres sont à la base du fonctionnement de Windows. Toute application, tout fichier de
données est ouvert dans une fenêtre. Leur contenu peut être très varié : des données texte, des
données chiffres, des images, des icônes…Une fenêtre Excel s'ouvre pour chaque classeur.
1. STRUCTURE DES FENÊTRES
LES FENÊTRES ONT TROIS ÉTATS POSSIBLES :
plein écran : la fenêtre occupe alors la totalité de l'écran, quel que soit sa taille
en fenêtre : la fenêtre peut être positionnée n'importe où dans l'écran
en icône : l'icône de la fenêtre s'affiche dans la barre des tâches, en bas de
l'écran. Elle ne peut pas être déplacée
LES DIFFÉRENTES CASES DES FENÊTRES :
la case de RÉDUCTION
la case D'AGRANDISSEMENT
la case de RESTAURATION
la case de FERMETURE
2. COMPOSITION DES FENÊTRES
réduit la fenêtre en icône
agrandit de fenêtre à plein écran
réduit de plein écran à fenêtre
ferme la fenêtre
Une fenêtre, notamment d'application, est structurée de manière standard :
LA BARRE DE TITRE affiche le nom de la fenêtre
LE RUBAN affiche les outils de la fenêtre regroupés dans des MENUS
LA BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus utilisés
LA BARRE D'ÉTAT affiche des informations sur le contenu de la fenêtre
DES MENUS CONTEXTUELS permettent de gérer les objets
DES BOÎTES DE DIALOGUE précisent les actions
BARRE D’OUTILS
"ACCÈS RAPIDE"
CASE DE
RÉDUCTION
CASE
D’AGRANDISSEMENT
RUBAN
BARRE
DE TITRE
CASE DE
FERMETURE
BARRE D'ÉTAT

I – WINDOWS 13
Ouvrir Excel et repérer les différents éléments de la fenêtre
3. BOITES DE DIALOGUE
Le ruban de l'application ouverte affiche la plupart des outils nécessaires. Cependant, pour une
utilisation plus avancée, les boites de dialogue proposent des options complémentaires.
BOUTON GAUCHE
DANS LE RUBAN, À DROITE DU TITRE DU GROUPE D’OUTILS
SUR LA CASE (lanceur de boîte de dialogue)
la boîte de dialogue s’affiche
ICI
Pointer sur cette case affiche un aperçu de la boite de dialogue et le raccourci clavier associé
Ouvrir Afficher la boîte de dialogue "mise en forme du texte" et tester les différents
zones
Fermer l'application
le clavier est souvent plus rapide à utiliser que la souris pour le renseignement de boîtes de dialogue
requérant beaucoup de saisie
UNE ZONE VERS L'AVANT :
(sélectionne le contenu de la zone)
UNE ZONE VERS L'ARRIÈRE :
(sélectionne le contenu de la zone)
BOUTON GAUCHE
AFFICHER LE CONTENU DE LA BOITE DE DIALOGUE : SUR L'ONGLET AFFÉRENT
POSITIONNER LE POINT D'INSERTION SUR UNE ZONE : AU DÉBUT DE LA ZONE
POUR SÉLECTIONNER LE CONTENU D'UNE ZONE : SUR LA ZONE

Une boîte de dialogue est constituée de diverses zones :
Les onglets
Les cases à cocher
Les zones de texte
Les cases d'option
Les zones de liste
Les boutons de commande
Les zones de liste déroutante
ONGLETS
ZONE DE LISTE DÉROULANTE
CASES À COCHER
BOUTONS DE
COMMANDE
À part la mise en forme du texte et le presse-papiers, il n'y a pas de boîtes de dialogue dans
Access
En cours de travail, il est possible de faire appel à une aide contextuelle très précise ou à un
index recensant les informations disponibles.
LES DIFFÉRENTS MOYENS D'OBTENIR DE L'AIDE
TOUCHE du clavier
à droite du menu

II – ACCESS POUR QUOI FAIRE 15
ACCESS est un logiciel de gestion de bases de données relationnelles. Ce type de logiciel
permet de gérer les données de manière organisée tout en autorisant l'accès à toute donnée
contenue dans la base quelle que soit sa position.
Access 2019 bénéficie de la convivialité de Windows, ce qui lui permet de fonctionner en
parfaite harmonie avec les autres applications et d'intégrer aisément des objets issus de ces
autres applications
La configuration conseillée est la suivante :
Ordinateur de type INTEL CORE à plusieurs noyaux de 2 à 4 GHz avec Windows 10
Mémoire vive de 8 à 24 Go
Écran plat large de 19" à 24" résolution 1680/1050
Couleurs 32 bits
SSD 128 Go pour démarrer rapidement
Disque dur 1 To pour le stockage
Lecteur BlueRay / Graveur
Souris Laser 2 boutons + roulette de qualité
Plus l'ordinateur sera puissant et mieux il sera équipé, plus agréable sera l'utilisation de Access – le
SSD est maintenant quasiment indispensable
POUR INSTALLER Access
S'assurer qu'il y a la place suffisante sur le disque dur
Lancer Windows
lancer l'installation à partir http://office.com/myaccount
ou lancer le programme exécutable téléchargé
ou Introduire le CD Rom ("Access" ou "Office")
Suivre les instructions
L’installation est complètement automatique si l’on choisit l’installation par défaut

2 MANIÈRES DE TRAVAILLER DANS ACCESS (et dans les produits Office)
Lancer l'application (Access) et travailler directement au sein de l'application.
MENU DÉMARRER
SUR LA VIGNETTE ACCESS
BARRE DES TÂCHES
AFFICHER LE BUREAU OU LA BARRE DES TÂCHES
SUR
BUREAU
SUR
POUR SORTIR DE ACCESS
SUR LA CASE DE FERMETURE
OU
(en bas)
(en haut, à gauche du menu)
Lancer Access
Quitter Access
Relancer Access
À partir de l'ordinateur (documents)
OUVRIR UNE BASE DE DONNÉE EXISTANTE
AFFICHER LE DOSSIER DE L'UTILISATEUR OÙ SE TROUVENT LES FICHIERS ACCESS (ACCDB)
SUR LE FICHIER ACCESS À OUVRIR
Vous pouvez télécharger les exercices relatifs à ce manuel et les copier sur votre ordinateur
dans un dossier spécifique.
TÉLÉCHARGER LES EXERCICES
OUVRIR VOTRE NAVIGATEUR INTERNET
SAISIR L'ADRESSE SUIVANTE :
http://www.ios.fr/public/exosaccess19n1.exe
tout en minuscules
SUR
la boite de dialogue de téléchargement s'ouvre
SUR

II – ACCESS POUR QUOI FAIRE 17
SUR
SUR
DE
SUR
Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes
sur l'antivirus dans la zone de notification
DÉCOMPRESSER LES EXERCICES
SI SMATSCREEN BLOQUE LE PROGRAMME
SUR
SUR
INDIQUER UN DOSSIER DE DÉCOMPRESSION (EX : MES DOCUMENTS/EXERCICES OUTLOOK)
SUR :
POUR VALIDER
Télécharger les exercices
Vérifier que les fichiers sont décompressés
POUR
OUVRIR LE DOSSIER
"TÉLÉCHARGEMENT"

Si l'antivirus bloque le téléchargement, le désactiver pour 10 minutes
sur l'antivirus dans la zone de notification
Si Windows refuse de décompresser le fichier "zip", utiliser 7zip, logiciel open source disponible sur
https://www.7-zip.org/

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 19
Vous allez établir avec votre ordinateur et avec votre logiciel un dialogue :
Vous allez lui demander d'effectuer un certain nombre d'opérations par l'intermédiaire
de la souris et du clavier
Vous allez en constater le résultat à l'écran
Vous allez éditer ce résultat (impression, publication, mail, document joint…)
Dans tous les cas, il va être important de travailler en parfaite harmonie avec le logiciel de telle
manière que chaque action de votre part détermine un résultat adéquat de la part d'ACCESS. S'il y a
pleine compréhension entre l'utilisateur et le logiciel, il n'y a pas de conflit possible et donc pas de
problèmes à résoudre
Une base de données Access est composée de différents objets :
Les tables
Les requêtes
Les formulaires
contiennent les données
permettent (entre autres) d'afficher les données des tables
sont utilisés pour saisir et consulter les données
Les états
de synthèse
permettent d'éditer les données sur un support, le plus souvent sous forme
Les macros et les modules vont servir à automatiser la base de données pour
que quelqu'un qui ne connait pas ACCESS puisse l'utiliser.
1. TABLES
Les données y sont organisées ; chaque ligne de données correspond à un enregistrement et
chaque colonne de données correspond à un champ.
dans le tableau ci-dessous (table "employés" de "Northwind"), l'enregistrement N°3 concerne
l'employé Jan Kotas qui travaille pour telle société, possède telle adresse de messagerie et tel
numéro de téléphone…
Le champ "Adresse de messagerie" collecte toutes les adresses de messagerie de tous les employés
ENREGISTREMENT
CHAMP

2. REQUÊTES
Les requêtes extraient les données en fonction de critères.
CHAMP
3. FORMULAIRES
CRITÈRE
Les formulaires affichent les enregistrements un par un (mode formulaire) ou sous forme de
tableau (mode feuille de données) pour les champs voulus.
VALEUR DU CHAMP POUR
L'ENREGISTREMENT EN COURS
LÉGENDES
4. ÉTATS
Les états donnent une vue de la base figée à un moment donné.
5. MACROS
Les macros vont être associées à des boutons ou des menus pour permettre à l'utilisateur
d'effectuer une action préenregistrée.

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 21
6. MODULES
Les modules sont des programmes et font appel au langage Visual Basic.
Ces éléments sont disposés, à gauche de l'écran, dans le "VOLET DE NAVIGATION" (ou "VOLET DES
OBJETS") ; ils peuvent être affichés dans différents modes selon que l'on crée, modifie ou utilise
les données de la base
ACCESS affiche la base ouverte ainsi que tous les outils permettant de la manipuler.
MENU FICHIER
ONGLETS DU RUBAN
RUBAN
GROUPE D'OBJETS
ONGLETS DES
OBJETS OUVERTS
OBJETS DU
GROUPE
ENROULER OU
DÉROULER LES
OBJETS
VOLET DE
NAVIGATION
(affichant les objets
de la base)
MODES D'AFFICHAGE
DES OBJETS
Lancer ACCESS
À gauche, sur
Dans le volet de gauche, désigner
puis le dossier d'exercices
Dans le volet de droite, sélectionner la base de données
sur

La fenêtre Access est composée des éléments suivants :
la barre de titre affiche le nom de la base de données
le menu Fichier propose les commandes globales de gestion du document
la barre d'outils "accès rapide" affiche les icônes des actions les plus courantes
le ruban, composé d'onglets affiche des icônes symbolisant des actions et regroupées par
nature
le volet de navigation affiche selon les critères définis les différents groupes d'objets et
les différents objets (tables, formulaires, états, requêtes, …)
le volet droit affiche la feuille de propriété des objets en mode "création"
les menus contextuels proposent pour une sélection en cours les outils et commandes
les plus appropriés
les ascenseurs permettent de se déplacer verticalement et horizontalement
la barre d'état donne des informations sur la commande ou la sélection en cours
les onglets d'objet affichent chaque objet ouvert dans son propre onglet
1. BARRE DE TITRE
Elle La barre de titre affiche le nom de l'application et du document, l'utilisateur, la barre d'accès
rapide et les cases.
BARRE D’OUTILS NOM DU DOCUMENT CASES DE RÉDUCTION /
"ACCÈS RAPIDE" ET DE L'APPLICATION AGGRANDISSEMENT
2. MENU FICHIER
Il est situé à gauche de la barre de titre et propose les commandes plus globales liées à
l'ouverture, l'enregistrement, l'impression de la base de données.
SUR
le menu se déroule
MENU FICHIER
MENU FICHIER
REVENIR AU
MENU PRINCIPAL

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 23
3. BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE"
Elle est située à la suite de l'icône de menu, à gauche de la barre de titres.
BARRE D'OUTILS
ACCÈS RAPIDE
La barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" affiche les outils les plus couramment utilisés.
Enregistrer
Annuler
Rétablir
Imprimer
Mode d'affichage
Choisir les outils rapides
Il est possible de modifier la position de la barre "accès rapide"
ICI POUR COCHER
LES OUTILS À AFFICHER
BARRE "ACCÈS RAPIDE"
SUR
OU DANS LA BARRE
OU
Pour personnaliser la barre d'outils "accès rapide"
LES COMMANDES À AFFICHER
Les commandes cochées sont affichées dans la barre sous forme d'outils
Afficher la barre d'outils "accès rapide"
La personnaliser en ajoutant l'impression rapide (si elle ne figure pas déjà)

4. RUBAN
Le ruban affiche une liste d'onglets. Les outils, regroupés par nature dans ces onglets,
permettent d'effectuer très rapidement des opérations souvent complexes.
SUR L'ONGLET
les outils associés s'affichent dans le ruban
ONGLETS
SUR
L'ONGLET
LES OUTILS S'AFFICHENT
immobile sur un outil affiche sa fonction dans une bulle d'aide
a) LES ONGLETS
Lorsque qu'un onglet du ruban est au premier plan, les outils associés s'affichent. Ils
correspondent aux actions les plus courantes et sont regroupés de manière homogène en
fonction de leur utilisation.
ONGLET ACTIF
L'onglet "ACCUEIL" regroupe les principaux outils relatifs à la saisie et à la présentation des
objets de la base
Les onglets affichés et les groupes d'outils qu'ils proposent dépendent de l'objet en cours
(table, formulaire, état, requête, …) et de son mode d'affichage (création, page, …)
b) LES GROUPES D'OUTILS
Le ruban peut être réduit et les groupes d'outils ne sont alors plus affichés (lorsque le ruban est
réduit, seuls les en-têtes sont affichés).
BOUTON GAUCHE
SUR L'ONGLET ACTIF
OU
BOUTON DROIT
SUR UN ONGLET
SUR
ICI POUR
RÉDUIRE LE RUBAN
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", faire défiler les onglets du ruban
Pour chaque onglet parcourir les outils (sans cliquer) et lire les bulles d'aide
Réduire le ruban puis le restaurer

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 25
5. VOLET DE NAVIGATION
Le volet de navigation est situé à gauche de la fenêtre. Il regroupe les différents types d'objets
(tables, formulaires, états, requêtes, …) par catégorie.
AFFICHER OU NON
LE VOLET DE
NAVIGATION
GROUPES
Chaque catégorie affiche des groupes auxquels sont associés des objets. Un objet peut être
associé à plusieurs groupes
a) CHOIX DE LA CATEGORIE
Il permet de choisir la catégorie.
MENU DES
CATÉGORIES
AFFICHER OU NON
LES OBJETS D'UN
GROUPE
BOUTON GAUCHE
SUR
DU MENU
(selon le choix en cours, l'intitulé peut varier)
SÉLECTIONNER LA CATÉGORIE
AFFICHE LES OBJETS
DE LA BASE OUVERTE
PAR GROUPES
AFFICHE LES OBJETS
DE LA BASE OUVERTE
PAR TYPE D'OBJET
(TABLES, FORMULAIRES, ÉTATS…)
N'AFFICHE QUE LE
TYPE D'OBJET
COCHÉ
AFFICHE LA
TOTALITÉ DES
OBJETS

) PERSONNALISATION
Les catégories et groupes peuvent être personnalisés.
BOUTON DROIT
SUR
SUR
CLIQUER SUR UNE CATÉGORIE
POUR AFFICHER SES GROUPES
DANS LE VOLET DE DROITE
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", afficher dans le volet de navigation tous les
objets Access par type croissant et sous forme d'icônes
Le menu contextuel affiche la structure de regroupement ; il permet aussi de modifier l'ordre
de tri et le type d'affichage
BOUTON GAUCHE
DANS LE VOLET DE GAUCHE, SUR
pour ajouter une catégorie
pour ajouter un groupe
REMONTE D'UN NIVEAU
LA CATÉGORIE

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 27
Les objets non attribués peuvent alors être répartis dans les groupes.
BOUTON DROIT
DANS LE VOLET DE NAVIGATION
SÉLECTIONNER LA BASE :
AFFICHER LES OBJETS NON ATTRIBUÉS :
SUR L'OBJET VOULU
SUR LE GROUPE VOULU
l'objet est attribué au groupe
ICI
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", créer une catégorie "MA CATÉGORIE"
Dans cette catégorie, créer 2 groupes : "MON GROUPE 1" et "MON GROUPE 2"
Attribuer à "MON GROUPE 1" les objets suivants :
tables :
requêtes
formulaires :
Attribuer à "MON GROUPE 2" les objets suivants :
tables :
requêtes
formulaires :
états
Afficher les objets non attribués

6. LE VOLET DROIT
Il affiche selon les besoins (notamment en mode création), les propriétés de l'objet sélectionné, la
liste des champs…

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 29
7. MENUS CONTEXTUELS
Ils sont liés au contexte d'utilisation et s'affichent sur un à la position du pointeur de la
souris. Selon la position du point d'insertion ou la sélection effectuée, le menu contextuel affiché
concernera le texte, les tableaux, les images, ...
BOUTON DROIT
SUR
DONNÉES
MODE FEUILLE DE DONNÉES
TÊTE DE COLONNE (CHAMP)
MODE FEUILLE DE DONNÉES
ENREGISTREMENT (LIGNE)
MODE FEUILLE DE DONNÉES
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", afficher les objets "TABLES" dans le "VOLET DE
NAVIGATION" (fermer la fenêtre de connexion)
Dans le "VOLET DE NAVIGATION", sur
(vérifier qu'en bas et à droite de l'écran, l'icône mode "feuille de données" est activée, sinon,
cliquer dessus)
Dans le volet droit, sur l'onglet "COMMANDES" qui s'affiche
Sélectionner une colonne - afficher le menu contextuel
Sélectionner des données - afficher le menu contextuel
Sélectionner une ligne - afficher le menu contextuel

8. ASCENSEURS
Les ascenseurs permettent de faire défiler horizontalement et verticalement la zone affichée. Le
numéro de la ligne s'affiche dans une bulle d'aide lorsque l'on fait glisser le curseur verticalement
dans une table en mode "FEUILLE DE DONNÉES".
BOUTON GAUCHE
LE CURSEUR AVEC LA SOURIS
les lignes affichées correspondent à la position relative du curseur
ASCENSEURS
Dans la même table "COMMANDES" de la base "NORTHWIND 2019"
Faire défiler les enregistrements avec l'ascenseur
9. BARRE D'ÉTAT
La barre d'état, située en bas de la fenêtre ACCESS, affiche des informations sur l'action en
cours, le mode d'affichage, le verrouillage du pavé numérique, ...
Elle donne des informations complémentaires.
CHOIX DES MODES
MODE D'AFFICHAGE
Il est possible de choisir les informations affichées dans la barre d'état.
BOUTON DROIT
DANS LA BARRE D'ÉTAT
POUR COCHER LES INFORMATIONS À AFFICHER

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 31
10. ONGLETS D'OBJET
Chaque nouvel objet ouvert (table, requête, formulaire, état…) s'affiche dans son propre onglet.
BOUTON GAUCHE
SUR
(à l'extrémité de l'onglet)
BOUTON DROIT
POINTER SUR L'ONGLET
ONGLET DE LA TABLE
"COMMANDES"
ONGLET ACTIF DONT LE
CONTENU EST AFFICHÉ
TÊTES DE COLONNE /
LÉGENDES DU CHAMP
ASCENSEURS
CASES DE DÉFILEMENT
DES ENREGISTREMENTS
FILTRE ACTIF ZONE DE RECHERCHE
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", afficher les objets "REQUÊTES" dans le "VOLET DE
NAVIGATION"
sur
dans le volet de navigation (vérifier qu'en bas et
à droite de l'écran, l'icône mode "feuille de données" est activée, sinon cliquer dessus)
Observer l'affichage de l'onglet correspondant
Fermer l'onglet

La souris permet d'utiliser les outils et les menus et de déplacer le pointeur.
1. RAPPEL DE QUELQUES FORMES DU POINTEUR
En fonction de sa position dans la fenêtre ou dans l'écran ainsi que du choix de telle ou telle
commande, le pointeur de la souris peut prendre des formes variées.
quelques formes du pointeur :
: Un traitement s'exécute en arrière-plan et peut ralentir la machine.
: Le processeur est en cours de travail ; attendre qu'il soit disponible.
: Déplacement ou copie d'une sélection
: Déplacement ou sélection en mode "FEUILLE DE DONNÉES"
: Positionnement du point d'insertion en saisie ou modification
: Accès à un lien hypertexte
: Déplacement d'une sélection, d'un objet (mode création)
: Sélection de lignes (enregistrements)
: Sélection de colonnes (champs)
Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2019"
Déplacer la souris en l'immobilisant sur différentes zones
Observer le changement de forme du pointeur (ne pas cliquer)
2. DÉPLACEMENT
Il s'effectue avec la roulette de la souris ou avec les barres de défilement (ascenseurs)
Changer d'onglet : sur l'onglet à afficher
Déplacement vertical : sur le triangle bas ou haut (ascenseur vertical)
ou le curseur ou utiliser la molette de la souris
Déplacement horizontal : sur le triangle gauche ou droite (ascenseur horizontal) ou
le curseur
Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2019"
Déplacer la zone affichée en utilisant la souris et les ascenseurs

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 33
3. SÉLECTION
La souris est particulièrement adaptée à des sélections rapides et précises.
MODE FEUILLE DE DONNÉES
une "cellule" : pointeur en haut d'une cellule
une ligne : pointeur en face de la ligne
une colonne : pointeur en haut de la colonne
plusieurs lignes : pointeur en face de 1 ère ligne
plusieurs colonnes : pointeur au-dessus de 1 ère colonne
une plage de valeurs : pointeur sur la 1 ère valeur
une plage de valeurs :
pointeur sur la 1 ère valeur
enfoncé
pointeur sur dernière valeur
l'ensemble des données : pointeur sur case sélection totale
À L'ORIGINE DES LIGNES
ET DES COLONNES
Dans l'onglet "COMMANDES" de la même base "NORTHWIND 2019"
Sélectionner une ligne, plusieurs lignes
Sélectionner une colonne, plusieurs colonnes
Sélectionner une valeur, plusieurs valeurs puis quitter ACCESS
4. UTILISATION DU RUBAN ET DES OUTILS
La souris permet un accès rapide aux différentes commandes du ruban.
RUBAN
SUR UN ONGLET DU RUBAN
affiche les outils associés
OUTILS
SUR L'OUTIL AFFICHE UNE BULLE D'AIDE
SUR L'OUTIL EFFECTUE L'ACTION ASSOCIÉE
Si un outil est suivi du signe , la dernière variante utilisée de l'outil s'affiche
applique cette dernière ; pour afficher la liste, sur de l'outil
5. ANNULATION D'ACTIONS
Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler.
BARRE "ACCÈS RAPIDE"
SUR
OU
SUR POUR DÉROULER LA LISTE
SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE D'ANNULER

6. ANNULATION DE L'ANNULATION
Une action annulée peut être rétablie.
BARRE "ACCÈS RAPIDE"
SUR
OU
SUR POUR DÉROULER LA LISTE
SUR L'ACTION À PARTIR DE LAQUELLE IL EST NÉCESSAIRE DE REPRENDRE
Le champ d'action de ces outils d'annulation et de rétablissement est relativement réduit sous
Access
Le clavier permet de déplacer le curseur. Le pavé de flèches et les touches du clavier
vont permettre d'effectuer les opérations courantes de déplacement.
1. DÉPLACEMENT AVEC LES TOUCHES
Bien que la souris soit l'outil de déplacement privilégié, le clavier peut être pratique pour accéder
à des zones éloignées de la partie affichée.
MODE FEUILLE DE DONNÉES
une valeur vers la droite
une valeur vers la gauche
une valeur vers le bas
une valeur vers le haut
origine de l'onglet actif
fin de l'onglet actif
en bas de la colonne active
en haut de la colonne active
➔ FLÈCHE DROITE
FLÈCHE GAUCHE
FLÈCHE BAS
FLÈCHE HAUT
FLÈCHE BAS
FLÈCHE HAUT
MODE FORMULAIRE ET FEUILLE DE DONNÉES
une valeur l'avant
une valeur vers l'arrière

III –DIALOGUER AVEC ACCESS 35
2. TOUCHES DE FONCTION
Les touches de fonction sont numérotées de à . Elles peuvent être employées
seules ou en combinaison avec une touche spéciale.
Aide Appelle l'assistance en ligne
Liste Déroule une zone de liste
Fenêtre Passe d'un volet d'une fenêtre à l'autre
Orthographe Vérifie l'orthographe
Volet Affiche / masque le volet de navigation
Enregistrer sous Ouvre la boîte de dialogue "ENREGISTRER SOUS"
3. UTILISATION DU RUBAN
L'utilisation du clavier pour accéder au ruban est plutôt réservée à des cas de dépannage (souris
en panne…).
CLAVIER
EFFECTUER UNE ÉVENTUELLE SÉLECTION
ENFONCER LA TOUCHE
des cases avec lettres et/ou numéros s'affichent sur le ruban
TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'ONGLET VOULU AU CLAVIER
les outils de l'onglet s'affichent et d'autres cases s'affichent près des outils
TAPER LE CARACTÈRE CORRESPONDANT À L'OUTIL VOULU AU CLAVIER
l'action liée à l'outil s'effectue
4. ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION
Si une action n'a pas le résultat escompté, il est possible de l'annuler avec le clavier mais
immédiatement après.
5. RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION
Une action peut être répétée sur une autre sélection mais immédiatement après.

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 37
Dans l'utilisation d'ACCESS, deux cas de figures principaux sont à distinguer :
Vous devez utiliser une base existante et à partir de cette base, recueillir et synthétiser
des informations (1 ère partie de cet ouvrage).
Vous devez créer une base de données simple (2 ème partie de cet ouvrage) ou plus complexe
(voir "Access 2019 Développer une application") pour gérer de manière optimale un certain nombre
d'informations
Dans le premier cas de figure, les connaissances à acquérir sont moins importantes que dans
le second ; dans le deuxième cas de figure, il est nécessaire de bien avoir assimilé toutes les
connaissances liées au premier cas
La base de données à utiliser peut faire l'objet d'un programme complet avec des menus
spécifiques donnant accès à toutes les fonctionnalités de l'application. Il est alors plus souvent
nécessaire de savoir extraire les données et les synthétiser avec Excel que de connaître les
fonctionnalités spécifiques et plus complexes d'ACCESS.
1. OUVERTURE D'UNE BASE EXISTANTE
L'ouverture de la base de données permet d'y accéder pour la consulter ou la modifier.
MENU FICHIER
SUR UN DES FICHIERS PROPOSÉS (bases dernièrement utilisées ou épinglées)
la base s'ouvre aussitôt
OU
DANS LE VOLET DE GAUCHE
SUR
SUR
SÉLECTIONNER LE DOSSIER PUIS LE FICHIER
SUR
Ouvrir la base de données "NORTHWIND 2019" dans le dossier "EXERCICES" en utilisant
offre plusieurs possibilités qui s'affichent en cliquant sur le triangle bas
à droite
du bouton de commande
ouvre en accès partagé (autorise l'accès à d'autres utilisateurs)
ouvre en lecture seule (interdit toute modification)
ouvre en accès exclusif (interdit l'accès à d'autres utilisateurs)
combine les deux modes précédents

2. FERMETURE DE LA BASE
L'ouverture d'une autre base de données ferme automatiquement la base en cours.
La case de fermeture ferme à la fois la base en cours et ACCESS. Il peut cependant y avoir
plusieurs sessions ACCESS simultanées.
MENU FICHIER
DANS LE VOLET DE GAUCHE
SUR
Fermer la base de données "NORTHWIND 2019" avec le menu "fichier"
Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word, Excel, Powerpoint…, toute
modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les modifications de
structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être explicitement enregistrées
3. ACTIVATION DU CONTENU
Une base qui est automatisée propose des menus et possède des macros et des modules Visual
Basic qui sont automatiquement désactivés lorsqu'on ouvre la base dans ACCESS. Le message
ci-dessous apparait alors sous le ruban à l'ouverture d'une telle base. Vous pouvez activer ce
contenu si vous êtes sûr des fichiers ouverts (par exemple pour les exercices liés à ce livre).
BOUTON GAUCHE
SUR
(à la fin du message)
une fois la base reconnue comme fiable, l'avertissement n'est plus affiché
Si vous êtes vigilant sur l'origine des fichiers que vous recevez (fichiers Word, Excel, Access, …),
vous pouvez réactiver globalement l'exécution des macro-commandes en allant dans
, puis dans le volet gauche et enfin sur
sécurisée, de désigner les fichiers approuvés dans
Il suffit alors de cocher dans
emplacements approuvés dans .
ou de manière plus
ou les
Si la base fait l'objet d'un programme complet et homogène, il est déconseillé de manipuler les
données hors des menus car d'éventuels contrôles de validité ou de cohérence sont alors courtcircuités,
ce qui peut provoquer des dommages irréparables dans la cohérence de la base. Les
commandes ACCESS ne doivent alors être éventuellement utilisées qu'à des fins d'extraction de
données dans un objectif de synthèse ou de manipulation externe

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 39
Si vous ne l'avez déjà fait, activer le contenu actif de la base "NORTHWIND 2019"
Sélectionner l'employé de votre choix dans la liste et connectez-vous
Tester les menus et les commandes de la base
Si le contenu actif de la base (menus) est activé, les commandes propres à l'application même
ont été le plus souvent désactivées, ce qui réduit les risques de mauvaise manipulation
4. ONEDRIVE
OneDrive est un espace de stockage en ligne (cloud) synchronisé automatiquement avec votre
machine locale. Il met actuellement à disposition 15 Go plus 15 go pour les photos gratuitement
et 1 024 Go supplémentaire avec un abonnement Office 365. Il bénéficie des applications
Microsoft 365 mais cet ensemble ne comprend pas d'application Access On Line. La structure
d'Access est en effet incompatible avec le web.
Cependant, des fichiers Access peuvent être stockés sur OneDrive et leur version locale peut
être accédée avec l'application locale de Access. Ce qui garantit leur disponibilité.
MENU FICHIER
DANS LE VOLET DE GAUCHE
SUR
SUR
SÉLECTIONNER LE DOSSIER PUIS LE FICHIER
SUR

Les formulaires permettent de saisir, modifier et consulter les données.
ONGLET DU FORMULAIRE
MENU DU FORMULAIRE
DONNÉES DE
L'ENREGISTREMENT EN COURS
FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER
LES ENREGISTREMENTS
1. MODES D'AFFICHAGE
Le formulaire peut être affiché selon plusieurs modes mais c'est le mode "FORMULAIRE" qui
permet la saisie ou la modification simple des données.
FORMULAIRE : le formulaire est affiché prêt à être utilisé, le plus souvent présentant les
données d'un seul enregistrement et dans sa propre fenêtre
FEUILLE DE DONNÉES : le formulaire présente les données comme dans une feuille Excel
PAGE : c'est le mode de finalisation du formulaire créé dans lequel on peut modifier la
structure et la présentation avec les données affichées
CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure du formulaire.

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 41
BOUTON GAUCHE
DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU
VOLET DE NAVIGATION
SUR LE NOM DU FORMULAIRE
le formulaire est affiché en mode formulaire si
ce mode est disponible, dans le mode "feuille
de données" sinon
BOUTON DROIT
DÉROULER LES OBJETS "FORMULAIRES" DU
VOLET DE NAVIGATION
SUR LE FORMULAIRE
le formulaire est affiché en mode formulaire
D'autres modes sont disponibles : le mode "TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE" et le mode
"GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE"
Une fois le formulaire ouvert (en mode formulaire), l'affichage peut être modifié avec les icônes en
bas et à droite de l'écran.
FORMULAIRE AFFICHÉ
SUR L'ICÔNE DE MODE VOULU
ICÔNES D'AFFICHAGE (en bas et à droite)
MODE FORMULAIRE
MODE FEUILLE DE DONNÉES
MODE PAGE
MODE CRÉATION
Ouvrir la base de données "NORTHWIND 2019" et Fermer le formulaire de connexion
Ouvrir le formulaire "LISTE DES EMPLOYÉS"
L'afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES", "PAGE", "FORMULAIRE" puis le fermer
2. NAVIGATION DANS LES DONNÉES
La navigation en mode "FORMULAIRE", s'effectue à l'aide des cases de défilement en bas à
gauche du formulaire.
CASES DE DÉFILEMENT
La touche permet de passer d'une zone de saisie à une autre
Des boutons ou des liens gèrent des actions
Une zone en bas du formulaire permet de gérer l'affichage des données
1 ER ENREGISTREMENT
DERNIER
ENREGISTREMENT
NOUVEL
ENREGISTREMENT
NUMÉRO D'
ENREGISTREMENT
ACTUEL
ENREGISTREMENT
SUIVANT
ÉTAT DU FILTRE
CHERCHER UN
ENREGISTREMENT
Ouvrir le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2019", Faire
défiler les enregistrements dans un sens puis dans l'autre
Aller au dernier enregistrement puis revenir au premier

3. MODIFICATION DES DONNÉES
Pour modifier les données en mode "FORMULAIRE", il faut se positionner sur les données à
modifier puis faire la modification. Cette modification est immédiatement prise en compte
(enregistrée) dans la table correspondante.
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC LES CASES DE DÉFILEMENT
SE DÉPLACER JUSQU'AU CHAMP VOULU AVEC LA TOUCHE
SAISIR LES NOUVELLES INFORMATIONS
le déplacement sur un autre champ valide automatiquement la modification
Il est conseillé d'utiliser la touche plutôt que cliquer avec la souris dans le champ car
présélectionne la totalité du champ et la nouvelle saisie remplace ainsi globalement l'ancienne
Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur, la touche du clavier
rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche
"accès rapide" (si vous êtes passés au champ suivant)
de la barre d'outils
Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2019",
faire défiler les enregistrements jusqu'à l'employée "Michelle Freehafer" et remplacer le
département par "50" et le code postal par "50000"
4. AJOUT D'UN NOUVEL ENREGISTREMENT
L'ajout d'un enregistrement consiste ici à renseigner les champs d'un formulaire vierge.
ZONE DÉFILEMENT
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
SUR (nouvel enregistrement vide) DANS LA ZONE DE DÉFILEMENT
SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION PUIS
SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT ENTRE CHAQUE SAISIE
le de changement de champ valide la saisie
L'intérêt de passer par le formulaire pour saisir les données est que d'une part, il est facile de
juger de la cohérence des données, celles-ci concernant toutes le même enregistrement et que
d'autre part, le programmeur qui a conçu le formulaire a prévu des masques de saisie et des
vérifications quant à la nature des données saisies, limitant ainsi les sources d'erreur
Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2019"
Créer un nouvel enregistrement avec les informations telles que ci-après
Fermer le formulaire

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 43
5. SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT
Une base de données évolue et s'il est courant d'ajouter de nouveaux enregistrements, il est
aussi nécessaire de supprimer ceux qui n'ont plus cours ; le ruban permet d'effectuer cette
opération (pour éviter tout risque de manipulation erronée dans une application, cette suppression passe alors le
plus souvent par un bouton ou un menu spécifique prévu par le développeur).
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
EN MODE "FORMULAIRE ENREGISTREMENT AFFICHÉ
SUR
DE
SUR
POUR VALIDER
Si le formulaire est en mode tabulaire, il suffit de sélectionner la ligne concernée avant
de choisir .
6. RECHERCHE DE DONNÉES
Sur une base importante, il n'est pas toujours possible de faire défiler les enregistrements pour
retrouver l'information désirée ; le plus simple est alors d'utiliser la zone de recherche.
ZONE DÉFILEMENT
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
SUR (extrémité de la zone de défilement)
SAISIR UN À UN LES CARACTÈRES DE LA RECHERCHE
les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure quel que soit le champ qui les contient

Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2019"
Afficher le premier enregistrement
Rechercher l'enregistrement contenant le nom "dupont"
Il est inutile de se positionner sur le champ concerné ; la recherche s'effectue sur tous les
champs du formulaire
7. TRI DES ENREGISTREMENTS
Bien que dans une base gérée par un menu et des boutons, l'ordre des informations du
formulaire est défini lors de son affichage, cet ordre peut être modifié.
BOUTON DROIT
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
POINTER SUR LE CHAMP À PARTIR DUQUEL LE TRI DOIT ÊTRE EFFECTUÉ
OU
SUR LE TYPE DE TRI (croissant ou décroissant)
les données sont triées dans l'ordre croissant ou décroissant du champ
Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Trier les enregistrements par ordre croissant de nom de famille puis par ordre
décroissant de prénom
8. FILTRAGE DES ENREGISTREMENTS
Filtrer les enregistrements consiste à n'afficher que les enregistrements correspondant à des
critères définis. Un formulaire ouvert propose des fonctionnalités simplifiées de filtrage.
BOUTON DROIT
FORMULAIRE OUVERT (en mode formulaire)
AFFICHER LA VALEUR SERVANT DE BASE AU FILTRAGE
POINTER SUR LE CHAMP À PARTIR DUQUEL LE FILTRE DOIT ÊTRE EFFECTUÉ
SUR LE TYPE DE FILTRE (égal, différent, contient, ne contient pas)
seuls les enregistrements satisfaisant le critère de tri sont affichés
SUR
(zone de défilement) POUR ANNULER LE FILTRE
Pour n'afficher dans le formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2019" que les employés
habitant Cherbourg
Afficher un employé habitant Cherbourg
Pointer sur le champ "VILLE", là où il est indiqué "Cherbourg"
Faire un puis un sur

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 45
Pour réafficher tous les enregistrements, ne pas oublier de cliquer dans la zone de défilement sur
qui devient alors
et affiche la totalité des enregistrements
sur
filtre avec le dernier filtre utilisé
Dans le même formulaire "DÉTAILS DE L'EMPLOYÉ" de la base "NORTHWIND 2019"
N'afficher que les employés habitant "Chambéry" puis annuler le filtre
N'afficher que les employés n'habitant pas "Chambéry" puis annuler le filtre
Ces requêtes permettent de visualiser dans l'ordre désiré les données issues d'une ou plusieurs
tables en mode "FEUILLE DE DONNÉES". C'est un outil indispensable pour extraire les données
désirées d'une base pour les présenter de manière synthétiques (dans un tableau Excel par
exemple).
elles permettent de
visualiser ou modifier des parties de tables pour des champs spécifiques
sélectionner les enregistrements sur lesquels on veut agir
trier des enregistrements
interroger plusieurs tables et regrouper les données sur une seule feuille
effectuer des calculs sur des données
utiliser d'autres requêtes si les calculs sont complexes
générer des graphiques
Les requêtes de sélection permettent d'extraire d'une ou plusieurs tables les enregistrements
correspondant aux critères définis dans la requête.
La requête de sélection est préalable à tout autre type de requête et permet de s'assurer que les
enregistrements qui vont être ajoutés, modifiés ou supprimés sont bien ceux que l'on souhaite
La requête se fait en mode "CRÉATION" ; son résultat s'affiche en mode "FEUILLE DE DONNÉES"
FEUILLE DE DONNÉES
MODE CRÉATION
CODE SQL CORRESPONDANT

FEUILLE DE DONNÉES : les informations de la table sont affichées sous forme d'une feuille
très semblable à une feuille de travail Excel. Dans ce mode, les données peuvent être
affichées et manipulées
SQL : Le code Sql correspondant à la requête est affiché et peut être modifié directement
si l'on connaît ce langage
CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de la requête.
BOUTON GAUCHE
DÉROULER LES OBJETS "REQUÊTES" DU VOLET
DE NAVIGATION
SUR LE NOM DE LA REQUÊTE
la requête s'affiche en "feuille de données"
BOUTON DROIT
DÉROULER LES OBJETS " REQUÊTES " DU VOLET
DE NAVIGATION
SUR LA REQUÊTE
la requête s'affiche en "feuille de données
1. ASSISTANT
C'est un moyen pratique et simple de construire une requête étape par étape, surtout lorsque
l'on débute.
GROUPE "REQUÊTES" (3 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SUR
les assistants pour les différents types de requête s'affichent
SUR
POUR VALIDER
1 -SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA
REQUÊTE DONT ON VEUT SÉLECTIONNER
LES CHAMPS
3 - POUR PRENDRE
LE CHAMP SÉLECTIONNÉ
CHAMPS SÉLECTIONNÉS
2- SÉLECTIONNER LE CHAMP
DE LA TABLE OU LA REQUÊTE

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 47
BOUTON GAUCHE
1 - SÉLECTIONNER LA TABLE AVEC
si une table est déjà ouverte, c'est celle-ci qui est proposée par défaut
2- SÉLECTIONNER LE CHAMP
3 - SUR
le champ passe dans la liste des champs sélectionnés
RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP DÉSIRÉ
SUR
SUR
SUR
À partir de la table "EMPLOYÉS" de la base "NORTHWIND 2019"
Sélectionner les champs "NOM, "PRÉNOM", "SOCIÉTÉ" et "VILLE"
Afficher les données extraites en mode "FEUILLE DE DONNÉES" puis en mode "CRÉATION"
Fermer la requête sans l'enregistrer
2. MODE CREATION
La création de la requête sans assistant est à peine plus compliquée.
GROUPE "REQUÊTES" (3 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SUR
une boite de dialogue permettant de choisir les tables ou les requêtes à ajouter s'affiche
SUR LA TABLE À AJOUTER PUIS
RÉPÉTER L'OPÉRATION AUTANT DE FOIS QUE NÉCESSAIRE PUIS

Il faut alors ajouter les champs.
BOUTON GAUCHE
DANS LE VOLET SUPÉRIEUR FIGURE UNE BOÎTE CONTENANT LA LISTE DES CHAMPS DE LA
TABLE SOURCE
SUR LE CHAMP À AJOUTER DANS LA REQUÊTE
OU
SUR LE CHAMP PUIS GLISSER LE CHAMP JUSQU'À LA GRILLE D'INTERROGATION
OU
SUR LA ZONE CHAMP DE LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur)
DANS UN CHAMPS VIDE PUIS SUR DE LA ZONE CHAMP POUR DÉROULER LA LISTE
SUR LE CHAMP À AJOUTER
Il est aussi possible d'utiliser
des paramètres de requête
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", créer une nouvelle requête à partir de la table
"EMPLOYÉS"
Prendre les champs "SOCIÉTÉ", "NOM", "PRÉNOM" "VILLE" et "FONCTION"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 49
La liste des tables peut être réaffichée à tout moment.
ONGLET "CRÉER" (dernier onglet)
GROUPE "PARAMÈTRES DE REQUÊTES" (3 ème bloc)
SUR
3. ENREGISTREMENT
ACCESS demande à la fermeture de l'onglet ou de la base d'enregistrer la requête, ce à quoi il
faut répondre "oui" et la nommer. Néanmoins, il est plus prudent de le faire dès que la requête
est un peu avancée, puis régulièrement si elle est complexe.
BOUTON DROIT
SUR L'ONGLET DE LA REQUÊTE
SUR
BARRE "ACCÈS RAPIDE"
ONGLET DE LA REQUÊTE ACTIVÉ
SUR
La première fois qu'on l'enregistre, il faut donner un nom à la requête ; une fois fermée,
sur son nom, dans le volet de navigation, permet de la renommer
Les données n'ont pas besoin d'être enregistrées et sont mises à jour en temps réel alors que les
éléments de structure doivent être enregistrés pour que les modifications apportées soient
conservées
Enregistrer la requête en cours sous le nom "requete employes 1"

4. CHAMPS
La requête étant en mode création, les champs de la requête peuvent être manipulés.
a) SELECTION DES CHAMPS
Si l'on a besoin de tous les champs d'une table, Il est possible de les prendre en une seule fois.
BOUTON GAUCHE
SUR L'ÉTOILE " " 1 ER ÉLÉMENT DE LA LISTE DES CHAMPS
OU
DANS LA GRILLE D'INTERROGATION (volet inférieur) DANS UNE COLONNE VIDE
SUR PUIS SUR "NOMDELATABLE.*" 1 ER ÉLÉMENT DE LA LISTE (EX : )
Il peut être utile de prendre tous les champs en une seule fois mais en les faisant figurer
individuellement dans la requête.
BOUTON GAUCHE
SUR L'ENTÊTE DE LA TABLE
tous les champs sont alors sélectionnés
LES CHAMPS DANS LA GRILLE D'INTERROGATION
Plusieurs champs de la liste déroulante peuvent être ajoutés simultanément, en maintenant la
touche enfoncée pendant la sélection.
La touche permet de sélectionner un bloc de champs consécutifs dans la liste
b) ORDRE DES CHAMPS
L'ordre d'affichage des champs gagne à être déterminé dès la création de la requête.
BOUTON GAUCHE
AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP (forme du pointeur ) POUR SÉLECTIONNER LE
CHAMP (faire éventuellement glisser à droite ou à gauche sur les colonnes adjacentes pour
sélectionner plusieurs champs) ne pas relâcher la souris
FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LA PARTIE SUPÉRIEURE DE LA COLONNE
DES CHAMPS À LEUR NOUVELLE POSITION (forme )

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 51
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019
Classer les champs comme suit :
c) SUPPRESSION DES CHAMPS
Les champs insérés par erreur dans la requête sont aisés à enlever.
SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS
(dans la grille d'interrogation - volet bas)
APPUYER SUR LA TOUCHE DU CLAVIER
ONGLET "CRÉER" (dernier)
GROUPE "PARAMÉTRAGE DE REQUÊTES" (3 ème )
SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS (ou
simplement dans le champ)
SUR
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Supprimer le champ "FONCTION" puis enregistrer
d) RENOMMER UN CHAMP DE REQUÊTE
Afin d'améliorer la lecture de la feuille de données, il est possible de modifier les noms des
champs affichés (Les noms d'origine demeurent intacts dans leurs tables respectives).
BOUTON GAUCHE
À GAUCHE DU CHAMP À MODIFIER (dans la grille d'interrogation - volet bas)
SAISIR LE NOUVEAU NOM (ÉTIQUETTE) SUIVI D'UN DOUBLE-POINT ":"
LAISSER LE NOM DE CHAMP DE LA TABLE À LA SUITE DU DOUBLE-POINT (EX : )
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Renommer le champ "NOM" en "PATRONYME"
Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer
"PATRONYME" EST
AFFICHÉ AU LIEU DE "NOM"

Si un champ utilisé dans la requête possède une légende définie dans la table (propriété de champ), la
légende s'affiche au lieu de l'étiquette et malgré la requête. Penser alors si nécessaire à aller mettre
une légende directement dans les propriétés du champ de la requête
Pour afficher une colonne vide avec un titre pour remplissage manuel ultérieur, il suffit de créer une
nouvelle colonne avec le nom souhaité suivi de ": Null"
e) CHAMPS CONCATÉNÉS
Un nouveau nom peut être calculé à partir de plusieurs champs ; il faut alors utiliser l'opérateur
de concaténation symbolisé par le signe "&" (chiffre 1 du pavé alphabétique) ou le symbole "+"
(touche +) et encadrer chaque nom de champ de crochets [ ].
Pour que les 2 champs ne soient pas collés, il est souvent nécessaire de les séparer par un
espace qui doit, dans la formule, être entre guillemets " ".
Pour afficher le nom complet de l'employé, la formule à utiliser est la suivante :
NOUVEAU NOM
OPÉRATEUR DE CONCATÉNATION
ESPACE ENTRE NOM ET PRÉNOM
CROCHETS DU
NOM DE CHAMP
Les noms de champ peuvent être difficiles à orthographier ou peuvent ne pas être ce qu'ils
paraissent (espace avant ou après inclus - par erreur ? - dans le nom : ex : champ "nom") ; Ne pas
hésiter à faire des copier/coller des noms de champ si un problème se pose.
Un avec la forme sur le bord droit en haut d'un champ sélectionné ajuste la
largeur de la colonne de champ aux données contenues (quelquesoit le mode)
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019",
Mettre le champ "Fonction en premier, supprimer les champs "patronyme" et "Présent"
puis créer "NOM COMPLET" regroupant les champs "NOM" et "préNOM" (séparés par un espace)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 53
Il ne faut pas utiliser certains noms réservés par ACCESS (champs nommés "Nom", "Note", …)
f) AFFICHER / NE PAS AFFICHER UN CHAMP
On peut désirer ne pas afficher dans la feuille de données un champ inclus dans la requête.
BOUTON GAUCHE
SUR LA CASE À COCHER À L'INTERSECTION DE LA LIGNE "AFFICHER" ET DE LA
COLONNE DU CHAMP (dans la grille d'interrogation - volet bas)
RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES CHAMPS DEVANT ÊTRE AFFICHÉS OU NON
seuls les champs cochés sont affichés
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Ne plus afficher le champ "SOCIÉTÉ"
Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer

5. TRI SUR UN CHAMP
Pour visualiser des informations dans un ordre précis, il faut indiquer en mode création l'ordre
d'affichage des données.
BOUTON GAUCHE
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE "TRI" ET DE LA COLONNE À TRIER
SUR
SÉLECTIONNER L'ORDRE DE TRI
La liste apparaît triée en mode feuille de données pour le champ spécifié
ICI
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Afficher en premier le champ "NOM COMPLET" puis trier les données à partir de ce champ
Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer
Le tri sur plusieurs champs s'effectue en mettant les champs de tri dans l'ordre de tri.
BOUTON GAUCHE
METTRE LES CHAMPS DANS L'ORDRE DE TRI (en déplaçant les colonnes)
SUR À L'INTERSECTION DE LA LIGNE "TRI" ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP DE
TRI
SÉLECTIONNER L'ORDRE DE TRI
RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP
En mode "feuille de données", la liste s'affiche triée pour les champs spécifiés

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 55
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Afficher les champs dans l'ordre : "VILLE", "CodePostal", "NOM COMPLET" et "FONCTION"
Trier les données par "VILLE" croissante et par "NOM COMPLET" croissant
Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer
Il est impossible d'effectuer un tri sur certains types de champ (mémo, Ole, …)
Pour afficher des données dans un ordre différent du critère de tri, il faut d'abord mettre les champs
du critère de tri avec leur type de tri mais non affichés puis les champs dans l'ordre d'affichage (ce
qui amène à mettre 2 fois les champs servant au tri à 2 endroits différents)
Dans base en cours "NORTHWIND 2019"
Effectuer sur la table " EMPLOYÉS " la requête qui affiche le résultat ci-dessous
l'enregistrer puis la fermer

6. CRITÈRES DE SÉLECTION
Pour obtenir les données que l'on souhaite, il faut définir des critères de sélection ; ils sont
élaborés avec des opérateurs de comparaison (=, Comme, Entre, …) et combinés à l'aide
d'opérateurs logiques (Et, Ou, Pas, …).
Les principaux opérateurs de comparaison des données sont : = (égal), Comme, Entre, <
(inférieur), > (supérieur), (différent), …
Les principaux opérateurs logiques sont : Et, Ou, Pas, … Ils peuvent être combinés entre eux de
manière explicite (au sein d'une même colonne) ou implicite (sur des colonnes ou des lignes différentes)
a) = (ÉGAL)
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
À L'INTERSECTION LIGNE DE CRITÈRES / COLONNE DU 1 ER CHAMP DE CRITÈRE
SAISIR LE CRITÈRE
Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte"
RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ
En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés
si le critère est de type "texte", Access l'encadre d'apostrophes ; s'il est de type "date", il est
encadré de dièses et s'il est de type "numérique", il est affiché tel quel
Pour sélectionner uniquement les enregistrements correspondant au critère Ville=Cherbourg, la saisie
peut s'effectuer de plusieurs manières (casse indifférente) :
Cherbourg
= Cherbourg
="Cherbourg"
"Cherbourg"
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Supprimer les champs "NOM" et "PRÉNOM" s'ils figurent encore
N'afficher que les employés habitant "CHERBOURG"
Afficher en mode "FEUILLE DE DONNÉES" pour vérifier puis enregistrer
CRITÈRE
CHAMP DE
CRITÈRE *

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 57
Pour rechercher une valeur précise existante, faire un copier/coller à partir de la feuille de données
b) COMME "…"
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP DE
CRITÈRE
SAISIR LE CRITÈRE EN UTILISANT LES CARACTÈRES GÉNÉRIQUES ADAPTÉS
Bien respecter espacement et accentuation pour les champs de type "texte"
RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ
En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés
CARACTÈRES GÉNÉRIQUES
? Remplace un Caractère unique à son emplacement
* Remplace un ou plusieurs caractères
# Remplace un Chiffre unique à son emplacement
[ ] Remplace une liste de caractères
[! ] Remplace une liste de caractères à exclure
ch?r
c*r*
CH*
Cherbourg
Colmar, Cherbourg, Chambéry
Cherbourg, Chambéry
#ème 3ème ou 4ème …
ch*r[!y] Cherbourg mais pas Chambéry
Tester les cas de figure cités dans l'exemple ci-dessus
c) ENTRE VAL1 ET VAL2
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP DE
CRITÈRE
SAISIR LE CRITÈRE EN PRÉCISANT LES 2 BORNES DE L'INTERVALLE
RÉPÉTER ÉVENTUELLEMENT L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP CONCERNÉ
En mode "feuille de données", seuls les enregistrements satisfaisant les critères sont affichés
La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est compris entre
73000 et 74000 (limites comprises)

Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Réaliser la requête ci-avant puis la fermer sans l'enregistrer
d) EST NULL - EST PAS NULL
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DE LA COLONNE DU 1 ER CHAMP DE
CRITÈRE
SAISIR LE CRITÈRE "EST NULL" OU "EST PAS NULL"
Permet de sélectionner les enregistrements dont le champ concerné contient ou non des valeurs
La requête ci-dessous affiche les employés dont le champ "Notes" ne contient aucune information
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", créer une nouvelle requête telle que ci-dessus
(sans fermer la précédente)
Afficher les employés dont le champ "NOTES" est vide
Fermer la requête sans l'enregistrer
Ce critère peut être utilisé pour tous les types de champs
e) "ET"
Lorsque deux critères sont sur une même ligne, les enregistrements doivent satisfaire à la fois
chacun des critères.
La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ayant pour fonction "représentant
commercial"
LES CRITÈRES SUR UNE MÊME LIGNE SONT DE TYPE "ET"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 59
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Réaliser la requête ci-dessus
"ET" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.
La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est supérieur à
60000 et inférieur ou égal à 74000
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Réaliser la requête ci-avant
f) "OU"
Lorsque deux critères sont sur des lignes différentes, il est créé un premier groupe
d'enregistrements correspondant au premier critère auquel s'ajoute un deuxième groupe
d'enregistrements satisfaisant au deuxième critère.
La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ainsi que les employés ayant pour
fonction "représentant commercial" (quelle que soit leur ville)
LES CRITÈRES SUR DES LIGNES
DIFFÉRENTES SONT DE TYPE "OU"
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Réaliser la requête ci-dessus

"OU" peut aussi être utilisé au sein d'une même colonne.
La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg ou Colmar ainsi que les employés
ayant pour fonction "représentant commercial"
LES CRITÈRES SUR DES
LIGNES DIFFÉRENTES
SONT DE TYPE "OÙ"
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Réaliser la requête ci-dessus
g) "ET" et "OU"
Lorsqu'il y a des critères à la fois sur une même ligne et sur des lignes différentes, il est formé
autant de groupes d'enregistrements que de lignes de critères.
La requête ci-dessous affiche les employés habitant Cherbourg quelle que soit leur fonction et ceux
habitant Colmar ayant pour fonction "représentant commercial"
LES CRITÈRES SUR UNE MÊME
LIGNE SONT DE TYPE "ET"
LES CRITÈRES SUR DES LIGNES
DIFFÉRENTES SONT DE TYPE
"OÙ"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 61
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Réaliser la requête ci-avant
h) "ET" et " OU " DANS PLUSIEURS CHAMPS DE CRITÈRE
Tous ces critères peuvent être combinés pour obtenir le résultat voulu.
La requête ci-dessous affiche les employés habitant une ville dont le code postal est strictement
supérieur à 60000 et inférieur ou égal à 74000, exerçant la profession de "représentant commercial"
ou de "Vice-président des ventes" quelle que soit leur ville ainsi que les employés exerçant la
profession de "représentant commercial" habitant Cherbourg
Dans la requête en cours "EMPLOYÉS REQUETE1" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Réaliser la requête ci-avant, l'enregistrer et la fermer

7. CALCULS ET REGROUPEMENTS
Les requêtes permettent d'effectuer des calculs à partir de tous les enregistrements ou de
regroupements spécifiques de ces mêmes enregistrements.
a) CALCULS
Les requêtes permettent de créer des "champs calculés" (qui n'ont d'existence qu'au sein de la
requête) pour effectuer des calculs. Pour ces calculs peuvent être utilisés les opérateurs
arithmétiques classiques + (addition), - (soustraction), * (multiplication), / (division réelle), \ (division
entière), … et les fonctions intégrées d'Access ANNÉE(), MOIS(), JOUR(), MAINTENANT(), …
À partir de la table "COMMANDES", il est possible de calculer les délais de livraison en soustrayant la
date d'expédition à la date de commande
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019"
Réaliser la requête ci-dessus à partir de la table "COMMANDES"
L'enregistrer sous le nom "Commandes Délais de livraison
Une valeur peut être complétée d'une unité (ou de n'importe quel texte) en utilisant l'opérateur de
concaténation de chaînes de caractères : "&"
OPÉRATEUR DE
CONCATÉNATION
Dans la requête en cours "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Réaliser la requête ci-dessus (idem que précédemment mais avec l'unité "jour")
L'enregistrer puis la fermer
Le résultat est aligné à gauche car ce n'est plus une valeur numérique mais le résultat d'une
concaténation, donc une chaine de caractères

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 63
b) OPERATIONS
Cette fonctionnalité permet de faire des calculs sur un champ. Selon la nature du champ, ce
peut être une somme, une moyenne ou le nombre des enregistrements.
ONGLET "CRÉER" (le dernier des 2)
GROUPE "AFFICHER/MASQUER" (dernier bloc)
SUR (idem pour l'enlever - le menu contextuel propose le même outil)
une ligne s'affiche en dessous de la ligne "table"
SUR CETTE LIGNE DANS LA COLONNE DU CHAMP SOUHAITÉ
SUR
DE
CHOISIR L'OPÉRATION (FONCTION) PARMI CELLES PROPOSÉES
les opérations dépendent du type de champ
Pour effectuer un calcul sur la totalité des enregistrements, ne pas laisser de regroupement et
préciser l'opération pour chaque champ concerné.
Créer une nouvelle requête à partir de la table "COMMANDES" dans la base en cours
"NORTHWIND 2019"
Insérer les champs "RÉF COMMANDE", "DATE DE COMMANDE", "DATE DE COMMANDE" une 2 ème
fois et "FRAIS D'EXPÉDITION"
L'enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition regroupements"
Faire le calcul du nombre de commandes, de la date de la première et de la dernière
commande et de la moyenne des frais d'expédition - Enregistrer et fermer la requête
Pour faire plusieurs calculs sur un même champ, il faut le répéter pour chaque calcul
Bien nommer les champs en fonction de leur résultat soit par leur étiquette suivi de doublepoint,
soit en utilisant la propriété "LÉGENDE" du champ dans la requête

c) REGROUPEMENTS
Pour effectuer une opération sur un groupe d'enregistrements, il faut laisser "REGROUPEMENT" dans
le(s) champ(s) identifiant le groupe d'enregistrements.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
SUR LA LIGNE "OPÉRATIONS"
INDIQUER REGROUPEMENT DANS LA COLONNE DU OU DES CHAMPS SERVANT DE BASE AUX
CALCULS (pour lequel un calcul sera effectué à chaque changement de valeur)
INDIQUER LE TYPE D'OPÉRATION POUR LES AUTRES CHAMPS (COMPTE, SOMME…)
AFFICHER EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"
Pour calculer le total des frais d'expédition par client et par ville, il faut laisser "REGROUPEMENT" dans les
champs "VILLE D'EXPÉDITION", "RÉF CLIENT" et "NOM D'EXPÉDITION" et préciser la fonction "SOMME" en tant
qu'opération dans le champ "FRAIS D'EXPÉDITION"
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019",
Créer une nouvelle requête et réaliser l'exemple ci-dessus
L'Enregistrer sous le nom "Commandes Frais expédition"
Des en-têtes reprenant les types d'opérations apparaissent par défaut dans la feuille de
données
. Il est préférable de les renommer ou de mettre une
légende au niveau des propriétés du champ

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 65
Des critères peuvent être appliqués au regroupement.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
SUR LA LIGNE "CRITÈRES", RAJOUTER LES CRITÈRES VOULUS DE LA MANIÈRE CLASSIQUE
AFFICHER EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"
Dans la requête en cours "COMMANDES FRAIS EXPÉDITION" de la base "NORTHWIND 2019"
Calculer le total des frais d'expédition par client pour Chicago et Saumur lorsque ce total est différent
de "0", enregistrer la requête sous le nom "COMMANDES FRAIS EXPÉDITION CHICAGOSAUMUR" puis la fermer
Il est également possible de réaliser des calculs sur des groupes construits à partir
d'expressions, et éventuellement d'y associer des critères de sélection.
La fonction "MOIS" détermine le mois d'une date (la fonction "Année" détermine l'année) et
s'exprime sous la forme :
NOUVEAU NOM
FONCTION
PARENTHÈSES
(DE LA FONCTION)
CHAMP
CROCHETS
(DU CHAMP)
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019",
Créer une nouvelle requête à partir de la table "COMMANDES"
Ajouter 2 fois le champ "DATE D'EXPÉDITION" puis calculer pour chaque mois de chaque
année le total des frais d'expédition lorsque ce total est différent de 0 en utilisant les
fonctions "ANNÉE()" et "MOIS()"
L'enregistrer sous le nom " COMMANDES FRAIS EXPÉDITION PAR AN" puis la fermer

Bien évaluer la pertinence des résultats : les requêtes sous ACCESS fournissent quasiment toujours un
résultat mais, si la requête est mal formulée, ce résultat peut être incohérent (notamment la fonction
"compte" qui compte simplement le nombre d'enregistrements du groupe)
d) CRITÈRES MULTITABLES
Pour obtenir les informations désirées, il est souvent nécessaire d'utiliser plusieurs tables. Les
principes restent les mêmes et les liaisons d'origine entre les tables sont automatiquement
reprises dans la requête.
Pour obtenir la liste des commandes clients pour la période du 10 Avril 2019 au 25 Avril 2019, il faut
afficher les tables "CLIENTS "et "COMMANDES"
la relation entre les 2 s'affiche sous forme d'un lien :
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019",
Créer une nouvelle requête à partir des tables "CLIENTS" et "COMMANDES" comme ci-dessus
L'enregistrer sous le nom "Clients Commandes" et la fermer
Bien vérifier que les liens entre les tables sont présents pour que le résultat généré soit cohérent.

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 67
8. GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION
Le générateur d'expression affiche dans une fenêtre spécifique les critères avec les opérateurs,
fonctions et opérandes (opérateurs arithmétiques, opérateurs logiques, objets de la base, champ des tables et
requêtes, fonctions par type, …).
ONGLET "CRÉER" (le dernier des 2)
GROUPE "PARAMÈTRES DE REQUÊTES" (3 ème bloc)
À L'INTERSECTION DE LA LIGNE DE CRITÈRES ET DU CHAMP CONCERNÉ
SUR
DANS LE RUBAN
le générateur d'expression s'affiche
EXPRESSION EN COURS
DÉTAIL DE LA SÉLECTION
DE LA 1ÈRE COLONNE
FONCTIONS
OBJETS DE
LA BASE
OPÉRATEURS
CONCATÉNATION
DE CHAINES
OPÉRATEURS
LOGIQUES
EXEMPLE DE FONCTIONS D'AGRÉGATION (regroupement sql)
SOMME
MOYENNE
MIN
MAX
COMPTE
ECARTYPE
VAR
PREMIER
DERNIER
Calcule la somme des valeurs d'un champ (numérique)
Calcule la moyenne des valeurs d'un champ (numérique)
Détermine la plus petite valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)
Détermine la plus grande valeur d'un champ (sauf mémo, Ole…)
Calcule le nombre de valeurs non nulles (NULL) d'un champ (sauf mémo, Ole…)
Calcule l'écart type des valeurs d'un champ (numérique)
Calcule la variance des valeurs d'un champ (numérique)
Donne la 1 ère valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)
Donne la dernière valeur d'un champ pour les critères demandés (sauf mémo, Ole…)

Pour calculer par produit les prévisions de ventes en €, il faut créer une nouvelle requête à partir de la
table "PRODUITS".
En utilisant le générateur d'expression, créer un champ "DÉSIGNATION" correspondant au "CODE DU
PRODUIT" suivi de "NOM DU PRODUIT" (comme ci-dessous)
Créer un champ nommé "VALEUR CIBLÉE" correspondant au champ "NIVEAU CIBLÉ" multiplié par le prix
unitaire (champ "PRIX UNITAIRE") (comme ci-dessous)
puis afficher la feuille de données correspondante

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 69
…
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019",
Créer la requête de l'exemple ci-dessus puis avec le générateur d'expression
Créer un champ nommé "COÛT CIBLÉ" correspondant au "NIVEAU CIBLÉ" valorisé par le
"COÛT STANDARD" unitaire puis afficher la feuille de données correspondante
Créer un champ nommé "MARGE CIBLÉE" correspondant à la différence entre la "VALEUR
CIBLÉE" ET LE "COÛT CIBLÉ
Enregistrer la requête sous le nom "PRODUITS VALEUR CIBLE"
…
L'utilisation de champs calculés pour un autre calcul dans une même requête est déconseillée pour
des calculs complexes – Réutiliser le calcul même au lieu de sa désignation

9. EXÉCUTION
Exécuter une requête, c'est afficher son résultat en mode "FEUILLE DE DONNÉES".
Ce qui implique que l'on est en mode "création" lorsque l'on veut afficher le résultat de cette
requête
PLUSIEURS POSSIBILITÉS
sur
en bas et à droite de la fenêtre
sur qui devient ONGLET "ACCUEIL" GROUPE
"RÉSULTATS/AFFICHAGE" (1 er bloc) du ruban pour passer alternativement du mode
"CRÉATION" au mode "FEUILLE DE DONNÉES" (ou dérouler avec puis choisir)
sur ONGLET "CRÉER" (dernier onglet des 2) GROUPE "RÉSULTATS" (1er bloc) du
ruban en mode "création"
SUR L'ONGLET DE LA REQUÊTE PUIS SUR
10. PROPRIÉTÉS
Les propriétés de la requête affichent diverses informations utiles la concernant.
REQUÊTE EN MODE "CRÉATION"
POINTER DANS UNE ZONE VIDE DU VOLET
D'INTERROGATION (volet inférieur)
ONGLET "CRÉER"
(le dernier des 2)
GROUPE "AFFICHER/MASQUER"
REQUÊTE EN MODE "CRÉATION"
SUR
Les propriétés de la requête s'affichent dans un volet à droite de la fenêtre. Si la feuille de
propriétés est vide, cliquer dans un une zone vide d'un volet
PROPRIÉTÉS LES PLUS UTILES
Description Décrit la requête
Tous les champs
Affiche tous les champs de la ou des tables sélectionnée(s)
Premières valeurs Nombre de premiers enregistrements sélectionnés ou pourcentage
Valeurs distinctes Oui : Élimine les doublons
Enr unique
Filtre
Tri par
Type Recordset
Oui : Conserve les doublons
N'affiche que les enregistrements correspondant aux critères
Trie les enregistrements dans l'ordre croissant ou décroissant du ou des champs
Feuille de réponse dynamique : données modifiables
Instantané : données non modifiables

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 71
DESCRIPTION
ÉLIMINE LES
DOUBLONS
DONNÉES DES
TABLES ALORS
NON MODIFIABLES
Si le "TYPE RECORDSET" est laissé sur "FEUILLE DE RÉPONSE DYNAMIQUE" (option par défaut), les données
résultantes de la requête sont modifiables (modification sur les tables d'origine)
Dans la requête en cours "PRODUITS VALEUR CIBLE" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Faire une description et n'afficher que les 5 premières valeurs de la requête
Exécuter puis Enregistrer la requête sous le nom " PRODUITS VALEUR CIBLE 5 PREMIERS"
Annuler la sélection des 5 premières valeurs et ajouter le champ "catégorie"
Enregistrer sous le nom "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE" puis fermer les requêtes ouvertes

L'état est la meilleure solution pour obtenir des données soit de détail, soit synthétiques, lisibles
et classées (factures, devis, étiquettes, rapports d'activité, budgets, listes, …). Les états indispensables ont
souvent été inclus dans les objets de la base de données par celui qui a conçu la base mais il
peut être utile de créer un état pour répondre à de nouveaux besoins.
1. MODES D'AFFICHAGE DES ÉTATS
APERÇU AVANT IMPRESSION
PAGE
ÉTAT
CRÉATION
ÉTAT : l'état est affiché à l'écran avec les valeurs réelles
APERÇU AVANT IMPRESSION : l'état est affiché tel qu'il sera imprimé
PAGE : C'est le mode de finalisation de l'état créé dans lequel on peut modifier la
disposition et la présentation avec les données réelles affichées
CRÉATION : c'est le mode de création et/ou de modification de la structure de l'état avec
tous les outils associés
BOUTON GAUCHE
DÉROULER LES OBJETS "ÉTATS" DU VOLET DE
NAVIGATION
SUR LE NOM DE L'ÉTAT
l'état est affiché en mode "état"
BOUTON DROIT
DÉROULER LES OBJETS "ÉTATS" DU VOLET DE
NAVIGATION
l'état est affiché en mode "état"
SUR L'ÉTAT
En ce qui concerne les bases de données développées professionnellement et accompagnées
de menus, les états sont accessibles directement par ces menus ou encore par des boutons de
commande. L'édition s'effectue alors généralement directement vers l'imprimante en ligne.
Lorsque le lancement de l'état n'est pas prévu dans la base
Si l'affichage de l'état à l'écran est suffisant, le mode "ÉTAT" est adapté.
Si l'état doit être envoyé vers une imprimante, un destinataire ou publié, le mode "APERÇU
AVANT IMPRESSION" doit être utilisé préalablement.
Afficher les objets "ÉTATS" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Ouvrir l'état "ANNUAIRE DES EMPLOYÉ"
L'afficher en mode "ÉTAT", en mode "APERÇU AVANT IMPRESSION", revenir en mode "ÉTAT"
2. CREATION DE L'ÉTAT
Si l'état requis n'existe pas, il est nécessaire de le créer soi-même. Il pourra alors être réutilisé
selon les besoins.
Un état va chercher des données dans une table ou plusieurs tables (il est alors basé sur une
requête).

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 73
a) CREATION ASSISTÉE
L'assistant est, comme pour la requête, un moyen pratique et simple de construire un état.
GROUPE "ÉTATS" (5 ème bloc)
SUR
l'assistant état s'affiche
ONGLET "CRÉER"
1 - SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA
REQUÊTE DONT ON VEUT UTILISER LES CHAMPS
3 - POUR PRENDRE
LE CHAMP SÉLECTIONNÉ
2- SÉLECTIONNER LE CHAMP
DE LA TABLE OU LA REQUÊTE
l'utilisation de l'assistant est standard
Une interface dans laquelle il suffit de faire des choix
Une visualisation en temps réel des choix effectués
Des boutons et pour se déplacer entre les étapes
pour achever la création de l'état
BOUTON GAUCHE
1 - SÉLECTIONNER LA TABLE
2- SÉLECTIONNER LE CHAMP
3 - SUR
le champ passe dans la liste des champs sélectionnés
RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHAQUE CHAMP DÉSIRÉ
CLAVIER
SUR
SÉLECTIONNER ÉVENTUELLEMENT LE CHAMP DE REGROUPEMENT PUIS SUR
un niveau de regroupement permet d'effectuer un calcul à chaque changement de valeur du
champ de regroupement
SUR
PUIS CHOISIR ÉVENTUELLEMENT UN ORDRE DE TRI
SUR
PUIS CHOISIR LE TYPE DE DISPOSITION ET L'ORIENTATION
le volet gauche de la boite de dialogue illustre vos choix
SUR
SUR
PUIS CHOISIR UN STYLE (couleurs, police…)
NOMMER L'ÉTAT ET CHOISIR UN APERÇU PUIS SUR
L'assistant crée l'état ; il ne reste alors qu'à l'enregistrer

(1) SÉLECTION DE CHAMPS
Il est d'abord nécessaire de sélectionner les champs appartenant aux tables ou requêtes à faire
figurer dans l'état.
SÉLECTIONNER
OUTILS :
Ajoute le champ sélectionné (à partir du volet de gauche)
Ajoute tous les champs (à partir du volet de gauche)
Retire un champ sélectionné (du volet de droite)
Retire tous les champs (du volet de droite)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 75
(2) REGROUPEMENTS
Les regroupements (ou niveaux de rupture) vont permettre entre autres d'effectuer des sous-totaux
à chaque changement de valeur du champ de regroupement.
CHAMP REGROUPEMENT
SUPÉRIEUR
CHAMP REGROUPEMENT
INFÉRIEUR
SÉLECTIONNER
FAIT PASSER VILLE
(SÉLECTIONNÉ) À LA PLACE DE
FONCTION
outils :
Fait passer le champ sélectionné (volet gauche) en champ de regroupement
Refait passer le champ de regroupement sélectionné en champ normal
Fait passer le champ de regroupement inférieur sélectionné au niveau supérieur
Fait passer le champ de regroupement supérieur sélectionné au niveau inférieur
permet de préciser les intervalles de regroupement

(3) TRI ÉTAT
Les enregistrements sont d'abord triés en fonction du premier champ indiqué (Nom), puis tous les
enregistrements qui ont la même valeur pour ce champ (Nom) sont triés en fonction du second
champ (Prénom).
1 ÈRE CLÉ DE TRI
2 ÈME CLÉ DE TRI
(4) DISPOSITION
Elle détermine la présentation générale de l'état. Les dispositions proposées permettent de faire
gagner du temps à l'utilisateur sur des manipulations longues à faire manuellement. L'orientation
gère le sens de la feuille de papier.
VISUALISATION DE LA MISE
EN FORME CHOISIE
évite que l'état soit scindé sur plusieurs pages en largeur

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 77
(5) TITRE ET VISUALISATION
Il est indispensable de donner un nom à l'état.
Choisir l'aperçu de l'état pour visualiser les corrections à apporter puis passer en mode page pour
apporter ces modifications
Dans la base en cours "NORTHWIND 2019", à partir de la table "EMPLOYÉS", créer un état
comme ci-dessus, le nommer "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE"

) CREATION IMMÉDIATE
En sélectionnant préalablement la table ou la requête, il est possible de créer l'état standard
sans aucune manipulation.
GROUPE "ÉTATS" (5 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
DANS LE VOLET DE NAVIGATION (à gauche)
SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À PARTIR DE LAQUELLE L'ÉTAT DOIT ÊTRE CRÉE
SUR
l'état s'affiche immédiatement
REMANIER ÉVENTUELLEMENT L'ÉTAT POUR LE PERSONNALISER PUIS ENREGISTRER
Pour créer un état à partir de la requête "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON"
Dans le volet de navigation à gauche, dérouler les requêtes
sur la requête
Afficher l'onglet "CRÉER" du ruban
sur du groupe "ÉTATS"
l'état s'affiche dans son onglet
…
Créer un état immédiat à partir de la requête "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON" comme cidessus
L'enregistrer sous le nom "COMMANDES DÉLAIS DE LIVRAISON"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 79
3. PERSONNALISATION
Le mode "page" est le mieux adapté pour améliorer la disposition d'un état ou lui rajouter des
fonctionnalités afin qu'il corresponde aux besoins.
POUR PASSER EN MODE "PAGE"
sur
ONGLET "ACCUEIL" GROUPE "AFFICHAGE" (1 ER BLOC) du ruban pour
passer du mode "ÉTAT" au mode "PAGE" (ou dérouler par et choisir)
sur de en bas à droite
sur l'onglet de l'état
a) DISPOSITION
La largeur d'une colonne de champ peut ne pas être appropriée aux données contenues.
BOUTON GAUCHE
EN MODE "PAGE"
SÉLECTIONNER UNE DONNÉE DU CHAMP CONCERNÉ
POINTER SUR LA LIGNE VERTICALE POINTILLÉE DE SÉPARATION À DROITE DE LA COLONNE
(forme du pointeur )
FAIRE GLISSER LE POINTEUR HORIZONTALEMENT POUR AGRANDIR OU RÉTRÉCIR LA COLONNE
FAIRE GLISSER
LATÉRALEMENT
Afficher l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", adapter la largeur des colonnes aux
données

L'ordre des colonnes de champs peut être modifié mais il faut déplacer séparément la légende.
BOUTON GAUCHE
EN MODE "PAGE"
FORME DU POINTEUR ,
FAIRE GLISSER LE TITRE DE COLONNE À SA NOUVELLE POSITION
FAIRE GLISSER LE CHAMP DE COLONNE À SA NOUVELLE POSITION
FAIRE GLISSER
LATÉRALEMENT
TRAIT DE SÉPARATION
DES COLONNES
La nouvelle colonne ne prend pas la place de l'ancienne et la manipulation en mode PAGE est donc
assez lourde (puisqu'il faut déplacer 2 colonnes)
Dans l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", intervertir les colonnes "NOM" et
"PRÉNOM" (prénom en premier) puis remettre dans l'ordre d'origine

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 81
b) REGROUPEMENTS ET TRI
Des niveaux de regroupement peuvent être créés ou modifiés.
GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3 ème bloc)
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE
le groupe "format" du ruban est affiché
ONGLET "CRÉATION"
SUR
le volet "Regrouper, trier et total" s'affiche en bas de l'état – idem pour le refermer
Si un regroupement ou un tri existent déjà, la structure correspondante s'affiche pour éventuelle
modification
POUR
POUR SÉLECTIONNER CHANGER L'ORDRE
POUR
CHANGER DE CHAMP
POUR
SUPPRIMER
Des icônes à l'extrémité du niveau sélectionné vont permettre de modifier la position du
regroupement ou de le supprimer
deux boutons s'affichent lorsque l'on clique sur
de tri
, permettant de créer les groupes ou les clés
L'activation d'un de ces boutons affiche les champs disponibles pour l'action concernée
Dans l'état "EMPLOYÉS PAR FONCTION ET PAR VILLE", supprimer le regroupement "FONCTION"
puis enregistrer sous le nom "EMPLOYÉS PAR VILLE"

c) TOTAUX, SOUS-TOTAUX ET DÉTAIL
Dans la plupart des états, il est nécessaire d'effectuer des calculs globaux et/ou à chaque niveau
de regroupement (à chaque fois que la valeur du champ de regroupement change).
GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3 ème bloc)
ONGLET "CRÉATION"
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE
le groupe "format" du ruban est affiché
SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE À PARTIR DE LAQUELLE DOIVENT S'EFFECTUER LES
TOTAUX
la colonne est sélectionnée
SUR
SUR
le nombre total d'enregistrements s'affiche pour la colonne sélectionnée
"COMPTER LES ENREGISTREMENTS" ou "COMPTER LES VALEURS" (
nombre d'enregistrements (le "Compte Distinct" n'est pas géré)
) donne le même résultat : le
NOMBRE TOTAL
Si des niveaux de regroupement existent, des sous-totaux sont automatiquement calculés
Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", faire un total global sans sous-totaux

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 83
Il est aussi possible de paramétrer des sous-totaux.
GROUPE "REGROUPEMENTS ET TOTAUX" (3 ème bloc)
ONGLET "CRÉATION"
SUR
EN MODE "PAGE" DANS LE VOLET BAS DE REGROUPEMENT
SÉLECTIONNER LE NIVEAU DE REGROUPEMENT VOULU
SUR DE DU NIVEAU DE REGROUPEMENT
SUR DE POUR DÉROULER LA ZONE
RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE COMME CI-DESSOUS
CHAMP DE SOUS-TOTAL
TYPE D'OPÉRATION
TOTAUX
SOUS-TOTAUX DES
NOMS PAR FONCTION
TOTAL GÉNÉRAL

Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", faire le total par ville et le total global
Enregistrer, visualiser puis fermer
Pour effectuer des regroupements et des totaux de groupe de produits par catégorie
Ouvrir la requête "PRODUITS VALEUR CIBLE CATÉGORIE "
Créer l'état à partir de la requête puis passer en mode "CRÉATION"
Déplacer la colonne "CATÉGORIE" et la mettre en tête
sur
sur
sur
pour afficher le volet bas "REGROUPER, TRIER ET TOTAL"
et sélectionner le champ "CATÉGORIE"
et sélectionner le champ "CATÉGORIE"
Sélectionner la colonne "VALEUR CIBLÉE", choisir
Sélectionner la colonne "COÛT CIBLÉ", choisir
et sur
et sur
Sélectionner la colonne "MARGE CIBLÉE", choisir
et sur
Fermer le volet "REGROUPER, TRIER ET TOTAL"
les différentes informations de regroupement et totaux peuvent être affichées ou modifiées en
cliquant sur du volet "Regrouper, trier et total"
Reproduire l'exemple ci-dessus et l'enregistrer sous le nom "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT"
SOUS-TOTAL
…
…
TOTAL GÉNÉRAL

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 85
d) IMAGE
Une image (logo par exemple) peut être ajoutée dans un état. En fonction des regroupements et de
la position d'insertion, l'image va être unique ou répétée sur chaque ligne
GROUPE " CONTRÔLES " (4 ème bloc)
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE
À LA POSITION D'INSERTION
ONGLET "CRÉATION"
SUR
SUR UNE DES IMAGES PROPOSÉES OU SUR
POUR DÉSIGNER L'IMAGE
Ajouter l'image "accueil" du dossier exercices dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUITS"
comme ci-dessous - Visualiser enregistrer et fermer
IMAGE RÉPÉTÉE
e) AJOUT D'UN CHAMP
Si des champs, présents dans la requête ou la table à la base de la création de l'état, ne sont
pas affichés, il est toujours possible de les rajouter.
GROUPE " OUTILS " (6 ème bloc)
ÉTAT AFFICHÉ EN MODE PAGE
ONGLET "CRÉATION"
SUR
les champs disponibles s'affichent le volet de propriétés à droite de l'écran
LE CHAMP DÉSIRÉ À LA POSITION VOULUE DANS L'ÉTAT
FAIRE GLISSER LE
CHAMP À SA POSITION

Afficher l'état "Employés par ville" de la base en cours "NORTHWIND 2019"
Ajouter le champ "ID" avant le champ "NOM"
Toutes ces manipulations étant difficiles, ne pas oublier l'outil
pour annuler une action erronée
f) SUPPRESSION D'UN CHAMP
Un champ (colonne) inutile peut être supprimé.
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA COLONNE
RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES
EMPLACEMENTS DE LA COLONNE
CLAVIER
SÉLECTIONNER LA COLONNE2
DU CLAVIER
RÉPÉTER L'OPÉRATION POUR CHACUN DES
EMPLACEMENTS DE LA COLONNE
Dans l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE", supprimer le champ "ID" précédemment ajouté
4. PRÉSENTATION
Elle va concerner :
Le choix d'une mise en forme automatique complète
La mise en forme des différentes zones de l'état
Les bordures des différentes zones de l'état
C'est le mode "PAGE" qui va permettre d'effectuer le plus simplement ces améliorations et le
mode " APERÇU AVANT IMPRESSION" qui va permettre de les visualiser au mieux.
a) THEMES
Les thèmes sont un moyen simple et rapide d'appliquer une mise en forme soignée.
Ils s'appliquent sur un état qui vient d'être créé pour le mettre en forme rapidement.
GROUPE "THÈMES" (2 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "CRÉATION"
SUR
SUR LE THÈME DÉSIRÉ POUR L'APPLIQUER
SUR
SUR
POUR MODIFIER LE JEU DE COULEURS
POUR MODIFIER LE JEU DE POLICES

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 87
Si des mises en forme spécifiques ont déjà été apportées, elles prennent le pas sur les mises en forme
du thème.
Vous pouvez essayer à la suite les mises en forme automatiques proposées puis lorsque le modèle
vous convient appliquer une mise en forme personnalisée sur l'une ou l'autre des caractéristiques
de la mise en forme
Tester les thèmes sur l'état "EMPLOYÉS "
b) MISE EN FORME
Dans un état ACCESS, les caractéristiques sont affectées à un ensemble qui dépend de la
structure même de l'état. Cet ensemble est mis en évidence par un encadrement dès que l'on
clique dans l'état avec la souris (on peut distinguer lignes paires et impaires, colonnes, données, cellules de
totaux, titre…).
(1) LIGNES DE DONNÈES
Touts les niveaux de structure peuvent recevoir un arrière-plan. ACCESS propose 2 outils pour
pouvoir alterner les couleurs de fond.
GROUPE "POLICE" (2 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
FORME DU POINTEUR
seuls les outils d'arrière-plan sont disponibles
ONGLET "FORMAT"
, SUR LA CELLULE EN DÉBUT DE LIGNE
SUR L'OUTIL
PUIS CHOISIR LA 1 ÈRE COULEUR DES LIGNES
l'outil
du groupe "ARRIÈRE-PLAN" (4 ème bloc) permet de choisir la 2 ème couleur des
lignes - les 2 couleurs de fond sont alternées
Pour mettre des couleurs alternées sur les lignes de données de "EMPLOYÉS PAR VILLE"
une ligne de données
POUR
SÉLECTIONNER UNE LIGNE
sur
et sur la couleur
sur
et sur la couleur

Pour mettre une couleur de fond sur la ligne de total global de "EMPLOYÉS PAR VILLE" :
la ligne de total global
POUR
SÉLECTIONNER LA LIGNE
sur
et sur la couleur
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT"
Appliquer la couleur comme arrière-plan des lignes de données
Appliquer les couleurs et comme arrière-plan alterné des lignes de totaux
Appliquer la couleur
comme arrière-plan de la ligne de total global
…

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 89
(2) COLONNES
En sélectionnant les données par colonne, de nombreux attributs de mise en forme sont
disponibles (comme dans Word ou Excel).
GROUPE "POLICE" (2 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "FORMAT"
FORME DU POINTEUR
SÉLECTIONNER
SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES
, SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE POUR LA
Pour sélectionner plusieurs colonnes, sélectionner une première colonne puis cliquer sur les
autres en gardant la touche enfoncée
POLICE
GRAISSAGE, ITALIQUE,
SOULIGNEMENT
COPIE DE LA
MISE EN FORME
TAILLE DE POLICE
ALIGNEMENT
COULEUR DE POLICE
COULEUR D'ARRIÈRE-
PLAN
Pour modifier la présentation de la colonne "TÉLÉPHONE PROFESSIONNEL" de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE" :
la colonne "TÉLÉPHONE PROFESSIONNEL"
sur de et sur la couleur (le texte s'affiche en bleu)
sur de et sur la police
sur de et sur la taille
sur
pour centrer les données
sur et sur la couleur (le fond s'affiche en bleu clair)
POUR
DÉSIGNER LA COLONNE

Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", sur les données des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11
Appliquer la couleur comme arrière-plan des 3 colonnes de données ()
Mettre les désignations en italique et mettre en gras et souligner les catégories
(3) CELLULES DE TOTAUX
Les cellules de totaux peuvent recevoir une mise en forme personnalisée qui va s'appliquer à
toutes les cellules de totaux de même niveau de structure.
GROUPE "POLICE" (2 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "FORMAT"
FORME DU POINTEUR
SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES
, SUR UNE DONNÉE DE TOTAL DE LA COLONNE
Pour sélectionner plusieurs cellules sur la même ligne, sélectionner une première cellule puis
cliquer sur les autres en gardant la touche enfoncée
Pour présenter les cellules de totaux dans la colonne "NOM" de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE",
la 1 ère cellule de total
sur de et sur la couleur (le texte s'affiche en bleu)
sur de et sur la police
sur de et sur la taille
sur
pour mettre en gras
sur et sur la couleur (le fond s'affiche en vert)

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 91
ICI POUR
SÉLECTIONNER LA CELLULE
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", sur les sous-totaux des colonnes de chiffres
Appliquer une police bleu foncé "calibri" de taille 11 et en gras
Appliquer la couleur comme arrière-plan des totaux
(4) TITRES
Le titre de l'état est important puisqu'il en précise le contenu. Il doit, comme les titres de colonne,
être mis en valeur par une mise en forme appropriée.
GROUPE "POLICE" (2 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "FORMAT"
FORME DU POINTEUR
SÉLECTIONNER
, SUR UN TITRE DE COLONNE OU D'ÉTAT POUR LE
le titre s'entoure d'un cadre
SUR UN DES OUTILS DE MISE EN FORME DISPONIBLES

Pour présenter les titres de colonne de l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE"
les cellules de totaux
1- ICI POUR
SÉLECTIONNER LE
1 ER TITRE
2- ENFONCÉ
ICI POUR
SÉLECTIONNER LE 2 ÈME
3- ENFONCÉ
ICI POUR
SÉLECTIONNER LE 3 ÈME
4- IDEM
sur de et sur la couleur (le texte s'affiche en vert clair)
sur de et sur la police
sur de et sur la taille
sur pour mettre en gras
sur et sur la couleur (le fond s'affiche en bleu foncé)
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", mettre en forme le titre de l'état et les titres de
colonne en vous inspirant de la reproduction ci-dessous – modifier par la même occasion
le titre général de l'état en "MARGES PRÉVISIONNELLES
Faire un dans le titre pour en modifier le texte

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 93
c) FORMAT DES NOMBRES
Le format des nombres détermine de quelle manière une valeur, stockée dans une table, va
s'afficher dans l'état. On retrouve ici les mêmes outils que dans un tableur.
GROUPE "NOMBRE" (3 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "FORMAT"
FORME DU POINTEUR
SÉLECTIONNER
SUR UN DES OUTILS DISPONIBLES
, SUR UNE DONNÉE DE LA COLONNE POUR
OUTILS
Liste déroulante des différents formats
Format monétaire
Format pourcentage
Format milliers (avec séparateur)
Ajoute une décimale
Enlève une décimale
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", appliquer aux valeurs le format "EURO AVEC
2 DÉCIMALES
Avec la touche , vous pouvez sélectionner en même temps les valeurs, les sous-totaux et les
totaux avant d'appliquer le format
d) BORDURES - REMPLISSAGE
Les bordures s'appliquent à la forme ou au type de forme sélectionnée.
GROUPE " OPTIONS DE MISE EN FORME " (5 ème bloc)
DANS UNE DONNÉE, UNE CELLULE OU UN TITRE
SUR L'OUTIL
SUR UNE COULEUR DE TRAIT
OU
SUR L'OUTIL
SUR L'OUTIL
SUR L'OUTIL
SUR L'OUTIL
ONGLET "FORMAT"
POUR DÉFINIR L'ÉPAISSEUR DU TRAIT
POUR DÉFINIR LE TYPE DU TRAIT
POUR APPLIQUER UNE COULEUR DE FOND

Toujours commencer par le cas général pour terminer par le cas particulier : (commencer par le
quadrillage général de l'état et finir par les bordures des cellules de total et titres)
Pour appliquer un quadrillage comme sur la page suivante à l'état "EMPLOYÉS PAR VILLE"
Sélectionner une donnée d'une colonne
sur l'outil
et appliquer la couleur bleu foncé
sur l'outil puis sur l'outil et choisir un trait fin
sur l'outil puis sur l'outil et choisir un trait fin plein
Sélectionner une cellule de total de sous-groupe
sur l'outil
et appliquer la couleur rouge foncé
sur l'outil puis sur l'outil et choisir un trait de 1 pt
Conserver un trait fin plein
Sélectionner la cellule de total général
sur l'outil
et appliquer la couleur jaune foncé
Conserver un trait de 1 pt
Conserver un trait fin plein
Dans l'état "Marges prévues par produit", appliquer des bordures du même type que
celles qui suivent puis enregistrer (voir ci-après)
…

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 95
e) QUADRILLAGE
Le quadrillage s'applique de manière conventionnelle. Il vient en complément des bordures.
GROUPE "TABLE" (1 er bloc)
DANS UNE DONNÉE, UNE CELLULE OU UN TITRE
ONGLET "ORGANISER"
SUR L'OUTIL
SÉLECTIONNER LE TYPE DE QUADRILLAGE
SUR L'OUTIL
SUR L'OUTIL
SUR L'OUTIL
POUR DÉFINIR LA COULEUR DU TRAIT
POUR DÉFINIR L'ÉPAISSEUR DU TRAIT
POUR DÉFINIR LE TYPE DU TRAIT
On ne peut pas appliquer un quadrillage horizontal et vertical différent sur les données
Le quadrillage n'est pas actif lors de la sélection de lignes
f) MISE EN FORME CONDITIONNELLE
Elle permet de présenter une cellule avec une mise en forme différente selon sa valeur (un total
par exemple).
GROUPE "OPTIONS DE MISE EN FORME" (5 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
SÉLECTIONNER UNE CELLULE DE TOTAL
ONGLET "FORMAT"
SUR
POUR AFFICHER LES MISES EN FORME
SUR
INDIQUER LE TYPE DE RÈGLE
INDIQUER LA CONDITION EN UTILISANT LES LISTES DÉROULANTES
INDIQUER LE FORMAT CORRESPONDANT EN CLIQUANT SUR LE BOUTON AVEC LES OUTILS
POUR VALIDER
POUR L'APPLIQUER

Pour mettre en violet les totaux par ville égaux à "1" et en vert ceux supérieurs à "3"
sur une cellule de sous-total puis renseigner la boîte de dialogue comme ci-après
Lorsque qu'une condition est remplie et que vous ne voulez pas afficher des données, Utiliser la
même couleur (notamment le blanc) pour la police et le fond de la cellule
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", appliquer un format conditionnel dans le total
de la marge ciblée selon les consignes suivantes :
Marge comprise entre 500 et 1000 : couleur bleue
Marge inférieure à 500 : couleur rouge
Marge supérieure à 1000 : couleur verte

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 97
5. MISE EN PAGE
La mise en page va définir la présentation de l'état sur une page.
a) LES ZONES
Les différents éléments de la page, manipulés dans le mode page, sont accessibles
individuellement.
GROUPE "SÉLECTION" (1 er bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "FORMAT"
SUR DE
SÉLECTIONNER LA ZONE
de la même manière, lorsqu'une zone est sélectionnée, son nom s'affiche ici
Pour les sélections multiples, utiliser la touche pour ajouter à une sélection existante et
la touche pour sélectionner d'un endroit à une autre
b) LA PAGE
Tout d'abord, la taille de la page.
GROUPE "TAILLE DE LA PAGE" (1 er bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "MISE EN PAGE"
SUR
POUR DÉTERMINER LA TAILLE DE LA PAGE
SUR
POUR DÉTERMINER LES MARGES DE LA PAGE

Contrairement à Excel, il n'est pas possible de dire à ACCESS "faire tenir mon état en une page en
largeur…" (hormis dans l'assistant de création d'état).
Il faut impérativement définir la largeur des colonnes et la taille des polices pour que l'ensemble
tienne dans la surface définie dans la "MISE EN PAGE"
Puis son orientation.
GROUPE "MISE EN PAGE" (2 ème bloc)
EN MODE "PAGE"
ONGLET "MISE EN PAGE"
SUR , OU POUR ÉVENTUELLEMENT MODIFIER L'ORIENTATION ET
L'ORGANISATION DE LA PAGE
L'outil
donne accès à la boîte de dialogue complète
Dans l'état "MARGES PRÉVUES PAR PRODUIT", modifier la mise en page notamment la taille
de la page (21 X 29,7), les marges (étroites) et la largeur des colonnes puis compléter par
les modifications éventuellement nécessaires afin que l'état soit correctement présenté
(déplacement de la zone de date et de l'heure par exemple)
Enregistrer puis fermer les états ouverts

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 99
C'est un point crucial de l'utilisation d'une base de données. ACCESS traite les informations sous
forme de données élémentaires et à ce niveau, elles sont difficilement exploitables de manière
synthétique.
Différents outils permettent d'en faire la synthèse sous forme de tableaux et de graphiques. Ces
outils sont intégrés à ACCESS mais il peut aussi être intéressant d'utiliser des outils externes
(tableur, traitement de texte…).
1. REQUÊTES D'ANALYSE CROISÉE
Ce type de requête permet de présenter les données de manière très synthétique.
a) ASSISTANT
Elles peuvent être créées avec l'assistant.
GROUPE "REQUÊTES" (3 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SUR
l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête
SUR
POUR VALIDER
DÉFINIR L'ORIGINE DE LA REQUÊTE : UNE TABLE, UNE AUTRE REQUÊTE OU LES DEUX
SUR
DÉSIGNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE LIGNE AVEC
SUR
SÉLECTIONNER LE CHAMP QUI SERA EN EN-TÊTE DE COLONNE
(si c'est une date, indiquer la périodicité)
SUR
SÉLECTIONNER LE CHAMP DE VALEUR QUI SERA À L'INTERSECTION AINSI QUE LA FONCTION ASSOCIÉE
(si ce champ est numérique, ce sera le plus souvent la fonction "somme", sinon la fonction "compte")
SUR
NOMMER LA REQUÊTE ET CONSERVER
SUR
Au fur et à mesure de la création de la requête, les choix effectués s'affichent dans la zone "exemple"
EN-TÊTES DE COLONNES
EN-TÊTES DE LIGNES
CHAMP DE VALEUR

Pour créer une requête d'analyse croisée à partir de la table "COMMANDES"
sur dans le groupe "REQUÊTES" de l'onglet "CRÉER", l'assistant s'affiche
CONSERVER de
sur "COMMANDES" dans la liste des tables au-dessus
sur
sur "VILLE D'EXPÉDITION" puis sur
pour mettre les villes en entête de ligne
sur
SÉLECTIONNER "DATE D'EXPÉDITION" pour mettre les dates en entête de colonne
sur
SÉLECTIONNER "MOIS" dans les périodicités proposées pour afficher non pas toutes les
dates mais un regroupement pour chaque mois
sur
Associer la fonction "SOMME"au champ "FRAIS D'EXPÉDITION"
Nommer la requête "COMMANDES_ANALYSE CROISÉE"
étant sélectionné, sur

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 101
Il est intéressant de comparer les résultats d'une requête "SÉLECTION" et d'une requête "ANALYSE
CROISÉE". Ainsi la requête sélection correspondante donne ceci :
…
b) REQUÊTE
La requête d'analyse croisée peut aussi être créée directement, sans assistant.
GROUPE "REQUÊTES" (3 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SUR
SÉLECTIONNER LA TABLE
SUR
SUR
SUR
DU GROUPE "TYPE DE REQUÊTE" POUR AFFICHER LA LIGNE "ANALYSE"
LIGNE ANALYSE

La ligne "ANALYSE" décrit l'affectation du champ dans l'analyse croisée
Le terme "Non Affiché", est destiné aux champs utilisés pour les regroupements ou calculs,
mais qui ne seront pas affichés dans la feuille de données
Créer la requête "SÉLECTION" suivante :
Afficher la feuille de données correspondante et l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2"
…
Transformer la requête "PRODUITS REQUÊTE2" en requête "ANALYSE CROISÉE" avec en ligne
les catégories, en colonne les noms des employés et en valeur les quantités et
l'enregistrer sous "PRODUITS REQUÊTE2_ANALYSE CROISÉE

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 103
2. LIAISON DE DONNÉES VERS EXCEL
Excel est l'outil idéal pour synthétiser les données d'une base que ce soit sous forme de tableau
en utilisant les fonctions de base de données d'Excel ou de tableau croisé dynamique.
a) CREATION D'UN TABLEAU SIMPLE
Il est possible de faire un simple copier/coller entre ACCESS (table, requête…) et Excel.
BOUTON GAUCHE
OUVRIR LA TABLE OU LA REQUÊTE
SÉLECTIONNER LES DONNÉES "EN MODE FEUILLE DE DONNÉES" GLOBALEMENT OU PAR COLONNES
LES COPIER DANS LE PRESSE-PAPIERS
LES COLLER DANS LA FEUILLE EXCEL (format Excel)
les données collées sont indépendantes
Faire un copier-coller de la table "clients" dans Excel
b) CREATION D'UN TABLEAU AVEC LIAISON
Il est aussi possible de maintenir une liaison entre les données d'Access et les données d'Excel.
Le tableau ainsi créé peut être mis à jour de toute modification effectuée dans la base Access.
ONGLET "DONNÉES"
GROUPE "DONNÉES EXTERNES" (1 er bloc)
SUR
PUIS SUR
SÉLECTIONNER LE FICHIER
SUR
SÉLECTIONNER LA TABLE OU LA REQUÊTE À IMPORTER
SUR

permet de passer par "PowerQuery" pour sélectionner les données à
importer. Modifications effectuées, revenir à Excel avec
Il suffit alors de pointer sur la requête pour afficher ses caractéristiques
POINTER POUR
AFFICHER
CLIQUER POUR MODIFIER
DANS POWERQUERY
Pour exploiter dans Excel les données de la requête "PRODUITS REQUÊTE2"
Ouvrir Excel
ONGLET "DONNÉES"
groupe "récupérer et transformer des données" (1 ER BLOC)
sur
puis sur
sélectionner le fichier
sur
sélectionner la table ou la requête à importer
sur
sélectionner puis pour accepter l'importation des données

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 105
…
Penser à mettre à jour les données de Access en cliquant sur de l'onglet "DONNÉES"
groupe "REQUÊTES ET CONNEXIONS" de Excel afin que ces dernières soient à jour de toute
modification effectuée sur la base
Créer dans Excel en feuille 1 un tableau à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2"
Renommer la feuille 1 en "DONNÉES"
Préparer dans ACCESS une requête sélectionnant les données dont vous avez besoin puis rapatrier
ces données sous forme de tableau dans la 1 ère feuille et utiliser les fonctions de base de données
dans les autres feuilles pour effectuer vos calculs
c) CREATION D'UN TABLEAU CROISE DYNAMIQUE
Le tableau croisé dynamique peut être créé directement lors de la connexion ou s'appuyer sur le
tableau précédemment importé.
GROUPE "TABLEAUX" (1 er bloc)
ONGLET "INSERTION"
SUR
SÉLECTIONNER
SUR
les connexions existantes s'affichent
SÉLECTIONNER LA CONNEXION
SUR
POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS LA FEUILLE DE TRAVAIL DU
CLASSEUR EXCEL SOUS FORME DE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE
le volet
FAIRE GLISSER CHAQUE CHAMP À SA POSITION
s'affiche à droite

Pour exploiter dans Excel les données de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" sous forme de tableau croisé
dynamique, Ouvrir Excel
groupe "tableaux" (1 ER BLOC)
ONGLET "INSERTION"
sur
sélectionner
sur
les connexions existantes s'affichent
sélectionner la connexion
sur
pour accepter l'importation des données dans la feuille de travail du classeur Excel sous
forme de tableau croisé dynamique
pour importer les données dans Excel sous forme de tableau croisé dynamique
Faire glisser les champs à leur position
FAIRE GLISSER
FAIRE GLISSER
FAIRE GLISSER

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 107
Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 un tableau croisé dynamique à partir de
la requête "PRODUITS REQUÊTE2" - Renommer la feuille 2 en "TABLEAU CROISÉ"
d) CREATION D'UN GRAPHIQUE CROISE DYNAMIQUE
Le graphique croisé dynamique est créé de la même manière mais en choisissant
au lieu de .
GROUPE "GRAPHIQUES" (4 ème bloc)
ONGLET "INSERTION"
SUR
SÉLECTIONNER
SUR
les connexions existantes s'affichent
SÉLECTIONNER LA CONNEXION
SUR
POUR ACCEPTER L'IMPORTATION DES DONNÉES DANS LA FEUILLE DE TRAVAIL DU
CLASSEUR EXCEL SOUS FORME DE TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE
le volet
FAIRE GLISSER CHAQUE CHAMP À SA POSITION
s'affiche à droite

Créer dans le même classeur Excel en feuille 2 en dessous du tableau ou en feuille 3 un
graphique croisé dynamique à partir de la requête "PRODUITS REQUÊTE2" ; Renommer la
feuille 3 en "GRAPHIQUE CROISÉ" puis enregistrer le classeur
Il reste alors à positionner le graphique dans la feuille, à éventuellement l'agrandir, modifier son
type et l'enrichir
e) GESTION DES CONNEXIONS
Chacune des opérations ci-dessus conduit à la création d'une connexion entre les fichiers Excel
et ACCESS. Cette connexion se traduit concrètement par un fichier contenant toutes les
caractéristiques de la connexion ; ce fichier est stocké dans le dossier "SOURCES DE DONNÉES"
des documents de l'utilisateur
FICHIER DE CONNEXION
VENANT D'ÊTRE CRÉÉ
Ce fichier porte le suffixe ".ODC" et peut être ouvert en mode texte avec le bloc-notes pour
modification (utilisateur expérimenté), notamment en cas de déplacement des fichiers

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 109
Cette connexion peut être modifiée directement dans Excel.
ONGLET "DONNÈES"
GROUPE "REQUÊTES ET CONNEXIONS" (2 ème bloc)
SUR
pour afficher le volet droit
SÉLECTIONNER LA CONNEXION
ONGLET
MODIFIER LA CHAÎNE
POUR VALIDER
PROPRIÉTÉS
CHEMIN ET FICHIER
Si vous ouvrez le fichier Exercice "données requete produits requete 2.xlsx", la liaison sera incorrecte :
Il faudra alors modifier la partie "Source=F:\supports\supports 2019\Access 2019 1er niveau\Exos
Access2019\Northwind 2019ios.accdb"
de la chaîne par l'adresse réelle du fichier Northwind2019
sur votre ordinateur, par exemple :
"Source=c:\utilisateurs\nom\documents\Access 2019\Exos Access2019\Northwind 2019.accdb"

3. ÉTIQUETTES
Cet assistant permet de créer des étiquettes standard ou personnalisées.
GROUPE "ÉTATS" (5 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE
SUR
l'assistant s'affiche et guide l'utilisateur tout au long de la requête
SÉLECTIONNER LE FABRICANT DE L'ÉTIQUETTE
SÉLECTIONNER LA RÉFÉRENCE DE L'ÉTIQUETTE
SUR
SÉLECTIONNER LES ÉLÉMENTS DE MISE EN FORME DU TEXTE DES ÉTIQUETTES
SUR
SAISIR DU TEXTE DIRECTEMENT SI NÉCESSAIRE
LES CHAMPS DÉSIRÉS AVEC
ENTRE CHAQUE LIGNE ET UN ESPACE ENTRE CHAQUE CHAMP
SUR
INDIQUER DE LA MÊME MANIÈRE L'ORDRE DE TRI
SUR
NOMMER L'ÉTAT
SUR
POUR AFFICHER LES ÉTIQUETTES
Si un problème de présentation se pose, afficher les étiquettes en mode "PAGE" et effectuer les
modifications de présentation et de mise en page comme dans n'importe quel état. Revenir en
mode "APERÇU AVANT IMPRESSION" pour juger du résultat
Les étiquettes figurent sous le nom qui leur a été donné dans la liste des états
Pour faire un mailing à tous nos clients, nous avons acheté une boîte d'étiquettes autocollantes
(rester dans le standard : Avery…) et nous allons imprimer nom, adresse, et autres informations :
SÉLECTIONNER la requête "CLIENTS (ÉTENDU)"
sur
(groupe "ÉTATS" de l'onglet "CRÉER")
l'assistant s'affiche et va guider l'utilisateur tout au long de la requête
SÉLECTIONNER le fabricant de l'étiquette : "Avery"
SÉLECTIONNER la référence:
(indiquée sur la boîte)
sur
SÉLECTIONNER la mise en forme du texte des étiquettes comme ci-dessous

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 111
sur
SAISIR directement le texte : "personnel"
Appuyer sur
SÉLECTIONNER le champ "NOM" dans le volet de gauche puis sur
Taper un espace
SÉLECTIONNER le champ "PRÉNOM" dans le volet de gauche puis sur
Appuyer sur
SÉLECTIONNER le champ "ADRESSE" dans le volet de gauche puis sur
Appuyer sur
SÉLECTIONNER le champ "CODE POSTAL" dans le volet de gauche puis sur
Taper un espace
SÉLECTIONNER le champ "VILLE" dans le volet de gauche puis sur
le résultat doit être identique à ci-dessous
sur
SÉLECTIONNER le champ "NOM" dans le volet de gauche puis sur
pour indiquer un tri par nom
sur
NOMMER l'état "ÉTIQUETTES CLIENTS"
CHOISIR
sur
EN MODE "PAGE"
ONGLET
SÉLECTIONNER en haut de l'étiquette "personnel"
CHOISIR une police de taille 11 italique
SÉLECTIONNER les champs "nom" "prénom"
METTRE en gras
ONGLET
SÉLECTIONNER "marges étroite"
ONGLET
sur
de
puis sur
pour visualiser les étiquettes
sur
pour les imprimer

sur
Comme dans tout état, passer en mode "PAGE" pour mettre en forme individuellement les
champs et en mode "CRÉATION" pour modifier ces mêmes champs
(notamment outil )
À partir de la table "CLIENTS" et de la table "COMMANDES", extraire dans une requête les
champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé
strictement moins de 3 commandes.
Créer les étiquettes correspondantes sur des étiquettes Avery C2166 avec nom, prénom,
adresse, code postal et le tout avec une présentation soignée (police de taille lisible et
couleurs), mettre nom et prénom en gras taille 16.
Enregistrer sous le nom "ÉTIQUETTES CLIENTS MOINS DE 3 COMMANDES"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 113
4. ÉCHANGE DE DONNÉES AVEC WORD
Même s'il est aisé de faire directement des étiquettes dans ACCESS, Word est l'outil
incontournable de traitement de texte, notamment pour les mailings. Il faut indiquer à Word dans
quelle base puis dans quelle table ou requête se trouvent les données puis insérer les champs à
leur position dans le texte. Les champs seront alors remplacés par leur valeur dans le mailing.
ONGLET "PUBLIPOSTAGE"
GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2 ème bloc)
OUVRIR LE DOCUMENT PRINCIPAL (lettre normale servant de base au mailing) OU SAISIR LE TEXTE
SUR DE ET CHOISIR
SUR DE ET CHOISIR
DÉSIGNER LE DOSSIER CONTENANT LA BASE PUIS LA BASE ELLE-MÊME PUIS
SÉLECTIONNER LA REQUÊTE OU LA TABLE
POUR VALIDER
GROUPE "CHAMPS D'ÉCRITURE ET D'INSERTION" (3 ème bloc)
DANS LE TEXTE À LA POSITION D'INSERTION
SUR DE ET INSÉRER LE PREMIER CHAMP
POUR CRÉER UN PARAGRAPHE OU POUR ALLER À LA LIGNE
IDEM POUR TOUS LES CHAMPS À INSÉRER
METTRE EN FORME ÉVENTUELLEMENT LES CHAMPS PUIS ENREGISTRER LA LETTRE
GROUPE "APERÇU DES RÉSULTATS" (4 ème bloc)
SUR
FAIRE DÉFILER AVEC
DE "PUBLIPOSTAGE" POUR AFFICHER LES VALEURS DES CHAMPS
(idem pour revenir aux champs mêmes)

GROUPE "TERMINER" (dernier bloc)
SUR
vous pouvez fusionner dans un nouveau fichier ou fusionner directement vers l'imprimante
À partir de la table "CLIENTS" et de la table "COMMANDES", extraire dans une requête les
champs nécessaires pour créer des étiquettes à destination des clients ayant passé
strictement moins de 3 commandes.
Créer un courrier de mailing dans Word correspondant à celui-ci-dessous
L'enregistrer sous le nom "lettre aux clients ayant passé moins de 3 commandes"

IV – UTILISER ET INTERROGER UNE BASE ACCESS 115
Si les valeurs s'affichent dans Word avec plusieurs décimales, aller dans les OPTIONS de Word,
, groupe (à la fin) et cocher
En cas de changement de machine, il faut indiquer le nouvel emplacement du fichier de
données (ex : exercices de mailing téléchargés pour ce cours)
ONGLET "PUBLIPOSTAGE"
GROUPE "DÉMARRER LA FUSION ET LE PUBLIPOSTAGE" (2 ème bloc)
SUR
SUR
SÉLECTIONNER LE FICHIER À SON NOUVEL EMPLACEMENT
POUR VALIDER

CHEMIN ET FICHIER
ENREGISTREMENTS
À UTILISER

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 117
Dans ce cas de figure, la base de données est à créer complètement ; Ce sera à priori une base
simple ne comprenant qu'une seule table (ou plusieurs tables mais sans liaison entre elles) et sa
manipulation s'effectuera en mode feuille de données, un mode dont l'utilisation est très proche
de celle d'Excel (la création de bases complexes est étudiée dans le cours de second niveau).
Faîtes bien à ce niveau la différence entre Excel et ACCESS.
Excel est un tableur conçu pour traiter des données de synthèse sous forme de tableau (même si ses
fonctionnalités ont évolué et qu'il peut gérer des données comme des enregistrements sous forme de
lignes et à travers un masque de saisie)
ACCESS est conçu pour traiter des données multiples sous forme organisée de telle manière que toute
donnée disponible soit accessible (Access permet de faire la synthèse de ces données sous forme de
tableau mais Excel peut aussi être utilisé en liaison avec Access pour faire cette synthèse et permet de
manipuler les tableaux ou graphiques de manière plus élaborée et plus simple)
ACCESS, dès l'ouverture, propose de créer une base vierge, de créer une nouvelle base à partir
de modèles ou d'utiliser une base existante (liste des dernières bases utilisées).
BASES ÉPINGLÉES
BASE VIERGE
À PARTIR
D'UN MODÈLE
BASES RÉCENTES
AUTRES BASES

1. CRÉATION A PARTIR D'UN MODÈLE
Des modèles sont disponibles avec ACCESS ; il n'est alors pas vraiment nécessaire de procéder
à une analyse complexe puisque la structure de la base est prédéfinie.
MENU FICHIER
PAGE D'ACCUEIL
SUR
DANS LE VOLET GAUCHE
SUR
SUR UN DES MODÈLES PROPOSÉS
CONSERVER LE NOM OU DONNER UN NOUVEAU NOM À LA BASE
SUR
À moins de bénéficier de sharepoint et de vouloir partager les données avec d'autres utilisateurs par
l'intermédiaire de Sql Server, ne choisir que des modèles d'applications de bureau
Créer une base sur le modèle "CONTACTS"
La nommer "ADRESSES" et la parcourir
La fermer

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 119
2. CRÉATION D'UNE BASE VIERGE
L'utilisateur choisit de créer de toutes pièces la base de données après avoir procédé à l'analyse
des informations.
SUR
PAGE D'ACCUEIL
SUR
DANS LE VOLET GAUCHE
MENU FICHIER
DONNER UN NOM À LA BASE
POUR VALIDER
il est important de donner un nom à la base
L'extension du nom de fichier d'une base ACCESS est.ACCDB
Une seule base de données peut être ouverte à la fois. L'ouverture d'une base fermera
automatiquement une autre déjà ouverte ; mais il peut y avoir en même temps plusieurs sessions
d'ACCESS avec une base différente dans chaque session
Lancer ACCESS 2019
Créer un fichier de base de données vide nommé "OUVRAGES"
3. CREATION D'UNE TABLE
Une table regroupe des informations relatives à un même sujet (personnel, clients, factures, stock,
livres, auteurs...). Les données peuvent être du texte, des dates, des nombres, des valeurs
logiques… Le nombre, le contenu et les relations des tables sont définis lors de l'analyse
(absolument indispensable pour une base complexe)
Une table vide est automatiquement proposée lors de la création d'une nouvelle base (avec un
champ de numérotation automatique). Il ne reste qu'à la renseigner.
CHAMP DE NUMÉROTATION
CRÉÉ AUTOMATIQUEMENT
La procédure de création de nouvelles tables est semblable à celle des autres objets de la base.
GROUPE "TABLES" (2 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SUR POUR CRÉER LA NOUVELLE TABLE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"
il faut maintenant renseigner les différents champs à inclure dans la table

Dans la base en cours "OUVRAGES",
Observer la table vide proposée
4. MODE FEUILLE DE DONNÉES
Une table peut être affichée selon plusieurs modes ; le mode "FEUILLE DE DONNÉES" permet une
gestion simple des données, de leur structure et de leur présentation. Les informations sont
alors affichées sous forme d'une feuille très semblable à une feuille de travail Excel
est alors activé en bas et à droite de l'écran
5. STRUCTURE DE LA TABLE
Une table est constituée de champs et d'enregistrements :
Chaque enregistrement contient les données propres à un élément de la table (l'employé, le
client, le produit...). Un enregistrement correspond à une ligne.
Chaque champ contient des informations de nature homogène (le nom, le prénom, le code, le
libellé ...). Un champ correspond à une colonne.
à la création de la table, un premier champ "N°" existe déjà ; ce champ en numération
automatique unique permet d'identifier les enregistrements
NOM DE LA TABLE
ENREGISTREMENTS
CHAMPS
FAIRE DÉFILER, TRIER, FILTRER LES ENREGISTREMENTS
Éviter d'intervenir sur une table appartenant à une base complexe dont on connaît mal la structure ;
toutes les sécurités, filtres et verrous mis en place dans les formulaires pour éviter une saisie
inadéquate ou incomplète seraient alors inactifs

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 121
6. CRÉATION DES CHAMPS
En mode "FEUILLE DE DONNÉES", une colonne correspond à un champ. Pour créer un nouveau
champ, il suffit donc de créer une nouvelle colonne.
BOUTON GAUCHE
CLAVIER
SUR LA ZONE
INDIQUER LA NATURE DU CHAMP
SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne)
APPUYER SUR POUR PASSER À LA COLONNE SUIVANTE
SUR LA ZONE
SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne)
APPUYER SUR POUR PASSER À LA COLONNE SUIVANTE….
Créer ainsi tous les champs de la table
NATURES DE CHAMPS
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Créer les champs suivants :
Un champ peut aussi être ajouté à partir de modèles prédéfinis.
ICI
ONGLET "CHAMPS"
GROUPE "AJOUTER ET SUPPRIMER" (2 ème bloc)
SUR LE NOM DU CHAMP APRÈS LEQUEL DOIT ÊTRE INSÉRÉ LE NOUVEAU CHAMP
pour sélectionner la colonne
DANS LE RUBAN SUR LE TYPE DE CHAMP À INSÉRER OU
CHOISIR DANS UNE LISTE
SAISIR LE NOM DU CHAMP (de la colonne)
Répéter l'opération pour tous les champs….
POUR

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Ajouter un champ "mémo" à la suite des champs existants
Le nom du champ doit être simple : pas d'espace, pas d'accents, pas de caractères autres que les
lettres de l'alphabet et les chiffres – utiliser sa légende pour rendre le nom du champ explicite à
l'affichage
7. SÉLECTION DU CHAMP
La sélection est nécessaire avant toute intervention sur le champ.
BOUTON GAUCHE
AU-DESSUS DU NOM DU CHAMP
FORME DU POINTEUR :
la colonne est entourée d'un cadre
POUR SÉLECTIONNER PLUSIEURS COLONNES CONTIGUËS
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Sélectionner le champ "AUTEUR" puis le champ "EDITEUR
8. MODIFICATION DU NOM DU CHAMP
Le nom du champ doit être parlant pour bien désigner la nature des données contenues.
BOUTON GAUCHE
POINTER SUR LE NOM DANS LA TÊTE DE COLONNE
SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP
APPUYER SUR OU
BOUTON DROIT
SUR LE NOM DU CHAMP
le nom du champ est en surbrillance
SAISIR LE NOUVEAU NOM DU CHAMP
APPUYER SUR OU
ONGLET "CHAMPS"
GROUPE "PROPRIÉTÉS" (3 ème bloc)
SÉLECTIONNER UN CHAMP
SUR
SAISIR NOM, LÉGENDE, DESCRIPTION
POUR VALIDER

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 123
Le nom du champ doit de préférence respecter certaines consignes :
• Ne pas comporter de caractères accentués
• Être court (si possible un seul terme) ; mettre alors en capitale chaque mot : CodePostal
Ce sont ici des recommandations nées de l'expérience et conseillées par la prudence
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Renommer le champ "mémo" en "COMMENTAIRES"
9. ORDRE DES CHAMPS
Les informations ne sont pas toujours affichées dans l'ordre le plus parlant ; c'est pourquoi il est
souvent utile de déplacer en tête les colonnes de champs importants.
BOUTON GAUCHE
SUR LA TÊTE DE COLONNE, FORME DU POINTEUR
FAIRE GLISSER HORIZONTALEMENT LES TÊTES DE COLONNES À LEUR NOUVELLE POSITION
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
mettre les champs dans l'ordre suivant
10. SUPPRESSION DU CHAMP
Il peut être nécessaire de supprimer le champ.
BOUTON DROIT
SUR LE NOM DU CHAMP
SÉLECTIONNER LE CHAMPS PUIS
POUR VALIDER
POUR VALIDER
ONGLET "CHAMPS"
GROUPE "AJOUTER ET SUPPRIMER" (2 ème bloc)
SÉLECTIONNER LE CHAMPS
SUR
POUR VALIDER

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Insérer un champ vierge à droite du champ "Editeur"
Le supprimer
Les données sont disposées en lignes, chaque ligne correspondant à un enregistrement.
1. SAISIE DES DONNÉES
L'ajout d'un enregistrement crée une nouvelle ligne à la fin de la feuille de données.
BOUTON GAUCHE
MODE FEUILLE DE DONNÉES
TABLE OUVERTE
SUR LE 1 ER CHAMP VIDE APRÈS
BOUTON DROIT
MODE FEUILLE DE DONNÉES
SÉLECTIONNER UNE LIGNE (enregistrement)
ZONE DÉFILEMENT
MODE FEUILLE DE DONNÉES
SUR DE LA ZONE DE DÉFILEMENT
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
MODE FEUILLE DE DONNÉES
SUR
SAISIR LA PREMIÈRE INFORMATION PUIS
SAISIR LES INFORMATIONS DE CHAQUE CHAMP EN FAISANT ENTRE
CHAQUE SAISIE
le changement d'enregistrement valide la saisie
NOUVEL
ENREGISTREMENT
NOUVEL ENREGISTREMENT
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Saisir les données comme ci-dessous

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 125
Le presse-papier est très pratique pour insérer des données, que ce soit un tableau complet,
une ou plusieurs lignes (enregistrements) ou une ou plusieurs colonnes (valeurs de champ).
Cette opération peut être effectuée aussi bien à partir d'une autre table ACCESS que d'un
tableau Excel. La seule contrainte à respecter est la suivante :
Si vous ajoutez des lignes, sélectionnez la dernière ligne de la table avec le sélecteur
d'enregistrement sur lequel vous faites un
(les enregistrements sont alors ajoutés)
Si vous collez des valeurs de champ en colonne à la place de valeurs existantes,
sélectionner la colonne concernée en cliquant sur la tête de colonne sur laquelle vous faîtes
un
2. NAVIGATION DANS LES DONNÉES
(les valeurs du presse-papiers remplacent celles existantes dès la 1 ère valeur)
Il suffit de cliquer sur une donnée pour que la ligne, donc l'enregistrement, soit sélectionné.
L'ascenseur vertical permet de choisir les lignes à afficher.
ENREGISTREMENT EN COURS
ZONE DE DÉFILEMENT

La zone de défilement permet la navigation entre les enregistrements, la recherche et le filtrage.
N° ENREGISTREMENT ACTUEL
CRÉER UN NOUVEL ENREGISTREMENT CHERCHER UN ENREGISTREMENT
1 ER ENREGISTREMENT ENREGISTREMENT SUIVANT
DERNIER ENREGISTREMENT
ÉTAT DU FILTRE
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Faire défiler les enregistrements avec les outils de la zone de défilement
Il est aussi possible d'atteindre directement un enregistrement spécifique.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE RECHERCHER" (5 ème bloc)
SUR
SUR LA POSITION DE L'ENREGISTREMENT À ATTEINDRE
Il est possible d'accéder à un enregistrement spécifique soit en cliquant sur cet enregistrement
s'il est affiché à l'écran, soit en tapant directement le N° de l'enregistrement dans la zone de
défilement puis
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Accéder au dernier enregistrement, au premier, au 18 ème
3. SÉLECTION DES DONNÉES
La sélection des données va précéder leur modification ou leur suppression. Elle s'effectue de
manière aussi naturelle que dans un tableur.
SÉLECTION
Sélection d'une donnée :
POINTER au-dessus de la donnée
(forme du pointeur ) puis
Sélection de plusieurs données
(forme du pointeur ) puis FAIRE GLISSER sur les données
Sélection d'une ligne :
POINTER en début de ligne sur
(forme du pointeur ) puis
Sélection de la table entière :
POINTER à l'intersection des têtes de lignes et de colonnes sur
de
ICI
(forme du pointeur ) puis

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 127
Le ruban permet aussi d'effectuer une sélection globale.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE RECHERCHER" (5 ème bloc)
SUR
SUR
Pour annuler une sélection, cliquer n'importe où dans la table
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Sélectionner avec la souris le 1 er enregistrement puis le dernier
Sélectionner toute la table avec la souris, avec le menu puis annuler la sélection
4. MODIFICATION DES DONNÉES
Contrairement à un fichier de bureautique classique type Word, Excel, Powerpoint…,
toute modification de données est immédiatement enregistrée dans la base. Seules les
modifications de structure, de mise en forme ou de macros/modules ont besoin d'être
explicitement enregistrées. Pour modifier directement les données d'une table, il suffit de cliquer
avec la souris sur la cellule (intersection ligne/colonne) contenant l'information désirée.
Si les données du champ servent de clé à la table, la modification est impossible
BOUTON GAUCHE
TABLE AFFICHÉE (en mode feuille de données)
AFFICHER L'ENREGISTREMENT DÉSIRÉ AVEC L'ASCENSEUR OU LES CASES DE DÉFILEMENT
SUR LA CELLULE CONTENANT L'INFORMATION À MODIFIER
METTRE À JOUR DES NOUVELLES DONNÉES
le déplacement sur une autre cellule valide la modification
Si vous vous apercevez en cours de saisie que vous faîtes une erreur,
la touche du clavier rétablit les données (s'il n'y a pas eu changement de champ) ou la touche
de la barre d'outils "ACCÈS RAPIDE" (s'il y a eu changement de champ)
Si la manipulation est répétitive, penser à utiliser le presse papiers couper/copier/coller Si la
manipulation est globale, l'utilisation d'une requête de mise à jour est appropriée
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Remplacer le sujet "Météorologie" par "Météo" pour chacun des enregistrements
concernés

5. SUPPRESSION D'UN ENREGISTREMENT
La suppression d'une ligne correspond ici à la suppression d'un enregistrement.
BOUTON DROIT
SÉLECTIONNER LA LIGNE
SÉLECTIONNER LA LIGNE
TOUCHE
POUR VALIDER
POUR VALIDER
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
SÉLECTIONNER LA LIGNE
SUR
POUR VALIDER
Si des données d'autres tables sont liées à l'enregistrement à supprimer, il faut d'abord
supprimer ces données connexes puis, ensuite, revenir supprimer l'enregistrement
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Créer le nouvel enregistrement suivant :
Le supprimer
6. RECHERCHE DE DONNÉES
Si la recherche concerne la base entière, la recherche s'effectue dans tous les champs.
FEUILLE DE DONNÉES AFFICHÉE
SUR
(extrémité de la zone de défilement)
SAISIR UN À UN LES CARACTÈRES DE LA RECHERCHE
les données correspondantes s'affichent au fur et à mesure
ZONE DÉFILEMENT
TERME RECHERCHÉ
Le ruban permet d'effectuer la recherche tout en affinant les critères.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "RECHERCHER" (5 ème bloc)
SUR
RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE (vérifier que dans "regarder dans" est indiqué le nom du
champ sinon l'afficher avec la liste déroulante)
POUR ATTEINDRE LA PROCHAINE OCCURRENCE
Access s'arrête à chaque fois qu'il trouve les termes recherchés

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 129
CHAÎNE DE CARACTÈRES
RECHERCHE PUIS PASSE À
RECHERCHÉE
L'OCCURRENCE SUIVANTE
PRÉCISE LA RECHERCHE
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Rechercher le terme "bivouac" des 2 manières exposées
Attention à bien orthographier les mots à rechercher. Il est possible de distinguer les majuscules des
minuscules lors de la recherche en cochant
7. REMPLACEMENT DE DONNÉES
Le remplacement évite d'avoir recours à des requêtes de mises à jour. Son utilisation est
sensiblement la même que pour la recherche.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "RECHERCHER" (5 ème bloc)
SUR
RENSEIGNER LA BOITE DE DIALOGUE
remplace toutes les occurrences en une seule fois
le mode "FEUILLE DE DONNÉES" permet un remplacement aisé de données pour des mises à
jour ou des corrections, sans avoir à utiliser de requêtes (plus complexes).
Faire des Copier/Coller entre les données et la zone de recherche pour éviter les problèmes
d'orthographe (espaces, accents…)
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Remplacer le sujet "Météo" par "Météorologie"

8. ENREGISTREMENT DE LA PRÉSENTATION
À la fermeture de la table, ACCESS demande confirmation de l'enregistrement de la mise en forme.
Il est aussi possible d'enregistrer les modifications faîtes à la structure et à la mise en forme de
la table (les modifications des données étant enregistrées au fur et à mesure).
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
SUR
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Enregistrer les modifications de présentation effectuées
9. CALCULS SUR ENREGISTREMENTS
Cette fonctionnalité permet de faire des calculs en fin de colonne. Selon la nature du champ, ce
peut être une somme, une moyenne ou le total des enregistrements.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
SUR (idem pour l'enlever)
une ligne "total" s'affiche à la suite des enregistrements
SUR DU CHAMP DE TOTAL INSÉRÉ POUR CHOISIR LA FONCTION ADAPTÉE
les fonctions dépendent du type de champ ; elles sont nombreuses pour un champ numérique
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Faire le total des enregistrements sur le champ "TITRE"

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 131
Lorsqu'il n'y a pas de valeurs dans le champ, c'est la fonction "compte" qui est proposée ; s'il y a
des valeurs, tout un choix de fonctions est disponible.
Dans la table en cours de la base "OUVRAGE",
Ajouter le champ "VALEUR" et le mettre avant le champ "COMMENTAIRES"
Saisir les valeurs telles que ci-dessous et faire les totaux puis la moyenne
10. TRI DES ENREGISTREMENTS
Pour une meilleure lisibilité, ils peuvent aussi être triés, tout en conservant leur intégrité.
BOUTON GAUCHE
SUR DE LA TÊTE DE COLONNE
SERVANT AU TRI
SUR
BOUTON DROIT
DANS LA COLONNE DE TRI
SUR L'ORDRE DE TRI VOULU
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE " TRIER ET FILTRER " (3 ème bloc)
DANS N'IMPORTE QUELLES DONNÉES DE LA COLONNE DE TRI
SUR
SUR
POUR TRIER
POUR SUPPRIMER LE TRI

Dans la table en cours de la base "OUVRAGES", Trier les enregistrements par ordre
croissant d'auteur, par ordre décroissant d'éditeur puis annuler les tris
11. FILTRAGE SIMPLE DES ENREGISTREMENTS
Filtrer les enregistrements n'affiche que les enregistrements correspondant à des critères définis.
Les autres enregistrements sont alors masqués.
SUR
BOUTON GAUCHE
SERVANT DE FILTRE
LE FILTRE VOULU
DE LA TÊTE DE COLONNE
BOUTON DROIT
SUR LA VALEUR VOULUE DU FILTRE
SUR LE FILTRE VOULU
OU
SUR
OU
SUR
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE " TRIER ET FILTRER " (3 ème bloc)
DANS LA COLONNE DE FILTRE
SUR
LE FILTRE VOULU
OU
SUR
seules les données correspondant au filtre sont affichées
FILTRES DE TEXTE

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 133
Pour réafficher/filtrer les enregistrements, cliquer dans le ruban sur
ou dans la zone de défilement sur
ou utiliser le menu contextuel
dans la colonne adéquate
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" puis annuler le filtre
N'afficher que les ouvrages dont le sujet est "Aventures" et l'auteur "Jules Vernes"
Annuler le filtre
Pour des raisons de lisibilité, il peut être utile de modifier la police, la hauteur des lignes ou la
largeur des colonnes. La méthodologie est proche de celle d'Excel.
1. HAUTEUR DES LIGNES
La hauteur des lignes s'adapte automatiquement à celle de la police choisie mais elle peut être
modifiée. Ce sont toutes les lignes de la table qui sont ici concernées.
BOUTON GAUCHE
POINTEUR SUR LE BORD INFÉRIEUR DE LA CASE
DE SÉLECTION D'UNE LIGNE
ÉTIRER LA LIGNE VERS LE HAUT OU VERS LE
BAS POUR ADAPTER SA HAUTEUR
toutes les lignes sont modifiées
BOUTON DROIT
DANS UNE CASE DE SÉLECTION
D'ENREGISTREMENT
SAISIR LA HAUTEUR
POUR VALIDER
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
SUR
SAISIR LA HAUTEUR
SUR LA CASE DE SÉLECTION
POUR VALIDER
FAIRE GLISSER MODIFIE LA HAUTEUR DES LIGNES
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Affecter la hauteur "18" aux lignes ou l'adapter globalement avec la souris

2. LARGEUR DES COLONNES
Comme pour les lignes, La largeur des colonnes peut être modifiée et adaptée aux données
saisies. Cependant, seules les colonnes sélectionnées sont modifiées.
BOUTON GAUCHE
SÉLECTIONNER LA OU LES COLONNES
POINTEUR SUR LE BORD DROIT DE LA TÊTE D'UNE
COLONNE SÉLECTIONNÉE
ÉTIRER VERS LA DROITE OU VERS LA GAUCHE
BOUTON DROIT
SUR LE TITRE DE CHAMP
SAISIR LA LARGEUR
POUR VALIDER
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "ENREGISTREMENTS" (4 ème bloc)
SUR
SAISIR LA LARGEUR
POUR VALIDER
SUR UNE TÊTE DE
COLONNE
FAIRE GLISSER
POUR MODIFIER
Un avec la forme sur le bord droit de la tête d'une des colonnes sélectionnées
ajuste la largeur des colonnes aux données contenues
3. POLICE
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Adapter la largeur des colonnes à leur contenu
La modification de la police concerne ici la totalité des données.
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "MISE EN FORME DU TEXTE" (6 ème bloc)
SUR UN DES OUTILS DU RUBAN
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Affecter la police Calibri 12 vert foncé

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 135
Les champs reçoivent tous la même mise en forme mais les champs de type "mémo" peuvent
recevoir des attributs spécifiques, indépendamment du reste de la feuille de données. (cette mise
en forme est plus facile en mode formulaire).
ONGLET "ACCUEIL"
GROUPE "MISE EN FORME DU TEXTE" (6 ème bloc)
DANS UNE CELLULE DU CHAMP DE TYPE "MÉMO"
SÉLECTIONNER UN MOT (ou un caractère… comme dans Word)
SUR UN DES OUTILS DU RUBAN
Seule la sélection est affectée par la mise en forme choisie (sauf l'alignement qui concerne le paragraphe)
Si les attributs affectent l'ensemble des données, c'est que le champ n'est pas réellement en "mémo"
; il faut alors lui assigner ce type dans les propriétés en mode "création"
Le codage des champs "MÉMO" est de type "HTML"
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Mettre à jour le champ "Commentaires" comme ci-après
4. FORMAT DES NOMBRES
Le format des nombres affecte aux valeurs une présentation adaptée au contenu.
ONGLET "CHAMPS"
GROUPE "MISE EN FORME" (4 ème bloc)
SÉLECTIONNER LE OU LES CHAMPS DE VALEUR
SUR UN DES OUTILS
FORMAT MONÉTAIRE
(€)
FORMAT POURCENTAGE
(%) FORMAT NOMBRE (avec virgule)
+ OU – DE
DÉCIMALES
Ne pas oublier que les modifications de structure et de mise en forme doivent être enregistrées
(contrairement aux modifications de données)
Dans la table en cours de la base "OUVRAGES",
Assigner un format monétaire en euros sans décimales au champ valeur comme
ci-dessous- Enregistrer les modifications de structure et mise en forme

Le formulaire permet d'afficher les données issues des tables d'une base de données ou les
réponses d'une requête et éventuellement de créer, modifier ou supprimer ces données.
Plusieurs types de formulaires peuvent être créés automatiquement :
Le formulaire "simple" affiche tous les champs d'un seul enregistrement
Le formulaire "plusieurs éléments" s'affiche en mode feuille de données "
Le formulaire "double affichage" affiche dans le premier volet horizontal tous les
champs d'un seul enregistrement (sélectionné dans le second volet) et dans le second volet
tous les enregistrements en mode "FEUILLE DE DONNÉES
Le formulaire s'affiche en mode "PAGE" et peut recevoir ainsi toutes les améliorations
souhaitées – pour saisir ou modifier les données, revenir en mode "FORMULAIRE
1. FORMULAIRE SIMPLE
C'est le plus courant. Il affiche la totalité des informations d'un enregistrement. Sa création est
complètement automatique.
GROUPE "FORMULAIRES" (4 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ
SUR
le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran
VALEUR DES CHAMPS
ÉTIQUETTES
DES CHAMPS
Pour choisir le mode FORMULAIRE, mode PAGE ou CRÉATION, sur

V – CRÉER ET MODIFIER UNE BASE SIMPLE 137
À partir de la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "SIMPLE" comme
ci-avant – l'afficher en mode "FORMULAIRE" et passer d'un enregistrement à l'autre,
l'enregistrer sous le nom "formulaire simple" puis le fermer
2. AUTRES FORMULAIRE
Ils affichent les enregistrements en mode "FEUILLE DE DONNÉES" ou "PAGE"
GROUPE "FORMULAIRES" (4 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ
SUR
SUR
POUR UN AFFICHAGE EN MODE "PAGE"
SUR
le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran
POUR UN AFFICHAGE EN MODE "FEUILLE DE DONNÉES"
À partir de la table en cours de la base "OUVRAGES", Créer un formulaire "PLUSIEURS
ÉLÉMENTS"– l'afficher en mode "FORMULAIRE" puis "FEUILLE DE DONNÉES"
3. FORMULAIRE "DOUBLE AFFICHAGE"
Il est très pratique car il permet de sélectionner dans la liste des enregistrements du volet bas
l'enregistrement dont le détail est alors affiché dans le volet haut.
GROUPE "FORMULAIRES" (4 ème bloc)
ONGLET "CRÉER"
SÉLECTIONNER LA TABLE À PARTIR DE LAQUELLE LE FORMULAIRE DOIT ÊTRE CRÉÉ
SUR
SUR
le formulaire s'affiche tout prêt à l'écran
VOLET FORMULAIRE SIMPLE
ENREGISTREMENT
AFFICHÉ
VOLET FEUILLE DE DONNÉES
FAIRE GLISSER POUR
DÉLIMITER LES VOLETS

À partir de la table en cours de la base "OUVRAGES",
Créer un formulaire "DOUBLE AFFICHAGE" comme ci-dessous – l'afficher en mode
"FORMULAIRE", changer d'enregistrement - l'enregistrer sous le nom "formulaire double"
puis le fermer
4. PRÉSENTATION
La présentation obéit aux mêmes règles que pour la table ou pour l'état.
À partir du formulaire "PLUSIEURS ÉLÉMENTS" en cours de la base "OUVRAGES",
Affiner sa présentation comme ci-dessous et l'afficher en mode "FORMULAIRE"
L'enregistrer sous le nom "consultation" puis le fermer
Ouvrir le formulaire "formulaire double" de la base "OUVRAGES",
Affiner sa présentation comme ci-dessous et l'afficher en mode "FORMULAIRE"
L'enregistrer puis fermer la base de données

VI – EXERCICES 139
C'est la base exemple utilisée pour le premier grand chapitre de cet ouvrage "Utiliser et
interroger une base ACCESS". La base intitulée "NORTHWIND 2019 IOS" comporte la correction
des différents exercices proposés.

C'est la base exemple utilisée pour le deuxième grand chapitre de cet ouvrage "Créer et modifier
une base simple". La base intitulée "OUVRAGES IOS" comporte la correction des différents exercices.

ACTIVATION CONTENU, 38
AFFICHAGE ÉTATS, 72
AFFICHAGE FORMULAIRES, 40
AJOUT D'UN CHAMP (ÉTAT), 85
AJOUT ENREGISTREMENTS (FORMULAIRES), 42
ANNULATION D'ACTIONS, 33
ANNULATION DE LA DERNIÈRE ACTION, 35
ANNULATION DE L'ANNULATION, 34
ASCENSEURS, 30
ASSISTANT ÉTAT, 73
ASSISTANT REQUÊTES, 46
BARRE DE TITRE, 22
BARRE D'ÉTAT, 30
BARRE D'OUTILS "ACCÈS RAPIDE", 23
BOITES DE DIALOGUE, 13
CALCULS (REQUÊTES), 62
CALCULS SUR ENREGISTREMENTS, 130
CHAMPS CONCATÉNÉS (REQUÊTES), 52
CLAVIER, 7, 34
COLONNES (ÉTAT), 79, 89
CONFIGURATION, 15
CRÉATION BASE ( MODÈLE), 118
CREATION BASE SIMPLE, 117
CRÉATION BASE VIERGE, 119
CRÉATION CHAMPS, 121
CRÉATION ÉTAT, 72, 78
CRÉATION REQUÊTES, 47
CRÉATION TABLES, 119
CRITÈRES DE SÉLECTION (REQUÊTES), 56
CRITÈRES MULTITABLES (REQUÊTES), 66
DÉPLACEMENT, 32, 34
DIDACTICIEL, 14
DISPOSITION (ÉTAT), 76
ENREGISTREMENT PRÉSENTATION, 130
ENREGISTREMENT REQUÊTES, 49
ETATS, 20, 72
EXCEL CONNEXION, 108
EXCEL GRAPHIQUE CROISÉ DYNAMIQUE, 107
EXCEL TABLEAU CROISÉ DYNAMIQUE, 105
EXCEL TABLEAU SIMPLE, 103
EXÉCUTION REQUÊTES, 70
EXERCICES, 16
EXTRACTION SYNTHÈSE INFORMATIONS, 99
FENÊTRE ACCESS, 21
FERMETURE BASE, 38
FILTRAGE ENREGISTREMENTS , 44
FILTRAGE SIMPLE ENREGISTREMENTS, 32
FORMAT DES NOMBRES (ÉTAT), 93
FORMAT DES NOMBRES (FEUILLE), 135
FORMULAIRE DOUBLE AFFICHAGE, 137
FORMULAIRE PLUSIEURS ÉLÉMENTS, 137
FORMULAIRE SIMPLE, 136
FORMULAIRES, 20, 40
GÉNÉRATEUR D'EXPRESSION (REQUÊTES), 67
GESTION CHAMPS (REQUÊTES), 50
GESTION DONNÉES, 124
GROUPES D'OUTILS, 24
GUIDE, 14
HAUTEUR DES LIGNES, 133
IMAGE (ÉTAT), 85
LARGEUR DES COLONNES (FEUILLE), 134
LIAISON DE DONNÉES EXCEL, 103
LIGNES (ÉTAT), 87
MACRO-COMMANDES, 20
MENU ACCESS, 22
MENUS CONTEXTUELS, 29
MISE EN FORME (ÉTAT), 87
MISE EN FORME AUTOMATIQUE (ÉTAT), 86
MISE EN FORME CONDITIONNELLE (ÉTAT), 95
MISE EN PAGE (ÉTAT), 97
MODE FEUILLE DE DONNÉES, 120
MODIFICATION DONNÉES, 127
MODIFICATION DONNÉES (FORMULAIRES), 42
MODULES, 21
NAVIGATION DONNÉES, 125
NAVIGATION DONNÉES (FORMULAIRES), 41
NOM DES CHAMPS, 122
ONGLETS, 24
ONGLETS D'OBJET, 31
OPÉRATIONS (REQUÊTES), 63
ORDRE DES CHAMPS, 123
OUTILS, 33
OUVERTURE BASE, 37
PERSONNALISATION ÉTAT, 79
POINTEUR, 32
POLICE (FEUILLE), 134
PRESENTATION (ÉTAT), 86
PRÉSENTATION DONNÉES, 133
PRÉSENTATION DU FORMULAIRE, 138
PROPRIÉTÉS (REQUÊTES), 70
QUADRILLAGE BORDURES (ÉTAT), 93, 95
QUITTER, 16
RECHERCHE DONNÉES, 128
RECHERCHE DONNÉES (FORMULAIRES), 43
REGROUPEMENT ET TRI (ÉTAT), 81
REGROUPEMENTS (ÉTAT), 75
REGROUPEMENTS (REQUÊTES), 64
REMPLACEMENT DONNÉES, 129
RÉPÉTITION DE LA DERNIÈRE ACTION, 35
REQUÊTE ANALYSE CROISÉE, 99
REQUÊTE SÉLECTION, 45
REQUÊTES, 20
RUBAN, 24, 33, 35
SAISIE DONNÉES, 124
SAISIE DONNÉES (FORMULAIRE), 136
SÉLECTION, 33
SÉLECTION CHAMPS, 122
SÉLECTION DE CHAMPS (ÉTAT), 74
SÉLECTION DONNÉES, 126
SOURIS, 3, 32
STRUCTURE, 19
STRUCTURE TABLES, 120
SUPPRESSION DES CHAMPS, 123
SUPPRESSION D'UN CHAMP (ÉTAT), 86
SUPPRESSION ENREGISTREMENTS, 128
SUPPRESSION ENREGISTREMENTS, 43
TABLES, 19
TITRE ET VISUALISATION (ÉTAT), 77
TITRES (ÉTAT), 91
TOTAUX (ÉTAT), 90
TOTAUX ET DÉTAIL (ÉTAT), 82
TOUCHES DE FONCTION, 35
TOUCHES SPÉCIALES, 7
TRI (ÉTAT), 76
TRI (REQUÊTES), 54
TRI ENREGISTREMENTS, 131
TRI ENREGISTREMENTS (FORMULAIRES), 44
VOLET DE NAVIGATION, 25
WORD ETIQUETTES, 110
WORD MAILING, 113

Pour des raisons de lisibilité, il est employé dans cet ouvrage les termes de
Windows pour Microsoft Windows ®, Word pour Microsoft Word ®, Excel
pour Microsoft Excel ®, Access pour Microsoft Access ®, Powerpoint pour
Microsoft Powerpoint ® , Outlook pour Microsoft Outlook ®, Edge pour
Microsoft Edge ® .
Par ailleurs, toutes les copies d'écrans, images et icones ont été reproduites
avec l'aimable autorisation de Microsoft
Tous les efforts ont été faits, et le temps nécessaire consacré, pour que cet ouvrage soit aussi fiable et rigoureux que
possible. Cependant, ni l'auteur, ni l'éditeur ne sauraient être tenus pour responsable des conséquences de son utilisation
ou des atteintes au droit des brevets ou des personnes qui pourraient résulter de cette utilisation.
Toute reproduction, même partielle de cet ouvrage, et par quelque procédé que ce soit, est interdite sans autorisation
préalable de iOs (acquisition de licences) et passible d'une peine prévue par la loi sur la protection des droits d'auteur.

Dépôt légal 2 ème Trim 2020
ISBN 978-2-491902-04-9
Ce support de cours est destiné à accompagner votre formation dans
l'apprentissage de ce logiciel.
Il peut être utilisé en auto-formation mais il est le support idéal d'une formation
menée par un formateur.
C'est un manuel d'apprentissage organisé sous forme de leçons, ou chaque brique
de connaissance acquise est réutilisée dans les leçons suivantes et avec des
exercices à réaliser pour bien mémoriser les actions.
Les fichiers d’exercices sont téléchargeables sur le site de l'éditeur (lien dans le
support de cours) où vous pourrez aussi éventuellement vérifier vos acquis grâce à
des tests de connaissance en ligne.
Des emplacements sont prévus sur chaque page pour prendre des notes afin de
bien se souvenir des recommandations éventuelles de votre formateur.
Après votre formation, n'hésitez-pas à reprendre ce manuel et à refaire les exercices
pour bien ancrer ce que vous avez appris dans votre esprit.
Existent aussi
Windows 10, Utilisation, personnalisation (maj 2020)
Word 2019, Faire un document
Excel 2019, Faire un tableau
Powerpoint 2019, Faire une présentation
Outlook 2019, Messagerie, calendrier, contacts…
Joomla 3, Faire un site Web
Windows 10, 2 èm niveau configuration
Word 2016, 1 er niveau utilisation, 2 ème niveau document long,2 ème niveau Publipostage
Excel 2016, 1 er niveau utilisation, 2 ème niveau Plan-liaisons-solveur-fonctions -
macros, 2 ème niveau Base de données-Hypothèses-fonctions
Access 2016, 1 er niveau utilisation, 2 ème niveau programmation
Outlook 2016, Powerpoint 2016
Maintenance micro, Réseaux …
Versions Office 2016, Office 2013 et Office 2010 disponibles
Versions Office 2019 / 365 ( 2 ème niveau...) en cours
Sage i7 Paie & Rh V9
Sage i7 Comptabilité V8.x
Sage i7 Gestion commerciale V8.x
129 rue du Maréchal Foch
14750 Saint Aubin sur Mer
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