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NOVEMBRE / DÉCEMBRE 2021
DIGITALISATION
L’automatisation de la gestion
documentaire: un gain de
temps et d’efficacité!
Lors de son événement Tomorrow’s Office en octobre dernier,
Charles Kieffer Group a présenté deux nouvelles offres
permettant de faciliter la gestion documentaire de ses clients.
À cette occasion Vincent Kolaczynski, Executive Officer –
Solutions and Scanning, et Yann Ramspacher, Solutions Sales
Coordinator, nous présentent un nouvel outil de Gestion
Electronique de Document (GED) Doc.Series, ainsi qu’un
outil innovant de lecture de documents et de données
découlant de l’introduction de l’intelligence artificielle dans
les solutions déjà proposées par CK.
connecter (ERP, CRM, etc.), le type de
document(s) à traiter ou encore les tâches
répétitives à automatiser. Nous utilisons
notre solution en mode SaaS, respectant le
cadre RGPD et basé sur un hébergement
européen. Ainsi, l’objectif est de créer un
connecteur entre la solution du client et
notre technologie, de manière à ce qu’il
puisse envoyer ses documents vers notre
application et qu’elle les lui retourne sous
forme de données prêtes à être injectées
dans son ou ses systèmes.
En quoi consiste votre offre de GED
Doc.Series?
YR: Nous proposons depuis peu cette offre
aux PME, et ce, en mode SaaS. Puisque
l’application est hébergée dans notre
cloud, elle ne nécessite pas d’infrastructure
particulière et pourra très rapidement être
déployée pour nos clients.
Doc.Series, éditée par une entreprise
suisse, est une solution que nous pouvons
facilement adapter en fonction du métier,
de la manière de travailler de nos clients
et des documents qu’ils ont à traiter,
qu’il s’agisse de courriers, de factures,
de bons d’intervention ou autres types
de documents. En cas de demandes
spécifiques, nous pouvons développer des
plug-ins dans l’outil. Enfin, cette solution
offre une meilleure visibilité sur les coûts,
puisque nos tarifs s’expriment sous la forme
d’un prix par mois et par utilisateur, sans
surprise pour le client.
VK: Cette plateforme est sécurisée et
sauvegardée sur notre cloud, le monitoring
ainsi que les mises à jour sont réalisés par nos
soins, à distance. Cette solution fonctionne
sur une interface web et n’a pas besoin d’être
configurée pour permettre l’accès aux fichiers
à distance, de cette façon les flux de travail
restent inchangés, que les employés soient en
présentiel ou en télétravail.
Cette application n’est pas seulement un outil
de stockage! Elle dispose de nombreuses
fonctionnalités comme le traitement
automatique des documents numérisés, le
versioning, le case management, le workflow de
validation, l’archivage, la signature électronique
ou encore la recherche. Elle apporte donc
une plus-value aux des entreprises, comme
le partage de fichiers avec des intervenants
externes, et ce, de manière sécurisée et sans
mettre en place des technologies ou des
paramétrages compliqués et coûteux.
L’outil permet aussi de définir un dashboard
propre à chaque utilisateur afin de devenir un
point d’entrée centralisant le travail journalier
des employés. On y retrouve les documents à
traiter et les tâches à effectuer sous la forme
d’un portail personnel ou d’entreprise.
Comment avez-vous intégré l’intelligence
artificielle dans vos solutions de traitement
documentaire?
VK: La solution que nous proposons
est basée sur le «Deep learning», ce qui
signifie que c’est la machine qui crée ses
propres règles pour définir ses processus,
indépendamment d’une prédéfinition
humaine. Elle permet de comprendre la
nature et le contenu des documents traités
sans paramétrages importants et coûteux.
Cette solution, adaptable au nombre de
documents du client, devient dès lors
rentable pour de petits volumes et permet
de dédier les ressources humaines à des
tâches à plus grande valeur ajoutée.
Deux alternatives s’offrent ainsi à nos
clients: nous déléguer le traitement et la
dématérialisation de leurs documents avec
des engagements de service définis (SLA,
KPI, KQI) ou intégrer cette technologie
à leur écosystème. Pour cette seconde
option, nous définissons avec le client le(s)
logiciel(s) au(x)quel(s) nous devons nous
Est-il envisageable de combiner ces
deux solutions?
YR: Il est effectivement possible de
traiter les documents à l’aide de l’outil
d’intelligence artificielle qui renvoie ensuite
les documents et les données extraites dans
notre solution de gestion électronique
des documents. La prise en charge du
fichier de son arrivée en format papier ou
électronique jusqu’à son traitement final est
ainsi complètement couverte.
VK: Tous les documents papiers et
électroniques peuvent être introduits dans la
GED Doc.Series grâce à des outils intégrés
comme la séparation par code-barre, la
reconnaissance optique de caractère ou
de mots, l’extraction de données,… Grâce
à l’intelligence artificielle, nous pouvons
aussi offrir aux documents une classification
automatique et aux données un taux
d’enrichissement automatique supérieur.
Pour résumer, au travers de ces deux
solutions logicielles, CK entend améliorer
les environnements de bureau permettant
aux utilisateurs de mieux travailler et aux
organisations de gagner en efficacité et en
productivité. n
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