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4 <strong>Edition</strong> Octobre - Novembre 01 Perdre son temps ; une frustration de plus pour le syndic ! Le moins qu’on puisse dire est que l’agenda d’un syndic est plein à craquer ! Il déborde de rendez-vous, de réunions, d’expertises , de contrôles divers et convocations chez le Juge de Paix, de relevés de compteurs, de facturations, de correspondance inutile, … Dès lors, perdre son temps devient une calamité insupportable. il est pourtant des tâches que l’on ne peut reporter… L’une d’elle est la lecture des mails, l’autre est de répondre aux plaintes déposée à l’IPI. Une pluie de mails Le problème est général, et dépasse largement nos frontières. J’en veux pour preuve l’article ci-dessous dont je vous cite un extrait, parus dans le magazine français "Informations rapide de la Copropriété". IIs arrivent toutes les deux minutes trente-cinq secondes, montre en-main. Tel un petit sablier qui s'égrène inexorablement, une trotteuse qui fait tic-tac-tic-tac toute la journée; sans discontinuer. Oui, je compte les minutes qui séparent les mails entrants. J'ai un nouveau métier : tapeur de mails. Que je les tape comme un forcené ou que je les dicte à Siri qui est devenu mon meilleur ami, mon secrétaire particulier, me voilà chaque matin happé dans le tourbillon infernal des mails inoxydables, infatigables, increvables. J’écope du matin au soir, j’ai peur que le fleuve déborde, peur d’en perdre une goutte ; peur de perdre le fil ; peur de fermer la petite fenêtre en bas de l’écran, peur de partir en vacances. Combien seront-ils à mon retour de déjeuner? Le Lundi matin, ils sont là, ils m’attendent de pied ferme, gonflés à bloc, remontés comme jamais, impatients d’en découdre. Je les sens avec leurs petites mains crochues m’attirer dans les flammes de l’enfer. Le dimanche soir, ce n’est plus un coup de blues, c’est carrément l’angoisse. Attention j’appuie sur le bouton ouvrir. Ouch, je me prends une vague, un torrent, une tornade, je m’accroche à la rive pour ne pas me noyer, l’instinct de survie. Seul face à la locomotive lancée plein gaz, je suis un guerrier. Non, vous ne passerez pas ! Ma journée est une course folle contre la montre, je vis dans ma bulle Outlook. Ce soir ma boite sera vide, propre nettoyée, inbox zero, je me le suis juré. C’est un défi permanent, une mission, une quête. Je suis devenu expert de la messagerie, docteur es courriers électroniques, champion du CCC (copie invisible). Mes réponses sont de plus ne plus courtes, bref pour tenir la cadence "OK c’est noté", "Bien reçu, je m’en occupe", "parfait je vous remercie". Moins on en dit, mieux c’est, si je renvoie la balle, je me prends un revers du droit un uppercut. J’esquive des piques, je zappe les polémiques. Parfois je recadre, parfois je vois rouge ; parfois je ne comprends rien. Souvent, je prends sur moi. Souvent je rappelle. J’aime les mails qui disent juste merci, même si ça en fait un de plus dans la charrette. Quand c’est un spam, me voilà soulagé. Je suis affable avec les gentils, sévère avec les méchants. Je chèque les mails vite fait toujours, tout le temps, dans le train du matin, avant de débarquer sur le deux roues avant de démarrer, au feu rouge si c’est long, en rendez-vous ça traine, en AG si je m’ennuie… Si vous êtes syndics, vous vous reconnaitrez facilement dans ce tableau ! Et dans cette multitude, on trouvera de nombreux mails inutiles, mais qui nous font perdre un temps précieux et nous détournent parfois de l’essentiel, ... l'essentiel sur lequel vous serez cependant jugé en tant que syndic. Et au final, en fin de journée, qu’avonsnous fait de concret à part répondre à une centaine de mails ? Dix-sept heure arrive et il faut se dépêcher de préparer le rendez-vous suivant ou l’AG du soir… Notre conseil, si tant est que l’on puisse vous aider à naviguer dans cette mer de mails : 1/ Filtrez en amont. Par exemple : demandez aux copropriétaires de transmettre leurs mails et demandes a un des membres du Conseil de Copropriété : ainsi ce dernier pourra éventuellement regrouper plusieurs demandes et envoyer un mail par semaine (sauf urgence). Il est en effet inutile que plusieurs copropriétaires envoient la même question ou remarque au syndic avec tous les autres copropriétaires en CC. Une seule personne est choisie pour les contacts avec le syndic. 2/ Créez un boite mail par immeuble ; ainsi tous les mails arrivent dans cette boite et le syndic consulte ces mails une fois par semaine (sauf
PROPERTYTODAY 5 SYNDIC Channel SYNDIC Channel NOUVEAU DANS LA COPROPRIÉTÉ EN BELGIQUE! urgence). Rappelons que le mail est par définition un moyen de communication non urgent. 3/ Une option qui aura peut-être du mal à passer est de prévoir un montant forfaitaire de par exemple 5€ par mail au-delà du nombre raisonnable de mails enregistrés. 4/ Exigez un sujet unique par mail. Chacun le sait, le syndic doit travailler vite et bien. Il ne peut se permettre aucune faute, sans que quelque copropriétaire aux aguets ne lui tombe dessus à bras raccourcis, et espère qu’il se rendra intéressant aux yeux des autres en portant plainte à l’IPI … Plus de 1000 plaintes classées sans suite Autre motif de perte de temps : une plainte à l’institut. Elle vous arrive au courrier le matin ... et voilà la journée fichue… et probablement votre weekend… ou encore les jours à venir. “ 1.505 plaintes en 2020 dont 1.157 classées sans suite En effet, les copropriétaires peuvent sans bonne raison apparente, sans motif, sans condition de recevabilité et sans paiement, introduire une plainte à l’IPI contre son syndic. Juste pour lui nuire, souvent par esprit de vengeance…. Bien évidemment, toutes les plaintes ne sont pas inutiles, et il est normal de pouvoir se plaindre à l’Institut de contrôle, pour dénoncer certaines pratiques inacceptables. Tout le monde sera d’accord sur ce point. Mail selon les chiffres de l’IPI (rapport annuel 2020) : sur 1.505 dossiers (!) qui ont été ouverts en 2020 seulement 348 ont été renvoyés devant la chambre exécutive soit 1.157 plaintes classées sans suite. On compte Consultez le SYNDIC Channel sur Youtube, matériel noveau en continu. encore 10 acquittements et 36 décisions autonomes souvent en rapport avec la formation permanente. Finalement 237 agents immobiliers ont fait l’objet d’une sanction disciplinaires en 2020 (22 radiations, 116 suspensions, 63 blâmes et 36 avertissements). Cela signifie que non moins de 84% des plaintes ont été formulé sans connaissance de cause ou simplement par esprit de revanche. Sur ce point, nous pensons qu’il serait intéressant de scinder ces chiffres par tableau ; pour nous donner une meilleure idée de la répartition des sanctions entre syndics et courtiers… Mais il est clair qu’indépendamment de cette répartition syndics/courtiers, près de 1200 plaintes par ans sont classées sans suite… En toute objectivité cela nous autorise forcément de conclure à l’usage abusif à grande échelle de la plainte par les copropriétaires ; ce qui confirme en tout état de cause le ressenti des syndics au quotidien.
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