Property Today FR 2021 Edition 7

4 Edition Octobre - Novembre
01
Perdre son temps ; une
frustration de plus pour le
syndic !
Le moins qu’on puisse dire est que l’agenda d’un syndic est plein à craquer ! Il déborde
de rendez-vous, de réunions, d’expertises , de contrôles divers et convocations chez le
Juge de Paix, de relevés de compteurs, de facturations, de correspondance inutile, …
Dès lors, perdre son temps devient une
calamité insupportable. il est pourtant des
tâches que l’on ne peut reporter… L’une
d’elle est la lecture des mails, l’autre est de
répondre aux plaintes déposée à l’IPI.
Une pluie de mails
Le problème est général, et dépasse
largement nos frontières. J’en veux pour
preuve l’article ci-dessous dont je vous cite
un extrait, parus dans le magazine français
"Informations rapide de la Copropriété".
IIs arrivent toutes les deux minutes trente-cinq
secondes, montre en-main. Tel un petit sablier
qui s'égrène inexorablement, une trotteuse
qui fait tic-tac-tic-tac toute la journée; sans
discontinuer.
Oui, je compte les minutes qui séparent les
mails entrants. J'ai un nouveau métier : tapeur
de mails.
Que je les tape comme un forcené ou que je les
dicte à Siri qui est devenu mon meilleur ami,
mon secrétaire particulier, me voilà chaque
matin happé dans le tourbillon infernal des
mails inoxydables, infatigables, increvables.
J’écope du matin au soir, j’ai peur que le fleuve
déborde, peur d’en perdre une goutte ; peur de
perdre le fil ; peur de fermer la petite fenêtre en
bas de l’écran, peur de partir en vacances.
Combien seront-ils à mon retour de déjeuner?
Le Lundi matin, ils sont là, ils m’attendent de
pied ferme, gonflés à bloc, remontés comme
jamais, impatients d’en découdre. Je les sens
avec leurs petites mains crochues m’attirer
dans les flammes de l’enfer. Le dimanche soir,
ce n’est plus un coup de blues, c’est carrément
l’angoisse.
Attention j’appuie sur le bouton ouvrir. Ouch, je
me prends une vague, un torrent, une tornade,
je m’accroche à la rive pour ne pas me noyer,
l’instinct de survie. Seul face à la locomotive
lancée plein gaz, je suis un guerrier. Non, vous
ne passerez pas !
Ma journée est une course folle contre la
montre, je vis dans ma bulle Outlook. Ce soir ma
boite sera vide, propre nettoyée, inbox zero, je
me le suis juré.
C’est un défi permanent, une mission, une
quête. Je suis devenu expert de la messagerie,
docteur es courriers électroniques, champion du
CCC (copie invisible).
Mes réponses sont de plus ne plus courtes, bref
pour tenir la cadence "OK c’est noté", "Bien reçu,
je m’en occupe", "parfait je vous remercie".
Moins on en dit, mieux c’est, si je renvoie la balle,
je me prends un revers du droit un uppercut.
J’esquive des piques, je zappe les polémiques.
Parfois je recadre, parfois je vois rouge ; parfois
je ne comprends rien. Souvent, je prends sur
moi. Souvent je rappelle.
J’aime les mails qui disent juste merci, même si
ça en fait un de plus dans la charrette. Quand
c’est un spam, me voilà soulagé. Je suis affable
avec les gentils, sévère avec les méchants. Je
chèque les mails vite fait toujours, tout le temps,
dans le train du matin, avant de débarquer sur
le deux roues avant de démarrer, au feu rouge
si c’est long, en rendez-vous ça traine, en AG si je
m’ennuie…
Si vous êtes syndics, vous vous reconnaitrez
facilement dans ce tableau !
Et dans cette multitude, on trouvera de
nombreux mails inutiles, mais qui nous
font perdre un temps précieux et nous
détournent parfois de l’essentiel, ... l'essentiel
sur lequel vous serez cependant jugé en tant
que syndic.
Et au final, en fin de journée, qu’avonsnous
fait de concret à part répondre à une
centaine de mails ?
Dix-sept heure arrive et il faut se dépêcher
de préparer le rendez-vous suivant ou l’AG
du soir…
Notre conseil, si tant est que l’on puisse vous
aider à naviguer dans cette mer de mails :
1/
Filtrez en amont. Par exemple : demandez
aux copropriétaires de transmettre leurs
mails et demandes a un des membres du
Conseil de Copropriété : ainsi ce dernier
pourra éventuellement regrouper plusieurs
demandes et envoyer un mail par semaine
(sauf urgence). Il est en effet inutile que
plusieurs copropriétaires envoient la même
question ou remarque au syndic avec tous
les autres copropriétaires en CC. Une seule
personne est choisie pour les contacts avec
le syndic.
2/
Créez un boite mail par immeuble ; ainsi tous
les mails arrivent dans cette boite et le syndic
consulte ces mails une fois par semaine (sauf