Aperçu de l'entreprise et des prestations Swisscoding

codeurs directement dans les étages ou la centraliser
dans un bureau, loin des unités.
De plus, attirer de nouveaux codeurs nécessiterait des
salaires élevés. Or les établissements publics ont de la
peine à attirer des professionnels avec les grilles
salariales cantonales, au contraire des assurances, qui
offrent de meilleures rémunérations. Les
établissements privés, non tenus aux échelles de
traitements, ont plus de liberté mais dans les faits, les
salaires n’y sont pas meilleurs.
Enfin, à ces défis organisationnels immédiats s’ajoutent
des questions portant sur le développement du
métier : comment mettre en place des formations ? Où
trouver des logiciels ou des outils informatiques pour
appuyer le travail d’analyse ? Et quels outils choisir ?
Retard accumulé au bouclement des comptes
Le troisième problème touche au rythme de travail : au
début de chaque année civile, l’unité de codage doit
mettre les bouchées doubles sur l’envoi des dossiers
codés à la facturation pour assurer le bouclement
annuel des comptes. Ceci génère un retard dans le
codage des cas de la nouvelle année. La quantité de
dossiers accumulés au moment de la reprise augmente
le risque d’un codage moins précis.
Défis liés aux processus de documentation du codage
Le codage n’est rien d’autre que la transformation de
la liste de tous les actes de soin apportés au patient
ainsi que ses maladies en des « codes ». Pour un
codage complet, il faut une documentation médicale
complète… et disponible. Là aussi, les codeurs ont peu
de soutien : ils trouvent difficilement du relais au sein
des services, où personne ne comprend très bien les
rapports de dépendances entre revenus financiers et
documentation. En fait, bien souvent, le personnel
médico-soignant ignore comment l’hôpital génère des
revenus.
Les médecins, la documentation et les codes
Premier problème, la sensibilisation des médecins à
l’impact financier de la documentation est très
lacunaire. Les médecins connaissent généralement
bien le système TARMED, qui implique une facture
pour chaque acte ambulatoire, mais le système DRG
appliqué aux hospitalisations est infiniment plus
complexe. Leur formation n’explique pas l’importance
de structurer les lettres de sortie, les notes et les
rapports opératoires d’une manière qui soit utile pour
le codage.
Cliniques privées, hôpitaux publiques, incitations par
contexte
Deuxième problème, le fonctionnement des hôpitaux
n’incite pas les médecins à documenter leurs actes
avec précision. Dans les établissements privés, les
codeurs disposent d’une documentation lacunaire à
chaque fois que l’envoyeur est le spécialiste du cabinet,
et qu’il n’a donc pas besoin de relayer les informations
de la même manière que s’il les adressait à un confrère.
Dans le secteur public, les codeurs trouvent une
documentation éparse parce que parmi les différents
intervenants auprès d’un même patient, personne
n’assure le suivi du dossier de l’entrée à la sortie. À ces
réalités s’ajoute le roulement des médecins assistants,
qui impliquerait de réexpliquer tous les 6 mois
l’importance d’une documentation soignée.
Vitesse des processus de documentation
Troisième problème, dans bien des cas de figure, la
documentation finit par exister tôt ou tard, mais
seulement quand… la facture a déjà été ou aurait dû
être envoyée à l’assurance. La plupart du temps, les cas
les plus graves, qui impliquent le plus grand nombre
d’informations, sont laissés à plus tard, ce qui entraine
une variation sur l’indice de case mix et un déséquilibre
dans les comptes. Fluidifier les processus pour que les
informations parviennent aux codeurs dans un délai
permettant une facturation correspondant aux couts
générés est un exercice long et compliqué, qui
demande de sensibiliser une grande quantité de
personnes. À titre d’exemple, en août 2017, nous
avions constaté un retard de 20’000 cas cumulés
auprès des 15 hôpitaux romands pour lesquels nous
codions.
Dossier patient informatisé et autres outils
Quatrième problème, les outils informatiques qui
permettraient d’accéder rapidement et efficacement
aux informations nécessaires manquent. Le dossier
patient informatisé, par exemple, n’est pas disponible
partout, ou alors il n’est pas structuré de manière à
donner accès aux informations utiles pour le codage, ce
qui oblige les codeurs à collecter individuellement des
éléments dans les unités.
.6 Histoire et philosophie de l’entreprise II. La raison d’être de Swisscoding