Aperçu de l'entreprise et des prestations Swisscoding

Swisscoding

Un aperçu de l’entreprise et de ses prestations

(version mai 2021)

Swisscoding SA

Rue Beau-Séjour 8E, 1003 Lausanne, Suisse (www.swisscoding.com)

A. Histoire et philosophie de l’entreprise ......................................................................... 2

Notre mission ........................................................................................................... 3

La raison d’être de Swisscoding .............................................................................. 4

Nos principes ............................................................................................................ 8

Notre équipe .......................................................................................................... 10

Suivi continu de la qualité de codage par Swisscoding ........................................ 12

Les ambitions de Swisscoding en 4 points ............................................................ 15

B. Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ?.............................. 17

La délégation complète du codage ....................................................................... 20

Délégation partielle du codage (modèle hybride) ............................................... 23

Le dépannage ponctuel du codage ....................................................................... 26

Matrice des prix pour le codage médical .............................................................. 28

C. La plateforme informatique CASC (Computer Aided Swisscoding) ............................ 32

Une plateforme d’outils idéalement intégrés ...................................................... 33

Walter : gestion et suivi de l’ensemble du processus post-hospitalier ............... 37

Queen : gestion quotidienne de la qualité ........................................................... 40

D. Annexes ..................................................................................................................... 41

Pour une académie Suisse du Codage Médical .................................................... 42

Participation au capital de Swisscoding ................................................................ 47

Histoire et philosophie de l’entreprise I. Notre mission 1.

A. Histoire et philosophie de l’entreprise

.2 Histoire et philosophie de l’entreprise I. Notre mission

Notre mission

Swisscoding aide les hôpitaux et les cliniques à se concentrer sur leur activité médicale en les déchargeant des

tâches administratives, notamment des processus administratifs post-hospitalisation comme le codage médical,

la facturation, la documentation et d’autres.

Histoire et philosophie de l’entreprise I. Notre mission 3.

La raison d’être de Swisscoding

L

e système de la santé en Suisse se développe et

se complexifie en multipliant des aspects

administratifs toujours plus pointus. Les hôpitaux

et les cliniques, tournés vers la santé des patients,

n’ont pas toujours les ressources pour suivre de près

ces développements réglementaires annuels, de s’y

former et d’y adapter leur fonctionnement interne. De

ce fait, ils perdent souvent de l’argent, parfois même

sans s’en rendre compte.

Une solution à ce défi est une équipe spécialisée qui

apporte un soutien administratif aux hôpitaux qui

peuvent eux se concentrer sur leur métier cœur, la

prise en charge de patients. En travaillant pour

plusieurs hôpitaux et cliniques, la taille d’une telle

équipe lui permet de former ses ressources chaque

année aux nouveautés du système, de développer des

outils informatiques de pointe et des processus

efficients, tout en offrant à chaque institution de santé

une solution adaptée.

Dans son activité de conseil en management

hospitalier, la société Paianet a pu suivre de près la

mise en place du codage médical et l’introduction des

DRG sur les prestations somatiques aigües, déjà depuis

2011. Grâce à nos relations de travail avec différents

établissements de santé, nous avons pu observer en

temps réel leurs difficultés liées à l’état du marché ainsi

que les complexités dues au fonctionnement du

codage.

L’idée Swisscoding était née, et son histoire

commencerait par le codage médical, d’abord en tant

qu’une équipe au sein de Paianet, ensuite, dès l’année

2018 en tant que société anonyme indépendante.

.4 Histoire et philosophie de l’entreprise II. La raison d’être de Swisscoding

L’importance du codage médical pour les revenus

Un constat s’impose : le codage médical est au cœur du

financement des établissements de santé. Toutes les

prestations médicales de l’assurance de base sont

facturées par des équipes de codeurs.

En termes de revenus, les chiffres parlent d’euxmêmes

:

• 60 à 80% du chiffre d’affaires dépendent des

DRG pour la plupart des hôpitaux.

• Les DRG dépendent à 100% du codage.

De ce fait, toute variation dans la qualité du codage se

répercute directement sur le chiffre d’affaires de

l’hôpital. Un regard sur les réalités du marché et les

difficultés du terrain imposent de considérer que les

variations sont hautement probables : malgré son

importance, le codage, qui en est à ses tous premiers

pas en tant que métier, ne trouve pas tous les appuis

dont il a besoin pour affermir son développement.

Sans outils performants et de processus adaptés depuis

le début de la documentation dans les unités de soins,

des variations dans la qualité de codage de 2% à 5%

(entre institutions mais tout autant aussi entre codeurs

d’un même établissement) sont la réalité aujourd’hui.

Or, un codeur génère des factures pour environ 30 – 35

Mio CHF par année. En conséquence, un seul codeur

peut être responsable pour des fluctuations du revenu

de 0,6 à 1,7 M CHF par année.

Une poignée d’hôpitaux Suisses a le compétences et

outils pour suivre ce type de variations et d’assurer une

facturation correcte à tout moment.

Le marché et le terrain

Le codage médical se voit en effet confronté à deux

niveaux de défis. Le premier touche le métier même de

codeur, le second concerne les processus de

documentation médicale.

Défis liés à la mise en place d’une équipe interne de

codage

Trouver des codeurs disponibles n’est pas une sinécure

et, une fois qu’on a constitué une équipe, organiser son

travail est un nouveau casse-tête pour l’hôpital.

Un marché sans codeurs

Le premier problème touche au recrutement : les

codeurs sont rares sur le marché et rien n’indique que

cette situation puisse évoluer dans un avenir proche.

D’abord, le métier est peu attractif : il implique des

manœuvres répétitives et est généralement mal

valorisé. Ensuite, il ne bénéficie pas de formations

continues régulières qui permettraient d’établir un

plan de carrière. Enfin, du fait que les postes de gestion

et d’analyse médico-financière sont rares en Suisse

romande, il n’existe que très peu de passerelles entre

des corps de métiers partageant des regards et des

compétences similaires.

Comment organiser le travail d’une équipe de codage ?

Le deuxième problème touche à l’organisation

concrète de l’équipe au sein de l’hôpital. D’une part, les

codeurs travaillent souvent à temps partiel, et d’autre

part, à cause du caractère transversal du codage, qui

s’inscrit en relation avec tous les services, on ne sait

jamais très bien s’il faut éclater l’équipe en installant les

Histoire et philosophie de l’entreprise II. La raison d’être de Swisscoding 5.

codeurs directement dans les étages ou la centraliser

dans un bureau, loin des unités.

De plus, attirer de nouveaux codeurs nécessiterait des

salaires élevés. Or les établissements publics ont de la

peine à attirer des professionnels avec les grilles

salariales cantonales, au contraire des assurances, qui

offrent de meilleures rémunérations. Les

établissements privés, non tenus aux échelles de

traitements, ont plus de liberté mais dans les faits, les

salaires n’y sont pas meilleurs.

Enfin, à ces défis organisationnels immédiats s’ajoutent

des questions portant sur le développement du

métier : comment mettre en place des formations ? Où

trouver des logiciels ou des outils informatiques pour

appuyer le travail d’analyse ? Et quels outils choisir ?

Retard accumulé au bouclement des comptes

Le troisième problème touche au rythme de travail : au

début de chaque année civile, l’unité de codage doit

mettre les bouchées doubles sur l’envoi des dossiers

codés à la facturation pour assurer le bouclement

annuel des comptes. Ceci génère un retard dans le

codage des cas de la nouvelle année. La quantité de

dossiers accumulés au moment de la reprise augmente

le risque d’un codage moins précis.

Défis liés aux processus de documentation du codage

Le codage n’est rien d’autre que la transformation de

la liste de tous les actes de soin apportés au patient

ainsi que ses maladies en des « codes ». Pour un

codage complet, il faut une documentation médicale

complète… et disponible. Là aussi, les codeurs ont peu

de soutien : ils trouvent difficilement du relais au sein

des services, où personne ne comprend très bien les

rapports de dépendances entre revenus financiers et

documentation. En fait, bien souvent, le personnel

médico-soignant ignore comment l’hôpital génère des

revenus.

Les médecins, la documentation et les codes

Premier problème, la sensibilisation des médecins à

l’impact financier de la documentation est très

lacunaire. Les médecins connaissent généralement

bien le système TARMED, qui implique une facture

pour chaque acte ambulatoire, mais le système DRG

appliqué aux hospitalisations est infiniment plus

complexe. Leur formation n’explique pas l’importance

de structurer les lettres de sortie, les notes et les

rapports opératoires d’une manière qui soit utile pour

le codage.

Cliniques privées, hôpitaux publiques, incitations par

contexte

Deuxième problème, le fonctionnement des hôpitaux

n’incite pas les médecins à documenter leurs actes

avec précision. Dans les établissements privés, les

codeurs disposent d’une documentation lacunaire à

chaque fois que l’envoyeur est le spécialiste du cabinet,

et qu’il n’a donc pas besoin de relayer les informations

de la même manière que s’il les adressait à un confrère.

Dans le secteur public, les codeurs trouvent une

documentation éparse parce que parmi les différents

intervenants auprès d’un même patient, personne

n’assure le suivi du dossier de l’entrée à la sortie. À ces

réalités s’ajoute le roulement des médecins assistants,

qui impliquerait de réexpliquer tous les 6 mois

l’importance d’une documentation soignée.

Vitesse des processus de documentation

Troisième problème, dans bien des cas de figure, la

documentation finit par exister tôt ou tard, mais

seulement quand… la facture a déjà été ou aurait dû

être envoyée à l’assurance. La plupart du temps, les cas

les plus graves, qui impliquent le plus grand nombre

d’informations, sont laissés à plus tard, ce qui entraine

une variation sur l’indice de case mix et un déséquilibre

dans les comptes. Fluidifier les processus pour que les

informations parviennent aux codeurs dans un délai

permettant une facturation correspondant aux couts

générés est un exercice long et compliqué, qui

demande de sensibiliser une grande quantité de

personnes. À titre d’exemple, en août 2017, nous

avions constaté un retard de 20’000 cas cumulés

auprès des 15 hôpitaux romands pour lesquels nous

codions.

Dossier patient informatisé et autres outils

Quatrième problème, les outils informatiques qui

permettraient d’accéder rapidement et efficacement

aux informations nécessaires manquent. Le dossier

patient informatisé, par exemple, n’est pas disponible

partout, ou alors il n’est pas structuré de manière à

donner accès aux informations utiles pour le codage, ce

qui oblige les codeurs à collecter individuellement des

éléments dans les unités.

.6 Histoire et philosophie de l’entreprise II. La raison d’être de Swisscoding

Les conséquences pour les hôpitaux

Deux conséquences majeures s’ensuivent, dans un

contexte où le chiffre d’affaires dépend entièrement

des DRG. La première : dans le pire des scénarios, si le

codage ne fonctionne pas, les factures ne sont pas

émises, les prestations pas remboursées et les

liquidités viennent à manquer. La seconde : au

quotidien, le moindre écart dans le codage a des

répercussions très lourdes sur le revenu.

À titre d’exemple, pour un chiffre d’affaires annuel de

300 millions de francs, un codage incomplet à hauteur

de 1% représente une perte de 3 millions de francs.

Sachant que toutes les charges ont été engagées au

moment des soins, il s’agit d’une perte nette.

Ces chiffres ne proviennent pas d’une estimation au

hasard. Nos processus et prestations d’optimisation

montrent que chaque année dans un hôpital, des

millions de francs se perdent quelque part entre la

chambre du patient, la salle d’opération et le codage.

Conclusion : un développement nécessaire

Partant de l’observation du grave déséquilibre entre

l’importance financière du codage médical et les

ressources dont disposent les hôpitaux pour apporter

à ce métier le soutien nécessaire, nous avons

développé 3 prestations de codage adaptées aux

réalités du marché et du terrain ainsi qu’aux besoins de

toutes les institutions de santé.

En 2017, nous avons constitué une équipe sur la base

de contrats variés, fixes et à temps partiel, afin de

mettre à la disposition de nos clients des collaborateurs

à même de coder, selon les besoins de l’hôpital, tout

ou partie de leurs dossiers, de manière ponctuelle ou

sur la durée.

Histoire et philosophie de l’entreprise II. La raison d’être de Swisscoding 7.

Nos principes

L

’entreprise Swisscoding a été créée et se

développe comme une équipe dédiée pour

répondre au mieux aux besoins de ses clients.

Dès le départ, l’idée est de constituer un pool de

codeurs mis à disposition de différents clients et de

« développer des prestations optimisées pour assurer

le travail de codage et en améliorer la qualité grâce à

des solutions adaptées à chaque problème ».

Cette identité est inscrite dans notre ADN.

Après plusieurs années d’activité, de plus en plus de

clients nous font confiance. Un certain nombre d’entre

eux s’appuient sur nous pour coder tous leurs dossiers,

ou la plus grande partie. Soucieux de rester à leur

disposition dans un esprit de soutien et sous la forme

d’un partenariat transparent, nous ouvrons notre

capital à l’actionnariat pour ces clients. Cette

participation au capital assure aux hôpitaux clients la

possibilité de suivre en temps réel les évolutions de

l’entreprise et du marché et d’influencer notre

développement futur

Le projet est de proposer en continu des prestations de

soutien administratif. Parce que nous n’avons pas pour

projet de maximiser le profit, les dividendes sont

limités. Les bénéfices sont ainsi réinvestis dans la

stabilité de l’entreprise et dans le développement de

nouvelles prestations pour remplir notre mission :

répondre toujours mieux aux besoins des hôpitaux en

les déchargeant des préoccupations administratives

afin qu’ils puissent se concentrer sur l’activité

médicale.

Notre fonctionnement

Nous travaillons à 100% à distance. De cette manière,

nous ne sommes pas contraints par les nécessités

géographiques et nous pouvons affilier à chaque client

le codeur qui correspond parfaitement à ses besoins. Si

le mandat l’exige, nous pouvons cependant intervenir

momentanément sur place.

Notre travail est fortement soutenu par nos outils

informatiques. L’intelligence artificielle et le machine

learning renforcent ponctuellement nos processus.

Pour autant, notre intervention ne nécessite aucun

équipement supplémentaire pour le client : nous

sommes dans le Cloud et nous arrivons avec nos outils.

Notre travail vise une très haute qualité de codage.

Nous procédons à une révision en continu et à des

contrôles réguliers, notamment soutenus par des outils

informatiques développés à ces fins.

Nos mesures de sécurité informatiques sont plus

sévères que les normes en vigueur. Nous appliquons

des exigences maximales de sécurité, qui respectent

également les règles des parcs informatiques des

hôpitaux suisses.

Notre équipe est dédiée à nos clients, à qui elle offre

un très haut degré de professionnalisme. Tous nos

collaborateurs ont plusieurs années d’expérience dans

le codage, certains ont travaillé pour des hôpitaux

universitaires, la plupart sont titulaires du brevet

fédéral.

.8 Histoire et philosophie de l’entreprise III. Nos principes

Nos valeurs

Notre définition commune du « comment »

Evidemment, il est important d'atteindre des objectifs

et d’assurer le « quoi » : le résultat final en termes de

volume, de qualité et de chiffres.

Mais nous passons tous beaucoup de temps à travailler

ensemble. Il est nécessaire que ce temps passé

ensemble soit agréable pour chaque membre de

l'équipe. Déjà parce que c’est meilleur d’être bien

ensemble. Et aussi parce que c’est cela qui va

convaincre le client de nous faire confiance et de rester

avec nous dans la durée.

C'est pourquoi le « comment » est tout aussi important

que le « quoi » !

Nos 5 valeurs d'équipe décrivent comment nous

fonctionnons ensemble.

Il s'agit de convictions profondément ancrées dans

l’ADN de Swisscoding depuis sa fondation. Nous ne

sélectionnons pas nos collègues sur leur vitesse de

codage, par exemple, ni sur la rentabilité de leur travail.

Cela ne correspondrait pas à notre manière de voir

notre travail. Mais nous sommes intransigeants sur le

respect de nos valeurs : c’est la colle qui tient notre

équipe, notre promesse à chaque nouveau membre et

à chaque client.

1 – Le sens de la diplomatie

L’humilité en tout ce que nous entreprenons est notre

valeur fondamentale. A travers la gestion hospitalière,

nous nous considérons au service d’équipes médicales

et soignantes qui font souvent face à d’importantes

pressions, et qui sont au service des patients, c’est à

dire de nous tous.

Nous échangeons. Nous ne donnons pas de leçons,

même à l’interne entre nous. Il y a toujours différentes

manières de voir et d’expérimenter la même situation,

restons donc humbles.

2 – L’enthousiasme d’apprendre

A la base de toutes nos compétences, il y a notre

volonté de nous améliorer et notre capacité à

apprendre. Nous sommes régulièrement amenés à

développer de nouvelles connaissances dans un délai

rapide, et cela nous plaît. Nous n’avons pas peur

d’accepter des mandats variés, même dans des

domaines peu connus.

L’apprentissage continu est une valeur fondamentale

chez nous. Que ce soit l’utilisation de nouvelles

applications, l’implémentation de nouveaux processus,

l’expérimentation de nouvelles pratiques ou

l’amélioration dans les aspects techniques du codage,

nous voulons être les meilleurs à... nous améliorer !

3 – Le gout des bonnes idées

La créativité est au cœur de nos compétences et du

plaisir que nous avons à accomplir nos mandats, c’est

pourquoi nous organisons régulièrement des séances

auxquelles tous les collaborateurs participent et dans

lesquelles tout le monde peut s’exprimer librement.

Nous sommes en train de réinventer le fonctionnement

du codage. Echangeons. Essayons. Partageons nos

idées.

4 – La passion d’améliorer le système de santé

Nous sommes une société de services, et nous aimons

notre métier. Pourtant, ce qui nous passionne, ce n’est

pas seulement le codage en tant que tel, mais le monde

hospitalier : les médecins se démènent pour soigner

leurs patients. Mais ils ne peuvent pas connaitre tout le

système en détails…

Conscients de notre rôle et de notre responsabilité en

tant qu’intervenants externes, nous faisons plus

qu’exécuter notre tâche au quotidien : nous servons un

système au service de la santé. Nous bénéficions de

chaque opportunité pour partager nos idées

d’amélioration, aux clients, bien sûr, et aussi entre

collègues, pour que le tout fonctionne mieux.

5 – Le plaisir de travailler en équipe

Nous tenons à développer une bonne entente entre

collègues et à profiter de tout ce que nous faisons

ensemble, au travail comme en dehors. Que nous

travaillions à un taux d’activité de 100% ou comme

intervenant ponctuel, nous contribuons à ce que

l’équipe évolue et que chaque membre ait envie de

participer en donnant le meilleur dans une ambiance

professionnelle et positive.

La particularité du télétravail accentue encore plus

notre volonté de partager, de motiver, d’intégrer. Nous

cherchons l’échange avec les autres, pour grandir

ensemble

Histoire et philosophie de l’entreprise III. Nos principes 9.

Notre équipe

E

n complément aux outils et processus

indiqués ci-dessus, nos clients bénéficient

d’une équipe riche et compétente évoluant

dans un contexte horaire favorisant le travail de

qualité. En effet, c’est un choix, notre équipe est

payée à l’heure même si Swisscoding facture au cas.

De cette manière, nos codeurs ne subissent aucune

incitation à faire vite :

Swisscoding assume les risques liés à la vitesse ou à

la lenteur nécessaire pour un codage d’excellente

qualité.

.10 Histoire et philosophie de l’entreprise IV. Notre équipe

La Directrice Métier Codage

Notre Directrice Métier est la pièce maitresse qui lie

toutes nos expériences chez nos 18 différents

clients.

Elle assure le suivi de la qualité et elle est impliquée

dans la revue et l’argumentation de chacun des cas

relevés par nos clients, par les assurances ou par les

audits annuels respectifs.

Elle suit chacune des contestations en lien avec les

33’000 cas d’hospitalisations pris en charge par

notre équipe chaque année et regroupe ainsi une

expérience de grande valeur.

Le Collège d’Experts

Pour appuyer l’expertise de notre Directrice Métier

et pour soutenir l’équipe dans l’élaboration des

bonnes démarches qualité, les collaborateurs de

notre équipe qui ont le plus d’expérience dans le

domaine du codage sont réunis en un Collège

d’Experts.

Il s’agit d’anciens chefs d’équipes, de spécialistes

venant des grandes équipes de codage des centres

universitaires ou encore de professionnels au

bénéfice d’expertises spécifiques. Tous visent un

objectif : regrouper un maximum d’expériences et

de savoir-faire pour constituer la base de données la

plus complète possible, dans laquelle notre équipe

peut puiser pour arriver au meilleur codage de

chacun des cas.

Histoire et philosophie de l’entreprise IV. Notre équipe 11.

Suivi continu de la qualité de codage par Swisscoding

C

onsciente de l’impact que le codage médical

a sur nos clients en termes financiers mais

aussi en termes d’image, et parce que

l’amélioration continue est l’une des valeurs de

notre entreprise, l’équipe Swisscoding vise à avoir en

tout temps la vue la plus pointue sur la qualité de

son travail. Sachant que nous pouvons gérer

seulement ce que nous pouvons mesurer, nous

avons mis en place un processus de suivi qualité sur

5 axes.

C’est sur cette base que nous pouvons identifier,

développer et mettre en place les mesures

adéquates permettant d’améliorer continuellement

la qualité de chaque collaborateur chez chaque

client. Notre démarche vise à obtenir le codage le

plus juste possible (right-coding). Dans un objectif de

transparence et d’apprentissage mutuel, nous

faisons volontiers une démonstration de notre

démarche qualité lors d’un entretien dédié à ce

sujet.

.12 Histoire et philosophie de l’entreprise V. Suivi continu de la qualité de codage par Swisscoding

1 – Contrôle informatique

Medizincontrolling et Contrôle du codage

Par exemple, nous avons décidé d’investir dans

l’outil de suivi qualité le plus avancé sur le marché :

l’ID-EFIX. Quand nos données pointent un besoin,

des développements internes peuvent compléter

l’outil.

Nous sommes l’une des très rares équipes de codage

en Suisse Romande qui travaille avec l’outil ID-EFIX.

Le connaissez-vous ? Cet outil permet de tester l’un

après l’autre chacun des cas codés à l’aide de 200

règles introduites dans le logiciel. De plus, ces règles

sont revues et adaptées régulièrement : par l’équipe

médicale de l’éditeur mais aussi par notre Conseil

d’Experts.

Nos clients qui désirent un suivi détaillé des codes

spécifiques à leur établissement bénéficient sur

simple demande de règles individuelles ciblées

permettant de prendre en considération les

particularités de l’hôpital lors du contrôle du codage.

Queen

Queens est un outil interne développé par notre

équipe pour identifier d’éventuels écarts de codage

entre les différents membres de l’équipe, mais aussi

entre l’équipe de support Swisscoding et l’équipe de

codage de l’établissement pour lequel nous

travaillons.

Le principe est aussi simple qu’efficace : les

différents ensembles de codes utilisés pour décrire

un patient sont comparés entre codeurs, ce qui

permet de dégager et d’identifier facilement les

différentes pratiques de codage.

Cette analyse nous permet ensuite de valider la

meilleure et d’éliminer d’éventuels écarts.

Intelligence Artificielle

Aucun ordinateur ne pourra remplacer un codeur, ni

aujourd’hui ni dans un avenir proche. Pourtant,

notre travail dans l’optimisation du codage et de la

facturation nous a permis de développer des

routines qui visent à identifier d’éventuelles

aberrations ou lacunes dans le codage.

Nous avons combiné ces routines avec les outils de

machine learning développés par l’un de nos

partenaires bien connu des cliniques romandes.

Utilisant des informations disponibles sur chaque

cas dans les différentes sources de données de

l’établissement hospitalier, cet outil génère, entre

autres, une quantité virtuellement infinie de

propositions de codes.

Ces propositions sont ensuite comparées au codage

fait par notre équipe et nous analysons les

différentes possibilités afin de définir lesquelles sont

les plus précises. Cet outil devrait compléter notre

contrôle informatique dès l’année 2021.

2 – Révision interne

Sans attendre l’audit annuel du codage, notre

équipe procède régulièrement à une revue de cas à

l’interne. Des cas sont sélectionnés selon différents

algorithmes et en fonction des besoins spécifiques

du moment. Ces cas sont ensuite revus par une

experte du codage médical (une enseignante au

niveau universitaire ou des collaboratrices ayant une

très solide expérience dans le domaine). Les

résultats sont enfin soumis à un examen concerté

entre le codeur et le réviseur interne pour assurer

un apprentissage au scalpel des subtilités de chaque

dossier. En cas de besoin, nous avons créé deux

possibilités de solliciter des personnes ressources :

une Référente Métier et un Conseil d’Experts. Leur

principale activité consiste à statuer sur les cas

complexes, illustratifs ou encore particulièrement

intéressants. En quelques mots : nous codons et

nous savons précisément comment nous codons.

Grâce à un outil de suivi du workflow, nous pouvons

saisir le résultat de chaque revue et connaitre les

particularités de chaque codeur et de chaque

contexte client. Tous nos nouveaux collaborateurs

voient leur codage ainsi révisé : les nouveaux

codeurs, les codeurs nouvellement en charge auprès

de chacun de nos clients ainsi que les codeurs

engagés dans un domaine nouveau pour eux.

Histoire et philosophie de l’entreprise V. Suivi continu de la qualité de codage par Swisscoding 13.

3 – Retour client

Près de la moitié de nos clients travaillent avec des

collaborateurs internes qui ont une expertise dans le

codage médical. Certains clients font un contrôle

qualité formel et régulier de notre travail, d’autres

peuvent avoir des questions ou des remarques

ponctuelles. Nous étudions chacun de leurs retours,

le suivons avec notre outil de gestion du workflow

pour en avoir la meilleure transparence et sollicitons

notre Directrice Métier ou le Collège d’Experts

quand c’est utile pour analyser chaque cas et en tirer

les conclusions en termes de gestion des dossiers

mais aussi d’apprentissage.

4 – Contestations

Le nombre des contestations de factures de la part

des assurances augmente considérablement au fil

des années. Il faut savoir qu’il n’y a pas

nécessairement une corrélation étroite entre le

nombre et la pertinence des corrections

demandées.

Sans connaître le résultat de l’échange avec

l’assurance, nous prenons chaque contestation au

sérieux et utilisons la somme des expertises internes

pour y répondre de la manière la plus complète. Le

codeur, la Directrice Métier et le Collège d’Experts

peuvent se prononcer.

Si la contestation est perdue et qu’une erreur de

codage est confirmée, nous traitons chaque

contestation comme une opportunité

d’apprentissage. Grâce au suivi individuel de chaque

codeur et de chaque client, nous pouvons suivre des

sujets structurels et répétitifs pour atteindre le

codage le plus précis et le plus juste.

5 – Révision annuelle

La contribution de la révision externe est une pièce

essentielle à notre suivi de la qualité. Le savoir-faire

et le regard neutre des experts réviseurs nous

permettent d’avoir un retour affûté sur notre travail.

Comme pour les autres types d’observations

(questions ponctuelles, suivi de la qualité,

contestations, etc.), ces retours sont utiles et

précieux, à condition de les traiter de manière

structurée. Nous suivons ainsi chaque retour, qu’il

soit positif ou négatif, l’analysons et le

communiquons au codeur ainsi qu’à l’équipe

concernée

Pourquoi 5 axes ?

Ces 5 axes ont été renforcés au cours de notre

activité dans le codage en s’appuyant sur nos

expériences et sur nos analyses de ces expériences,

mais aussi sur des approches utilisées de par le

monde qui nous ont inspirés et convaincus. Les

outils informatiques soutiennent l’effort des

codeurs, les révisions interne et externe évaluent

leur travail, les retours clients et les contestations

d’assureurs sont utilisés comme un matériau

d’amélioration.

Cette approche plutôt complète nous permet

d’obtenir des statistiques globales aussi bien que

des renseignements individuels. Sur la base de

toutes les données collectées, nous mettons en

place des formations ponctuelles et générales, des

guidelines et best-practices ainsi que de nouveaux

outils de suivi de la qualité.

À ce stade, vous visualisez peut-être comment le

suivi de la qualité ainsi conçu permet à la fois

d’assurer une qualité optimale de chaque dossier et

de développer les meilleures stratégies de codage

pour l’ensemble des dossiers.

Une contribution au codage suisse

En mutualisant les forces, en misant sur la

transparence et en optimisant nos

fonctionnements, nous voulons prendre notre part

dans le développement du codage à tous les

échelons concernés, en accord avec l’ensemble des

partenaires. Si le codage médical permet aux

hôpitaux de facturer leurs prestations au plus juste,

si le respect des règles et des bonnes pratiques

permet aux assurances de faire confiance au

contenu de ces factures, nous contribuons à ce que

le processus soit le plus efficient pour nos clients et

pour l’ensemble des acteurs concernés tout en

proposant à nos collaborateurs un apprentissage

continu d’excellence.

En plus de ces 5 axes, nous avons élaboré des

méthodologies destinées à optimiser le travail à tous

les échelons, au niveau de l’équipe et des conditions

de travail, mais aussi en créant des postes dédiés à

la qualité : les réviseurs, la Directrice Métier et le

Collège d’Experts.

.14 Histoire et philosophie de l’entreprise V. Suivi continu de la qualité de codage par Swisscoding

Les ambitions de Swisscoding en 4 points

P

ar une attention appuyée à la qualité, Swisscoding ambitionne d’aller plus

loin que le simple codage.

Voici un aperçu de quatre domaines qui peuvent être sensiblement

améliorés, dans les prochains mois et années, par des processus, des outils et des

méthodes dont certains, qui sait, n’ont pas encore été imaginés.

Histoire et philosophie de l’entreprise VI. Les ambitions de Swisscoding en 4 points 15.

1 – Affiner la précision dans les codes

Le contrôle continu permet d’aller toujours au plus précis. Non seulement les

différentes interventions médicales sont nombreuses, mais les codes

correspondant sont aussi régulièrement revus et développés. À cause de cela, les

codificateurs se trouvent parfois dans des situations où il faut poser un choix et

hésitent, soit parce qu’ils ne connaissent pas parfaitement certains codes, soit

parce qu’ils n’osent pas courir le risque d’une contestation, soit encore parce qu’ils

ne savent pas jusqu’où aller. Là, le contrôle permet une plus grande précision :

grâce à des personnes très expérimentées, ayant travaillé par exemple dans des

hôpitaux universitaires, qui peuvent indiquer exactement pour tel ou tel cas quels

codes précis s’appliquent.

3 – Étoffer au mieux le codage

En procédant à l’optimisation du codage pour les établissements qui font appel à

cette prestation, Swisscoding constate que d’un établissement à l’autre, les

habitudes et les manières de faire diffèrent. S’il n’y a rien d’étonnant à ce que

chaque équipe développe sa propre culture, il nous parait important de mettre à

disposition des établissements une ‘boite à outils’ complète afin d’étoffer les

méthodes et d’équiper au mieux chaque codificateur à la lumière d’une analyse

détaillée. Là encore, selon notre expérience, le contrôle qualité est l’approche

permettant d’avoir sur le codage le recul nécessaire pour identifier si des

instructions du manuel (par exemple pour des prestations de soins plus rares, ou

ayant fait l’objet d’une évolution récente) sont dans une zone grise.

2 – Pallier le manque de documentation

Si pour un dossier la documentation n’est pas complète, le codage sera imprécis.

Or, selon l’établissement, la documentation dépend de plusieurs acteurs : services,

secrétariats, médecins, établissements envoyeurs, etc. L’outil de contrôle avec

lequel nos experts travaillent permet d’identifier les codages imprécis, ce qui

garantit que chaque dossier codé comprend bien l’intégralité des prestations

fournies.

4 – Améliorer le travail à tous les étages

Enfin et bien sûr, le contrôle qualité permet, à court terme, de repérer les erreurs,

s’il y en a – ce qui arrive – afin de faire en sorte qu’il n’y en ait pas. Mais pour nous,

il s’inscrit plutôt dans une démarche globale et à long terme qui fait partie de nos

valeurs et de nos convictions. Ce ne sont pas seulement les compétences des

codificateurs qui sont perfectionnées par le contrôle, mais l’ensemble du domaine

: ses outils, ses méthodes, ses processus et, in fine, sa correspondance avec le

métier de terrain, qui soigne et améliore, voire sauve des vies.

.16 Histoire et philosophie de l’entreprise VI. Les ambitions de Swisscoding en 4 points

B. Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ?

Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? VI. Les ambitions de Swisscoding en 4 points 17.

L

a vie administrative des établissements hospitaliers connait son rythme propre, en particulier en ce qui

concerne les processus relatifs à la facturation. Des postes de gestion administrative impliquent des frais

souvent importants pour les hôpitaux. Les effectifs alloués au codage sont donc calculés de manière serrée et

ne permettent parfois pas d’absorber sereinement la quantité de dossiers générée par l’activité médicale. Ceci est

particulièrement notoire en périodes de pics d’activités, qui surviennent de novembre à février et dans les périodes

de bouclements intermédiaires.

En conséquence, la moindre absence d’un collaborateur génère des complications que l’audit annuel de qualité ne

suffit pas à identifier, puisqu’il analyse la probité du résultat financier et non son efficacité. Les dossiers prennent du

retard et s’accumulent, notamment ceux correspondant aux soins les plus coûteux, ou alors la cadence de travail

s’accélère et les risques d’imprécision augmentent.

À ces considérations s’ajoute le casse-tête de la formation. Deux réalités expliquent l’absence de formations

continues. D’une part, les formations officielles sont très rares. D’autre part, les établissements ne sont pas incités à

organiser des formations internes qui non seulement coûtent cher, mais aussi et surtout exigent beaucoup de temps

– du temps pris sur l’activité, qui se voit bloquée et retarde la facturation. Faute de formation continue et de plan de

carrière, les établissements ont de la peine à recruter, en particulier lorsqu’un codeur démissionne ou prend sa

retraite et n’arrivent pas à créer de nouvelles équipes, ni à consolider le savoir-faire des équipes en place.

Pour pallier les problèmes décrites ci-dessus, nous avons développé 3 niveaux de soutien à la gestion administrative

des dossiers et des processus impliqués dans la facturation des soins :

I. La délégation complète du codage

II.

III.

La délégation partielle du codage (modèle hybride)

Le dépannage ponctuel du codage

Élaborées en partenariat avec nos clients, chacune de ces prestations s’adapte aux contextes des différents types

d’établissements, suivant les spécificités de chaque hôpital, chaque clinique et chaque établissement.

.18 Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? VI. Les ambitions de Swisscoding en 4 points

Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? VI. Les ambitions de Swisscoding en 4 points 19.

« Je voudrais... éliminer mes soucis et défis liés au codage. »

La délégation complète du codage

La solution la plus compréhensive est la gestion

complète par Swisscoding du codage et des

processus administratifs connexes.

E

xternaliser l’ensemble du codage est une

option de choix pour certains hôpitaux

régionaux qui veulent se décharger des soucis

liés au recrutement quand leurs collaborateurs

démissionnent ou partent à la retraite. Cette

solution répond aussi aux nécessités des cliniques et

des établissements de réadaptation qui ne peuvent

ou ne souhaitent s’engager ni dans la création d’une

équipe de codage, ni dans sa gestion continue avec

les formations continues et remplacements

d’absences, ni dans l’acquisition, l’installation et la

maintenance des outils nécessaires, ni dans des

contrôles de qualité et de performance de l’équipe

ou la gestion de l’audit annuel etc.

Choisie par presque la moitié de nos clients, c’est

notre prestation mère, celle qui inclut toutes nos

prestations et dont sont issus les deux autres

niveaux de soutien. Elle est calibrée avec une série

d’adaptations possibles pour correspondre au

fonctionnement de chaque établissement.

Les avantages : flexibilité et responsabilité

Depuis le début de notre activité, nous avons opté

pour le travail à distance de nos collaborateurs, afin

de miser l’essentiel de nos ressources et efforts sur

leur expertise et sur la précision de nos prestations.

Notre volonté est de toujours livrer des avantages

tangibles, mesurables, immédiats et durables pour

le client.

Adaptabilité de la prestation

Notre équipe d’experts garantit à nos clients le

meilleur niveau d’expertise ainsi qu’une disponibilité

immédiate de nos codeurs. De plus, nous proposons

des modalités de collaboration adaptées aux

spécificités de chaque hôpital. Qu’il y ait une équipe

en place ou non, que des départs à la retraite soient

prévus ou non, notre intervention démarre

exactement là où commencent les besoins de

l’établissement, et elle évolue en fonction des

nouvelles priorités.

Responsabilité de A à Z

Dans la perspective du client, la délégation complète

est en quelque sorte le codage clé en main. Nous

assumons tout : codage, processus administratifs

connexes, mais aussi optimisation de la qualité,

audits et gestion des éventuelles demandes de

clarification, voire contestations des assureurs. En

.20 Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? I. La délégation complète du codage

reprenant l’intégralité du codage, Swisscoding en

assume tous les aspects en toute responsabilité afin

que les équipes et la direction du client puissent

consacrer leur meilleure énergie aux prestations

médicales.

Atouts, tarifs et appels d’offres

Pour les établissements publics, il se peut que

l’externalisation des services passe d’abord par un

appel d’offres. Nous nous soumettons à cet exercice

avec un certain nombre d’atouts : Swisscoding est la

plus grande entreprise suisse spécialisée dans le

codage. Nos clients témoignent d’une entière

satisfaction pour notre service. Nos méthodes de

suivi des dossiers très pointues incluent plusieurs

dizaines de contrôles et sont appuyées par nos outils

informatiques, équipés d’intelligence artificielle

pouvant tenir compte de près de 2’000 règles.

Enfin, nos tarifs sont plus avantageux que le coût

total de la mise en place d’une équipe interne de

codage, qui impliquerait procédure de recrutement,

formation continue, équipement et licences

informatiques, salaires et charges patronales, part

de loyer, etc. Notons enfin qu’au besoin, une reprise

par étapes permet au client de faire ses premières

expériences avec Swisscoding avant de prendre une

décision finale d’externalisation des services de

codage et de facturation.

Nos garanties sur la durée

Pour un établissement hospitalier, externaliser la

responsabilité de la facturation représente un

changement très conséquent. À ce changement

d’approche s’ajoutent de légitimes préoccupations

sur le fonctionnement, la durée, le contrôle de notre

travail ou encore les relations interservices. Nous

sommes très vigilants à ne pas remplacer des tracas

du quotidien par des préoccupations managériales

encore plus lourdes. C’est pourquoi nous proposons

à tout établissement intéressé de définir ensemble

une série de garanties et d’adaptations sur les points

de vigilance, dont voici quelques axes.

Références clients

Nous tenons à la disposition des établissements qui

envisagent cette solution les contacts de nos clients,

cliniques et hôpitaux régionaux pour lesquels nous

assumons l’intégralité du codage. Ils vous

renseigneront sur leur expérience.

Interfaces et interactions

Les riches possibilités ouvertes par une activité

entièrement à distance ne nous font pas oublier les

avantages d’une équipe sur place, riche de savoirfaire,

à l’aise dans le fonctionnement propre de

l’établissement et garante d’une continuité dans les

processus internes. De son côté, la direction de

l’hôpital peut souhaiter garder la maîtrise sur les

activités liées à la facturation.

Pour toutes ces raisons, Swisscoding détermine en

amont avec vous les interfaces de collaboration. Qui

rend compte de notre travail à la direction ? Dans

certains de nos mandats, nous en référons à une

cheffe du codage de l’hôpital, qui surveille notre

travail et nos résultats et reste l’interlocutrice de la

direction financière. Dans d’autres mandats, nous en

référons directement à la direction.

Qui contacte les différents services pour obtenir des

renseignements ou des précisions, ou pour informer

et sensibiliser les médecins et thérapeutes aux

besoins des codeurs ? Là aussi, nous déterminons

l’interlocuteur en amont avec vous : nous pouvons

assurer la totalité des interactions, ou mettre en

place un « Case Manager », ou alors collaborer

directement avec une personne à l’interne.

Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? I. La délégation complète du codage 21.

Délégation par étapes

Selon l’établissement et sa situation, la reprise du

codage peut se faire en suivant des étapes jalonnées

d’objectifs et de bilans. Pour l’hôpital, c’est un

moyen fiable de s’assurer de la qualité de notre

travail sur le long terme. Nous pouvons par exemple

assurer le traitement d’un certain nombre de cas

une première année puis, si le bilan satisfait le client,

un plus grand nombre l’année suivante, jusqu’à ce

l’hôpital estime avoir toutes les garanties

nécessaires pour nous confier l’intégralité du

codage.

Concrètement, auprès de certains clients pour

lesquels nous codons aujourd’hui l’intégralité des

dossiers, nous avons d’abord assumé entre 20% et

30% des cas la première année, part qui a augmenté

progressivement selon les objectifs définis et validés

par et avec la direction.

Reprise de l’équipe

Nous tenons aussi à déterminer quelle modalité de

reprise de l’équipe convient le mieux à

l’établissement selon son contexte. Dans le cas d’un

hôpital régional qui souhaite garder l’équipe de

codage en place, par exemple, nous pouvons assurer

uniquement le management de l’équipe. Dans cette

configuration, nous assurons la gestion et assumons

la responsabilité du codage, qui est effectué par vos

collaborateurs. Nous appelons cette solution :

« Managed Service ». Pour l’établissement, cette

modalité assure une continuité interne, enrichie de

notre expérience dans la gestion des équipes et des

procédures. Les contrats de travail des

collaborateurs restent donc avec l’hôpital, mais le

fonctionnement de l’équipe est adapté pour

intégrer l’organisation et la gestion par Swisscoding,

les outils et processus internes sont remplacés par

ceux de Swisscoding.

Autre possibilité : nous pouvons réengager les

collaborateurs de l’hôpital, en établissant pour eux

de nouveaux contrats très similaires à ceux de

l’établissement et préservant leurs intérêts. Pour

l’établissement, cette modalité apporte des

avantages, au niveau de l’équipement et des

finances. Les collaborateurs continuent à travailler

prioritairement et de bénéficier de leur

connaissance approfondie de l’établissement, mais

en tant qu’employés de Swisscoding et donc avec la

possibilité de bénéficier des avantages que peut

offrir la plus grande équipe de codage externe en

Suisse.

Confier le mandat intégral à Swisscoding représente

une charge financière comparable, voire souvent

inférieure à celle du coût total d’une équipe interne

en place, et dans ce cas, notre prestation

d’optimisation de la qualité du codage est incluse

dans la délégation complète avec nos

collaborateurs, puisque nos outils informatiques de

détection des faiblesses dans le codage tournent

nuit et jour. Cette prestation consiste à analyser

quotidiennement les dossiers pour identifier des

potentiels d’amélioration, et donc de refacturation.

Observateur dans le CA et Actionnariat

Enfin, pour offrir des garanties supplémentaires de

transparence et de continuité des activités, et afin

de réduire les risques de dépendance envers une

société externe, Swisscoding propose une

participation dans la gestion de la société à la

direction de ses clients qui lui confient l’intégralité

de leur codage. Cet actionnariat, ou rôle

d’observateur dans le CA, vise à assurer aux clients

une meilleure compréhension de nos opérations, un

alignement de nos priorités communes ainsi qu’une

fenêtre sur la maitrise de nos activités. En ayant un

pied dans notre entreprise, ces clients peuvent

influencer et suivre l’exécution des orientations de

l’entreprise et mieux percevoir la situation du

marché. Ils accèdent aussi à nos indicateurs de

performance, qualité, satisfaction client et autres

états financiers

.

.22 Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? I. La délégation complète du codage

« Je voudrais... avoir un partenaire qui me soutient et m’aide à partager la responsabilité liée au codage. »

Délégation partielle du codage (modèle hybride)

Une autre possibilité consiste pour le client à nous

confier une partie de son volume de codage.

L

a situation s’y prête quand un établissement

décide de renforcer son équipe de codage, par

exemple, ou de remplacer un collaborateur.

Pour Swisscoding, cela revient à postuler à un poste

de codeur. Pour l’établissement, c’est recruter en un

seul poste toute une équipe spécialisée et bénéficier

indirectement des nombreuses ressources qu’elle a

développées.

Les volumes

Selon nos expériences, la délégation partielle du

codage atteint un fonctionnement optimal à partir

d’un volume de 30%-50% des dossiers. De cette

manière, les risques pour l’hôpital sont quasi nuls :

notre équipe connait bien l’établissement, les

spécificités de ses prestations et ses chirurgiens,

avec qui s’établissent une relation de confiance et

une régularité. Nous pouvons aussi travailler à partir

d’un volume de 10%, par exemple s’il s’agit de

remplacer un codeur. Mais en entrant au service

d’un établissement, nous ne tenons pas à définir un

volume minimum, parce qu’il est fondamental pour

nous de coller au plus près des besoins réels de

l’établissement, sur des volumes qui peuvent

évoluer dans le temps.

Les avantages et plus-values pour l’hôpital

En plus d’un soutien au codage de très haut niveau

professionnel, nous déléguer une partie du codage

assure des avantages en termes de flexibilité, de

possibilités d’essais, d’outils informatiques, de

facilité de démarrage, de couts et de plus-values.

Notre flexibilité

Sur un volume de base défini, nous garantissons une

très grande flexibilité. Nous pouvons répartir notre

activité afin de coder de plus grands volumes en

périodes chargées, dans le cas d’un pic d’activité

prévisible ou d’une absence inattendue par

exemple, et moins en période creuse. Et en situation

inverse, nous pouvons réduire notre implication

quand il y a moins d’activité à l’hôpital.

À l’essai : une délégation par étapes

Pour un établissement intéressé à long terme par la

délégation potentiellement plus importante ou

même complète mais souhaitant éprouver le travail,

l’équipe et les outils de Swisscoding, la délégation

partielle est une première étape facile permettant

par la suite une augmentation progressive des

volumes délégués.

Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? II. Délégation partielle du codage (modèle hybride) 23.

Nous commençons volontiers par des petits volumes

pour créer une base de collaboration et de confiance

afin d’évoluer ensuite ensemble vers le modèle le

plus adapté à chaque institution.

Nos outils CASC® pour optimiser le codage

Quel que soit le volume demandé, l’équipe

Swisscoding travaille avec les outils d’aide au codage

de notre plateforme CASC, unique en Suisse.

Nos outils Walter, Queen et Lexicode® ont été

élaborés, éprouvés et développés pour appuyer le

travail des codeurs grâce à un soutien informatisé

dans le suivi des cas, de la qualité et pour les

recherches dans le référentiel. Avec CASC, notre

ambition est de jouer notre part dans le

développement du codage grâce à des outils qui le

rendent à la fois plus performant et plus juste.

Nos codeurs travaillent automatiquement avec ces

outils de pointe qui sont également accessible à vos

équipes internes sur demande.

Un démarrage rapide

Bien que nous travaillions à distance, il n’y a pas

d’interfaces informatiques à mettre en place : tout

se passe par un accès de télétravail simple et des

échanges de données via fichiers CSV ou Excel à

travers votre réseau HIN. Le démarrage de cette

solution est donc rapide et très facile :

• 1 semaine pour établir et signer le contrat,

• 1 intervention à distance de notre expert

OPALE pour les échanges informatiques (45

minutes),

• 1 séance avec un représentant de l’équipe

de codage (30 minutes),

• Création d’un accès à distance (équivalent

aux accès de télétravail des codeurs

internes),

…, puis nous pouvons déjà commencer à coder les

premiers cas.

Des prix équivalent à un poste

Nos tarifs pour la délégation partielle ne peuvent

être aussi avantageux que ceux de la délégation

complète. De plus, cette solution ne peut inclure

l’optimisation continue du codage avec calculs

automatiques sur les couts relatifs (cost-weight), car

cette prestation nécessite une maitrise sur

l’ensemble des cas.

Mais un gain d’efficience prévisible, notamment

grâce à nos outils, nous permet d’offrir cette

prestation pour un cout équivalent au salaire d’un

codeur interne. Selon les comparaisons régulières

effectuées au fil des ans avec nos clients, nos prix

sont toujours proches du cout total d’un

collaborateur interne, et parfois même inférieurs.

Principes de collaboration : les plus du long terme

Une collaboration à long terme, donc le choix

délibéré de la délégation partielle (modèle hybride)

plutôt que l’enchainement de dépannages

ponctuels successifs, assure au client un meilleur

déploiement de nos atouts, même pour des volumes

modestes. En effet, dans une collaboration sur la

durée, nous pouvons assurer :

• La disponibilité des codeurs,

• L’adaptabilité de notre activité,

• Une connaissance solide de

l’établissement,

• Le traitement des retours,

• La gestion des contestations,

• La gestion des questions métier.

Disponibilité et adaptabilité

Sur la base d’un volume régulier, nous pouvons

rapidement libérer des codeurs supplémentaires

pour prêter main-forte aux codeurs en place. Ceci

s’avère utile dans toutes les situations où le volume

de codage augmente temporairement : absences,

formations, bouclements intermédiaires, réponses

d’un assureur etc.

Connaissance solide de l’établissement

Nos codeurs sont idéalement familiarisés et formés

aux spécificités de l’établissement : ils connaissent

les processus et le personnel de l’hôpital,

notamment ses codeurs internes. Ces connaissances

.24 Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? II. Délégation partielle du codage (modèle hybride)

terrain fluidifient les processus de travail pour un

codage le plus efficace possible.

Le traitement des retours dans une visée à long

terme

Nous traitons en continu les retours de nos

collaborateurs sur l’ensemble des processus.

Éclairés par nos règles de qualité et enrichis de

comparaisons avec les méthodes en vigueur dans

d’autres établissements, ces retours indiquent des

pistes d’améliorations et ouvrent des opportunités à

long terme pour la facturation. Dans une

collaboration durable, nous traitons aussi les retours

des codeurs internes à l’établissement.

Contestations et questions métier

Enfin, un mandat à long terme assure encore au

client l’accès continu aux ressources

professionnelles de Swisscoding. En cas

d’éventuelles contestations d’assureurs, par

exemple, vous pouvez consulter notre collège

d’experts, et ce même pour des cas qui n’ont pas été

codés par Swisscoding. Et en cas de questions

pointues, vous pouvez contacter notre directrice

métier, qui représente une expertise inégalée en

Suisse romande.

(Dans tous les cas, la gestion des contestations et

des remarques d’audit pour les cas codés par

l’équipe Swisscoding est automatiquement incluse

pour toutes nos prestations et sans limitation de

durée.)

Une expérience riche et sans risque

Pour un domaine aussi sensible sur les revenus,

miser sur la flexibilité des ressources et sur un

maximum d’expertises et d’outils informatiques est

un pari gagnant. Nous en sommes convaincus. Nous

sommes cependant conscients que du point de vue

du client, cela reste un pari. Aussi avons-nous pensé

cette prestation de manière que l’hôpital puisse

tester notre fiabilité avec un minimum de risques.

Dans le pire des scénarios, si vous n’étiez pas

satisfait, le poste serait remis au concours après

quelques mois. Mais en nous fondant sur notre

savoir-faire, sur l’expérience et la motivation de nos

collaborateurs et sur le haut degré de satisfaction de

nos clients, nous pensons que vous découvrirez plus

qu’un soutien à votre équipe interne : une ouverture

vers des opportunités riches et solidement

éprouvées, selon des modalités ajustables à vos

besoins actuels et à venir.

Nous invitons les établissements à nous laisser

postuler au prochain poste qui se libère : confieznous

un volume de dossiers, même petit, et

accordez-nous quelques mois de collaboration pour

que nous puissions vous prouver les avantages de

Swisscoding.

Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? II. Délégation partielle du codage (modèle hybride) 25.

« Sans aucun engagement, je cherche à avoir un soutien ad-hoc quand le besoin se présente. »

Le dépannage ponctuel du codage

Une troisième possibilité consiste à nous confier un

volume de codage pour un soutien ponctuel.

C

ette prestation intéresse les hôpitaux quand

un pic d’activité s’annonce, entre Noël et

février, par exemple, avant le bouclement

annuel, ou quand le Canton demande un

bouclement intermédiaire. Nous mettons alors au

service de l’établissement un ou plusieurs

collaborateurs, selon les besoins. Cela se fait sans

délai ni contrainte : dans les jours qui suivent la prise

de contact, la connexion informatique est établie et

nous commençons le travail à distance.

Une prestation simple et rapide

Cette intervention est résolument la plus simple de

nos prestations : le client nous appelle, nous

répondons. Une partie de notre équipe est engagée

sur des contrats variables, nous pouvons donc

démarcher des collaborateurs rapidement. Ainsi,

l’établissement est assuré de voir ses dossiers en

attente codés en quelques semaines.

Les principes de collaboration

Contrairement aux deux autres prestations de

soutien, où nos collaborateurs sont familiarisés avec

le terrain, avec les processus et les codeurs internes,

le dépannage ponctuel les envoie auprès

d’établissements qu’ils ne connaissent pas.

Préparer notre intervention

Ceci implique des échanges préparatoires, ainsi que

quelques jours d’acclimatation aux processus de

l’hôpital. Nous avons en outre besoin de certains

éléments pour entamer le codage, notamment des

informations sur les prestations médicales usuelles

et les résultats des rapports d’audits annuels.

Queen : un soutien à notre intégration

Notre application Queen, dédiée à la qualité,

participe à notre intégration dans un

fonctionnement nouveau : sa fonctionnalité

.26 Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? III. Le dépannage ponctuel du codage

Incidence Based Coding analyse les combinaisons de

codes utilisées chez le client en fournissant des

statistiques sur des habitudes de codage de

l’institution. Ces indications servent de base à nos

codeurs pour calibrer leurs pratiques et les

étalonner à celles des codeurs internes.

Les volumes à dépanner

Sachant que nous codons en moyenne entre 500 et

1’000 cas par semaine, nous pouvons dépanner un

volume correspondant aux besoins du client. Depuis

2017, des clients nous appellent régulièrement pour

coder ponctuellement entre 200 et 1’500 cas.

Anticiper pour assurer

Pour cette prestation, l’anticipation assure un

dépannage optimal. Plus l’établissement nous

contacte tôt, plus la probabilité est grande que notre

équipe soit prête à prendre en charge le volume

demandé dans un délai court et plus vite nous

pouvons préparer les accès informatiques. Plus vite

aussi nous pouvons travailler nos connaissances du

terrain, des personnes, des systèmes, des processus

et des habitudes en place.

Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? III. Le dépannage ponctuel du codage 27.

Les tarifs adaptés aux prestations.

Matrice des prix pour le codage médical

G

râce à la confiance de plus de 20 clients, une

équipe d’une vingtaine de codeurs et

l’expérience des dernières années, l’équipe

Swisscoding peut aujourd’hui proposer un choix de

prestations toujours plus « à la carte » en fonction

de vos besoins et de vos préférences.

Notre objectif est de vous proposer le meilleur prix

pour la prestation concrète qui répond au mieux à

vos besoins.

L’annonce d’un volume de codage à l’avance nous

permet de réserver les ressources adéquates et

d’organiser l’équipe de manière efficiente. C’est

avec plaisir que nous vous faisons bénéficier d’un

tarif très avantageux, tout en offrant également la

possibilité des dépannages ponctuels qui seraient

moins prévisibles.

.28 Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? IV. Matrice des prix pour le codage médical

Matrice des prix

Une sélection « à la carte » vous permet de

composer le contrat qui correspond au plus près à

votre objectif.

Pour un prix le plus bas possible, il suffit d’estimer le

nombre de cas souhaités par mois à l’avance dans

l’option « abonnement mensuel ».

Pour un budget fixe annuel sans surprises, nous

convenons du volume estimé pour toute l’année à

l’aide de l’option « volume annuel ».

Vous pouvez également combiner ces deux options

pour répartir votre volume selon vos préférences.

Abonnement mensuel

Une collaboration avec un tarif qui est souvent égal

ou inférieur aux charges liées à vos collaborateurs

internes :

• Nous convenons à l’avance d’un nombre de

cas à coder pour chaque mois.

• En fonction du volume convenu, nous

réservons des ressources de codage pour

chaque mois. Vous pouvez utiliser ces

ressources jusqu’au plafond convenu (avec

une variation de +/- 5%).

• Nous garantissons un délai de prise en

charge des cas (habituellement de 3 à 5

jours ouvrables).

• Les volumes mensuels peuvent être

adaptés dans un délai de 3 à 6 mois

d’avance (en fonction du volume).

• La facturation se fait mensuellement sur la

base du volume convenu à l’avance.

Exemple :

Vous souhaitez déléguer le codage de 2'000 cas par

année à Swisscoding. Nous pourrions convenir de

commencer en février, coder 150 cas par mois

jusqu’en novembre et ensuite terminer les 350 cas

restants entre décembre et mi-janvier. Cette

répartition est convenue en début d’année.

Vous payez chaque mois le prix correspondant au

volume convenu.

Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? IV. Matrice des prix pour le codage médical 29.

Volume annuel

Un volume convenu à l’avance mais sans être lié à

un mois particulier :

• Afin de pouvoir bénéficier d’un tarif

avantageux lié à la réservation de

ressources sur l’année, nous convenons

d’un certain nombre de cas à coder dans

l’année (période de 6 à 12 mois).

• Sans être lié à un mois spécifique, vous

pouvez nous déléguer les cas au moment

qui est le plus opportun pour vous (p.ex.

pendant la période de bouclement) pour

autant que les variations restent dans une

fourchette de +/- 30% de la moyenne

mensuelle (des variations plus importantes

peuvent être convenues pour des

situations exceptionnelles avec une

annonce de 4-6 semaines à l’avance).

• La facturation se fait de manière linéaire

chaque mois (p.ex. 1/12 e du montant

annuel chaque mois). Elle est basée sur le

nombre de cas convenus pour l’année.

• Vous recevez chaque mois un relevé

détaillant le nombre de cas codés ainsi que

le volume annuel encore disponible jusqu’à

la fin de la période.

Exemple :

Vous souhaitez déléguer le codage de 2'000 cas par

année à Swisscoding. Vous ne souhaitez pas gérer

des factures variant d’un mois à l’autre avec des

contrôles complexes mais priorisez un budget annuel

fixe, connu à l’avance. Cette option vous permet

d’avoir une solution facile avec une facturation

constante.

Dépannage ad-hoc

Un maximum de flexibilité quand l’imprévisible

nécessite des solutions rapides ad-hoc :

• Sans nécessité de prévoir des volumes à

l’avance, notre équipe est à votre

disposition pour une prise en charge

supplémentaire de vos cas.

• La prise en charge se fait selon la pratique

« best-effort » et dépend de la disponibilité

des ressources mais nous savons qu’il y a

toujours des situations imprévisibles et

nous gardons toujours des réserves pour

pouvoir dépanner nos clients en cas

d’urgence non-prévue.

Exemple :

En principe, pour des collaborations à long-terme, le «

dépannage ad-hoc » est rarement nécessaire car les

volumes des catégories « abonnement mensuel » et «

volume annuel fixe » peuvent être adaptés.

Les échanges réguliers entre les équipes permettent

habituellement de prévoir les fluctuations assez à

l’avance et d’adapter les volumes contractuels en

fonction.

Il vous reste quelques cas à terminer avant le

bouclement ou une codificatrice devient indisponible

de manière imprévue pour une certaine période.

.30 Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? IV. Matrice des prix pour le codage médical

Prévision et annonce des volumes

Volumes par catégorie Avril Mai Juin Juillet Août Septembre Octobre Novembre …. Total

A – Abonnement mensuel

B – Volume annuel Total / 12 x +/- 30%

C – Dépannage ad-hoc

Ne nécessite pas d’annonce à l’avance

Total de cas par mois

Cases grises à remplir à l’avance (modifications possibles 3 mois à l’avance). Dépannage possible à tout moment.

Principes du tarif

Indépendamment de la catégorie (A, B ou C), le tarif

par cas est un forfait « all-inclusive » qui inclut :

• le codage en soi,

• la phase de mise en place des processus,

• des séances de coordination bimensuelles ou

mensuelles,

• le suivi de la qualité (revues manuelles ponctuelles,

revues via des outils informatiques professionnels,

accès au Groupe d’Experts de Swisscoding),

• l’argumentation du codage lors des contestations

ou de la révision annuelle (formulation de réponses

à d’éventuelles contestations par des assurances

ou au réviseur ; « défense » des cas sans limitation

dans le temps même après la fin du présent

contrat).

Les prestations de Swisscoding : la solution à quels problèmes ? IV. Matrice des prix pour le codage médical 31.

C. La plateforme informatique CASC (Computer Aided Swisscoding)

.32 La plateforme informatique CASC (Computer Aided Swisscoding) IV. Matrice des prix pour le codage médical

Une plateforme d’outils idéalement intégrés

D

epuis 2017, Swisscoding a l’ambition

d’améliorer le codage médical dans sa

globalité, en passant par des outils adaptés

aux besoins des codeurs. Notre constat de départ

était que les conditions de lancement du système de

tarification par les DRG avaient entrainé de sérieuses

complications auxquelles les équipes de codage se

voyaient obligées de trouver des solutions chacune

de son côté.

Cette situation appelait la motivation d’acteurs

entreprenants pour faciliter les activités liées au

codage médical. De par nos expériences et nos

relations de travail avec différents établissements

hospitaliers, nous étions convaincus qu’une analyse

globale offrait de bien meilleures chances de

réussite qu’un fonctionnement en silos. Améliorer le

codage se ferait en mutualisant les ressources afin

de déterminer ensemble les besoins et de trouver

ensemble les améliorations envisageables.

Il y avait une certaine urgence : à l’annonce de la

mise en place de ST Reha et de TarPsy, on pouvait

craindre que l’univers hospitalier dans son

ensemble, établissements publics et privés, passe

son temps à s’adapter à de nouvelles structures

tarifaires avant d’avoir pu absorber le choc des

précédentes, entrainant non seulement retards,

découragements et pertes d’énergie inutiles au

niveau des équipes médicales, mais aussi, par

répercussion, cumul de complexités et

d’approximations dans l’ensemble du domaine du

codage médical.

De nouveaux logiciels adaptés aux besoins du

codage

En partenariat avec nos clients, aussi bien des

cliniques spécialisées que des hôpitaux régionaux,

nous avons donc observé en continu les réalités du

terrain pour l’ensemble des activités liées au

codage. Concrètement, nous avons suivi le travail

fourni par les équipes de codage, traité leurs

retours, remonté les flux d’informations, analysé les

logiciels mis à leur disposition à l’aune de leurs

besoins et examiné le potentiel d’autres outils, en

nous inspirant de ceux qui existent pour d’autres

domaines.

La plateforme informatique CASC (Computer Aided Swisscoding) I. Une plateforme d’outils idéalement intégrés 33.

Au cours de ce travail de documentation, nous avons

émis et confronté différentes hypothèses sur les

pistes à développer. Il est notamment apparu que

les logiciels utilisés par les codeurs rencontraient des

limites qui devaient pouvoir être surmontées grâce

à des logiciels ad hoc, qui faciliteraient réellement

les activités de codage. Nous avons donc investi audelà

d’un demi-million de francs dans la recherche

et le développement d’outils calibrés

spécifiquement pour répondre à leurs besoins.

Aujourd’hui, nous disposons de 3 outils dont nous

faisons bénéficier nos clients :

• Walter, pour gérer le workflow

• Queen, pour assurer la qualité

• Lexicode, pour consulter les catalogues et

le manuel de codage

.34 La plateforme informatique CASC (Computer Aided Swisscoding) I. Une plateforme d’outils idéalement intégrés

Walter, l’as du workflow

Coder efficacement l’ensemble des prestations

médicales fournies à chaque patient implique une

quantité importante de flux opérationnels. Jusquelà,

les seuls outils informatiques disponibles pour

soutenir la gestion de ces flux étaient des logiciels

standards, de type Excel ou SAP, qui n’offraient que

peu de maniabilité et impliquaient de très

nombreuses opérations manuelles.

Nous avons donc développé Walter, pour la gestion

du workflow. Sur Walter, notre équipe dispose, pour

chaque cas, d’un suivi du dossier, d’une traçabilité

des questions soulevées lors du codage et d’un suivi

de la facturation. Grâce aux facilités de recherche de

documentation offertes par Walter, nos codeurs

gagnent 5% à 10% d’efficience. Cela représente au

moins 150 cas par an et par codeur, autrement dit :

> 5'000 CHF d’économie par codeur grâce à une

vitesse augmentée à qualité au moins égale.

Faisant suite aux demandes croissantes des

établissements souhaitant bénéficier de cet outil,

nous avons transformé Walter en un logiciel de

service.

Queen, la reine de la qualité

Parallèlement au codage et en partenariat avec nos

clients, nous avons effectué des analyses dans leurs

dossiers codés afin de vérifier une hypothèse : en

l’absence d’outils adaptés permettant un suivi précis

des cas, le codage a-t-il été approximatif par

moments ? Il s’est avéré que c’était le cas. S’est

posée alors deux questions stratégiques : comment

traiter chaque imprécision séparément sans

engendrer une explosion des charges ? Et comment

décider rapidement de quel dossier mérite une

réouverture, sachant que rouvrir un dossier coute

du temps et de l’argent ?

Nous avons développé l’outil Queen,

spécifiquement dédié à la qualité. Queen établit

différents types de statistiques sur les combinaisons

usuelles de codes, facilitant le transfert

d’informations opérationnelles entre codeurs. De

plus, avec Queen, les codeurs peuvent effectuer des

simulations afin d’évaluer pour chaque cas quelles

corrections impliqueraient une modification des

couts relatifs. Ces simulations sont rendues

possibles par un accès à toutes les règles du

référentiel (via une connexion à Lexicode).

Lexicode®, le lexique du référentiel

Enfin, nous avons relevé certaines frustrations des

codeurs à l’utilisation des référentiels et wikis

existants sur le maché. Premier constat : les moteurs

de recherche vétustes entrainent de nombreuses

manipulations. Deuxième constat : même les

logiciels les plus répondus incluent les catalogues

CIM et CHOP, mais pas le manuel de codage ni ses

évolutions.

Et nous avons développé Lexicode. Ce dictionnaire

de codes nouvelle génération permet des

recherches aussi bien dans les règles CIM et CHOP

que dans le manuel de codage. Les recherches

tiennent en outre compte des mises à jour, puisque

Lexicode intègre toutes les circulaires de l’OFS

apportant des modifications ou des précisions dans

les règles, comme les modifications liées au Covid,

ou celles apportées par OMS.

Conscients d’une part que les codeurs se servent de

notes pratiques, et d’autre part que, bien identifiée,

l’expérience de chacun peut bénéficier à tous les

autres, nous avons voulu faciliter la mutualisation

des expériences des utilisateurs. C’est pourquoi

Lexicode permet jusqu’à 4 niveaux de remarques.

La plateforme informatique CASC (Computer Aided Swisscoding) I. Une plateforme d’outils idéalement intégrés 35.

Premier niveau : les remarques des experts.

De par leur connaissance élargie du codage et le très

grand nombre de cas qu’ils ont traités durant leur

carrière, leurs recommandations constituent selon

nous des indications techniques encore plus

précieuses que celles des médecins. Notre Collège

d’Experts voit les cas difficiles, les pratiques de

codage et les contestations de plus de 20 clients et

peuvent donc émettre des remarques et

recommandations de codage de valeur pour tous.

Deuxième niveau : les remarques spécifiques à

chaque client.

Ce niveau permet aux codeurs de s’orienter dans les

processus propres à chaque établissement. Des

petits rappels sur des fonctionnements internes, les

possibilités d’utiliser certains codes complexes ou

des indications sur des pratiques de codage à

respecter figurent habituellement dans cette

catégorie.

Troisième niveau :

Swisscoding.

les remarques internes à

Ce type de remarques assurent une meilleure

transmission d’informations pratiques afin que les

collaborateurs Swisscoding se rappellent des

spécificités particulières de certains clients.

Quatrième niveau : les remarques personnelles,

Elles permettent à chaque codeur de poser des

balises pour lui-même. Des remarques personnelles

sont confidentielles et visent à remplacer les post-its

et les notes manuscrites dans les bouquins papier.

Autre avantage de Lexicode : les remarques inscrites

suivent automatiquement l’évolution du code. Il

n’est donc pas nécessaire de les déplacer

manuellement, ce qui, dans d’autres systèmes,

représentait un travail très fastidieux et signait bien

un oubli par noyade.

Lexicode contient en outre des planches

anatomiques, grâce auxquelles les codeurs peuvent

se repérer et mieux comprendre de quoi il est

question dans les lettres des médecins. Enfin,

conscients que les règles de codage évoluent in vivo

selon leurs applications concrètes, nous avons

élaboré Lexicode de manière qu’il permette aussi

aux codeurs de faire des retours d’expériences sur

les codes et de proposer que certaines remarques

personnelles pertinentes soient publiées par le

Collègue d’Experts.

.36 La plateforme informatique CASC (Computer Aided Swisscoding) I. Une plateforme d’outils idéalement intégrés

Walter a été conçu pour gérer le travail des codeurs et pour compléter les outils existants qui n’offrent parfois pas un soutien

idéal aux processus de la documentation, du codage et de la facturation.

Walter : gestion et suivi de

l’ensemble du processus

post-hospitalier

I

nitialement conçu pour augmenter l’efficience du

codage (gain prouvé : 5-10% par codeur) et

assurer une traçabilité des échanges liés à un cas

à l’interne de Swisscoding, Walter est maintenant

disponible pour l’utilisation par des équipes de

codage internes à l’hôpital ou à la clinique.

La plateforme informatique CASC (Computer Aided Swisscoding) II. Walter : gestion et suivi de l’ensemble du processus post-hospitalier 37.

Aide au

regroupement

Documents utiles

« “déclencheurs » du codage

Suggestions de codes

+ Alertes et calculs

Colonne « descriptif du cas » Colonne « événements » Colonne « actions »

.38 La plateforme informatique CASC (Computer Aided Swisscoding) II. Walter : gestion et suivi de l’ensemble du processus post-hospitalier

Des tableaux de bord vous donnent une vue en temps réel sur

les étapes administratives du cas après la sortie: de la rédaction jusqu’à la facturation

La plateforme informatique CASC (Computer Aided Swisscoding) II. Walter : gestion et suivi de l’ensemble du processus post-hospitalier 39.

Queen est notre outil de gestion de la qualité.

Des milliers de règles tournent chaque nuit et fournissent aux codeurs un retour quotidien sur la qualité du codage.

L’outil suggère également un codage basé sur l’incidence statistique réel des codes utilisés pour de cas similaires.

Queen : gestion

quotidienne de la qualité

Les fonctionnalités :

• Suggestions (%)

(incidence-based)

• Règles

- Manuel de codage et catalogues

- Plausibilisation médicale

- Guidelines de chaque hôpital

• Simulations

(simulation des revenus après

remplacement de certains codes)

• Tableaux de Medizincontrolling

(potentiel du CaseManagement,

Benchmarking de codage)

.40 La plateforme informatique CASC (Computer Aided Swisscoding) III. Queen : gestion quotidienne de la qualité

D. Annexes

Annexes I. 41.

Pour une académie Suisse du Codage Médical

P

our rendre le métier de codificateur médical

plus attractif grâce à des plans de carrière

avec des formations et certifications

permettant d’avancer étape par étape et pour

remédier ainsi au manque de professionnels dans ce

domaine, nous appelons à la création d’une

académie de codage en réunissant les ressources et

intérêts de tous les acteurs du marché.

À l’instar des professions paramédicales qui

bénéficient de – parfois plusieurs – filières de

formation et de spécialisations adaptées aux réalités

du terrain romand, nous pensons que le codage

médical mérite une formation spécifique. Elle

pourrait être mise sur pied d’ici quelques mois à

quelques années, étape par étape, sous la forme

d’un partenariat entre les différents acteurs

concernés et désireux de remédier aux manques

constatés aujourd’hui. Certains acteurs offrent déjà

différentes formations qui pourraient être intégrées

de manière complémentaire dans une démarche

plus globale couvrant les besoins de formation tout

au long d’une carrière de codificateur médical.

Le contexte actuel : les manques et les possibilités

Le codage médical pose certains défis aux hôpitaux.

D’une part, le personnel qualifié est rare, surtout en

Suisse romande : les personnes formées ne sont pas

assez nombreuses pour couvrir les besoins des

hôpitaux, sans compter qu’en proportion

importante, les codeurs actuellement sur le marché

approchent de la retraite. D’autre part, le besoin en

personnel qualifié est en augmentation constante

depuis l’introduction de TarPsy et prochainement de

ST-Reha, mais aussi à cause de la complexification

croissante du codage médical.

Ces défis pèsent d’autant plus lourd que le métier de

codeur tel qu’il se présente aujourd’hui en Suisse

n’est guère attractif, au moins à trois égards : classes

salariales basses pour un métier encore largement

ignoré et pas reconnu comme une spécialité,

absence de plans de carrières pour motiver les

codeurs, expériences du métier très différentes d’un

employeur à l’autre.

Idées et principes

Les ressources existent pourtant, ici même, en

Suisse. Nous aurions envie d’ajouter : et comment !

La plupart des pays environnant rêveraient

probablement de disposer d’une réserve de matière

grise et de moyens comparable à la nôtre.

Simplement, ces ressources ne sont pas encore

organisées de manière à renforcer la formation et le

métier. La première idée derrière ce projet consiste

à rassembler et unir les forces existantes pour

mettre en commun les connaissances et les

expertises des acteurs du marché et créer un plan de

formation complet ainsi qu’un organisme offrant

.42 Annexes I. Pour une académie Suisse du Codage Médical

l’ensemble des formations utiles à chaque secteur

médical.

Pour ce faire, Swisscoding propose de créer un

partenariat entre les acteurs concernés qui

souhaitent s’engager pour l’amélioration du codage

en Suisse. Des rencontres ont déjà été organisées

avec Espace Compétences et NICE Computing qui

soutiennent activement la démarche ainsi qu’avec le

CHUV et d’autres institutions. À ces structures

s’ajouteraient des établissements investis, peut-être

des hôpitaux romands, prêts à contribuer à des

formations en cours d’emploi ainsi qu’un ou

plusieurs organismes alémaniques pour la formation

outre-Sarine.

Aperçu du plan de formation

Afin de répondre aux exigences du métier et aux

besoins des hôpitaux, mais aussi afin de

correspondre aux expériences de professionnels qui

doivent d’abord découvrir ce que c’est qu’un

itinéraire patient ou un manuel de définition, la

formation envisagée compterait quatre étapes, de la

plus générale à la plus pointue : initiation, formation

de base, formation continue avec spécialisations et

maîtrise.

Annexes I. Pour une académie Suisse du Codage Médical 43.

Contenu des formations individuelles

Les étapes fondamentales de la formation

comprennent, du début à la fin et selon les objectifs

du candidat, une progression destinée à le conduire

jusqu’au brevet fédéral. Par la suite, il nous parait

pertinent de développer des formations à la

révision, aujourd’hui inexistantes mais dont

l’expérience montre qu’elles représentent un atout

majeur pour les établissements de santé.

A – Phase d’initiation

En premier lieu, une brève phase introductive en

deux modules permettrait de comprendre ce qui

sous-tend le système DRG et le codage médical

(Module 1, e-learning, 1-2 jours) puis d’approfondir

les principes clés du codage médical (Module 2, e-

learning et présentiel, 4-5 jours).

Cette phase s’adresse à des candidats de codage

souhaitant découvrir le métier mais aussi – et

surtout – aux professions nécessitant une

connaissance du codage médical et du système de

financement sans devoir en être experts : cadres,

médecins, infirmiers, secrétaires médicaux et

titulaires de CAS, DAS ou MAS en santé publique.

Objectifs :

Au terme de cette phase d’initiation, les participants

sont prêts à passer une sélection comprenant

questionnaires, tests, debriefing ainsi qu’un stage

préparatoire à la suite de la formation. Les

personnes qui choisiraient de ne pas aller plus loin

bénéficient d’une attestation confirmant une

connaissance initiale du système DRG et des

principes fondamentaux du codage médical.

B – Formation de base

En second lieu, les candidats sélectionnés suivent

une solide formation de base déployée, très similaire

à celle offerte au CHUV aujourd’hui, mais peut-être

divisée en deux temps. Une subdivision pourrait

permettre à d’autres métiers de se former en

codage médical pour un domaine médical bien

spécifique afin d’assurer p.ex. un pré-codage sur le

terrain sans pour autant que la personne devienne

experte en codage médical par la suite.

Un premier module de 26 jours pourrait permettre

d’acquérir les connaissances de base du codage

médical ainsi que les grands axes du codage

spécifique aux différents domaines médicaux. Il

serait destiné aux codeurs mais également aux Case

Managers et Itinéraire Patient Managers (IPM).

Un second module, potentiellement d’environ 35

jours, consisterait en la mise en pratique des notions

de base doublée d’un approfondissement par le

biais d’exercices de codage tirés de cas réels. Les

étudiants acquièrent la maitrise des différents outils

informatiques disponibles et les premières notions

d’analyse médico-financière.

Objectifs :

Au terme de la première partie de la formation de

base, les étudiants obtiennent un certificat de précodage

spécifique à un domaine. Au terme de la

deuxième partie ils reçoivent le certificat de codeur

médical et sont prêts à exercer le métier dans

n’importe quel établissement fournissant des

prestations de soins hospitaliers.

C – Formation continue et d’expertise

A présent, après la formation de base au CHUV,

quelques rares ateliers ponctuels ou une mise à jour

annuelle existent comme formation continue. Sinon,

chaque candidat doit se préparer au mieux à

l’examen du brevet fédéral.

La vaste majorité de codeurs en Suisse romande n’a

que très peu de formations à disposition pour rester

à niveau, pour se spécialiser, pour approfondir les

connaissances ou même pour suivre un parcours de

carrière.

Dès la sortie de la formation de base, les nouveaux

codeurs devraient pouvoir être accueillis dans un

réseau permettant de les accompagner dans leur

pratique en assurant un encadrement, un coaching

et une formation continue indépendamment des

moyens ou de la taille de leurs employeurs (les

différents hôpitaux et cliniques ont des moyens très

différents pour assurer un accompagnement au

cours des premiers années de métier). Au cours de

cet accompagnement en cours d’emploi (« on-thejob

training »), les personnes approfondiraient les

notions rencontrées dans leur pratique, seraient

suivies de près par un-e ainé-e et pourraient par

exemple assister à des délibérations entre experts

concernant des dossiers qu’ils ont codés.

Dès la troisième année de pratique professionnelle,

les codeurs aguerris choisiraient des spécialisations


par domaines au terme desquelles ils obtiendraient

un certificat. Une classe de plus dans l’échelle des

salaires motiverait les codeurs expérimentés à

avancer vers l’acquisition du brevet fédéral. Pour

ceux qui ne souhaitent pas obtenir le brevet qui

couvre l’ensemble des domaines mais qui

voudraient se spécialiser dans un ou plusieurs

domaines médicaux, ces certificats permettraient

d’avancer également dans leur carrière et

d’approfondir leurs connaissances.

Dès la quatrième année de pratique, les codeurs

pourraient bénéficier d’un accompagnement

soutenu à l’obtention du brevet fédéral. Du côté des

hôpitaux et des assurances, plus il y a de codeurs

titulaires du brevet dans le marché, plus la qualité du

codage est gainée.

Cet accompagnement pourrait consister

notamment en une formation préparatoire

dispensée par les principaux acteurs du métier, ce

qui garantirait aux candidats un taux élevé de

réussite à l’examen du brevet. Une telle préparation

du brevet fédéral pourrait obtenir des aides

financières de la part de la Confédération et

potentiellement même inclure une subvention pour

l’examen en soi.

D – Recherche et révision, aller plus loin

La formation ne s’arrêterait pas là. Puisque l’idée est

de construire un plan de carrière attractif et

motivant, il faut déterminer à quel moment une

formation continue devrait s’arrêter dans un

domaine en constante expansion. Selon nous,

jamais. Et pour refléter cet élan, nous proposons

qu’au bout de deux ans de pratique professionnelle

après l’obtention du brevet fédéral, les codeurs

puissent prétendre à une formation donnant lieu à

un titre de maîtrise. Pourquoi ? Parce que le codage

a besoin de maîtres.

Deux ans après obtention de la maîtrise, pourquoi

ne pas proposer une formation de réviseur ? Les

réviseurs assurent le contrôle en continu des

dossiers codés. Cette phase pourrait comporter un

stage pratique de révision.

Enfin, afin d’assurer un degré élevé de

professionnalisme à un domaine d’importance

absolue pour la facturation des hôpitaux et

cliniques, pour la statistique fédérale et pour le

développement continu du système de

financement, nous pensons qu’il serait profitable à

tous de mettre en place un brevet fédéral de

réviseur pour des professionnels dûment formés.

Enfin, en vue d’améliorer les outils et les algorithmes

à disposition du domaine, l’académie proposerait

des sujets de recherche à des doctorants en

mathématiques, en ingénierie, en informatique, etc.

De tels projets de recherche offriraient également

aux codeurs la possibilité de se lancer dans une voie

de recherche et de développement.

Annexes I. Pour une académie Suisse du Codage Médical 45.

En parallèle : Formation annuelle et continue

Quelle forme devrait prendre une formation

annuelle qui se ferait en parallèle aux certificats par

domaine et aux brevets fédéraux ? À ce stade, tout

est imaginable. Nous pensons qu’une formation à

distance en e-learning doit être proposée à des

professionnels appelés à travailler en ligne pour un

ou différents établissements. De plus, nous

considérons que la matière doit ressembler à celle

qui sera travaillée sur le terrain ; pour ce faire, rien

de tel que l’étude de cas pratiques, classés par ordre

de complexité. Le contenu théorique devrait quant

à lui être défini en collaboration entre les différents

acteurs et l’Office fédéral de la santé.

À chaque étape, pour compléter l’apport concret de

la formation, des ateliers et stages pourraient être

proposés aux étudiants, et la qualité de leur travail

évaluée continûment grâce à des outils

informatiques existant sur le marché.

Enfin, nous pensons que la certification elle aussi

doit être continue et offrir aux professionnels

expérimentés l’opportunité de viser régulièrement

un échelon de plus dans les 10 ans suivant leur

première formation. La Société Suisse de Codage

Médical (SSCM) a mis en place une certification de

formation continue, qui permet d’enregistrer les

formations effectuées et de répondre à des critères

minimaux de qualité.

Conclusion : deux apports d’une académie suisse

du codage médical

Une académie du codage ainsi pensée entre

partenaires devrait fournir chaque année au marché

suisse du codage des codeurs dûment formés,

appelés à se spécialiser et à solidifier leur maitrise du

codage médical. Mais cela ne sera pas sa seule vertu

: une harmonisation des méthodes calquée sur les

meilleures pratiques devrait aider les théoriciens du

codage à définir des codes correspondant

précisément aux prestations de soins les plus

usuelles et, à long terme, à toutes les prestations

médicales.


Participation au capital de Swisscoding

S

wisscoding ouvre aux hôpitaux clients qui le

désirent la possibilité de participer au capital

en devenant actionnaires. Différentes raisons

nous conduisent à développer l’actionnariat.

Raisons et objectifs

Dès sa création, l’équipe Swisscoding se conçoit

comme un pool de codeurs pour soutenir le travail

de codage des hôpitaux dans un esprit de

coopérative. Notre objectif n’est pas de maximiser le

profit, mais d’apporter des solutions en mutualisant

les ressources pour améliorer le codage.

Nous réalisons qu’aujourd’hui, nous codons plus de

50% des dossiers pour plus de la moitié de nos

clients. En conséquence, certains hôpitaux se

trouvent dans une situation de dépendance vis à vis

de Swisscoding : sans notre travail, ils se verraient

dans l’incapacité d’émettre des factures.

Nous avons la volonté de réduire les risques pour ces

hôpitaux en leur offrant une transparence maximale

sur l’activité au sein de notre société ainsi qu’une

possibilité d’influencer l’orientation stratégique du

futur.

Principes et bénéfices de l’actionnariat

L’actionnariat Swisscoding n’est pas conçu pour les

investissements ou les retombées financières, mais

pour offrir les meilleures garanties et avantages à

ces clients qui d’une part souhaitent participer à

l’activité et à l’évolution de notre société, et d’autre

part ont besoin d’anticiper et de réduire les risques.

L’actionnariat n’est ni systématique ni requis. Il est

une option supplémentaire de participation et de

sécurité. Nous offrons cette option parce que nous

avons conscience des craintes qui se présentent à

tout établissement qui s’appuie en grande partie sur

une société externe.

Nous voulons d’abord offrir à nos clients une

transparence maximale sur ce qui se fait chez

Swisscoding : en participant au capital, vous

rejoignez une plateforme de rencontres favorisant

les échanges et les discussions avec les autres

Annexes II. Participation au capital de Swisscoding 47.

clients. Ceci enrichit la mutualisation qui nous tient

à cœur et vous assure une connaissance de ce que

nous faisons pour les autres hôpitaux.

De plus, nous voulons offrir à nos clients la possibilité

de participer à notre évolution dans le temps et

d’influer sur notre avenir : en devenant actionnaires,

vous participez à nos décisions stratégiques. Vous

pouvez anticiper les coups durs et agir pour les

éviter.

Enfin, nous voulons garantir à nos clients une

pérennité de l’activité de codage à toute épreuve :

via une convention d’actionnaires, vous bénéficierez

d’un accès continu aux outils et aux codeurs mis à la

disposition de votre hôpital, et ceci même si le pire

des scénarios devait péjorer gravement notre

existence. Ainsi, votre codage est garanti même audelà

de notre société.

Aspects financiers de l’actionnariat

Les aspects financiers ont été pensés de manière à

assurer la meilleure stabilité à Swisscoding.

Actions

La valorisation de la société d’élève à CHF 1'500’000.

Chaque action vaut donc CHF 15’000 et s’achète

auprès du propriétaire actuel : Swisscoding Group,

qui s’engage à racheter à tout moment chaque

action au prix initial de CHF 15’000.

Il n’y donc ni gain ni risque financier sur la valeur des

actions. Ils sont simplement une carte d’accès aux

séances et informations réservées aux actionnaires

et aux droits découlant de la convention

d’actionnaires.

Dividendes

L’objectif de Swisscoding SA est de dégager une

fourchette de 5 à 10% de bénéfice avant intérêt et

impôt (EBIT). Un tel bénéfice permet d’investir dans

le développement de nouvelles prestations et de

nouvelles idées tout en assurant notre priorité :

garantir la stabilité financière en réservant les

bénéfices.

En conséquence, il ne s’agit pas pour nous de

reverser des dividendes.

Si une croissance imprévue venait augmenter

significativement le bénéfice escompté, nous

l’investirions dans le développement : nous

adapterions les prix pour que nos clients bénéficient

d’une baisse des prix l’année suivante, par exemple,

ou nous développerions de nouveaux projets de

business process outsourcing (BPO) en fonction des

aspects utiles pour les actionnaires, afin de

décharger leur activité quotidienne de diverses

tâches autres que le codage.

.48 Annexes II. Participation au capital de Swisscoding

Aspects pratiques de l’actionnariat

Réunions des actionnaires

Les actionnaires se réunissent plusieurs fois par

année :

• En assemblée générale (1-2 fois p.a.),

• En séance stratégique (1-3 fois p.a.),

• Si besoin, en assemblée générale

extraordinaire.

Délégation au Conseil d’Administration

Les actionnaires délèguent :

• 1 membre au conseil d’administration pour

représenter les hôpitaux francophones

• 1 membre au conseil d’administration pour

représenter les hôpitaux alémaniques

Le droit de vote est fonction du pourcentage

d’actions relatif reporté à tous les représentants

francophones, respectivement alémaniques.

Le conseil d’administration de Swisscoding SA est

constitué de 5 personnes :

• 2 délégués clients (1 par région

linguistique)

• 1 président

• 2 délégués Swisscoding Group

Puisqu’il y a une part décisionnelle du mandat, les

représentants clients sont choisi parmi les :

• CEO, directeur général

• CFO, directeur financier

• Président du conseil d’administration du

client.

Répartition et accès aux actions

L’accès aux actions Swisscoding est réservé aux

hôpitaux remplissant les conditions suivantes :

• 50% ou plus de leur codage est confié à

Swisscoding,

• 5 000 dossiers ou plus sont délégués par an,

• Le contrat couvre au moins 18 mois.

La répartition des actions dépend du nombre de nos

clients qui souscrivent à l’actionnariat. Notre

hypothèse est que 25 de nos clients pourraient

devenir associés dans les prochaines années.

Sachant que 30% des actions sont réservées pour

ces clients, cela signifie que chacun possèdera entre

1 et 3% des actions.

La répartition concrète est ouverte à discussion. La

décision finale reviendra au vendeur, Swisscoding

Group, qui fondera ses réflexions sur le pourcentage

des actions disponibles et sur le poids relatif du

client demandeur dans son portefeuille de clients.

Annexes II. Participation au capital de Swisscoding 49.

Aperçu de l'entreprise et des prestations Swisscoding

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