D'HANDWIERK JANUAR 2020
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„Klären Sie warum welche<br />
Mitarbeiter zu welchem<br />
Thema notwendig sind.<br />
Halten Sie den Kreis so klein<br />
wie möglich und so groß<br />
wie nötig.“<br />
Wirtschaftspädagogin Barbara Seidl, Personalentwicklerin<br />
und Coach aus München/Deutschland, berät<br />
und unterstützt Handwerksbetriebe bei den Themen<br />
Kundenorientierung, Personalführung, Kommunikation<br />
und betriebliche und persönliche Veränderungen<br />
und Weiterentwicklung: www.barbara-seidl.de<br />
Besprechung, Sitzung, Meeting,<br />
Führungskreis oder Jour fixe sind<br />
die unterschiedlichen Namen<br />
für die regelmäßigen und geplanten<br />
Zusammenkünfte im Betrieb.<br />
Besprechungen haben unterschiedliche<br />
Funktionen:<br />
• Entscheidungen bekanntgeben<br />
• Probleme bearbeiten und Lösungen<br />
gemeinsam erarbeiten (z.B. Konflikte)<br />
• Meinungsaustausch und Entscheidungsfindung<br />
(z.B. neue Produkte/<br />
Technologien)<br />
• Klärung organisatorischer Fragen<br />
(z.B. Koordination der Abläufe)<br />
• Ziele erarbeiten und vereinbaren<br />
(z. B. Jahreszielplanung)<br />
• Feedback geben, Anerkennung<br />
aussprechen (z.B. Manöverkritik<br />
nach Projektende)<br />
• Ideen finden, die Gruppe als kreatives<br />
Element nutzen<br />
• Fachkompetenz, Erfahrung und<br />
Mitarbeiterwissen nutzen<br />
• Stärkung des Wir-Gefühls im Betrieb<br />
Unterziehen Sie die bisher geübte Praxis<br />
einer kritischen Kosten-Nutzen-Analyse<br />
Prüfen Sie, ob die Ziele nicht durch<br />
andere Maßnahmen effizienter und<br />
kostengünstiger erreicht werden<br />
können - durch ein Rundschreiben,<br />
Mail, Telefonate, Einzelgespräche.<br />
Besprechungen kosten Geld, stiften<br />
jedoch Nutzen und Motivation, die im<br />
Idealfall den Kosten- und Energieaufwand<br />
deutlich übersteigen. Werden<br />
Meetings schlecht vorbereitet, steigt der<br />
Frust und sinkt die Akzeptanz. Beispiele:<br />
Keine thematische Vorgabe durch eine<br />
Tagesordnung. Weder der Gesprächsleiter<br />
noch die Teilnehmer können sich<br />
vorbereiten und effizient planen. Oder<br />
der Raum ist nicht hergerichtet, wichtige<br />
Hilfsmittel fehlen, zeitliche Verfügungen<br />
sind nicht getroffen oder werden<br />
den Teilnehmern als „Überraschung“<br />
präsentiert. Analysieren Sie auch die<br />
immer gleichen Rituale, sie bringen<br />
ggf. zu wenig Bewegung. Belebung<br />
gibt es, wenn (externe) Gäste eingeladen<br />
werden, Besprechungen nach Notwendigkeit<br />
(nicht nach Kalender) bzw.<br />
situativ geplant werden (z.B. in der Urlaubszeit<br />
anderer Rhythmus).<br />
Andere Orte und Abläufe ergeben auch<br />
andere, neue und interessante Ergebnisse.<br />
Inhaltliche Vorbereitung sichert den Erfolg<br />
Ziel festlegen: Das Ziel nimmt nicht das<br />
Ergebnis vorweg, sondern benennt den<br />
Anlass, grenzt Themen voneinander ab<br />
und ist Erfolgsmaßstab.<br />
Tagesordnung: Legen Sie Reihenfolge und<br />
den voraussichtlichen Zeitbedarf der<br />
Themen fest. Auf den ersten Plätzen<br />
stehen wichtige, für alle interessante<br />
Themen. Später kommen Spezialthemen,<br />
die ggf. nicht alle betreffen, sodass einzelne<br />
Mitarbeiter die Sitzung verlassen können.<br />
Teilnehmer auswählen: Klären Sie warum<br />
welche Mitarbeiter zu welchem Thema<br />
notwendig sind. Halten Sie den Kreis so<br />
klein wie möglich und so groß wie nötig.<br />
Kleinere Gruppen beschleunigen die<br />
Lösungsfindung und sorgen dafür, dass die<br />
Teilnehmer sich verantwortlich fühlen und<br />
die Umsetzung in die Hand nehmen.<br />
Sich persönlich vorbereiten: Auseinandersetzung<br />
mit den Themen, alle Fakten/<br />
Unterlagen griffbereit, klar erkennbare<br />
Strukturen – das erfordert Ihren<br />
persönlichen Einsatz und Ihr Vorbild.<br />
Ebenso wichtig - die mentale Vorbereitung:<br />
Die eigene Meinung und Erwartung<br />
kennen, Gesprächsstrategien planen,<br />
Informationen einholen, Einwände und<br />
mögliche Kompromisse vordenken.<br />
Organisatorische Vorbereitung spart Zeit und Energie<br />
• Räumliche Rahmenbedingungen: Der Raum sollte neutral, abgeschlossen, hell und freundlich<br />
sein, ein Platz an dem ohne Störungen gearbeitet werden kann. Ungeeignet sind Kellerräume,<br />
Lagerräume sowie Orte, an denen Kunden und/oder Mitarbeiter mithören können.<br />
• Zeitliche Rahmenbedingungen: Klären Sie vorab, ob alle Teilnehmer anwesend sein können.<br />
Berücksichtigen Sie Urlaub, Krankheit, zeitintensive Projekte, andere Termine. Beachten<br />
Sie bei der Auswahl des Wochentages und der Tageszeit die körperliche und geistige Fitness<br />
der Teilnehmer.<br />
• Einladung: Informieren Sie die Teilnehmer/innen rechtzeitig und umfassend (Tagesordnung,<br />
Unterlagen, Teilnehmerkreis). Bei regelmäßigen Besprechungen und für ständige Teilnehmer/<br />
innen sind meist mündliche und/oder formlose Einladungen ausreichend. Bei wichtigen und/oder<br />
einmaligen Themen und für Gäste sollte die Einladung in jedem Fall schriftlich sein.<br />
• Weitere Rahmenbedingungen: Klären Sie vorher den Medieneinsatz, denken Sie an Papier,<br />
Stifte, Muster. Bieten Sie Getränke, und ggf. tageszeittypischen Pausenverzehr an.<br />
• Hervorgehobener Satz: Eine fehlende oder ineffiziente Vorbereitung der Mitarbeiterbe-<br />
Erholsame Urlaubstage wünscht Ihnen<br />
sprechungen schlägt sich deutlich auf die Stimmung und Bereitschaft der Teilnehmer nieder<br />
und blockiert Energie und Aufmerksamkeit. Eine professionelle und vorausschauende<br />
Barbara Seidl<br />
Vorbereitung ist die halbe Miete für das Gelingen.<br />
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