D'HANDWIERK JANUAR 2020

„Klären Sie warum welche
Mitarbeiter zu welchem
Thema notwendig sind.
Halten Sie den Kreis so klein
wie möglich und so groß
wie nötig.“
Wirtschaftspädagogin Barbara Seidl, Personalentwicklerin
und Coach aus München/Deutschland, berät
und unterstützt Handwerksbetriebe bei den Themen
Kundenorientierung, Personalführung, Kommunikation
und betriebliche und persönliche Veränderungen
und Weiterentwicklung: www.barbara-seidl.de
Besprechung, Sitzung, Meeting,
Führungskreis oder Jour fixe sind
die unterschiedlichen Namen
für die regelmäßigen und geplanten
Zusammenkünfte im Betrieb.
Besprechungen haben unterschiedliche
Funktionen:
• Entscheidungen bekanntgeben
• Probleme bearbeiten und Lösungen
gemeinsam erarbeiten (z.B. Konflikte)
• Meinungsaustausch und Entscheidungsfindung
(z.B. neue Produkte/
Technologien)
• Klärung organisatorischer Fragen
(z.B. Koordination der Abläufe)
• Ziele erarbeiten und vereinbaren
(z. B. Jahreszielplanung)
• Feedback geben, Anerkennung
aussprechen (z.B. Manöverkritik
nach Projektende)
• Ideen finden, die Gruppe als kreatives
Element nutzen
• Fachkompetenz, Erfahrung und
Mitarbeiterwissen nutzen
• Stärkung des Wir-Gefühls im Betrieb
Unterziehen Sie die bisher geübte Praxis
einer kritischen Kosten-Nutzen-Analyse
Prüfen Sie, ob die Ziele nicht durch
andere Maßnahmen effizienter und
kostengünstiger erreicht werden
können - durch ein Rundschreiben,
Mail, Telefonate, Einzelgespräche.
Besprechungen kosten Geld, stiften
jedoch Nutzen und Motivation, die im
Idealfall den Kosten- und Energieaufwand
deutlich übersteigen. Werden
Meetings schlecht vorbereitet, steigt der
Frust und sinkt die Akzeptanz. Beispiele:
Keine thematische Vorgabe durch eine
Tagesordnung. Weder der Gesprächsleiter
noch die Teilnehmer können sich
vorbereiten und effizient planen. Oder
der Raum ist nicht hergerichtet, wichtige
Hilfsmittel fehlen, zeitliche Verfügungen
sind nicht getroffen oder werden
den Teilnehmern als „Überraschung“
präsentiert. Analysieren Sie auch die
immer gleichen Rituale, sie bringen
ggf. zu wenig Bewegung. Belebung
gibt es, wenn (externe) Gäste eingeladen
werden, Besprechungen nach Notwendigkeit
(nicht nach Kalender) bzw.
situativ geplant werden (z.B. in der Urlaubszeit
anderer Rhythmus).
Andere Orte und Abläufe ergeben auch
andere, neue und interessante Ergebnisse.
Inhaltliche Vorbereitung sichert den Erfolg
Ziel festlegen: Das Ziel nimmt nicht das
Ergebnis vorweg, sondern benennt den
Anlass, grenzt Themen voneinander ab
und ist Erfolgsmaßstab.
Tagesordnung: Legen Sie Reihenfolge und
den voraussichtlichen Zeitbedarf der
Themen fest. Auf den ersten Plätzen
stehen wichtige, für alle interessante
Themen. Später kommen Spezialthemen,
die ggf. nicht alle betreffen, sodass einzelne
Mitarbeiter die Sitzung verlassen können.
Teilnehmer auswählen: Klären Sie warum
welche Mitarbeiter zu welchem Thema
notwendig sind. Halten Sie den Kreis so
klein wie möglich und so groß wie nötig.
Kleinere Gruppen beschleunigen die
Lösungsfindung und sorgen dafür, dass die
Teilnehmer sich verantwortlich fühlen und
die Umsetzung in die Hand nehmen.
Sich persönlich vorbereiten: Auseinandersetzung
mit den Themen, alle Fakten/
Unterlagen griffbereit, klar erkennbare
Strukturen – das erfordert Ihren
persönlichen Einsatz und Ihr Vorbild.
Ebenso wichtig - die mentale Vorbereitung:
Die eigene Meinung und Erwartung
kennen, Gesprächsstrategien planen,
Informationen einholen, Einwände und
mögliche Kompromisse vordenken.
Organisatorische Vorbereitung spart Zeit und Energie
• Räumliche Rahmenbedingungen: Der Raum sollte neutral, abgeschlossen, hell und freundlich
sein, ein Platz an dem ohne Störungen gearbeitet werden kann. Ungeeignet sind Kellerräume,
Lagerräume sowie Orte, an denen Kunden und/oder Mitarbeiter mithören können.
• Zeitliche Rahmenbedingungen: Klären Sie vorab, ob alle Teilnehmer anwesend sein können.
Berücksichtigen Sie Urlaub, Krankheit, zeitintensive Projekte, andere Termine. Beachten
Sie bei der Auswahl des Wochentages und der Tageszeit die körperliche und geistige Fitness
der Teilnehmer.
• Einladung: Informieren Sie die Teilnehmer/innen rechtzeitig und umfassend (Tagesordnung,
Unterlagen, Teilnehmerkreis). Bei regelmäßigen Besprechungen und für ständige Teilnehmer/
innen sind meist mündliche und/oder formlose Einladungen ausreichend. Bei wichtigen und/oder
einmaligen Themen und für Gäste sollte die Einladung in jedem Fall schriftlich sein.
• Weitere Rahmenbedingungen: Klären Sie vorher den Medieneinsatz, denken Sie an Papier,
Stifte, Muster. Bieten Sie Getränke, und ggf. tageszeittypischen Pausenverzehr an.
• Hervorgehobener Satz: Eine fehlende oder ineffiziente Vorbereitung der Mitarbeiterbe-
Erholsame Urlaubstage wünscht Ihnen
sprechungen schlägt sich deutlich auf die Stimmung und Bereitschaft der Teilnehmer nieder
und blockiert Energie und Aufmerksamkeit. Eine professionelle und vorausschauende
Barbara Seidl
Vorbereitung ist die halbe Miete für das Gelingen.
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