MAGAZINE FORMATION BESPRECHUNGEN So bereiten Sie Ihre Besprechungen gut vor. Ganz ohne Besprechung geht es nicht, wenn Menschen in einem Betrieb zusammenarbeiten. Die kurzen täglichen Arbeitsgespräche sind wichtig, allerdings bieten Sie zu wenig Raum für einen intensiven Kontakt und einen offenen Meinungs- und Erfahrungsaustausch. Damit Besprechungen für alle Beteiligten nützlich und hilfreich sind, ist eine gute inhaltliche und organisatorische Vorbereitung unerlässlich. /01/<strong>2020</strong> 50
„Klären Sie warum welche Mitarbeiter zu welchem Thema notwendig sind. Halten Sie den Kreis so klein wie möglich und so groß wie nötig.“ Wirtschaftspädagogin Barbara Seidl, Personalentwicklerin und Coach aus München/Deutschland, berät und unterstützt Handwerksbetriebe bei den Themen Kundenorientierung, Personalführung, Kommunikation und betriebliche und persönliche Veränderungen und Weiterentwicklung: www.barbara-seidl.de Besprechung, Sitzung, Meeting, Führungskreis oder Jour fixe sind die unterschiedlichen Namen für die regelmäßigen und geplanten Zusammenkünfte im Betrieb. Besprechungen haben unterschiedliche Funktionen: • Entscheidungen bekanntgeben • Probleme bearbeiten und Lösungen gemeinsam erarbeiten (z.B. Konflikte) • Meinungsaustausch und Entscheidungsfindung (z.B. neue Produkte/ Technologien) • Klärung organisatorischer Fragen (z.B. Koordination der Abläufe) • Ziele erarbeiten und vereinbaren (z. B. Jahreszielplanung) • Feedback geben, Anerkennung aussprechen (z.B. Manöverkritik nach Projektende) • Ideen finden, die Gruppe als kreatives Element nutzen • Fachkompetenz, Erfahrung und Mitarbeiterwissen nutzen • Stärkung des Wir-Gefühls im Betrieb Unterziehen Sie die bisher geübte Praxis einer kritischen Kosten-Nutzen-Analyse Prüfen Sie, ob die Ziele nicht durch andere Maßnahmen effizienter und kostengünstiger erreicht werden können - durch ein Rundschreiben, Mail, Telefonate, Einzelgespräche. Besprechungen kosten Geld, stiften jedoch Nutzen und Motivation, die im Idealfall den Kosten- und Energieaufwand deutlich übersteigen. Werden Meetings schlecht vorbereitet, steigt der Frust und sinkt die Akzeptanz. Beispiele: Keine thematische Vorgabe durch eine Tagesordnung. Weder der Gesprächsleiter noch die Teilnehmer können sich vorbereiten und effizient planen. Oder der Raum ist nicht hergerichtet, wichtige Hilfsmittel fehlen, zeitliche Verfügungen sind nicht getroffen oder werden den Teilnehmern als „Überraschung“ präsentiert. Analysieren Sie auch die immer gleichen Rituale, sie bringen ggf. zu wenig Bewegung. Belebung gibt es, wenn (externe) Gäste eingeladen werden, Besprechungen nach Notwendigkeit (nicht nach Kalender) bzw. situativ geplant werden (z.B. in der Urlaubszeit anderer Rhythmus). Andere Orte und Abläufe ergeben auch andere, neue und interessante Ergebnisse. Inhaltliche Vorbereitung sichert den Erfolg Ziel festlegen: Das Ziel nimmt nicht das Ergebnis vorweg, sondern benennt den Anlass, grenzt Themen voneinander ab und ist Erfolgsmaßstab. Tagesordnung: Legen Sie Reihenfolge und den voraussichtlichen Zeitbedarf der Themen fest. Auf den ersten Plätzen stehen wichtige, für alle interessante Themen. Später kommen Spezialthemen, die ggf. nicht alle betreffen, sodass einzelne Mitarbeiter die Sitzung verlassen können. Teilnehmer auswählen: Klären Sie warum welche Mitarbeiter zu welchem Thema notwendig sind. Halten Sie den Kreis so klein wie möglich und so groß wie nötig. Kleinere Gruppen beschleunigen die Lösungsfindung und sorgen dafür, dass die Teilnehmer sich verantwortlich fühlen und die Umsetzung in die Hand nehmen. Sich persönlich vorbereiten: Auseinandersetzung mit den Themen, alle Fakten/ Unterlagen griffbereit, klar erkennbare Strukturen – das erfordert Ihren persönlichen Einsatz und Ihr Vorbild. Ebenso wichtig - die mentale Vorbereitung: Die eigene Meinung und Erwartung kennen, Gesprächsstrategien planen, Informationen einholen, Einwände und mögliche Kompromisse vordenken. Organisatorische Vorbereitung spart Zeit und Energie • Räumliche Rahmenbedingungen: Der Raum sollte neutral, abgeschlossen, hell und freundlich sein, ein Platz an dem ohne Störungen gearbeitet werden kann. Ungeeignet sind Kellerräume, Lagerräume sowie Orte, an denen Kunden und/oder Mitarbeiter mithören können. • Zeitliche Rahmenbedingungen: Klären Sie vorab, ob alle Teilnehmer anwesend sein können. Berücksichtigen Sie Urlaub, Krankheit, zeitintensive Projekte, andere Termine. Beachten Sie bei der Auswahl des Wochentages und der Tageszeit die körperliche und geistige Fitness der Teilnehmer. • Einladung: Informieren Sie die Teilnehmer/innen rechtzeitig und umfassend (Tagesordnung, Unterlagen, Teilnehmerkreis). Bei regelmäßigen Besprechungen und für ständige Teilnehmer/ innen sind meist mündliche und/oder formlose Einladungen ausreichend. Bei wichtigen und/oder einmaligen Themen und für Gäste sollte die Einladung in jedem Fall schriftlich sein. • Weitere Rahmenbedingungen: Klären Sie vorher den Medieneinsatz, denken Sie an Papier, Stifte, Muster. Bieten Sie Getränke, und ggf. tageszeittypischen Pausenverzehr an. • Hervorgehobener Satz: Eine fehlende oder ineffiziente Vorbereitung der Mitarbeiterbe- Erholsame Urlaubstage wünscht Ihnen sprechungen schlägt sich deutlich auf die Stimmung und Bereitschaft der Teilnehmer nieder und blockiert Energie und Aufmerksamkeit. Eine professionelle und vorausschauende Barbara Seidl Vorbereitung ist die halbe Miete für das Gelingen. 51
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