Création d'un tableau croisé dynamique - Sciences Po

EMAILS Une conversation peut figurer dans plusieurs vues (Boîte de réception,Tous les messages, Messages envoyés, etc.) simultanément, ce quisimplifie les recherches. Vous pouvez effectuer une recherche par libellé dans les conversations.Pour d'attribuer un libellé à une conversation, lors de la lecture du message : Cliquez sur le menu déroulant « Libellés »Vous pouvez alors : Sélectionnez le libellé de votre choix dans la liste Saisissez dans le champ de recherche les premières lettres du libellé ; lasaisie automatique vous aidera alors à trouver le libellé plus rapidement. Créez un libellé. Il vous suffit de saisir le nom de votre nouveau libellé etde cliquer sur « Créer ». Gérer ses libellésIl est possible de créer des libellés imbriqués, qu'on peut apparenter à des sous-dossiers : Cliquez surdu libellé concerné Choisissez « Ajouter sous-libellé » :Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application432

EMAILSVous pouvez créer une hiérarchie détaillée de libellés. Les icônes de flèches à gauche dunom du libellé vous permettent de développer ou réduire cette hiérarchie.Remarque : Vous pourrez consulter le nombre de messages non lus par libellé : lelibellé sera suivi entre parenthèse du nombre de messagesVous pouvez également « Masquer les libellés lus » et « Masquer dans la liste desmessages »• Le ChatLe chat est l’équivalent de la messagerie instantanée. Il permet de communiquerrapidement avec un ou plusieurs contacts.Pour ajouter un contact dans votre liste de chat : Positionnez-vous dans la fenêtre Saisissez le nom ou l'adresse mail du contact que vous souhaitez ajouter Puis cliquez sur "Inviter à chatter"Vous pouvez discuter avec un contact lorsqu'un point de couleur apparaît à côté de sonnom. Un point vert, jaune ou rouge indique que le contact est connecté. Cependant, il nesera pas nécessairement disponible pour une conversation.Pour débuter une conversation à partir de la liste des contacts :Recherchez le nom de la personne avec laquelle vous souhaitez discuter.Cliquez sur le nom du contact pour ouvrir une fenêtre de discussion ou cliquez surSciences Po –Google Apps – prise en main de l’application532

EMAILS• La RechercheVous pouvez utiliser la recherche Gmail de la même façon que la recherche Google, enentrant un ou plusieurs mots clés qui apparaissent n'importe où dans le ou lesmessage(s) que vous souhaitez retrouver.Si vous recherchez un message contenant le mot achats, il suffit d'entrer achats dans lechamp de recherche et d'appuyer sur « Entrée ». Les résultats seront affichés ensurlignant en jaune les termes recherchés :Gmail ne reconnaît pas les caractères de recherche spéciaux, tels que les crochets [ ],les parenthèses ( ), les symboles de devise $ €, l'esperluette &, le symbole de la livresterling £ et les astérisques * . Il ne reconnaît pas non plus les correspondances partiellesou similaires. C'est la raison pour laquelle une recherche pour voyage trouvera voyage,mais pas voyages, voyageur, ni voyaeg.Vous pouvez affiner votre demande en cliquant sur « Afficher les options de recherche »Vous pourrez ainsi préciser des critères avancés de recherche :Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application732

EMAILSListe des opérateurs de Recherche• Répondre, Transférer un messagePour traiter une conversation, vous avez la possibilité de :- Transférer tout ou partie d'une conversation- Répondre à une personne ou à tous à partir d'un message dans uneconversation Sélectionnez le message que vous souhaitez transférer ou à partir duquel vous souhaitezrépondre Cliquez sur et sélectionnez l'action que vous souhaitez effectuer :Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application832

EMAILSLorsque vous choisissez « Répondre », votre réponse est uniquement envoyée auxexpéditeurs et destinataires de ce message, et non pas aux autres participants de laconversation.Pour transférer l’ensemble des messages d’une conversation, c’est à dire tous lesmessages qui ont été échangés sur le même sujet, cliquez sur le bouton« Tout transférer »:On retrouve tous les messages échangés autour du même sujet :Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application932

CONTACTSCliquez sur les champs d'information du contact pour le modifier, ou le remplirRemplissez toutes les informations désirées. Vous que vous pouvez ajouter plus de champsd'information en cliquant sur « Ajouter »Cliquez sur « Enregistrer » en haut de la page• Supprimer un contactSélectionnez un contact dans la liste de contacts Cliquez sur « Plus » Cliquez sur « Supprimez le contact ».• Rechercher un contactPour rechercher un contact : Cliquez sur « Contacts »Entrez le nom, l'adresse email, ou n'importe quels détails de la personne que vous recherchezdans la barre de recherche des contacts :Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application1132

AGENDASAGENDAS (Google Calendars)• Créer un évènementVous pouvez créer un événement de 2 manières différentes : Créer un événement en cliquant dans l'agendaCliquez à l'endroit de l'agenda où vous souhaitez créer un événement. En cliquant unefois l'agenda vous propose un événement d'une heure. Si l'événement dure plusieursheures, cliquez sur l'heure de début et faites glisser la souris jusqu'à l'heure de fin.Entrez l'objet du nouvel événementEnfin, cliquez sur « Créer un événement » pour publier immédiatement l'événementdans votre agenda ou sur « Modifier les détails de l'événement » pour ajouter desinformations complémentaires: Créer un événement à l'aide du bouton "Créer unévénement" Cliquez sur "Créer un événement" dans la colonne de gauche de votre agenda :Saisissez les informations concernant le nouvel évènementVous pouvez aussi ajouter des invités, modifier les paramètres de rappel et publiervotre événement afin de le partager avec d'autres utilisateurs.Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application1632

AGENDAS Sélectionnez « Partager cet agenda »Entrez l'adresse e-mail de l'utilisateur avec lequel vous voulez partager votre agenda.Dans le menu déroulant, sélectionnez le niveau d'autorisation de votre choix,Cliquez sur Enregistrer.Remarque : Une fois que vous avez cliqué sur Ajouter, la personne sélectionnéereçoit un e-mail l'invitant à consulter votre agenda.Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application1932

DOCUMENTSCliquez sur « Document sans titre » pour nommer le document Saisissez le nom du document, et validez en cliquant sur « OK »• Partager un documentTous les documents crées ou stockés dans Google Drive sont partageables (y compris lesdocuments non convertis). A partir du document que vous souhaitez partager, cliquez sur « Partager » Cliquez sur « Modifier »Selectionnez les paramètres de « visibilité » de votre documentOption de visibilité :Sciences Po : toutes personnes membres dela communauté Sciences Po pourra avoiraccès au document en effectuant unerechercheUtilisateurs disposant du lien : vousdevrez envoyer l’URL du document à toutespersonnes qui devant le consulterPrivé : vous devez saisir les adresses despersonnes ayant l’autorisation de consulterle documentSi vous choisissez l’option « Privé », indiquez les adresses mail des personnes avec qui voussouhaitez partager le documentSciences Po –Google Apps – prise en main de l’application2132

DOCUMENTSIndiquez le niveau de modification autorisé par les personnes qui auront accès au documentCliquez sur « Prévenir des contacts pas e-mail » le cas échéantRemarque :Par défaut, le document est complètement privé. A tout moment en cliquant sur lebouton partager, on obtient la liste de tous les utilisateurs avec quile document est partagé.A tout moment il est possible de modifier/supprimer les droits de partageprécédemment accordésIl est également possible de partager un dossier ou une arborescence de dossiers.• Importer un documentIl est possible d’importer dans l’interface Google Drive des documents crées dans uneautre application.En cliquant sur « Importer », on pourra choisir d’importer le document en leconvertissant ou non dans un format Google. L’import est possible pour un documentcomme pour un répertoire entier.Sélectionnez les paramètres d’importation :Cliquez surCliquez sur « Paramètres d’importation » et sélectionnez l’option d’importationSciences Po –Google Apps – prise en main de l’application2232

DOCUMENTSIl est recommandé de choisir “Vérifier les paramètres avant chaque importation” afind’être sûr que la conversion sera choisie au cas par cas selon les fichiers importés.Remarque : Un document importé s’ajoutera automatiquement à la rubrique “MonDrive”.Pour les documents importés non convertis, il est possible de gérer le versionning et lesuivi des mises à jour : Sélectionnez un fichier, puis effectuez un clic-droitIl est ainsi possible : D’importer une nouvelle version du document De consulter à tout moment l’intégralité des versions de ce document Importer des documents dans votre Google Drive : en plus de permettre lacréation et la consultation de documents, Google Drive permet de stockerdes documents dans un format autre que Google.Pour les documents hors format Google, un simple clic sur un document permet del’ouvrir. Google Drive propose 15 visionneuses (Microsoft Office, Autocad etc.) dispensantl’utilisateur d’avoir obligatoirement des logiciels spécifiques sur son poste de travail pouraccéder en lecture à ses documents (ou ceux qui lui sont partagés).Liste des visionneuses :● Microsoft Word (.DOC .DOCX)● Microsoft Excel (.XLS .XLSX)● Microsoft PowerPoint (.PPT.PPTX)● OpenDocument Format(.ODT.ODS)● Adobe Portable Document (.PDF)● Apple Pages (.PAGES)● Adobe Illustrator (.AI)●●●●●●●Adobe Photoshop (.PSD)Tagged Image File Format (.TIFF)Autodesk AutoCad (.DXF)Scalable Vector Graphics (.SVG)PostScript (.EPS, .PS)TrueType (.TTF)XML Paper Specification (.XPS)Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application2332

GROUPESGROUPES (Google Groupes)Les « Google Groupes » vous permettent de travailler en collaboration avec différentespersonnes.Google Groupes vous permet : d’avoir un système de communication commun de donner accès à un ensemble d’information à un nouvel intervenant dèsson arrivée dans l’équipeUn Google Groupe se matérialise par une adresse mail, composé d’unensemble d’utilisateurs, identifiés par leur compte mail.• Accéder à Google GroupesGoogle Groupes est une application au même titre que Gmail, Google Agenda, ou Drive.Cliquez sur « Groupes », pour accéder à la page d’accueil.A partir de cette page, vous pourrez :utiliser la recherche, pour retrouver les sujets ou messages d’un groupe contenant un texte,ou pour retrouver un groupe par son nom.accéder à la liste des groupes dont vous être membreaccéder à la liste des groupes publics et s’y inscrirecréer un nouveau groupegérer votre activité dans les différents Groupes.consulter la liste de vos groupes favoris• S’inscrire à un groupeVous pouvez rejoindre un groupe s’il fait partie de votre domaine (sciencespo.fr) puischerchez le groupe depuis l’interface Google Groupes, via le moteur de recherche, ou encliquant sur “Parcourir tous les Groupes” :Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application2532

GROUPESUne fois le groupe identifié :Cliquez sur son nomUne fois sur la page d’accueil du groupe : vous pouvez directement vous inscrire si lepropriétaire du groupe l’a autorisé :spécifiez directement vos paramètres de notificationsSciences Po –Google Apps – prise en main de l’application2632

GROUPESou devez déposer une demande d’adhésion une fois la demande envoyée, le propriétaire reçoit une notification par mail, à partir delaquelle il choisit ou non de vous ajouter au groupeEn fonction de sa décision, vous recevrez un mail de bienvenue ou de refus.Remarque : Pouvoir ou non faire une demande d’inscription est un paramètredéfini par le propriétaire du groupe, en fonction de l’objectif dugroupe. S’il n’est pas activé, il vous est uniquement possible decontacter le propriétaire.Une fois que vous avez accès à un groupe, voici comment il se présente au sein del’application Google Groupes :Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application2732

GROUPESL’identité du groupe avec son icone et son nom, ainsi que la catégorie rattachée si le Groupea été mis en FavorisLa liste des sujets traités avec le groupe.Les boutons d’actions possibles pour le Groupe, permettant la gestionLa possibilité d’ouvrir un nouveau sujetMoteur de recherche, pour retrouver les sujets ou messages contenant un certain texte.• Créer un groupe Cliquer sur « Créer »Vous serez dirigés vers une page vous permettant de configurer les paramètres de basede votre groupe :Saisissez le nom de votre groupeRemarque : l’adresse mail du groupe est automatiquement définie dès lors que lenom du groupe est définiSaisissez des informations « Description du groupe » (facultatif), cette zone permet depréciser les objectifs du groupe et /ou le type de contenu qui y sera échangé.Choisissez la langue principale de communication du groupe Choisissez le type de Groupe :Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application2832

GROUPESUne liste de distribution permet aux utilisateurs d'envoyer des messages par e-mail. Il s'agit d'une liste de diffusion.Un forum Web est conçu pour permettre aux utilisateurs d'interagir en prioritéavec le groupe par l'interface Web. Ces forums ont desfonctionnalités disponibles uniquement sur le Web, comme l'ajout detags aux messages, activé par défaut. Les utilisateurs envoient desmessages par l'interface Web, mais peuvent recevoir les mises à jourpar e-mail.Un forum de questions-réponses permet aux membres de poser leurs questions etd'envoyer leurs réponses. Les membres peuvent indiquer lesmeilleures réponses et les questions les plus intéressantes. Commepour les forums Web, l'utilisateur doit envoyer ses messages parl'interface Web, mais il peut recevoir les mises à jour par e-mail.Une boîte de réception collaborative permet aux membres d'un groupe de gérerl'état du flux de travail des sujets du groupe. Ces groupes ont desfonctionnalités et des autorisations définies, comme par exemple lapossibilité d’assigner des messages. Si vous ne souhaitez pas utiliserces fonctionnalités, vous devez les désactiver une par une. Définissez les « Autorisations de base »Afficher les sujets : permet de définir qui peut consulter le contenu échangé ausein du groupePublier : permet de définir qui peut envoyer des messages à l’adresse mail dugroupeRejoindre le groupe : permet de déterminer qui pourra devenir membre du groupe(avec ou sans validation du propriétaire)Cliquez sur « Créer » pour valider la création du groupe.Après la création d’un groupe, vous pouvez modifier les paramètres Sélectionnez le groupe concerné par la modification en cliquant sur son nom dans la liste desgroupes Cliquez sur « Gérer »Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application2932

GROUPESAccédez à tous les paramètres configurables du groupeInvitez, si nécessaire d’autres personnes à rejoindre votre Groupe, cliquez sur « Ajouter desmembres directement » ou « Inviter des membres »Vous pourrez choisir d’ajouter directement les membres ou de les inviter. Lorsque vouschoisissez d’ajouter directement un membre, vous pourrez choisir par défaut sesparamètres de notifications. Les paramètres de notification permettent de préciser dequelle manière l’utilisateur souhaite être informé des nouveaux messages envoyés auGroupe.Chaque utilisateur pourra ainsi recevoir ou non une notification dans sa boîte mail pourchaque nouveau message.Remarque : Même si le propriétaire ou le gestionnaire choisit un paramétrage denotification par défaut, chaque membre du groupe est libre derevenir ensuite sur ce paramètre.Vous pouvez attribuer le rôle de Gestionnaire ou Propriétaire à un membre du groupe. Après avoir sélectionné le groupe, cliquez sur « Membres » Cliquez sur « Gérer »Sélectionnez-le membre Cliquez sur « Actions » et sélectionnez « Ajouter au rôle »Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application3032

GROUPES Choisissez « Responsable » ou « Propriétaire »Lorsque qu’un membre du groupe devient « Gestionnaire du groupe » il dispose desmêmes droits que le propriétaire, à l’exception de ceux- ci :- Renommage du groupe- Suppression du groupe- Inscription de membres hors du domaine- Activation de l’archivage des messages envoyés au groupeA tout moment, le Gestionnaire et le Propriétaire d’un groupe pourront modifier les« Autorisations de base » (cf Création d’un groupe)Au niveau des Paramètres de base, soyez attentifs aux 3 sujets suivants : Qui afficher les sujets du Groupe ? C’est à dire qui peutconsulter le contenu des mails échangés au sein du groupe Qui poste ? C’est à dire qui peut envoyer des messages augroupePour bien répondre à cette question, il faut que le flux de communication prévu dans legroupe soit clair :- Si c’est une communication descendante uniquement : un responsable diffusant del’information à son équipe. sélectionnez Administrateurs uniquement- si c’est une communication entre les personnes dirigeante d’un pôle exclusivement,ou en rapport avec un projet confidentiel. sélectionnez Tous les membres- si c’est une communication entre une équipe liée à un projet, et toute personne dela société. sélectionnez Tous les membres de l’organisation- si c’est une communication entre une équipe liée à un projet et toute personne horsdu domaine. sélectionnez Tout le mondeRemarque : L’option d’autorisation de membres hors du domaine est gérée parl’administrateur du domaine.Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application Qui peut rejoindre le Groupe ? C’est à dire qui peut devenirmembre du groupe3132

GROUPES• Être Membre d’un groupeEn tant que membre d’un groupe, vous pourrez :- gérer vos abonnements à chacun des groupes dont vous êtes membres, en étantattentif que cela n’aille pas à l’encontre des règles d’utilisation imposées par legestionnaire.- d’envoyer, ou partager du contenu au groupe, voire au nom du groupe, en vousassurant que cela ne va pas à l’encontre de l’intérêt du projet, et de VOTREENTREPRISE.- de rechercher du contenu au niveau de l’ensemble des messages échangés via legroupe.Sciences Po –Google Apps – prise en main de l’application3232