MANUEL DE PROCEDURES - Programme Sectoriel Forêts et ...

MANUEL DE PROCEDURESAPPUI BUDGETAIREPSFE1 er Juin 2007

SOMMAIREINTRODUCTION .............................................................................................. 5I. Mobilisation des Ressources Extérieures...................................................... 7I.1. Une approche basée sur les résultats – Matrice des déclencheurs .................................. 7I.2. Evaluation des déclencheurs – Missions conjointes ....................................................... 7a.- Composition des missions conjointes .......................................................................... 8b.- Agenda et Périodicité des missions conjointes ............................................................ 8I.3. Décaissement des tranches.............................................................................................. 9I.4. Le « Compte Spécial PSFE ».......................................................................................... 9II. Préparation Budgétaire et Inscription des Ressources extérieures........ 11II.1. Préparation des PTAs .................................................................................................. 11II.2. Inscription des ressources extérieures dans le budget ................................................. 12II.3. Transmission du budget voté par le Parlement............................................................ 12III. Exécution Budgétaire des Ressources extérieures.................................. 15III.1. Plan de passation de marché....................................................................................... 15III.2. Exécution budgétaire au niveau des services centraux .............................................. 17III.3. Exécution budgétaire au niveau des services extérieurs ............................................ 20III.4. Mesures particulières liées à l’éxécution budgétaire des ressources extérieures ....... 21a. Commission Spéciale de passation des marchés ......................................................... 23b. Emission directe du Titre de confirmation de créance ................................................ 23c. Contrôles financier et comptable................................................................................. 23d. Dépenses exclues......................................................................................................... 24e. Report de crédits.......................................................................................................... 24IV. Gestion Financière ..................................................................................... 25IV.1. Approvisionnement du Réseau du Trésor .................................................................. 25a. Paierie Générale du Trésor (PGT) ............................................................................... 25b. Trésorerie Paierie Générale (TPG).............................................................................. 26IV.2. Paiement des dépenses ............................................................................................... 27a. Contrôle préalable des dépenses.................................................................................. 27b. Délais de paiement ...................................................................................................... 27IV.3. Règlement des marchés financés par l’appui budgétaire ........................................... 28V. Reporting, Suivi et Contrôle....................................................................... 30V.1. Organes de Pilotage du PSFE...................................................................................... 30V.2. Suivi budgétaire et financier........................................................................................ 30a. Enregistrement de la dépense dans les systèmes de suivi SICAF, DEPMI et CADRE......................................................................................................................................... 30b. Reporting..................................................................................................................... 31V.3. Contrôle externe .......................................................................................................... 31VI. Mise à jour du Manuel de Procédures..................................................... 33VI.1. Responsabilité de la mise à jour du Manuel............................................................... 33VI.2. Méthodologie de mise à jour...................................................................................... 332

MINEFI Ministère de l’Economie et des FinancesMINEP Ministère de l’Environnement et de la Protection de la NatureMINFOF Ministère des Forêts et de la FauneMOD Maître d’Ouvrage DéléguéONG Organisation Non GouvernementalePGT Paierie Générale du TrésorPPM Plan de passation des marchésPSFE Programme Sectoriel Forêts et EnvironnementPTA Plan de Travail AnnuelPV Procès VerbalSAF Service des Affaires FinancièresSICAF Système Intégré de Comptabilité Administrative et FinancièreTdR Termes de RéférenceTPG Trésorier Payeur GénéralBE Bon d’EngagementBC Bon de Commande4

INTRODUCTIONDepuis 1999, le Gouvernement camerounais s’est lancé, avec l’appui de lacommunauté internationale, dans un processus de mise en place d’unprogramme forestier national dénommé Programme Sectoriel Forêts etEnvironnement (PSFE), visant à contribuer à la mise en oeuvre de sa politiquede gestion durable et participative des ressources forestières et fauniques dupays. Il a été élaboré selon un processus participatif pour devenir le cadrefédérateur de tous les programmes, projets et autres initiatives à financementnational et extérieur en matière de forets et d’environnement vert.L’objectif global du PSFE consiste ainsi à instituer un cadre cohérent de toutesles interventions du secteur. Il comporte cinq grandes composantes, réparties entrois catégories ci-après :‣ Une composante générale dont le but est la maîtrise de la situation del’environnement lié au secteur forestier au Cameroun – ‘GestionEnvironnementale des Activités Forestières’ (I) ;‣ Trois composantes spécifiques qui visent la gestion des forêts deproduction, la gestion de la faune et des aires protégées et la gestioncommunautaire des ressources – ‘Aménagement des forêts deproduction du domaine forestier permanent et valorisation desproduits forestiers’ (II), ‘Conservation de la biodiversité etvalorisation des ressources fauniques’ (III), ‘Gestion communautairedes ressources forestières et fauniques’ (IV) ;‣ Une composante transversale pour le renforcement des capacités desacteurs du secteur – ‘Renforcement des capacités institutionnelles,formation et recherche’ (V).L’exécution du programme PSFE incombe à la fois au Ministère del’Environnement et des Forêts (MINFOF) et au Ministère de l’Environnement etde la protection de la Nature (MINEP), tous deux issus de la scission de l’exMinistère de l’Environnement et des Forêts (MINEF). Toutefois, le Ministère desForêts et de la Faune (MINFOF) est le département ministériel responsable de lacoordination générale du PSFE et le principal interlocuteur du Gouvernementauprès des partenaires au développement qui participent au financement duPSFE.Le programme PSFE, mis en place par le Gouvernement, est financé surressources propres (BIP, BF, Fonds spéciaux), et est également ouvert auxfinancements émanant de la communauté internationationale et aux contributionsde la société civile et des Organisation Non Gouvernementales (ONG).5

Le Ministère des Forêts et de la Faune a entrepris depuis 2003, avec l’assistancede partenaires multilatéraux et bilatéraux, la redynamisation de sa fonctionfinancière tant dans les services centraux qu’extérieurs afin de la rendre plusefficiente. Cette redynamisation s’est caractérisée notamment par l’installationaux niveaux central et extérieurs du système intégré de comptabilitéadministrative et financière (SICAF), dont le personnel en charge du budget s’estdéjà effectivement approprié.Un important pas supplémentaire a été franchi en 2005 à travers l’adoption d’unmécanisme financier novateur, le Fonds Commun (« Basket Fund » enanglais) ciblant les aspects du programme relatifs à l’assistance technique et laformation. Il est logé au sein de la Direction des Affaires Générales (DAG) duMINFOF, qui le met en œuvre conformément aux disposions d’un manuel deprocédures conjointement adopté en février 2006 par le Gouvernement duCameroun (GdC) et les partenaires intervenant dans le Fonds Commun.Plusieurs partenaires au développement ont choisi de contribuer au ProgrammeSectoriel Forêts Environnement sous forme d’appui budgétaire ciblé, quibénéficiera à la fois aux deux Ministères en charge de l’éxecution du PSFE(MINFOF et MINEP). Les ressources ainsi mises à disposition par lespartenaires viennent en complément des ressources propres de l’Etat et sontgérées conformément aux procédures nationales. Les contributions despartenaires extérieurs destinées à l’appui budgétaire viennent en complément dela contrepartie du Gouvernement du Cameroun et ne peuvent excéder 50% dubudget du programme pour l’exercice en cours.Le présent Manuel de Procédures, dédié à l’« appui budgétaire ciblé PSFE »,répond à la nécessité de mieux expliciter et clarifier certaines dispositionscontenues dans les différents textes législatifs et réglementaires, notamment : Instructions du MINEFI, datées du 13 juillet 2005, fixant lemécanisme de financement et d’exécution du PSFE, dans un Manuel deProcédures Nouveau Code des Marchés Publics Lois de Finance successives et Instructions relatives à l’exécution etau contrôle de l’exécution du Budget de l’Etat et des Organismessubventionnés.Ce Manuel de Procédures ne propose pas de mesures dérogatoires aux principesd’appui budgétaire ni aux procédures nationales (Ordonnance de 1962). Il apour objectif d’apporter des éléments permettant de rendre plus claires et plusfluides les procédures existantes, et favorisant le suivi de l’utilisation des fondsextérieurs accordés sous forme d’appui budgétaire.6

I. MOBILISATION DES RESSOURCES EXTERIEURESI.1. Une approche basée sur les résultats – Matrice des déclencheursDans le cadre de l’exécution du PSFE, le Gouvernement du Cameroun et lespartenaires au développement ont convenu d’adopter une approche basée surl’atteinte de résultats. Une matrice des politiques et résultats attendus, indiquantpour chacune des composantes les résultats critiques sur un horizon de cinq ans,a été conjointement validée en mai 2004 par le Gouvernement et les partenaires.Toutes les parties concernées s’accordent qu’elle constitue dorénavant la grilled’analyse des progrès réalisés au cours des cinq premières années de mise enœuvre du PSFE.La matrice des politiques et résultats attendus , communément nommé « matricedes déclencheurs » (cf Annexe 1), est partie intégrante de la Lettre de PolitiqueSectorielle Forêt et Environnement vert, conjointement signée par les Ministresen charge des forêts et de l’environnement le 1 er mars 2005. Elle indiqueclairement :Actions préalables, c’est à dire des mesures à court terme à remplir avant lasignature des appuis financiers de l’IDA, du GEF et de DFID. Ces mesuresont pour objectif de s’assurer que les conditions sont remplies pour la bonneexécution du Programme.Actions attendues (en anglais milestones), c’est à dire des mesures s’étalantdans le temps, lesquelles serviront tout à la fois de feuille de route etd’indicateurs pour apprécier la progression satisfaisante du programme.Conditions de décaissement (ou déclencheurs), en nombre plus restreint, cesmesures sont destinées à appréhender de manière plus exacte l’exécution desactions préétablies et spécifiques à chaque composante du PSFE.I.2. Evaluation des déclencheurs – Missions conjointesLes ressources « appui budgétaires au PSFE » sont mises à disposition duGouvernement sous forme de tranche et en fonction de l’atteinte, jugéesatisfaisante par les partenaires, des indicateurs consignés dans la matrice desdéclencheurs.Les missions conjointes ont pour objectif de procéder à une analyse fine desprogrès réalisés dans le cadre de la mise en œuvre du PSFE dans son ensemble.L’évaluation du niveau de satisfaction des indicateurs consignés dans la matricedes déclencheurs constitue un élement central de chaque mission conjointe.7

a.- Composition des missions conjointesLa mission conjointe se compose donc ainsi qu’il suit :- un représentant de chaque bailleur contributeur au PSFE,- tous les Chefs de composante,- un représentant du MINEFI,- un représentant du Ministre des Forêts et de la Faune,- un représentant du Ministre de l’Environnement et de la Protection de laNature,- un représentant du MINADER,- un représentant du MINATD,- un représentant du MINEPIA,- un représentant du MINTOUR,- un représentant du MINPLAPDAT,- un représentant du MINRESI,- un représentant des syndicats forestiers,- un représentant de la société civile.Conformément aux principes du Code de Conduite des partenaires au PSFE, signéle 5 janvier 2006, tous les partenaires engagés dans l’appui au PSFE sont invités àparticiper aux missions conjointes de suivi de la mise en œuvre du PSFE.Les partenaires engagés dans l’appui budgétaire au PSFE doivent êtreimpérativement représentés au moment de l’évaluation des indicateurs dedécaissement (ou déclencheurs), ainsi que les Administrations membres du Comitéde Facilitation.La décision concernant le niveau de satisfaction des déclencheurs et ledécaissement (ou non) des tranches doit être prise de façon consensuelle entre tousles partenaires engagés dans l’appui budgétaire au PSFE.b.- Agenda et Périodicité des missions conjointesLes missions conjointes sont annuelles et se tiennent dans le courant du mois demai. Si, à l’issue d’une mission conjointe, les partenaires n’ont pu trancher surla satisfaction ou non d’un certain nombre de déclencheurs et donc sur ledécaissement des tranches, ils s’accordent avec le Gouvenemet sur les élementsadditionnels attendus et sur une date butoir (au plus tard à mi-juillet) pour queces éléments soient à nouveau analysés.8

I.3. Décaissement des tranchesLes partenaires engagés dans l’appui budgétaire au PSFE ont convenu d’adopterune approche harmonisée, qui s’applique également aux modalités dedécaissement de leurs tranches respectives. Ainsi, à l’issue des missions conjointeset sur la base des discussions avec les autorités et de visites de terrain, lespartenaires s’accordent sur une position commune quant à l’appréciation du niveaude satisfaction des déclencheurs de décaissement. Ce consensus permet dedéterminer si les tranches de l’appui budgétaire peuvent être décaissées ou si desélements complémentaires sont requis.Si les partenaires considèrent que les déclencheurs sont satisfaits, les procéduresde décaissement sont initiées au niveau de chacune des structures impliquées.Les ressources DFID, IDA et FEM sont déposées dans des comptes de dépôt aunom de la CAA et sont immédiatement transférées dans le compte du Trésorouvert à la BEAC « Compte Spécial PSFE ». Les ressources C2D dédiées auPSFE sont virées depuis le compte C2D logé à la BEAC et fonctionnant sousdouble signature du Ministre des Finances et du Directeur Général de l’AgenceFrançaise de Développement vers le « Compte Spécial PSFE ».Les spécificités de procédures de mise à disposition des ressources sontindiquées dans les documents suivants :- pour l’IDA et le FEM, Accords de Dons signés le 20 juin 2006,- pour la DFID, Memorandum of Understanding, signé le 10 mars 2006,- pour le C2D, la Convention d’affectation CCM 3014.I.4. Le « Compte Spécial PSFE »Un « Compte Spécial PSFE » est ouvert dans les livres de la Banque des Etats del’Afrique Centrale (BEAC) au nom du Trésor public et fonctionne sous lasignature du Chef de l’Agence Comptable Centrale du Trésor (ACCT). Ce compteest alimenté par les virements des fonds d’appui budgétaire reçus par la CAA.Les ressources qui sont positionnées au niveau de ce compte sont sécurisées et nepeuvent être utilisées que pour des activités liées au PSFE et conformes aux PTAsvalidés par le Comité de Facilitation.Les ressources DFID, IDA et C2D-PSFE étant fongibles, elles sont logées dans lemême compte « Compte Spécial PSFE » à la BEAC. Toutefois, les ressources duFEM nécessitent de pouvoir être tracées : un sous-compte du « Compte SpécialPSFE » sera donc spécifiquement ouvert pour loger les ressources FEM.9

Les frais de gestion du compte de dépôt au nom de la CAA, ainsi que les frais detransfert de ce compte vers le « Compte Spécial PSFE » à la BEAC, sont déduitsdes ressources versées au titre de l’appui budgétaire.Les intérêts générés au niveau du « Compte Spécial PSFE » à la BEAC sontintégralement reversés sur ce compte.10

II.2. Inscription des ressources extérieures dans le budgetLes propositions de budget du MINFOF et du MINEP qui sont soumis auParlement pour adoption, doivent, en ce qui concerne le PSFE, être présentéesde manière à refléter toutes les ressources attendues, y compris les ressourcesdisponibles au titre de l’appui budgétaire au PSFE, en équilibre avec lesdépenses prévues. Ainsi des lignes budgétaires spécifiques sont identifiées pourl’appui budgétaire extérieur et sont partie intégrante des budgets.Les ressources disponibles au titre de l’appui budgétaire sont prioritairementallouées aux dépenses d’investissement.Les fonds d’appui budgétaire ciblé sur le PSFE ne sont pas soumis auxmécanismes de régulation budgétaire, notamment l’abattement de précaution(cf. article 13 de l’Instruction du MINEFI).Les budgets des Ministères en charge des forêts et de l’environnement sedéclinent conformément à la nomenclature budgétaire nationale (sections,articles, paragraphes). Pour des raisons de clarification, le SICAF y ajoute lanomenclature propre du PSFE (Composante, sous-composante, acitvités) et lessources de financement.II.3. Transmission du budget voté par le ParlementLes budgets annuels des ministères cibles, relatifs au PSFE, sont adoptés par leParlement. Les budgets adoptés par le Parlement sont mis à disposition dechaque Ministère.La DAG de chaque Ministère est chargée de transmettre les budgets votés àchaque responsables des structures et aux bailleurs de fonds intervenant dansl’appui budgétaire.Le tableau ci-dessous indique de façon synthétique les différentes étapes liées à lapréparation budgétaire.12

Le tableau ci-dessus représente de façon synoptique les différentes étapes dansl’élaboration du budget et indique les responsabilités pour chacune des étapes.14

III. EXECUTION BUDGETAIRE DES RESSOURCES EXTERIEURESLes procédures d’exécution des dépenses couvertes par l’appui budgétaire sontglobalement conformes aux instructions de la circulaire d’exécution du budgetrelative à l’exercice en cours et l’instruction N°05/130/MINEFI/B/PBF du13 juillet 2005 fixant le mécanisme de financement et d’exécution duProgramme Sectoriel Forêts et Environnement, émises par le Ministère del’Economie et des Finances (MINEFI).Les ressources disponibles au titre de l’appui budgétaire au PSFE sontprioritairement utilisées pour les dépenses d’un montant supérieur à 5 millions defrancs CFA. Exception est faite toutefois pour les dépenses liées à des missionsorganisées dans le cadre des missions conjointes. Par ailleurs, du fait de laspécificité des activités requises pour la conservation de la Biodiversité, lesressources FEM ne sont pas soumises à la contrainte des 5 millions de francs CFAet peuvent financer des activités d’un montant inférieur à 5 millions de francsCFA, si tant est qu’elles sont incluses dans la liste des activités éligibles aufinancement FEM et qu’elles sont en cohérence avec les PTAs dûment approuvéspar le Comité de Facilitation.Des instructions ministérielles à l’adresse de l’ensemble des gestionnaires decrédits instaurent la DAG point focal et interlocuteur unique et privilégié ducontrôleur financier à chaque stade de l’engagement et de son exécution pourtoutes les opérations financées sur les ressources d’appui budgétaire.III.1. Plan de passation de marchéAu début de chaque exercice budgétaire, la DAG des deux Ministères en chargede l’exécution du PSFE prépare, en collaboration avec les responsables desstructures des Ministères concernés, un Plan de passation des marchés pour les12 mois à venir. Ce Plan est élaboré sur la base des PTA et il détermine lestypes de marché prévus, les modes de passation et le calendrier de mise enœuvre. Il est transmis pour information à chacun des bailleurs de fondsintervenant dans l’appui budgétaire afin de recueillir d’éventuelles observations.C’est le Plan de passation de marchés consensuel constitue ensuite le tableau debord des ministères concernés et des partenaires financiers intervenant dansl’appui budgétaire du PSFE. Il est ensuite transmis par la DAG à la DGB etvalidé au cours de la conférence sur l’élaboration des plans de passation demarchés, au cours de la deuxième quinzaine du mois de janvier.Au-delà du Plan de passation de marchés, la DAG établit une liste des dépensescouvertes par l’appui budgétaire, indiquant les imputations budgétaires15

correspondantes. Les ressources IDA, DFID et France-C2D étant fongibles,elles sont traitées globalement et sont associées à une liste de dépense indiquée« Appui budgétaire PSFE » ; en revanche, les ressources FEM font l’objet d’untraitement particulier (cf. III.3 Exécution budgétaire au niveau des servicesextérieurs) et donne donc lieu à une liste spécifique de dépenses, intitulée« Appui Budgétaire PSFE –GEF ».La DAG compétente transmet le Plan de passation de marchés validé et la listedes dépenses financée par l’appui budgétaire aux responsables des structures,pour l’élaboration des Termes de référence des activités à financer, et auxContrôleurs financiers (niveau central)/Contrôleurs provinciaux des Finances(niveau déconcentré) et aux comptables assignataires à la PGT et aux TPG pourinformation (cf. Schéma ci-dessous).Le plan de passation de marchés, validé en début d’année, est indicatif et permetune flexibilité suffisante pour intégrer à tout moment de l’année des marchésadditionnels, si tant est qu’ils s’incrivent en cohérence avec le PSFE et sesobjectifs.16

III.2. Exécution budgétaire au niveau des services centraux2.1. Procédures principalesLes différentes étapes sont décrites ci-dessous. Toutes les dispositions du Codedes Marchés Publics en vigueur sont rigoureusement respectées.‣ Transmission des Termes de référence au DAG du ministère concerné parles responsables de chaque structure,‣ Emission d’une lettre d’invitation à soumissionner ou un Dossier d’appeld’offre par le Chef de Service en charge des Marchés Publics duMinistère concerné,‣ Sélection du prestataire de service par la Commission de marchécompétente ;‣ Elaboration et signature d’une lettre de commande ou d’un marché par leMaître d’ouvrage,‣ Etablissement et signature du bon d’engagement par le gestionnaire decrédits, indiquant clairement la mention « Appui Budgétaire PSFE » ou« Appui Budgétaire PSFE-GEF »,‣ Transmission du dossier d’engagement (liasse des pièces l’engagement –Encadré 1 ci-dessous) à la DAG compétente, et enregistrement del’engagement dans le SICAF par le Chef de Service du Budget (CSB) duMinistère concerné,‣ Transmission du dossier au contrôleur financier pour visa etenregistrement dans DEPMI,‣ Transmission du dossier à la Direction Générale du Budget (DGB) auMINEFI,‣ Emission sous 48 heures du titre de confirmation de créance et retour dudossier à la DAG,‣ Réception de la livraison ou de la prestation de service par le Commissionde réception, composée du bénéficiaire de la prestation/travaux ou de sonreprésentant (Président), du comptable matières accrédité (Rapporteur),de l’ingénieur de contrôle uniquement pour les travaux et études(Rapporteur), du fournisseur (membre) et de toute autre personnedésignée en fonction de ses compétences (membre). Un représentant desbailleurs intervenant dans l’appui budgétaire peut en faire partie enqualité d’observateur.‣ Etablissement du procès verbal de réception du bien ou l’attestation deservice fait par le comptable matières et signature du PV par tous les17

membres de la commission de réception, dans les 48 heures suivant laréception de la commande ou de la prestation ;‣ Liquidation de la dépense par le gestionnaire de crédits et certification parle comptable matières (cf liasse des pièces à la liquidation – Encadré cidessous),‣ Transmission du dossier à la DAG compétente, et enregistrement del’engagement dans le SICAF par le Chef de Service du Budget (CSB) duMinistère concerné,‣ Transmission au contrôleur financier pour visa et enregistrement dans leDEPMI,‣ Consolidation des dossiers d’ordonnancement au niveau du Contrôleurfinancier et transmission de l’état des dépenses liquidées au PayeurGénéral du Trésor (PGT) (assorti de toutes les pièces justificatives,cf. Encadré 1 ci-dessous) pour paiement.Les procédures liées au paiement des dépenses sont présentées en partie IV.Gestion Financière.Action Responsabilité Document DélaiExécution du Budget de l’appui budgétaireElaboration/Validation du plan de passation DAG / DGBPlan de passation des Janvierdes marchésmarchésElaboration des TdRsResponsables desStructuresTdRsConformément auchronogramme duPPMLancement du processus de sélection du CSMPLettre d’invitation àprestatairePublication et attribution du marché ;Notification au prestatairesoumissionner ou DAOMaître d’ouvrage Contrat signé et notifié 7 jours maximumaprès attributiondu marchéSignature de la lettre commande et bon Gestionnaire de crédits Lettre de commande 12 heuresd’engagementEnregistrement du bon d’engagement dans CSB48 heuresSICAFVisa du bon d’engagement et enregistrement Contrôleur financier Bordereau de48 heuresdans DEPMItransmissionTransmission du dossier par la DAG - DGB/MINEFITitre de confirmation de AutomatiqueEmission du titre de confirmation de créanceet retour du dossier à DAGcréanceRéception du service fait /réception de biens Commission de réception PV de réception /Attestation deconformité du servicefait72 heuresLiquidation du dossier et transmission dudossier de liquidation à DAGGestionnaire de crédits etcomptable matièresDossier liquidé48 heuresEnregistrement dans le SICAF CSB Dossier liquidé 12 heuresEnregistrement dans le DEPMIContrôleur financier (après Dossier liquidétransmission par CSB)Transmission pour paiement à PGT Contrôleur financier Dossier liquidé Tous les 15 du18

CSMP : Chef de Service des Marchés PublicsCSB : Chef de Service du BudgetmoisEncadré 1. Liste des pièces requises au cours de l’exécution de la dépenseLes supports de l’engagementLes pièces requises pour l’engagement sont les suivantes :‣ Une facture proforma ou un devis ;‣ Un bon de commande administratif signé par le gestionnaire de crédits et le fournisseur, une lettrecommande ou un marché régulièrement signé par l’autorité compétente et enregistré à la DirectionGénérale des Impôts (DGI) ;‣ Un bon d’engagement (pour la zone de bon d’engagement) ;‣ Un dossier administratif composé de : une copie légalisée de la carte contribuable délivrée par la DGI,une copie légalisée de la patente ou de la licence d’exploitation en cours de validité, une attestation dedomiciliation bancaire datant d’au moins trois mois, une attestation de non redevance fiscale et un plande localisation délivré par la DGI.Les supports de la liquidation (et ordonnancement)Les pièces requises pour la liquidation sont les suivantes, en plus de celles du dossier d’engagement :‣ Une facture définitive timbrée en quatre exemplaires, certifiée par le comptable-matières et liquidée parle gestionnaire de crédits ;‣ Un procès-verbal de réception signé par tous les membres de la commission de réception ;‣ Un bordereau de livraison signé par le fournisseur et le comptable matières ;‣ Un titre de confirmation de créance (TCC) liquidé par le gestionnaire de crédits.Seul le visa du contrôleur financier marque la différence entre le dossier de liquidation et le dossierd’ordonnancement.2.2. Procédures particulières – Paiement des frais demissions engagés dans le cadre des missions conjointesLes missions conjointes sont organisées annuellement dans le courant de ladeuxième quinzaine du mois de mai. L’organisation globale de ces missions estassurée par un prestataire de service, qui est chargé de la prise en charge detoutes les dépenses ; cette opération respecte les procédures d’exécutiondétaillées ci-dessus.Toutefois, dans certains cas, il peut s’avérer que des missions de terrains, bienque non couvertes par le prestataire, soient organisées dans le cadre de lamission conjointe. Dans ces cas, les frais liés à ces missions (dont les montantssont inférieurs à 5 millions de francs CFA) suivent les procédures ci-dessous :‣ Emission d’un ordre de mission par la DAG et signature par l’autoritécompétente ;‣ Transmission de l’ordre de mission au contrôleur financier pour l’arrêtdes décomptes et visa ;19

‣ Transmission à la DAG pour l’établissement du bon d’engagement (BE)et du document de la demande de procédure simplifiée (DPS), enindiquant clairement la mention « Appui Budgétaire PSFE », ;‣ Signature du BE et de la DPS par la DAG et enregistrement dansSICAF ;‣ Transmission du dossier au contrôle financier pour visa et enregistrementdans DEPMI ;‣ Transmission du dossier à la DGB pour l’émission du titre deconfirmation de créance ;‣ Transmission à la PGT pour la suite de la procédure de paiement àhauteur de 80% des frais totaux de la mission, le reliquat étant payé àréception du rapport de mission qui doit suivre la même procédure.III.3. Exécution budgétaire au niveau des services extérieursAu niveau des services déconcentrés, les gestionnaires de crédits de l’appuibudgétaire sont les Délégués Provinciaux des Ministères concernés. Lesgestionnaires de crédits des services déconcentrés reçoivent de la DAG en débutd’année les budgets votés, indiquant les lignes budgétaires pour lesquelles ilssont accrédités.3.1. Procédures principalesLe processus de marché est diligenté par la commission provinciale des marchéscompétente.Les différentes étapes de la procédures sont décrites ci-dessous. Toutes lesdispositions du code des Marchés Publics en vigueur sont rigoureusementrespectées.‣ Elaboration des Termes de référence par le Délégué Provincial duministère concerné,‣ Emission d’un Dossier d’appel d’offre par le Délégué Provincial avecl’appui du Chef de Service des Affaires Financières (SAF),‣ Sélection du prestataire de service par la Commission de marchéterritorialement compétente,‣ Elaboration et signature de la lettre de commande par le Maître d’ouvragedélégué (Gouverneur),‣ Etablissement et signature du bon de commande par le Déléguéprovincial, indiquant clairement la mention « Appui Budgétaire PSFE »ou « Appui Budgétaire PSFE-GEF »,20

‣ Enregistrement du dossier d’engagement (liasse des pièces del’engagement – Encadré 1) par le chef SAF dans SICAF logé à laDélégation provinciale MINFOF/MINEP,‣ Transmission du dossier d’engagement au Contrôleur Provincial desFinances pour visa et enregistrement dans DEPMI,‣ Réception de la livraison ou de la prestation de service par la Commissionde réception, composée du bénéficiaire de la prestation/travaux ou de sonreprésentant (Président), du comptable matières accrédité (Rapporteur),de l’ingénieur de contrôle uniquement pour les travaux et études(Rapporteur), du fournisseur (membre) et de toute autre personnedésignée en fonction de ses compétences (membre). Un représentant desbailleurs intervenant dans l’appui budgétaire peut en faire partie enqualité d’observateur.‣ Etablissement du procès verbal de réception du bien ou de l’attestation deservice fait par le comptable matières et signature du PV par tous lesmembres de la commission de réception, dans les 48 heures suivant laréception de la commande ou de la prestation,‣ Liquidation de la dépense et des factures (en décomptes) par le DéléguéProvincial, (cf liasse des pièces à la liquidation – Encadré 1 ci-dessous)‣ Enregistrement par le chef SAF dans SICAF 2provinciale MINFOF/MINEP,logé à la Délégation‣ Transmission du dossier de liquidation par le Délégué Provincial auContrôleur Provincial des Finances pour visa et enregistrement dansDEPMI, et transmission d’une copie du dossier à la DAG compétentepour archivage,‣ Consolidation des dossiers d’ordonnancement au niveau du ContrôleurProvincial des Finances et transmission de l’état des dépensesordonnancées au Trésorier Payeur Général (TPG) (assorti de toutes lespièces justificatives, cf. Encadré 1 ci-dessous) pour paiement.Les procédures liées au paiement des dépenses sont présentées enpartie IV. Gestion Financière.3.2. Procédures particulières – Paiement sur ressources FEMLes ressources FEM, logées dans un sous-compte du « Compte Spécial PSFE »font l’objet d’une gestion particulière. Elles sont utilisées exclusivement pour lefinancement d’activités ayant trait à la conservation de la biodiversité(Composante 3 et dans une moindre mesure Composante 1).2 La transmission des données entrées dans le SICAF logé à la Délégationprovinciale MINFOF/MINEP vers le SICAF central se fait régulièrement XXXXX21

Du fait de la spécificité des activités requises pour la conservation de laBiodiversité, les ressources FEM ne sont pas soumises à la contrainte des5 millions de francs CFA et peuvent financer tous types d’activités, encohérence avec les PTAs dûment approuvés par le Comité de Facilitation.Les activités éligibles au financement sur ressources FEM sont les activitéscomprises dans les catégories suivantes :- Accès des populations à la gestion des ressources fauniques te desaires protégées (activité principale du PSFE 3.3.)- Mise en œuvre de la stratégie de lutte anti-braconnage (LAB)(sous-activités du PSFE 3.4.1.).Il s’agit essentiellement de missions à l’intérieur dont la prise en charge des fraissuit les procédures ci-dessous :‣ Emission d’un ordre de mission par le Délégué Provincial et signature parl’autorité compétente ;‣ Transmission de l’ordre de mission au Contrôleur Provincial des Financespour l’arrêt des décomptes et visa ;‣ Transmission au Délégué Provincial pour l’établissement du document dedemande de procédure simplifiée (DPS), en indiquant clairement lamention « Appui Budgétaire PSFE - GEF », ;‣ Signature de la DPS par la Délégué Provincial ou l’autorité compétente ;‣ Enregistrement par le chef SAF dans SICAF 3provinciale MINFOF/MINEP,logé à la Délégation‣ Transmission du dossier au Contrôleur Provincial des Finances pour visaet enregistrement dans DEPMI ;‣ Transmission à la TGP pour la suite de la procédure de paiement àhauteur de 80% des frais totaux de la mission, le reliquat étant payé àréception du rapport de mission qui doit suivre la même procédure.III.4. Mesures particulières liées à l’éxécution budgétaire desressources extérieures3 La transmission des données entrées dans le SICAF logé à la Délégationprovinciale MINFOF/MINEP vers le SICAF central se fait régulièrement XXXXX22

a. Commission Spéciale de passation des marchésEtant donné le volume des marchés qui seront passés dans le cadre de l’appuibudgétaire et pour éviter les délais importants enregistrés par les Commissionsdu MINFOF et du MINEP, les partenaires impliqués dans l’appui budgétaire auPSFE souhaitent qu’une Commission spéciale soit créée avec pour mandatd’analyser les marchés financés par l’appui budgétaire. Cette Commission seraégalement habilitée à couvrir les marchés passés dans le cadre du FondsCommun. En outre, les partenaires souhaitent que cette Commission aitcompétence pour analyser tous les marchés financés par l’appui budgétaire et leFonds Commun, quels que soient les montants.En attendant la mise en place d’une telle Commission spéciale PSFE, lesCommissions de passation des marchés du MINFOF et du MINEP restentcompétentes en la matière.b. Emission directe du Titre de confirmation de créanceDans le cas des opérations financées par l’appui budgétaire, la pertinence del’émission par la Direction Générale du Budget du titre de confirmation decréances est moindre puisque les ressources extérieures sont immédiatementdisponibles (art. 10 de l’Instruction MINEFI) et ne sont soumises à aucunmécanisme de régulation budgétaire (art. 13 de l’Instruction MINEFI).Le temps d’édition du titre de confirmation de créance sera réduit au maximumnotamment en permettant aux contrôleurs financiers logés au sein du MINFOFet du MINEP d’éditer directement le titre de confirmation de créance, grâce à lamise en place d’une liaison informatique entre le MINOF et le MINEP et leMINEFI, comme cela est déjà le cas dans quatre Ministères pilotes.c. Contrôles financier et comptableEn plus des contrôles d’usage, le contrôleur financier est chargé de vérifier laconcordance entre le cachet « Appui budgétaire PSFE » et « Appui budgétairePSFE - GEF » apposé par le gestionnaire de crédit sur le bon d’engagement(services centraux) ou le bon de commande (services extérieurs) et l’imputationbudgétaire. De la même façon, les comptables assignataires doivent égalementprocéder à cette vérification.Cette vérification se fait sur la base de la liste des dépenses couvertes par l’appuibudgétaire, indiquant les imputations budgétaires correspondantes. Cette liste estétablie par la DAG au début du mois de janvier de chaque exercice et mise àdisposition des contrôleurs financiers et des comptables assignataires.23

d. Dépenses excluesUne liste de dépenses exclues dans le cadre de l’appui budgétaire est annexée à ceManuel de Procédures (cf. Annexe 2).e. Report de créditsConformément aux Instructions du MINEFI, les dépenses engagées mais nonordonnancées dans le cadre de l’appui budgétaire sont reportées à l’exercicesuivant, en augmentation aux crédits alloués à cet exercice, suivant uneprogrammation pluriannuelle.24

IV. GESTION FINANCIEREIV.1. Approvisionnement du Réseau du Trésora. Paierie Générale du Trésor (PGT)La DAG, après enregistrement dans SICAF par le Chef de la Cellule du Servicedu Budget, transmet régulièrement au Contrôleur Financier les dossiers deliquidiation pour visa et enregistrement dans DEPMI.Tous les 15 du mois, le Contrôleur Financier transmet l’état des dépensesordonnancées au Payeur Général du Trésor (PGT). Toutes les piècesjustificatives du service fait conformément à la circulaire d’exécution du budgetdoivent y être annexées (cf. Encadré 1). Le PGT procède aux contrôlesnécessaires et appose, le cas échéant, le cachet « vu bon à payer ». Sous48 heures, le PGT transmet le dossier à l’ACCT au MINEFI.Avant la fin du mois en cours, l’ACCT procède à l’appel de fonds au niveau du« Compte Spécial PSFE » et doit mettre à la disposition du PGT les fondsnécessaires pour couvrir les dépenses des services centraux.25

. Trésorerie Paierie Générale (TPG)Le Délégué Provincial, après enregistrement dans SICAF (logé dans à laDélégation Provincial MINFOF/MINEP), transmet au Contrôleur Provincial desFinances les dossiers liquidés. Une copie complète du dossier est transmise,pour archive, au niveau de la DAG compétente.Tous les 15 du mois, le Contrôle Provincial des Finances transmet l’état desdépenses ordonnancées au Trésorier Payeur Général (TPG). Toutes les piècesjustificatives du service fait conformément à la circulaire d’exécution du budgetdoivent y être annexées (cf. Encadré 1). Le TPG procède aux contrôlesnécessaires et appose, le cas échéant, le cachet « vu bon à payer ». Sous 48heures, le TPG transmet l’état des dépsenses ordonnancées à l’ACCT auMINEFI.Avant la fin du mois en cours, l’ACCT procède à l’appel de fonds au niveau du« Compte Spécial PSFE » et doit mettre à la disposition du TPG les fondsnécessaires pour couvrir les dépenses des services déconcentrés.26

IV.2. Paiement des dépensesLes paiements de caisse ne sont pas autorisés sur les ressources d’appuibudgétaire. Tous les paiements sont réalisés par chèque ou virement bancaire.a. Contrôle préalable des dépensesLes comptables assignataires (au niveau de la PGT pour les services centraux etdes TPG pour les services extérieurs) sont tenus, sous peine d’engager leurresponsabilité personnelle et pécuniaire, de procéder aux contrôles ci-aprèsavant le paiement de toute dépense : Accréditation du gestionnaire ; Existence de crédits suffisants ; Non dépassement des fonds disponibles ; Justification du service fait ; Absence d’omission ou d’erreur matérielle ; Régularité des pièces justificatives produites.Les comptables assignataires au niveau dela PGT et des TPG disposent d’undélai de 48 (quarante huit) heures, dès réception du dossier des dépensesordonnancées, pour effectuer le contrôle et la validation de la dépenseordonnancées et apposer le cachet « vu bon à payer ». A cet effet, tout rejet faitl’objet de l’énoncé des motifs relevés et notifié dans les 24 (vingt quatre) heuresà l’ordonnateur concerné.b. Délais de paiementLes paiements des dépenses relatives à l’appui budgétaire sont assurés par lecomptable assignataire à savoir, la Payeur Général du Trésor au niveau centralet le Trésorier Payeur Général au niveau déconcentré.Le paiement effectif des dépenses revêtues du cachet « vu bon à payer » ne peutexcéder 8 (huit) jours calendaires, après réception des fonds.Tout retard pris au niveau de l’une des étapes du circuit de paiement de ladépense doit être motivé et notifié sous vingt quatre (24) heures au serviceresponsable qui dispose de quarante huit (48) heures maximum pour procéderaux corrections relevées.27

IV.3. Règlement des marchés financés par l’appui budgétaireToutes les dépenses sur appui budgétaire sont engagées toutes taxes comprises.Seul le montant net est payé à l’opérateur économique, les taxes étant retenuesau niveau du comptable assignataire.Dans le cadre d’un contrat, toute modification de domiciliation bancaire ne peutêtre réalisée que par voie d’avenant.Des avances peuvent être accordées à l’opérateur économique à conditionqu’elles soient prévues dans le marché concerné et qu’elles soient cautionnées àcent pour cent (100%) par un établissement bancaire ou un organisme financieragréé conformément aux textes en vigueur.La mercuriale détermine les prix maxima à ne pas dépasser. Aussi, les prixappliqués sont ceux du marché, fixés après consultation et/ou mise enconcurrence.V. MARCHES PUBLICSLes régles applicables dans le cadre du PSFE en matière de commande publiquesont celles prescrites par le décret n o 2004/275 du 24 septembre 2004 portantcode des marchés publics.Pour les services centraux, les commissions de passation de marchéscompétentes sont celles placées auprès du MINFOR et du MINEP.Pour les services déconcentrés, les commissions de passation de marchés placéesauprès des maîtres d’ouvrrage délégués sont compétentes.Un représentant des bailleurs de fonds peut en tant que de besois assister auxtravaux des commissions de passation de marchés en qualité d’observateur.28

VI. REPORTING, SUIVI ET CONTROLEVI.1. Organes de Pilotage du PSFELe Comité Interministériel de Facilitation pour l’Exécution du Programme duPSFE : Placé sous l’autorité du Ministre chargé des finances, le Comité se réunitau moins une fois par trimestre, est institué afin de permettre la collaborationentre le Ministère chargé des finances, le Ministère chargé des forêts et leMinistère chargé de l’environnement, en vue de l’exécution du PSFE.Le Comité chargé de la mise en œuvre de la Revue Institutionnelle, de laCoordination et du Pilotage du PSFE (COMREM) : Il s’agit d’un organedécisionnel de pilotage du PSFE qui se réunit sur une base semestrielle.Les comités de programme par composante : Il existe pour chacune des cinqcomposantes un comité de programme, organe de coordination, créé pardécision du Ministre des Forêts et de la Faune.Le Comité de Programme Provincial de mise en œuvre du PSFE (CPP) : Ils’agit d’un organe consultatif d’orientation et de coordination de la mise enœuvre des activités au niveau de chaque province. Présidé par le Gouverneur dela Province concernée, il se réunit sur une base trimestrielle.VI.2. Suivi budgétaire et financiera. Enregistrement de la dépense dans les systèmes de suiviSICAF, DEPMI et CADREPlusieurs systèmes informatisés sont en place au niveau des différentsDépartements Ministériels impliqués dans la mise en œuvre du PSFE. Cessystèmes sont des outils performants pour le suivi efficace de l’exécutionbudgétaire.Les différents systèmes en place :‣ au niveau du MINFOF et du MINEP, le système SICAF en place dans lesservices centraux et dans les Délégations provinciales,‣ au niveau de la Direction Générale du Budget, le système DEPMI(Dépenses sur Mercuriales Informatisées), qui permet de traiter lesdépenses,‣ au niveau de la Direction Générale du Trésor, le système CADRE(Comptabilité Auxiliaire des Dépenses et des recettes de l’Etat) quipermet la prise en charge, le paiement/encaissement et la comptabilisationdes dépenses et des recettes de l’Etat.30

Le graphe ci-dessus indique les responsabilités de saisies des dossiers auxdifférentes étapes de la procédure d’exécution de la dépense.Toutes les mesures seront prises pour permettre aux gestionnaires de créditsd’avoir accès à toute l’information pertinente à toutes les étapes de l’exécutionde la dépense, jusqu’au paiement. Une liaison informatisée entre SICAF etDEPMI devra être mise en place dans les meilleurs délais.b. ReportingChaque trimestre, les délégués provinciaux du MINFOF et du MINEP sontchargés de l’élaboration des rapports techniques et financiers et de laconsolidation au niveau provincial de la comptabilité administrative etfinancière et de la transmission au DAG compétent.Le CSB édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique etbudgétaire par source de financement, par catégorie de dépenses, et parcomposante et la DAG compétente rédige un rapport financier trimestriel.Sur la base des tableaux de bord et du rapport financier produits, le Chef deDépartement, en cas d’éventuels écarts, prescrit les actions correctives.VI.3. Contrôle externeEn complément aux mécanismes de contrôle interne en place et sans préjudicedes compétences légales de la Chambre des Comptes, un audit technique etfinancier des ressources issues de l’appui budgétaire au PSFE est réaliséannuellement, sur appel d’offres, par un auditeur indépendant, sans préjudice31

des compétences légales de la Chambre des Comptes. Il vérifie que (i) les fondsont été utilisés conformément au budget approuvé, et que (ii) les procédures duManuel de l’AB ont été respectées.Les ministères techniques concernés participent à la préparation, la planificationet la coordination des différentes missions d'audit. Les audits sont reálisés àl’initiative du MINEFI et sur ressources PSFE.Il n’est pas exclu que des audits additionnels soient effectués sur demandemotivée du Gouvernement du Cameroun ou des bailleurs de fonds intervenantdans l’appui budgétaire ; dans ce cas l’initiateur supporte les coûts afférents.32

VII. VALIDATION & MISE A JOUR DU MANUEL DE PROCEDURESVII.1. Motifs de la mise à jourLa mise à jour du manuel devra être motivée par:- des changements dans la structure ou les activités du programme,- la nécessité d’adapter le Manuel à des situations nouvelles, notammentsur la base des résultats d’audit annuel,- des changements rendus nécessaires par l'application des textes etdécrets concernant les lois et règles comptables en vigueur au Cameroun,- des modifications en ce qui concerne l'affectation du personnel ou destâches lui incombant.Une liste des détenteurs du manuel sera maintenue par le DAG de chaqueministère concerné pour permettre une modification de tous les exemplaireschaque fois qu'une mise à jour sera opérée.VII.2. Responsabilité de la mise à jour du ManuelLa responsabilité de la tenue et de la mise à jour du Manuel de procéduresincombe au DAG /MINFOF.VII.3. Méthodologie de mise à jourLorsque la décision de modification de procédures existantes est envisagée, leDAG/MINFOF convoque une réunion à laquelle doivent participer tous lesresponsables et agents susceptibles d’être concernés par ces modifications.Doivent être présents à cette réunion (au minimum) :- DAG/MINFOF,- DAG/MINEP,- un responsable de la DGB/MINEFI,- un représentant des partenaires impliqués dans l’appuibudgétaire.Cette réunion doit débattre de l’opportunité de la modification proposée et dessolutions à adopter.A l’issue de cette réunion un procès-verbal est établi indiquant les élémentssuivants : la ou les procédure(s) existante(s) devant être modifiée(s), les raisons pour lesquelles une modification est demandée,33

les principes de la/des modification(s) à apporter, la ou les personnes chargées de rédiger la/les nouvelle(s) procédure(s)à inclure dans le manuel de procédures.Toute modification apportée au Manuel de Procédures doit être soumise à tousles partenaires impliqués dans l’appui budgétaire au PSFE et faire l’objet d’unenon-objection de leur part.La ou les nouvelle(s) procédure(s) sont soumises au Comité de Facilitation qui yapporte les éventuelles remarques, suggestions et modifications qu’il jugenécessaires. Le Comité de Facilitation procède ensuite à l’adoption de ces misesà jour par consensus de ses membres.VII.4. Validation et Diffusion du Manuel de ProcéduresLe Manuel de Procédures ainsi révisé est soumis pour validation au Ministre encharge des Forêts et au Ministre en charge de l’Environnement. Il est ensuitetransmis au Ministre en charge des Finances pour validation.Le Ministre en charge des Finances est ensuite responsable de la distribution duManuel révisé, sous couvert d’une lettre circulaire, auprès de tous lesresponsables et agents susceptibles d’être concernés par ces modifications ainsique tous les partenaires impliqués dans l’appui budgétaire au PSFE.34