procédures de contrôle des opérations forestières

REPUBLIQUE DU CAMEROUNPAIX - TRAVAIL - PATRIEMINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENTET DES FORÊTSPROCÉDURES DE CONTRÔLEDES OPÉRATIONS FORESTIÈRESMars 1999

TABLE DES MATIÈRESIntroduction 11. Les objectifs du contrôle 22. Les systèmes de gestion forestière et le contrôle 52.1 Réglementation forestière 52.2 SIGIF 52.3 Plans d'aménagement 72.4 Normes d'intervention en milieu forestier 82.5 Cahiers des charges 82.6 Comptabilité forestière 83. Le système de contrôle 93.1 Principes de base du système de contrôle 93.2 Application des principes 113.3 Le contrôle des exploitations légales 123.3.1 Les exploitations industrielles 123.3.2 Les autorisations personnelles 143.3.3 Les permis de bois d'oeuvre 143.3.4 Les pennis spéciaux 143.3.5 Les pennis de bois de chauffage et de perches 153.3.6 Les droits d'usage 153.4 L'exploitation illégale 153.5 Les check points 163.6 Le contrôle des inventaires 163.7 Le contrôle des travaux d'aménagement 173.8 Les forêts communales, communautaires et des particuliers 193.9 La répression des infractions et le contentieux 203.9.1 Le constat d'infraction 203.9.2 La saisie 203.9.3 Le procès-verbal 213.9.4 La transaction 213.9.5 L'instruction d'un dossier judiciaire 213.10 Le répertoire de contrôle 22

3.11 L'évaluation du systéme 223.11.1 Le suivi/évaluation du système de contrôle 223.11.2 Le suivi/évaluation des agents 234. Organisation institutionnelle du contrôle 244.1 Responsabilités 244.1.1 La Délégation provinciale 244.1.2 Les Délégations départementales 244.1.3 Les UTO 254.1.4 Les Postes forestiers 254.1.5 L'administration centrale 254.2 Organisation et coordination 264.3 La fonnation des agents 285. Protocoles4.3.1 La fonnation de base 284.3.2 La fonnation opérationnelle 284.3.3 La fonnation continue 294.3.4 Les fonnations spécifiques 29P.1 Réception des travaux de matérialisation d'assiette 30P.2 Contrôle d'inventaire d'exploitation 33P.3 Contrôle d'exploitation industrielle 37P.4 Émission des lettres de voiture 44P.5 Récolement annuel d'une exploitation industrielle 50P.6 Marquage des tiges / petits pennis 53P.7 Contrôle des petits pennis 58P.8 Missions d'enquête et de surveillance 61P.9 Contrôle aux Check points 66P.10 Réseau de Check points 69P.11 Réception des travaux d'aménagement 71P.12 Établissement et suivi d'un répertoire de contrôle 75P.13 Planification des missions de contrôle 83

INTRODUCTIONLa Loi forestière de 1994 a apporté plusieurs changements aux pratiques de gestionforestière en passant par la création d'un Domaine Forestier Permanent, par de nouvellesmodalités d'attribution des titres, par l'aménagement des forêts permanentes, par l'instauration demesures de foresterie communautaire, par une nouvelle fiscalité, etc.L'organisation du Ministère chargé de la gestion des forêts est aussi en mutation dansl'esprit de la décentralisation administrative, par rapport à son Décret d'organisation (Octobre 1996)et pour se consacrer aux nouvelles tâches techniques que nécessite la politique camerounaised'aménagement forestier durable.L'organisation des tâches de contrôle et les procédures y afférentes n'avaient pratiquementpas changé depuis l'adoption de la Loi de 1994. De plus, la rareté des moyens dont disposel'administration forestière et plus particulièrement ses services extérieurs depuis une décennied'ajustement structurel, a fait en sorte qu'on a adapté tant bien que mal les tâches de contrôle auxmoyens disponibles. On ne pouvait donc plus parler d'un contrôle dont la cohérence et J'utilité luiconfèrent la notion de « système».Procédures de contrôle des opérations forestières Page 1

CHAPITRE 1: LES OBJECTIFS DU CONTRÔLESur la base des dispositions du Code Forestier, l'administration des forêts gère et suit lesopérations forestières notamment à l'aide des textes règlementaires et de différents systèmes degestion tels:Les titres d'exploitation et leur cahier des charges qui fixent les règles de l'exploitationforestière et les autres obligations soda les et finandères ;Le SIGIF, qui permet l'émission des permis annuels d'intervention, la saisie des volumesexploités, la facturation et le suivi des taxes et redevances ainsi que l'établissement desstatistiques d'exploitation forestière;Les plans d'aménagement et les plans de gestion quinquennaux qui fixent les modalitésd'aménagement des forêts du Domaine Forestier Permanent;Les normes d'intervention en milieu forestier qui complètent les cahiers des charges en cequi a trait aux mesures visant la protection de l'environnement;La comptabilité forestière qui permet à l'administration de maintenir à jour la cartographieforestière en fonction des inventaires et des exploitations réalisées.Les procédures de contrôle se réfèrent quant à elles, aux tâches que les agents del'administration doivent réaliser sur le terrain pour s'assurer que les normes et la réglementationsont bien appliquées et que les données qui alimentent les systèmes de gestion sont exactes. Lecontrôle des opérations forestières doit donc à priori, concourir à la parfaite exécution des systèmesde gestion forestière. Les tâches de contrôle, lorsqu'elles sont normalisées et organiséesconstituent elles aussi un système, un système qui est complémentaire aux autres systèmes degestion et qui demande d'appliquer des procédures définies.Les procédures de contrôle sont donc décrites et organisées de façon à former un systèmecohérent. " est nécessaire de bien circonscrire la portée du présent système de contrôle pour quecelui-d soit maîtrisé et appliqué de façon efficace.Les procédures de contrôle et le Système Informatique de Gestion des InformationsForestières (SIGIF) sont deux systèmes distincts. Certains contrôles de terrain (par exemple auniveau de la matérialisation des assiettes, des inventaires d'exploitation, du récolement) sontnécessaires au bon fonctionnement du SIGIF lors de l'émission des permis annuels. D'autrescontrôles (par exemple les contrôles d'exploitation) sont nécessaires pour s'assurer de la validitéProcédures de contrôle des opérations forestières Page 2

des déclarations DF10 et contribuent ainsI à l'efficacité du SIGIF. ToutefoIs, le contrôle de terrain nevient qu'en appui au SIGIFEn ce qui concerne l'aménagement des forêts, le systéme de contrôle vient en complémentdes procédures d'approbation et de SUivi des plans d'aménagement. " est donc préférable d'éviterl'expression «contrôle des aménagements)}Le contrôle s'applique à toutes les opérationsforestiéres qu'elles sOient issues des ventes de coupe dans le Domaine national, de récupérations,de petits permis, ou d'opérations forestières dans les forêts aménagées du Domaine permanent.L'approbation et le suivi des plans d'aménagement concement une procédure de gestion forestièrequi est indépendante du contrôle des opérations sur le terrain Ce n'est que lorsque les plans1d'aménagement sont mIs en œuvre que les opérations forestières qui y sont associées dOivent êtrecontrôlées sur le terrain.En ce qui concerne la fiscalité du secteur forestier, le système de contrôle sert à lavalidation des données déclaratives. Le contrôle des opérations forestières permet de restreindre lasous déclaration d'abattage et les autres fraudes et contribue ainsi à une facturation plus Juste.Cela ne constitue pas pour autant un contrôle fiscal Le contrôle forestier s'applique à desopérations forestiéres sur le terrain. La facturation et le recouvrement des droits et taxes relèventdu MINEFI, du MINEF sur la base du SIGIF. Le suivi fiscal peut être réalisé lorsque les factures ontété émises et les recouvrements réalisés. En somme, même si des liens de complémentaritéexistent, il faut différencier le contrôle forestier de terrain et le suivi fiscal.Le respect des diverses obligations en matière d'installation industrielle, d'investissement oude transformation est vérifié dans le cadre de la procédure d'attribution des titres et du suivi desdossiers des détenteurs de titres. Le système de contrôle concerne quant à lui les opérationsforestiêres de terrain et n'intervient donc pas au niveau du suivi de ce type d'obligations.Le contrôle des exportations de bois dans les ports d'embarcation et aux entrées d'usinesen point franc relève de la compétence de la Direction des douanes et de la SEPBC. En outre, letransport et la voirie sont du ressort du Ministère des transports. Le transport et l'exportation de boisne sont pas considérés comme des opérations forestières et ne sont donc pas régis par lesprésentes procédures de contrôle.Le système de contr~le traite des opérations forestières. " ne concerne donc pas lesactivités de pêche et de chasse, ni la réglementation en matière d'environnement. Bien que lesagents de terrain du MINEF soient polyvalents, leurs tâches dans les autres domaines relèventProcédures de contrôle des opérations forestières Page 3

d'autres systèmes de gestion définiS et mis en oeuvre par la Direction de la faune et des airesprotégées et par le Secrétariat Permanent à L'EnvironnementLe système de contrôle conceme essentiellement les opérations d'exploitation forestièreAinsI, toutes les tâches de gestion, d'assistance, de supervision, de SUIVI et de contrôle reliées àd'autres champs d'activités ou programmes de l'administration forestière, par exemple, lavulgarisation agroforestière, la foresterie communautaire, la lutte contre la désertification, lereboisement, etc. se réalisent dans le cadre d'autres systèmes de gestion et d'autres procéduresde contrôle.Les statistiques sont produites à partir des données que possèdent le MINEF (SIGIF) et leMJNEFI (Douanes et Impôts). Le Contrôle de terrain n'a pas pour objectif de générer desstatistiques complètes et officielles pour l'ensemble du secteur Le système de contrôle peuttoutefois produire certaines statistiques comme le pourcentage des permis contrôlés, lepourcentage de sous-déclaration constaté lors des contrôles, le nombre de fraudes constatéesdans un exercice et leur nature.Procédures de contrôle des opérations forestières Page 4

CHAPITRE 2: LES SYSTÈMES DE GESTION FORESTIÈRE ET LE CONTRÔLELes principaux systèmes de gestion forestière et les nomles dont dècoulent les paramètresà contrôler sur le terrain sont :la réglementation forestlére en général,leSIGIF;la procédure d'approbation et de suivi des plans d'aménagement:les nonnes d'intervention en milieu forestier;les cahiers des charges des titres d'exploitation;le système de comptabilitè forestière.2.1 Réglementation forestièreDe façon générale, la réglementation forestière établit l'illégalité de certaines activités quidoivent donc faire l'objet d'une surveillance dans le cadre du système de contrôle. Par exemple:Les défrichements ou empiétements agricoles dans les forêts permanentes ;Les feux ou l'utilisation de produits toxiques ;Les coupes dandestines ou illégales en général.Les activités de chasse et de pêche ne sont pas prises en compte dans le système decontrôle de l'exploitation forestière mais leur surveillance, leur contrôle et la répression desinfractions peuvent se faire conjointement selon des protocoles à détenniner.2.2 SIGIFSIGIF:Les différents permis annuels d'intervention selon les cas ci-après sont émis à l'aide duLICENCE: Certificat d'assiette de coupe -licence d'exploitation forestière'CONCESSION: Certificat d'assiette annuelle de coupe (convention provisoire)• CONCESSION: Pennis annuel d'opération (convention définitive)VENTE DE COUPE: Certificat de vente de coupe Domaine Forestier PennanentVENTE DE COUPE: Certificat de vente de coupe Forêts du Domaine NationalProcédures de contrôle des opérations forestières Page 5

La procédure d'émission des permis annuels comporte certaines vénflcatlons qUI font partiedes contrôles à réalisel SUI le terrain et d'autres qUi n'en font pas partie Elles sont Int18rentès auSIGIG et au SUIVI des plans d'aménagement Par exemple, la vénflcatlon du découpage desassiettes annuelles en fonction des blocs quinquennaux établis par les plans d'aménagement estfaite par la DF/SDIAF ou par l'UTO dans le cadre du SUIVI des plans d'aménagement Cependant,certains éléments des demandes de permis présentées par les exploitants dOivent être vénflés surle terrain Il s'agit deLa vérification de l'Inventaire d'exploitation en vue de la délivrance de « L'A ITEST A TIONDE VÉRIFICATION D'INVENTAIRE D'EXPLOITATION » ,La vérification de la matérialisation de l'assiette de coupe en vue de la délivrance d'un« CERTIFICAT DE MATÉRIALISATION » ;Les contrôles de terrain nécessaires à l'émission d'un « CERTIFICAT DE RÉCOLEMENT»dans le cas d'une demande de renouvellement d'assiette,Lorsque les permis annuels sont émis en bonne et due forme par le SIGIF, leursparamètres dOivent ensuite être contrôlés sur le terrain en cours d'exercice, Peuvent être cités pourexemple, l'existence même du permis annuel, la localisation de l'assiette, la durée de validité dupermis, les essences et DME autorisés, etc,Le SIGIF est le système par lequel sont produites les factures concernant la taxe d'abattageainsi que les statistiques forestières disponibles après saisie des DF10, Il est donc Impèratif decontrôler en amont (sur le terrain) la validité des déclarations d'abattage étant donné l'impact sur lesrecettes fiscales et le respect des prescriptions sylvicoles. Dans une optique de formation et de bonfonctionnement du système, le contrôle sur le terrain doit aussi permettre que les fiches soient bienremplies par l'exploitantnotamment:Tous les autres petits permis et permis spéciaux sont également émis par le SIGIF,Les permis de bois d'oeuvreLes autorisations de rècupération de boisLes autorisations personnelles de coupeLes permis d'exploitation de perchesLes permis d'exploitation de bois de chauffageLes permis spéciauxProcédures de contrôle des opérations forestières Page ()

Les procédures de contrôle dOivent prévoir la conformité de l'exploitation de ces permis(loc3!isatlon, volumes, ptc ) et le cas échéant, l'émission d'un certificat de récolernerlt2.3 Plans d'aménagementL'élaboration des plans d'aménagement par les concessionnaires et leur mise en ooeuvreobligatoire dans toute forêt du Domaine Forestier Permanent entraînent la nécessité de vénfiercertains paramètres, dont·Les inventaires d'aménagement réalisés pendant la convention provisoire de trois ans etdevant être approuvés par l'administration forestiére ;Le respect des DME fixés par le plan d'aménagement lors des exploitations annuelles dansle cadre de la convention définitive;La matérialisation de la concession (aussi inscrit au cahier des charges de la conventionprovisoire) ;La matérialisation des blocs d'aménagement;La matérialisation des séries de protection ou autres séries spéciales;Les activités ou travaux planifiés en zone tampon;La réalisation conforme des travaux sylvicoles ;La réalisation conforme des travaux de recherches;La réalisation conforme d'infrastructures, etc.Les concessionnaires sont des partenaires de l'administration au niveau de la surveillancedu territoire et de l'application du plan d'aménagement, ce qui n'enlève pas la responsabilité del'administration de contrôler:Le respect de la réglementation découlant du plan d'aménagement (droits d'usage) ;La protection générale (installations touristiques, récréatives, infrastructures) ;Les activités réalisées en zone tampon.2.4 Normes d'intervention en milieu forestierLes normes d'intervention en milieu forestier s'appliquent à toute exploitation forestière dansles licences, les concessions, les ventes de coupe, les récupérations, etc. Elles font partie de laréglementation forestière et complètent les cahiers des charges en vue de minimiser les impacts- négatifs de l'exploitation sur l'environnement. Leur application nécessite un contrôle sur le terrainProcédures de contrôle des opérations forestières Page 7

dans un but de formation et de répression des infractions. Les différents articles de ces nonnessont regroupés sous les chapitres sUivantLa protection des nves et plans d'eau,La protection dr: 13 qualité de l'eau,La protection de la faune,Le tracé, la construction et l'amélioration des routes forestières,Les campements et installations Industrielles;L'implantation des parcs à grumes;L'exploitation (abattage) ;Le débardage.2.5 Cahiers des chargesLa réalisation des oeuvres sociales ou d'un programme d'infrastructure peut faire partie deséléments nécessitant un contrôle sur le terrain en vue d'émettre un certificat de récolement ou uncertificat de réception des travaux. Des cahiers des charges, sont aussi issues certaines obligationsdont le respect doit être vérifié sur le terrain, notamment:La matérialisation des assiettes de coupe ;L'utilisation des lettres de voiture.2.6 Comptabilité forestièreDans le cadre du système de comptabilité forestière, les rapports annuels d'interventionforestière (RAlF) permettent de tenir à jour la cartographie numérique. Les RAlF doivent donc êtrevalidés par l'émission d'un certificat de récolement, ce qui nécessite des vérifications sur le terrainnotamment pour s'assurer de bonne localisation des interventions par rapport à la carte.Procédures de contrôle des opérations forestières Page 8

CHAPiTRE 3: LE SYSTÈME DE CONTRÔLE3.1 Principes de base du système de contrôleL'administration chargée des forêts a la responsabIlité du contrôle des opérationsforestières. Les procédures de contrôle sont décrites et organisées de façon à tonner un systèmecohérent dont les tâches sont utiles et efficaces. Le système de contrôle doit pennettre :de s'assurer que la réglementation en matière d'exploitation forestière est appliquée;de s'assurer que les données relatives à la taxation et aux statistiques sont exactes;de démasquer et de réprimer les exploitations frauduleuses.Le contrôle doit pennettre de vérifier la légalité d'une opération forestière et le respect de laréglementation en général, et de veiller, le cas échéant, à ce que l'exploitation respecte lesprescriptions d'aménagement Dans cette optique, la visite des parterres de coupe constitue uneétape primordiale et essentielle du contrôle.Le contrôle des exploitations ne doit pas se substituer à la responsabilité despennissionnaires quant à l'application de la réglementation et des dauses de leur cahier descharges. Il ne s'agit pas d'avoir un agent de l'État partout où une société fait des travaux mais defaire régulièrement des contrôles inopinés. Tant que les contrôles démontrent une qualité de travailacceptable, la société ne subira aucune sanction. En fait, la présence aléatoire et indépendantedes contrôleurs devrait augmenter l'autodiscipline de la part des exploitants.Les exploitants ne doivent pas être obligés d'attendre ou d'aller chercher les agents del'État pour être vérifiés ou être en règle. Si les agents ne font pas leur devoir, les exploitantspoursuivront les travaux sans avoir à encourir de pénalités. Le contrôle ne doit pas devenir duharcèlement envers les exploitants.Dans un deuxième temps, le système de çontrôle se base sur le principe que tout produitforestier exploité dans un but commercial doit être évacué. On peut donc effectuer des contrôlesroutiers pour vérifier l'origine des produits, la légalité de l'exploitation ou le cas échéant, démasquerles fraudes. La possibilité qu'un contrôle routier puisse révéler des anomalies ou des fraudes doitfaire en sorte que les exploitants s'assurent d'être en règle avant d'évacuer leurs produits.Procédures de contrôle des opérations forestières Page 9

CONTRÔLES ROUTIERS (Check Points)- Démasquer les coupes Illégales- Laisser passer les coupes légalesÉMISSION DES LETTRESlDE VOITURE -------j- Acte de certification (nécessite contrôles en amont)- Imputabilité des agents~ ':~ l >~'. "NORMALISATIONDécharge laresponsabilité desagents par l'applicationde la procédureRÉPERTOIRECohérenceTransparenceStatistiquesCONTRÔLE D'EXPLOITATIONRÉCEPTION DES TRAVAUX- Échantillonnage- Indépendant- inopiné" .,',.tCONTRÔLE D'INVENTAIRE ---------;CONTRÔLE DE MATÉRIALISATIONMARqUAGE DES TIGES

3.2 Application des principesLe système de contrôle implique l'Installation de postes de contrôle routier (check points)qui peuvent être permanents ou ponctuels et qui constituent en quelque sorte, un filet de sûretèCependant, les check points n'assurent pas que l'exploitation a été faite conformément à laréglementation ou au permis de l'exploitant. Le système de contrôle instaure donc desrecoupements entre les éléments qui sont contrôlés aux check points et les éléments qui sontcontrôlés en amont et qui seuls, attestent de la conformité de l'exploitation.Le système de contrôle se base aussi sur le principe qu'il est possible de démasquer desfraudes lors de contrôles inopinés déclenchés par des indications ou des dénonciations ou par lebesoin de constituer un historique de contrôle pour permis donné. La surveillance générale duterTitoire vient compléter le dispositif de contrôle.Le schéma de la page précédente illustre les grandes lignes du dispositif de contrôle desexploitations forestières.Pour une exploitation forestière, le contrôle est d'abord préventif lors de la vérification sur leterrain et l'acceptation des travaux de matérialisation de l'assiette et d'inventaire d'exploitation.Dans les cas de vente de bois sur pied, le marquage des tiges constitue aussi un premier niveau(préventif) de contrôle. Un «historique de contrôle» est donc déjà commencé, notamment auniveau de la localisation de l'intervention et de ses caractéristiques (essences, volumes, pieds,etc.).Pour prétendre à la conformité d'une opération forestière, l'historique de contrôle doit êtrecomplété par un nombre suffisant de visites en cours d'exploitation ou par la réception des travauxdans le cas des travaux autres que l'exploitation. On pane d'échantillonnage puisque toute lasurface d'une assiette ne peut pas être parcourue et toutes les grumes qui sont prélevées nepeuvent pas être certifiées individuellement. Ces contrôles doivent être indépendants, c'est à direque les exploitants ne doivent pas être pris en otages et obligés de venir chercher l'agent contrôleurou le marteau forestier. Évidemment, les contrôles doivent être inopinés pour mieux refléter laréalité des activités d'exploitation dans une assiette.Procédures de contrôle des opérations forestièresPage Il

La lettre de vOiture constitue une certaine forme de certification à partir du moment oùl'émission des lettres de vOiture est basée sur un hlstonque de contrôle valable La lettre de vOitureest utilisée comme document de certification puisque c'est elle qu'on regarde dans un dleck pOintet qui est généralement la base de référence des opérations de l'exploitant et du transporteurL'émission des lettres de vOiture devient dOllc un acte de certlflcatloll dont l'agent de l'État estImputable (doit rendre compte) Le système préVOit donc que l'agent de l'État pUisse se« décharger» en conflrrnant (sur un fomlulalre) lors de l'émission des lettres de VOiture, qu'à saconnaissance, toutes les vénficatlons raisonnables et prévues à la procédure permettaientd'émettre les dites lettres de voitureLes lettres de voiture sont une sorte de « laissez-passer» et doivent faire en sorte que lescheck points ne perturbent pas outre mesure les activités de transport, Les check points sont quantà eux le filet de sûreté visant à démasquer les exploitations non conformes, Toutefois, pour enassurer l'efficacité et la cohérence, des recoupements sont réalisés entre les éléments contrôlésaux check points et les éléments contrôlés en amontPour des besoins de statistiques et de transparence, et pour permettre l'évaluation dusystème de contrôle, un répertoire de contrôle est instauré dans chaque province. Ce répertoirepermet la coordination du système, la cohérence des mesures de vérification, les recoupementsd'information, et permet enfin de dresser un portrait objectif de la conformité des opérationsforestières et du travail des agents de l'État.3.3 Le contrôle des exploitations légales3.3.1 Les exploitations industriellesLes exploitations industrielles concement l'exploitation commerciale de bois d'oeuvre dansles licences, les concessions, les ventes de coupe ou les récupérations. Elles font l'objet d'uncertificat d'assiette de coupe, d'un permis annuel d'opération ou d'un certificat de vente de coupe.Afin d'être en règle, l'exploitation doit être effectuée sur une assiette bien localisée sur letenrain. La matérialisation de l'assiette doit être' faite avant l'émission du permis annuelpuisqu'après, l'intérêt de l'exploitant portera sur l'exploitation proprement dite des volumes inscrits àson permis. Le CERTIFICAT DE MATÉRIALISATION D'ASSIETTE est délivré à la suite d'uncontrôle sur le tenrain selon le protocoJe # 1 : réception des travaux de matérialisationd'assiette.Procédures de contrôle des opérations forestières Page 12

L'Inventaire dexploltatlon est obligatOire pour l'émiSSion d'un permis annuel dont lesvolumes autonsés dOivent être fidèles au potentiel réel de l'assiette Ses données sont ensUitenécessaires à l'administration pour faire le récolement d'une exploitation En règle générale,l'Inventaire d'exploitation (la prospection) est aussi utilisé par l'exploitant pour planifier sesopérations de coupe, de débardage et de vOirie forestlére L'exploitant a donc intérêt à réaliser ou àfaire réaliser en sous-traitance un Inventaire fiable Sur ce pnnclpe, Il est donc possible de faireconfiance à l'exploitant tant que le rapport d'inventaire (essentiellement la carte au 1 :5000, la tablede peuplement et la table de stock) soumis dans le dossier de demande de permis est plausiblecompte tenu de la forêt en question La procédure de contrôle permet d'éviter qu'une demande de1permis soit accompagnée d'un inventaire d'exploitation peu crédible dans le cas où l'exploitantpréfère réaliser la vraie prospection pendant ou immédiatement avant l'exploitation proprement diteLa procédure de contrôle des inventaires d'exploitation débute à la Délégation proVincialeou à l'UTO qui a la charge de recueillir le dossier complet de demande de permis. Une analysesommaire du rapport d'inventaire en fonction des connaissances dendrométriques de la forêt enquestion ou de forêts équivalentes et la présence des éléments obligatoires (carte au 1 :5 000, latable de peuplement et la table de stock) peut permettre de délivrer une A TIESTA TION DEVÉRIFICATION D'INVENTAIRE D'EXPLOITATION. Cette attestation stipule que selon lesvérifications effectuées sur la base du rapport ou lors d'un contrôle de terrain, le rapport del'inventaire d'exploitation contient les éléments obligatoires et ses données sont vraisemblables.Dans les cas douteux, ou de façon préventive pour un exploitant qui a un historique d'inventaired'exploitation non valable, ou encore à la demande de la DF/SDIAF, un contrôle d'inventaired'exploitation doit être réalisé avant de délivrer l'attestation selon le protocole # 2: contrôled'inventaire d'exploitation. On peut noter que lorsqu'un contrôle d'inventaire d'exploitation estréalisé, la localisation de l'assiette et la matérialisation du contour sont vérifiées du même coup, cequi permet de délivrer le certificat de matérialisation d'assiette.En cours d'exploitation, les empiétements ou débordements d'assiette peuvent êtredécouverts dans le cadre de contrôles inopinés. Ce type de contrôle vise aussi et surtout, à vérifierle respect des normes d'intervention en milieu forestier, la conformité des déclarations d'abattage(DF10), le bois non déclaré ou abandonné en forêt ou au parc à grumes, le marquage des grumeset des souches, le respect des DME, et est réalisé selon le protocole # 3 : contrôle d'exploitationindustrielle.Procédures de contrôle des opérations forestières Page 13

En cours d'exploitation, des lettres de vOiture provenant d'un cahier à souche numérotésont émises par la Délégation départementale sur la base de l'histonque de contrôle d'une assietteqUI témoigne de la conformité de l'exploitation, ou selon le cas, aprés une mission spécifique decontrôle d'exploitation Industrielle en vue de délivrer ces lettres de vOiture La délivrance d'un cametde 50 lettres de vOiture vierges, préalablement paraphées est en quelque sorte un quitus del'administration forestière pour un volume d'environ 1 250 m 3Les lettres de vOiture sont délivréesselon le protocole # 4: émission des lettres de voiture, lorsque l'exploitant a déposé unRÉCÉPISSÉ DE DÉPOT DE OF 10 OUVRANT DROIT À LA DÉLIVRANCE DES LETTRES DEVOITURE.Lorsque l'exploitation annuelle d'une assiette est terminée, un CERTIFICAT DERÉCOLEMENT est délivré par la Délégation provinciale sur la base de l'histonque de contrôle ouselon le cas, aprés qu'une mission spécifique de contrôle de récolement ait été réalisée selon Jeprotocole # 5 : récolement annuel d'une exploitation industrielle.3.3.2 Les autonsations personnellesLes autorisations personnelles de coupe portent sur un nombre de tiges limité pour unedurée d'au plus 2 mois. Le contrôle se fait de façon proactive par le marquage des pieds à abattreselon le protocole # 6 : marquage des tiges / petits permis. Les lettres de voiture sont délivréespour le transport des grumes (à faire usiner) ou du bois scié sur place selon le protocole # 4, enspécifiant sur chaque lettre de voiture, les volumes préalablement conditionnés.3.33 Les permis de bois d'oeuvreLes permis de bois d'oeuvre sont limités à 500 m 3 et concement des tiges préalablementmarquées. Un premier niveau de contrôle est donc proactif: le marquage selon le protocole # 6.Dans un deuxième temps, l'émission de lettres de voiture (uniquement pour les bois débités) par laDélégation départementale se fait selon le protocole # 4 en y inscrivant les volumes préalablementconditionnés et pour lesquels on effectue un suivi par rapport au permis (inventaire des tigesmarquées) en appliquant un coefficient de conversion. Dans les cas douteux, on effectuera uncontrôle spécifique sur le terrain selon le protocole # 7 : contr6/e des petits permis.3.3.4 Les permis spéciaux~Le contrôle des permis spéciaux se fait aussi par la délivrance des lettres de voitureconformément aux volumes ou aux quantité précisés au permis. Le permis doit norriialement êtreattribué pour une seule province. Le titulaire d'un permis spécial doit en conséquence, présenter àProcédures de contrôle des opérations forestières Page 14

ola Délégation provinciale, un plan d'opération annuel dans lequel les quotas sont répartis pard(,~partefl1ent et les zones de prélèvement localisées sur une carte au 1 200 000 Le plan annueld'opération est paraphé par le Délégué provinCIal qui s'est assuré qu'aucune zone de prélévementne conceme le Domaine Forestier Permanent et des copies sont transmises aux Délégationsdépartementales, Étant donné les caracténstlques particulières de l'exploitation des prodUitsspéciaux, les Délégations provinciale et départementale s'assurent que les postes forestierseffectuent une surveillance des activités reliées à ces permis Les lettres de vOiture sont émises parla Délégation départementale selon le protocole # 4 en fonction des limites de volume ou dequantité précisées au plan d'opération, Dans les cas douteux, des contrôles ad hoc devront êtreréalisés sur le terrain.33.5 Les permis de bois de chauffage et de perchesL'exploitation du bois de chauffage et des perches à des fins commerciales est illégale pourles individus ou les sociétés non agréés. En attente de textes particuliers régissant cette activité,aucune lettre de voiture ne peut donc être délivrée. Provisoirement, chaque Délégation provincialeprend les mesures appropriées pour contrôler ce champ d'activité et faire appliquer les dispositionsfiscales y relatives dans des limites compatibles avec une gestion conservatoire.3.3.6 Les droits d'usageL'exploitation pratiquée en vertu des droits d'usage conceme des petites quantités et peutêtre rattachée à des individus et des endroits précis Lorsque nécessaire, des lettres de voitureseront délivrées au cas par cas par la Délégation départementale, qui doit cependant compléter unrapport d'émission de lettres de voiture comme dans tout autre cas.3.4 L'exploitation illégalePar définition, les exploitations forestières illégales ne sont pas contrôlées; elles doiventêtre démasquées. Elles peuvent être démasquées et réprimées lors de missions de surveillance duterritoire ou lors de missions d'enquête déclenchées sur la base d'indications ou de dénonciationsréalisées selon le protocole # 8 : missions d'enquête et de surveillance du territoire.La surveillance du territoire conceme aussi les autres dispositions réglementaires sur lesforêts comme celles qui concement les feux, les produits toxiques, les terrains mis en défens, etc.La surveillance du territoire est une mission programmée pour patrouiller un territoire donné à larecherche d'informations générales sur les activités forestières et les actes illégaux possibles.Procédures de contrôle des opérations forestières Page 15

La mission d'enquête concerne genéralement une situation Inconnue et potentiellementIllégale qUI est suspectée sUite à des indications ou des dénonciations La misSion d'enquête peutaussi porter sur une Situation connue qui a été relevée lors d'un contrôle précédent Dans cedernier cas, la miSSion d'enquête est déclenchée par le Délégué provinCial pour étoffer un dossierou pour clanfier les données Issues d'un contrôle antérieur. Enfin, le Délégué provincial peutdéclencher une mission d'enquête lorsqu'un contrôleur l'a lUI-même recommandé dans son rapportde mission parce que les faits ou la situation de contrôle ne permettaient pas de porter un jugementdéfinitif ou suffisamment précis.Par définition, une exploitation illégale ne peut pas bénéficier de lettres de voiture pourl'évacuation et le transport des prodUIts. L'usage de faux documents, de fausses marquesréglementaires ou toute autre falsification est donc considéré d'office comme une exploitationillégale. Le rôle des check point est donc particulièrement approprié pour démasquer lesexploitations illégales.3.5 Les check pointsLe contrôle du transport de produits forestiers effectué dans un check point est réalisé selonfe protocole # 9 : contrôle aux check points. Il implique la nécessité de relever dans un cahier,les informations qui distinguent le chargement et qui feront office de main courante (signature ducontrôleur et du camionneur) La transcription des données de la lettre de transport et l'inspectionde la marchandise (numérotation des grumes) permettent de faire des compilations régulières dedonnées à partir du répertoire de contrôle, et de relever le cas échéant, les anomalies par rapportaux déclarations d'abattage (DF10), par rapport aux références des titres ou toutes autres fraudes.Lorsqu'un contrôle est réalisé dans un check point, la lettre de voiture reçoit le cachet du checkpoint pour indiquer aux futurs check points que ce chargement à déjà été contrôlé. Le cachet d'uncheck point ne signifie pas que le chargement ne peut pas être à nouveau contrôler plus loin sur saroute. Il permet surtout de savoir si le chargement a été contrôlé dans sa province d'origine.L'installation et l'organisation d'un réseau de check points sur les territoires national etprovincial se fait selon te protocole # 10 : réseau de check points.3.6 Le contrôle des inventairesProcédures de contrôle des opérations forestières Page 16

Dans le cadre des opérations forestiéres, troIs types d'Inventaire sont réalisés L'inventaired'aménagement est réalisé sur la superficie totale d'une concession pendant la durée de laconvention provIsoire d'exploitation Cet Inventaire permet de réaliser un plan d'aménagementcouvrant la durée totale d'une rotation "se peut cependant qu'un inventaire d'aménagement SOitnécessaire en cours de rotation pour modifier ou revoir le plan d'aménagement L'inventaired'exploitation dOit être réalisé chaque fOIs qu'une nouvelle demande de permis annuel (certificatd'assiette, certificat de vente de coupe ou plan annuel d'opération) est présentée ;3 l'administrationEnfin, pour certains travaux sylvicoles ou de recherche, des Inventaires spécifiques sont effectuésdans un but de SUIVI. L'inventaire de reconnaissance n'entre pas dans la catégorie des inventairesreliés aux opérations forestières pUisqu'il conceme un programme national relevant del'administration.L'inventaire d'aménagement n'est pas rècurent. Il est réalisé une seule fois en fonction del'établissement du plan d'aménagement d'une concession forestière. C'est donc dans le cadre dela procédure d'approbation et de suivi des plans d'aménagement que la DF/SDIAF dOit prendre lesmesures pour s'assurer de la conformité des travaux avec les Normes d'inventaire d'aménagementet de pré-investissement (ONADEF, 1991). Le contrôle et la réception des travaux d'inventaired'aménagement n'entre donc pas dans le cadre du système de contrôle.L'inventaire d'exploitation est contrôlé selon le protocole # 2, selon la procédure présentéeau chapitre 3.3.1.En ce qui conceme d'autres types d'inventaire reliés à des travaux sylvicoles ou à des projets derecherche, des protocoles spécifiques doivent être décrits dans les termes de référence desditstravaux d'aménagement et leur contrôle s'effectue dans le cadre du protocole # 11 (réception destravaux d'aménagement).3.7 Le contrôle des travaux d'aménagementDans le cadre du régime des forêts de 1994, une concession forestière est attribuéedéfinitivement lorsqu'un plan d'aménagement a été approuvé par le Ministre de l'Environnement etdes Forêts. Dans le cadre de la convention définitive d'exploitation, le concessionnaire a laresponsabilité de mettre en application ce plan d'aménagement en accord avec les clauses de soncahier des charges. Outre les travaux d'exploitation du bois d'oeuvre, le concessionnaire doitplanifier annuellement des autres travaux prévus au plan d'aménagement.Procédures de contrôle des opérations forestières Page 17

Un plan annuel d'opération pour les autres travaux d'aménagement (autres que la coupe)dOit être inclus à la demande de permis annuel Dans le cadre de la procédure de SUIVI des plansd'aménagement, l'UTO, la Délégation provinciale ou la DF/SDIAF vérifie que les travauxd'aménagement suivent la programmation établie par le concessionnaire et approuvée parl'administration dans le plan de gestion qUinquennal. Le permis d'exploltatJon ne peut être émis quelorsque l'ensemble du dossier (demande de permis d'exploitation et plan annuel pour les autrestravaux) a été analysé en fonction du plan d'aménagement et du plan de gestion quinquennal. Il està noter que le permis émis par le SIGIF donne une autorisation d'effectuer des travauxd'exploitation. Concernant les autres travaux (infrastructures, mesures de conservation, etc), lanption d'autorisation ne s'applique pas. " s'agit plutôt d'un engagement du concessionnaire pourlequel l'administration dOit s'assurer de l'exécution conforme par un SUIVI et des contrôlesappropriés. Généralement, les travaux d'aménagement (autres que la coupe) portent sur:La matérialisation de la concessionLa matérialisation des séries spécialesLa matérialisation des blocs d'aménagementLes travaux sylvicoles (autres que la COL)Les travaux de rechercheLes travaux d'infrastructureLes mesures de conservationLes activités en zone tamponLes oeuvres socialesLe concessionnaire ou un tiers agréé peuvent aussi réaliser en sous-traitance, pour lecompte de l'administration des forêts, des travaux prévus au plan d'aménagement et qui neseraient pas inclus au cahier des charges de la convention définitive d'exploitation. Lorsquel'administration sous-traite des travaux d'aménagement non prévus au cahier des charges duconcessionnaire, un contrat de sous-traitance est conclu entre le concessionnaire ou le tiers agréé,et l'administration forestiére.Le contrôle des travaux d'aménagement vise essentiellement la réception des travaux. Lescontrôles à cet effet seront donc programmés pour la fin de . l'exercice ou avant, selon lesindications reçues de la OF ou des concessionnaires. La Délégation provinciale délivre unCERTIFICAT DE RÉCEPTION DES TRAVAUX après qu'une mission de contrôle spécifique ait étéréalisée selon le protocole # 11 : réception des travaux d'aménagem-ent.Procédures de contrôle des opérations forestières Page 18

L'adminIstratIon forestIère peut aussI confier le mandat de contrôler les autres travauxcfarnénagement à l'ONt\DEF ou à un opérateur pnvé agréé Lorsque l'admlrllstratlon sous-traite lecontrôle des autres travaux d'aménagement à un opérateur agréé, un contrat de sous-traitance estconclu entre l'admInistration forestière et l'opérateur agréé Dans tous les cas, que ce soit parl'administration, l'ONADEF ou un opérateur agréé, le contrôle est réalisé selon le protocole # 11, enutilisant les différents fOfTTlulaires qUI y sont prévus, et sous la supervision du Délégué provincial3.8 Les forêts communales, communautaires et des particuliersLes forêts communales sont des forêts du Domaine Forestier Permanent gérées sur labase d'un plan d'aménagement. L'exploitation forestière peut y être faite en régie, par ventes decoupe, par permis d'exploitation ou par autorisation personnelle de coupe. L'administrationforestière assiste techniquement les communes qUI possèdent et gèrent une forêt communaleCette assistance concerne essentiellement la procédure d'approbation et de suivi des plansd'aménagement Comme les produits forestiers de toute nature résultant de l'exploitation des forêtscommunales appartiennent exclusivement à la commune concemée (LOI 94/001, art.32 (3)), lecontrôle des obligations fiscales et des autres obligations n'est pas du ressort du MINEF. Dans lecas où une vente de coupe ou un permis d'exploitation a été attribuée par la commune et quel'exploitant demande des lettres de voitures, l'émission des lettres de voiture se fait suivant leprotocole # 4 lorsque l'exploitant a présenté une ATIESTATION DE CONFORMITÉD'EXPLOITATION délivrée par la commune. Dans les cas douteux, les Délégués départemental etprovincial peuvent programmer une mission de contrôle d'exploitation industrielle (protocole # 3)avant l'émission des lettres de voiture.Le respect du plan d'aménagement d'une forêt communale s'effectue par la DF/SDIAFdans le cadre de la procédure d'approbation et de suivi des plans d'aménagement. Le contrôle deterrain suivra les protocoles # 3 « contrôle d'exploitation industrielle» et # 11 « réception destravaux d'aménagement» lorsque la Délégation provinciale ou la DF/SDIAF demanderontexpressément une vérification à des fins de suivi ou une investigation suite à des indications ou desdénonciations de malversations ou fraudes présumées.Les forêts communautaires sont octroyées par l'administration forestiére selon les termesd'une convention de gestion. L'exploitation forestière peut y être faite en régie, par ventes decoupe, par permis d'exploitation ou par autorisation personnelle de coupe. L'administrationforestière assiste techniquement les communautés qui gèrent une forêt communautaire. Cetteassistance concerne les procédures d'attribution et les normes de gestion des forêts-Procédures de contrôle des opérations forestières Page 19

communautaires (MINEF, 1998) Le contrôle des obligatIOns techniques ou fiscales se fait enconfonnlté avec les procédures d'attribution et les nomles de gestion des forêts communautairesDans le cas où une vente de coupe ou un permis d'exploitation a été attribuée par la communautéet que l'exp/oitant demande des lettres de vOitures, l'émission des lettres de vOiture se fait SLlIvant/e protocole # 4 lorsque l'exploitant a présenté une ATIESTATION DE CONFORMITÉD'EXPLOITATION délivrée par la communauté. Dans les cas douteux, les Délégués départementalet proVincial peuvent programmer une miSSion de contrôle d'exploitation Ifldustnelle (protocole # 3)avant l'émission des lettres de vOiture.Le respect du plan de gestion d'une forêt communautaire s'effectue par la OF dans le cadre1des normes de gestion des forêts communautaires. Le contrôle de terrain suivra le protocole # 3« contrôle d'exploitation industnelle» lorsque la Délégation provinCIale ou la OF demanderontexpressément une vénficatlon à des fins de suivi ou une Investigation suite à des indications ou desdénonciations de malversations ou fraudes présumées.Les forêts des particuliers ne sont pas contrôlées tant qu'elles ne font pas l'objet d'unesubvention ou d'un programme d'aide à la forêt privée de l'État ou tant qu'II n'y a pas d'exploitationcommerciale. À partir du moment où il y a une exploitation commerCIale, les grumes transportéesdoivent être marquées et des lettres de voiture sont émises selon le protocole # 4.3.9 La répression des infractions et le contentieux3.9.1 Le constat d'infractionToute infraction est inscrite sur le champ dans le rapport de contrôle en utilisant des feuillesannexées au besoin. Le rapport de mission de contrôle fait office de main courante et de constatd'infraction lorsque le représentant de l'exploitant a paraphé le formulaire. Dans le cas où le rapportn'est pas paraphé par le contrevenant ou son représentant, le contrevenant devra être notifié afinqu'il prenne connaissance du rapport. Même si le contrevenant ou son représentant refusent designer le constat, le constat d'infraction demeure valide.3.9.2 La saisieLa saisie de grumes, de bois ou de produits forestiers est effectuée lorsqu'une infraction estconstatée et que l'évacuation prévue des produits forestiers ou l'enlèvement délibéré de ceux-cipour camoufler la situation risquent de supprimer les preuves de l'infraction. Le bois saisi est frappéProcédures de contrôle des opérations forestières Page 20

du sceau « SAISIE» au marteau forestier et un procès verbal est établi conformément à l'article142 de la Loi forestière en dressant l'inventaire des biens ou des prodUits saiSISDans le cas où les produit.s saisIs sont facilement transportables, la Délégation provincialeprend les moyens pour les apporter dans des locaux fermés ou en fait assurer la garde enattendant de la vente publique Dans le cas où des produits difficilement transportablesdemeureront sur place Jusqu'à la vente publique, la vente stipulera l'obligation de retirer la grume làoù elle repose. Dans le cas d'une grume saisie alors qu'elle est chargée sur un camion, le camionest saisi à moins qu'un cautionnement n'ait été versé selon l'article 143 de la Loi forestière.Par extension, et jusqu'à ce que jurisprudence l'infirme, un produit «absent» peut êtredéclaré « saisi» si on peut en retracer la nature, les caractéristiques ou autres dimensions tout enlaissant une marque à l'endroit où le produit était attaché lorsque l'infraction a été commise. C'est lecas d'une tige coupée illégalement en dehors d'une assiette couverte par un titre valide dont lasouche sera martelée et pour laquelle on pourra estimer, à des fins d'amendes, un èquivalentgrume à partir de l'identification de l'essence et du DHS.3.9.3 Le procès verbalLorsqu'il y a constat d'infraction, un procès verbal doit être dressé par un agent assermentédans les 48 heures suivant le constat. Un procès verbal est écrit selon la forme courante d'unelettre circonstanciée avec la mention PROCÈS VERBAL DE CONTRAVENTION À LARÉGLEMENTATION FORESTÈRE. Une copie du constat d'infraction (une copie du rapport demission de contrôle) y est annexée. Les autorités compétentes, notamment le Délégué provincialsur le terrain, jugent si le dossier de l'exploitant et les indications du rapport de contrôle méritent unavertissement, ou l'établissement d'un procès-verbal. Lorsque du bois a été saisi et martelé dusceau d'un agent contrôleur, le procès-verbal est de rigueur.3.9.4 La transactionConfoffilément à l'article 146 de la Loi forestiére, la transaction est un recours dont disposele contrevenant. Les transactions sont effectuées à la Délégation provinciale et doivent êtreenregistrées confoffilément à la Loi. La transaction sollicitée par le contrevenant éteint l'actionpublique sous réserve de son exécution effective dans les délais impartis, sans préjudice du droitde poursuite du Ministère public.3.9.5 L'instruction d'un dossier judiciaireProcédures de contrôle des opérations forestières Page 21

Conformément à l'article 147 de la LOI sur les forêts, le procês-verbal sera référé auProcureur de la République3.10 Le répertoire de contrôlePour les exploitations légales, la délivrance d'une lettre de vOiture dûment complétée ou parcamets préalablement paraphés par la Délégation départementale est un acte de certificat/on qUIsuppose que l'administration forestière a procédé aux contrôles nécessaires. Ces contrôles se fontpar échantillonnage, régulièrement et de façon inopinée. Il y a plusieurs types de contrôle quidépendent de la nature des travaux ou du type de permis. Tous les contrôles font l'objet derapports et sont répertoriés selon le protocole # 12: établissement et suivi d'un répertoire decontrôle. Le répertoire de contrôle permet de produire le rapport annuel d'activités d'uneDélégation provinciale, mais permet surtout de suivre et d'évaluer le système de contrôle, detrouver les historique de contrôle nécessaire à la délivrance de certificats ou des lettres de voiture,d'obtenir des statistiques et d'organiser les tâches de contrôle en cours d'exerCIce. Par exemple, ladélivrance d'un certificat de récolement peut s'effectuer sur la base de l'historique de contrôle d'uneassiette. Le répertoire de contrôle sert aussi à la planification et à l'organisation des missions decontrôle.Le répertoire de contrôle est situé à la Délégation provinciale où la Brigade provinciale decontrôle (service provincial des forêts en absence d'une brigade constituée) est responsable de sagestion quotidienne. 1/ est en fait le principal outil de travail de la Brigade provinciale de contrôle.Cependant, comme la délivrance des lettres de voiture est effectuée au niveau du Département,des répertoires départementaux sont créés et sont constituées de copies de certains fonnulaires.3.11 L'évaluation du système3.11.1 Le suivi/évaluation du système de contrôleL'évaluation du système de contrôle se fait de façon périodique à trois (3) niveaux:Les statistiques de contrôle sont établies dans le rapport annuel des Délégationsprovinciales. Elles concernent les activités de contrôle réalisées, la fonctionnalité dusystème et les données sur la conformité des opérations forestiéres qui ont étérecueillies lors des missions contrôles. La Direction des forêts peut en faire la compilation etpublier des statistiques de contrôle au niveau national pour chaque exerCice.Procédures de contrôle des opérations forestières Page 22

L'Inspection générale du MINEF peut réaliser un audit à tout moment Il est prévu d'en faireau mOins 1 par année Ce type d'audit débute par une analyse du répertoire provincial decontrôle et de la conformité d'application de la procédure.SUite à des plaintes (populations, groupes d'Intérêts, syndicats professionnels ouexploitants) concemant des lacunes ou des abus du systéme de contrôle, /'Inspectiongénérale du MINEF réalise une investigation ad hoc à la demande du MinistreLe sUivi des activités de contrôle peut aussi être réalisé à tout moment par un agent desservices centraux du Ministère. Non seulement, la Direction des forêts peut consulter et analysertoyt dossier porté au répertoire provincial de contrôle, mais ses agents peuvent aussi effectuer ouaccompagner des missions de contrôle sur le terrain.Une fois par mois, une copie à jour de la fiche d'enregistrement du répertoire provincial decontrôle est transmise à l'Inspecteur général du MINEF et au Directeur des forêts pour tenir lahiérarchie informée sur les activités de contrôle. fi ne s'agit pas de faire un rapport laborieux, maisde transmettre pour information une copie d'un document inhérent au système qui existe déjà dansle répertoire.3.11.2 Le suivi/évaluation des agentsLa Brigade provinciale de contrôle fait un suivi des activités de contrôle (statistiques) paragent. Elle s'assure que tout écart (trop sévère ou pas assez sévère) trouve une explication, ce quipeut nécessiter des enquêtes. Les écarts non fondés doivent être conigés par la formation, desmesures disciplinaires et/ou des modifications dans la répartition des tâches (assignation desmissions de contrôle).Page D

CHAPITRE 4: ORGANISATION INSTITUTiONNEllE DU CONTRÔlE4.1 ResponsabilitésLe système de contrôle reprèsente la majeure partie des tâches des services extérieurs duMINEF. Les services extérieurs sont donc responsables de mettre en oeuvre le système decontrôle tandis que l'administration centrale conserve un rôle normatif, de suivi et d'évaluation.4.1.1 La Délégation provincialeLe Délégué provincial est l'ordonnateur principal du système de contrôle. Toutes lesactivités de contrôle qui se déroulent sur son territoire doivent être portées à sa connaissance. LeDélégué provincial assure l'interface entre l'administration centrale du MINEF, les autresadministrations décentralisées, les forces de l'ordre, le système judiciaire et les opérateurséconomiques. Le Délégué provincial appose son visa sur tous les documents (planification,rapports, etc.) mais la responsabilité quotidienne d'organiser et de coordonner le fonctionnementdu système est confiée à la Brigade provinciale de contrôle en concertation avec les Déléguésdépartementaux.Une Brigade provinciale de contrôle doit être créée en accord avec le Décret N° 98/345 du21 Décembre 1998 portant organisation du Ministère de l'Environnement et des Forêts. Ellecomprend, outre le Chef de Brigade, trois agents contrôleurs. " est à prévoir que quelquescompléments d'effectifs seront nécessaires. La Brigade provinciale de contrôle maintient à jour lerépertoire provincial de contrôle, planifie et organise le travail des agents, et participe aux missionsde contrôle. Provisoirement en absence d'une Brigade dûment constituée, le rôle d'organisation etde coordination du système de contrôle est dévolu au Chef de service provincial des forêts.Le personnel du Service provincial des forêts et des Bureaux qui lui sont attachés est aussimobilisé pour réaliser les tâches inhérentes au système de contrôle. Afin de mieux utiliser toutes lesressources humaines de la Délégation, le Déiégué provincial peut aussi mettre à contribution desagents du Service provincial de l'environnement.4.1.2 Les Délégations départementalesLes Délégués départementaux sont en constante relation avec la Brigade provinciale decontrôle pour coordonner les activités inhérentes au système de contrôle. La DélégationProcédures de contrôle des opérations forestières Page 2~

départementale est responsable de l'émission des lettres de vOiture et doit constituer un répertoiredépartemental de contrôle pour l'archivage de tous les documents relatif au système de contrôle.Tout le personnel des Délégations départementales, partlculiérement de sa Section des forêts etmême des autres sections, peut être mis à contribution pour réaliser les tâches qui découlent dusystème de contrôle. A travers la hiérarchie du Délégué départemental, les agents des Déiégatlonsdépartementales sont en quelque sorte mis à dispositIon du système de contrôle sous lacoordination de la Brigade provinciale de contrôle.4.1.3 Les UTOlSur le même principe que pour les Délégations départementales, tout le personnel d'uneUTO doit être mis à contribution pour réaliser les tâches qui découlent du système de contrôle. Atravers la hiérarchie du Conservateur, les agents des UTO sont eux aussi, mis à disposition dusystème de contrôle sous la coordination de la Brigade provinciale de contrôle. Les Conservateursd'UTO sont donc en constante relation avec la Brigade plovinciale de contrôle pour la coordinationdes activités de contrôle. Toutes les tâches techniques ou qui sont reliées au suivi du pland'aménagement de la forêt classée sont confiées en priorité à l'UTO. La réception desmatérialisations d'assiette, l'analyse et/ou le contrôle des inventaires d'exploitation, l'analyse desdemandes de permis annuel, la réception des travaux d'aménagement, le récolement annuel fontpartie des tâches qui doivent être confiées en priorité à l'UTO.4.1.4 Les Postes forestiersSur le même principe que pour les Délégations départementales, et à travers la hiérarchiedu Chef de poste et du Délégué départemental, tout le personnel d'un Poste forestier doit être misà contribution pour réaliser les tâches qui découlent du système de contrôle sous la coordination dela Brigade provinciale de contrôle. En général, les agents des Postes forestiers n'ont pas laresponsabilité premiére du contrôle sauf pour la surveillance du territoire. Ils agissent plutôtcomme assistants dans une équipe de contrôle. Cependant, leur rôle de surveillance continueet la connaissance qu'ils ont du territoire et des activités en cours en font des personnesressources de premier plan. Les agents des postes forestiers peuvent être affectés auxcontrôles dans un Check point. Ils ont surtout la responsabilité de parcourir le territoire et de setenir informés de toute activité forestiére s'y déroulant. Leur tâche est complétée par d'autressystèmes ou programmes de l'administration des forêts comme la vulgarisation ag~oforestière.4.1.5 L'administration centraleProcédures de contrôle des opérations forestières Page 25

Bien que la mise en oeuvre du système de contrôle est conflèe aux Délégationsprovinciales, la Direction des forêts garde ses prérogatives en matière de contrôle AinsI, les agentsdes services centraux du MI NEF peuvent commander une mission de contrôle régulière ou ad hocen passant par le Directeur des forêts qui transmet sa requête au Délégué provIncial Les agentsdes services centraux du MInIstère peuvent aussI participer à une mISSion de contrôle commeagents contrôleurs Lorsqu'un agent des servIces centraux du Ministère doit participer à unemissIon de contrôle régulière ou ad hoc, le Directeur de forêts dOit en faire mention dans sarequête. Lorsque le Ministre requiert une mission de contrôle, cette mission est programméed'office comme une mission d'enquête de caractère urgentLa Direction des forêts effectue annuellement une évaluation du systéme de contrôle etétablit des statistiques à partir des compilations présentées dans les rapports annuels desDélégations provinciales.Tel que spécifié au Décret W 98/345 du 21 Décembre 1998 portant organisation duMinistère de J'Environnement et des Forêts, l'Inspection générale du MINEF est chargée ducontrôle des Brigades provinciales de contrôle. À ce titre, elle doit suivre les activités provinciales decontrôle et procéder à des missions d'inspection. Les missions d'inspection peuvent se faire dansles bureaux des Délégations provinciales et départementales (à partir des répertoires de contrôle)et sur le terrain, pour évaluer les performances du système et des agents.4.2 Organisation et coordinationDans le cadre du système de contrôle, il doit y avoir une obligation de rendre compte et detravailler en fonction des besoins prioritaires d'un système. Les activités de contrôle doivent doncrépondre à une chaîne de commandement. La planification des missions de contrôle est rèallséeselon le protocole # 13 : planification des missions de contr6/e. La coordination des activités decontrôle vise l'utilisation optimale des ressources humaines et logistiques. En effet, les ressourcesdes services extérieurs sont en quantité limitée et pourront répondre à la demande générale dusystème en autant qu'elles seront coordonnées et que chaque niveau de hiérarchie ne travaillerapas en autarcie ou en duplication des autres niveaux. Le rôle de coordination du système decontrôle sur le terrain est dévolu à la Brigade provinciale de contrôle sous la supervision duDélégué provincial. L'ensemble des ressources humaines d'une Province (Délégation provinciale,Délégations départementales, UTO, Postes forestiers) doit constituer un « pool» pour la répartitionefficace et coordonnée des tâches et missions de terrain à accomplir.Procédures de contrôle des opérations forestières Page 26

EXPLOITATION INDUSTRIELLEDEMANDE DE PERMIS ANNUELRÉPERTOIRE PROVINCIALINCLUANT INVENTAIRE D'EXPLOITATIONAnalyse de l'inventaired'exploitationAnalyse par rapport auplan d'aménagementoReceptionmaterlallsatlond'asSietteContrôled'exploitationL.~Rapport,~:~l'------.:...-.:::::::::..-..--.c~~.;.~~~_~~,;:.~Poste SIG IF Dé/.provin~ialeOF 10.~---,-._~=--........., _:c.C!~;:;'~'~~;~~~_SIGIF YAOUNDÉ[1Lettre devOiture~ RécépIssé dépôt DF10tL-J -4--r--------'Permis annuelCheck PointÉmission des lettres de voitureRÉPERTOIRE DÉPARTEMENTAL

Les tâches et les missions de terrain seront efficaces que dans la mesure où elle s'insèrentdans un système. Ainsi, non seulement le système prèvolt une obligation de faire rappor1, mais lecheminement des documents dort suivre la procèdure qUi est prèsentèe au schèma genèral de lapage précédente L'application de la procédure et l'utilisation des formulaires de rapport pour lesmissions de terrain ou les tâches de bureau (analyse des Inventaires, èmlssion des lettres devoiture, etc) garantit que les vénfications « raisonnables» ont été faites et « décharge» arnsl unepartie de la responsabilité personnelle des agents.4.3 La fonnation des agents1 La formation est une étape essentielle de la mise en application du système de contrôlepuisque les tâches quotidiennes des agents des services extérieurs doivent être revues enprofondeur et que la technicité forestière devrait augmenter de façon significative. Les agentsdoivent d'abord être formés sur le fonctionnement du système, et ensuite sur des aspectstechniques. Le programme de formation est constitué de quatre grands ensemble: la formation debase, la formation opérationnelle, la formation continue et les formations spécifiques4.3.1 La formation de baseLa formation de base consiste à présenter le système aux premiers responsables ducontrôle à la Direction des forêts et dans les Délégations provinciales et départementales. Cetteformation est dispensée selon la formule du séminaire, et traite les points suivants:Étude de la structure du système (cohérence et coordination) ;Études de cas (cheminement et traitement des dossiers) ;Raffinement opérationnel des différentes procédures ;Comment se doter d'un plan d'action pour la mise en oeuvre dans une Province.Ce type de formation est prévue dans le cadre du projet Gestion Durable des ForêtsCamerounaises (Activité 407.5) pour une dizaine de personnes. Cette première étape de formationconstitue donc en quelque sorte, le lancement virtuel du système et sa validation.4.3.2 La formation opérationnelleLa formation opérationnelle consiste à présenter le système à un auditoire plus large, en faità tous les agents impliqués dans les activités de contrôle. Encore une fois, la formation utilisera laformule du séminaire et traitera des éléments suivants :Procédures de contrôle des opérations forestières

Étude de la structure du système (cohérence et coordination) ;Approfondissement et compréhension des tâches et des différents formulairesÉtudes de casAfin que cette formation rejoigne tout le personnel impliqué, une cascade de séminairesdevra être tenue par Province ou par Département. Cette deuxième étape de formation constituedonc en quelque sorte, le lancement opérationnel du système4.3.3 La formation continueLors des premières années d'opération et plus particulièrement lors du premier exercice,une forme de « coaching » doit être mise en place. Une {( équipe volante» idéalement constituéedans le cadre d'un projet de développement, devra faire la tournée de toutes les instances desservices extérieurs (Délégations provinciales et départementales, UTO, Postes forestiers, Checkpoints, etc.) et participer aux contrôles et aux procédures administratives pour compléter laformation in situ et consolider la mise en oeuvre du système.1/ est prévu qu'au besoin, ou une fois l'an, un séminaire provincial permette d'ajuster lesprocédures et régler les problèmes opérationnels. Étant donné son envergure, le système decontrôle doit être abordé de façon dynamique, ce qui entraîne d'office des ajustements aux réalitésde terrain.4.3.4 Les formations spécifiquesAfin de bien réaliser leurs tâches, les agents impliqués dans le contrôle doivent bénéficierd'une mise à jour de leur expertise technique dans certains domaines. Des formations spécifiquessous la forme d'ateliers ou de coaching sur le terrain devront avoir lieu dans les domaines suivants:Cartographie et utilisation des GPS ;Dendrologie et dendrométrie (pour le marquage des tiges et les inventairesd'exploitation) ;Normes d'intervention en milieu forestier et autres sujets réglementaires ;Éthique et procédures judiciaires.Procédures de contrôle des opérations forestières Page 29

PROTOCOLE N° 1 : RÉCEPTION DES TRAVAUX DE MATÉRIALISATION D'ASSIETTEPour des raisons d'aménagement et de taxation, l'exploitation forestlére dOit être contenuedans des assiettes bien délimitées. L'exploitant dOit maténallser les limites d'une assiette avant deprésenter une demande de certificat d'assiette ou de permis annuel d'opération Cette mesure facilitela réalisation de l'inventaire d'exploitation et permet que l'exploitation commence dés l'obtention ducertificat ou du pennis annuel. Le contrôle de la matérialisation est en fait une réception des travaux, laDélégation provinciale pouvant ensuite délivrer un CERTIFICAT DE MA TÉRIALISA TIOND'ASSIETTE. Le certificat de matérialisation est une lettre portant mention «CERTIFICA T DEMA TÉRIAUSA TlON D'ASSIETTE» à laquelle est annexé le rapport de mission de contrôle« réception des travaux de matérialisation d'assiette».Lorsqu'il y a eu un contrôle ou une réception de l'inventaire d'exploitation et que ce demlercontrôle a révélé que la matérialisation de l'assiette était conforme, la réception des travaux dematérialisation d'assiette n'est plus nécessaire et la Délégation provinciale émet le certificat dematérialisation sur la base du contrôle de l'inventaire d'exploitation en y annexant le rapport de missionde contrôle « inventaire d'exploitation ».P 1.1Préparation de la missionLe contrôle d'une matérialisation d'assiette se fait lorsque l'exploitant a terminé ses travaux eten a sollicité la réception. C'est la Délégation provinciale (Délégué provincial ou Chef de serviceprovincial) en concertation avec la Délégation départementale qui désigne l'agent contrôleur.L'exploitant et l'agent contrôleur conviennent alors d'un rendez-vous pour les travaux à réceptionner.Le contrôleur aura soin d'apporter l'équipement (chaîne, boussole, ruban, GPS, machette, etc.)nécessaire. L'exploitant doit quant à lui fournir la carte résumé de l'inventaire d'exploitation (1 : 5 000)tel que décrite dans les Normes d'inventaire d'exploitation, ONADEF 1995 sur laquelle figurent lecontour de l'assiette et les éléments topographiques actualisés. L'agent contrôleur doit consulter lesdocuments relatifs au titre concemépar l'assiette en question. S'il s'agit d'une vente de coupe, la carteau 1 : 200 000 de l'acte d'attribution est le document de base. Dans le cas d'une convention définitived'exploitation, le plan d'aménagement et le plan de gestion quinquennal peuvent être consultés pourlocaliser les blocs d'aménagement o_u les assiettes qui ont été prévus dans le cadre del'aménagement.Procédures de contrôle des opérations forestières Paqe 30

P 1.2 La mission de contrôle (réception) des travauxLe contrôle de la matérialisation conceme la localisation et la matérialisation proprement dite.Pour la localisation, le contrôleur utilisera toute méthode à sa disposition notamment le rattachement àdes éléments topographiques identifiables ou un appareil GPS pour situer les limites matérialisées surle terrain par rapport à la carte. Comme le contour d'une assiette fait plus de 20 km, le contrôleurprocède généralement à un échantillon à partir des croisements avec les routes ou sentiers, identifieles sections qui doivent théoriquement. être des limites naturelles et marche un pourcentage deslimites matérialisées. Pour éviter toute contestation future, le contrôleur doit tracer sur la carte lesportions de limites qu'il a pu contrôler à l'aide d'un marqueur. De plus, une estimation du pourcentagedu contour qu'il a vérifié est mentionné au rapport de mission. Le contrôleur peut tracer au pointillé surla carte, toute modification du contour correspondant à la matérialisation effectuée sur le terrain. Pourla matérialisation, le contrôleur jugera si le dégagement ou l'identification sont acceptables ou non.P 1.3 Le suivi de la mission de contrôleDans le cas où le contrôleur juge que la localisation et la matérialisation ne sont pasacceptables, il l'inscrit tout simplement au formulaire de rapport de contrôle dont une copie estenvoyée à l'exploitant. Sans autre notification, l'exploitant devra reprendre les travaux s'il désire voir lamatérialisation acceptée en vue de l'obtention d'un certificat de matérialisation d'assiette.Dans le cas où la réception des travaux est condue, le certificat de matérialisation d'assietteest délivré par le Délégué provincial. Une copie du rapport de mission et la carte au 1 : 5 000 sontportées au répertoire de contrôle. La carte utilisée ultérieurement pour vérifier la cartographie du RAlFet établir le certificat de récolement.P 1.4 Fonnulaires. Rapport de mission de contrôle: réception des travaux de matérialisation d'assietteProcédures de contrOle des opérations forestières PaQe 31

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRAPPORT DE MISSION DE CONTRÔLERéception des travaux de matérialisation d'assietteDÉLÉGA TION PROVINCIALE DU MISSION N°Exploitant:Licence/ConcessionNente de coupe W : EXERCICE: -MOYENS DE VÉRIFICATION0 Estimation visuelle0 Points GPS0 Chaîne et boussole Estimation du % du contour vérifié: %MOTIFS DE REFUS DES TRAVAUX0 Carte non fournie par l'exploitant0 Matérialisation inacceptable0 Localisation inacceptable (préciser et mentionner les remarques nécessaires)0 Localisation non conforme à l'acte d'attribution de la vente de coupe0 Localisation non conforme au plan d'aménagement0 Localisation non conforme au plan de gestion quinquennal0 Mauvaise implantation sur le terrainREMARQUESMOTIFS D'ACCEPTATION DES TRAVAUX0 Localisation apparemment conforme0 Localisation légèrement ajustée sur la carte0 Matérialisation acceptableRECOMMANDATION DE LA MISSION: 0 TRAVAUX ACCEPTÉS0 TRAVAUX REFUSÉS0 CARTE ANNEXÉENom et signature de l'agent contrôleur:Date.Représentant de l'exploitant présent sur les lieux: -NONO OUIO Paraphe:Délégué provincial (vu) :Date:

PROTOCOLE N° 2: CONTRÔLE D'INVENTAIRE D'EXPLOITATIONLe contrôle d'un Inventaire d'exploitation peut se faire pendant ou après les travauxP 2.1Pendant les travauxLe contrôle de terrain s'effectue pendant les travaux si la nécessité du contrôle résulte de lamauvaise réputation d'un exploitant en matière d'inventaire d'exploitation et qu'en conséquence, laDélégation provinciale ou la DF/SDIAF a pris la décision préventive de n'accepter de cet exploitant,qu'un inventaire d'exploitation qui aura été contrôlé pendant les travaux Dans un tel cas, le Déléguéprovincial ou la DF/SDIAF envoie un avis à l'exploitant pour lui signifier que sa prochaine demande depermis annuel ne sera acceptée que si l'inventaire d'exploitation a été contrôlé par l'administration.L'avis doit mentionner à l'exploitant qu'il doit avertir la Délégation provinciale de son intention deprocéder à /'inventaire d'exploitation en soumettant le plan de sondage au moins 15 jours avant ledébut des travaux sur le terrain. Cet avis ne restreint pas le droit de l'exploitant de sous-traiter soninventaire d'exploitation à une firme spécialisée dûment agréée en autant que la Délégation en estavertie par l'exploitant 15 jours avant le début des travaux et que le contrôle puisse avoir lieu.Le contrôle d'un inventaire d'exploitation pendant les travaux est effectué selon les Normes devérification des inventaires d'exploitation (M/NEF, 1997). Le contrôle d'un inventaire d'exploitationpendant les travaux peut être réalisé par:une équipe de la Délégation provinciale ou de l'UTO ;• une équipe de la DF/SDIAF;une équipe mixte de la DF/SDAIF, de la Délégation provinciale ou de l'UTO;une équipe de l'ONADEF mandatée par la Direction des forêts;une firme ou un individu agréé sous-traitée par la Direction des forêts.Suite à une mission de contrôle d'un inventaire d'exploitation pendant les travaux, le chef del'équipe de vérification complète le formulaire de rapport où il recommande:l'acceptation des travaux et l'émission de l'ArrESTATION DE VÉRIFICATION D'INVENTAIRElorsque le rapport sera présenté avec tous ses éléments obligatoires;la reprise d'une paEtie (spécifiée) des travaux;la poursuite des travaux sous contrôle de l'administration (au fraiS deJexploitant).Procédures de contrôle des opérations forestières PaQe 33

P 2.2 Après les travauxLe contrôle d'un inventaire d'exploitation se fait après les travaux dans le cas Ou la dèfaillancea été constatée par la Délégation provinciale, l'UTO ou la DF/SDIAF pendant la phase d'étude dudossier de demande de permis annuel. Un avis est envoyé à l'exploitant qUi stipule « l'étude de votredemande de permis annuel est suspendue tant qu'un contrôle n'aura pas démontré la validité del'inventaire d'exploitation ». L'avis doit aussi mentionner « veuiflez présenter à la Délégation provincialele plan de sondage de l'inventaire et tout autre document pertinent afin qu'une mission puisse êtredépêchée sur le terrain».La logistique de la mission de contrôle est organisée conjointement avec l'exploitant et le•contrôle proprement dit peut être réalisé par:une équipe de la Délégation provinciale ou de l'UTO ~une équipe de la DF/SDIAF ;. une équipe mixte de la DF/SDAIF, de la Délégation provinciale ou de l'UTO ;une équipe de ,'ONADEF mandatée par la Direction des forêts ;une firme ou un individu agréé sous-traitée par la Direction des forêts.Lors d'un contrôle effectué après les travaux, les Normes de vérification de l'inventaired'exploitation (MINEF, 1998) s'appliquent à la seule différence que la vérification ne pourra plusservir à rectifier les erreurs en cours de production.Suite à une mission de contrôle d'un inventaire d'exploitation, le chef de l'équipe de vérificationcomplète le fonnulaire de rapport où il recommande:• l'acceptation des travaux et l'émission de l'attestation de vérification d'inventaire;la reprise des travaux;• la reprise des travaux sous contrôle de l'administration (au frais de l'exploitant).P 2.3 FonnuJairesRapport de mission de contrôle: inventaire d'exploitationAttestation de vérification d'inventaireProcédures de contrôle des opérations forestières PaÇle 34

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRAPPORT DE MISSION DE CONTRÔLEInventaire d'exploitationDÉLÉGATION PROVINCIALE DUExploitant.licence/ConcessionNente de coupe W :TRAVAUX DE MATÉRIALISATION DE L'ASSIETTEMatérialisation adéquate: OUI 0 NON 0Localisation , conforme: OUI 0 NON 0MISSION N°EXERCICE: -MOYEN DE VÉRIFICATION0 Estimation visuelle0 Points GPS0 Chaîne et boussoleVÉRIFICATIONParcelle Unité de comptage NEnb ErPNbNees ErPEs Ned ErPDTotal----limite--ACC 1 REF------ ------ ---- --REMARQUESNom et signature de l'agent contrôleur:Représentant de l'exploitant présent sur les lieux: NONO OUI 0 Paraphe:RECOMMANDA TIONS DE LA MISSIONDate:0 acceptation des travaux et émission de l'attestation de vérification d'inventaire si rapport-0 reprise des travaux -0 reprise des travaux sous contrôle de l'administration (au frais de l'exploitant)Délégué provincial (vu) :Date:

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsATTESTATION DE VÉRIFICATION D'INVENTAIREInventaire d'exploitationDÉLÉGA TION PROVINCIALE DUExploitant:Licence/ConcessionNente de coupe N° : EXERCICE: -ANALYSE DU RAPPORT D'INVENTAIREPrésence des piècesObservations0 Carte forestière au 1 : 5 000,0 Croquis des unités de comptage (sur carte)0 Table de peuplement0 Table de stock0 Zonage respecté0 Localisation conformeAUTRES REMARQUESAgent ayant vérifié le rapport d'inventaire:AVIS CHEF S.1. :AVIS SDIAG:Date:Date:Date:ATTESTATION0 Selon les vérifications effectuées sur la base du rapport tel que mentionnées ci-hautet0 Sur la base d'un contrôle de terrain dont le rapport est annexéLe rapport d'inventaire d'exploitation contient les éléments obligatoireset ses données sont vraisemblables -Signature du Délégué provincial:Date:

PROTOCOLE N° 3: CONTRÔLE D'EXPLOITATION INDUSTRIELLELe contrôle des exploitations Industrielles est la pièce maîtresse du système de contrôleforestier. Son objectif est de limiter le gaspillage de la ressource, de faire en sorte que les Impacts del'exploitation sur l'environnement soient minimaux, d'augmenter le niveau de fiabilité des déclarationset de s'assurer que le l'exploitation SUIt les paramètres de l'aménagement et est conforme au permisannuel. Plus spécifiquement, le contrôle des exploitations a pour butsde faire respecter la réglementation, notamment les normes d'intervention en milieu forestier etle marquage des souches et des grumes;de s'assurer que les données contenues sur les DF10 sont véridiques;de s'assurer que les prescriptions d'aménagement, notamment les DME, sont appliquées,de s'assurer que l'exploitation s'effectue en respectant les limites et la localisation desassiettes.Une mission de contrôle contribue d'abord à constituer un échantillon visant à évaluer laconformité de l'exploitation sur un titre donné. Cet échantillon est nécessaire pour délivrer des lettresde voiture. En période d'activité intense d'exploitation, une mission de contrôle peut être déclenchéeparce que les demi ers contrôles ne constituent pas un échantillon suffisamment récent ou en nombresuffisant. Puisque l'exploitant n'a pas besoin de faire certifier ses grumes lors d'un contrôle, lesmissions de contrôle ont un caractère indépendant et le contrôleur choisit le moment et le lieu ducontrôle. Une exploitation non conforme à la réglementation peut donc être sévèrement pénalisantepuisque d'une part elle remet en cause la délivrance des lettres de voiture et d'autre part, parce quechaque infraction peut être verbalisée.P 3.1La préparation de la missionA partir du répertoire de contrôle, le contrôleur doit se procurer la carte de l'assiette qui a étémise à jour lors de la réception de la matérialisation de l'assiette et lors de tout autre contrôle antérieursur ce titre. 1/ prend des informations sur les constats des contrôles antérieurs. 1/ peut y trouverl'information nécessaire sur la progression des coupes et sur le réseau routier et/ou de débardage. 1/apporte ou consulte les documents de référence comme le plan d'aménagement et le plan de gestionquinquennal. 1/ doit avoir une copie de la liste des DMEJAMÉ pour la concession visée. " doit aussinoter la liste des numéros de DF10 et de lettres de voiture qui ont été délivrés à l'exploitant.Procédures de contrôle des opérations forestières PaÇle 37

Le contrôle est réalisé par une équipe d'au minimum 2 personnes· Le chef de l'équipe decontrôle doit avoir le statut d'officier de police judiciaire (OPJ). Tout agent qUI peut être utile du à sesconnaissances ou son expertise particulière peut être Identifiè comme accompagnateur lors del'assignation des mIssIons de contrôle. Dans tous les cas, la mISSion cherchera à s'adjoindre un agentdu Poste forestier concerné. La présence d'un agent du Poste forestier apporte une meilleureconnaissance du tenitoire et permet au Poste forestier de garder à jour son Information sur lesactivités se déroulant sur son tenitoire. La présence d'un agent du Poste forestier n'est cependant pasobligatoire si elle empêche le déroulement de la mission lorsque l'agent du Poste forestier estempêché ou est difficilement à rejoindre. Outre l'équipement de base (marteau, boussole, chaîne,GPS, règle, etc.), le contrôleur doit avoir un formulaire de rapport de mission de contrôle « exploitationindustrielle» et son ordre de mission. Enfin, le contrôleur aura soin de prendre toutes les informationsnécessaires pour connaître la localisation des chantiers actifs.P 3.2La mission de contrôleLa mission cherchera d'abord à rejoindre un site actif d'exploitation, c'est-à-dire un parc àgrumes où il y a du personnel et des activités d'exploitation. La recherche est facilité par lesinformations qu'on peut tirer des va-et-vient des véhicules de l'exploitant Le contrôleur demande auchef de chantier de lui présenter les carnets de chantier. Le contrôle est réalisé dans ce parc à grumeset dans les sentiers de débardage qui y accèdent et à partir de tout autre parc dans les environs où il yaurait encore des grumes en attente d'évacuation et pour lesquelles le chef de chantier possède lesDF10. Le contrôle sera ensuite étendu à la totalité de la surface de l'assiette notamment en ce qui atrait à la conformité de la localisation de l'assiette et le respect des normes d'intervention.Volumes abattus: Cette vérification est faite à partir de grumes, de sections ou de souchessituées en forêt, au parc ou sur un camion pour en vérifier leur enregistrement dans le carnet dechantier. La présence des fiches DF10 sur le site d'exploitation est obligatoire et nécessaire àcette étape du contrôle. Dans le cas contraire, on coche «pas de carnet de chantier surplace» sur le formulaire, ce qui constitue d'office une infraction. En parcourant le parc à grumeset la forêt par les sentiers de débardage, le contrôleur vérifie si des arbres abattus, brisés ouencroués ou encore des sections de tronçonnage ont été laissés sur place sans être déclarésdans le camet de chantier. L'objectif est d'abord d'apprécier un phénoméne qUI aurait desImpacts importants sur la taxe d'abattage et les données de l'aménagement. La mention« Absence de volumes non déclarés» concerne une exploitation où il y a très peu de tiges oude sections qui ont été abandonnées et que ces tiges ou sections se retrouvent dans le cametde chantier. Le contrôleur cherche le numéro des tiges et des sections pour pouvoir les retrouver. dans le carnet de chantier. Les éboutages doivent être identifiés pour savoir à quelle grume ilsappartiennent. Sans numéro, les tiges sont automatiquement considérées non déclarées si onProcédures de contrôle des opérations forestières Paqe 38

n'a pas pu les rattacher à une grume déclarée TOtJte tige ou section qUI n'est pas déclarée estconstatée sur le champ en Infraction et martelée du sceau « saiSie» de l'agent forestierL'essence et les mesures (gros bout, petit bout et longueur) de ces tiges ou sections sont portésau formulaire de rapport.Comme la vénficatlon des volumes abattus ne peut pas porter sur la totalité de la superficie del'assiette, le contrôleur estimera la superficie qu'il aura couverte au cours de sa mission pour desfins statistiques La superficie peut être déduite par le nombre de parcelles de l'inventaired'exploitation qUi a été visité. Une mission de contrôle devrait normalement couvrir au moinstrois (3) parcelles pour un échantillonnage de 3% La superficie couverte est cumulative dans lecas où la vénficatlon a été réalisée à partir de plusieurs parcs à grumes dans une même assietteau,cours d'une même mission de contrôleCarnets de chantier et lettres de voiture: À partir des enregistrements des camets dechantier, une vénfication du mesurage est faite lorsque les grumes ou sections sont encore enforêt, au parc ou sur un camion Malgré la prescription de 48 heures avant d'évacuer une grume,plusieurs billes risquent d'aVOir été évacuées. On choisira donc dans les faits, les billesnumérotées se trouvant en forêt, dans les parcs à grumes ou chargées sur un camion plutôt quede faire un échantillonnage au hasard sur une DF10. Environ une dizaine de billes devrait êtremesurée dans un parc. Le contrôleur numérotera « 1, 2, 3 ... » les billes qu'il mesure afin desavoir combien de billes il a vérifié. Tant que l'essence et les dimensions (longueur et diamètresgros bout et petit bout) sont correctement rapportées au DF10, on passe à une autre bille.Seules les billes dont le mesurage n'est pas bon sur le DF10 sont rapportées sur le formulairede rapport de contrôle, Le nombre total de billes mesurées doit être inscrit au rapport de contrôlepour des fins statistiques. Lorsqu'un camion est chargé est encore au parc à grume, lecontrôleur procédera à une inspection visuelle du chargement et notera les inscriptions dechaque grume inscrite sur la lettre de voiture. Ces inscriptions doivent être comparées auxinscriptions mentionnés sur les camets de chantier. Toute fausse déclaration sur un DF10 parrapport aux inscriptions de la lettre de voiture constitue une infraction et le bois doit être saisi.Diamètres minima d'exploitation: La vérification des DME se fait en mesurant le diamètred'une souche ou d'une section de pied laissée en forêt en autant que cette mesure se situe audessus des contreforts. Si le DME est respecté au dessus des contreforts, on assumera qu'ill'est aussi au DHP. Les arbres en sous diamètre brisés ou tombés lors de l'abattage d'un autrearbre ne seront pas comptabilisés en autant qu'ifs sont rapportés dans les camets de chantier.Le contrôleur doit donc avoir une attention-particulière pendant ses déplacements sur le parterre.. de coupe aux souches qui, à première vue, semblent être à la limite du DME.Procédures de contrôle des opérations forestières PaQe 39

Le contrôleur relève sur le rapport de contrôle, l'essence et le DHP (DHS) de toute tige coupéeen sous diamètre et mentionne s'il s'agit d'une essence aménagée (DMEIAMÉ) ou autre(DMElADM). Pour des fins statistiques, le contrôleur doit mentionner au rapport, la superficieapproximative en hectare qui a été couverte par la vérification. Cette superficie est cumulative etgénéralement la même que celle vérifiée au niveau des déclarations d'abattage, SOit l'équivalentd'au moins troiS (3) parcelles pour un échantillonnage de 3%.Normes d'intervention en milieu forestier: Les normes d'intervention comprennent une sériede dispositions permettant de limiter les impacts négatifs de l'exploitation sur l'environnement.Le contrôleur qui connaît ces normes peut référer à l'aide-mémoire situé au dos du formulaire derapport de contrôle en ce qui a trait aux articles du règlement les plus significatifs. Lors de sesdéplacements dans les sentiers de débardage, autour des parcs à grumes et partout sur lasurface de l'assiette, le contrôleur devra garder à l'esprit de vérifier l'application des normes. Àquelques reprises, par exemple à chaque parc à grumes visité, le contrôleur pourra fairementalement, un listing rapide des points à vérifier selon les 8 regroupements (sites à protéger,protection de l'eau, protection de la faune, routes forestières, ponts et ponceaux, campements,parcs à grumes, débardage) Si une infraction est relevée, l'article de la réglementation estimmédiatement inscrit au formulaire de rapport avec les mentions «SÉVERE» ou « NONSÉVERE ». La mention « non sévère» a pour but d'enregistrer au rapport de contrôle et donc àJ'historique de contrôle d'un exploitant une lacune qui mérite un avertissement ou une formationplutôt qu'un constat d'infraction.Mise à jour de la carte: Le contrôleur prend ensuite des informations verbales oucartographiques sur l'avancement des travaux pour couvrir la totalité de l'assiette (superficieréalisée, calendrier prévu, nouvelles routes ou sentiers de débardage, etc.). À partir de la cartedu chef de chantier, il transcrit sur sa propre carte, toute information nouvelle ou qui n'est pasdéjà sur sa carte.Si le temps le permet après l'inspection d'un ou de quelques parcs à grumes, la mission decontrôle essayera de couvrir d'autres portions de la surface de l'assiette avec ou sans laprésence d'un représentant de l'exploitant. De façon pratique, si le chef de chantier n'est pasdisponible, ce demier mettra à disposition du contrôleur un prospecteur ou un abatteur quipourra l'orienter sur le terrain. Cette dernière étape concerne le respect des limites de l'assiette,le respect des DME et des normes d'intervention.Procédures de contrôle des opérations forestières PaQe 40

LocafiSàtion et matérialisation de l'assiette: Le contrôle de la localisation et de lamatérialisation de l'assiette a déjà été réalisé avant la délivrance du permis annuel. Cependant,toute mission de contrôle doit vérifier que l'exploitation est bien circonscrite dans ces limites. Lavérification est effectuée à partir des routes et des sites d'exploitation (sentiers de débardage àpartir de parcs à grumes). Le contrôleur doit constamment avoir en tête une idée d'où il setrouve. Ainsi, s'il se croit loin des limites de l'assiette, la question de la localisation ne sera paspréoccupante. S'il se croit près d'une limite, ou lorsqu'il se déplace sur une route et qu'il devraitthéoriquement croiser une limite, il aura en tête de chercher la matérialisation (en se faisantaider par un représentant de l'exploitant) et de vérifier s'il y a des traces d'exploitation. S'il secroit en dehors de l'assiette et qu'il rencontre un parc à grumes ou des traces d'exploitation, ildoit vérifier sa position. " en est de même s'il croise une limite matérialisée. Tout cas dedébordement évident est constaté sur le champ en infraction et chaque souche est frappée dusceau «SAISIE» et relevée (DHS et essence si possible) en annexe au rapport de mission.Dans le cas où le contrôleur a un doute sur un empiétement ou une exploitation localisée endehors de l'assiette, mais qu'il n'a pas le temps ni les moyens techniques de vérifier la positionexacte, il peut recommander une mission d'enquête.P 3.3Rapport et suivi de la mission de contrôleToute infraction est inscrite sur le champ dans le rapport de contrôle en utilisant des feuillesannexées au besoin. Ce rapport fait office de main courante et de constat d'infraction lorsque lereprésentant de l'exploitant a paraphé le formulaire. C'est le Délégué provincial qui juge si le dossierde l'exploitant et les indications du rapport de contrôle méritent un avertissement, ou l'établissementd'un procès-verbal. Lorsque du bois a été saisi et marqué du sceau de l'agent contrôleur, le procèsverbalest de rigueur. Un PV est écrit selon la forme courante (lettre circonstanciée) avec la mentionPROCÈS VERBAL DE CONTRA VENT/ON A LA RÉGLEMENTA TlON FOREST ÈRE à laquelle estannexée une copie du rapport de mission (constat d'infraction). Dans tous les cas, une copie durapport de contrôle doit être envoyée à l'exploitant et une autre portée au répertoire de contrôle avecla carte actualisée. Si la carte appartient au contrôleur, les informations nouvelles doivent êtretranscrites sur la carte du répertoire de contrôle.Si le contrôleur l'a recommandé dans son rapport, ou si le Délégué provincial le juge pertinent,une mission d'ènquête est programmée et déclenchée à la demande du Délégué.P 3.4 FormulairesRapport de mission de contrôle : exploitation industrielleProcédures de contrôle des opérations forestières Page 41

MINISTÈRE DE l'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRAPPORT DE MISSION DE CONTRÔLEExploitation industrielleDÉLÉGA TION PROVINCIALE DUMISSION N°Exploitant.Licence/ConcessionNente de coupe W :LOCALISATION DE L'EXPLOITATION0 Localisation non conforme au permisEmpiétement constatéo Mission d'enquête recommandéeEXERCICE: -MOYEN DE VËRIFICATION0 Estimation visuelleo Points GPSo Chaîne et boussoleNOMBRE DE SOUCHES MARTELÉES (RELEVÉ ANNEXÉ AU PRÉSENT RAPPORT) : , ,VOLUMES ABATTUS NON DÉCLARÉS Pas de carnet de chantier sur place 0Superficie couverte: ha ou parcelles Absence de volumes non déclarés 0CQDE: ESSENCE 0G.B. 0P.B. LONGUEUR CODE(1) Arbre brisé / encroué en forêt(2) Section d'éboutage en forêt(3) Section d'éboutage au parc(4) Grume au parcFAUSSE DÉCLARATION AU CARNET DE CHANTIER Nombre de grumes mesurées: , ,N° DF10 Essence 0G.B. 0P.B. Longueur ERREURDÉCLARATION DF10 NON CONFORME A LA LETTRE DE VOITUREN° l. V. N° Grumier N° DF10 Ess. 0G.B. 0P.B. Long. ERREURDIAMÈTRES MINIMA D'EXPLOITATION ESSENCE DHP CODE(1) Coupe SOUS DMElAMÉ (essences aménagées) 1 1 1 1(2) Coupe SOUS DMEIADM (autres essences) 1 1 1 11 __ 11 __ 1, , , , 1-,Superficie couverte: ha ou parcelles, , ,1 1,- , , , , ,--,-

NORMES D'INTERVENTION EN MILIEU FORESTIERSITES À PROTÉGER• Abattage ou dommage 1 champ agricole, arbre fruitier,PONTS ET PONCEAUX• Nécessité d'un ponceau de 45 cm pour respecter learbre sacré, autre ressource pour population (art. 5) drainage naturel (art. 36)• Abattage ou dommage { site particulier d'Intérêt • Réduction de plus de 20% et érosion du au pont oubiophysique ou social Identifié et classé (art. 10) ponceau (art. 47)• Abattage {pente supérieure à 50% (art. 14) • Remblayage du ponceau (art. 49)PROTECTION DES RIVES ET COURS D'EAU • Dégagements pour navigatIOn (art. 51)• Obstruction au passage des pOissons (art. 52)• Abattage {liSière de 30 m (art. 16)• Ouvrage à l'intérieur de 60 m d'une frayère (art. 56)• Dommage dû au passage de machines { Ilslére de 30m (art. 18) grumlers (art. 58)• Dégagement excessif d'un camp forestier / Ilslére de30 m (art. 20) CAMPEMENTS• Pont ou ponceau endommagé par le passage des• Arbres tombés dans un plan d'eau (art. 21) • Localisation trop près d'une zone sensible (art. 59)• Ornières des pistes de débardage canalisant l'eau • Camp ou installation industrielle à mOinS de 60 m d'un(art. 23) plan d'eau (art. 60)• Nettoyage ou lavage d'une machine dans un plan • Réhabilitation d'un site de campement (art. 61)d'eau (art. 25)• Déversement de déchets ou d'eaux usées dans un• Manipulation de carburant ou lubrifiant à moins de 60 plan d'eau (art. 62)m d"un plan d'eau (art. 26)PARCS A GRUMESPROTECTION DE LA FAUNE• Implantation à moins 30 m d'unpfan d'eau (art. 63)• Transport d'animal ou partie d'animal à bord desvéhicules d'exploitation (art. 29)• Barrage des routes non permanentes à la fin d'uneROUTES FORESTIÈRES• Construction d'une route dans les 60 m d'un planexploitation (art. 32) d'eau (art. 38)DÉBARDAGE • Canalisation de l'eau de rUissellement (art. 40)• Réhabilitation d'un site de prélèvement de maténaux• Réseau de piste évitant les zones sensibles (art. 79) (art. 42)• Renversement de tl'ges de plus de 10 cm lors du • Site de prélèvement dans les 60 m d'un plan d'eau oudébardage (art. 81) 100 m d'une aire protégée (art. 43)• Grumes abandonnées le long d'un sentier de Largeur et dégagement des emprises (art. 45)débardage ou d'une route (art. 82) • Stabilisation des sols (art. 46)NORMES D'INTERVENTION EN MILIEU FORESTIERart. Code art. Code(1) SÉVÈRE 1 1 1 1_1 1 1 1 1_1(2) NON SÉVÈRE 1 1 1 1_1 1 1 1 1_11 1 1 1_1 1 1 1 1_1REMARQUES 1 OBSERVATIONSo Nombre de feuilles annexées: 1 1REPRÉSENTANT DE L'EXPLOITANTprésent sur les lieux: NONO OUIOIdentification :Signature:Date:RECOMMANDATION DE LA MISSIONOMISSION D'ENQUËTE :o CONSTAT D'INFRACTION:-Nom et signature de l'agent contrôleur:Signature du Délégué provincial:0 Violence ou refus d'obtempérer0 Aucune anomalie perçue-Date:Date:

PROTOCOLE N° 4 : ÉMISSION DES LETTRES DE VOITURELes lettres de voiture attestent qu'en principe, les produits transportés sont ISSUS d'uneexploitation en règle Elles aident donc à établir la conformité des produits lors d'un contrôle routier.L'émission des lettres de voiture doit donc se faire selon un protocole qui garantit autant que possible,la conformité de l'exploitation. À partir du moment où la lettre de voiture est une forme de certification,les agents qui émettent des lettres de voiture en sont responsables. Le protocole d'émission deslettres de voiture dOit donc protéger les agents dans leur jugement et les décharger de leurresponsabilité lorsque les vérifications nécessaires et raisonnables ont été réalisées dans l'exercice deleurs fonctions.P 4.1L'émission des lettres de voiture « exploitations industrielles»Pour les exploitations industrielles, les lettres de voiture sont émises par camets à souches de50 lettres numérotées et pré-parafées. Chaque lettre doit être pré-parafée lorsque sont indiqués lenom de l'exploitant et le numéro de permis. Comme ce camet peut permettre 50 chargements quireprésentent un volume considérable de bois, if est impératif que les numéros de ces lettres de voituresoient enregistrées au répertoire de contrôle d'une part, et d'autre part, que les contrôles en amontaient été suffisants. Avant d'émettre un camet de lettres de voiture, la Délégation départementale doits'assurer:que l'exploitant a foumi le RÉCÉPISSÉ DE DÉPÔT DE DF10 OUVRANT DROIT À LADÉLIVRANCE DES LETTRES DE VOITURE qui est émis par la Délégation provinciale;que le titre est en règle et n'est grevé d'aucun contentieux;que chaque lettre du camet mentionne le numéro du titre parafé par l'agent;qu'il ya eu au moins un contrôle d'exploitation depuis la demière émission d'un camet de 50lettres de voiture 1 ;qu'en absence du nombre suffisant de contrôles, que l'émission des lettres de voiture soitsuspendue tant qu'un contrôle d'urgence n'a pas eu lieu et ait été dûment enregistré aurépertoire de contrôle.Pour les petits exploitants qui ont une faible activité ou pour l'exploitation d'une assiette dont lerythme de progression est très lent, le Délégué départemental peut décider de délivrer un camet de 501 On devrait atteindre l'objectif d'un contr61e d'exploitation pour 500 th3, ce qui demande de 2 à 3 contr6/espar carnet de 50 lettres de voiture.Procédures de contrôle des opérations forestières Paae 44

lettres mais de n'en parafer qu'un certain nombre (10,25. ) à la fois. Cette option pennet de donner letemps d'effectuer des contrôles mieux coordonnés avec les pénodes réelles d'exploitation.Au moment de l'émiSSion d'un camet de lettres de vOiture, le fonnulaire « ÉMISSION DELETTRES DE VOITURE» dOit être rempli et acheminé au répertoire provinCial de contrôle dans les 2jours suivantsP 4.2L'émission des lettres de voiture « forêts communales, communautaires et desparticuliers »L'émission des lettres de voiture pour les forêts communales, communautaires et desparticuliers se fait pour une quantité ou un volume déjà exploité. Lors d'une exploitation commercialeimpliquant l'évacuation des bois, les grumes dOivent être marquées selon la numérotation et lesindications établies par l'administration forestière. 1/ revient à la commune, à la communauté ou auparticulier de demander ses numéros d'identification et marques distinctives et non à l'exploitant agrééqui réalise l'exploitation dans le cadre d'une convention établie avec une commune, une communautéou un particulier. Avant d'émettre une (des) lettre(s) de voiture, la Délégation départementale doits'assurer:sans restreindre le droit de l'administration forestière de procéder à des contrôles en vertu del'artide 32 de la Loi forestière , que l'exploitant a présenté une ATTESTATION DECONFORMITÉ D'EXPLOITATION délivrée par la commune, la communauté ou le particulier;que chaque lettre mentionne le numéro d'identification de la forêt communale, communautaireou de particuliers, les volumes ou quantités, et a été parafée;que pour toute situation de doute, l'émission de lettres de voiture soit suspendue tant qu'uncontrôle d'exploitation de la forêt communale, communautaire ou des particuliers n'a pas eulieu et ait été dûment enregistré au répertoire provincial de contrôle.Lors de l'émission de lettres de voiture pour les forêts communales, communautaires ou departiculiers, le fonnulaire « ÉMISSION DE LETTRES DE VOITURE» doit être rempli et acheminé aurépertoire provincial de contrôle dans les 2 jours suivants.P 4.3 L'émission des lettres de voiture « petits pennis »L'émission des lettres de voiture pour les petits permis conceme les autorisations personnelles(grumes ou bois débité), les permis de bois d'oeuvre (bois débité), les permis spéciaux (volumes ouquantités), et les droits d'usage (bois débitér La délivrance de (des) lettre(s) de voiture se fait pour uneProcédures de contrôle des opérations forestières PaQe 45

quantité ou un volume déjà exploité et conditionné. Avant d'émettre une (des) lettre(s)de voiture, laDélégation départementale doit s'assurer:que le titre est en régie et n'est grevé d'aucun contentieux,que chaque lettre mentionne le numéro du titre parafé par l'agent et que les volumes/quantitésy sont inscrits;que les volumes/quantités résiduels du permis (voir « registre des coupes / petits permis»)permettent les volumes/quantités sollicités pour la (les) lettre(s) de voiture,que pour toute situation de doute, l'émission de lettres de voiture soit suspendue tant qu'uncontrôle de petit permis n'a pas eu lieu et ait été dûment enregistré au répertoire de contrôle.Lors de l'émission de lettres de voiture pour les petits permis, la Délégation départementaledoit mettre à jour la fiche « REGISTRE DES COUPES» et en faire parvenir une copie au répertoireprovincial de contrôle dans les 2 jours suivants et en même temps que le formulaire rempli«ÉMISSION DE LETIRES DE VOITURE)}.P 4.4 Émission des lettres de voiture pour le bois sciéLe contrôle des lettres de voiture pour le bois scié n'a pas pour but de compliquer lesopérations des usines de transformation industrielle mais de démasquer le bois exploité, scié ettransporté dandestinement. L'émission des lettres de voiture pour le bois scié est faite à la demandedes industriels ou des scieurs indépendants. Pour les scieries industrielles, les lettres de voiture sontémises par carnet de 50 lettres pré-parafées où l'inscription de la société a été faite sur chaque lettre.Pour les unités de transformation artisanales, les lettres de voiture sont émises pour unequantité ou un volume déjà scié et conditionné. Les lettres de voiture pour les bois débités en forêtsont délivrées dans le cadre de l'émission des lettres de voiture pour les petits permis.Une scierie artisanale ou industrielle peut prouver l'origine conforme de sa matière première àpartir des lettres de voiture « entrée usine ». Le contrôle systématique des parcs à grumes des usinesne fait pas partie du système de contrôle. Des missions d'enquête sont toutefois dépêchées de façoninopinée en vue de l'émission des lettres de voiture lorsqu'il y a des doutes sur la conformité desactivités menées dans les parcs à grumes des unités de transformation artisanales ou industrielles.Avant d'émettre une (des) lettre(s) de voiture à une société de transformation industrielle ouartisanale, la Délégation départementale doit s'assurer:Procédures de contrôle des opérations forestières PaQe 46

que ~e bois provient d'une installation artisanale ou industnetle qui peut prouver l'ongine de samatière première;que pour toute situation de doute, l'émission de lettres de voiture est suspendue tant qu'unemission d'enquête n'a pas eu lieu et ait été dûment enregistrée au répertoire de contrôle.Lors de l'émission de lettres de voiture pour le bois scié, la Délégation départementale doitfaire parvenir au répertoire provincial de contrôle dans les 2 jours suivants le formulaire rempli« ÉMISSION DE LETIRES DE VOITURE».P 4.5Émission des lettres de voiture pour le déplacement et le négoce des grumesLes grumes qui sont transportées dans le cadre du négoce des grumes ou par une société quidéplace des grumes à partir de parcs à bois attenants à ses usines, doivent être munies de lettres devoiture. L'émission des lettres de voiture pour le transport de ces grumes est faite à la demande desindustriels, des acheteurs ou des négociants pour des grumes spécifiées.Avant d'émettre une (des) lettre(s) de voiture pour le déplacement ou le négoce de grumes, laDélégation départementale doit s'assurer:que le bois provient d'un parc à bois connu dont l'origine des grumes peut être contrôlé;que chaque lettre spécifie les caractéristiques des grumes à transporter dont le numéro deDF10 inscrit dans la colonne « N° et marques de la grume », ainsi que les numéros du titred'origine et de la lettre de voiture d'origine (celle par laquelle le bois est sorti de la forêt) dans lacolonne « observations» ;que chaque lettre mentionne le nom de la société ou du négociant et est parafée par laDélégation départementale ;que pour toute situation de doute, l'émission de lettres de voiture est suspendue tant qu'unemission d'enquête dans le parc à grumes en question n'a pas eu lieu et ait été dûmentenregistrée au répertoire de contrôle.Lors de l'émission de lettres de voiture pour le déplacement et le négoce des grumes, laDélégation départementale doit faire parvenir au répertoire provincial de contrôle dans les 2 jourssuivants le formulaire rempli « ÉMISSION DE LETIRES DE VOITURE».P 4.6FonnulairesFormulaire d'émission de lettres de voitureProcédures de contrôle des opérations forestières PaQe 47

MINiSTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsÉMISSION DES LETTRES DE VOITUREDÉLÉGATION PROVINCIALE DU EXERCICE: -Nom du bénéficiaire de la lettre de voiture:0 Exploitation industrielle .................................................. (W du pennis )0 Petit pennis: 0 Grumes - 0 Débités - 0 Spéciaux •..... (W du pennis )0 Forêt communale, communautaire, particulier •...•• (W d'identification )0 Bois scié0 Grumes déplacées ou négociéesJUSTIFICATIF (exploitation industrielle, petits pennis)0 Selon le répertoire de contrôle, le titre est en règle et n'est grevé d'aucun contentieux0 L'exploitation semble conforme sur la base des derniers contrôles effectuées sur ce titreDate Agent # Mission Constat d'infractionOOUIO NONOOUIO NONOOUIO NONo RÉCÉPICÉ DE DÉPOT DE DF10 OUVRANT DROIT A LA DÉLIVRANCE DES LETIRES DEVOITURE N°o Les volumes/quantités cumulés au « REGISTRE DES COUPES / PETITS PERMIS» permettentl'émission de (des) lettre(s) de voitureJUSTIFICATIF (forêt communale, communautaire, particuliers)o La commune, communauté, particulier a foumi une ATTESTATION D'EXPLOITATION CONFORMEJUSTIFICATIF (bois scié)o L'unité de transformation artisanale ou industrielle peut prouver l'origine conforme de ses boisJUSTIFICATIF (déplacement, négoce de grumes)o Le négociant ou la société peut prouver l'origine conforme de ses boisDÉCLARATION D'ÉMISSION0 L'émission de (des) lettre(s) de voiture ne nécessite pas de contrôle particulier0 La (les) lettre(s) de voiture a (ont) été émise(s) après la mission de contrôle ou d'enquête suivante:Date Agent # Mission Constat d'infractiono OUI 0 NON0 le numéro du permis ou d'identification est inscrit sur toutes les lettres du carnet0 Toutes les lettres émises ont été parafées en date du0 lettres de voiture détachées ou carnet de 50 lettres de voiture # numérotéesDEDEDEENREGISTREMENTÀÀÀSignature Délégué départemental Date: -o Enregistrement au répertoire de contrôle le :Délégué provincial (vu) :Date:

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRÉCÉPISSÉ DE DÉPÔT DE DF10 OUVRANT DROIT ÀLA DÉLIVRANCE DES LETTRES DE VOITUREDÉLÉGA TION PROVINCIALE DUExploitant:Licence/ConcessionNente de coupe W : EXERCICE: -lot N° : lot N° : lot N° : lot N°:Mois d'abattage Mois d'abattage Mois d'abattage Mois d'abattageN° DF10 Volume total W DF10 Volume total W DF10 Volume total W DF10 Volume totalVolume déclaré ouvrant droit aux lettres de voitureDate du précédent récépissé de dépôt de DF10 :Volume Total des nouvelles fiches DF10 déposéesNombre maximal de lettres de voiture:ENREGISTREMENTSignature- de l'agent responsableDélégué provincial (vu):-Date:Date:

PROTOCOLE N° 5: RÉCOLEMENT ANNUEL D'UNE EXPLOITATION INDUSTRIELLELe récolement annuel d'un permis a pour but de valider un rapport annuel d'intervention(RAlF). On doit évaluer si une assiette de coupe a encore un potentiel suffisant pour autonser unrenouvellement de permis eVou confirmer que cette assiette doit être fermée à l'exploitation et lesparamètres de l'Intervention saisis définitivement dans le système de comptabilité forestière.P 5.1Estimation du volume résiduelL'estimation du volume résiduel se fait à partir des données de l'inventaire d'exploitation·auxqueUes on soustrait les volumes exploités déclarés aux DF10. Pour chaque assiette, ce calcul sefait en volume par essence, paramètre que l'on peut trouver sur le rapport de prospection (table destock) d'une part et dans le module statistique du SIGIF d'autre part. On peut avoir une idée dunombre de pied en divisant par le volume moyen par essence d'un pied (table de stock divisé par tablede peuplement) déduit de l'inventaire d'exploitation d'origine. Ce travail peut être fait facilement à laDélégation provinciale qui dispose d'une copie du dossier de demande annuelle de permis et d'unposte du SIGIF où les déclarations (DF10) ont été saisies. Un volume résiduel total (toutes essences)supérieur à 25% du volume initial milite en faveur d'un renouvellement de permis s'il en est demandéainsi par l'exploitant. Un volume résiduel inférieur à 10% milite en faveur de la fermeture de l'assiette.Entre ces bornes, c'est une question de jugement en fonction des essences présentes, et de lasituation de l'exploitant. RECOMMANDER LE RENOUVELLEMENT D'UN PERMIS POUR UNEASSIETTE SANS FAIRE CE CALCUL SIMPLE, ÉQUIVAUT À PERMETTRE L'EXPLOITATIONFRAUDULEUSE D'UNE AUTRE FORÊT EN CONTINUANT D'UTIUSER CE NUMÉRO DE PERMIS.P 5.2Localisation des interventionsLe rapport annuel (RAlF) contient une carte au 1 : 5000 où sont positionnées les interventionsde l'année. Leur parfaite localisation est nécessaire au système de comptabilité forestière et partant,au suivi des plans d'aménagement ou à la planification des ventes de coupe dans le Domainenational. Si une assiette a été contrôlée une ou plusieurs fois durant l'exercice, que le dernier contrôledate de moins de 6 mois et qu'il y a des indications que l'exploitant localise généralement bien sesinterventions (matérialisation de blocs, d'assiettes, de zones de protection, carte bien tenue sur le• On assume que les données de l'inventaire d'exploitation proviennent d'une prospection qui est fiable étant .don"né son utilité pour l'exploitant. On assume du coup, que la prospection correspond à la meilleure évaluation dupotentiel commercial du moment et que cette évaluation est valable pour quelques années.Procédures de contrôle des opérations forestières Paqe 50

chantier, etc.), le contrôle de telTélin n'est pas nécessaire. Dans le cas contraire, une mission decontrôle de récolement doit être faite.P 5.3Mission de contrôle de récolementLors d'une mission de contrôle de récolement, il n'est pas possible d'évaluer les volumesabattus ou résiduels à partir des souches ou autrement. La mission de contrôle de récolement seconcentre donc sur la localisation des interventions et la réalisation des autres travaux mentIonnés auRAlF.Une copie de la carte des interventions du RAlF doit être apportée sur le terrain. Le contrôleurjugera si les limites des interventions sont généralement bien positionnées sur la carte ou s'il y a de,graves erreurs qui justifient de ne pas émettre le certificat de récolement. Pour les erreurs mineures, lecontrôleur peut corriger au pointillé les limites sur la carte.Le rapport de mission de contrôle de récolement se fait en complétant le formulaire decertificat de récolement. Une copie est portée au répertoire provincial de contrôle.P 5.4 Le certificat de récolementLe certificat de récolement est valide à partir du moment où le Délégué provincial /'a signé. "doit être joint au rapport annuel d'intervention forestière (RAlF) lors de sa transmission à la Directiondes forêts.P 5.5Fonnulaires• Certificat de récolement: exploitation industrielleProcédures de contrôle des opérations forestières PaQe 51

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsCERTIFICA T DE RÉCOLEMENTExploitation industrielleDÉLÉGATION PROVINCIALE DUExploitant·Licence/ConcessionNente de coupe W :EXERCICE: -ESTIMATION DU VOLUME RÉSIDUEL DE L'ASSIETTEPROSPECTION INITIALE COMPILATION DF10 VOLUME RÉSIDUELESS. PIEDS VOL. (vol.lpied) VOL. VOL. PiedsTotal0 Le volume résiduel justifie un renouvellement de permis sur cette assiette0 Le volume résiduel ne justifie pas un renouvellement de permis sur cette assiette0 Fermeture de cette assietteLOCALISATION DES INTERVENTIONS: Localisation adéquate: OUI 0 NON 0Matérialisation adéquate: OUI 0 NON 0RÉFÉRENCE Cartographie corrigée: OUI 0 NON 0o Historique de contrôleo Contrôle de récolement ............................................................. Mission N°AUTRES TRAVAUX ACCEPTATION RÉFÉRENCEOUID NON 0 o Historique 0 MissionOUI 0 NON 0 o Historique 0 MissionOUI 0 NON 0 o Historique 0 MissionREMARQUESNom et signature de l'agent contrÔleur-RAlF annexé: OUI 0 NON 0Signature du Délégué provincialDate:Date:

PROTOCOLE N° 6 : MARQUAGE DES TIGES 1 PETITS PERMISLe marquage des tiges n'est pas une opération de contrôle proprement dite. Cependant, dansle cadre d'un système de contrôle, cette opération fait en sorte que l'exploitation est connue, baliséeet en quelque sorte, contrôlée à pnori par l'administration des forêts La localisation de l'exploitation estcontrôlée de façon proactlve et les quantités sont établies sur le terrain avant rémission du peffilis.La Délégation provinciale peut offrir des superficies ou des zones de prélèvement pour lespetits peffilis dans le cadre d'une planification quinquennale de l'attribution dans le Domaine forestier1non permanent. La Délégation provinciale peut aussi répondre à des demandes concernant dessuperficies ou des zones identifiées par le bénéficiaire.P 6.1Préparation de la mission de marquage des tigesUne mission de marquage est programmée par le Délégué provincial ou le Déléguédépartemental lorsqu'une demande d'autorisation personnelle de coupe ou de peffilis de boisd'oeuvre est Introduite. Un rendez-vous est convenu avec l'individu concerné ou le représentantdu bénéficiaire puisque la localisation de l'exploitation et le marquage des tiges doivent êtreétablis au su et à la convenance des deux parties.Outre l'équipement de base (boussole, chaîne, GPS, règle, marteau, etc.), le contrôleur doitavoir un formulaire de rapport de mission de « marquage des tiges », la carte au 1 : 200 000 de lazone concernée (au 1 : 50 000 si disponible) et son ordre de mission.P 6.2 La mission de marquage des tigesDans le cas d'un permis de bois d'oeuvre, le contour de la zone de prélèvement estparcouru et des marques temporaires sont laissèes à la machette, à la peinture ou avec duruban. Le bénéficiaire du petit permis doit fournir le personnel qui matérialise le contour au fur età mesure de la progression du contrôleur. En marchant sur le contour, le contrôleur doit quant àlui relever le chaînage, les azimuts et tout autre repère de positionnement de façon à en tracerles limites sur la carte. Toute superficie faisant plus de 100 ha doit être positionnée sur la carte. 1/en est de même pour toute zone de plus de 100 ha où des bouquets font l'objet d'un ou deplusieurs permis de bois d'oeuvre. -Cette opération n'est pas nécessaire dans le cas -d'uneautorisation personnelle de coupe.Procédures de contrôle des opérations forestières PaQe 53

Une ligne de base Est-Ouest est identifiée sur la carte et maténalisée sur le terrain Lazone est ensuite divisée en couloirs de 25 métres en plaçant du ruban rouge sur des lignes Nord­Sud. Chaque couloir est ensuite parcouru pour identifier les tiges à exploiter. Dans un casd'autorisation personnelle, les tiges sont directement recherchées sur le terrain dans une zonesommairement Identifiée par les deux partiesLes tiges à exploiter sont marquées d'une croix à la machette ou à la peinture sur aumoins deux faces. Une empreinte du marteau forestier de l'agent dOit être apposée sur uneracine visible et équarrie à la machette Les mesures (essence, DHP, hauteur utile) de chaquetige sont relevées au verso du formulaire de rapport de marquage.P 6.3 Le suivi d'une mission de marquage des tigesLes données provenant du comptage des tiges sont compilées au bureau pour endéterminer par essence, le nombre de tiges et le volume. Le permis est ensuite émis par le SIGIFsur la base des données du marquage. Dans le cas d'une autorisation personnelle ou d'unpermis de bois d'oeuvre, les droits de coupe (prix de vente des produits forestiers) sont facturéset doivent être payés avant l'émission du permis.Les lettres de voiture sont émises par la Délégation départementale selon le protocole # 4et concernent du bois préalablement débité en forêt sauf de rares exceptions pour lesautorisations personnelles où le bénéficiaire veut faire transformer son bois dans une usine desciage. C'est le bénéficiaire qui apporte la liste des volumes débités pour lesquelles il requiertune lettre de voiture. Les lettres de voiture sont émises en s'assurant que le volume cumulatif nedépasse pas le volume autorisé au permis, en tenant à la Délégation départementale, un registredes coupes par petit permis. Un coefficient de transformation est appliqué pour le suivi desvolumes exploités par rapport au permis. " est fixé empiriquement à 40%. Cette mesure fait ensorte que toute exploitation de plus de 200 m 3 débités par rapport aux 500 m 3 du permis apparaîtsuspecte et mérite un contrôle sur le terrain avant l'émission de lettres de voiture. Cela ne signifiepas qu'un meilleur taux de transformation n'est pas encouragé ni que l'administration estinsensible au gaspillage pour des taux inférieurs à 40%.Suite à une mission de marquage des tiges, une copie du rapport qui a été visé par leDélégué provincial est portée au répertoire de contrôle. Lors de l'établissement d'un permis debois d'oeuvre ou d'une autorisation personnelle de coupe, un REGISTRE DES COUPES -PETITS PERMIS est créé et porté aussi au répertoire provincial de- contrôle et une copie estacheminée à la Délégation départementale concernée.Procédures de contrôle des opérations forestières Paqe 54

Lorsque la Délégation départementale a émis la dernière lettre de voiture pour un petitpermis, elle complète la section « RAPPORT D'INTERVENTION» du registre des coupes et letransmet à la Délégation provinciale. Si la superficie de l'intervention est supérieure à 100 ha, leregistre et la carte seront utilisés pour la mise à jour de la comptabilité forestière.P 6.4 FormulairesRapport de mission de marquage des tiges / petits permisRegistre des coupes - petits permisProcédures de contrOle des opérations forestières PaÇje 55

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRAPPORT DE MISSION DE MARQUAGEPetits permisDÉLÉGATION PROVINCIALE DUExploitant:LOCALISATION D'INTERVENTION0 Carte au 1 : 200 000 annexéeo Carte au 1 : 50 000 annexéeo Matérialisation effectuée par le demandeurINTERVENTION ~ 100 ha OUI 0 NON 0MISSION N°EXERCICE: -MOYEN DE VÉRIFICATION0 Estimation visuelle0 Points GPS10 Chaîne et boussoleESTIMATION DU VOLUME DU PERMISPROSPECTION INITIALEESSENCE. # PIEDS VOl. TOTAL (vol moy./ pied)TotalOBSERVATIONS:Représentant du bénéficiaire présent sur les lieux: NONO OUI 0 Paraphe:Identification :Nom et signature de l'agent contrôleur:Délégué provincial (vu) :Date:Date:

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsREGISTRE DES COUPESPetits perrni$DÉLÉGATION PROVINCIALE:Bénéficiaire:TYQe de permis: o Bois d'oeuvreVOLUME ou gUANTITÉ DU PERMIS0 Autorisation personnelleDÉLÉGATION DÉPARTEMENTALE:EXPLOITATION CUMULÉE -+# Lettre de voiture # Lettre de voitureo Produits spéciauxEXERCICE: -# Permis:( plan d'opération annexé 0 )-+ -+ -+ -+# Lettre de voiture # Lettre de voitureESSENCE. QUANTITÉ VOLUMEQuantité / volumecumuléQuantité / volumecumuléQuantité / volumecumuléQuantité / volumecumulé1TotalRAPPORT D'INTERVENTIONPermis fermé le :OBSERVATIONSCarte annexée 0Délégué départemental:Date:Délégué provincial (vu) :Date:

PROTOCOLE N° 7 : CONTRÔLE DES PETITS PERMISLe contrôle des petits pennls conceme des exploitations connues et faisant l'objet de pennlsLa première mesure de contrôle des petits pennis consiste à faire des visites inopinèes sur les sites deces pennis lors des missions de surveillance du territoire. Lors de ces visites, le contrôleur n'agénéralement pas le temps de procéder à .un contrôle en profondeur et se contente d'effectuerquelques observations ou de glaner des renseignements. Le but visé est de faire sentir la présencedes agents de l'administration. Les postes forestiers doivent être autant que possible, mis àcontribution pour suivre et recueillir des infonnations relatives à ces pennis, notamment pourl'exploitation de bois de chauffage et les pennis spéciaux. Une mission de contrôle spécifique pour unpetit pennis est réalisée en profondeur dans les cas suivants·autorisations personnelles suspectes quant à sa confonnité ,pennis de bois d'oeuvre suspects en fonction des lettres de voitures demandées, de contrôlesaux check points, d'indications ou de dénonciations;pennis spéciaux suspects en fonction des lettres de voitures demandées, de contrôles auxcheck points, d'indications ou de dénonciations.P 7.1Préparation de la mission de contrOle de petits pennisLe contrôleur doit se procurer une copie du pennis. " consulte les infonnations pertinentesconcemant le pennis, par exemple le cumulatif des volumes exploités et le plan d'opération dans lecas des permis spédaux. Dans le cas des permis de bois d'oeuvre de plus de 100 ha, il se procureune copie de la carte de la zone qui a été établie lors de la mission de marquage. Outre l'équipementde base (marteau, boussole, chaîne, GPS, règle, etc.), le contrôleur doit avoir un formulaire de rapportde mission de contrôle « petits pennis» et son ordre de mission.P 7.2 La mission de contrôleLe contrôle est réalisé par échantillonnage ou sur la totalité de la zone d'exploitation.Respect du marquage (autorisation personnelle, permis de bois d'oeuvre): Lecontrôle du respect du marquage se fait en vérifiant le martelage des souches. Lors deses déplacements sur le parterre de-coupe, le contrôleur doit donc rechercher sur toutesouche, l'empreinte du marteau de l'agent qui avait procédé au marquage des tiges àabattre. Lorsque le sceau n'est pas trouvé, aucune infraction n'est constatée si (1) le DMEProcédures de contrôle des opérations forestières PaÇ.je 58

est respecté et si (2) laèornpilation des volumes exploités lors de l'émission des lettres devoiture ne conclut pas que le volume total du permis a été dépassé. Dans tous les cas, leDHS et l'essence (si possible) sont relevés au formulaire de rapport en vue d'estimer unefois rendu au bureau, le volume reconstitué 1 de la tige.Localisation de l'exploitation (permis de bols d'oeuvre, permis spéciaux): Toutemission de contrôle doit vérifier que l'exploitation est bien circonscrite dans les limitesétablies lors du marquage ou dans le plan d'opération. Le contrôleur doit constammentavoir en tête une idée d'où il se trouve. " aura donc en tête de chercher les limitesmatérialisées ou non de la zone (en se faisant aider par un représentant de l'exploitant) etde vérifier s'il y a des traces d'exploitation. S'il rencontre un parc à grumes ou dessouches, il doit vérifier sa position par rapport à la zone d'exploitation localisée sur la carte.Tout cas de débordement évident est constaté sur le champ en infraction. Lorsque lecontrôleur suspecte un débordement de la zone, mais qu'il n'a pas le temps ni les moyenstechniques de vérifier sa position exacte, il peut recommander une mission d'enquête.P 7.3Rapport et suivi de la mission de contrôleToute infraction est inscrite sur le champ dans le rapport de contrôle en utilisant des feuillesannexées au besoin. Ce rapport fait office de main courante et de constat d'infraction lorsqu'unreprésentant de l'exploitant a paraphé le formulaire. C'est le Délégué provincial qui juge si le dossierde l'exploitant et les indications du rapport de contrôle méritent un avertissement, une missiond'enquête ou l'établissement d'un procès-verbal. Lorsque du bois a été saisi et marqué du sceau del'agent contrôleur, le procès-verbal est de rigueur. Dans tous les cas, une copie du rapport de contrôledoit être envoyée à l'exploitant et une autre portée au répertoire de contrôle avec le cas échéant, lacarte actualisée.Dans le cas où la mission de contrôle a jugé que l'exploitation a été complétée ou est nonconforme, le contrôleur recommande l'arrêt de chantier. C'est le Délégué provincial qui notifie lebénéficiaire de l'arrêt de son chantier et la Délégation départementale ainsi que les postes forestiersconcemés reçoivent une copie de la lettre. L'émission de lettres de voiture doit être immédiatementarrêtée pour ce permis.P 7.4 FonnulairesRapport de mission de contrôle : petits permis1 On utilisera les tarifs de cubage d'aménagement où DHS = DHPProcédures de contrôle des opérations forestières

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRAPPORT DE MISSION DE CONTRÔLEPetits pennisDÉLÉGATION PROVINCIALE DUType de permisExploitant:LOCALISATION DE L'EXPLOITATION0 Localisation non conforme au permis0 Empiétement constaté0 Mission d'enquête recommandéeMISSION N°N° du permisEXERCICE: -MOYEN DE VËRIFICATION0 Estimation visuelle0 Points GPS0 Chaîne et boussoleNON RESPECT DU MARQUAGEESSENCEDHS ESSENCE DHS1 11 11 11 11 11 11 1Superficie couverte: ha 1 11 1 1 1 1 11 1 1 1 1 11 1 1 1 1 11 1 1 1 1 11 1 1 1 1 11 1 1 1 1 11 1 1 1 1 11 1 1 1 1 1REMARQUES:RECOMMANDATION DE LA MISSIONo Aucune anomalie perçueOMISSION D'ENQUËTE :o CONSTAT D'INFRACTION:o MODIFICATION DE LA CARTE DE L'INTERVENTIONo ARRËT DE CHANTIER(motif)(motif)(motif)Nom et signature de l'agent contrôleur:Date:Représentant de l'exploitant présent sur les lieux: NONO OUIO Paraphe:Identification :-Délégué provi~cial (vu) :Date:

PROTOCOLE N° 8 : MISSIONS D'ENQUÊTE ET DE SURVEILLANCE DU TERRITOIRELa surveillance du tenitoire est une opération de contrôle qui se fait de manière permanente etlors de missions spécifiques de surveillance. Elle a pour but de recueillir des informations généralessur les activités d'une zone, et de verbaliser les infractions le cas échéant. La mission d'enquête portesur une situation relevée lors d'un controle précédent ou sur une situation potentiellement frauduleuserévélée par une indication ou une dénonciation. Dans tous les cas, le contrôleur doit être préparé àintervenir au niveau de la répression.P 8.1La surveillance permanenteLa surveiffance permanente est une prérogative prioritaire des Postes forestiers. Lasurveillance permanente vise particulièrement le contrôle des activités reliées aux petits permis et auxpermis spéciaux dont les paramètres sont plus difficilement maîtrisés par l'administration. Cela n'exclutpas la surveillance générale (recherche d'information) sur toute autre activité relièe à l'exploitationindustrielle ou aux activités reliées aux forêts communales et communautaires. Tout agent desservices forestiers est tenu dans le cadre de ses fonctions et particulièrement lorsqu'II est en missiontechnique ou de contrôle sur le terrain, de porter attention ou de demander des informations sur lesactivités forestières qui se déroulent dans un territoire donné. Il n'y a pas de protocole spécifique, ni deformulaire détaillé pour la surveillance permanente du territoire du fait qu'on cherche uniquement àglaner des informations pour communiquer aux responsables du contrôle, des situationspotentiellement frauduleuses.Toute information qui permet de suspecter une activité frauduleuse ou non conforme à la'"1111réglementation doit être relevée et communiquée. À cette fin, l'agent des services forestiers qui auraitconnaissance d'une situation potentiellement frauduleuse doit prendre le maximum d'information sansnécessairement faire enquête et transmettre dès que possible un rapport de surveillance (ou une lettrecirconstanciée) aux Délégations provinciale ou départementale. Une situation d'urgence méritenaturellement de communiquer l'information par tout moyen (verbalement) qui permet aux instancesconcernées d'intervenir pour une répression immédiate.P 8.2La mission de surveillance (ou patrouille)-La mission de surveillance n'a pas pour but de chercher des informations sur un cas précis quifera plutôt l'objet d'une mission d'enquête. À la différence de la surveillance permanente, la mission desurveillance est commandée par un besoin de surveillance à un endroit et à un moment donné. LesProcédures de contrôle des opérations forestières Paae 61

Délégations provinciale et départementale peuvent juger qu'une partie de leur territOire n'a pas faitl'objet de passages assez réguliers d'agents forestiers étant donné l'absence d'activités légales ouque cette partie de territoire n'a pas été visitée depuis trop longtemps.La mission de surveillance sera donc effectuée en parcourant un territoire défini par le mandatde la mission. Pour le reste, le travail est le même que la surveillance générale du territOire, c'est à direde porter attention et de prendre ça et là des informations et des renseignements.P 8.3 La mission d'enquêteLa mission d'enquête est préparée en réunissant tous les éléments du dossier notamment lerapport de surveillance, les notes personnelles ou le dossier d'un contrôle précédent. Toutes lesinformations connexes comme les cartes ou la situation des titres dans la région visée, doivent êtreréunies. La mission doit être préparée à faire toutes les mesures pertinentes, à constater uneinfraction, ou à procéder à une saisie. Infraction ou pas, la mission devra tirer la situation au clair. Unformulaire de rapport de mission d'enquête ainsi qu'un formulaire de rapport de mission de contrôled'exploitation (industrielle ou petit permis) seront apportés pour faire rapport selon le cas, desvérifications effectuées.La mission d'enquête constitue une mission de contrôle en elle-même. La mission d'enquêten'a toutefois pas le privilège d'annuler une mesure ou un constat d'infraction relevé par un contrôleantérieur, sauf si, et seulement si, cette mesure ou constat fait l'objet de son mandat tel que précisépar le Délégué provincial. Cependant, toute donnée peut être remesurée et portée sur le formulaire derapport de mission d'enquête. Par exemple, une mission d'enquête ne peut pas annuler la saisie (avecmartelage) d'une grume abandonnée en forêt et ayant été constatée en infraction par la premièremission. Par contre la mission d'enquête peut déclarer, contrairement à la mission antérieure, qu'il n'ya pas eu de débordement d'assiette et que les volumes (souches) en infraction sont annulés, si lamission d'enquête avait effectivement pour but de vérifier le respect des limites de l'assiette.La mission d'enquête qui est dédenchée suite à un contrôle précédent, est normalementcomposée d'un membre de la Brigade provinciale de contrôle, du chef de la mission antérieure decontrôle ainsi que de tout agent utile par ses connaissance ou son expertise. La mission d'enquête quiest dédenchée suite à un rapport de surveillance, une indication ou une dénonciation permettant desuspecter une activité frauduleuse, est composée d'au moins deux (2) agents dont au moins unassermenté et habilité à dresser un procès verbal.Dans certains cas, la mission condura à l'absence d'anomalie. Dans d'autres cas, un constatd'infraction ou une saisie seront effectués. Dans le cas d'une exploitation connue, les observationsProcédures de contrOle des opérations forestières PaQe 62

pourront être de même nature qu'un contrôle d'exploitation industrielle ou de petit permis. Dans lesautres cas, les agents doivent être préparés à régler un problème qui sera parfois de nature sociale etoù la solution appropriée ne sera pas nécessairement répressive ou administrative; un arbitrage ouune autre forme de conciliation pouvant être envisagés.Une mission d'enquête se conclut par un rapport sur le formulaire prévu. Pour les missionsd'enquête visant à éclaircir les paramètres d'un contrôle précédent, on devra agrafer un formulaire derapport de mission de contrôle si des éléments ont été remesurés (facultatif) et une copie du rapportde la mission de contrôle d'origine (obligatoire).P 8.4 FonnulairesFormulaire de rapport de surveillanceFormulaire de rapport de mission d'enquêteProcédures de contrôle des opérations forestières Paqe 63

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRAPPORT DE SURVEILLANCEDÉLÉGA TION PROVINCIALE DU MISSION N°EXERCICE: -0 SURVEILLANCE GÉNÉRALE DU TERRITOIRE0 MISSION DE SURVEILLANCE (préciser mandat: territoire, période et durée)Mandat:Résultat: 0 Aucune observation significative0 Observations telles que décrites ci-bas0 Constat d'infractionOBSERVATIONSRÉFÉRENCESRECOMMANDATIONS DE LA MISSION0 AUCUNE ANOMALIE0 CONSTAT D'INFRACTION CI-ANNEXÉContrevenant présent sur les lieux: NONO OUI 0 Paraphe:Identification :Nom et signature de l'agent contrôleur:Délégué provincial (vu):Date:Date:

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRAPPORT DE MISSION D'ENQUÊTEDÉLÉGATION PROVINCIALE DU MISSION N°MANDAT DE LA MISSION D'ENqUÊTEEXERCICE: -0 Rapport de surveillance d'origine annexé0 Rapport de mission de contrÔle d'origine annexéRENSEIGNEMENTS DIVERSW titre:Exploitant:Représentant de l'exploitant présent sur les lieux: NONO OUI 0 Paraphe'Identification:DIAGNOSTICo Fonnulaire de rapport de mission de contrÔle (exploitation industrielle ou petit pennis) annexéRECOMMANDATIONS DE LA MISSION AUCUNE ANOMALIE 00 Travaux conformes aux TOR CONSTAT D'INFRACTION 00 Avis de reprise des travaux SAISIE 00 Solution non répressive du problème proposée (préciser au verso)Contrevenant présent sur les lieux: NONO OUIOIdentification :Paraphe:- Nom et signature de l'agent contrôleur: Date:Délégué provincial (vu) :Date:

PROTOCOLE N° 9 : CONTRÔLE AUX CHECK POINTSLe contrôle dans un check point doit être rapide et sans conséquence pour le transporteurdont le chargement et les documents sont en règle. Le contrôle aux check points n'est toutefoisvalable que dans la mesure où les données sont recoupées avec celles des contrôles en amont.P 9.1l'inspectionTout chargement qui ne possède pas une lettre de voiture en règle doit être saisi et bloqué àl'aide des forces de l'ordre. Les documents de transport de produits forestiers délivrés par les pays del'UDEAC sont considérés comme des documents de transit et acceptées comme lettre de voiture enautant qu'ils aient été visés par les Douanes camerounaises dans un poste frontalier.Pour les grumes, un contrôle dans un check. point se limite à vérifier sommairement si lechargement correspond aux inscriptions de la lettre de voiture et à transcrire les infonnations de lalettre de voiture sur un fonnulaire destiné au répertoire de contrôle. Comme un chargement estconstitué de quelques grumes, la transcription ne devrait pas prendre plus de quelques minutes. Ence qui concerne les lettres de voiture délivrées pour le déplacement ou le négoce des grumes, lavérification du chargement doit être faite minutieusement pour chaque grume en ce qui concernel'essence, les mesures approximatives, les marques et numéros de DF10.Pour le bois scié, il est facile de distinguer le bois d'origine industrielle et les débités artisanauxqui sont plus susceptibles de provenir de coupes clandestines. Le contenu est donc sommairementvérifié et comparé aux inscriptions de la lettre de voiture. Seules les identifications générales de lalettre de voiture sont transcrites sur le fonnulaire. Pour les produits spéciaux, on se limite aussi àtranscrire sur le fonnulaire, l'identification de la lettre de voiture après l'inspection du chargement.Lors d'un contrôle dans un check point, le cachet du check. point est apposé sur la lettre devoiture avec la parafe du contrôleur. La transmission des rapports de contrôle doit se faire à chaquejour ou au plus tard 48 heures après.P 9.2 Fonnulaire-Fonnulaire de rapport quotidien de check. pointProcédures de contrôle des opérations forestières PaQe 66

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsCONTRÔLE DE CHECK POINTRapport quotidienDÉLÉGATION PROVINCIALE DUNom du check point:EXERCICE: -Date:VÉHICULE # 1 1RECOUPEMENTRÉAUSÉLEPARN° Lettre de voiture:N° du grumier :N° du titre de provenance:Exploitant:Destination :No DF10EssenceDébitéso Industrielo Artisannalo Petit permisGrumeso Exploitation industrielleo Petit permiso Communal/communautaireo DéplacemenUnégoceVolume No DF10 Essence VolumeVÉHICULE # 1 1RECOUPEMENT RÉAUSÉ LEPARN° Lettre de voiture:N° du grumier :N° du titre de provenance:Exploitant:Destination :No DF10EssenceDébitéso Industrielo Artisannalo Petit permisGrumeso Exploitation industrielleo Petit permiso Communal/communautaireo DéplacemenUnégoceVolume No DF10 Essence VolumeVÉHICULE # 1 1RECOUPEMENT RÉALISÉ LEPARN° Lettre de voiture:N° du grumier :N° du titre de provenance:Exploitant:Destination:No DF10EssenceDébitéso Industrielo Artisannalo Petit permisGrumeso Exploitation industrielleo Petit permiso Communal/communautaireo DéplacemenUnégoceVolume No DF10 Essence VolumeREPERTOIRE DE CONTRÔLEReçu leNOMBRE QE PAGES 1 1Délégué provincial (vu)ET DE VÉHICULES CONTR6LÉS- 11 DE CE LOTDate

VÉHICULE # 1 1 RECOUPEMENT RÉALISÉ LE PARN° Lettre de voiture: Débités GrumesN° du grumier : o Industriel o ExploItation industrielleN° du titre de provenance : o Artisannal o Petit pennisExploitant: o Petit permis o Communal/communautaireDestination :o DéplacemenUnégoceNo DF10 Essence Volume No DF10 Essence Volume-VÉHICULE # 1 1 RECOUPEMENT RÉALISÉ LE PARN° Lettre de voiture : Débités GrumesN° du grumier : o Industriel o Exploitation industrielleN° du titre de provenance: o Artisannal o Petit permisExploitant : o Petit pennis o Communal/communautaireDestination :o DéplacemenUnégoceNo DF10 Essence Volume No DF10 Essence VolumeVÉHICULE # 1 1 RECOUPEMENT RÉALISÉ LE PARN° Lettre de voiture: Débités GrumesN° du grumier : o Industriel o Exploitation industrielleN° du titre de provenance : o Artisannal o Petit permisExploitant : o Petit permis o Communal/communautaireDestination :o DéplacemenUnégoceNo DF10 Essence Volume No DF10 Essence VolumeVÉHICULE # 1 1 RECOUPEMENT RÉALISÉ LE PARN° Lettre de voiture : Débités Grumes~ du grumier : o Industriel o Exploitation industrielleN° du titre de provenance: o Artisannal o Petit permisExploitant : o Petit permis o Communal/communautaireDestination :o Déplacement/négoceNo DF10 Essence Volume No DF10 Essence VolumePagedeSignature de l'agent contrôleur:

PROTOCOLE N° 10: RÉSEAU DE CHECK POINTSL'établissement d'un réseau de check pOints se fait aux niveaux provlnaal et national Lescheck points peuvent être permanents ou ponctuelsP 10.1 Réseau provincialAutant que faire se peut, la Délégation provinciale tentera de maintenir des check points pourchaque UFA ou concession en activité de façon à vérifier le bois directement à la sortie de la forêt.Dépendant du réseau routier, un check point pourra servir à une ou plusieurs concessions. Des checkpoints devraient aussi être placés aux entrées des usines et parcs de négoce du bOIS. Encore là,dépendant du réseau routier, un check point peut servir à une ou plusieurs usinesLa Délégation provinciale est responsable d'installer un nombre suffisant de check pointspermanents pour verrouiller autant que possible son territoire. En fonction des vOies de transit, 3 ou 4check points peuvent être suffisants. La localisation des check points permanents est établie enconcertation avec les forces de l'ordre et l'administration territoriale. Les check points ne doivent pasobstruer ou ralentir la circulation des véhicules non forestiers.Sur les grandes routes, les check points sont localisés de préférence aux endroits où il existedéjà des contrôles de gendarmerie de façon à bénéficier de l'appui des forces de l'ordre et depermettre une meilleure couverture tout au long de la journée. Sur les routes rurales ou forestières, lescheck points peuvent être localisés aux mêmes endroits que les barrages de saison des pluies. Lepersonnel affecté aux check points permanents provient généralement des Postes forestiersenvironnants. Des compléments d'effectifs doivent être affectés afin d'établir une meilleure couverture24 heures par jour et 7 jours par semaine. La Brigade provinciale de contrôle est responsable d'établirune cédule mensuelle des affectations aux check points.Comme les check points permanents peuvent ne pas être opérationnels à certaines périodesde la journée ou certains jours, et que le transport clandestin tentera de les éviter, le dispositif estcomplété par des check points ponctuels ou «volants». Les check points ponctuels sont localiséspour une courte durée (quelques jours à quelques semaines) à des endroits connus pour les activitésd'évacuation de bois ou selon des indications ou des dénonciations. L'établissemeRt d'un check pointponctuel est une opération conjointe de la Délégation provinciale et des forces de l'ordre compétentes.Procédures de contrôle des opérations forestières PaQe 69

Les agents qui y sont affectés proviennent des Délégations provinciale ou départementale, desPostes forestier, de la Gendarmerie ou de la Police et sont réputés être en mission.P 10.2 Réseau nationalMême si le réseau provincial de check points est le plus adapté puisqu'il permet lerecoupement des données de contrôle à partir du répertoire provincial de contrôle, certains checkpoints auront une vocation qui dépasse les frontières de la province. Certains check points peuventêtre localisés dans une province mais « desservir» à 95% l'évacuation des bois de la provinceadjacente. D'autres check points, situés sur les grands axes, et plus particulièrement dans lesprovinces disposant d'un port d'embarcation ou d'une concentration importante d'unités detransformation contrôleront de transport du bois originaire de plusieurs provinces.Au minimum une fois par année et de préférence deux fois, c'est-à-dire une fois par saisonsèche, une réunion des responsables provinciaux du contrôle (Délégués, Chef de Brigade provincialede contrôle, Chef de Service provincial des forêts) a pour but de trouver les moyens de mieux couvrirle territoire par la localisation des check points, d'établir des protocoles de collaboration (transfert defiches de contrôle aux check points en vue des recoupements) et de coordonner les activités decontrôle en général.Procédures de contrôle des opérations forestières Page 70

PROTOCOLE N° 11 : RÉCEPTION DES TRAVAUX D'AMÉNAGEMENTLe contrôle des travaux d'aménagement n'a pas pour but de prendre le concessionnaire endéfaut mais d'évaluer la qualité des travaux qu'il s'est engagé à réaliser. Les contrôles sontprogrammés lorsque la réalisation des dits travaux touche à sa fin mais assez tôt pour permettre leurreprise le cas échéant. Le Délégué provincial commande une mission de réception des travauxd'aménagement lorsqu'il a reçu des indications de la DF/SDIAF, de l'UTO ou du concessionnaire surl'opportunité de réaliser une telle mission. Des contrôles (réception) des travaux d'aménagementpeuvent être demandés par la DF/SDIAF à des fins d'audit ou de paiements.La Direction des forêts peut aussi mandater l'ONADEF ou sous-traiter le contrôle des travauxd'aménagement à des opérateurs agréés. Dans ces cas particuliers, la Délégation provinciale a pourrôle de coordonner les activités de contrôle et de s'assurer que le personnel de la Délégation ou del'UTO concernée est associé à la mission. La Délégation provinciale est le dépositaire de premièremain du rapport de contrôle qui dans tous les cas doit être porté au répertoire provincial de contrôle.Afin de mieux suivre les travaux programmés dans l'exercice et d'organiser le travail desagents en conséquence, un tableau de suivi est rempli au fur et à mesure que la Délégationprovinciale obtient des informations sur les travaux programmés à partir des plans annuels de travail(autres travaux) contenus dans les demandes de permis ou des contrats de sous-traitance (autrestravaux) que la DF/SDIAF lui fait parvenir. Ce tableau de suivi est maintenu à jour en cours d'année.Dans le cadre de la planification des missions de contrôle, une mission de contrôle des travauxd'aménagement peut être combinée à un autre contrôle, par exemple, d'exploitation industrielle.Le contrôle des travaux d'aménagement ne se fait pas de façon inopiné même si la présenced'un représentant du concessionnaire ou de son sous-traitant n'est pas obligatoire. L'agent contrôleurdésigné effectue généralement sa mission lorsqu'il a convenu un rendez-vous avec leconcessionnaire pour les travaux à réceptionner. En cas d'absence d'un représentant duconcessionnaire, la mission de contrôle (réception) des travaux peut quand même avoir lieu.P 11.1 Préparation de la mission de contrôle (réception) des travauxL'agent contrôleur doit se d~ter des documents relatifs aux travaux à réceptionner. U consultele cahier des charges de la convention d'exploitation, le plan d'aménagement, le plan de gestionquinquennal, le plan de travail annuel (autres travaux), les termes de référence du contrat de sous-Procédures de contrôle des opérations forestières Pa~e 71

traitance, etc. " doit apporter les cartes ou tout autre document permettant de décrire les travaux àréceptionner.L'agent contrôleur doit apporter un formulaire de rapport de mission de contrôle des travauxd'aménagement ainsi que tout équipement (chaîne, boussole, GPS, etc.) dont il pourrait avoir besoinP 11.2 La mission de contrôle (réception) des travauxAu départ de la mission, les travaux à vérifier doivent être décrits sur le formulaire de rapportde mission de contrôle en y spécifiant les données quantitatives et qualitatives nécessaires. Sur place,et avec le représentant du concessionnaire, le contrôleur procède à l'inspection visuelle des travaux etmesure le cas échéant, les distances et autres paramètres. Toute observation de nature qualitative ouquantitative est portée sur le formulaire de rapport de mission.Le contrôleur peut juger que les travaux sont conformes aux termes de références mais nonterminés ou qu'ils sont conformes et complétés. Dans le cas où les travaux ne sont pas conformesaux termes de référence, le contrôleur mentionne s'il s'agit de défauts mineurs (observations) ou dedéfauts demandant la reprise des travaux. Le contrôleur a toujours la possibilité de recommander unemission d'enquête pour les défauts graves qu'il n'est pas en mesure d'apprécier.P 11.3 Le suivi d'une mission de contrôle (réception) des travauxLe rapport d'une mission de contrôle des travaux d'aménagement est transmis au Déléguéprovincial qui a la charge de délivrer un CERTIFICAT DE RÉCEPTION DES TRAVAUX si les travauxsont complétés conformément aux termes de référence. Un certificat de réception des travaux est unelettre portant mention «CERTIFICAT DE RÉCEPTION DES TRAVAUX» à laquelle est jointe unecopie du rapport de mission de contrôle. Ce certificat est transmis au concessionnaire et une copie estenvoyée à la DF/SDIAF pour archivage dans le dossier de suivi du plan d'aménagement ou pour desbesoins de justificatifs de paiement. Si les travaux ne sont pas conformes aux termes de référence, leDélégué peut envoyer un AVIS DE REPRISE DES TRAVAUX. Un avis de reprise des travaux est unelettre portant la mention « AVIS DE REPRISE DES TRAVAUX» dans laquelle sont décrits les travauxà corriger ou à reprendre dans des délais fixés. Dans tous les cas, une copie du rapport de mission decontrôle des travaux visée par le Délégué provincial doit être portée au répertoire de contrôle.P 11.4 FonnulairesRapport de mission de contrôle : réception des travaux d'aménagement• Planification des réceptions de travaux d'aménagementProcédures de contrôle des opérations forestières PaQe 72

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRAPPORT DE MISSION DE CONTRÔLERéception des travaux d'aménagementDÉLÉGATION PROVINCIALE DU------Exploitant: _____________ _Concession N° :MISSION N° ____ _EXERCICE:TRAVAUX DE MATÉRIALISATIONCONCESSION 0Matérialisation adéquate:Localisation conforme:Localisation corrigée sur la carteSÉRIE SPÉCIALEOUI 0 NON 0OUI 0 NON 0OUI 0 NON 0o BLOC D'AMÉNAGEMENT 0MOYEN DE VÉRIFICATIONo Estimation visuelleo Points GPSo Chaîne et boussoleTERMES DE RÉFÉRENCE DES TRAVAUXÉVALUATIONo Infrastructure localisée convenablement sur la carte au 1 : 50 000o Intervention ~ 100 ha localisée convenablement sur la carte au 1 : 50 000CONCLUSIONS DE LA MISSIONo Travaux conformes aux TORo Travaux terminésNom et signature de J'agent contrôleur: ____-_________Mission d'enquête 0Avis de reprise des travaux 0Certificat de réception 0Date: ____ _Représentant de l'exploitant présent sur les lieux : NON 0 OUIO Paraphe: ______ _Délégué provincial (vu) : _________________ _Date: ____ _

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsPLANIFICATION DES RÉCEPTIONSde travaux d'aménagementDÉLÉGA TION PROVINCIALE DUMise à jour duEXERCICE: -Page __ de __EXPLOITANTTITRETRAVAUX Période Agent ./NOTES 1 DOSSIERS EN SUSPENS:--DÉLÉGUÉ PROVINCIAL (vu) : _______________ _Date: ___ _

PROTOCOLE N° 12: ÉTABLISSEMENT ET SUIVI D'UN RÉPERTOIRE DE CONTRÔLELe RÉPERTOIRE PROVINCIAL DE CONTRÔLE est le point central du système pUisqu'ilpermet d'archiver les historiques de contrôle nécessaires à l'émission de certains certificats,d'effectuer des recoupements, et d'évaluer périodiquement l'efficacité du contrôle.Le répertoire de contrôle est formé tout simplement de dasseurs dans lesquels tous lesrapports de contrôle sont déposés et où une fiche d'enregistrement permet d'y retrouver facilementl'information désirée. La tenue du répertoire de contrôle à la Délégation provinciale est uneresponsabilité de la Brigade provinciale de contrôle ou du Chef de service provincial des forêts enabsence d'une brigade dûment constituée. Certains éléments du répertoire doivent être déposés enduplicata à la Délégation départementale (RÉPERTOIRE DÉPARTEMENTAL).Le système de contrôle ne prévoit pas pour l'instant de programme informatique pour la tenuedu répertoire de contrôle. Cependant, les responsables du répertoire aux Délégations provinciales etdépartementales peuvent utiliser des tableurs pour l'enregistrement des fiches et la saisie de certainesdonnées, de sorte que les tris et les compilations s'effectuent plus facilement.Le but premier du répertoire est de permettre à tout agent du MINEF de consulter en touttemps l'ensemble de l'information et des données de contrôle. Toutefois, le répertoire de contrôle estaussi une base de données à partir de laquelle des compilations et des recoupements inhérents ausystème de contrôle sont faits et consignés.P 12.1 Structure du répertoirelBRÉPERTOIRE PROVINCIAL DE CONTRÔLELÉGENDE: P'''' 0 Généré par le systèmeTâches de bureau: Brigade provinciale de contrôle ouDélégation départementale" 0 Document ou rapport à porter au répertoireProcédures de contrôle des opérations forestières PaÇJe 75

Suivi et planification" Ô Réquisitions de contrôle ad hocFiche d'enregistrement au répertoire de contrôle,.r. !,_./' -,Liste des contrôles par permisPlanification mensuelle des missions de contrôle".r... l', ""'-_ j Planification des réceptions de travaux d'aménagement..r.l~ , ",Registre des recoupements...... V''''-j Liste des constats d'infractionExploitation industrielle" [Ci Cartes ( 1 : 5 000 ) des permis actifs""""Ô Rapports de mission de contrôle « réception des travaux de matérialisation d'assiette»C Attestation de vénfication d'inventaire « inventaire d'exploitation»0 Rapports de mission de contrôle « inventaire d'exploitation»0 Rapports de mission de contrôle « exploitation industrielle»" [0 Rapports de mission de contrôle « réception des travaux d'aménagement»" Ô Certificat de récolement « exploitation industrielle »Petits pennis" Ô Rapports de mission de marquage « petits permis»" D Rapports de mission de contrôle « petits permis »" Ô Registre des coupes « petits permis» ( Copies des Délégations départementales)Contrôle général" Ô Rapports de surveillance" Ô Rapports de mission d'enquête" Ct' Récépissés de dépôt de DF10 ouvrant droit à la délivrance des lettres de voitureProcédures de contrôle des opérations forestières PaÇle 76

Émission de lettres de vOiture ( Copies des Délégations départementales)Copies des lettres de voitureContrôle de Check POint « rapport quotidien» ( ENTRÉE)Contrôle de Check Point « rapport quotidien» ( RECOUPÉS) )"""Contentieux0 Procès verbaux0 Rapports de transactionÔ Rapports de saisie (inventaire)\i. C Rapports de vente publiqueP 12.2 L'établissement et la mise à jour du répertoirePour établir et maintenir à jour le répertoire de contrôle, la Brigade provinciale de contrôle créedes classeurs pour accueillir les différents rapports. La plupart des dasseurs servent à l'archivagetandis que certains nécessitent des inscriptions. La fiche d'enregistrement au répertoire doit êtreremplie à chaque fois qu'un document y est porté pour archivage. Tous les documents archivéspeuvent être consultés par les agents impliqués dans les opérations de contrôle sous la supervisiond'un membre de la Brigade provinciale de contrôle. Un nouveau répertoire doit être créé au début dechaque exercice. Le répertoire d'un exercice terminé est réuni dans un seul porte document et estconservé à la Délégation provinciale.Une copie de la « carte au 1 : 5 000 » des assiettes de coupe dans les licences, ventes decoupe et concessions est insérée dans le répertoire de contrôle lorsque le permis annuel a été émis. Àl'origine, cette carte provient du dossier de demande de permis annuel (inventaire d'exploitation) etdoit être mise à jour à chaque fois qu'un contrôle apporte de nouvelles informations.Le « registre des coupes - petits permis» est constitué d'une série de fiches (une par permis)qui sont établies à partir du permis ou du rapport de marquage «petits permis». Les Délégationsdépartementales concernées ont la charge de maintenir à jour ces registres lors de l'émission deslettres de voiture et envoient régulièrement les copies actualisée~ pour enregistrement au répertoireprovincial de contrôle.Procédures de contrôle des opérations forestières PaQe 77

La « liste des constats d'infraction» est mise à Jour à chaque fois qu'un rapport de mission decontrôle porte la mention «constat d'infraction» même si le rapport n'a pas été signé par lecontrevenant et même si aucun procés-verbal n'a SUIVI.P 12.3 Le recoupement des lettres de voiture et des DF10Une fOIs par semaine, la Brigade de contrôle doit faire la compilation de tous les rapports reçusdes check points (classeur « ENTRÉE») et des recoupements en cours 1. La vérification consiste à :Pour chaque véhicule contrôlé, vérifier si la lettre de voiture est valide de même que sesinscriptions générales à partir des rapports d'émission de lettres de voiture du répertoire decontrôle;Pour chaque chargement, vérifier à partir des numéros de DF10 relevés sur la lettre de voiture SIl'essence et le volume sont identiques à ceux saisis dans le SIGIF. Le volume sur la lettre devoiture peut être inférieur étant donné le conditionnement avant transport mais jamais supérieur,ce qui indiquerait une sous déclaration à l'abattage;Compléter une liste des recoupements réalisés à porter au Répertoire de contrôle« recoupement des lettres de voiture et des DF10 }) ,Pour chaque véhicule/chargement, indiquer sur le rapport de contrôle de check point que lerecoupement a été réalisé.Il se peut que toutes les informations ne soient pas arrivées au répertoire de contrôle ou queles DF10 correspondants se soient pas encore acheminés et saisis à la Délégation provinciale. Tousles chargements d'un rapport de contrôle de check point qui sont analysés sont donc inscrits sur laliste des recoupements. Seules les fiches « rapports de contrôle aux check points» dont tous teschargements/véhicules ont été recoupés sont portées dans le classeur « RECOUPÉ ».Tout cas d'irrégularité fait l'objet d'une investigation et d'un constat d'infraction. L'utilisation plusd'une fois d'une même lettre de voiture est un exemple d'irrégularité à réprimer. Le constat d'infractionest rédigé sur une feuille séparée en expliquant les irrégularités et doit être signé par le Déléguéprovincial. Le calcul des volumes en infraction et des taxes et droits correspondants doit être effectuéà des fins judiciaires. Un procés-verbal doit être dressé.P 12.4 Répertoire départementalLes Délégations départementales et les UTO doivent aussi créer un répertoire de contrôle ~nouvrant des classeurs pour accueillirles différents rapports. Certains classeurs servent à l'archivage etProcédures de contrôle des opérations forestières PaQe 78

d'autres nécessitent des Inscriptions. Le répertoire départemental de contrôle est constitué desclasseurs sUivants..-r.rè, Fiche d'enregistrement au répertoire départemental de contrôleCartes ( 1 . 5 000 ) des permis actifs ( Copies)Planification mensuelle des missions de contrôle et réquIsitions de contrôle ad hoc""'.. [~~ Registre des coupes « petits permis» ( Originaux)" C Rapports des différentes missions de contrôle ( Copies)" C Récépissés de dépôt de DF10 ouvrant droit à la délivrance des lettres de vOitureÉmission de lettres de voiture ( Originaux)" Ô Copies des lettres de voitureP12.5 Rapport à la hiérarchieÀ chaque mois, lorsque la planification des missions de contrôle est établie selon le protocole #13, c'est l'occasion de compléter les recoupements et de mettre à jour les différentes fichesd'enregistrement. Un rapport succinct peut donc être transmis à l'Inspecteur général du MINEF et auDirecteur des forêts pour tenir la hiérarchie informée des activités de contrôle. Il ne s'agit pas de faireun rapport laborieux, mais de transmettre pour information une copie de la fiche d'enregistrement, dela liste des contrôles par permis et de la liste des constats d'infraction. La charge de travail estnégligeable puisqu'il s'agit de documents inhérents au système qui existent déjà dans le répertoire.P 12.6 FormulairesFormulaire de fiche d'enregistrement au répertoire de contrôleFormulaire de registre des recoupementsFormulaire de liste des constats d'infraction1 Les fiches dont tous les véhicules n'ont pas pu être recoupés la fois précédente et qui ont été retournéesau classeur « ENTRÉE»Procédures de contrôle des opérations forestières PaQe 79

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRÉPERTOIRE PROVINCIAL DE CONTRÔLEFiche d'enregistrement des missions de contrôle1 DÉLÉGATION PROVINCIALE DU ------EXERCICE: __ _DATE AGENT(*) # de MISSIONEXPLOITANT# du TITRETYPE DE CONTRÔLEACTION 1 SUIVI\\i1i1(*) Chef d'équipeMise à jour du : _______ _Page __ de __

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRÉPERTOIRE PROVINCIAL DE CONTRÔLEListe des constats d'infraction1 DÉLÉGATION PR~VINCIALE DU ------DATE EXPLOITANT # du TITREINFRACTIONEXERCICEAGEN-r*l # de MISSION ACTION/RESUL TAT1(*) Chef d'équipeMise à jour du : _______ _Page __ de __

PROTOCOLE N° 13 : PLANIFICATION DES MISSIONS DE CONTRÔLEUn des principes du système de contrôle consiste à coordonner l'ensemble des activités pourpermettre la transparence et une plus grande efficaCité. Le contrôle ne doit pas être constitué d'unensemble d'interventions isolées. Il doit y avoir une obligation de rendre compte et de travailler enfonction des besoins priontaires d'un système Les actiVités de contrôle doivent donc répondre à unechaîne de commandement. La planification et la coordination des activités de contrôle vise l'utilisationoptimale des ressources humaines et logistiques. Le rôle de coordination du système de contrôle surle terrain (services extérieurs du MINEF) est dévolu à la Brigade provinciale de contrôle (la Brigade) ouen son absence, au Service provincial des forêts, sous la supervision du Délégué provincial.P 13.1 L'assignation des missions de contrôleSans aliéner le commandement du Délégué provincial, l'assignation des missions de contrôlerevient selon les cas, à la Brigade et/ou aux Délégués départementaux. Toutefois, pour permettre unemeilleure utilisation des ressources, et pour répondre aux besoins prioritaires du système, uneplanification mensuelle des missions de contrôle est établie par la Brigade, en collégialité avec lesDélégués départementaux.a) Contrôle réguliersLa Brigade établit mensuellement et transmet aux Délégations départementales, unecédule prioritaire de contrôle de façon à créer un historique de contrôle suffisant pour chaquepermis en vigueur. Cela concerne les missions de contrôle d'exploitation industrielle, le contrôleaux Check Points et les missions de surveillance. La date de la mission de contrôle n'est pasfixée à l'avance; seule la période au cours de laquelle la mission doit avoir lieu est identifiée. Lesagents contrôleurs (un chef d'équipe et un assistant) sont désignés lors de l'assignation desmissions de contrôle. Les agents sont choisis dans le personnel de la Brigade, du Serviceprovincial des forêts des Délégations départementales, des UTO ou des Postes forestiers. Danstous les cas, sauf empêchement, l'équipe de contrôle doit être complétée par un agent du Posteforestier de l'arrondissement concerné 1. Une mission de contrôle ne doit pas avorter du fait de1 Les agents des postes forestiers n'ont pas la responsabilité premiére du contr(Jle sauf pour la surveillancedu territoire. Ils agissent comme assistants dan§ une équipe de contr(Jle. Cependant, leur r(Jle de surveil/an~ce et la connaissance qu'ifs ont du territoire et des activités en cours en font des personnes ressources depremier plan. Les agents des postes forestiers ont donc la responsabilité de parcourir le territoire et de setenir infonnés de toute activité forestière s'y déroulant. Leur ttlche est complétée dans le cadre d'autressystèmes ou programmes de l'administration des forêts comme la vulgarisation agroforestière.Procédures de contrôle des opérations forestières PaQe 83

l'indisponibilité d'un agent du Poste forestier. Une mission de surveillance du territoire peut quantà elle, être assignée à un chef de Poste forestier qui pourra agir seul ou avec l'assistance d'unautre agent du Poste forestier.En ce qui conceme les missions de contrôle d'explOitation Industnelle, la cédule est établie àl'aide d'une liste des contrôles par permis établie dans le cadre du répertoire de contrôle de l'exerciceen cours. La Brigade doit s'assurer que tous les permis d'exploitation industrielle sont contrôlés pouratteindre l'objectif d'un contrôle par 500 m 3 de bois évacué (environ une fois par semaine pour uneexploitation annuelle de 20 000 m\ à moins qu'ils ne soient réputés « INACTIFS ». La Brigade tientdonc à jour une liste des contrôles par permis où l'information sur le statut « actif» ou « inactif» estobtenue des Délégations départementales (via l'émission des lettres de voiture), des Postes forestiersou de l'exploitant lui-même.b) Contrôles ad hocLes contrôles ad hoc sont programmés en fonction des besoins. Cela concerne la réceptiondes travaux de matérialisation d'assiette, le contrôle d'inventaire d'exploitation, la réception destravaux d'aménagement, les missions de contrôle de récolement, les missions de marquage « petitspermis», les missions de contrôle de petits permis, les missions «prioritaires 1 » de contrôled'exploitation industrielle, les missions de contrôle pour les forêts communales et communautaires etles missions d'enquête. C'est à la Brigade que revient la responsabilité de commander ce type decontrôle en concertation avec les Délégués départementaux, sous la supervision du Déléguéprovincial.Un contrôle ad hoc est programmé en transmettant à un agent contrôleur désigné ou auxresponsables des contrats de sous-traitance, une réquisition de contrôle ad hoc. Une copie est portéeau répertoire de contrôle. Les agents contrôleurs (un chef d'équipe et un assistant) sont choisisdans le personnel de la Brigade, du Service provincial des forêts des Délégationsdépartementales, des UTO ou des Postes forestiers. Dans tous les cas, sauf empêchement,l'équipe de contrôle doit être complétée par un agent du Poste forestier de l'arrondissementconcerné. Une mission de contrôle ne doit pas avorter du fait de /'indisponibilité d'un agent duPoste forestier concerné.Dans les cas de réception de travaux (de matérialisation, d'inventaire ou d'aménagement),les ressources devraient être choisies en dehors de la Brigade de contrôle. Dans tous les cas, lesagents seront choisis par rapport à leur expertise particulière. Il est aussi possible de sous-traiter1 Missions de contr61e d'exploitation industrielle à programmer d'urgence lorsque l'historique de contr61e estinsuffisant pour permettre l'émission des lettres de voiture.Procédures de contrôle des opérations forestières PaQe 84

ce type de mission de contrôle auprés d'une firme spécialisée (y compris l'ONADEF), selon laprocédure agréée de passation des marchés. Cependant, un agent du service forestier de la Province(Délégation provinciale, Délégation départementale ou UTO) sera identifié pour suivre le consultant etparapher le rapport de missionLa date de la mission de contrôle est fixée lorsqu'un représentant du permissionnaire doit êtreprésent sur les lieux. Si la date ne peut pas être fixée, et que la présence d'un représentant dupermissionnaire n'est pas requise, une pénode Cible est indiquée.Les missions d'enquête doivent la plupart du temps être dédenchées trés rapidement pourprendre sur le fait un acte potentiellement frauduleux. Les missions d'enquête sont donc ordonnéespar le Délégué provincial, un Délégué départemental ou la Brigade. Ce type de mission estdéclenchée en transmettant aux agents contrôleurs désignés, une réquisition de contrôle ad hoc. Unecopie est portée au répertoire de contrôle. La date de la mission de contrôle doit être fixée pour lelendemain ou les jours suivants. Les agents contrôleurs (un chef d'équipe ayant qualité d'OPJ et unassistant) peuvent être de la Brigade, du Service provincial des forêts, d'une Délégationdépartementale ou d'une UTO. Dans tous les cas, sauf empêchement, l'équipe de contrôle seracomplétée par un agent du Poste forestier de l'arrondissement concemé.P 13.2 Prérogatives des services centraux du MINEFLes services centraux du MINEF peuvent aussi commander une mission de contrôle régulièreou ad hoc en passant par le Directeur des forêts qui transmet sa requête au Délégué provincial.Lorsque le Ministre requiert une mission de contrôle, la mission est programmée d'office comme unemission d'enquête de caractère urgent.Les agents des services centraux du Ministère peuvent aussi participer à une mission decontrôle comme agents contrôleurs. Lorsqu'un agent des services centraux du Ministère doit participerà une mission de contrôle régulière ou ad hoc, la requête du Directeur de forêts doit en faire mention.P 13.3 Fonnulairesliste des contrôles par permisPlanification mensuelle des missions de contrôleRéquisition de contrôle ad hocProcédures de contrôle des opérations forestières PaÇJe 85

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRÉPERTOIRE PROVINCIAL DE CONTRÔLEListe des contrôles par permis1 DÉLÉGATION PROVINCIALE DU ------# du TITRE EXPLOITANT # de MISSION 1 DateEXERCICE' __ _# de MISSION 1 Date # de MISSION / Date ACTIF1111Mise à jour du :_________Page __ de __

~MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsPLANIFICATION MENSUELLEDES MISSIONS DE CONTRÔLEOÉLÉGA TION PROVINCIALE DUMois:T;t~e missionObjeto Contrôle exp/. o Exploitant 1 titreo Surveillanceo Check~ointo Territoireo Nom du Check pointEXERCICE: -Page __ de--Agent Cs}PÉRIODE- Chef d'équipe CIBLE- Assistant- AutresREMARQUESSignature Brigade :Date de diffusion: .Délégué provincial (vu) :

MINISTÈRE DE L'ENVIRONNEMENT ET DES FORÊTSDirection des ForêtsRÉQUISITION DE CONTRÔLEAD HOC1 DÉLÉGATION PROVINCIALE DU _____ _TYPE DE CONTRÔLEo Contrôle d'inventaire d'exploitation4 0 Sans sous-traitance4 0 Avec sous-traitanceo Réception de travaux d'aménagement4 0 Sans sous-traitance4 0 Avec sous-traitanceEXERCICERéception de matérialisation d'assiette 0Contrôle de récolement 0Marquage de petit pennis 0Contrôle de petit pennis 0Contrôle forêts communale/communautaire 0o CONTRÔLE D'EXPLOITATION INDUSTRIELLE (PRIORITAIRE)o MISSION D'ENQUÊTE RÉQUISITION SERVICES CENTRAUX 0DÉSIGNA TION DES AGENTS CONTRÔLEURSChef d'équipe:Assistant:Assistant:Poste forestier concerné :DATE CIBLE:Date fixée:Date non fixée avec échéance du :Période cible :PARAMÈTRES PARTICULI~R§ OU CONTRÔLE:(localisation, rapport de surveillance, infonnations reçues, etc.)Signature Brigade:Date de diffusion : .Délégué provincial (VU) :