10-2200 - POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE ... - CHUQ

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-22005.3. DROIT À LA CONFIDENTIALITÉToute personne a droit au respect de sa réputation et de sa vie privée 2 . Nulle atteinte ne peut êtreportée à la vie privée d'une personne sans que celle-ci ou ses héritiers y consentent ou sans que la loil'autorise 3 .Tout usager se présentant dans un des hôpitaux du CHUQ pour y recevoir des services de santé oudes services sociaux peut compter sur le respect de sa vie privée. Ce principe doit être respecté partoute personne mentionnée à l’article 3.Le personnel du CHUQ doit agir avec loyauté et ne pas faire usage de l’information à caractèreconfidentiel qu’il obtient dans l’exécution ou à l’occasion de son travail 4 .Le dossier d'un usager est confidentiel et nul ne peut y avoir accès, si ce n'est avec le consentementde l'usager ou de la personne pouvant donner un consentement en son nom. Toutefois, unrenseignement contenu au dossier de l’usager peut être communiqué sans son consentement,notamment dans les cas suivants :• Sur un ordre d'un tribunal ou d'un coroner dans l'exercice de ses fonctions;• Dans le cas où le renseignement est communiqué pour l’application d’une loi.Toute information concernant un usager, qu'elle soit verbale, écrite, photographique ou autre, est denature confidentielle.6. ÉNONCÉ DE POLITIQUEPARTIE 1 — POLITIQUE D'ACCÈS CONCERNANT L'USAGER VIVANTA — ACCÈS PAR L'USAGER6.1. DROIT D'ACCÈS PAR L'USAGER6.1.1. L'usager de 14 ans et plusL'usager de 14 ans et plus a droit d'accès à son dossier. Cependant, la Loi prévoit quelquesexceptions.6.1.2. L'usager de moins de 14 ansLes droits de l'usager de moins de 14 ans sont restreints, tel que stipulé dans la Loi.2 Charte des droits et libertés de la personne, article 5.3 Code civil du Québec, article 35.4 Code civil, op. cit., article 2088.RENVOI(S) : Page 3 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-2200L'usager se présente au Service des archives médicales avec un document officiel prouvant sonnouveau nom ou son nouveau sexe, ou il présente sa nouvelle carte d'assurance-maladie.L'archiviste médicale vérifie les documents présentés et en fait des photocopies. Cette demande dechangement de nom ou de sexe doit être consignée par écrit. L'usager hospitalisé au CHUQ pourchangement de sexe change de nom et de sexe dès que l'intervention chirurgicale est terminée.B — ACCÈS PAR DES TIERS6.8. PRÉSERVATION DE LA CONFIDENTIALITÉLe dossier d’un usager est confidentiel et nul ne peut y avoir accès, si ce n’est qu’avec leconsentement de l’usager ou de la personne pouvant donner un consentement en son nom 14 . Cefaisant, le personnel ne peut, sans le consentement de l'usager, l'autorisation de la Loi ou l’ordre d’untribunal, les communiquer à des tiers 15,16 .Un usager ou son représentant peut, s’il le désire, demander à ce que sa présence demeureconfidentielle. Il doit en faire la demande au moment de son admission.Aucune liste d'usagers admis, inscrits ou enregistrés au CHUQ ne peut être fournie à des organismesextérieurs pour fins publicitaires ou autres.6.8.1. Modalités d'accès par les tiersLes demandes d'accès au dossier d'un usager sont transmises au Service des archivesmédicales pendant les heures régulières de bureau, soit entre 8 h et 16 h, du lundi auvendredi. En dehors de ces heures, les demandes urgentes sont transmises soit au médecinde l’urgence ou au coordonnateur (à la coordonnatrice) des soins.Les demandes d'accès doivent être faites par écrit. Sous réserve d’une autorisation de la Loiou d’un ordre du tribunal, le consentement de l'usager ou de son représentant légal (faisantpreuve de son titre) est requis pour toute demande d'accès, qui doit être la plus précisepossible.La demande et le consentement sont conservés au dossier de l'usager. Le formulaire AH-216constitue un modèle de demande et de consentement. Ce formulaire est disponible aumagasin de chaque hôpital du CHUQ.6.8.2. Consentement à l’accès par des tiersAucune loi n'oblige l'établissement à exiger un consentement original. Cependant, unconsentement original est toujours privilégié par rapport à un consentement photocopié.14 LSSS, op. cit., article 19.15 Code civil, op. cit., article 37.16 Loi sur l’accès, op. cit., article 53.RENVOI(S) : Page 6 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-2200Le consentement doit comprendre la signature de l'usager ou de la personne pouvant donnerun consentement en son nom et la date de la demande. Il peut être limité dans le temps.Si l'usager est dans l'incapacité de consentir, le motif de l'absence de signature ainsi que lasignature de deux témoins sont requis.6.8.3. Échelle de tarification des demandes d'accès au dossier médicalNous vous référons aux modalités prévues à l’article 6.3.1 des présentes.6.9. ACCÈS AU DOSSIER MÉDICAL POUR FINS D’EXPERTISEUn médecin qui agit à titre de médecin expert est régi par la Loi sur la protection des renseignementspersonnels dans le secteur privé. Il est alors considéré comme une personne qui exploite uneentreprise de services professionnels dans le domaine de la santé.Le médecin expert agit à titre privé, même si l’expertise est faite à l’intérieur des locaux d’un des troishôpitaux du CHUQ.L’établissement ne doit pas ouvrir un dossier médical pour un usager qui se présente pour uneexpertise médicale dans les locaux du CHUQ.Aucun rapport d’expertise ne doit être annexé au dossier médical, que ce soit le dossier parallèle ou ledossier original.6.10. INFORMATIONS VERBALES SUR L'ÉTAT DE SANTÉ DE L'USAGER HOSPITALISÉ OU INSCRITLes informations médicales sont données verbalement par le médecin traitant.Les informations ne doivent être transmises qu'aux personnes autorisées par l'usager ou par la loi,selon les modalités des articles 6.10.1 à 6.10.3.Le personnel des unités de soins et des services ambulatoires est appelé à transmettre desinformations concernant l'état de santé de l'usager présent dans l'hôpital. Ces personnes transmettentles informations pertinentes qui se rattachent à leur champ d'exercice.Lorsqu'un interlocuteur demande des informations plus détaillées sur l'état de santé de l'usager, il estprudent de prendre ses coordonnées afin de pouvoir le rappeler. Il est aussi possible de s'assurerauprès du chef de service de la pertinence de transmettre les informations demandées.Il est également possible de communiquer avec l'archiviste médicale responsable de l'accès àl'information dans chaque hôpital du CHUQ.RENVOI(S) : Page 7 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-22006.10.1. Usager mineur de moins de 14 ansLes informations peuvent être transmises au titulaire de l'autorité parentale, sauf s'il s'agit d'uncas relevant de la Loi sur la protection de la jeunesse 17 .6.10.2. Usager mineur de 14 ans et plusLes informations peuvent être transmises au titulaire de l'autorité parentale, sauf pour les deuxcas d'exceptions cités.Le mineur de 14 ans et plus peut, néanmoins, consentir seul à ses soins. Si son état exige qu'ildemeure dans un établissement de santé ou de services sociaux pendant plus de 12 heures,le titulaire de l'autorité parentale ou le tuteur doit être informé de ce fait 18 .L'usager est âgé de 14 ans et plus et, après avoir été consulté par l'établissement, refuse quele titulaire de l'autorité parentale reçoive communication de son dossier et l'établissementdétermine que la communication du dossier de l'usager au titulaire de l'autorité parentalecause ou pourrait causer un préjudice à la santé de cet usager 19 .6.10.3. Usager majeur de 18 ans et plusL'usager de 18 ans et plus qui est hospitalisé donne lui-même les informations verbales surson état de santé. S'il en est incapable, les informations sont communiquées à la personnedésignée verbalement ou par écrit, par l'usager.6.11. TRANSMISSION OBLIGATOIRE D'INFORMATIONS SANS LE CONSENTEMENT DE L'USAGERDans certains cas prévus par les lois et règlements, l'établissement doit transmettre des informationssans le consentement de l'usager. Ces cas visent notamment :• Le Centre de santé publique : maladies à déclaration obligatoire;• La Commission de la santé et de la sécurité du travail : accidents de travail;• Le Centre de protection de l'enfance et de la jeunesse : déclaration de demande de protection;• La Société de l'assurance automobile du Québec : cas d'accidents routiers;• Les établissements de santé lors de transferts : résumés de dossier.Cette liste n'est pas exhaustive.6.12. TRANSMISSION D'INFORMATIONS ENTRE LES ÉTABLISSEMENTS DU CHUQAucun consentement n'est requis pour la transmission d'informations entre les hôpitaux du CHUQ.La demande verbale d'informations est acceptée.17 LSSS, op. cit., article 21, alinéa 2, point 1.18 Code civil, op. cit., article 14.19 LSSS, op. cit., article 21, alinéa 2, point 2.RENVOI(S) : Page 8 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-22006.13. TRANSMISSION D'INFORMATIONS À LA PRESSEToute information concernant une personnalité est transmise à la presse par la Direction descommunications, sous réserve des modalités prévues aux articles 6.8 et 6.10.En cas de désastre, toute information transmise à la presse est également assurée par la Direction descommunications.6.14. FONDATION DU CHUQLa Direction générale informe les usagers, après leur hospitalisation, de l'existence et des buts de laFondation du CHUQ et leur indique comment procéder pour faire un don.PARTIE 2 — POLITIQUE D'ACCÈS CONCERNANT L'USAGER DÉCÉDÉ6.15. MODALITÉS D'ACCÈS AU DOSSIER DE L'USAGER DÉCÉDÉToute demande d'accès doit être faite par écrit et le demandeur doit fournir les preuves nécessaires àson identification et à l'exercice de ses droits.Il doit également donner un motif à sa demande si nécessaire. Les preuves exigées peuvent êtrenotamment un contrat de mariage, un acte de naissance, un testament, une police d'assurance, selonla situation.La confidentialité dictée par la Loi demeure obligatoire après le décès de l'usager. Cependant, la Loiprévoit quelques exceptions qui sont listées aux articles 6.15.1 à 6.15.4.6.15.1. Les héritiers, les légataires particuliers et les représentants légaux de l'usager décédéCes personnes ont accès à certains renseignements contenus au dossier de l'usager décédédans la mesure où ces renseignements sont nécessaires à l’exercice de leurs droits à cetitre 20 .6.15.2. Le conjoint, les ascendants ou les descendants directs de l'usager décédéLe conjoint, les ascendants ou les descendants directs d'un usager décédé ont le droit derecevoir communication des renseignements relatifs à la cause de décès, à moins que l'usagern'ait consigné par écrit à son dossier son refus d'accorder ce droit d'accès 21 .20 Ibid., article 23, 1 er aliéna.21 Ibid., article 23, 2 e aliéna.RENVOI(S) : Page 9 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-22006.15.3. Le titulaire de l’autorité parentale d’un mineur décédé de moins de 14 ansLe titulaire de l’autorité parentale a le droit de recevoir communication des renseignementscontenus au dossier d’un usager âgé de moins de 14 ans, même si celui-ci est décédé. Cedroit d’accès ne s’étend toutefois pas aux renseignements de nature psychosociale 22 .6.15.4. Les personnes liées par le sang à un usager décédéLes personnes liées par le sang à un usager décédé ont le droit de recevoir communication derenseignements contenus dans son dossier, dans la mesure où cette communication estnécessaire pour vérifier l'existence d'une maladie génétique ou d'une maladie à caractèrefamilial 23 .6.16. RECTIFICATION DE RENSEIGNEMENTSLes demandes de rectification de renseignements dans le dossier d'un usager décédé sont refusées, àmoins de conditions particulières 24 .Le droit de rectification des documents inactifs concernant une personne décédée ne s'exerce que parl'addition d'une annexe contenant les renseignements nominatifs modifiés, ajoutés ou à retrancher 25 .6.17. AUTOPSIE : AUTORISATION ET COPIE DU RAPPORTSelon les dispositions de la Loi, une autopsie peut être pratiquée et la personne qui y a consenti peuten recevoir une copie. La demande doit préférablement être faite par écrit 26 .Pour les demandes d'autopsie où il y a enquête du coroner, le demandeur doit s'adresser directementau bureau du coroner, puisque l'établissement n'est pas détenteur du rapport.PARTIE 3 — POLITIQUE D'ACCÈS POUR LES MÉDECINS, LES RÉSIDENTS, LES EXTERNES,LES STAGIAIRES ET LE PERSONNEL6.18. ACCÈS AU DOSSIER DE L'USAGER PAR LE MÉDECIN OU DENTISTE MEMBRE DU CONSEIL DES MÉDECINS,DENTISTES ET PHARMACIENS (CMDP)Le médecin traitant ou consultant a accès au dossier de l'usager qu'il traite ou qu'il a traité pourconsultation ultérieure et parachèvement, sans restriction.Le médecin peut recevoir un résumé de dossier ou une photocopie du dossier de l'usager qu'il a traité.22 Ibid., article 23, 3 e alinéa.23 Ibid., article 23, 4 e alinéa.24 Loi sur l’accès, op. cit., article 89.1.25 Loi sur les archives, article 20.26 Code civil, op. cit., article 46.RENVOI(S) : Page 10 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-2200À la demande d’un président de comité du CMDP, le médecin membre d'un comité a accès auxdossiers étudiés par ce comité lorsque ce dernier est en fonction, par exemple le comité de discipline.Le chef de département médical ou de service médical a accès, dans l'exercice de ses fonctions, auxdossiers des usagers traités dans son département ou son service.Le médecin à qui un patient est dirigé a un accès limité aux documents relatifs à la référence. Leconsentement de l'usager est requis pour l'accès à toute autre partie du dossier.Le médecin qui désire avoir accès au dossier médical de son conjoint ou d'un membre de sa familledoit présenter l'autorisation de celui-ci.Le médecin expert effectuant une expertise médicale à l'intérieur du CHUQ n'a accès au dossier del'usager qu'avec son autorisation.6.19. ACCÈS AU DOSSIER DE L'USAGER PAR LES RÉSIDENTS, LES EXTERNES ET LES STAGIAIRESLe résident, l'externe ou le stagiaire a accès aux dossiers des usagers traités dans le service où il esten devoir, pour consultation et parachèvement, et ce, pour la durée et dans le cadre de son stage dansun des hôpitaux du CHUQ.Lorsqu'un résident, un externe ou un stagiaire désire obtenir des photocopies du dossier d'un usagerqu'il a traité, il doit être référé à une archiviste médicale pour justification de sa demande. Afin depréserver la confidentialité, l'identité de l'usager est masquée sur les photocopies.6.20. ENGAGEMENT ET INFORMATION SUR LA CONFIDENTIALITÉActuellement, toutes les personnes mentionnées à l’article 3 doivent signer le formulaire électronique« Engagement de confidentialité » émis par la Direction des technologies de l’information. Il est de laresponsabilité du Service des archives médicales de promouvoir le respect de la confidentialité àl'intérieur de l'établissement (voir également les modalités prévues à l’article 5.3 des présentes).6.21. ACCÈS AU DOSSIER DE L'USAGER PAR LE PERSONNEL PAR LES PERSONNES MENTIONNÉES À L’ARTICLE 3,SAUF LE PERSONNEL NON AUTORISÉLe personnel a accès au dossier d'un usager dans l'exercice de ses fonctions. Tout autre accès doit sefaire avec le consentement écrit de l'usager, qu'il s'agisse du conjoint, d'un membre de la famille ouautre.Le personnel qui désire avoir accès à son propre dossier doit suivre les modalités applicables à toutusager.6.22. DOSSIER DU SERVICE SANTÉ, SÉCURITÉ ET QUALITÉ DE VIE AU TRAVAILLe dossier du Service santé, sécurité et qualité de vie au travail est sous la responsabilité de laDirection des ressources humaines et du développement des compétences et seul le personnel decette direction, dans l'exercice de ses fonctions, a accès à ce dossier sans l'autorisation de l'employé.Le Service santé, sécurité et qualité de vie au travail du CHUQ n'a pas accès au dossier médical del'établissement sans le consentement de l'employé.RENVOI(S) : Page 11 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

OBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSRECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQPOLITIQUE N O 10-2200Les dossiers du Service santé, sécurité et qualité de vie au travail sont conservés selon les délaisprescrits par la Loi 27 . La méthode de destruction des dossiers du Service santé, sécurité et qualité devie au travail est la même que celle utilisée au Service des archives médicales, tel que stipulé àl’article 6.26.8.PARTIE 4 — POLITIQUE D'ACCÈS À DES FINS DE RECHERCHE6.23. RECHERCHE MÉDICALELes dossiers des usagers peuvent également être utilisés à des fins de recherche, avec ou sans leconsentement de l'usager, selon les modalités qui suivent.6.23.1. Avec le consentement de l'usagerL'usager doit consentir par écrit à la consultation de son dossier pour des fins d'étude,d'enseignement ou de recherche. Ce consentement est conservé dans le dossier de l'usager 28 .6.23.2. Sans le consentement de l'usagerLa Loi permet à un professionnel de la santé d'avoir accès à des dossiers d'usagers, à des finsd'étude, d'enseignement ou de recherche, sans le consentement de l'usager, mais enrespectant des conditions bien précises.Le directeur des services professionnels d'un établissement ou, à défaut d'un tel directeur, ledirecteur général, peut autoriser un professionnel à prendre connaissance du dossier d'unusager, à des fins d'étude, d'enseignement ou de recherche. Le directeur doit cependant,avant d'accorder une telle autorisation, s'assurer que les critères établis par l'article 125 de laLoi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignementspersonnels (L.R.Q., c. A-2.1) sont satisfaits. Il doit refuser d'accorder son autorisation s'il estd'avis que le projet du professionnel ne respecte pas les normes d'éthique ou d'intégritéscientifique généralement reconnues. L'autorisation doit être limitée dans le temps et elle peutêtre assortie de conditions. Elle peut être révoquée en tout temps si le directeur a des raisonsde croire que le professionnel autorisé ne respecte pas le caractère confidentiel desrenseignements ainsi obtenus ou ne se conforme pas aux conditions imposées ou aux normesd'éthique ou d'intégrité scientifique généralement reconnues 29 .6.23.3. Modalités d'accèsTout chercheur voulant effectuer une recherche au CHUQ qui nécessite l'accès au dossierd'un usager doit adresser une demande écrite au directeur des services professionnels. Il doit27 Loi sur la santé et la sécurité au travail, article 127-5.28 LSSS, op. cit., article 19.1.29 Ibid., article 19.2.RENVOI(S) : Page 12 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-2200remplir le formulaire « Protocole de consultation et de conservation des dossiers médicauxpour fins de recherche » (cf. Annexe 3).Le chercheur et ses collaborateurs doivent s'engager à respecter la confidentialité en signantce formulaire.Le chercheur qui veut prendre contact avec l'usager dans le cadre de sa recherche doitl'indiquer clairement dans sa demande.Le Service des archives médicales peut faire le lien entre le chercheur et l'usager. Dans cecas, une archiviste médicale prend contact avec l'usager en lui précisant les buts de larecherche et le caractère confidentiel de celle-ci. L'usager est également informé qu'il estentièrement libre de participer ou non à la recherche.6.23.4. Échelle de tarification des dossiers de rechercheIl appartient à la Direction des services professionnels d'établir une échelle de tarification desdemandes de consultation de dossiers médicaux pour fins de recherche. Cette grille detarification est révisée régulièrement (cf. Annexe 3).Tous les projets internes et externes qui bénéficient d'une subvention sont touchés par cettefacturation. La première demande pour une recherche interne non subventionnée profite d'uneexemption de frais.PARTIE 5 — POLITIQUE CONCERNANT LA GESTION DU DOSSIER DE L'USAGER6.24. ACCESSIBILITÉ AU DOSSIER DE L'USAGERLe dossier de l’usager doit être accessible en tout temps. Cependant, le droit d'accès est limité auxpersonnes autorisées dans l'exercice de leurs fonctions et dans les limites dictées par la Loi.6.24.1. Responsabilité de l'accèsLa Loi sur les services de santé et les services sociaux confie la garde du dossier de l'usager àl'établissement. Ce dossier est constitué dans l'intérêt de l'usager, des professionnels de lasanté ainsi que de l'établissement.Il incombe à l'établissement d'empêcher que les renseignements inclus dans le dossier del'usager soient perdus, altérés ou utilisés par des personnes non autorisées.De plus, le dossier de l’usager est l'outil de communication privilégié entre les intervenants.Ainsi, l’entièreté du dossier doit être accessible en tout temps lorsqu'il est requis pour les soinsà l'usager.RENVOI(S) : Page 13 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-2200Le personnel du Service des archives médicales a la responsabilité de rendre accessible, entout temps, le dossier de l'usager aux personnes autorisées. Cependant, si le dossier est prêtédans un autre service, il appartient au personnel de ce service de rendre le dossier disponible.Lorsque ce service est fermé, le personnel des archives médicales va chercher le dossier ense faisant ouvrir les locaux où il n'a pas accès, par l'agent de sécurité.6.24.2. Prêt et circulation du dossier de l'usager hors du Service des archives médicalesToute personne requérant un dossier est responsable de sa garde et doit prendre les mesuresnécessaires afin :• D'en préserver la confidentialité;• De prévenir qu'une personne non autorisée y ait accès;• D'effectuer les recherches nécessaires s'il est égaré;• D'aviser le Service des archives médicales de tout changement de localisation du dossier;• D'en assurer le retour aux archives médicales le jour même de la visite dans les servicesambulatoires ou dans les 24 heures du départ de l'hospitalisation;• De s’assurer que le retour des dossiers est fait de façon sécuritaire, soit par la messagerieou le personnel désigné.Les dossiers prêtés dans les bureaux de médecins sont soumis aux mêmes règles et ilspeuvent être réclamés en tout temps par le personnel des archives médicales, s'ils sont requispour les soins immédiats à l'usager.6.24.3. Transport du dossier par l'usager seul ou accompagné par un membre du personnelAfin de sauvegarder la confidentialité et l'intégrité du dossier lors de son transport, le dossierdoit être placé dans une pochette spécialement prévue à cette fin et scellée.Les pochettes sont disponibles dans chaque unité de soins et dans chaque serviceambulatoire et elles sont identifiées au nom de ces services.6.24.4. Sortie temporaire du dossier médical hors du CHUQLe conseil d'administration du CHUQ a adopté, sur recommandation du CMDP, le Règlementsur la sortie temporaire d'un dossier ou d'une partie du dossier hors du Centre hospitalieruniversitaire de Québec, n o 10-2200(SOR) 30 .Aucun dossier d'un bénéficiaire ne peut être sorti d'un établissement et aucun original ouexemplaire unique d'une pièce ne peut être retiré d'un dossier, sauf sur l'ordre du tribunal, pourl'application de la Loi.30 Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, op. cit., article 6, alinéa 1, point 21.1.RENVOI(S) : Page 14 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-2200Un dossier ou une partie de dossier peut être sorti temporairement d'un établissement pourêtre transmis à un autre établissement, lorsqu'un tel envoi est requis par un médecin ou undentiste pour les fins d'un diagnostic ou d'un traitement médical ou dentaire 31 .6.24.5. Circulation interhospitalière au sein du CHUQ d'un dossier médical original sur unebase d'exceptionLa Direction des services professionnels a émis la Procédure de circulation interhospitalière ausein du CHUQ d'un dossier médical original sur une base d’exception, n o 10-2440-01. Cetteprocédure est appliquée dans des cas d'exception uniquement.6.24.6. Assignation à produire (Subpoena duces tecum)Toute personne qui reçoit un ordre de comparaître à la Cour et l'enjoignant d'apporter lesdocuments requis entre en contact avec le Service des archives médicales afin que lesmesures nécessaires soient prises avant que le dossier soit apporté à la Cour.6.24.7. Mandat de perquisitionLorsqu'un enquêteur se présente avec un mandat de perquisition pour avoir accès à undossier médical, le personnel du Service des archives médicales fait une photocopie dumandat de perquisition ainsi que du dossier ou de la partie du dossier réclamé. L'enquêteurpeut accepter la photocopie. Cependant, s'il exige de prendre le dossier original, la copie dudossier est conservée pour les archives médicales.6.24.8. Sortie de film ou de copie de cédérom radiologique hors de l'établissementLes demandes sont acheminées directement au Service d'imagerie médicale qui se charge derépondre à qui de droit suivant les principes de la Loi. Lorsqu’il s’agit d’un prêt de film, leService d’imagerie s'assure de son retour dans un délai déterminé. En ce qui concerne lesgravures de cédéroms, l’usager doit en faire la demande au Service d’imagerie médicale etdes frais peuvent être exigés.6.24.9. Transmission d'extraits du dossier médical par télécopieurLa transmission d'extraits du dossier médical par télécopieur est limitée aux cas d'urgence etlorsque les informations transmises par téléphone ne sont pas suffisantes pour les soinsimmédiats de l'usager. Sauf exceptions, la transmission est effectuée par le personnel duService des archives médicales.Dans tous les cas, la personne qui fait la transmission doit minimalement :• S’assurer d’inscrire sur le bordereau de transmission l’information suivante :«Avis de confidentialité —L’information qui accompagne ce bordereau est confidentielle. Si le lecteur de laprésente télécopie n’est pas le destinataire prévu ni le mandataire chargé de la lui31 Ibid., article 61.RENVOI(S) : Page 15 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-2200transmettre, il est prié de noter qu’il ne doit ni divulguer, ni distribuer, ni copier soncontenu, ni s’en servir à quelque fin que ce soit. Merci de la détruire et d’en aviserimmédiatement l’expéditeur par téléphone, à frais virés au besoin.»• Communiquer avec le destinataire pour vérifier s’il a bien reçu les documents transmis.6.24.10. Transmission d'extraits du dossier médical par courrier électroniqueLa transmission d'extraits du dossier médical par courrier électronique doit être au préalablechiffrée afin d'en préserver la confidentialité.6.25. SYSTÈMES ET DOCUMENTS INFORMATISÉSLe code d'accès n'est révélé qu'au détenteur du code par le personnel de la Direction des technologiesde l’information. L'information de santé cumulée sur support informatique est de nature confidentielle.Par conséquent, elle est régie par les mêmes lois et règlements que l'information écrite.Les documents informatisés sont conservés de façon sécuritaire, accessibles aux personnesautorisées et détruits, le cas échéant, par une méthode sécuritaire.La durée de conservation de ces documents informatisés est la même que celle acceptée pour lecalendrier de conservation des documents papier de l'établissement.6.26. CONSERVATION DES DOSSIERS DES USAGERSLe Service des archives médicales a la responsabilité de conserver intégralement et d'entreposer lesdossiers des usagers du CHUQ. Sous réserve des modalités prévues à l’article 5.2, certains dossiersparticuliers peuvent être entreposés dans des classeurs sous clé ou dans d'autres services. Certainespièces du dossier sont détruites selon les modalités d'application de la règle de conservation dudossier de l’usager.6.26.1. Entreposage des dossiers des usagersLes dossiers des usagers sont constitués des pièces originales. Ils sont entreposés dans deslocaux sécuritaires.Certains dossiers du CHUQ sont entreposés dans les locaux d'une firme extérieure parmanque d'espace. À cet effet, un contrat respectant la confidentialité desdits dossiers doit êtresigné.6.26.2. Dossiers d'usagers sous cléLes originaux des dossiers litigieux sont placés dans un classeur spécial sous clé. L'original dudossier est donc retiré de la circulation et une photocopie du dossier est disponible pour lessoins à l'usager. La consultation du dossier original doit se faire en présence d'une archivistemédicale.RENVOI(S) : Page 16 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-22006.26.3. Dossiers d'usagers concernant les personnes adoptéesLes originaux des dossiers d'adoption sont placés dans un classeur spécial sous clé. Ils nesont pas accessibles.Un nouveau dossier nominatif est créé avec la nouvelle identité. Il est constitué de façon à ceque l'ancienne identité ne puisse être retracée.Cette façon de faire suit le « Traitement du dossier médical de l'enfant visé par les dispositionslégales relatives à l'adoption », publié par l'Association québécoise des archivistes médicales.6.26.4. Autres composantes du dossier (dossiers parallèles)Nonobstant ce qui précède, certains services peuvent être dépositaires de pièces originales dudossier de l'usager : graphiques, tracés, films, lames, blocs, diapositives, photographies, etc.Ces pièces peuvent aussi être requises lors des demandes d'accès.6.26.5. Mesures sécuritairesTous les endroits de conservation des composantes du dossier de l'usager doivent êtresécuritaires, c'est-à-dire sous la responsabilité du personnel au moment des heuresd'ouverture et fermés à clé en tout autre temps.Tous les documents doivent être protégés de la détérioration par l'eau, l'humidité et autres.6.26.6. Calendrier de conservationLa règle de conservation du dossier de l’usager pour le CHUQ a été approuvée par leministère de la Culture, des Communications et de la Condition féminine, section Bibliothèqueet Archives nationales du Québec.La loi exige de conserver sur une base annuelle un dossier complet pour chaque tranche de200 dossiers ouverts et cette règle s'applique également pour les pièces du dossier qui sontconservées à l'extérieur du Service des archives médicales 32 .6.26.7. ÉpurationLorsqu'un dossier devient inactif, tel que défini par la règle de conservation du dossier del’usager, il est épuré en vue de la destruction. Certains documents sont conservés de façonpermanente, afin de répondre aux exigences du Règlement sur l'organisation etl'administration des établissements.Le responsable doit veiller à ce que le renseignement faisant l'objet de la demande soitconservé le temps requis pour permettre au requérant d'épuiser les recours prévus à laprésente loi 33 .32 Loi sur les archives, op. cit., article 7.33 Loi sur l’accès, op. cit., article 102.1.RENVOI(S) : Page 17 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-2200Un dossier ou une partie de dossier ne peut être éliminé que conformément à la Loi sur lesarchives. Dans le cas d'un centre hospitalier, lorsque le dossier d'une personne non décédéedevient inactif et est éliminé conformément à la Loi sur les archives, un résumé comprenant leséléments suivants doit en être conservé :1) La feuille sommaire;2) Le protocole opératoire;3) Le protocole d'anatomopathologie 34 .Le résumé peut être constitué de reproductions photographiques des éléments énumérés 35 .D’autres documents sont conservés par le CHUQ selon la règle de conservation du dossier del’usager.6.26.8. Méthode de destructionLa destruction des documents se fait par une firme spécialisée en récupération de papierconfidentiel. La firme doit respecter les critères suivants :• Un contrat de respect de la confidentialité est signé par la firme;• La firme fournit des bacs sécuritaires pour l'entreposage des documents à détruire.Une preuve de destruction est conservée au Service des archives médicales. La destructiondes documents nominatifs se fait selon la règle de conservation du dossier de l’usagerapprouvée par le conseil d’administration du CHUQ et par le ministère de la Culture, desCommunications et de la Condition féminine, section Bibliothèque et Archives nationales duQuébec.La règle de conservation du dossier de l’usager est disponible dans chaque service desarchives médicales.6.27. REGISTRES NOMINATIFSLes registres nominatifs tenus dans l'établissement sont aussi de nature confidentielle. Les principauxregistres sont :• Le registre de l'urgence;• Le registre de la salle d'accouchement;• Le registre des naissances;• Le registre des admissions;• Le registre des départs;34 Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, op. cit., article 64.35 Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements, article 6, aliéna 24RENVOI(S) : Page 18 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-2200• Le registre de la salle d'opération.La durée de conservation de ces documents est celle prévue dans le calendrier de conservation desdocuments administratifs de l'établissement.Les registres sont conservés de façon sécuritaire, accessibles aux personnes autorisées et détruits, lecas échéant, par une méthode sécuritaire. Ils peuvent être sous format électronique ou sous formatpapier.7. RESPONSABILITÉS D’APPLICATIONLes rôles, responsabilités et obligations des divers intervenants dans l’application de la présente politiquesont les suivants.7.1. LE CONSEIL D’ADMINISTRATIONAdopte la présente politique, de même que ses mises à jour.7.2. LE DIRECTEUR GÉNÉRALEst responsable de l’application de la présente politique.7.3. LE DIRECTEUR DES SERVICES PROFESSIONNELSApprouve les modifications apportées aux annexes à la présente politique.7.4. CHAQUE DIRECTEUR DU CHUQEst responsable, le cas échéant, de l’application et du respect de la présente politique dans les unitésadministratives de sa direction.7.5. LES CHEFS DE SERVICE ET DE DÉPARTEMENTSont responsables, le cas échéant, de l’application et du respect de la présente politique dans leurunité administrative.7.6. LES COORDONNATRICES DES SOINS INFIRMIERS (DE SOIR, NUIT ET FIN DE SEMAINE)Sont responsables de l’application et du respect de la présente politique dans la ou les installationsqu’elles supervisent.8. RÉFÉRENCESQUÉBEC. Charte des droits et libertés de la personne, L.R.Q., c. C-12.QUÉBEC. Code civil du Québec, L.Q., 1991, c. 64.QUÉBEC. Code des professions, L.R.Q., C-26.RENVOI(S) : Page 19 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-2200QUÉBEC. Exigences relatives à l’utilisation des télécopieurs dans les organismes publics, Commissiond’accès à l’information du Québec, 1991.QUÉBEC. Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignementspersonnels, L.R.Q., c. A-2.1.QUÉBEC. Loi sur la protection de la jeunesse, L.R.Q.c. P-34.1.QUÉBEC. Loi sur la santé et la sécurité au travail, L.R.Q., c. S-2.1.QUÉBEC. Loi sur les archives, L.R.Q., c. A-21.1.QUÉBEC. Loi sur les services de santé et les services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2.QUÉBEC. Règlement sur l'organisation et l'administration des établissements, S-5, r. 3.01.9. MÉCANISMES DE RÉVISION DE LA POLITIQUEToute modification à la présente politique doit être adoptée par le conseil d’administration.La présente politique sera mise à jour à la suite de modifications apportées à la législation ou au plus tardtrois ans après son adoption. Elle devra donc être révisée au plus tard le 28 mars 2014.10. MÉCANISMES DE RÉVISION DES DOCUMENTS EN ANNEXE À LA POLITIQUESuite à des modifications législatives, les documents en annexe à la présente politique pourront faire l’objetde modifications de concordance. Ces modifications devront recevoir l’aval du directeur des servicesprofessionnels du CHUQ.11. APPROBATION ET ENTRÉE EN VIGUEURLa présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d’administration du CHUQ, soitle 28 mars 2011.Toute politique antérieure ayant les mêmes objets est conséquemment abrogée.CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE QUÉBECDSP / Service des archives médicales(2011-03-28)CD/lrP:\DPEI\PERFORMANCE\02- GESTION INTEGREE DOCUMENTS_02-1500\01 - GESTION ORG ADM\01-4100_POL-PRO-REG adm CHUQ\RECUEIL POL-PRO-REG CHUQ\1_POL-PRO\10_SERV HOSP\10-2200_POL_Confident_gest_dossiers_usagers-RECUEIL.docRENVOI(S) : Page 20 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

RECUEIL DES POLITIQUESET PROCÉDURES DU CHUQOBJET :POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DESDOSSIERS DES USAGERSPOLITIQUE N O 10-2200ANNEXES• ANNEXE 1 —Formulaire AH-216 — Autorisation de communiquer desrenseignements contenus au dossier• ANNEXE 2 —Grille de tarification des demandes d'accès au dossiermédical du CHUQ• ANNEXE 3 —Grille de tarification pour la consultation et la conservationde dossiers médicaux pour fins de recherche aux archivesmédicales du CHUQ (incluant le protocole de consultation)RENVOI(S) : Page 21 de 21Charte des droits et libertés de la personne (L.R.Q., c. C-12)Règlement sur l’organisation et l’administration des établissements (S-5, r. 3-01)Code civil du Québec (L.Q., 1991, c. 64) DIC : 1-1-1

ANNEXE 1

ANNEXE 2GRILLE DE TARIFICATIONDES DEMANDES D’ACCÈS AU DOSSIER MÉDICAL DU CHUQ1) Usager ou son représentantlégal• Attestation d’hospitalisation, de visites : 20,00 $ + taxes• Copie : 0,35 $ / feuille, calculé après une franchise de6,95 $ + taxes• Photographie médicale :- Format 5" x 7" : 4,30 $ + taxes- Format 8" x 10" : 5,55 $ + taxesLe paiement à l’avance est exigé.2) Notaire et avocat nonreprésentant de l’usager• Copie : 45,00 $ + taxes- Sauf si excédant 60 pages : 0,50 $ / page + taxes.• Photographie médicale :- Format 5" x 7" : 4,30 $ + taxes- Format 8" x 10" : 5,55 $ + taxes• Avocat de l’aide juridique : aucune taxeLe paiement à l’avance est exigé.3) Organisme gouvernemental SAAQ, IVAQ, RRQ • Copie : 30,00 $• Photographie médicale :- Format 5" x 7" : 4,30 $ + taxes- Format 8" x 10" : 5,55 $ + taxesFATA, MAAC • Copie : 50,00 $• Photographie médicale :- Format 5" x 7" : 4,30 $ + taxes- Format 8" x 10" : 5,55 $ + taxesCSST • Copie : 0,35 $ + 6,00 $ de frais d’expédition• Photographie médicale :- Format 5" x 7" : 4,30 $ + taxes- Format 8" x 10" : 5,55 $ + taxes• Résumé : 25,00 $Le paiement à l’avance peut être exigé pour la FATA.…2

ANNEXE 2 (suite …)4) Compagnie d’assurances • Attestation d’hospitalisation, de visites : 20,00 $ + taxes• Copie : 60,00 $ + taxes- Sauf si excédant 60 pages : 0,35 $ / page + taxes• Photographie médicale :- Format 5" x 7" : 4,30 $ + taxes- Format 8" x 10" : 5,55 $ + taxes5) Avocat de compagnied’assurancesLe paiement à l’avance est exigé.• Attestation d’hospitalisation, de visites : 20,00 $ + taxes• Copie : 60,00 $ + taxes- Sauf si excédant 60 pages : 0,50 $ / page + taxes• Photographie médicale :- Format 5" x 7" : 4,30 $ + taxes- Format 8" x 10" : 5,55 $ + taxesLe paiement à l’avance est exigé.6) Divers • Copie : 50,00 $ + taxes- Sauf si excédant 60 pages : 0,50 $ / page + taxes• Photographie médicale :- Format 5" x 7" : 4,30 $ + taxes- Format 8" x 10" : 5,55 $ + taxes7) Établissement de santé etservices sociauxLe paiement à l’avance est exigé.• Copie : aucuns frais pour les intervenants et lesétablissements régis par la Loi SSSS (accès légal auxdossiers de santé, M e Jean-Guy Fréchette, règles17.8.10.1 et 17.8.10.5.2).• Aucuns frais pour les organismes ayant un mandat d’ordrepublic.CHUQ / Service des archives médicales2011-06-20

ANNEXE 3GRILLE DE TARIFICATIONPOUR LA CONSULTATION ET LA CONSERVATION DE DOSSIERS MÉDICAUXPOUR FINS DE RECHERCHE AUX ARCHIVES MÉDICALES DU CHUQAutorisation requiseToute demande interne et externe devra être approuvée par le directeur des servicesprofessionnels ou par le comité de déontologie (cf. formulaire en annexe).1) Demande subventionnée(interne ou externe)• Communication auprès de l’usager : 30,00 $ / heure• Coût de conservation des dossiers au-delà du délai deconservation : 30,00 $ / dossier (peu importe la durée deconservation excédentaire)• Cueillette de données (archiviste) : 30,00 $ / heure• Photocopies : 0,35 $ / feuille• Sortie des dossiers selon leur localisation :- Dossier actif : 2,00 $ / tome- Dossier en réserve : 4,00 $ / tome- Dossier microfilmé : 4,00 $ / tome- Dossier entreposé à l’extérieur de l’hôpital : 8,00 $ / tomeAutres frais : les frais de communication téléphonique, demanutention et d’envoi seront en sus.Mode de facturation : aux périodes financières 3, 6, 9, 12et 13.2) Demande non subventionnée(interne ou externe)• Aucuns frais.Conservation de dossiers médicauxLes dossiers médicaux sont conservés intégralement pendant la période active qui est d’unedurée de cinq (5) ans d’âge du document pour les adultes et de dix (10) ans d’âge dudocument pour les mineurs.Par la suite, ils font l’objet d’une épuration selon la règle de conservation du dossier del’usager. Les documents essentiels sont conservés en permanence.CHUQ / Service des archives médicales2011-06-20

CENTRE HOSPITALIER UNIVERSITAIRE DE QUÉBECANNEXE 3 (suite …)CHULL’Hôtel-Dieu de QuébecSaint-François d’AssiseProtocole de consultation et deconservation des dossiers médicauxpour fins de recherche1- IDENTIFICATION DU CHERCHEUR (à compléter par le chercheur)Nom du responsable de la recherche :Nom du chercheur :Nom de l’organisme :Adresse :_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ Téléphone : ________________2- PROJET DE RECHERCHE (à compléter par le chercheur)Sujet de la recherche : ___________________________________________________________________________________________________________________________________________________Période visée (année) : __________________ Liste de dossiers fournie : OUI : NON :Durée de l'autorisation d'accès : ___________Nombre de dossiers requis : ______________ N o compte - Gestion de projet CHUQ : ___________Faire parvenir la facture à : Nom __________________________________________Adresse _______________________________________Ville ______________________________________ Code postal _________3- ENGAGEMENT AU RESPECT DE LA CONFIDENTIALITÉ (à compléter par le chercheur)Je, soussigné, m’engage à :- Tenir comme confidentiel, soit verbalement ou dans la rédaction ultérieure de rapports de recherche, tout renseignementnominatif dont j’aurai pris connaissance lors de mes travaux;- Assurer le respect à la confidentialité pour tout collaborateur auquel j’aurai recours pour l’exécution de mon projet derecherche;- Utiliser les renseignements obtenus uniquement dans le cadre de cette recherche;- Assujettir tout fichier informatique constitué pour les fins de la recherche aux mêmes règles de confidentialité que ledossier médical;- Contacter les usagers ou leur famille, s’il y a lieu, par l’intermédiaire du médecin traitant ou du directeur des servicesprofessionnels de l’établissement.___________________________ __________ __________________________ _____________Signature du chercheur Date Signature du/des collaborateur(s) Date__________________________ _______________________________________ _____________4- APPROBATION DU DIRECTEUR DES SERVICES PROFESSIONNELS________________________________Signature__________Date5- FACTURATION NOMBRE TOTALDossiers actifs 2,00 $ / tome ______ __________Dossiers inactifs et microfilmés 4,00 $ / tome ______ __________Dossiers à l’extérieur 8,00 $ / tome ______ __________Reprographie 0.35 $ / feuille ______ __________Cueillette de données 30,00 $ / heure ______ __________Conservation 30,00 $ / dossier ______ ______________________________ __________ __________Signature de l’archiviste Date Coût total1997-03 (Révision : 2011-06-20)R-260