PLANIFICATION DES ACHATS: politiques, systèmes ... - ReMeD

OBJECTIF DES ACHATSC’est le processus par lequel on se procure-la quantité qu’il faut- des bons produits de santé- de la qualité qu’il faut- pour le bon client- au bon moment- de la manière la plus efficace, laplus sûre et la moins onéreusepossible.

INTRODUCTION:L’achat de produits pharmaceutiques a unehistoire…..Un personnel du secteur public sans grande ou sans aucuneexpérience des situations du marché; un manque de personnelformé aux achatsUne absence de politiques et de réglementations en matièred’achats, et de structures de conformité aux normes auxquelssont soumis les produits pharmaceutiquesUn financement insuffisant des gouvernements; uneincohérence des règlements régissant les achats chez le bailleursde fondsUne politique d’achats fragmentée aux niveaux décentralisés(province, district, etc…)Une absence d’informations neutres sur la situation du marché,etc…

LE CYCLE DES ACHATSLa gestion des approvisionnements de médicaments: deuxième éditionPasser en revue lechoix des médicamentsDéterminer lesquantités requisésRéunir les informations surLa consommationMettre en parallèlebesoins et ressourcesDistribuer lesapprovisionnementsChoisir les méthodesd’achatEffectuer lespaiementsRepérer les fournisseurset en faire la listeRecevoir lesapprovisionnementset les vérifierVérifier où en estÉtablir les termesdu contrat

STRATEGIC OBJECTIVESfor Good Pharmaceutical ProcurementEnsure timely deliveryprocurement and distribution systems must ensure timelydelivery of appropriate products, in appropriate quantities,when and where they are neededAchieve the lowest possible costandcontrolling the actual purchase price of productsmanage hidden costs due to poor product quality,poor supplier performance or short shelf lifeinventory holding costs at various levels of the supply system,operating costs and capital loss by management andadministration of the procurement and distribution system

OPERATIONAL PRINCIPLESfor good pharmaceutical procurementEFFICIENT AND TRANSPARENT MANAGEMENT1 Procurement functions and responsibilities should be dividedamong different offices, committees and individuals, each with theappropriate expertise and resources for the specific function1 Procurement procedures should be transparent, following writtenprocedures throughout the process, using explicit criteria to awardcontracts1 Procurement should be planned properly, performance shouldbe monitored regularly, monitoring should include an annual externalaudit

OPERATIONAL PRINCIPLESfor good pharmaceutical procurementDRUG SELECTION AND QUANTIFICATION1 Public sector procurement should be limited to an essential drugslist, or a national/local formulary1 Procurement and tender documents should list pharmaceuticals bytheir INN ( generic ) name1 Order quantities should be based on reliable estimates of needs

OPERATIONAL PRINCIPLESfor good pharmaceutical procurementFINANCING AND COMPETITION1 Mechanisms should be put in place to ensure reliable financingfor procurement. Good financial management procedures should befollowed to maximise the use of financial resources1 Procurement should be effected in the largest possible quantitiesin order to achieve economies of scale; this applies to both centralised anddecentralised systems1 Procurement of public sector goods should be based oncompetitive procurement methods, except for very smallemergency orders1 Procurement of all contracted items should be from the supplier thatholds the contract for the respective items

OPERATIONAL PRINCIPLESfor good pharmaceutical procurementSUPPLIER SELECTION AND QUALITY ASSURANCE1 Prospective suppliers should be pre-qualified, and selected suppliersshould be monitored through a process which considers productquality, service reliability, delivery time and financial viability1 Procurement procedures/systems should include all the assurancesthat the pharmaceuticals purchased are of high quality, according tointernational standards

ASSURER des SYSTÈMES de DISTRIBUTION SÛRS ETFIABLES dans les PAYS EN DÉVELOPPEMENT, dans leCONTEXTE DU VIH/SIDA ET de la PRÉVENTION DE LATMFAchats des approvisionnementsliés à la lutte contre le VIHPLANIFIER VOS ACHATS

Battling HIV/AIDS. A Decision maker’s Guide to the Procurement of Medicines and RelatedSupplies. World Bank 2004Elements of a Comprehensive HIV Care ProgrammeARTARVsPalliative CareDrugs andconsumablemedical suppliesTreatmentDrugs, consumables to treatSTI, OI TBDetectionDiagnostic Agents and lab suppliesHIV STI TB OIsPreventionContraceptives, condoms, lubricants, gloves,protective gearHealth Sector Goods

DIVERSES POSSIBILITÉS SONTOFFERTES (produits)• Produits relevant de la santé:- Produit Pharmaceutiques- Laboratoire- Dispositifs médicaux• Biens– Équipements de bureau, climatiseurs, véhicules,etc…

DIVERSES POSSIBILITÉS SONTOFFERTES (services)• Services– Contrats de sous-traitance, engagement de conseillerstechniques, responsables de l’élaboration des systèmesde gestion de l’information, pharmacies, médecins,soigneurs, animateurs, sécurité, travaux d’évaluation,autres spécialités et sociétés d’experts, etc...• Works– Rénovations de bureaux, étagères, installations, petitstravaux de génie civil

MÉTHODES UTILISÉES POUR LESACHATS• Demande de prix Plus souple et informelle• Invitation a soumissionner Utilisé dans la prestation de services et l’achat debiens complexes (par ex. Lorsqu’on ne peut pas définide cahier des charges fonctionnel)• Source unique/passation de marchés par ententedirecte/dérogation au principe de concurrence Il n’y a pas de marché concurrentiel pour ce qui estdemandé, ou un appel d’offres n’a pas abouti

MÉTHODES UTILISÉES POUR LESACHATS• Appel d’offres– Appel d’offres national avec évaluation préalablede la qualité– Appel d’offres international avec évaluationpréalable de la qualité– Appel d’offres international limité• Consultation de fournisseurs à l’échelleinternationale

MÉTHODES UTILISÉES POUR LESACHATS• Recours à des fournisseurs internationaux àbas prix ou aux Nations Unies• Recours à des achats groupésAre we using the most effectiveprocurement method in theHIV/AIDS market place ?

PLANIFICATION DES ACHATS1. Identifier les conditions pour initier et mener à bien la procédure2. Établir un échéancier des tâches3. Établir un échéancier des achats4. Identifier et gérer les coûts standard5. Identifier les éléments relevant du chemin critique6. Exécuter: le produit est prêt à être utiliséCOMMENT CETTE ACTIVITÉ VA-T-ELLE ÊTREGÉNÉRASILÉE À L’ÉCHELLE SUPÉRIERURE?

EstimateRealMonth 2Month 3Month 4Month 5Month 6Month 7Month 8Month 9Month 10Month 11Month 1216001400120010008006004002000Treatment periodPlace order Stock arriveMonth 1Estimated vs real enrollement

ASSURER des SYSTÈMES de DISTRIBUTION SÛRS ETFIABLES dans les PAYS EN DÉVELOPPEMENT, dans leCONTEXTE DU VIH/SIDA ET de la PRÉVENTION DE LATMFAchats des approvisionnementsliés à la lutte contre le VIHCONTRÔLE DES PRIX

PRIX DES TRAITEMENTS ANTIRÉTROVIRAUX -effect de la concurrence intertype…D4t+3TC+NVPlowest worldprice/yearMSF: Untangling the web of price reductions 7 th ed, Feb 2005

CONTRÔLE DES PRIXmoins de traitements pour le même prix…MSF: Untangling the web of price reductions 7 th ed, Feb 2005

PRIX DES TRAITEMENTS ANTIRÉTROVIRAUX -est-ce que ça vaut le peine de rechercher lesmeilleurs prix ?PRICE DATA FEB 2005d4T + 3TC + NVPUSD per year6005004003002001000OriginatorAurobindaCiplaGPOHeteroRanbaxyStridesMSF: Untangling the web of price reductions 7 th ed, Feb 2005

L’ACCÈS AUX TRAITEMENTSANTIRÉTROVIRAUXAchats, logistique, infrastructure …..CONCLUSION

CHALLENGESin ensuring reliable procurement for programmes1 Need for coordination, particularly in scaling up1 Integration into existing strategiesIntegration into existing (non-functioning) systems1 Synchronising availability of supplies with programmelaunch/roll outSelection of and specifications for commoditiesQuantification of needsAccess to basic essential drugs lackingChallenges with storage and distribution, etc1 Monitoring and evaluation / Operational research

STREAMLINING your PROCUREMENTWhat is critical to have ???PROCUREMENT STRATEGYneed a drug supply strategy at facility levelordering interval, recognising lead times from industryneed to have an idea of stocks in the system,information on expiry datesenrolment rates by your implementing programmeneed to be able to redistribute as needed

PROCUREMENT and SUPPLYMANAGEMENT in the context ofHIV/AIDS carePatientcompliance & adherenceWe expect a lot fromusers, butproducts and suppliershave to perform equallyProductquality & efficacyProcurementreliable & affordable