Profils de métadonnées gouvernementaux, Dossiers et documents ...

Profils de métadonnées gouvernementauxDossiers et documents, version 2.0Comité interministériel sur les métadonnéesAvril 2009

Dépôt légal – Bibliothèque et Archives nationales du Québec, 2010ISBN : 978-2-550-59636-3

TABLE DES MATIÈRESIntroduction ................................................................................ 7Partie 1. Guide de l’utilisateur1. Caractéristiques de présentation d’une fiche descriptive de métadonnées...................... 122. Classement des métadonnées selon leur degré d’obligation........................................... 172.1 Tableaux des métadonnées des documents et des dossiers .................................... 182.2 Tableaux des métadonnées opérationnelles............................................................. 283. Exemple d’application fictif .............................................................................................. 314. Recommandations pour l’adaptation par un organisme public des profils de métadonnéesgouvernementaux........................................................................................................... 365. Exemple d’adaptation d’une fiche descriptive de métadonnées ...................................... 38Partie 2. Profil des métadonnées des dossiersAdresse d’emplacement physique....................................................................................... 41Auditoire.............................................................................................................................. 43Public cible ..................................................................................................................... 44Scolarité ..................................................................................................................... 46Caractéristiques matérielles................................................................................................ 47Quantité.......................................................................................................................... 48Support........................................................................................................................... 50Chemin d’accès .................................................................................................................. 52Classification (Sujet) ........................................................................................................... 53Domaine/Objet ............................................................................................................. 54Mot clé ..................................................................................................................... 56Processus/Activité........................................................................................................ 58Date du dossier................................................................................................................... 60Date d’ouverture............................................................................................................ 61Date de destruction prévue ........................................................................................... 63Date de fermeture ......................................................................................................... 65Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 2

Date de transfert prévue................................................................................................ 67Date de versement prévue ............................................................................................ 69Description.......................................................................................................................... 71Résumé......................................................................................................................... 72Table des matières........................................................................................................ 73Identifiant du dossier........................................................................................................... 74Limite d’accès ..................................................................................................................... 76Portée ................................................................................................................................. 78Compétence.................................................................................................................. 79Portée géographique..................................................................................................... 80Portée temporelle.......................................................................................................... 81Règle de conservation ........................................................................................................ 82Délai de conservation ................................................................................................... 83Détenteur principal ........................................................................................................ 85Numéro de calendrier de conservation ......................................................................... 87Numéro de règle de conservation.................................................................................. 89Titre de la règle de conservation ................................................................................... 91Relation............................................................................................................................... 93A pour partie ................................................................................................................. 94Est partie de.................................................................................................................. 96Est référencé par........................................................................................................... 98Est requis par................................................................................................................ 99Réfère à ..................................................................................................................... 100Requiert ..................................................................................................................... 101Se conforme à............................................................................................................... 102Restriction d’utilisation ....................................................................................................... 103Statut .................................................................................................................................. 105Statut archivistique ....................................................................................................... 106Statut d’autorité d’enregistrement.................................................................................. 108Statut d’exemplaire ....................................................................................................... 110Statut de dossier ........................................................................................................... 114Statut essentiel.............................................................................................................. 116Titre du dossier ................................................................................................................... 118Unité administrative propriétaire.......................................................................................... 120Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 3

Partie 3. Profil des métadonnées des documents de référence etde transactionAuditoire.............................................................................................................................. 124Public cible ..................................................................................................................... 125Scolarité ..................................................................................................................... 127Caractéristiques matérielles................................................................................................ 128Dimension ...................................................................................................................... 129Quantité.......................................................................................................................... 130Support........................................................................................................................... 132Chemin d’accès .................................................................................................................. 134Classification par type de document.................................................................................... 136Collaborateur ...................................................................................................................... 138Créateur du document ........................................................................................................ 140Date du document............................................................................................................... 142Date d’expédition .......................................................................................................... 143Date de création............................................................................................................ 145Date de modification ..................................................................................................... 147Date de publication ....................................................................................................... 149Date de réception.......................................................................................................... 150Date de signature.......................................................................................................... 152Description.......................................................................................................................... 154Résumé......................................................................................................................... 155Table des matières........................................................................................................ 156Destinataire......................................................................................................................... 157Éditeur ................................................................................................................................ 159Expéditeur........................................................................................................................... 161Format ................................................................................................................................ 163Format d’enregistrement institutionnel........................................................................... 164Identifiant du document....................................................................................................... 166Langue................................................................................................................................ 168Portée ................................................................................................................................. 169Compétence.................................................................................................................. 170Portée géographique..................................................................................................... 171Portée temporelle.......................................................................................................... 172Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 4

Relation............................................................................................................................... 173A pour document joint ................................................................................................... 174A pour partie ................................................................................................................. 175A pour version............................................................................................................... 177Est joint à ..................................................................................................................... 179Est partie de.................................................................................................................. 181Est référencé par........................................................................................................... 183Est remplacé par ........................................................................................................... 184Est requis par................................................................................................................ 185Est une version de ........................................................................................................ 186Réfère à ........................................................................................................................ 188Remplace ..................................................................................................................... 189Requiert ........................................................................................................................ 190Se conforme à............................................................................................................... 191Signataire............................................................................................................................ 192Statut de version ................................................................................................................. 194Tierce partie........................................................................................................................ 196Titre .................................................................................................................................... 198Titre du document ......................................................................................................... 199Autre titre du document ................................................................................................. 200Partie 4. Métadonnées opérationnellesCréateur de l’enregistrement institutionnel (création) ......................................................... 202Créateur de l’enregistrement institutionnel (modification) .................................................... 204Date du processus.......................................................................................................206Date de l’enregistrement institutionnel (création).......................................................... 207Date de l’enregistrement institutionnel (modification)..................................................... 209Date de destruction réelle ............................................................................................. 211Date de transfert réelle.................................................................................................. 213Date de validation ......................................................................................................... 215Date de versement réelle .............................................................................................. 216Utilisateur effectuant la destruction réelle............................................................................ 218Utilisateur effectuant le transfert réel................................................................................... 220Utilisateur effectuant le versement réel ............................................................................... 222Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 5

INTRODUCTIONLa version 2.0 des profils de métadonnées gouvernementaux a été produite grâce à lacollaboration du Comité interministériel sur les métadonnées, dirigé initialement parNicole Lemay du Directeur général des élections du Québec et, ensuite par ChristianeRoy de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Elle constitue une refonte de laversion 1.0 publiée en 2004.Outre mesdames Nicole Lemay et Christiane Roy, le comité regroupe :- Sylvain Boucher, Ministère des Transports;- Michèle Daigle, Ministère des Transports;- Jacinthe Dostie, Ministère de la Justice;- Michel Lévesque, Directeur général des élections du Québec;- Richard Parent, Ministère des Services gouvernementaux;- Catherine Thibault, Ministère du Conseil exécutif.Historique et portéeCes profils découlent des travaux du Chantier en ingénierie documentaire et s’inscriventdans la réalisation du Cadre de référence gouvernemental en gestion intégrée desdocuments (CRGGID) qui a pour objet de définir et de fournir des modèles concernantdes points essentiels pour la mise en œuvre d’une meilleure gestion intégrée desdocuments dans les ministères et organismes.Ils couvrent trois profils de métadonnées accompagnés de métadonnéesopérationnelles visant spécifiquement les opérations de gestion documentaireexécutées sur les dossiers, les documents et leurs métadonnées.Ces trois profils sont le profil de métadonnées des documents de référence, le profil demétadonnées des documents de transaction et le profil de métadonnées des dossiers.Ils comprennent un ensemble de métadonnées permettant de nommer, identifier,décrire, classifier et gérer une ressource documentaire 1 tout au long de son cycle devie, comme le titre d’un dossier ou d’un document, son créateur, sa date de création, sadate de destruction prévue, etc.Un document de référence est un document permettant d’acquérir une informationgénérale pertinente quant à la réalisation d’un processus de travail comme des études,des volumes, des publications, des informations publicitaires, des communiqués, desformulaires vierges, des spécifications techniques, des catalogues et des répertoires.Un document de transaction est un document établissant certaines informationsrelatives à un échange pouvant lier les parties juridiquement ou financièrement par une1 Une ressource documentaire désigne les documents administratifs conservés dans les bureaux, uncentre de documents semi-actifs ou un centre d’archives ainsi que les documents conservés dans unebibliothèque et un centre de documentation.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 7

signature ou par tout autre moyen approuvé et reconnu par l’institution, par exempleune déclaration de revenus ou une demande de renouvellement de permis de conduire,soit sur papier, soit par service en ligne.Un dossier regroupe un ensemble de documents portant sur un sujet ou un thèmedonné. En général, un document doit être rattaché à un dossier, lequel est lié à unerubrique du plan de classification.Ces profils ont été produits principalement pour répondre aux exigences de la gestiondes dossiers et documents administratifs 2 ainsi qu’à celles des archives à conservationpermanente. Toutefois, ils peuvent être utilisés à d’autres fins, comme, par exemple,pour gérer les documents d’un centre de documentation. Certaines des caractéristiquesdes métadonnées proposées devront alors être réévaluées afin de répondre à cesnouveaux besoins.ObjectifsL’utilisation de métadonnées permet d’atteindre les objectifs suivants :- Gérer le cycle de vie des dossiers et des documents;- Faciliter la recherche des dossiers et des documents;- Gérer les restrictions d’utilisation (droits d’auteur et autres restrictions);- Assurer la disponibilité des dossiers et des documents de façon à ce qu’ils soientaccessibles en temps voulu et de la manière requise par une personne autorisée;- Gérer la confidentialité des dossiers et des documents;- Gérer l’intégrité des documents de manière à ce que l’information véhiculée par cesdocuments ne soit pas détruite ou altérée de quelque façon sans autorisation, et quele support de cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulues;- Assurer la traçabilité qui permet de suivre toutes les actions effectuées sur undocument tout au long de son cycle de vie;- Favoriser l’interopérabilité par l’usage d’un langage descriptif commun permettant defaciliter l’échange d’information entre les organismes et les systèmes d’information;- Situer les dossiers et les documents dans leur contexte en assurant la sauvegardede ce contexte.Normes utiliséesChaque profil de métadonnées est basé principalement sur les éléments de la normeinternationale ISO 15836 :2003 intitulée L’ensemble des éléments de métadonnéeDublin Core. 3 .2 Les documents administratifs incluent les courriels et leurs pièces attachées.3 http://dublincore.org/documents/2008/01/14/dces/#ISO15836Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 8

De plus, les normes et les modèles ci-dessous ont également servi de référence à leurproduction :- Norme AGLS Metadata Standard (Archives nationales d’Australie) 4 ;- Norme eGovernment Metadata Standard, version 3.1 (Gouvernement de Grande-Bretagne) 5 ;- Norme ISO/TS23081-1 intitulée Métadonnées pour les documents institutionnels –Partie 1 : principes 6 ;- Model Requirements Specification for the Management of Electronic Record(MoReq2) 7 ;- Règles de description des documents d’archives (RDDA) (Bureau canadien desarchivistes). 8 .Public viséL’utilisation de ces profils est recommandée pour tous les organismes visés à l’annexede la Loi sur les archives (L.R.Q., c-A-21.1) 9 . Ces derniers pourront l’utiliser commeoutil de base pour produire leur propre profil de métadonnées, adapté à la réalité deleur institution. Dans ce cas, ils devront respecter certains critères, lesquels sonténoncés au point 4 de la partie 1, Guide de l’utilisateur.Ce document peut également servir de guide à tout organisme privé, notamment lesfirmes spécialisées dans le développement d’applications en gestion des documents.StructureCe document comprend quatre parties principales. La première partie consiste en unguide d’utilisateur, lequel présente les éléments faisant partie d’une fiche descriptive demétadonnées, classe les métadonnées selon leur degré d’obligation, identifie unexemple d’application et donne des recommandations pour adapter les profils auxexigences et attentes des organismes publics.Les parties deux et trois contiennent l’ensemble des fiches descriptives présentant ledétail de chacune des métadonnées des dossiers et des documents.La quatrième partie présente les métadonnées opérationnelles s’appliquantspécifiquement aux processus de gestion documentaire, soit l’enregistrementinstitutionnel, la destruction, le transfert dans un entrepôt de documents semi-actifs ousur un autre serveur, le versement des archives à conservation permanente et lesvalidations.4 http://naa.gov.au/records-management/create-capture-describe/describe/AGLS/index.aspx5 http://www.cabinetoffice.gov.uk/govtalk/schemasstandards/metadata.aspx6 http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=366277 http://www.moreq2.eu/downloadsa.htm8 http://www.cdncouncilarchives.ca/RAD/RDDAComplete_July2008.pdf.9 http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/home.php#Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 9

Gestion des profilsLa mise à jour et la diffusion de ces profils sont sous la responsabilité de la Directiongénérale des archives de Bibliothèque et Archives nationales du Québec. Elle enrévisera le contenu de manière à s’assurer de couvrir tout nouveau besoin en matièrede gestion intégrée des documents.Pour tous commentaires ou questions en rapport avec ces profils, vous pouvezcommuniquer avec madame Christiane Roy au (418) 873-1101, poste 6230(christiane.roy@banq.qc.ca)..Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 10

PARTIE 1.GUIDE DE L’UTILISATEUR

1. Caractéristiques de présentation d’une fiche descriptive demétadonnéesLes métadonnées faisant partie des profils de métadonnées sont présentées dansdes fiches descriptives selon l’ordre alphabétique de leur nom.Les métadonnées se divisent en trois types 10 :1. Groupe de métadonnées (avec enrichissement).2 Métadonnée d’enrichissement, qui est associée au groupe de métadonnées.3. Métadonnée simple (sans enrichissement).Exemple1. Groupe de métadonnées(avec enrichissement)Classification (Sujet)2. Métadonnée d’enrichissement Domaine/objetMot cléProcessus/activité3. Métadonnée simple(sans enrichissement)ÉditeurGroupe de métadonnéesSelon l’exemple ci-dessus, un groupe de métadonnées, par exemple, Classification(Sujet), englobe d’autres métadonnées plus spécifiques nommées métadonnéesd’enrichissement, par exemple, Domaine/Objet, Mot clé et Processus/Activité.La fiche descriptive d’un groupe de métadonnées comprend une définition, une listedes métadonnées d’enrichissement possibles et, au besoin, des notescomplémentaires.Nom du groupe de métadonnéesDéfinitionSert à préciser en quelques mots ce qu’est lamétadonnée par l’énumération de sescaractéristiques.Il s’agit d’un énoncé qui décrit un concept et permetde le distinguer des autres dans un système10 Les métadonnées définies par Dublin Core forment la référence de base pour effectuer cesregroupements.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 12

Nom du groupe de métadonnéesconceptuel.Métadonnée d’enrichissement Sert à inscrire la (les) métadonnée(s)d’enrichissement se rattachant au groupe demétadonnées.Une métadonnée d’enrichissement est un ajout desous-éléments ou de propriétés à un groupe demétadonnées pour en augmenter la précision selonles besoins.Notes complémentaires Sert à inscrire toute autre informationcomplémentaire.Métadonnée d’enrichissement et métadonnée simpleLes métadonnées d’enrichissement sont des métadonnées spécifiques quidépendent d’un groupe de métadonnées. Mentionnons à titre d’exemple,Domaine/objet, Mot clé et Processus/activité dans le groupe de métadonnées intituléClassification (Sujet).Les métadonnées simples sont des métadonnées sans enrichissement, par exempleÉditeur.Ces deux types de métadonnées sont présentés à l’aide de dix rubriques décrites ciaprès.La présence d’onglet à la ligne supérieure permet de spécifier le profil auquelappartient chaque métadonnée, soit document de référence, document detransaction, dossier. Cet onglet n’apparaît toutefois pas en ce qui concerne lesmétadonnées opérationnelles puisqu’elles visent les opérations de gestiondocumentaire s’appliquant aussi bien aux dossiers qu’aux documents.Nom de la métadonnée simple (sans enrichissement)ouNom de la métadonnée d’enrichissementProfil(s) visé(s) : dossier ou documentDéfinitionSert à préciser en quelques mots ce qu’est lamétadonnée par l’énumération de ses caractéristiques.Il s’agit d’un énoncé qui décrit un concept et permet dele distinguer des autres dans un système conceptuel.Ne pas confondre avecSert à ajouter des précisions particulières aidant àdifférencier cette métadonnée des autres qui présententdes similitudes et pourraient être confondues aveccelle-ci dans certains cas d’espèces.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 13

Nom de la métadonnée simple (sans enrichissement)ouNom de la métadonnée d’enrichissementProfil(s) visé(s) : dossier ou documentDegré d’obligationSert à préciser le degré d’obligation de la métadonnéeconsidéré au moment de l’enregistrement institutionnelou après l’enregistrement institutionnel.Obligatoire : La présence de cette métadonnée estobligatoire et elle doit contenir une valeur.Conditionnel : La présence de cette métadonnée estobligatoire uniquement si certaines conditions seprésentent.Facultatif : La présence de cette métadonnée n’est pasobligatoire, mais elle peut être recommandée.OccurrenceType de donnée et contrôleSert à indiquer le nombre de valeurs distinctes que lamétadonnée peut se voir attribuer : 1 pour une seulevaleur, 2 ou le nombre de valeurs fixé, ou la mentionPlusieurs lorsqu’il n’y a pas de maximum fixé.Sert à indiquer le type de donnée suggéré accompagnéd’une référence à une liste interne, à une liste externeou à une règle, selon le cas.Le type de donnée peut être décrit comme suit :élément d’une énumération, format structuré, texte.Type de valeurSert à proposer un type de valeur ainsi qu’une façon decompléter la métadonnée (mode de capture).Type de valeur- Valeur par défaut.- Valeur sélectionnée à partir d’une liste.- Valeur saisie.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 14

Nom de la métadonnée simple (sans enrichissement)ouNom de la métadonnée d’enrichissementProfil(s) visé(s) : dossier ou documentMode de capture suggéréValeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système. 11- Valeur héritée. 12- Valeur déduite. 13- Valeur calculée.Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique. 14- Valeur choisie à partir d’un résultat de recherche.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier ou à la suite del’exécution d’un copier-coller.Saisie et interprétationExemplesSert à fournir des renseignements sur la manièred’interpréter et d’appliquer la définition de lamétadonnée.Sert à illustrer de manière concrète la diversité dessituations.Les exemples guident l’utilisateur dans l’inscription de11 Une valeur prédéterminée ou provenant du système est une valeur qui est extraite de l’infrastructuretechnologique lors des processus d’enregistrement institutionnel ou de déclassement ou dont lagénération automatique est le résultat d’une programmation spécifique.12 Une valeur héritée est une valeur de métadonnée d’une ressource documentaire qui est transmiseautomatiquement aux ressources documentaires qui lui sont rattachées.13 Une valeur déduite est une valeur qui est extraite d’un outil tel le calendrier de conservation ou le plande classification, d’un registre, d’un champ de donnée tel le titre d’un dossier ou d’un document, del’en-tête d’un courriel ou du contenu même d’un document.14 Un chemin taxinomique présente à un utilisateur la hiérarchie de différents éléments de classificationsous une forme linéaire. Il peut prendre la forme suivante : > Gestion des documents > Gestion desdocuments actifs > Classification >. Il suffit de cliquer sur l’un ou l’autre des segments pour accéder auniveau de classification désiré.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 15

Nom de la métadonnée simple (sans enrichissement)ouNom de la métadonnée d’enrichissementProfil(s) visé(s) : dossier ou documentl’information propre à chaque métadonnée.Notes complémentairesSert à inscrire toute autre information complémentaire.Il peut s’agir de références à des listes d’autorité,d’indications concernant des normes techniques oud’indications pour orienter le développement du supportinformatique, de spécifications de fonctionnement, etc.Adresse de schéma XML(URI)Sert à inscrire la chaîne de caractères uniquepermettant de désigner préférablement le nom uniformede ressources (URN) ou sinon, la localisation uniformede ressources (URL) du schéma XML de lamétadonnée sur le web.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 16

2. Classement des métadonnées selon leur degré d’obligationLes tableaux des métadonnées des documents et des dossiers présentent lesdifférentes métadonnées des trois profils de métadonnées en fonction de leur degréd’obligation.Obligatoire : Ces métadonnées doivent faire partie du profil de métadonnées etêtre complétées lors de l’enregistrement institutionnel d’un dossier ou d’undocument.Conditionnel : Ces métadonnées doivent faire partie du profil de métadonnées.Elles doivent être complétées lorsque certaines conditions sont satisfaites. Parexemple, la date de destruction prévue d’un dossier devra être inscriteuniquement si le dossier est visé par une règle de conservation dont le délaiprescrit une destruction comme mode de disposition.Facultatif : Ces métadonnées n’ont qu’un caractère de recommandation général,mais l’une ou plusieurs de celles-ci pourraient être déclarées obligatoires dans leprofil de métadonnées d’un organisme public.Les tableaux des métadonnées opérationnelles listent les différentes métadonnéesopérationnelles pouvant être générées automatiquement lors de l’exécution dedifférentes opérations de gestion documentaire sur des dossiers, des documents ouleurs métadonnées.VOIR TABLEAUX AUX PAGES SUIVANTESProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 17

2.1 Tableaux des métadonnées des documents et des dossiersTableau 1. Métadonnées obligatoiresGroupe de métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents Dossiers RemarquesRéférence TransactionCaractéristiques matériellesSupport X X X NilChemin d’accès X X X Vise uniquement lesdossiers et les documentsnumériques.Classification (Sujet)Date du dossierFormatDomaine/Objet Héritage du dossier 15 Héritage du dossier X NilMot clé Héritage du dossier Héritage du dossier X NilProcessus/Activité Héritage du dossier Héritage du dossier X NilDate d’ouverture Héritage du dossier Héritage du dossier X NilDate de fermeture Héritage du dossier Héritage du dossier X NilFormat d’enregistrementinstitutionnelX X Nil Vise uniquement lesdocuments numériques.15 L’héritage du dossier signifie qu’une valeur de métadonnée d’un dossier est transmise automatiquement aux documents qui lui sont rattachés.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 18

Tableau 1. Métadonnées obligatoiresGroupe de métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents Dossiers RemarquesRéférence TransactionIdentifiant du document X X Nil NilIdentifiant du dossier Nil Nil X NilLangue X X Nil NilLimite d’accès Héritage du dossier Héritage du dossier X NilRègle de conservationDélai de conservation Héritage du dossier Héritage du dossier X NilDétenteur principal Héritage du dossier Héritage du dossier X NilNuméro de règle deconservationHéritage du dossier Héritage du dossier X NilStatutStatut archivistique Héritage du dossier Héritage du dossier X NilStatut d’autoritéd’enregistrementHéritage du dossier Héritage du dossier X NilStatut d’exemplaire Héritage du dossier Héritage du dossier X NilStatut de version 16 X X Nil Vise uniquement lesdocuments numériquesTitre16 Il doit y avoir héritage de métadonnées d’une version à l’autre d’un document, c’est-à-dire qu’une valeur de métadonnées d’un document doit êtretransmise automatiquement aux versions qui lui sont rattachées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 19

Tableau 1. Métadonnées obligatoiresGroupe de métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents Dossiers RemarquesRéférence TransactionTitre du document X X Nil NilTitre du dossier Héritage du dossier Héritage du dossier X NilUnité administrative propriétaire Héritage du dossier Héritage du dossier X NilProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 20

Tableau 2. Métadonnées conditionnellesGroupe de métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents Dossiers ConditionRéférence TransactionAdresse d’emplacementphysiqueHéritage du dossier Héritage du dossier X Transfert de dossierstangibles semi-actifs.Versement de dossierstangibles inactifs.Caractéristiques matériellesQuantité Autre tableau 17 Autre tableau 18 X Versement de dossiers àBAnQ.Date du documentDate d’expédition X X Nil Conservation à titre depreuve ou lors d’échangesélectroniques ayant uneportée juridique ou financièreentre deux parties.Date de réception X X Nil Conservation à titre depreuve ou lors d’échangesélectroniques ayant uneportée juridique ou financièreentre deux parties.Date de signature Nil X Nil Échanges électroniquesayant une portée juridique oufinancière entre deux parties.17 Voir tableau 3 listant les métadonnées facultatives.18 Voir tableau 3 listant les métadonnées facultatives.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 21

Tableau 2. Métadonnées conditionnellesGroupe de métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents Dossiers ConditionRéférence TransactionDate du dossierDate de destruction prévue Héritage du dossier Héritage du dossier X Dossier visé par une règle deconservation dont le délaiprescrit une destruction.Date de transfert prévue Héritage du dossier Héritage du dossier X Dossier visé par une règle deconservation dont le délaiprescrit une périoded’utilisation semi-active.Date de versement prévue Héritage du dossier Héritage du dossier X Dossier visé par une règle deconservation dont le délaiprescrit un tri ou uneconservation.Destinataire X X Nil Conservation à titre depreuve ou lors d’échangesélectroniques ayant uneportée juridique ou financièreentre deux parties.Expéditeur X X Nil Conservation à titre depreuve ou lors d’échangesélectroniques ayant uneportée juridique ou financièreentre deux parties.Règle de conservationNuméro de calendrier deconservationHéritage du dossier Héritage du dossier X Organismes qui doivent faireapprouver leur calendrier deconservation par BAnQ.RelationProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 22

Tableau 2. Métadonnées conditionnellesGroupe de métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents Dossiers ConditionRéférence TransactionA pour document joint X X Nil Enregistrement institutionnelde courriels comprenant despièces attachées.A pour partie Autre tableau 19 Autre tableau 20 X Rattachement de sousdossiersnumériques à undossier lors del’enregistrement institutionnel.Rattachement de documentsnumériques à un dossier lorsde l’enregistrementinstitutionnel.A pour version X X Nil Enregistrement institutionneldes différentes versions d’undocument numérique.Est joint à X X Nil Enregistrement institutionneld’une pièce jointe attachée àun courriel.Est partie de X** X** X* *Rattachement d’un dossier àun sous-dossier numériquelors de l’enregistrementinstitutionnel.**Rattachement d’un dossierà des documents numériqueslors de l’enregistrementinstitutionnel.19 Voir tableau 3 listant les métadonnées facultatives.20 Voir tableau 3 listant les métadonnées facultatives.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 23

Tableau 2. Métadonnées conditionnellesGroupe de métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents Dossiers ConditionRéférence TransactionEst une version de X X Nil Enregistrement institutionneldes différentes versions d’undocument numérique.Restriction d’utilisation Héritage du dossier Héritage du dossier X Versement à BAnQ dedossiers visés par unerestriction d’utilisation.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 24

Tableau 3. Métadonnées facultativesGroupe de métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents Dossiers RemarquesRéférence TransactionAuditoirePublic cible X Nil X NilScolarité X Nil X NilCaractéristiques matériellesDimension X X Nil NilQuantité X X Nil NilClassification par type dedocumentX X Nil NilCollaborateur X Nil Nil NilCréateur du document X X Nil NilDate du documentDate de création X X Nil NilDate de modification X X Nil NilDate de publication X Nil Nil NilDescriptionRésumé X X X NilProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 25

Tableau 3. Métadonnées facultativesGroupe de métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents Dossiers RemarquesRéférence TransactionTable des matières X X X NilÉditeur X Nil Nil NilPortéeCompétence X X X NilPortée géographique X X X NilPortée temporelle X X X NilRègle de conservationTitre de la règle de conservation Héritage du dossier Héritage du dossier X NilRelationA pour partie X X Autre tableau 21 NilEst référencé par X X X NilEst remplacé par X X Nil NilEst requis par X X X NilRéfère à X X X NilRemplace X X Nil Nil21 Voir dans le tableau 2 des métadonnées conditionnelles.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 26

Tableau 3. Métadonnées facultativesGroupe de métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents Dossiers RemarquesRéférence TransactionRequiert X X X NilSe conforme à X X X NilSignataire X X Nil NilStatutStatut de dossier Nil Nil X NilStatut essentiel Héritage du dossier Héritage du dossier X NilTierce partie Nil X Nil NilTitreAutre titre du document X X Nil NilProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 27

2.2 Tableaux des métadonnées opérationnellesTableau 1. Métadonnées obligatoiresGroupe de métadonnées / Métadonnée simple Métadonnée d’enrichissement RemarquesCréateur de l’enregistrement institutionnel (création) Générée automatiquement lors de l’enregistrementinstitutionnel initial de dossiers, de document et demétadonnées.Date du processusDate de l’enregistrement institutionnel (création) Générée automatiquement lors de l’enregistrementinstitutionnel initial de dossiers, de documents et demétadonnées.Tableau 2. Métadonnées conditionnellesGroupe de métadonnées / Métadonnée simple Métadonnée d’enrichissement RemarquesCréateur de l’enregistrement institutionnel (modification) Générée automatiquement lors de la modification dedossiers ou de documents déjà enregistrésinstitutionnellement, incluant leurs métadonnées.Date du processusDate de l’enregistrement institutionnel (modification)Date de transfert réelleGénérée automatiquement lors de la modification dedossiers ou de documents déjà enregistrésinstitutionnellement, incluant leurs métadonnées.Générée automatiquement lors de l’opération proprementdite de déclassement des dossiers visés par une règle deconservation dont le délai prescrit un transfert dans unentrepôt semi-actif ou sur un autre serveur.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 28

Tableau 2. Métadonnées conditionnellesGroupe de métadonnées / Métadonnée simple Métadonnée d’enrichissement RemarquesDate de validation Générée automatiquement lors des opérations devalidation effectuées sur les dossiers et les documentsnumériques tout au long de leur cycle de vie, incluantleurs métadonnées.Date de versement réelleGénérée automatiquement lors de l’opération proprementdite de déclassement des dossiers visés par une règle deconservation dont le délai prescrit un tri ou uneconservation.Utilisateur effectuant le transfert réel Générée automatiquement lors de l’opération proprementdite de déclassement des dossiers numériques visés parune règle de conservation dont le délai prescrit untransfert dans un entrepôt semi-actif ou sur un autreserveur.Utilisateur effectuant le versement réel Générée automatiquement lors de l’opération proprementdite de déclassement des dossiers numériques visés parune règle de conservation dont le délai prescrit un tri ouune conservation.Valideur Générée automatiquement lors des opérations devalidation effectuées sur les dossiers ou les documentsnumériques tout au long de leur cycle de vie, incluantleurs métadonnées.Tableau 3. Métadonnées facultativesGroupe de métadonnées / Métadonnée simple Métadonnée d’enrichissement RemarquesDate du processusDate de destruction réelleGénérée automatiquement lors de l’opération proprementdite de déclassement des dossiers visés par une règle deconservation dont le délai prescrit une destruction.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 29

Tableau 3. Métadonnées facultativesGroupe de métadonnées / Métadonnée simple Métadonnée d’enrichissement RemarquesUtilisateur effectuant la destruction réelle Générée automatiquement lors de l’opération proprementdite de déclassement des dossiers visés par une règle deconservation dont le délai prescrit une destruction.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 30

3. Exemple d’application fictifMise en contextePoint 1.Enregistrement institutionnel le 5 août 2008 d’un document numériquecréé dans Word 2007.Point 2.Ce document numérique correspond à l’accusé de réception d’unedemande d’aide financière soumise par l’École de danse des cultures dumonde.Point 3. La date de création de ce document numérique est le 31 juillet 2008.Point 4.Le nom de fichier de ce document numérique est Accusé_2008-07-31.Point 5.Aucun dossier n’est ouvert pour classer ce document numérique.Point 6.Ce dossier doit être confidentiel et porter le titre École de danse descultures du monde – Demande de subvention 2008.Point 7.Enregistrement de ce dossier dans l’espace institutionnel sectoriel del’unité administrative par la responsable du poste de classement ManonBellavance. Cet espace est libellé G:/DIR-SUBVENTION.Point 8.Classification générale de ce dossier au domaine d’affaires Information,culture et communication.Point 9.Classification spécifique de ce dossier à la rubrique Gestion desdemandes d’aide financière du plan de classification du Ministère.Point 10. Le numéro de calendrier de conservation de l’organisme est 3021.Point 11. Le numéro de règle de conservation rattaché à la rubrique Gestion desdemandes d’aide financière est 00045 et porte le titre Gestion desdossiers de subvention.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 31

Point 12. Le détenteur principal inscrit au numéro de règle de conservation 00045est la Direction des subventions du Ministère de la Culture et desCommunications.Point 13. Le délai de conservation pour le document numérique inscrit au numérode règle de conservation 00045 est 2-5-D.Point 14. L’inscription des mots-clés Danse moderne et Culture africaine estsuggérée.Point 15. Les métadonnées du dossier seront validées sans modification le 7 août2008 par la gestionnaire de document, Danielle Riverin.Création du dossier dans le système de gestion documentaire institutionnelFiche descriptive de métadonnées du dossierNOM DE LA MÉTADONNÉE VALEUR OBLIGATIONINTERVENTION HUMAINEClassification (Sujet) – Domaine/Objet[sélection]Information, culture etcommunication.ObligatoirePoint 8Classification (Sujet) – Mot clé[saisie]Danse moderneObligatoirePoint 14Classification (Sujet) – Processus/Activité[sélection]Gestion des demandes d’aidefinancièreObligatoirePoint 9Date du dossier – Date d’ouverture[saisie]2008-07-31 ObligatoirePoint 3Limite d’accès[sélection]ConfidentielObligatoirePoint 6Titre du dossier[saisie]École de danse des culturesdu monde – Demande desubvention 2008ObligatoirePoint 6Unité administrative propriétaire[sélection]Ministère de la Culture et desCommunications – Directiondes subventionsObligatoirePoint 7Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 32

NOM DE LA MÉTADONNÉE VALEUR OBLIGATIONAUTOMATISME (valeur par défaut)Caractéristiques matérielles – SupportDisque magnétique (disquelocal ou en réseau, disquette)ObligatoirePoint 1Chemin d’accèsG:/DIR-SUBVENTION/ÉCOLE DE DANSE DESCULTURES DU MONDE/ObligatoirePts 2 et 7Date du dossier – Date de destruction 2016-04-01 ConditionnelprévueDate de fermeture+ Durées active etDate du dossier – Date de fermeture 2009-04-01semi-activeObligatoireFin d’annéefinancièreDate du dossier – Date de transfert 2011-04-01 ConditionnelprévueDate de fermeture +Durée activeIdentifiant du dossier 20099 ObligatoireRègle de conservation – Délai deconservationNumérique – 2-5-DObligatoirePoint 13Règle de conservation – DétenteurprincipalMinistère de la Culture et desCommunications - Directiondes subventionsObligatoirePoint 12Règle de conservation – Numéro decalendrier de conservationRègle de conservation – Numéro de règlede conservation3021 Conditionnel00045 ObligatoirePoint 10Point 11Règle de conservation – Titre de la règlede conservationGestion des dossiers desubvention.FacultatifPoint 11Relation – A pour partieL’identifiant de chacun desdocuments viendronts’inscrire à cette métadonnéelors du rattachement desdocuments au dossier. Cettemétadonnée est invisible pourl’utilisateur.ObligatoireStatut – Statut archivistique Actif ObligatoireStatut – Statut d’autorité d’enregistrementEnregistrement institutionnelsectoriel par unitéadministrative.ObligatoirePoint 7Statut – Statut d’exemplaire Principal ObligatoireProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 33

Rattachement du document au dossier dans le système de gestion documentaireinstitutionnelFiche descriptive de métadonnées du documentNOM DE LA MÉTADONNÉE VALEUR OBLIGATIONINTERVENTION HUMAINECaractéristiques matérielles – Support[sélection]Disque magnétique (disquelocal ou en réseau, disquette)ObligatoirePoint 1Classification (Sujet) – Mot clé[saisie]Culture africaineObligatoirePoint 14Statut de version[sélection du type de statut et générationautomatique du numéro de version]Version finale 1ObligatoireTitre du document[saisie]Accusé de réception(2008-07-31)ObligatoireAUTOMATISME (valeur par défaut)Chemin d’accèsG:/DIR-SUBVENTION/ÉCOLE DE DANSE DESCULTURES DU MONDE/ACCUSÉ_2008-07-31ObligatoirePts 2, 4, 7Format d’enregistrement institutionnel.doc [extension du fichier]ObligatoirePoint 1Word 2007 [nom et versiondu logiciel]Application/msword [typeMIME]Identifiant du document 1211 ObligatoireRelation – Est partie deL’identifiant du dossier auquelest rattaché le documents’inscrira à cette métadonnéelors du rattachement dudocument au dossier. Cettemétadonnée est invisible pourl’utilisateur.ObligatoireProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 34

MÉTADONNÉES OPÉRATIONNELLESNOM DE LA MÉTADONNÉE VALEUR OBLIGATIONAUTOMATISME (valeur par défaut)Créateur de l’enregistrement institutionnel(création)Bellavance, ManonObligatoirePoint 7Date du processus - Date del’enregistrement institutionnel (création)Date du processus – Date de validation(au niveau du dossier)2008-08-05 Obligatoire2008-08-07 ObligatoirePoint 1Point 15Valideur (au niveau du dossier) Riverin, Danielle ObligatoirePoint 15Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 35

4. Recommandations pour l’adaptation par un organisme publicdes profils de métadonnées gouvernementauxChaque organisme public doit se doter de profils de métadonnées respectant saréalité. L’ensemble de ces profils constitue un outil qui devra être intégré, toutcomme le plan de classification et le calendrier de conservation, à l’application engestion intégrée des documents que l’organisme utilisera.Les profils de métadonnées gouvernementaux sont le modèle de base qui servira àla production de ces profils. Ils peuvent être adaptés en respectant certainesexigences essentielles si l’on désire maintenir une uniformité favorisantl’interopérabilité avec d’autres organismes ou des clientèles externes. Cesexigences concernent les rubriques de la fiche descriptive des métadonnées, lesmétadonnées gouvernementales et les métadonnées à créer.1. Fiche descriptive des métadonnéesReporter dans votre profil les rubriques de la fiche descriptive identifiées par unastérisque car elles sont obligatoires.Vous pouvez toutefois adapter les rubriques ci-dessous en autant que lesconcepts véhiculés par les métadonnées gouvernementales soient respectés 22 :• Libellé des rubriques Nom du groupe de métadonnée, Nom de lamétadonnée simple, Nom de la métadonnée d’enrichissement.• Contenu des rubriques Définition et Type de donnée et contrôlePar exemple, vous pourriez modifier le libellé de la métadonnée d’enrichissementStatut archivistique pour État du dossier.Groupe de métadonnéesNom du groupe de métadonnée *Définition *Métadonnée d’enrichissement *Notes complémentaires22 Le libellé et le contenu des rubriques peuvent être adaptés à la réalité d’un organisme. Ce qui esttoutefois important de respecter, c’est le concept véhiculé par les métadonnées gouvernementalesafin de permettre d’établir facilement, lorsque nécessaire, une concordance entre les termesinstitutionnels et les termes gouvernementaux, favorisant ainsi l’interopérabilité.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 36

Métadonnée d’enrichissement et métadonnée simple (sans enrichissement)Profil(s) visé(s) *Nom de la métadonnée simple ou de la métadonnée d’enrichissement *Définition *Ne pas confondre avecDegré d’obligation *Occurrence *Type de donnée et contrôle *Type de valeurSaisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)2. Métadonnées gouvernementalesReporter dans le profil de votre organisme public toutes les métadonnées dont ledegré d’obligation est identifié aux profils gouvernementaux comme étantobligatoire et conditionnel.3. Métadonnées à créerLors de la création de métadonnées additionnelles spécifiques à un organismepublic :- S’assurer que la nouvelle métadonnée ne pourrait pas constituer lamétadonnée d’enrichissement d’un groupe de métadonnées existant.- Respecter les types de métadonnées des profils gouvernementaux, soitgroupe de métadonnées, métadonnée d’enrichissement et métadonnéesimple (sans enrichissement).- S’assurer que les niveaux de hiérarchisation sont adéquatement développésentre les nouveaux groupes de métadonnées et les métadonnéesd’enrichissement correspondantes.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 37

À NOTERIl est souhaitable que les profils de métadonnées des organismes publics soientcomplétés par un document détaillant l’enregistrement institutionnel. Son objectifprincipal est de consigner les décisions de l’organisme en matière d’enregistrementinstitutionnel des dossiers et des documents, quels que soient leur support. Ilpourrait comprendre les parties ci-dessous :- Définitions, objectifs et avantages de l’enregistrement institutionnel;- Identification des différentes étapes pour effectuer un enregistrementinstitutionnel;- Identification des documents visés par l’enregistrement institutionnel;- Gestion des versions;- Identification des outils nécessaires lors de l’enregistrement institutionnel (plan declassification, calendrier de conservation, Thésaurus de l’activitégouvernementale (TAG), etc.);- Définition des groupes d’utilisateurs et de leurs rôles;- Gestion des espaces réseau (par exemple, espace institutionnel sectoriel parunité, espace institutionnel inter-unités ou intra-unité).5. Exemple d’adaptation d’une fiche descriptive de métadonnéesVous trouverez ci-dessous un exemple de fiche descriptive d’une métadonnéesimple (sans enrichissement) adaptée à la réalité d’un organisme public et qui ferapartie de son profil de métadonnées des dossiers.DossierNIVEAU DE CONFIDENTIALITÉProfils gouvernementaux = Modification duterme LIMITE D’ACCÈSDéfinitionDegré d’obligationLimites d’accès à un dossier pour des groupes d’utilisateursparticuliers.Profils gouvernementaux = Légère adaptation àla définition inscriteObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationProfils gouvernementaux = autre liste deréférence suggéréeChoix dans une liste de référence comprenant les valeurssuivantes : accessible, accès restreint et confidentiel.Notes complémentairesProfils gouvernementaux = légèreadaptation à la note inscriteCette métadonnée est étroitement liée à la gestion du contrôle del’accès dont le but est de donner ou de restreindre les droits delecture, d’ajout, de modification ou de suppression aux utilisateurs.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 38

Les adaptations apportées sont les suivantes : Report dans le profil de métadonnées de l’organisme de la métadonnée Limited’accès qui est identifiée obligatoire dans les profils gouvernementaux.Toutefois, cette métadonnée porte un nom différent de manière à respecter levocabulaire utilisé par les employés de l’organisme. Report des rubriques suivies d’un astérisque de la fiche descriptive d’unemétadonnée simple (sans enrichissement) qui sont présentées dans les profilsgouvernementaux :- Profil visé;- Nom de la métadonnée simple;- Définition;- Degré d’obligation;- Occurrence;- Type de donnée et contrôle. Report de la rubrique Notes complémentaires de la fiche descriptive d’unemétadonnée simple (sans enrichissement) présentée dans les profilsgouvernementaux, bien qu’elle soit facultative (non suivie d’un astérisque). Le nom de la métadonnée, la définition et la liste proposée à la rubrique Type dedonnée et contrôle ont été modifiés de manière à correspondre à la réalité del’organisme.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 39

PARTIE 2.PROFIL DES MÉTADONNÉESDES DOSSIERS

DossierADRESSE D’EMPLACEMENT PHYSIQUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationEnsemble des indications qui permettent de situer le lieuphysique où l’on regroupe les dossiers actifs, semi-actifs ouinactifs d’une organisation.Chemin d’accès, qui précise le parcours que doit suivre uneadresse Web ou un système d’exploitation pour accéder àun dossier et à un document numériques.ConditionnelObligatoire uniquement lors du transfert de dossierstangibles semi-actifs et lors du versement de dossierstangibles inactifs.Occurrence0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur d’Adresse d’emplacement physiques’applique automatiquement à tous les documentsrattachés à ce dossier.Saisie et interprétationAucune remarque.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 41

DossierADRESSE D’EMPLACEMENT PHYSIQUEExemples Exemple 120Z006 07-05-00B1Correspond à l’adresse où est entreposée une boîte dedossiers (contenant) versée à BAnQ.20 = MagasinZ = Section006 = Rangée07 = Étagère05 = Tablette00B = Position1 = EmpilementNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 42

AUDITOIREDéfinitionMétadonnée d’enrichissementClasse de personnes, de groupes, de communautés,d’organisations ou d’entreprises pour lesquelles uneressource documentaire jugée appropriée est produite.Public cibleScolaritéNotes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 43

DossierAuditoire – PUBLIC CIBLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceIndication permettant de préciser si le contenu d’un dossiers’adresse à des groupes précis de la société.Non applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste de référence pouvant comprendreles valeurs suivantes : aînés, chercheurs d’emploi,communauté rurale, demandeurs de financement,éducateurs, employeurs, enfants, entreprises,étudiants, femmes, grand public, gouvernement,immigrants, jeunesse, médias, non-Québécois,organisations non gouvernementales, parents,personnes handicapées, peuples autochtones,scientifiques, visiteurs au Québec et voyageurs.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAucune remarque.Aucun exemple.L’énumération proposée à la rubrique Type de donnée etcontrôle est adaptée sur la base d’une liste dugouvernement canadien intitulée Schéma d’auditoire dugouvernement du Canada 23 .23 http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/mwg-gtm/aud-aud/docs/2003/schemfinal/schemfinal-fra.asp.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 44

DossierAuditoire – PUBLIC CIBLEUne autre source de sélection est le Thésaurus de l’activitégouvernementale (TAG) 24 qui comporte des termes decatégories de clientèles pouvant être ajustés ou réutilisés,que ce soit pour les entreprises, pour les groupes depersonnes ou pour les individus.Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.24 http://www.thesaurus.gouv.qc.ca/tag/consultation/mt/tag.do?id=80.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 45

DossierAuditoire – SCOLARITÉDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceScolarité minimale nécessaire pour comprendre le contenud’un dossier.Non applicable.Facultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste de référence comprenant lesvaleurs de scolarité correspondant aux quatre ordresd’enseignement : primaire, secondaire, collégial ouuniversitaire.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)S’assurer de choisir la valeur du niveau de scolarité le plusbas pour comprendre le contenu d’un dossier. Par exemple,si vous sélectionnez secondaire, ceci signifie que le contenuvise des gens détenant une scolarité de niveau secondaire,collégial ou universitaire.Aucun exemple.Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 46

CARACTÉRISTIQUES MATÉRIELLESDéfinition Ensemble des éléments descriptifs relatifs à lareprésentation physique ou numérique d’une ressource documentaire.Métadonnée d’enrichissementQuantitéSupportNotes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 47

DossierCaractéristiques matérielles – QUANTITÉDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationIndication de la mesure de la quantité totale physique ounumérique qu’occupe l’ensemble des documents faisantpartie d’un dossier.Non applicable.ConditionnelObligatoire uniquement lors du versement de dossiers àBAnQ.Occurrence0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLes Règles de description des documents d’archives(RDDA) peuvent être utilisées pour des fins denormalisation.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Dans le cas d’un dossier comprenant des documentsnon numériques, cette valeur peut être saisie auclavier par l’utilisateur.Valeur par défaut- Valeur calculée.Dans le cas d’un dossier comprenant des documentsnumériques, cette valeur peut être calculée enadditionnant automatiquement la quantité numériquede chacun des documents faisant partie du dossier.Saisie et interprétationPour un dossier dont les documents sont sur format papier,inscrire le nombre total de pages, de chemises ou de mètreslinéaires.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 48

DossierCaractéristiques matérielles – QUANTITÉPour un dossier comprenant des fichiers informatiques,inscrire le nombre total d’octets.Pour un dossier comprenant des documents audiovisuels,inscrire le nombre total, le genre du document et la durée.Pour un dossier comprenant des dessins, des plans, descartes, des photographies, des affiches, inscrire le nombretotal.Pour un dossier comprenant des microformes, inscrire lenombre total.Exemples Exemple 1L’ensemble des dossiers versés au service d’archivestotalisent une quantité de ,033 mètre linéaire.Exemple 2Le dossier «Projet de gestion intégrée des documents»comprend les deux documents numériques suivants :- Plan global 2007-2008.doc (132 Ko)- Présentation (717 Ko).La quantité numérique des deux documents faisant partiede ce dossier est additionnée et reportée automatiquementà cette métadonnée. La valeur qui s’affiche est 849 Ko.Exemple 3Ce dossier comprend un document de 500 pages et 27bobines (220 heures).Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 49

DossierCaractéristiques matérielles – SUPPORTDéfinitionNe pas confondre avecÉlément(s) matériel(s) (tangible(s)) qui porte(nt) l’informationpour l’ensemble des documents d’un dossier.Format d’enregistrement institutionnel, qui a trait auxtechnologies de représentation des documents numériques.Classification par type de document, qui est de l’ordre de lastructure logique.Degré d’obligationOccurrenceObligatoire1-Plusieurs (minimum et maximum)Cette métadonnée permet de préciser le(s) support(s) desdocuments que contient un dossier.Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans la liste de référence produite par BAnQ oudans une liste de référence institutionnelle.La liste de référence de BAnQ comprend les valeurssuivantes : papier (PA), disque magnétique (DM)(disque local ou en réseau, disquette), bandemagnétique (BM) (bobine ou cassette, audio, vidéo, oude données), disque optique (DO) (CD-ROM, DVD),microforme (MF) (microfiche, microfilm), film (FI) (ycompris négatif, diapositive) et autres (AU).TexteType de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une listeDans le cas d’un dossier comprenant des documentsnon numériques, le support doit être sélectionné à partird’une liste 25 .- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.25 Si l’on décrit certains documents non numériques dans un dossier, cette valeur peut alors être généréepar défaut comme pour les documents numériques.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 50

DossierCaractéristiques matérielles – SUPPORTValeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Dans le cas d’un dossier comprenant des documentsnumériques, cette valeur peut provenir du systèmelors de l’enregistrement institutionnel, à l’étape durattachement d’un document à un dossier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel d’un dossier comprenant desdocuments sur supports papier et microfilm.Les deux supports sélectionnés pour ce dossier sont lessuivants : papier et microforme (microfiche, microfilm).Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée doit également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 51

DossierCHEMIN D’ACCÈSDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationParcours que doit suivre une adresse Web ou un systèmed’exploitation pour accéder à un dossier numérique.Adresse d’emplacement physique, qui précise le lieud’entreposage physique d’un dossier ou d’un documenttangible.ObligatoireCette métadonnée vise uniquement les dossiersnumériques.Occurrence 1Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Cette valeur provient du système au moment del’enregistrement institutionnel d’un dossiernumérique.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1G:/Gestion intégrée des documents/Planification de la GID/Correspond au chemin pour accéder au dossier portant lenom Planification de la GID.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée doit également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 52

CLASSIFICATION (SUJET)DéfinitionAssociation de nature sémantique créée entre le contenud’une ressource documentaire et un sujet ou un thèmeCette métadonnée a pour objet de faciliter l’accès à laconnaissance en appliquant une structure hiérarchique à unensemble de ressources documentaires pour permettre leurregroupement intellectuel, leur repérage ou leurinterprétation.Métadonnée d’enrichissementDomaine/ObjetMot cléProcessus/ActivitéNotes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 53

DossierClassification (Sujet) – DOMAINE/OBJETDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceSujet ou thème général dans lequel s’inscrit une ressourcedocumentaire et correspondant à un secteur d’interventiongouvernementale.Mot clé, qui est une indexation du sujet tendant vers plus deprécision que Domaine/Objet.Obligatoire1-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix d’un descripteur dans le schème de classificationDomaine/Objet du Thésaurus de l’activitégouvernementale ou dans un thésaurus spécialiséinstitutionnel.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique.- Valeur choisie à partir d’un résultat de recherche.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur de Domaine/Objet inscrite pour un dossiers’applique automatiquement à tous les documentsrattachés à ce dossier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Dossier sur le trafic par camion en Gaspésie.Ce dossier ainsi que tous les documents y étant rattachéssont classifiés au Domaine/Objet Transport routier (sousIndustrie).Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 54

DossierClassification (Sujet) – DOMAINE/OBJETExemple 2Dossier sur l’impact des centrales thermiques.Ce dossier ainsi que tous les documents y étant rattachéssont classifiés au Domaine/Objet Environnementatmosphérique.Notes complémentaires Le Domaine/Objet est une association de naturesémantique créée entre le contenu d’une ressourcedocumentaire et un item placé dans le Thésaurus del’activité gouvernementale (schème de classificationDomaine/Objet) ou dans un thésaurus spécialiséinstitutionnel.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 55

DossierClassification (Sujet) – MOT CLÉDéfinitionDescription d’une ou de quelques caractéristiques ducontenu d’une ressource documentaire afin d’en faciliter larecherche.Ne pas confondre avec Domaine/objet, qui s’apparente à une activité declassification correspondant à un regroupement, tandis queMot clé désigne une description correspondant à uneindexation de sujets tendant vers plus de précision.Degré d’obligationOccurrenceObligatoire1-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur déduite.Certaines applications en gestion documentaireindexent automatiquement les mots inscrits dans letitre des dossiers et des documents ainsi que dansleurs résumés. Dans ce cas, nous recommandonsfortement qu’une validation de ces mots clés soiteffectuée afin d’éliminer le plus possible de motsinutiles ou sans signification pour la recherche.- Valeur héritée.Les valeurs de Mot clé inscrites pour un dossiers’appliquent automatiquement à tous les documentsrattachés à ce dossier.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 56

DossierClassification (Sujet) – MOT CLÉIl doit être possible d’ajouter des mots clés lors del’ajout ou du rattachement de nouveaux documents àun dossier.Saisie et interprétationDans le cas de la présente métadonnée, les mots clésconstituent un point d’accès important permettant auxutilisateurs de retrouver tous les documents concernant unsujet en particulier. Il est donc fortement recommandéd’inciter les utilisateurs à se servir de cette métadonnée.Le sujet est généralement exprimé par un mot clé ou unesérie de mots clés présents ou non dans les documents.Exemples Exemple 1Lors de l’enregistrement institutionnel d’un dossiercomprenant plusieurs études sur le cancer, le mot clé«soins palliatifs» est ajouté étant donné que ce sujetintéresse plusieurs utilisateurs et qu’il est traité dans cesétudes.Notes complémentairesLes mots clés sont une association de nature sémantiquecréée entre le contenu d’une ressource documentaire et unmot, une expression ou toute autre désignationalphanumérique (numéro, nom, etc.). Cette associationpeut s’effectuer à partir d’un vocabulaire libre ou d’unvocabulaire reconnu, d’une discipline scientifique ou d’uneindustrie.Il est possible d’utiliser des listes de termes en vocabulairecontrôlé pour compléter cette métadonnée, tels leRépertoire des vedettes matières de Laval (RVML) ou desthésaurus spécialisés.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 57

DossierClassification (Sujet) – PROCESSUS/ACTIVITÉDéfinitionDescription des processus et des activités de gestion etd’exploitation d’une organisation.Le Processus/Activité est une association créée entre unerubrique placée dans le plan de classification d’uneorganisation et le contenu d’une ressource documentaire.Ne pas confondre avecDegré d’obligationDomaine/objet, qui correspond à un sujet plus général quela présente métadonnée.ObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans deux listes de référence, soit le plan declassification ou son index.Il est nécessaire qu’un lien soit établi entre chacunedes rubriques du plan de classification et les règles ducalendrier de conservation.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique.- Valeur choisie à partir d’un résultat de recherche.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur de Processus/Activité inscrite pour undossier s’applique automatiquement à tous lesdocuments rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationAucune remarque.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 58

DossierClassification (Sujet) – PROCESSUS/ACTIVITÉExemples Exemple 1Titre du dossier : Dossier de l’employée Miriam MarquiseCe dossier est classifié au Processus/Activitécorrespondant à l’activité Gestion des dossiers desemployés réguliers.Notes complémentaires Cette classification n’est pas que sémantique(intellectuelle). Elle détermine également le regroupementphysique des dossiers non numériques.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 59

DATE DU DOSSIERDéfinitionMétadonnée d’enrichissementIndication de l’année, du mois et du jour où une actionprécise par rapport à un dossier doit être faite.Date d’ouvertureDate de destruction prévueDate de fermetureDate de transfert prévueDate de versement prévueNotes complémentairesL’inscription d’une date suivant la norme ISO 8601 estcomposée de huit chiffres, soit AAAAMMJJ, où AAAAcorrespond à l’année, MM, au mois de l’année, de 01(janvier) à 12 (décembre) et JJ, au jour du mois, de 01 à31. S’ajoutent les indications suivantes : heure, minutes,secondes et fuseau horaire.(http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40874)L’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 60

DossierDate du dossier – DATE D’OUVERTUREDéfinition Date du plus ancien document classé en ordrechronologique croissant dans un dossier.Cette date peut correspondre au début de l’annéefinancière ou à celle du plus ancien document classé dansun dossier.Ne pas confondre avecMétadonnée opérationnelleDate de l’enregistrement institutionnel (création), quicorrespond à la date de l’enregistrement initial dedossiers, de documents ou de métadonnées dans unsystème institutionnel de gestion intégrée des documents.Degré d’obligationObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe de métadonnées Date dudossier).Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie au clavier par l’utilisateur.Cette valeur doit être saisie dans le cas où la dated’ouverture correspond à la date du plus anciendocument dans le dossier.Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Cette valeur est générée automatiquement dansles cas où la date d’ouverture correspond à unedate de début d’année financière.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 61

DossierDate du dossier – DATE D’OUVERTURE- Valeur héritée.La valeur de Date d’ouverture inscrite pour un dossiers’applique automatiquement à tous lesdocuments rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Le plus ancien document classé dans le dossier «Achat dematériel et de fourniture» est daté du 14 octobre 2007.La valeur saisie est 2007-10-14.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 62

DossierDate du dossier – DATE DE DESTRUCTION PRÉVUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate ou ensemble des dates correspondant au momentoù des dossiers peuvent être détruits conformément auxexigences du calendrier de conservation.Date de destruction réelle, qui correspond à l’opérationproprement dite de destruction des dossiers, desdocuments et des métadonnées.ConditionnelObligatoire uniquement si un dossier est visé par unerègle de conservation dont le délai prescrit unedestruction.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Plusieurs dates de destruction prévues peuvent êtreinscrites lorsqu’une règle de conservation comprenddifférents délais de conservation.Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe de métadonnées Date dudossier).Type de valeur Valeur par défaut- Valeur calculée.Cette valeur est générée automatiquement à lasuite d’un calcul à partir des valeurs complétéesaux métadonnées Date de fermeture et Délai deconservation.- Valeur héritée.La valeur de Date de destruction prévue inscritepour un dossier s’applique automatiquement à tousles documents rattachés à ce dossier.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 63

DossierDate du dossier – DATE DE DESTRUCTION PRÉVUESaisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1La date de fermeture d’un dossier d’achat de matériel etde fourniture est le 31 mars 2003. Il s’agit de l’exemplaireprincipal de ce dossier.Le délai de conservation prescrit au calendrier deconservation pour l’exemplaire principal est le suivant :- Papier 2-3-D- Disque magnétique (disque local ou en réseau,disquette) 1-2-DLes dates de destruction prévues qui se génèrentautomatiquement sont les suivantes :- Papier : 2008-03-31 (31-03-2003 + 2 ans + 3 ans)- Disque magnétique (disque local ou en réseau,disquette) : 2006-03-31 (31-03-2003 + 1 an + 2 ans)Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)La date de destruction prévue est calculée en ajoutant à ladate de fermeture d’un dossier, les périodes d’utilisationactive et semi-active indiquées au calendrier deconservation.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 64

DossierDate du dossier – DATE DE FERMETUREDéfinitionDate correspondant au moment où un dossier est fermé.Cette date peut être la date de fin d’année financière, ladate du dernier document classé dans un dossier ou la datede fin d’un cycle d’affaires.Ne pas confondre avecDegré d’obligationNon applicable.ObligatoireLe degré d’obligation de cette métadonnée peut être adaptéà la pratique institutionnelle des organismes dans le cas oùceux-ci complètent cette date uniquement au moment dudéclassement annuel. Son degré d’obligation doit alors êtreconditionnel.Occurrence 1Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe de métadonnées Date dudossier).Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie au clavier par un utilisateur.Cette valeur est saisie lorsque la date correspond àla fin d’un cycle d’affaires ou à la date du dernierdocument classé dans un dossier.Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Cette valeur est générée automatiquement quandelle correspond à une date de fin d’année financière.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 65

DossierDate du dossier – DATE DE FERMETURE- Valeur héritée.La valeur de Date de fermeture inscrite pour undossier s’applique automatiquement à tous lesdocuments rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Ouverture d’un dossier d’achat de matériel et de fourniturele 1 er avril 2007.La date de fermeture de ce dossier correspond à la fin del’année financière, soit 2008-03-31.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)La date de fermeture d’un dossier permet de déterminer, àla suite d’un calcul, les dates de transfert, de destruction etde versement prévues.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 66

DossierDate du dossier – DATE DE TRANSFERT PRÉVUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate ou ensemble des dates correspondant au moment oùdes dossiers peuvent être transférés, à l’état semi-actif,dans un entrepôt ou sur un autre serveur, conformémentaux exigences du calendrier de conservation.Date de transfert réelle, qui correspond à l’opérationproprement dite de transfert des dossiers, des documents etdes métadonnées dans un entrepôt ou sur un autre serveur,à l’état semi-actif.ConditionnelObligatoire uniquement si un dossier est visé par une règlede conservation dont le délai prescrit une périoded’utilisation semi-active.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Plusieurs dates de transfert prévues peuvent être inscritesdans le cas où une règle de conservation comprenddifférents délais de conservation.Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe de métadonnées Date dudossier).Type de valeur Valeur par défaut- Valeur calculée.Cette valeur est générée automatiquement à la suited’un calcul à partir des valeurs complétées aux métadonnéesDate de fermeture et Délai de conservation.- Valeur héritée.La valeur de Date de transfert prévue inscrite pourun dossier s’applique automatiquement à tous lesdocuments rattachés à ce dossier.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 67

DossierDate du dossier – DATE DE TRANSFERT PRÉVUESaisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1La date de fermeture d’un dossier d’achat de matériel et defourniture est le 31 mars 2003. Il s’agit de l’exemplaireprincipal de ce dossier.Le délai de conservation prescrit au calendrier deconservation pour l’exemplaire principal est le suivant :- Papier 2-3-D- Disque magnétique (disque local ou en réseau, disquette)1-2-DLes dates de transfert prévues qui se génèrentautomatiquement sont les suivantes :- Papier : 2005-03-31 (31-03-2003 + 2 ans)- Disque magnétique (disque local ou en réseau,disquette) : 2004-03-31 (31-03-2003 + 1 an)Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)La date de transfert prévue est calculée en ajoutant à ladate de fermeture d’un dossier, la période d’utilisation activeindiquée au calendrier de conservation.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 68

DossierDate du dossier – DATE DE VERSEMENT PRÉVUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate ou ensemble des dates correspondant au moment oùdes dossiers peuvent être versés à BAnQ ou dans unservice d’archives, conformément aux exigences ducalendrier de conservation.Date de versement réelle, qui correspond à l’opérationproprement dite de versement, à BAnQ ou dans un serviced’archives, des dossiers, des documents et desmétadonnées.ConditionnelObligatoire uniquement si un dossier est visé par une règlede conservation dont le délai prescrit un tri ou uneconservation.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Plusieurs dates de versement prévues peuvent être inscritesdans le cas où une règle de conservation comprenddifférents délais de conservation.Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe de métadonnées Date dudossier).Type de valeur Valeur par défaut- Valeur calculée.Cette valeur est générée automatiquement à la suited’un calcul à partir des valeurs complétées auxmétadonnées Date de fermeture et Délai deconservation.- Valeur héritée.La valeur de Date de versement prévue inscrite pourun dossier s’applique automatiquement auxdocuments rattachés à ce dossier.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 69

DossierDate du dossier – DATE DE VERSEMENT PRÉVUESaisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1La date de fermeture d’un dossier d’analyse financière est le31 mars 2005. Il s’agit de l’exemplaire principal de cedossier.Le délai de conservation prescrit au calendrier deconservation pour l’exemplaire principal est le suivant :- Disque magnétique (disque local ou en réseau, disquette)2-3-C.La date de versement prévue qui se génèreautomatiquement est la suivante :- Disque magnétique (disque local ou en réseau,disquette) : 2010-03-31 (31-03-2005 + 2 ans + 3 ans)Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)La date de versement prévue est calculée en ajoutant à ladate de fermeture d’un dossier, les périodes d’utilisationactive et semi-active indiquées au calendrier deconservation.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 70

DESCRIPTIONDéfinitionMétadonnée d’enrichissementTexte court qui caractérise le contenu d’une ressourcedocumentaire.RésuméTable des matièresNotes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 71

DossierDescription – RÉSUMÉDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceTexte court qui décrit le contenu d’un dossier.Table des matières.Facultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier ou à la suite del’exécution d’un copier-coller.Saisie et interprétationLe résumé doit être suffisamment complet et précis pourdonner une idée de la valeur de l’information véhiculée dansle dossier. Il peut aussi être très bref en s’en tenant àprésenter la raison d’être, c’est-à-dire pourquoi ce dossier aété produit et est offert, en vertu de quel programme, projetou disposition légale.Exemples Exemple 1Résumé : Ce dossier fournit de l’information sur le projet derépertoire gouvernemental ainsi qu’une proposition officiellede projet.Cet exemple illustre la raison d’être.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 72

DossierDescription – TABLE DES MATIÈRESDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceListe détaillée des questions traitées dans un dossier.Résumé.Facultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier ou à la suite del’exécution d’un copier-coller.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 73

DossierIDENTIFIANT DU DOSSIERDéfinitionChaîne de caractères permettant d’identifier et de distinguerde façon unique un dossier.Cette métadonnée concerne aussi bien les ressourcestangibles que les ressources non tangibles.Ne pas confondre avecAdresse d’emplacement physique, qui précise le lieud’entreposage physique d’un dossier ou d’un document.Chemin d’accès, qui précise le parcours que doit suivre uneadresse Web ou un système d’exploitation pour accéder àun dossier et à un document numériques.Identifiant du document, qui permet d’identifier et dedistinguer de façon unique un document.Degré d’obligationObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle TexteIl y a validation de l’identifiant à chaque fois que l’onaccède au document.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie et interprétationLors de l’enregistrement institutionnel d’un dossier, unidentifiant est généré automatiquement.Exemples Exemple 12350Cet identifiant est généré automatiquement lors de l’enregistrementinstitutionnel du dossier de l’employé MartinChevrette.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 74

DossierIDENTIFIANT DU DOSSIERNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 75

DossierLIMITE D’ACCÈSDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationIndication du niveau de sécurité d’un dossier pour desgroupes d’utilisateurs particuliers.Restriction d’utilisation, qui précise les restrictions quant àl’utilisation du contenu d’un dossier ou d’un document.ObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste de référence comprenant lesquatre (4) valeurs suivantes :- public : aucune restriction d’accès;- protégé : accès limité à un groupe;- confidentiel : accès soumis à des indications trèsprécises;- ultraconfidentiel : accès soumis à un contrôlemaximal.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique.- Valeur choisie à partir d’un résultat de recherche.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur de Limite d’accès inscrite pour un dossiers’applique automatiquement à tous les documentsrattachés à ce dossier. Toutefois, malgré cethéritage, il est également possible d’inscrire unelimite d’accès différente pour certains documentsappartenant à un dossier.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 76

DossierLIMITE D’ACCÈSPar exemple, le dossier «Programme d’aidefinancière» peut avoir la mention Public comme limited’accès, à l’exception d’un seul des documents enfaisant partie qui peut être identifié comme étantconfidentiel.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Le dossier médical d’un employé est confidentiel.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée est étroitement liée à la gestion ducontrôle de l’accès dans un organisme dont le but est dedonner ou de restreindre les droits de lecture, d’ajout, demodification ou de suppression aux utilisateurs.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 77

PORTÉEDéfinitionÉlément situant dans le temps ou l’espace, ou les deux à lafois, le contenu d’une ressource documentaire en précisants'il y est question d’un lieu géographique ou d’une périodechronologique en particulier.La portée peut également être l’autorité désignée dans lecadre des institutions politiques (autorités fédérale,provinciale, municipale, régionale et autochtone).Métadonnée d’enrichissementCompétencePortée géographiquePortée temporelleNotes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 78

DossierPortée – COMPÉTENCEDéfinitionAutorité désignée dans le cadre des institutions politiquesdont il est fait référence dans le contenu d’un dossier.Cette autorité est apte à traiter d’une question ou à accomplirun acte selon des modalités déterminées.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste de référence comprenant cinqvaleurs, soit fédéral, provincial, municipal, régional etautochtone.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML(URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 79

DossierPortée – PORTÉE GÉOGRAPHIQUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceLieu(x) géographique(s) traité(s) ou discuté(s) dans lecontenu d’un dossier.Non applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix de noms géographiques dans un thésaurus oudans une liste interne développée institutionnellement.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique.- Valeur choisie à partir d’un résultat de recherche.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)L’emploi d’un vocabulaire contrôlé est souhaitable.Aucun exemple.Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 80

DossierPortée – PORTÉE TEMPORELLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrencePériode(s) de temps traitée(s) ou discutée(s) dans lecontenu d’un dossier.Non applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste de référence interne développéeinstitutionnellement ou dans un outil normalisé externetelles les Règles de description des documentsd’archives (RDDA).Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 81

RÈGLE DE CONSERVATIONDéfinitionConvention fixée à partir de l’évaluation administrative,légale, historique et de recherche d’une sériedocumentaire 26 , d’un système d’information, d’un dossier(ou d’un document, le cas échéant) et qui en établit lespériodes d’utilisation et le mode de disposition.Une règle de conservation comprend les éléments suivants :- Numéro du calendrier de conservation.- Numéro de règle.- Nom de processus/activité.- Titre de la règle.- Nom de l’unité administrative détentrice du dossierprincipal.- Description et utilisation.- Type(s) de documents.- Supports de conservation du dossier principal et secondaire.- Périodes d’utilisation des dossiers principal et secondaire.- Mode de disposition des dossiers principal et secondaire.- Remarques.Métadonnée d’enrichissementDélai de conservationDétenteur principalNuméro de calendrier de conservationNuméro de règle de conservationTitreNotes complémentairesL’établissement d’un calendrier de conservation et sonapprobation par Bibliothèque et Archives nationales (BAnQ)sont des exigences découlant de la Loi sur les archives.Le calendrier de conservation est l’outil qui permetd’effectuer le déclassement annuel des dossiers et desdocuments dans une organisation.L’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.26 Une série documentaire correspond à un ensemble de dossiers.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 82

DossierRègle de conservation – DÉLAI DE CONSERVATIONDéfinitionPériodes active et semi-active au cours desquelles lesdossiers doivent être conservés, accompagnées d’un modede disposition.Le délai de conservation comprend également la mentiondes exemplaires principal et secondaire, les supports deconservation ainsi que les remarques.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicable.Obligatoire1-Plusieurs (minimum et maximum)Plusieurs délais de conservation peuvent s’appliquer à undossier.Type de donnée et contrôle TexteUne validation est effectuée avec le calendrier deconservation.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.Cette valeur est générée automatiquement une foisque la métadonnée Numéro de règle de conservationest complétée. Elle est extraite du calendrier deconservation de l’organisme à partir de ce numéro.De plus, seuls les délais de conservationcorrespondant aux valeurs inscrites auxmétadonnées Statut d’exemplaire et Support dudossier décrit doivent se générer automatiquement.- Valeur héritée.La valeur de Délai de conservation inscrite pour undossier s’applique automatiquement à tous lesdocuments rattachés à ce dossier.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 83

DossierRègle de conservation – DÉLAI DE CONSERVATIONSaisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel de l’exemplaire principal dudossier des prévisions budgétaires 2006-2007. Tous lesdocuments faisant partie de ce dossier sont sur supportpapier.Lors de la sélection du Processus/Activité, le numéro derègle de conservation se génère automatiquement etramène le délai de conservation déterminé pourl’exemplaire principal et le support papier, soit 2-5-D.Tous les documents rattachés au dossier héritent du délaide conservation 2-5-D.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Le délai de conservation permet d’effectuer des calculs afinde déterminer les dates de transfert, de destruction ou deversement prévues.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 84

DossierRègle de conservation – DÉTENTEUR PRINCIPALDéfinitionEntité(s) administrative(s) identifiée(s) au calendrier deconservation comme étant la (les) détentrice(s) des dossiersprincipaux d’une série documentaire, d’un systèmed’information, d’un dossier (ou d’un document, le caséchéant).Un dossier principal est un dossier qui contient l’informationla plus complète sur un sujet ou un thème donné.Ne pas confondre avec Unité administrative propriétaire, qui identifie l’entitéadministrative responsable de la gestion des dossiers et desdocuments, principaux et secondaires, produits ou reçusdans le cadre de son mandat.Métadonnées opérationnellesCréateur de l’enregistrement institutionnel (création), quiidentifie la personne effectuant l’enregistrement initial desdossiers, des documents et des métadonnées dans unsystème institutionnel de gestion intégrée des documents.Créateur de l’enregistrement institutionnel (modification), quiidentifie la personne effectuant l’enregistrement d’unemodification à des dossiers, des documents et desmétadonnées dans un système institutionnel de gestionintégrée des documents.Degré d’obligationOccurrenceObligatoire1-Plusieurs (minimum et maximum)Il est possible que plusieurs détenteurs principaux soientinscrits pour une règle de conservation.Type de donnée et contrôle TexteUne validation est effectuée avec le calendrier deconservation.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 85

DossierRègle de conservation – DÉTENTEUR PRINCIPALType de valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.Cette valeur est générée automatiquement une foisque la métadonnée Numéro de règle de conservationest complétée. Elle est extraite du calendrier deconservation de l’organisme à partir de ce numéro.- Valeur héritée.La (les) valeur(s) de Détenteur principal inscrit(e)spour un dossier s’applique(nt) automatiquement àtous les documents rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Le Secrétariat général est identifié au calendrier deconservation comme étant le détenteur principal de la série«Réunions du comité de direction».Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Le détenteur principal participe avec le responsable de lagestion documentaire à l’élaboration des règles deconservation pour les séries documentaires liées à sonmandat.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 86

DossierRègle de conservation – NUMÉRO DE CALENDRIER DE CONSER-VATIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationIndication du numéro de calendrier de conservation attribuépar BAnQ.Non applicable.ConditionnelObligatoire uniquement pour les organismes qui doiventfaire approuver leur calendrier de conservation par BAnQ.Occurrence0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteUne validation est effectuée avec le calendrier deconservation.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.Cette valeur est générée automatiquement une foisque la métadonnée Numéro de règle deconservation est complétée. Elle est extraite ducalendrier de conservation de l’organisme à partirde ce numéro.- Valeur héritée.La valeur de Numéro de calendrier de conservationinscrite pour un dossier s’applique automatiquementà tous les documents rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationAucune remarqueProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 87

DossierRègle de conservation – NUMÉRO DE CALENDRIER DE CONSER-VATIONExemples Exemple 1Calendrier de conservation de BAnQ.Le numéro de calendrier de conservation qui se génèreautomatiquement à cette métadonnée est 6487.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Le numéro de calendrier de conservation est la ported’accès pour BAnQ au calendrier de conservation d’unorganisme. Il est exigé par cette dernière lors du versementde documents à BAnQ.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 88

DossierRègle de conservation – NUMÉRO DE RÈGLE DE CONSERVATIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationIndication du numéro correspondant à la règle deconservation d’une série documentaire, d’un systèmed’information, d’un dossier (ou d’un document, le caséchéant) dans un calendrier de conservation.Non applicable.ObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste affichant les règles de conservationpouvant s’appliquer à un dossier.TexteUne validation est effectuée avec le calendrier deconservation.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.Le numéro de règle de conservation est extrait ducalendrier de conservation d’un organisme. Il estsélectionné lors de la classification d’un dossier àun Processus/Activité auquel deux règles deconservation ou plus sont rattachées.Valeur par défaut- Valeur déduite.Le numéro de règle de conservation est extraitdu calendrier de conservation d’un organisme. Il estgénéré automatiquement lors de la classificationd’un dossier à un Processus/Activité auquel uneseule règle de conservation est rattachée.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 89

DossierRègle de conservation – NUMÉRO DE RÈGLE DE CONSERVATION- Valeur héritéeLa valeur de Numéro de règle de conservationinscrite pour un dossier s’applique automatiquementà tous les documents rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationIl est souhaitable que ce numéro soit unique. Il peut êtreattribué par l’organisme ou par BAnQ.Exemples Exemple 1Dossier intitulé «Numérisation des documents».Lors de la classification de ce dossier au Processus/activité«Transfert de support des documents», le numéro de règlede conservation qui y est rattaché, soit 599, se génère automatiquementà la métadonnée « numéro de règle deconservation ».Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Le numéro de règle de conservation est la porte d’accèsaux données contenues dans la règle de conservation d’uncalendrier. Il permet d’extraire de la règle les différentesinformations, soit pour les générer automatiquement auxmétadonnées correspondantes, soit pour permettre descalculs afin de déterminer les dates de transfert, dedestruction ou de versement prévues.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 90

DossierRègle de conservation – TITRE DE LA RÈGLE DE CONSERVATIONDéfinitionNe pas confondre avecIndication du nom d’une série documentaire, d’un systèmed’information, d’un dossier ou d’un document, le caséchéant dans un calendrier de conservation.Titre du document, qui correspond au nom officiel donné àun document.Titre du dossier, qui correspond au nom officiel donné à undossier.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteUne validation est effectuée avec le calendrier deconservation.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.La valeur du Titre de la règle de conservation estgénérée automatiquement. Elle est extraite ducalendrier de conservation de l’organisme à partir dela métadonnée Numéro de règle de conservation.- Valeur héritée.La valeur du Titre de la règle de conservationinscrite pour un dossier s’applique automatiquementà tous les documents rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationAucune remarque.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 91

DossierRègle de conservation – TITRE DE LA RÈGLE DE CONSERVATIONExemples Exemple 1Enregistrement institutionnel du Dossier intitulé«Numérisation des cartes».- Classification du dossier au Processus/activité «Transfertde support des documents».- Production automatique du Numéro de la règle deconservation 599 rattaché au Processus/activité.- Production automatique à cette métadonnée du titre de larègle de conservation «Gestion des dossiers denumérisation» à partir du Numéro de la règle deconservation 599.Notes complémentairesAucune note.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 92

RELATIONDéfinitionMétadonnée d’enrichissementIdentification des ressources documentaires liées à laprésente ressource documentaire et des liens qui lesunissent.A pour partieEst partie deEst référencé parEst requis parRéfère àRequiertSe conforme àNotes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 93

DossierRelation – A POUR PARTIEDéfinitionRelation permettant de lier les différentes parties d’undossier au dossier décrit.Par exemple, rattachement d’un sous-dossier à un dossierou rattachement de documents à un dossier.Ne pas confondre avecA pour partie (document), qui permet de spécifier lesdifférentes parties ou sections d’un document.Est partie de (document), qui permet de spécifier le dossierou le document duquel relève un document ou une partiede document.Est partie de (dossier), qui permet de spécifier le dossierduquel relève un sous-dossier.Degré d’obligationConditionnelObligatoire uniquement lors de l’enregistrementinstitutionnel au moment du rattachement d’un sousdossierou d’un document numérique au dossier décrit.Sans être présentée à l’utilisateur, cette métadonnée doitêtre incluse dans une application de gestion documentaireafin de permettre la constitution virtuelle d’un dossier avecses parties.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.L’identifiant de chacun des sous-dossiers et desdocuments numériques rattachés à un dossier sereporte automatiquement à cette métadonnée.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 94

DossierRelation – A POUR PARTIESaisie et interprétationExemples Exemple 1Il s’agit du rattachement d’un sous-dossier au dossierdécrit.3000 [identifiant du dossier décrit intitulé Gestion desdossiers des employés]A pour partie : 450 [identifiant du sous-dossier intituléMartin Chevrette]Exemple 2Il s’agit du rattachement d’un document au dossier décrit.450 [identifiant du dossier décrit intitulé Martin Chevrette]A pour partie : 25 [identifiant du document intituléCurriculum vitae]Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 95

DossierRelation – EST PARTIE DEDéfinitionNe pas confondre avecRelation permettant de spécifier le dossier duquel relève lesous-dossier décrit.A pour partie (document), qui permet de spécifier lesdifférentes parties ou sections d’un document.A pour partie (dossier), qui permet de lier les différentesparties d’un dossier à un dossier.Est partie de (document), qui permet de spécifier le dossierou le document duquel relève un document ou une partiede document.Degré d’obligationConditionnelObligatoire uniquement lors de l’enregistrementinstitutionnel d’un sous-dossier numérique au moment durattachement au dossier.Sans être présentée à l’utilisateur, cette métadonnée doitêtre incluse dans une application de gestion documentaireafin de permettre la constitution virtuelle d’un dossier avecses parties.Occurrence0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.L’identifiant du dossier duquel relève le sousdossierdécrit se reporte automatiquement à cettemétadonnée.Saisie et interprétationProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 96

DossierRelation – EST PARTIE DEExemples Exemple 1Il s’agit du rattachement d’un dossier au sous-dossierdécrit.450 [identifiant du sous-dossier décrit intitulé MartinChevrette]Est partie de : 3000 [identifiant du dossier Gestion desdossiers des employés]Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée doit également être prévue dans le profildes métadonnées des documents, notamment lorsque l’ondésire spécifier de quel dossier relève un document.Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 97

DossierRelation – EST RÉFÉRENCÉ PARDéfinition Relation permettant de spécifier les sources danslesquelles le dossier décrit est référencé, cité oumentionné.Ne pas confondre avec Réfère à.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Dossier du centième anniversaire de la ville X [dossierdécrit]Est référencé par : Dossier HistoriaNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 98

DossierRelation – EST REQUIS PARDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation permettant de spécifier quel dossier nécessitel’utilisation du dossier décrit pour le maintien de sa fonction,de sa présentation ou de la cohérence de son contenu.Requiert.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Dossier des statistiques du Québec sur le transportferroviaire [dossier décrit]Est requis par : Dossier des statistiques 2006-2007 sur letransport ferroviaire au CanadaNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 99

DossierRelation – RÉFÈRE ÀDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation permettant de spécifier les sources qui sontréférencées ou mentionnées dans le dossier décrit.Est référencé par.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Dossier Historia [dossier décrit]Réfère à : Dossier du centième anniversaire de la ville.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 100

DossierRelation – REQUIERTDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation permettant de spécifier le dossier qui est exigépour le maintien de la fonction, de la présentation ou de lacohérence du contenu du dossier décrit.Est requis par.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Dossier des statistiques 2006-2007 sur le transportferroviaire au Canada [dossier décrit]Requiert : Dossier des statistiques du Québec sur letransport ferroviaireNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 101

DossierRelation – SE CONFORME ÀDéfinitionCette relation permet de préciser un ou plusieurs standardsqu’un dossier doit respecter.Le standard peut être accessible directement via unhyperlien ou sinon une référence doit être inscrite pour enpermettre l’accès.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Cette métadonnée peut également être prévue dans lesprofils de métadonnées des documents de référence et detransaction. Consulter la partie 3 pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 102

DossierRESTRICTION D’UTILISATIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationIdentification des modalités régissant l’utilisation d’undossier, telles que les droits d’auteur, les restrictionscommerciales ou d’autres restrictions du droit de consulter,de reproduire, de publier, de présenter, de préparer desœuvres dérivées ou d’utiliser par ailleurs le produit dediffusion de l’information.Limite d’accès, qui précise le niveau de sécurité d’undossier tandis que les restrictions d’utilisation précisent lesrestrictions quant à l’utilisation du contenu d’un dossier oud’un document.ConditionnelObligatoire uniquement lors du versement à BAnQ desdossiers visés par une restriction d’utilisation.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur de Restriction d’utilisation inscrite pourun dossier s’applique automatiquement à tous lesdocuments rattachés à ce dossier.Toutefois, malgré cet héritage, il est possibled’inscrire une restriction d’utilisation pour certainsdocuments spécifiques appartenant à un dossier.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 103

DossierRESTRICTION D’UTILISATIONSaisie et interprétationIl est possible qu’un dossier demeure confidentiel pendantun certains temps après son versement à BAnQ. Unerestriction d’utilisation doit alors être inscrite en identifiantles dispositions juridiques (lois, règlements), les conventionsparticulières ou les autres considérations qui peuvent avoirdes conséquences sur l’accès à ce dossier. Si possible,préciser la durée de la restriction et la date à laquelle elleprendra fin.Exemples Exemple 1Les dossiers que renferme le présent cédérom sont viséspar la convention de donation du 20 septembre 2008 qui enrestreint la reproduction pour une période de 10 ans àcompter du 10 juillet 2008. La restriction pourra donc êtrelevée le 10 juillet 2018.Exemple 2Dossier contenant toutes les versions préliminaires d’unrèglement sur le recyclage et dont l’ensemble desdocuments datent de 1998.La communication des versions préliminaires ou de toutprojet de texte législatif ou réglementaire peut être refuséejusqu’à l’expiration de 10 ans de sa date en vertu de l’article36 de la Loi sur l’accès aux documents des organismespublics et sur la protection des renseignements personnels.Ainsi, dans ce dernier cas, la restriction sera levée en 2008.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Les Règles de description des documents d’archives(RDDA) peuvent être consultées étant donné qu’ellesfournissent des directives intéressantes qui permettront decompléter la valeur de cette métadonnée.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 104

STATUTDéfinitionMétadonnée d’enrichissementPosition d’une ressource documentaire dans une échellede valeurs ou état de sa progression dans une séquencelogique ou temporelle.Statut archivistiqueStatut d’autorité d’enregistrementStatut d’exemplaireStatut de dossierStatut essentielNotes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 105

DossierStatut – STATUT ARCHIVISTIQUEDéfinitionÉtat d’activité du dossier au cours de son cycle de vie.Correspond à l’état actif, semi-actif et inactif.Ne pas confondre avecDegré d’obligationNon applicable.ObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle TexteCette métadonnée comprend trois valeurs : actif,semi-actif, inactif.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Lors de l’opération annuelle de déclassementdes dossiers dans une organisation, cette valeurdoit changer automatiquement lors de l’inscriptiond’une valeur aux trois dates suivantes : date detransfert réelle, date de destruction réelle ou date deversement réelle.- Valeur héritée.La valeur de Statut archivistique inscrite pour undossier s’applique automatiquement à tous lesdocuments rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Le dossier intitulé «Budget 2005» est transféré dans unentrepôt de documents semi-actifs le 01-04-2007. Une foisla date réelle de transfert complétée, le statut archivistiquese modifie automatiquement pour semi-actif.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 106

DossierStatut – STATUT ARCHIVISTIQUENotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 107

DossierStatut – STATUT D’AUTORITÉ D’ENREGISTREMENTDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationIndication de l’espace institutionnel sous lequel un dossieret ses documents sont enregistrés et entreposés.Chemin d’accès, qui précise le parcours que doit suivreune adresse Web ou un système d’exploitation pouraccéder à un dossier et à un document numériques.ObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle TexteType de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.En sélectionnant l’espace dans lequel on désireenregistrer institutionnellement notre dossier, lesystème peut générer automatiquement cettemétadonnée.- Valeur héritée.La valeur de Statut d’autorité d’enregistrementinscrite pour un dossier s’applique automatiquementà tous les documents rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationLes espaces dédiés aux ressources documentaires del’institution peuvent être structurés en fonction de certainesrègles internes. Ces espaces pourraient être, par exemple :- Espace sectoriel par unité administrative, c’est-à-dire unespace partagé par les employés d’une même unitéadministrative.- Espace collaboratif intra-unité, c’est-à-dire un espacepartagé uniquement par certains employés provenantd’une même unité administrative.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 108

DossierStatut – STATUT D’AUTORITÉ D’ENREGISTREMENT- Espace collaboratif inter-unités, c’est-à-dire un espacepartagé par des employés provenant d’unités administrativesdistinctes.ExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucun exemple.Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 109

DossierStatut – STATUT D’EXEMPLAIREDéfinitionIndication permettant de préciser si un dossier correspondà un exemplaire principal ou secondaire.L’exemplaire principal d’un dossier est celui qui contientl’information la plus complète sur un sujet donné, tandisque l’exemplaire secondaire d’un dossier correspond àcelui qui comprend une partie de l’information contenuedans un dossier principal ou une copie de toutel’information contenue dans ce dossier.Ne pas confondre avecDegré d’obligationNon applicableObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix possible dans une liste de référence comprenantles deux valeurs suivantes : Principal et Secondaire.TexteType de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Un choix doit être effectué lorsque le détenteurprincipal est multiple (par exemple, unité administrativeresponsable).Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Cette métadonnée peut être complétéeautomatiquement en établissant une concordanceentre les métadonnées Détenteur principal et Unitéadministrative propriétaire.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 110

DossierStatut – STATUT D’EXEMPLAIRESi ces deux métadonnées ont des valeursidentiques, l’indication Principal se génère. Sinon, lamention Secondaire s’inscrit.- Valeur héritée.La valeur de Statut d’exemplaire inscrite pour undossier s’applique automatiquement à tous lesdocuments rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel du dossier «Plan declassification» par le Service de la gestion documentaired’un organisme x.L’unité administrative propriétaire est le Service de lagestion documentaire.Le détenteur principal précisé pour cette série au calendrierde conservation de l’organisme est le Service de la gestiondocumentaire, car c’est lui qui a pour mandat de concevoiret tenir à jour le plan de classification de cet organisme.Le statut d’exemplaire du dossier qui se génèreautomatiquement est Principal étant donné que l’unitéadministrative propriétaire et le détenteur principal sontsemblables.Tous les documents rattachés à ce dossier héritentautomatiquement du statut d’exemplaire principal.Exemple 2Enregistrement institutionnel du dossier «Politique dedotation des employés» par la Direction des ressourceshumaines de l’organisme x.L’unité administrative propriétaire est la Direction desressources humaines.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 111

DossierStatut – STATUT D’EXEMPLAIRELe détenteur principal précisé pour cette série au calendrierde conservation de l’organisme est multiple, c’est-à-direqu’il correspond à la mention Unité administrativeresponsable.La Direction des ressources humaines est l’unitéadministrative qui a pour mandat d’élaborer et de mettre enœuvre cette politique dans l’organisme. Elle est donc ledétenteur principal.Le statut d’exemplaire du dossier doit être sélectionné et savaleur doit être Principal étant donné que la Direction desressources humaines est l’unité administrative quienregistre institutionnellement le dossier et qu’ellecorrespond au détenteur principal.Tous les documents rattachés à ce dossier héritentautomatiquement du statut d’exemplaire principal.Exemple 3Enregistrement institutionnel du dossier «Politique dedotation des employés» par le Service de la gestiondocumentaire de l’organisme x.L’unité administrative propriétaire est le Service de lagestion documentaire.Le détenteur principal précisé pour cette série au calendrierde conservation de l’organisme est multiple, c’est-à-direqu’il correspond à la mention Unité administrativeresponsable.La Direction des ressources humaines est l’unitéadministrative qui a pour mandat d’élaborer et de mettre enœuvre cette politique dans l’organisme. Elle est donc ledétenteur principal.Le statut d’exemplaire du dossier doit être sélectionné et savaleur doit être Secondaire étant donné que le Service dela gestion documentaire est l’unité administrative quienregistre institutionnellement le dossier et qu’il necorrespond pas au détenteur principal.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 112

DossierStatut – STATUT D’EXEMPLAIRETous les documents rattachés à ce dossier héritentautomatiquement du statut d’exemplaire secondaire.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée permet de préciser les périodesd’utilisation et le mode de disposition à appliquer pour undossier après avoir sélectionné le Processus/Activitéapproprié.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 113

DossierStatut – STATUT DE DOSSIERDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceÉtapes de traitement ou d’échange franchies pour undossier dans un processus d’affaires.Non applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix possible dans une liste de référence développéeà l’interne.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Réception d’une demande en vertu du programme d’aidefinancière pour la rénovation des maisons ancestrales.Après analyse de cette demande, elle est rejetée car ellene rencontre pas tous les critères d’admissibilité.Il a été convenu dans l’organisme que les étapes caractéristiquesde gestion de ce programme d’aide financièresont les suivantes :- ouverture du dossier- rejet du dossier parce que non admissible;- évaluation du dossier en cours;- décision annoncée ou transmise;- versement de l’argent;- suivi du dossier ou du rapport;- fermeture du dossier.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 114

DossierStatut – STATUT DE DOSSIERLa valeur sélectionnée à cette métadonnée lors del’enregistrement institutionnel de ce dossier sera «Rejet dudossier parce que non admissible».Notes complémentairesCette métadonnée peut être utilisée pour des dossiersvisant des processus d’affaires dont les étapes detraitement ou d’échanges peuvent être définies facilement.Les étapes des processus visés doivent être déterminéessoigneusement, puis automatisées dans un circuit deproduction.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 115

DossierStatut – STATUT ESSENTIELDéfinitionInformation permettant de préciser si un dossier estindispensable au fonctionnement d’un organisme et s’ilpermet d’assurer la continuité ou le rétablissement de sesopérations, de ses droits et de ses obligations durant ouaprès un sinistre.La disparition d’un tel dossier pourrait avoir desconséquences graves ou irréparables pour l’organisme.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicable.Facultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix possible dans une liste de référence comprenantles deux valeurs suivantes : Essentiel et Nonessentiel.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur de Statut essentiel inscrite pour undossier s’applique automatiquement à tous lesdocuments rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAucune remarque.Aucun exemple.Aucune note.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 116

DossierStatut – STATUT ESSENTIELAdresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 117

DossierTITRE DU DOSSIERDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationNom officiel donné à un dossier.Non applicable.ObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle TexteIl est possible d’exercer un contrôle ou non sur cettemétadonnée. Ainsi, un titre personnalisé peut êtreinscrit sans aucun contrôle ou, lors de la classificationd’un dossier, le titre du Processus/activitécorrespondant peut être automatiquement reporté. Il ya alors, dans ce dernier cas, un contrôle.Élément d’une énumérationChoix possible dans une liste de titre de dossiers.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Le titre d’un dossier est saisi lors del’enregistrement institutionnel initial d’un dossier.Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.Le titre d’un dossier numérique doit être sélectionnédans une liste déroulante présentant les titres desdossiers déjà enregistrés afin de permettre lerattachement d’un document à un dossier lors del’enregistrement institutionnel du document.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 118

DossierTITRE DU DOSSIERValeur par défaut- Valeur déduite.Certaines applications en gestion documentaireindexent automatiquement le titre duProcessus/activité inscrit dans le plan declassification. Dans ce cas, nous recommandonsfortement qu’une validation de ce titre soit effectuéeafin de le rendre le plus utile ou significatif pour larecherche.- Valeur héritée.Les valeurs du Titre du dossier inscrites pour undossier s’appliquent automatiquement à tous lesdocuments rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationIl faut créer un titre s’appliquant à l’ensemble desdocuments classés dans un dossier.Le titre d’un dossier doit être le plus précis possible demanière à être révélateur de son contenu.Exemples Exemple 1Dossier de l’employée Marie Lemire – Volet carrièreExemple 2Planification stratégique 2007-2008Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 119

DossierUNITÉ ADMINISTRATIVE PROPRIÉTAIREDéfinitionNe pas confondre avecEntité administrative principalement responsable de lagestion, tout au long de leur cycle de vie, des dossiers etdes documents, principaux et secondaires, produits oureçus dans le cadre de son mandat.Détenteur principal, qui identifie, pour chacune des sériesdocumentaires d’un calendrier de conservation, le(s)entité(s) administrative(s) responsable(s) de détenirl’information la plus complète sur un sujet ou un thèmedonné.Métadonnées opérationnellesCréateur de l’enregistrement institutionnel (création), quiidentifie la personne effectuant l’enregistrement initial desdossiers, des documents et des métadonnées dans unsystème institutionnel de gestion intégrée des documents.Créateur de l’enregistrement institutionnel (modification), quiidentifie la personne effectuant l’enregistrement d’unemodification à des dossiers, des documents et desmétadonnées dans un système institutionnel de gestionintégrée des documents.Degré d’obligationObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste développée à l’interne.Un contrôle doit être exercé en tenant compte desdroits d’accès du créateur de l’enregistrementinstitutionnel. Ainsi, lorsque ce dernier a des droits surplusieurs unités administratives, les noms de ces unitésadministratives doivent être présentés sous forme deliste pour permettre une sélection.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 120

DossierUNITÉ ADMINISTRATIVE PROPRIÉTAIRETexteUn contrôle doit être exercé en tenant compte desdroits d’accès du créateur de l’enregistrementinstitutionnel. Ainsi, lorsque ce dernier a des droits surune seule unité administrative, le nom de cette unitéadministrative doit se générer automatiquement à cettemétadonnée.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.Valeur par défaut- Valeur déduite.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur d’Unité administrative propriétaire inscritepour un dossier s’applique automatiquement à tousles documents rattachés à ce dossier.Saisie et interprétationCette métadonnée permet de déterminer si l’on a en mainl’exemplaire principal ou secondaire d’un dossier enétablissant un lien avec la métadonnée Détenteur principal.Lors du versement de dossiers à BAnQ, il est important depréciser le nom officiel de l’organisme public accompagnédu nom de l’unité administrative qui verse les dossiers.Exemples Exemple 1Ministère de l’Éducation du Québec. Direction desprogrammes d’aide. Service des subventions aux écolesCe service est responsable de la gestion des dossiers etdes documents produits ou reçus dans le cadre de sonmandat. Certains de ces dossiers et documents peuventêtre principaux ou secondaires.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 121

DossierUNITÉ ADMINISTRATIVE PROPRIÉTAIRELe nom de ce service se génère automatiquement lors del’enregistrement institutionnel de dossiers faisant partie decette unité administrative.Tous les documents rattachés à ce dossier héritent de lavaleur inscrite à cette métadonnée.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 122

PARTIE 3.PROFILS DE MÉTADONNÉESDES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCEET DOCUMENTS DE TRANSACTION

AUDITOIREDéfinitionMétadonnée d’enrichissementClasse de personnes, de groupes, de communautés,d’organisations ou d’entreprises pour lesquelles uneressource documentaire jugée appropriée est produite.Public cibleScolaritéNotes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 124

Document de référenceAuditoire – PUBLIC CIBLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceIndication permettant de préciser si le contenu d’undocument s’adresse à des groupes précis de la société.Non applicableFacultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste de référence pouvant comprendreles valeurs suivantes : aînés, chercheurs d’emploi,communauté rurale, demandeurs de financement,éducateurs, employeurs, enfants, entreprises,étudiants, femmes, grand public, gouvernement,immigrants, jeunesse, médias, non-Québécois,organisations non gouvernementales, parents,personnes handicapées, peuples autochtones,scientifiques, visiteurs au Québec et voyageurs.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAucune remarque.Aucun exemple.L’énumération proposée à la rubrique Type de donnée etcontrôle est adaptée sur la base d’une liste dugouvernement canadien intitulée Schéma d’auditoire dugouvernement du Canada 27 .27 http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/mwg-gtm/aud-aud/docs/2003/schemfinal/schemfinal-fra.asp.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 125

Document de référenceAuditoire – PUBLIC CIBLEUne autre source de sélection est le Thésaurus de l’activitégouvernementale TAG) qui comporte des termes decatégories de clientèles pouvant être ajustés ou réutilisés,que ce soit pour les entreprises, pour les groupes depersonnes ou pour les individus.Cette métadonnée peut également être prévue dans le profildes métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plusde détails.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 126

Document de référenceAuditoire – SCOLARITÉDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceScolarité minimale nécessaire pour comprendre le contenud’un document.Non applicable.Facultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste de référence comprenant lesvaleurs de scolarité correspondant aux quatre ordresd’enseignement : primaire, secondaire, collégial ouuniversitaire.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)S’assurer de choisir la valeur du niveau de scolarité le plusbas pour comprendre le contenu d’un document deréférence. Par exemple, si vous sélectionnez secondaire,ceci signifie que le contenu vise des gens détenant unescolarité de niveau secondaire, collégial ou universitaire.Aucun exemple.Cette métadonnée peut également être prévue dans le profildes métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plusde détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 127

CARACTÉRISTIQUES MATÉRIELLESDéfinition Ensemble des éléments descriptifs relatifs à lareprésentation physique ou numérique d’une ressourcedocumentaire.Métadonnée d’enrichissementDimensionQuantitéSupportNotes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 128

Document de référenceDocument de transactionCaractéristiques matérielles – DIMENSIONDéfinitionIndication permettant de préciser les mesures de chacunedes grandeurs d’un document sur un support tangible.Ces mesures peuvent correspondre à la largeur, à lahauteur et à la profondeur.Ne pas confondre avec Format d’enregistrement institutionnel, qui viseparticulièrement les documents numériques.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLes Règles de description des documents d’archives(RDDA) peuvent être utilisées pour des fins denormalisation.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Un utilisateur décrit 5 photographies dont les dimensionssont 20 x 25 cm.La valeur saisie à cette métadonnée est donc20 x 25 cm.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 129

Document de référenceDocument de transactionCaractéristiques matérielles – QUANTITÉDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceIndication de la mesure d’une quantité physique ounumérique totale qu’occupe un document.Non applicable.Facultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLes Règles de description des documents d’archives(RDDA) peuvent être utilisées pour des fins denormalisation.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Dans le cas de documents non numériques, cettevaleur peut être saisie au clavier par l’utilisateur.Valeur par défaut- Valeur calculée.Dans le cas de documents numériques, cette valeurpeut être générée automatiquement.Saisie et interprétationPour les documents sur format papier, inscrire le nombre depages.Pour les fichiers informatiques, inscrire le nombre d’octets.Pour les documents audiovisuels, inscrire la durée.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 130

Document de référenceDocument de transactionCaractéristiques matérielles – QUANTITÉExemples Exemple 1Un document sur les élections scolaires au Québeccomprend 45 pages.La valeur 45 pages sera donc saisie à cette métadonnée.Exemple 2La taille du fichier informatique « Profil métadonnées.doc »est de 1097 kilooctets.La valeur 1097 kilooctets est donc extraite du système etreportée automatiquement à cette métadonnée.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée doit également être prévue dans le profildes métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plusde détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 131

Document de référenceDocument de transactionCaractéristiques matérielles – SUPPORTDéfinitionNe pas confondre avecÉlément matériel (tangible) qui porte l’information aumoment de l’enregistrement institutionnel d’un document.Format d’enregistrement institutionnel, qui a trait auxtechnologies de représentation des documents numériques.Classification par type de document, qui est de l’ordre de lastructure logique.Degré d’obligationOccurrenceObligatoire1-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans la liste de référence produite par BAnQ oudans une liste de référence institutionnelle.La liste de référence de BAnQ comprend les valeurssuivantes : papier (PA), disque magnétique (DM)(disque local ou en réseau, disquette), bandemagnétique (BM) (bobine ou cassette, audio, vidéo, oude données), disque optique (DO) (CD-ROM, DVD),microforme (MF) (microfiche, microfilm), film (FI) (ycompris négatif, diapositive) et autres (AU).Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une listeLe support doit être sélectionné à partir d’une liste.- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie et interprétationAucune remarque.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 132

Document de référenceDocument de transactionCaractéristiques matérielles – SUPPORTExemples Exemple 1Enregistrement institutionnel d’un document à la fois surmicrofiche et papier.Les valeurs papier et microforme (microfiche, microfilm) sontsélectionnées.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée doit également être prévue dans le profildes métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plusde détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 133

Document de référenceDocument de transactionCHEMIN D’ACCÈSDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationParcours que doit suivre une adresse Web ou un systèmed’exploitation pour accéder aux données d’un documentnumérique.Adresse d’emplacement physique, qui précise le lieud’entreposage physique d’un dossier ou d’un documenttangible.ObligatoireCette métadonnée vise uniquementnumériques.les documentsOccurrence 1Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Cette valeur provient du système au moment del’enregistrement institutionnel lors du rattachementd’un document numérique à un dossier.Saisie et interprétation Le chemin d’accès d’un document comprendnécessairement un nom de fichier. Il est alors recommandéd’utiliser des règles pour attribuer un nom à un fichier demanière à faciliter l’exploitation ultérieure des documents.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 134

Document de référenceDocument de transactionCHEMIN D’ACCÈSExemples Exemple 1G:/Gestion intégrée des documents/Planification de laGID/Présentation vf2008Correspond au chemin pour accéder au document portant lenom de fichier Présentation vf2008.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée doit également être prévue dans le profildes métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plusde détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 135

Document de référenceDocument de transactionCLASSIFICATION PAR TYPE DE DOCUMENTDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceCatégorie de documents qu’on distingue en raison decaractéristiques communes matérielles, fonctionnelles ouformelles.Non applicable.Facultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix d’un descripteur dans le schème declassification Type de document du Thésaurus del’activité gouvernementale ou dans la liste des genresde documents extraite des Règles de description desdocuments d’archives (RDDA) ou dans une listeinterne de types de document développéeinstitutionnellement ou par un organisme externe.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique.- Valeur choisie à partir d’un résultat de recherche.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Document de législation et de réglementation [critèrefonctionnel]Exemple 2Avis juridique [critère formel]Exemple 3Formulaire [critère matériel]Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 136

Document de référenceDocument de transactionCLASSIFICATION PAR TYPE DE DOCUMENTNotes complémentairesLes types de document sont une association de naturestructurelle créée entre un document et un item placé dansle Thésaurus de l’activité gouvernementale (schème declassification Type de document) ou dans une liste detypes de document développée institutionnellement ou parun organisme externe.Les Règles de description des documents d’archives(RDDA) sont un exemple de listes développées par unorganisme externe. Il y est déterminé dix types dedocuments basés sur des critères matériels qui sont lessuivants :- Documents textuels;- Documents iconographiques;- Documents cartographiques;- Dessins d’architecture et dessins techniques;- Images en mouvement;- Enregistrements sonores;- Documents informatiques;- Microformes;- Objets;- Documents philatéliques.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 137

Document de référenceCOLLABORATEURDéfinitionNe pas confondre avecEntité qui joue un rôle significatif dans la création ducontenu d’un document de référence et qui n’est pasnommée dans les métadonnées Créateur du document etÉditeur.Créateur du document, qui joue un rôle principal dans lacréation d’un documentÉditeur, qui joue un rôle précis après la création dudocument.Tierce partie, qui concerne les documents de transaction etjoue un rôle complémentaire de façon analogue aucollaborateur dans le cas des documents de référence.Métadonnées opérationnellesCréateur de l’enregistrement institutionnel (création), quiidentifie la personne effectuant l’enregistrement initial desdossiers, des documents et des métadonnées dans unsystème institutionnel de gestion intégrée des documents.Créateur de l’enregistrement institutionnel (modification),qui identifie la personne effectuant l’enregistrement d’unemodification à des dossiers, des documents et desmétadonnées dans un système institutionnel de gestionintégrée des documents.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée peut faire l’objetd’un contrôle comme suit :- Nom, Prénom (rôle) [personne physique]- Nom de l’organisme (sigle) (rôle) [personne morale]Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 138

Document de référenceCOLLABORATEURType de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationUn collaborateur concerne divers rôles d’assistance ou deservices complémentaires relativement à la création d’undocument de référence tels : illustrateur, infographe, photographe,cartographe, traducteur, adaptateur culturel,vidéaste, graphiste, commanditaire, responsable de lanumérisation, etc.Le collaborateur correspond, soit au nom et au prénomd’une personne, soit au nom d’un organisme, d’un serviceinterne ou externe.Exemples Exemple 1Brousseau, Pierre (traducteur)Exemple 2Cossette communication-marketing (CCM) (illustrateur)Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 139

Document de référenceDocument de transactionCRÉATEUR DU DOCUMENTDéfinitionNe pas confondre avecEntité principalement responsable de la création ducontenu d’un document.Collaborateur, qui concerne divers rôles d’assistance ou deservices exerçant un rôle complémentaire par rapport à lacréation du document.Éditeur, qui joue un rôle précis après la création dudocument.Tierce partie, qui concerne les documents de transaction etjoue un rôle complémentaire de façon analogue aucollaborateur dans le cas des documents de référence.Métadonnées opérationnellesCréateur de l’enregistrement institutionnel (création), quiidentifie la personne effectuant l’enregistrement initial desdossiers, des documents et des métadonnées dans unsystème institutionnel de gestion intégrée des documents.Créateur de l’enregistrement institutionnel (modification),qui identifie la personne effectuant l’enregistrement d’unemodification à des dossiers, des documents et desmétadonnées dans un système institutionnel de gestionintégrée des documents.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée peut faire l’objetd’un contrôle comme suit :- Nom, Prénom [personne physique]- Nom de l’organisme (rôle) [personne morale]Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 140

Document de référenceDocument de transactionCRÉATEUR DU DOCUMENTType de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationLe créateur correspond, soit au nom et au prénom d’unepersonne, soit au nom d’un organisme, d’un service interneou d’un organisme externe.Exemples Exemple 1Roy, LucExemple 2Association des archivistes du Québec (AAQ)Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 141

DATE DU DOCUMENTDéfinitionMétadonnée d’enrichissementIndication de l’année, du mois et du jour où une action estfaite par rapport à un document.Date d’expéditionDate de créationDate de modificationDate de publicationDate de réceptionDate de signatureNotes complémentairesL’inscription d’une date suivant la norme ISO 8601 estcomposée de huit chiffres, soit AAAAMMJJ, où AAAAcorrespond à l’année, MM, au mois de l’année, de 01(janvier) à 12 (décembre) et JJ, au jour du mois, de 01 à31. S’ajoutent les indications suivantes : heure, minutes,secondes et fuseau horaire.(http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40874)L’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 142

Document de référenceDocument de transactionDate du document – DATE D’EXPÉDITIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate à laquelle un document est expédié officiellement.Portée temporelle, qui concerne l’époque dont traite lecontenu.ConditionnelObligatoire uniquement lorsque cette date doit êtreconservée à titre de preuve ou lors d’échangesélectroniques ayant une portée juridique ou financière entredeux parties.Occurrence0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe de métadonnées Date dudocument).Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur déduite.Dans le cas de documents numériques, cette valeurpeut être extraite de l’en-tête d’un courriel expédiéou d’un document faisant l’objet d’une transactionélectronique.Saisie et interprétationExemplesLa date d’expédition des documents peut être la dateinscrite sur le document au moment de sa réception, ladate de l’envoi postal ou la date du courriel expédié.Aucun exemple.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 143

Document de référenceDocument de transactionDate du document – DATE D’EXPÉDITIONNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 144

Document de référenceDocument de transactionDate du document – DATE DE CRÉATIONDéfinitionNe pas confondre avecDate à laquelle le contenu d’un document est créé.Portée temporelle, qui concerne l’époque dont traite lecontenu.Métadonnées opérationnellesDate de l’enregistrement institutionnel (création), quicorrespond à la date de l’enregistrement initial desdossiers, des documents et des métadonnées dans unsystème institutionnel de gestion intégrée des documents.Date de l’enregistrement institutionnel (modification), quicorrespond à la date de l’enregistrement d’une modificationà des dossiers, des documents et des métadonnées dansun système institutionnel de gestion intégrée desdocuments.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe de métadonnées Date dudocument).Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationExemplesCette date correspond à la date de création du contenu dudocument et peut différer de la date de son enregistrementinstitutionnel.Aucun exemple.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 145

Document de référenceDocument de transactionDate du document – DATE DE CRÉATIONNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Si l’on convertit des documents produits au cours desannées antérieures avant de les enregistrer dans leurcadre institutionnel, la date de création et la date del’enregistrement institutionnel (création) différerontconsidérablement en raison de cette conversion.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 146

Document de référenceDocument de transactionDate du document – DATE DE MODIFICATIONDéfinitionNe pas confondre avecDate à laquelle le contenu d’un document est modifié.Portée temporelle, qui concerne l’époque dont traite lecontenu.Métadonnées opérationnellesDate de l’enregistrement institutionnel (création), quicorrespond à la date de l’enregistrement initial desdossiers, des documents et des métadonnées dans unsystème institutionnel de gestion intégrée des documents.Date de l’enregistrement institutionnel (modification), quicorrespond à la date de l’enregistrement d’une modificationà des dossiers, des documents et des métadonnées dansun système institutionnel de gestion intégrée desdocuments.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe de métadonnées Date dudocument).Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesCette date correspond à la date de modification du contenudu document et peut différer de la date de l’enregistrementinstitutionnel de cette modification.Aucun exemple.Aucune note.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 147

Document de référenceDocument de transactionDate du document – DATE DE MODIFICATIONAdresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 148

Document de référenceDate du document – DATE DE PUBLICATIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceDate à laquelle un document de référence est publié.Portée temporelle, qui concerne l’époque dont traite lecontenu.Facultatif0-3 (minimum et maximum)Il est possible d’inscrire à cette métadonnée la date àlaquelle un document de référence est mis en ligne dansInternet. De plus, les documents publiés sur un site Internetalimenté par une base de données dynamique (parexemple, Cyberpress.com) pourront comprendre une datede début de publication et, le cas échéant, une date de finde publication.Les deuxième et troisième occurrences prévues pourraientservir à cette fin.Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe de métadonnées Date dudocument).Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 149

Document de référenceDocument de transactionDate du document – DATE DE RÉCEPTIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate à laquelle un document est reçu officiellement.Portée temporelle, qui concerne l’époque dont traite lecontenu.ConditionnelObligatoire uniquement lorsque cette date doit êtreconservée à titre de preuve ou lors d’échangesélectroniques ayant une portée juridique ou financière entredeux parties.OccurrenceType de donnée et contrôle0-1 (minimum et maximum) Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe de métadonnées Date dudocument).Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur déduite.Dans le cas de documents numériques, cette valeurpeut être extraite de l’en-tête d’un courriel expédiéou d’un document faisant l’objet d’une transactionélectronique.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesLa date de réception des documents peut être la dateapparaissant sur l’enveloppe (oblitération), la date deréception horodatée ou la date d’un courriel reçu.Aucun exemple.Aucune note.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 150

Document de référenceDocument de transactionDate du document – DATE DE RÉCEPTIONAdresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 151

Document de transactionDate du document – DATE DE SIGNATUREDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate à laquelle un document de transaction est signé, aumoment précis de l’engagement d’un signataire.Portée temporelle, qui concerne l’époque dont traite lecontenu.ConditionnelObligatoire uniquement lors d’échanges électroniquesayant une portée juridique ou financière entre deux parties.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Il est possible d’enregistrer plusieurs dates de signaturelorsqu’il y a différents signataires d’un même document.Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe de métadonnées Date dudocument).Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur déduite.Dans le cas de documents numériques, cette valeurpeut être extraite d’un document faisant l’objet d’unetransaction électronique.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAucune remarque.Aucun exemple.Aucune note.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 152

Document de transactionDate du document – DATE DE SIGNATUREAdresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 153

DESCRIPTIONDéfinitionMétadonnée d’enrichissementTexte court qui caractérise le contenu d’une ressourcedocumentaire.RésuméTable des matièresNotes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 154

Document de référenceDocument de transactionDescription – RÉSUMÉDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceTexte court qui décrit le contenu d’un document.Table des matières.Facultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier ou à la suite del’exécution d’un copier-coller.Saisie et interprétationLe résumé doit être suffisamment complet et précis pourdonner une idée de la valeur de l’information véhiculée dansle document. Il peut aussi être très bref en s’en tenant àprésenter la raison d’être, c’est-à-dire pourquoi ce documenta été produit et est offert, en vertu de quel programme,projet ou disposition légale.Exemples Exemple 1Résumé : Ce document présente chacun des programmesde subvention offerts par le ministère de la Culture et desCommunications pour 1998. On y trouve les conditionsd’admissibilité, les modalités d’inscription et le nom despersonnes à joindre pour chacun des programmes.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans le profildes métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plusde détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 155

Document de référenceDocument de transactionDescription – TABLE DES MATIÈRESDéfinitionListe détaillée des questions traitées dans un document.Cette liste présente les titres des différentes parties ou desillustrations d’un document accompagnés des pages.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRésumé.Facultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier ou à la suite del’exécution d’un copier-coller.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Cette métadonnée peut également être prévue dans le profildes métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plusde détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 156

Document de référenceDocument de transactionDESTINATAIREDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationEntité à qui est expédié officiellement un document.Expéditeur, qui correspond à l’entité qui transmet officiellementun document.ConditionnelObligatoire uniquement lorsque cette information doit êtreconservée à titre de preuve ou lors d’échangesélectroniques ayant une portée juridique ou financière entredeux parties.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée peut faire l’objetd’un contrôle comme suit :- Nom, Prénom. Nom de l’organisme auquel il estrattaché [personne physique]Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur déduite.Dans le cas de documents numériques, cette valeurpeut être extraite de l’en-tête d’un courriel expédié oud’un document faisant l’objet d’une transactionélectronique. Elle peut être également extraite desrépertoires utilisés, tel Groupwise, dans le cas d’uncourriel reçu.Saisie et interprétationLe destinataire correspond au nom et au prénom d’unepersonne.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 157

Document de référenceDocument de transactionDESTINATAIREDans un courriel expédié ou reçu, les adressesélectroniques des destinataires apparaissent aux champsA : Cc (copie conforme), Cci (copie conforme discrète ouinvisible ou masquée).Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel d’un courriel expédié comportantle nom des destinataires suivants : Pierre Caron etDenise Desjardins.Les noms de ces destinataires sont extraits automatiquementdu courriel.Ils sont inscrits comme suit à cette métadonnée :- Desjardins, Denise. Association des archivistes du Québec- Caron, Pierre. Corporation des bibliothécaires du Québec.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 158

Document de référenceÉDITEURDéfinitionNe pas confondre avecEntité qui prépare, en vue de le publier, une œuvre ou unrecueil d’œuvres dont il n’est pas l’auteur. Cette entité estresponsable de la diffusion d’un document.Collaborateur, qui concerne divers rôles d’assistance ou deservices exerçant un rôle complémentaire par rapport à lacréation du document.Créateur du document, qui joue un rôle principal dans lacréation d’un document.Tierce partie, qui concerne les documents de transaction etjoue un rôle complémentaire de façon analogue au collaborateurdans le cas des documents de référence.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée peut faire l’objetd’un contrôle comme suit :- Nom de l’organisme (sigle). Nom de l’unitéadministrativeType de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétation L’éditeur pourrait être une organisation source, lesPublications du Québec, un éditeur externe ou un lieud’édition.Dans le cas d’un éditeur externe, il pourrait être intéressantd’ajouter ses coordonnées : adresse postale, adresseélectronique, numéros de téléphone et de télécopieur.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 159

Document de référenceÉDITEURExemples Exemple 1Ministère des Ressources naturelles, de la Faune et desParcs (MRNFP). Direction de la recherche forestièreExemple 2Les Publications du QuébecNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)On doit utiliser la métadonnée Créateur du document dansle cas où une œuvre à plusieurs auteurs résulte d’unerédaction étroitement coordonnée (directeur de publication).À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 160

Document de référenceDocument de transactionEXPÉDITEURDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationEntité qui transmet officiellement un document.Destinataire, qui correspond à l’entité à qui est expédiéofficiellement un document.ConditionnelObligatoire uniquement lorsque cette information doit êtreconservée à titre de preuve ou lors d’échangesélectroniques ayant une portée juridique ou financière entredeux parties.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée peut faire l’objetd’un contrôle comme suit :- Nom, Prénom. Nom de l’organisme auquel il estrattaché [personne physique]Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur déduite.Dans le cas de documents numériques, cette valeurpeut être extraite de l’en-tête d’un courriel transmisou d’un document faisant l’objet d’une transactionélectronique. Elle peut être également extraite desrépertoires utilisés, tel Groupwise, dans le cas d’uncourriel reçu.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 161

Document de référenceDocument de transactionEXPÉDITEURSaisie et interprétationL’expéditeur correspond au nom et au prénom d’unepersonne.Dans un courriel expédié ou reçu, l’adresse électronique del’expéditeur ou ses noms et prénoms apparaissent auchamp De :.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel d’un courriel transmis parRosalie Laflamme de la Corporation des maîtresélectriciens du Québec.Le nom de cet expéditeur est extrait automatiquement ducourriel expédié et s’inscrit comme suit :- Laflamme, Rosalie. Corporation des maîtres électriciensdu Québec.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 162

FORMATDéfinitionMétadonnée d’enrichissementNotes complémentairesStructure définie de données contenues dans un documentnumérique et établie selon des règles qui régissent cesdonnées.Format d’enregistrement institutionnel.L’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 163

Document de référenceDocument de transactionFORMAT D’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNELDéfinitionStructure définie de données contenues dans un documentnumérique et établie selon des règles qui régissentl’enregistrement institutionnel de ces données.Le format d’enregistrement institutionnel comprend les élémentssuivants : extension du fichier, nom et version du logiciel et, s’ily a lieu, type MIME du fichier.Ne pas confondre avecDimension, qui précise les mesures de chacune des grandeursnécessaires à l’évaluation d’un document.Statut de version, qui correspond à chacun des états successifsd’un document.Degré d’obligationObligatoireVise uniquement les documents numériques.Occurrence 1Type de donnée et contrôle TexteType de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Il est à noter que les extensions de fichiers peuventservir de clé d’identification automatique du type MIME.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel d’un document créé en Word.Le format d’enregistrement institutionnel qui se génèreautomatiquement comprend les trois éléments suivants :Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 164

Document de référenceDocument de transactionFORMAT D’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL- .doc [extension du fichier]- Word 2007 [nom et version du logiciel]- application/msword [type MIME du fichier]Exemple 2Enregistrement institutionnel d’une image dans Photoshop.Le format d’enregistrement institutionnel qui se génèreautomatiquement comprend les trois éléments suivants- gif [extension du fichier]- Photoshop 2.6 [nom et version du logiciel]- image/gif [type MIME du fichier]Notes complémentairesL’extension du fichier correspond à une série de caractèresprécédés d’un point suivant le nom de fichier informatique. Ellepermet d’indiquer quelle application ou logiciel a servi à créer ledocument. Une extension de quatre caractères signifie que lefichier est probablement un fichier Macintosh ou Unix. DepuisWindows 95, la limite du nombre de caractères n'existe plus.La version du logiciel permet de préciser les différentes éditionsd’un logiciel dont la valeur s’exprime par un numéro ou uneannée.Le type MIME du fichier permet de préciser le type et sous-typede données d’une ressource selon le standard MIME(Multipurpose Internet Mail Extensions). Ce standard permet detyper les documents attachés à un courriel ou transférés par leprotocole http. Ainsi, lors d’une transaction entre un serveurweb et un navigateur Internet, le serveur web envoie en premierlieu le type MIME du fichier envoyé au navigateur afin que cedernier puisse savoir comment afficher le document. Lesgrandes catégories du type MIME se nomment : application,audio, image, message, model, multipart, text et video. La listedes types MIME peut être consultée à l’adresse suivante :www.iana.org/assignments/media-types/.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 165

Document de référenceDocument de transactionIDENTIFIANT DU DOCUMENTDéfinitionChaîne de caractères permettant d’identifier et de distinguerde façon unique un document.Cette métadonnée concerne aussi bien les ressourcestangibles que les ressources non tangibles.Ne pas confondre avecAdresse d’emplacement physique, qui précise le lieud’entreposage physique d’un dossier ou d’un document.Chemin d’accès, qui précise le parcours que doit suivre uneadresse Web ou un système d’exploitation pour accéder àun dossier et à un document numériques.Identifiant du dossier, qui permet d’identifier et de distinguerde façon unique un dossier.Degré d’obligationObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle TexteIl y a validation de l’identifiant à chaque fois que l’onaccède au document.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie et interprétationExemples Exemple 12350Cet identifiant est généré automatiquement lors de l’enregistrementinstitutionnel du document intitulé «Planificationstratégique 2008-2009».Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 166

Document de référenceDocument de transactionIDENTIFIANT DU DOCUMENTNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 167

Document de référenceDocument de transactionLANGUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceLangue dans laquelle un document est rédigé.Non applicable.Obligatoire1-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteÉlément d’une énumérationChoix dans une liste de référence, soit ISO 639- 2 :1998, Codes pour la représentation des noms delangue – Partie 2 : code alphabétique à 3 positions.(http://www.loc.gov/standards/iso639-2/)Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.La valeur de langue par défaut doit être le français.Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée permet à l’utilisateur de limiter larecherche de documents selon une langue particulière.Aucun exemple.Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 168

PORTÉEDéfinitionÉlément situant dans le temps ou l’espace, ou les deux à lafois, le contenu d’une ressource documentaire en précisants'il y est question d’un lieu géographique ou d’une périodechronologique en particulier.La portée s’applique aussi aux aires de contrôle définies pardes autorités politiques.Métadonnée d’enrichissementCompétencePortée géographiquePortée temporelleNotes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 169

Document de référenceDocument de transactionPortée – COMPÉTENCEDéfinitionAutorité désignée dans le cadre des institutions politiquesdont il est fait référence dans le contenu d’un document.Cette autorité est apte à traiter d’une question ou à accomplirun acte selon des modalités déterminées.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicableFacultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste de référence comprenant cinqvaleurs, soit fédéral, provincial, municipal, régional etautochtone.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML(URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Cette métadonnée peut également être prévue dans le profildes métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plusde détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 170

Document de référenceDocument de transactionPortée – PORTÉE GÉOGRAPHIQUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceLieu(x) géographique(s) traité(s) ou discuté(s) dans lecontenu d’un document.Non applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix de noms géographiques dans un thésaurus oudans une liste interne développée institutionnellementType de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique.- Valeur choisie à partir d’un résultat de recherche.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)L’emploi d’un vocabulaire contrôlé est souhaitable.Aucun exemple.Cette métadonnée peut également être prévue dans le profildes métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plusde détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 171

Document de référenceDocument de transactionPortée – PORTÉE TEMPORELLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrencePériode(s) de temps traitée(s) ou discutée(s) dans lecontenu d’un document.Non applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste de référence interne développéeinstitutionnellement ou dans un outil normalisé externetelles les Règles de description des documentsd’archives (RDDA).Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Cette métadonnée peut également être prévue dans leprofil des métadonnées du dossier. Consulter la partie 2pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 172

RELATIONDéfinitionMétadonnée d’enrichissementIdentification des ressources documentaires liées à laprésente ressource documentaire et des liens qui lesunissent.A pour document jointA pour partieA pour versionEst joint àEst partie deEst référencé parEst remplacé parEst requis parEst une version deRéfère àRemplaceRequiertSe conforme àNotes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 173

Document de référenceDocument de transactionRelation – A POUR DOCUMENT JOINTDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationRelation permettant de spécifier le(s) document(s) qui est(sont) joint(s) au document décrit.Est joint à, qui permet de spécifier le document auquel estjoint le document décrit.ConditionnelObligatoire uniquement lorsque l’on enregistre institutionnellementun courriel comprenant des pièces attachées.Sans être présentée à l’utilisateur, cette métadonnée doitêtre incluse dans une application de gestion documentaireafin de lier automatiquement un courriel et ses piècesjointes pour en constituer un tout.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie et interprétationExemples Exemple 1Courriel sur le comité sur les métadonnées, 10-06-2008[document décrit]A pour document joint : Analyse des membres du comitéNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 174

Document de référenceDocument de transactionRelation – A POUR PARTIEDéfinitionNe pas confondre avecRelation permettant de spécifier les différentes parties ousections du document décrit.A pour partie (dossier), qui permet de lier les différentesparties d’un dossier à un dossier.Est partie de (document), qui permet de spécifier le dossierou le document duquel relève un document ou une partied’un document.Est partie de (dossier), qui permet de spécifier le dossierduquel relève un sous-dossier.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Manuel sur la gestion documentaire [document décrit]A pour partie : Directive sur le déclassementProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 175

Document de référenceDocument de transactionRelation – A POUR PARTIENotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée doit également être prévue dans le profildes métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pourplus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 176

Document de référenceDocument de transactionRelation – A POUR VERSIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationRelation permettant de spécifier les versions, les éditionsou les adaptations du document décrit.Est version de, qui permet de spécifier de quelle version,adaptation ou édition relève le document décrit.ConditionnelCette métadonnée est obligatoire lorsque l’on enregistreinstitutionnellement différentes versions d’un documentnumérique.Sans être présentée à l’utilisateur, cette métadonnée doitêtre incluse dans une application de gestion documentaireafin de lier automatiquement les différentes versions d’undocument pour en constituer un tout.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.L’identifiant de chacune des versions du documentdécrit se reporte automatiquement à cettemétadonnée.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 177

Document de référenceDocument de transactionRelation – A POUR VERSIONExemples Exemple 13320 [identifiant du document numérique décrit portant lenom de fichier Procédure de gestion documentairevf1.]A pour version : 44344532Exemple 2[identifiants des documents numériquesportant les noms de fichier Procédurede gestion documentaire vt1 etProcédure de gestion documentaire vt2]Formulaire d’impôt 2006-2007 [document décrit]A pour version : Formulaire d’impôt 2005-2006Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 178

Document de référenceDocument de transactionRelation – EST JOINT ÀDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationRelation permettant de spécifier le document auquel ledocument décrit est joint.A pour document joint, qui permet de spécifier le(s)document(s) qui est (sont) joint(s) au document décrit.ConditionnelObligatoire uniquement lorsque l’on enregistreinstitutionnellement une pièce jointe attachée à un courriel.Sans être présentée à l’utilisateur, cette métadonnée doitêtre incluse dans une application de gestion documentaireafin de lier automatiquement un courriel et ses piècesjointes pour en constituer un tout.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie et interprétationExemples Exemple 1Analyse des membres du comité [document décrit]Est joint à : Courriel du Comité sur les métadonnées du10-06-2008Notes complémentairesAucune note.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 179

Document de référenceDocument de transactionRelation – EST JOINT ÀAdresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 180

Document de référenceDocument de transactionRelation – EST PARTIE DEDéfinitionNe pas confondre avecRelation permettant de spécifier le dossier ou le documentduquel relève le document ou la partie de documentdécrits.A pour partie (document), qui permet de spécifier lesdifférentes parties ou sections d’un document.A pour partie (dossier), qui permet de lier les différentesparties d’un dossier à un dossier.Est partie de (dossier), qui permet de spécifier le dossierduquel relève un sous-dossier.Degré d’obligationConditionnelCette métadonnée est obligatoire uniquement lorsqu’il y arattachement d’un document à un dossier lors del’enregistrement institutionnel d’un document numérique.Sans être présentée à l’utilisateur, cette métadonnée doitêtre incluse dans une application de gestion documentaireafin de permettre la constitution virtuelle d’un dossier avecses parties.Occurrence0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.L’identifiant du dossier ou du document duquelrelève le document ou la partie de document décritse reporte automatiquement à cette métadonnée.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 181

Document de référenceDocument de transactionRelation – EST PARTIE DEValeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationExemples Exemple 1Il s’agit d’un exemple où l’on précise le document duquelrelève la partie de document décrite.Directive sur le déclassement [document décrit]Est partie de : Manuel sur la gestion documentaireExemple 2Il s’agit d’un exemple où l’on précise le dossier duquelrelève le document décrit.235 [identifiant du document décrit intitulé curriculum vitae]Est partie de : 3001 [identifiant du dossier de l’employéMartin Chevrette]Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée doit également être prévue dans le profildes métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pourplus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 182

Document de référenceDocument de transactionRelation – EST RÉFÉRENCÉ PARDéfinition Relation permettant de spécifier les sources danslesquelles le document décrit est référencé, cité oumentionné.Ne pas confondre avec Réfère à.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1L’Île d’Orléans. Aux sources du peuple québécois et del’Amérique française, 1998 [document décrit]Est référencé par : Histoire du Québec, vol. 9, nov. 2003Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans leprofil des métadonnées du dossier. Consulter la partie 2pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 183

Document de référenceDocument de transactionRelation – EST REMPLACÉ PARDéfinitionNe pas confondre avecRelation permettant de spécifier le document qui prend laplace du document décrit.Est version de.Remplace.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Manuel de classification, 1ère édition [document décrit]Est remplacé par : Manuel de classification, 2 e éditionNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 184

Document de référenceDocument de transactionRelation – EST REQUIS PARDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation permettant de spécifier quel document nécessitel’utilisation du document décrit pour le maintien de safonction, de sa présentation ou de la cohérence de soncontenu.Requiert.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Guide d’instructions 2003 [document décrit]Est requis par : Formulaire Demande de remboursementdes frais de déplacementNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans leprofil des métadonnées du dossier. Consulter la partie 2pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 185

Document de référenceDocument de transactionRelation – EST UNE VERSION DEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationRelation permettant de spécifier de quelle version,adaptation ou édition relève le document décrit.A pour version, qui permet de spécifier les versions, leséditions ou les adaptations d’un document.ConditionnelCette métadonnée est obligatoire lorsque l’on enregistreinstitutionnellement différentes versions d’un documentnumérique.Sans être présentée à l’utilisateur, cette métadonnée doitêtre incluse dans une application de gestion documentaireafin de lier automatiquement les différentes versions d’undocument pour en constituer un tout.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.L’identifiant de la version du document rattachée audocument décrit se reporte automatiquement à cettemétadonnée.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 186

Document de référenceDocument de transactionRelation – EST UNE VERSION DEExemples Exemple 14434 [identifiant du document numérique décrit portant lenom de fichier Procédure de gestion documentairevt1.]Est une version de : 3320 [identifiant du documentnumérique portant le nom de fichier Procédure degestion documentaire vf1.]Exemple 2Procédure d’inscription, 2006 [document décrit]Est une version de : Procédure d’inscription, 2007Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 187

Document de référenceDocument de transactionRelation – RÉFÈRE ÀDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation permettant de spécifier les sources qui sontréférencées ou mentionnées dans le document décrit.Est référencé par.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Agir autrement : Politique québécoise de l’autoroute del’information [document décrit]Réfère à : L’arrivée des inforoutes : occasion pour unnouvel essor du français.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans leprofil des métadonnées du dossier. Consulter la partie 2pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 188

Document de référenceDocument de transactionRelation – REMPLACEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation permettant de spécifier quel document estsupplanté ou remplacé par le document décrit.Est remplacé par.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Manuel de classification, 2 e édition [document décrit]Remplace : Manuel de classification, 1 ère éditionNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 189

Document de référenceDocument de transactionRelation – REQUIERTDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation permettant de spécifier le document qui est exigépour le maintien de la fonction, de la présentation ou de lacohérence du contenu du document décrit.Est requis par.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Formulaire Demande de remboursement des frais dedéplacement [document décrit]Requiert : Guide d’instructions 2003Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans leprofil des métadonnées du dossier. Consulter la partie 2pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 190

Document de référenceDocument de transactionRelation – SE CONFORME ÀDéfinitionCette relation permet de préciser le standard qu’undocument doit respecter.Le standard peut être accessible directement via unhyperlien ou sinon une référence doit être inscrite pour enpermettre l’accès.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationExemplesAucune remarque.Exemple 1 (hyperlien)Profils de métadonnées gouvernementauxSe conforme à: http://dublincore.org/documents/2008/01/14/dces/#ISO15836Renvoie au schéma XML des profils de métadonnées définiici. Cette référence à un identifiant de structure logique estassociée à la validation du document.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Cette métadonnée peut également être prévue dans leprofil des métadonnées du dossier. Consulter la partie 2pour plus de détails.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 191

Document de référenceDocument de transactionSIGNATAIREDéfinitionNe pas confondre avecEntité ayant manifesté de manière irrévocable qu’elleentérine la responsabilité du contenu d’un document en lesignant.Collaborateur, qui concerne divers rôles d’assistance ou deservices exerçant un rôle complémentaire par rapport à lacréation du document.Créateur du document, qui joue un rôle principal dans lacréation d’un document.Tierce partie, qui concerne les documents de transaction etjoue un rôle complémentaire de façon analogue aucollaborateur dans le cas des documents de référence.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Les documents peuvent comporter un ou plusieurssignataires.Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée peut faire l’objetd’un contrôle comme suit :- Nom, Prénom. Nom de l’unité administrative dusignataire. Rattachement à l’organisation [personnephysique]- Nom de l’organisme (rôle) [personne morale]Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationLe signataire correspond, soit au nom et au prénom d’unepersonne, soit au nom d’un organisme, d’un service interneou externe.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 192

Document de référenceDocument de transactionSIGNATAIRELes documents avec plus d’un signataire peuventcomporter une indication de rôle (témoin, notaire, etc.)associée à chacun des signataires selon les besoins ducontexte.Exemples Exemple 1Roy, Luc (Directeur). Direction des ressources humaines.MSSSNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Le signataire est une métadonnée facultative étant donnéque ce sont plutôt la signature et la date de signature quiserviront d’éléments de preuve advenant une poursuitejudiciaire.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 193

Document de référenceDocument de transactionSTATUT DE VERSIONDéfinitionIndication permettant de placer dans une séquence lesétats successifs d’un document ayant fait l’objet d’unenregistrement institutionnel.Les états peuvent être désignés par des qualificatifs, soitversion de travail ou version finale, ainsi que par unnuméro de version.Ne pas confondre avecDegré d’obligationNon applicable.ObligatoireVise uniquement les documents numériques.Occurrence 1Type de donnée et contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste de référence comprenant lestypes de version suivants : version de travail et versionfinale.TexteUne validation du numéro de version doit êtreeffectuée lors de la génération d’un numéro de version.Type de valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Vise essentiellement le type de version.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 194

Document de référenceDocument de transactionSTATUT DE VERSIONValeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du systèmeLe numéro de version fait partie de cettemétadonnée et se génère automatiquement lors dela sélection du type de version que l’on désireenregistrer.- Valeur héritée.Il doit y avoir héritage des métadonnées d’uneversion à l’autre d’un document.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Directive sur le déclassement des dossiers, version detravail 1.- Le type de version correspond ici à version de travail.- Le numéro de version correspond à 1.Notes complémentairesLes différents états d’un document permettront d’effectuerun suivi et un contrôle de l’historique des changementseffectués dans un document.Les métadonnées A pour version, Est une version de etIdentifiant du document permettront de lier les différentesversions d’un document de manière à ce qu’on puisse lesconsulter et les gérer comme un tout.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 195

Document de transactionTIERCE PARTIEDéfinitionEntité qui a joué un rôle significatif par rapport à undocument de transaction et qui ne fait pas partie dessignataires.La tierce partie concerne divers rôles d’assistance ou deservices complémentaires relativement à la création d’undocument de transaction.Ne pas confondre avecCollaborateur, qui concerne divers rôles d’assistance ou deservices exerçant un rôle complémentaire par rapport à lacréation du document.Créateur du document, qui joue un rôle principal dans lacréation d’un document.Éditeur, qui joue un rôle précis après la création dudocument.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée pourrait faire l’objetd’un contrôle comme suit :- Nom, Prénom (rôle) [personne physique]- Nom de l’organisme (sigle) (rôle) [personne morale]Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationUne tierce partie peut avoir un des rôles suivants : témoin,notaire, service d’horodatation, service d’authentificationd’identité, service de garantie, commanditaire, etc.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 196

Document de transactionTIERCE PARTIEExemples Exemple 1Dion, Jean (notaire)Exemple 2Bernier, Denise (témoin)Exemple 3Laveille inc. (assureur)Exemple 4Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM)Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Il y a une similitude entre la tierce partie dans la créationd’un document de transaction et le collaborateur lors de lacréation d’un document de référence. Leur point communest de qualifier des rôles complémentaires par rapport à unrôle principal.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 197

TITREDéfinitionMétadonnée d’enrichissementNom officiel donné à une ressource documentaire.Titre du document.Autre titre du document.Notes complémentairesL’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupede métadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 198

Document de référenceDocument de transactionTitre – TITRE DU DOCUMENTDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationNom officiel donné à un document.Non applicable.ObligatoireOccurrence 1Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationLe titre d’un document doit être le plus précis possible demanière à être révélateur de son contenu.Dans le cas d’un courriel, le champ Sujet ou Objet peutservir à la rédaction d’un titre de document.Exemples Exemple 1Formulaire de réclamation de frais de déplacementExemple 2Guide de procédures sur la gestion documentaireNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 199

Document de référenceDocument de transactionTitre – AUTRE TITRE DU DOCUMENTDéfinitionNom complémentaire ou alternatif pouvant être utilisé pouridentifier un document.Il peut s’agir d’un titre parallèle (titre dans une autre langue)ou d’un complément du titre (sous-titre).Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteAucun contrôle.Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Dictionnaire anglais-français [titre du document] : English-French Dictionary [titre parallèle].Exemple 2Réunion des chefs de service de la Direction del’information [titre du document] : procès-verbaux 1998-2000 [complément du titre].Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 200

PARTIE 4.MÉTADONNÉES OPÉRATIONNELLESCes métadonnées visent les processus de gestiondocumentaire ci-dessous :- Enregistrement institutionnel;- Transfert dans un entrepôt ou sur un serveur àl’état semi-actif;- Destruction;- Validation;- Versement.Elles permettent une journalisation en donnant ledétail des différentes actions exécutées sur lesdossiers, les documents ainsi que lesmétadonnées tout au long de leur cycle de vie,c’est-à-dire de leur enregistrement institutionneljusqu’à leur disposition (destruction ouconservation en permanence).

CRÉATEUR DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL (CRÉATION)DéfinitionNe pas confondre avecPersonne qui effectue l’enregistrement initial de dossiers, dedocuments et de métadonnées dans un système institutionnel degestion intégrée des documents.Créateur du document, qui joue un rôle principal dans la créationd’un document.Détenteur principal, qui identifie, pour chacune des sériesdocumentaires d’un calendrier de conservation, le(s) entité(s)administrative(s) responsable(s) de détenir l’information la pluscomplète sur un sujet ou un thème donné.Unité administrative propriétaire, qui identifie l’entitéadministrative responsable de la gestion des dossiers etdocuments, principaux et secondaires, produits ou reçus dans lecadre de son mandat.Degré d’obligationOccurrenceObligatoire1-2 (minimum et maximum)La personne qui effectue l’enregistrement institutionnel initiald’un dossier et d’un document peut différer.Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée peut faire l’objet d’uncontrôle comme suit :- Nom, PrénomType de valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.L’identité de la personne qui effectue cette opération peutêtre extraite du registre servant à authentifier l’identitédes employés en réseau ou dans une applicationinformatique spécifique.Saisie et interprétationAucune remarque.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 202

CRÉATEUR DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL (CRÉATION)Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel par l’utilisateur Denis Lamoureux, le1er juin 2006, d’un nouveau document intitulé «Rapportsfinanciers 2008».La valeur générée à cette métadonnée est Lamoureux, Denis.Exemple 2Enregistrement institutionnel, par la responsable du poste declassement, Diane Leclerc, le 12 septembre 2008, desmétadonnées du dossier sur support papier intitulé «Statistiquesen gestion documentaire 2007».La valeur générée à cette métadonnée est Leclerc, Diane.Notes complémentairesLes groupes d’utilisateurs et leurs rôles doivent être déterminéspar l’organisme public.Par exemple, l’organisme public peut décider que lesintervenants qui effectuent l’enregistrement institutionnel initialdes documents numériques sont les utilisateurs tandis que ceuxqui font l’enregistrement institutionnel initial des dossiers sont lesresponsables de postes de classement.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 203

CRÉATEUR DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL(MODIFICATION)DéfinitionNe pas confondre avecPersonne qui effectue l’enregistrement d’une modification à desdossiers, des documents et des métadonnées dans un systèmeinstitutionnel de gestion intégrée des documents.Créateur du document, qui joue un rôle principal dans la créationd’un document.Détenteur principal, qui identifie, pour chacune des sériesdocumentaires d’un calendrier de conservation, le(s) entité(s)administrative(s) responsable(s) de détenir l’information la pluscomplète sur un sujet ou un thème donné.Unité administrative propriétaire, qui identifie l’entitéadministrative responsable de la gestion des dossiers etdocuments, principaux et secondaires, produits ou reçus dans lecadre de son mandat.Degré d’obligationConditionnelObligatoire uniquement lorsque qu’un dossier, un document oudes métadonnées sont modifiés.Occurrence1-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée peut faire l’objet d’uncontrôle comme suit :- Nom, PrénomType de valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.L’identité de la personne qui effectue cette opération peutêtre extraite du registre servant à authentifier l’identitédes employés en réseau ou dans une applicationinformatique spécifique.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 204

CRÉATEUR DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL(MODIFICATION)Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel par l’utilisateur Alain Bernier, le 7septembre 2006, d’une modification au document intitulé«Rapports financiers 2008».La valeur générée à cette métadonnée est Bernier, Alain.Exemple 2Enregistrement institutionnel, par la responsable du poste declassement, Évelyne Malouin, le 12 octobre 2007, d’unemodification aux métadonnées du dossier sur support papierintitulé «Gestion documentaire».La valeur générée à cette métadonnée est Malouin, Evelyne.Notes complémentairesLes groupes d’utilisateurs et leurs rôles doivent être déterminéspar l’organisme public.Par exemple, l’organisme public peut décider que lesintervenants qui effectuent l’enregistrement institutionnel demodifications aux documents numériques sont les utilisateurstandis que ceux qui font l’enregistrement institutionnel demodifications aux dossiers sont les responsables de postes declassement.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 205

DATE DU PROCESSUSDéfinitionIndication de l’année, du mois et du jour d’une opération liée àl’un des processus de gestion documentaire.Ces processus sont l’enregistrement institutionnel, le transfertdans un entrepôt ou sur un serveur à l’état semi-actif, ladestruction, le versement et les validations.Métadonnée d’enrichissementDate de l’enregistrement institutionnel (création)Date de l’enregistrement institutionnel (modification)Date de destruction réelleDate de transfert réelleDate de validationDate de versement réelleNotes complémentairesL’inscription d’une date suivant la norme ISO 8601 estcomposée de huit chiffres, soit AAAAMMJJ, où AAAAcorrespond à l’année, MM, au mois de l’année, de 01 (janvier)à 12 (décembre) et JJ, au jour du mois, de 01 à 31. S’ajoutentles indications suivantes : heure, minutes, secondes et fuseauhoraire.(http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=40874)L’utilisation des métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général de ce groupe demétadonnées.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 206

Date du processus – DATE DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTION-NEL (CRÉATION)DéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceDate de l’enregistrement initial de dossiers, de documents et demétadonnées dans un système institutionnel de gestionintégrée des documents.Date de création d’un document, qui correspond à la date decréation du contenu d’un document.Obligatoire1-2 (minimum et maximum)L’enregistrement institutionnel initial d’un dossier et d’undocument peuvent être différents.Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir la rubriqueNotes du groupe de métadonnées Date du processus).Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel le 1er juin 2006 d’un documentintitulé «Vérification des rapports financiers».La valeur générée à cette métadonnée est 2006-06-01.Exemple 2Enregistrement institutionnel le 2 mai 2008 des métadonnéesdu dossier sur support papier intitulé «Gestion de l’assiduité».La valeur générée à cette métadonnée est 2008-05-02.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 207

Date du processus – DATE DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTION-NEL (CRÉATION)Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Si l’on convertit des documents produits au cours des annéesantérieures avant de les enregistrer dans leur cadreinstitutionnel, date de création d’un document et date del’enregistrement institutionnel (création) vont différerconsidérablement.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 208

Date du processus – DATE DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL(MODIFICATION)DéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate de l’enregistrement d’une modification à des dossiers, desdocuments et des métadonnées, dans un système institutionnelde gestion intégrée des documents.Date de modification d’un document, qui correspond à la date demodification du contenu d’un document.ConditionnelObligatoire uniquement lors de la modification de dossiers, dedocuments ou de métadonnées.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Lorsque l’on modifie le contenu d’un document et qu’on enregistreinstitutionnellement ces modifications, une nouvelle version dudocument est créée. Le nombre d’occurrence maximum est alors1.Par ailleurs, il est possible que la date de modification d’undocument et d’un dossier diffère et que plusieurs changementssoient apportés aux métadonnées des dossiers et desdocuments. Le nombre d’occurrence est à ce moment multiple.Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir la rubriqueNotes du groupe de métadonnées Date du processus).Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel le 1 er octobre 2007 d’unemodification au document intitulé «Vérification des rapportsfinanciers».Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 209

Date du processus – DATE DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL(MODIFICATION)La valeur générée à cette métadonnée est 2007-10-01.Exemple 2Enregistrement institutionnel le 15 avril 2008 d’une modificationaux métadonnées du dossier sur support papier intitulé«Financement 2008».La valeur générée à cette métadonnée est 2008-04-15.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Si des documents produits au cours des années antérieures sontconvertis avant leur enregistrement dans le cadre institutionnel, ladate de modification et la date de l’enregistrement institutionnel(modification) vont différer.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 210

Date du processus – DATE DE DESTRUCTION RÉELLEDéfinition Date correspondant à l’opération proprement dite dedestruction des dossiers, des documents et des métadonnées.Ne pas confondre avecDegré d’obligationDate de destruction prévue, qui correspond au moment où undossier et ses documents peuvent être détruits conformémentaux exigences du calendrier de conservation.FacultatifLe degré d’obligation de cette date est facultatif de manière àfaciliter l’adaptation aux pratiques en cours dans lesorganismes publics. Ainsi, certains organismes désirerontconserver cette information, car elle témoigne du moment de ladestruction d’un dossier et de ses documents tandis qued’autres la détruiront en même temps que les dossiers et lesdocuments.Dans les cas où un organisme décide de conserver cetteinformation, le degré d’obligation de cette métadonnée devraêtre conditionnel et la valeur sera complétée uniquement lorsde l’opération proprement dite de déclassement de dossiersvisés par une règle de conservation dont le délai prescrit unedestruction.Occurrence0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe de métadonnées Date duprocessus).Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Dans le cas de documents non numériques, cettevaleur est saisie.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 211

Date du processus – DATE DE DESTRUCTION RÉELLEValeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Dans le cas de documents numériques, cette valeur estgénérée automatiquement.Saisie et interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Le dossier d’achat de matériel et de fourniture fermé le 31mars 2002 a comme date de destruction prévue le 31 mars2007. Il est toutefois déchiqueté, après autorisation desautorités, le 1 er juin suivant.La valeur générée à cette métadonnée est 2007-06-01.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 212

Date du processus – DATE DE TRANSFERT RÉELLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate correspondant à l’opération proprement dite de transfertdes dossiers, des documents et des métadonnées dans unentrepôt ou sur un autre serveur, à l’état semi-actif.Date de transfert prévue, qui correspond au moment où undossier et ses documents peuvent être transférés, à l’état semiactif,dans un entrepôt ou sur un autre serveur conformémentaux exigences du calendrier de conservation.ConditionnelCette date doit être complétée uniquement lors de l’opérationproprement dite de déclassement de dossiers visés par unerègle de conservation dont le délai prescrit un transfert dans unentrepôt semi-actif ou sur un autre serveur.Occurrence0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir la rubriqueNotes du groupe de métadonnées Date du processus).Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Dans le cas de documents non numériques, cette valeurest saisie.Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Dans le cas de documents numériques, cette valeur estgénérée automatiquement.Saisie et interprétationAucune remarque.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 213

Date du processus – DATE DE TRANSFERT RÉELLEExemples Exemple 1Le dossier d’achat de matériel et de fourniture fermé le 31 mars2002 a comme date de transfert prévue le 31 mars 2004. Il esttoutefois transféré, après autorisation des autorités, le 1 erseptembre suivant.La valeur générée à cette métadonnée est 2004-09-01.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 214

Date du processus – DATE DE VALIDATIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate correspondant aux différentes opérations de validationeffectuées tout au long du cycle de vie d’un dossier, d’undocument et de métadonnées.Non applicable.ConditionnelCette métadonnée vise spécifiquement les documentsnumériques et doit être complétée uniquement lorsqu’il y a desvalidations.OccurrenceType de donnée et contrôle0-Plusieurs (minimum et maximum) Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir la rubriqueNotes du groupe de métadonnées Date du processus).Type de valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 215

Date du processus – DATE DE VERSEMENT RÉELLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate correspondant à l’opération proprement dite de versement,à BAnQ ou dans un service d’archives, des dossiers, desdocuments et des métadonnées.Date de versement prévue, qui correspond au moment où undossier et ses documents peuvent être versés à BAnQ ou dansun service d’archives conformément aux exigences du calendrierde conservation.ConditionnelCette date doit être complétée uniquement lors de l’opérationproprement dite de déclassement de dossiers visés par unerègle de conservation dont le délai prescrit un tri ou uneconservation.Occurrence0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle Format structuréFormat de date suivant la norme ISO 8601 (voir la rubriqueNotes du groupe de métadonnées Date du processus).Type de valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Dans le cas de documents non numériques, cette valeurest saisie.Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Dans le cas de documents numériques, cette valeur estgénérée automatiquement.Saisie et interprétationAucune remarque.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 216

Date du processus – DATE DE VERSEMENT RÉELLEExemples Exemple 1Le dossier d’analyse financière fermé le 31 mars 2000 a commedate de versement prévue le 31 mars 2007. Il est toutefois verséà BAnQ, après autorisation des autorités, le 1 er août suivant.La valeur générée à cette métadonnée est 2007-08-01.Notes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 217

UTILISATEUR EFFECTUANT LA DESTRUCTION RÉELLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationPersonne qui effectue l’opération proprement dite de destructiondes dossiers et des documents numériques incluant, s’il y a lieu,leurs métadonnées.Non applicable.FacultatifLe degré d’obligation de cette métadonnée est facultatif demanière à faciliter l’adaptation aux pratiques en cours dans lesorganismes publics. Ainsi, certains organismes désirerontconserver cette information tandis que d’autres la détruiront enmême temps que les dossiers et les documents.Dans les cas où un organisme décide de conserver cetteinformation, le degré d’obligation de cette métadonnée devraêtre conditionnel et la valeur sera complétée uniquement lors del’opération proprement dite de déclassement de dossiers viséspar une règle de conservation dont le délai prescrit unedestruction.Occurrence0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée peut faire l’objetd’un contrôle comme suit :- Nom, PrénomType de valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.L’identité de la personne qui effectue cette opération peutêtre extraite du registre servant à authentifier l’identitédes employés en réseau ou dans une applicationinformatique spécifique.Saisie et interprétationExemplesAucune remarque.Aucun exemple.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 218

UTILISATEUR EFFECTUANT LA DESTRUCTION RÉELLENotes complémentairesLes groupes d’utilisateurs et leurs rôles doivent être déterminéspar l’organisme public.Par exemple, l’organisme public peut décider que lesintervenants qui effectuent la destruction des dossiers etdocuments numériques sont les responsables de postes declassement.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 219

UTILISATEUR EFFECTUANT LE TRANSFERT RÉELDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationPersonne qui effectue l’opération proprement dite de transfertdes dossiers ou des documents numériques dans un entrepôt ousur un autre serveur incluant, s’il y a lieu, leurs métadonnées, àl’état semi-actif.Non applicable.ConditionnelCette métadonnée doit être complétée lors de l’opérationproprement dite de déclassement de dossiers numériques viséspar une règle de conservation dont le délai prescrit un transfertdans un entrepôt semi-actif ou sur un autre serveur.Occurrence0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée peut faire l’objet d’uncontrôle comme suit :- Nom, PrénomType de valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.L’identité de la personne qui effectue cette opération peutêtre extraite du registre servant à authentifier l’identitédes employés en réseau ou dans une applicationinformatique spécifique.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAucune remarque.Aucun exemple.Les groupes d’utilisateurs et leurs rôles doivent être déterminéspar l’organisme public.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 220

UTILISATEUR EFFECTUANT LE TRANSFERT RÉELPar exemple, l’organisme public peut décider que lesintervenants qui effectuent le transfert des dossiers etdocuments numériques sont les responsables de postes declassement.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 221

UTILISATEUR EFFECTUANT LE VERSEMENT RÉELDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationPersonne effectuant l’opération proprement dite de versementdes dossiers ou des documents numériques incluant, s’il y alieu, leurs métadonnées.Non applicable.ConditionnelCette date doit être complétée uniquement lors de l’opérationproprement dite de déclassement de dossiers numériques viséspar une règle de conservation dont le délai prescrit un tri ou uneconservation.Occurrence0-1 (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée peut faire l’objet d’uncontrôle comme suit :- Nom, PrénomType de valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.Dans le cas des documents numériques, l’identité de lapersonne qui effectue cette opération peut être extraitedu registre servant à authentifier l’identité des employésen réseau ou dans une application informatiquespécifique.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAucune remarque.Aucun exemple.Les groupes d’utilisateurs et leurs rôles doivent être déterminéspar l’organisme public.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 222

UTILISATEUR EFFECTUANT LE VERSEMENT RÉELPar exemple, l’organisme public peut décider que lesintervenants qui effectuent le versement des dossiers etdocuments numériques sont les responsables de postes declassement.Adresse de schéma XML (URI)À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 223

VALIDEURDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationPersonne qui effectue les différentes validations des opérationseffectuées tout au long du cycle de vie des dossiers, desdocuments numériques et des métadonnées.Non applicable.ConditionnelCette métadonnée doit être complétée uniquement lorsqu’oneffectue des opérations de validation.Occurrence0-Plusieurs (minimum et maximum)Type de donnée et contrôle TexteLa présentation de cette métadonnée peut faire l’objet d’uncontrôle comme suit :- Nom, PrénomType de valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.L’identité de la personne qui effectue cette opération peutêtre extraite du registre servant à authentifier l’identitédes employés en réseau ou dans une applicationinformatique spécifique.Saisie et interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse de schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Plusieurs validations peuvent être nécessaires lorsque l’on gèredes dossiers et des documents numériques tout au long de leurcycle de vie. Ainsi, c’est l’organisme public qui détermine quelsintervenants doivent effectuer des validations lors de la définitionde ses groupes d’utilisateurs et de leurs rôles.À déterminer.Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 224

INDEX ALPHABÉTIQUEMétadonnées Dossiers Documents OpérationsGDAA pour document joint Nil 174 NilA pour partie 94 175 NilA pour version Nil 177 NilAdresse d’emplacement physique 41 Nil NilAuditoire 43-46 124-127 NilAutre titre du document Nil 200 NilCaractéristiques matérielles 47-50 128-132 NilChemin d’accès 52 134 NilClassification (Sujet) 53-58 Nil NilClassification par type de document Nil 136 NilCollaborateur Nil 138 NilCompétence 79 170 NilCréateur de l’enregistrement institutionnel (création) Nil Nil 202Créateur de l’enregistrement institutionnel (modification) Nil Nil 204Créateur du document Nil 140 NilDate d’expédition Nil 143 NilDate d’ouverture 61 Nil NilDate de création Nil 145 NilDate de destruction prévue 63 Nil NilDate de destruction réelle Nil Nil 211Date de fermeture 65 Nil NilProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 225

Métadonnées Dossiers Documents OpérationsGDADate de l’enregistrement institutionnel (création) Nil Nil 207Date de l’enregistrement institutionnel (modification) Nil Nil 209Date de modification Nil 147 NilDate de publication Nil 149 NilDate de réception Nil 150 NilDate de signature Nil 152 NilDate de transfert prévue 67 Nil NilDate de transfert réelle Nil Nil 213Date de validation Nil Nil 215Date de versement prévue 69 Nil NilDate de versement réelle Nil Nil 216Date du document Nil 142-152 NilDate du dossier 60-69 Nil NilDate du processus Nil Nil 206-216Délai de conservation 83 Nil NilDescription 71-73 154-156 NilDestinataire Nil 157 NilDétenteur principal 85 Nil NilDimension Nil 129 NilDomaine/Objet 54 Nil NilÉditeur Nil 159 NilEst joint à Nil 179 NilEst partie de 96 181 NilProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 226

Métadonnées Dossiers Documents OpérationsGDAEst référencé par 98 183 NilEst remplacé par Nil 184 NilEst requis par 99 185 NilEst une version de Nil 186 NilExpéditeur Nil 161 NilFormat Nil 163-164 NilFormat d’enregistrement institutionnel Nil 164 NilIdentifiant du document Nil 166 NilIdentifiant du dossier 74 Nil NilLangue Nil 168 NilLimite d’accès 76 Nil NilMot clé 56 Nil NilNuméro de calendrier de conservation 87 Nil NilNuméro de règle de conservation 89 Nil NilPortée 78-81 169-172 NilPortée géographique 80 171 NilPortée temporelle 81 172 NilProcessus/Activité 58 Nil NilPublic cible 44 125 NilQuantité 48 130 NilRéfère à 100 188 NilRègle de conservation 82-91 Nil NilRelation 93-102 173-191 NilProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 227

Métadonnées Dossiers Documents OpérationsGDARemplace Nil 189 NilRequiert 101 190 NilRésumé 72 155 NilRestriction d’utilisation 103 Nil NilScolarité 46 127 NilSe conforme à 102 191 NilSignataire Nil 192 NilStatut 105-116 Nil NilStatut archivistique 106 Nil NilStatut d’autorité d’enregistrement 108 Nil NilStatut d’exemplaire 110 Nil NilStatut de dossier 114 Nil NilStatut de version Nil 194 NilStatut essentiel 116 Nil NilSupport 50 132 NilTable des matières 73 156 NilTierce partie Nil 196 NilTitre Nil 198-200 NilTitre de la règle de conservation 91 Nil NilTitre du document Nil 199 NilTitre du dossier 118 Nil NilType de document Nil 136 NilUnité administrative propriétaire 120 Nil NilProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 228

Métadonnées Dossiers Documents OpérationsGDAUtilisateur effectuant la destruction réelle Nil Nil 218Utilisateur effectuant le transfert réel Nil Nil 220Utilisateur effectuant le versement réel Nil Nil 222Valideur Nil Nil 224Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 229

GLOSSAIRECalendrier de conservationOutil permettant de déterminer les périodes d'utilisation et les supports de conservation desdocuments actifs et semi-actifs d'un ministère ou organisme et qui indique quels documentsinactifs sont conservés de manière permanente et lesquels sont éliminés. Il contientessentiellement des règles de conservation s'appliquant à des séries, voire parfois à desdocuments. Selon l'article 7 de la Loi sur les archives, tout organisme public doit établir ettenir à jour un calendrier de conservation de ses documents.Source: Bibliothèque et Archives nationales du QuébecCycle de vieEnsemble des étapes que franchit un document et qui vont de sa création en passant parson enregistrement, son transfert, sa consultation, son traitement et sa transmission, jusqu’àsa conservation ou sa destruction en conformité avec le calendrier de conservation duministère ou de l’organisme.Source: Adaptée de la Directive sur la sécurité de l’information gouvernementaleDocumentUn ensemble constitué d’information portée par un support. L’information y est délimitée, defaçon tangible ou logique selon le support qui la porte, et elle est intelligible sous forme demots, de sons ou d’images. L’information peut être rendue au moyen de tout mode d’écriture,y compris d’un système de symboles transcriptibles sous l’une de ces formes ou en un autresystème de symboles.Source: Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, art. 3Document numériqueTout document dont l’information (texte, image, son, etc.) est représentée sous forme binaireet habituellement stockée sur un support informatique, comme une disquette, un disque dur,un cédérom.Source : http://www.banq.qc.ca/portal/dt/services/archivistique_ged/crggid/crggid_methode/crggid_methode.jspEnregistrement institutionnelProcessus par lequel la responsabilité de la gestion d’un dossier et de ses documents estprise en charge par l’institution.Source : http://www.banq.qc.ca/documents/services/archivistique_ged/crggid/CRGGID.pdfProfils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 230

MétadonnéesDonnées structurées ou semi-structurées pour nommer, identifier, décrire et classifier uneressource documentaire.Source: http://www.banq.qc.ca/documents/services/archivistique_ged/crggid/presentation_courte_profils.ppt#273,6,Diapositive 6Profil de métadonnéesEnsemble des métadonnées qui caractérisent un dossier ou un document : titre, auteur,support, sujet, etc.Source: http://www.thesaurus.gouv.qc.ca/tag/terme.do?id=15519Profils de métadonnées gouvernementaux, version 2.0 Page 231