Profils de métadonnées gouvernementaux, Dossiers et documents ...
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<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong><strong>Dossiers</strong> <strong>et</strong> <strong>documents</strong>, version 2.0Comité interministériel sur les métadonnéesAvril 2009
Dépôt légal – Bibliothèque <strong>et</strong> Archives nationales du Québec, 2010ISBN : 978-2-550-59636-3
TABLE DES MATIÈRESIntroduction ................................................................................ 7Partie 1. Gui<strong>de</strong> <strong>de</strong> l’utilisateur1. Caractéristiques <strong>de</strong> présentation d’une fiche <strong>de</strong>scriptive <strong>de</strong> métadonnées...................... 122. Classement <strong>de</strong>s métadonnées selon leur <strong>de</strong>gré d’obligation........................................... 172.1 Tableaux <strong>de</strong>s métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s dossiers .................................... 182.2 Tableaux <strong>de</strong>s métadonnées opérationnelles............................................................. 283. Exemple d’application fictif .............................................................................................. 314. Recommandations pour l’adaptation par un organisme public <strong>de</strong>s profils <strong>de</strong> métadonnées<strong>gouvernementaux</strong>........................................................................................................... 365. Exemple d’adaptation d’une fiche <strong>de</strong>scriptive <strong>de</strong> métadonnées ...................................... 38Partie 2. Profil <strong>de</strong>s métadonnées <strong>de</strong>s dossiersAdresse d’emplacement physique....................................................................................... 41Auditoire.............................................................................................................................. 43Public cible ..................................................................................................................... 44Scolarité ..................................................................................................................... 46Caractéristiques matérielles................................................................................................ 47Quantité.......................................................................................................................... 48Support........................................................................................................................... 50Chemin d’accès .................................................................................................................. 52Classification (Suj<strong>et</strong>) ........................................................................................................... 53Domaine/Obj<strong>et</strong> ............................................................................................................. 54Mot clé ..................................................................................................................... 56Processus/Activité........................................................................................................ 58Date du dossier................................................................................................................... 60Date d’ouverture............................................................................................................ 61Date <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction prévue ........................................................................................... 63Date <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure ......................................................................................................... 65<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 2
Date <strong>de</strong> transfert prévue................................................................................................ 67Date <strong>de</strong> versement prévue ............................................................................................ 69Description.......................................................................................................................... 71Résumé......................................................................................................................... 72Table <strong>de</strong>s matières........................................................................................................ 73I<strong>de</strong>ntifiant du dossier........................................................................................................... 74Limite d’accès ..................................................................................................................... 76Portée ................................................................................................................................. 78Compétence.................................................................................................................. 79Portée géographique..................................................................................................... 80Portée temporelle.......................................................................................................... 81Règle <strong>de</strong> conservation ........................................................................................................ 82Délai <strong>de</strong> conservation ................................................................................................... 83Détenteur principal ........................................................................................................ 85Numéro <strong>de</strong> calendrier <strong>de</strong> conservation ......................................................................... 87Numéro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservation.................................................................................. 89Titre <strong>de</strong> la règle <strong>de</strong> conservation ................................................................................... 91Relation............................................................................................................................... 93A pour partie ................................................................................................................. 94Est partie <strong>de</strong>.................................................................................................................. 96Est référencé par........................................................................................................... 98Est requis par................................................................................................................ 99Réfère à ..................................................................................................................... 100Requiert ..................................................................................................................... 101Se conforme à............................................................................................................... 102Restriction d’utilisation ....................................................................................................... 103Statut .................................................................................................................................. 105Statut archivistique ....................................................................................................... 106Statut d’autorité d’enregistrement.................................................................................. 108Statut d’exemplaire ....................................................................................................... 110Statut <strong>de</strong> dossier ........................................................................................................... 114Statut essentiel.............................................................................................................. 116Titre du dossier ................................................................................................................... 118Unité administrative propriétaire.......................................................................................... 120<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 3
Partie 3. Profil <strong>de</strong>s métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong><strong>de</strong> transactionAuditoire.............................................................................................................................. 124Public cible ..................................................................................................................... 125Scolarité ..................................................................................................................... 127Caractéristiques matérielles................................................................................................ 128Dimension ...................................................................................................................... 129Quantité.......................................................................................................................... 130Support........................................................................................................................... 132Chemin d’accès .................................................................................................................. 134Classification par type <strong>de</strong> document.................................................................................... 136Collaborateur ...................................................................................................................... 138Créateur du document ........................................................................................................ 140Date du document............................................................................................................... 142Date d’expédition .......................................................................................................... 143Date <strong>de</strong> création............................................................................................................ 145Date <strong>de</strong> modification ..................................................................................................... 147Date <strong>de</strong> publication ....................................................................................................... 149Date <strong>de</strong> réception.......................................................................................................... 150Date <strong>de</strong> signature.......................................................................................................... 152Description.......................................................................................................................... 154Résumé......................................................................................................................... 155Table <strong>de</strong>s matières........................................................................................................ 156Destinataire......................................................................................................................... 157Éditeur ................................................................................................................................ 159Expéditeur........................................................................................................................... 161Format ................................................................................................................................ 163Format d’enregistrement institutionnel........................................................................... 164I<strong>de</strong>ntifiant du document....................................................................................................... 166Langue................................................................................................................................ 168Portée ................................................................................................................................. 169Compétence.................................................................................................................. 170Portée géographique..................................................................................................... 171Portée temporelle.......................................................................................................... 172<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 4
Relation............................................................................................................................... 173A pour document joint ................................................................................................... 174A pour partie ................................................................................................................. 175A pour version............................................................................................................... 177Est joint à ..................................................................................................................... 179Est partie <strong>de</strong>.................................................................................................................. 181Est référencé par........................................................................................................... 183Est remplacé par ........................................................................................................... 184Est requis par................................................................................................................ 185Est une version <strong>de</strong> ........................................................................................................ 186Réfère à ........................................................................................................................ 188Remplace ..................................................................................................................... 189Requiert ........................................................................................................................ 190Se conforme à............................................................................................................... 191Signataire............................................................................................................................ 192Statut <strong>de</strong> version ................................................................................................................. 194Tierce partie........................................................................................................................ 196Titre .................................................................................................................................... 198Titre du document ......................................................................................................... 199Autre titre du document ................................................................................................. 200Partie 4. Métadonnées opérationnellesCréateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création) ......................................................... 202Créateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification) .................................................... 204Date du processus.......................................................................................................206Date <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création).......................................................... 207Date <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification)..................................................... 209Date <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction réelle ............................................................................................. 211Date <strong>de</strong> transfert réelle.................................................................................................. 213Date <strong>de</strong> validation ......................................................................................................... 215Date <strong>de</strong> versement réelle .............................................................................................. 216Utilisateur effectuant la <strong>de</strong>struction réelle............................................................................ 218Utilisateur effectuant le transfert réel................................................................................... 220Utilisateur effectuant le versement réel ............................................................................... 222<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 5
INTRODUCTIONLa version 2.0 <strong>de</strong>s profils <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong> a été produite grâce à lacollaboration du Comité interministériel sur les métadonnées, dirigé initialement parNicole Lemay du Directeur général <strong>de</strong>s élections du Québec <strong>et</strong>, ensuite par ChristianeRoy <strong>de</strong> Bibliothèque <strong>et</strong> Archives nationales du Québec. Elle constitue une refonte <strong>de</strong> laversion 1.0 publiée en 2004.Outre mesdames Nicole Lemay <strong>et</strong> Christiane Roy, le comité regroupe :- Sylvain Boucher, Ministère <strong>de</strong>s Transports;- Michèle Daigle, Ministère <strong>de</strong>s Transports;- Jacinthe Dostie, Ministère <strong>de</strong> la Justice;- Michel Lévesque, Directeur général <strong>de</strong>s élections du Québec;- Richard Parent, Ministère <strong>de</strong>s Services <strong>gouvernementaux</strong>;- Catherine Thibault, Ministère du Conseil exécutif.Historique <strong>et</strong> portéeCes profils découlent <strong>de</strong>s travaux du Chantier en ingénierie documentaire <strong>et</strong> s’inscriventdans la réalisation du Cadre <strong>de</strong> référence gouvernemental en gestion intégrée <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> (CRGGID) qui a pour obj<strong>et</strong> <strong>de</strong> définir <strong>et</strong> <strong>de</strong> fournir <strong>de</strong>s modèles concernant<strong>de</strong>s points essentiels pour la mise en œuvre d’une meilleure gestion intégrée <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> dans les ministères <strong>et</strong> organismes.Ils couvrent trois profils <strong>de</strong> métadonnées accompagnés <strong>de</strong> métadonnéesopérationnelles visant spécifiquement les opérations <strong>de</strong> gestion documentaireexécutées sur les dossiers, les <strong>documents</strong> <strong>et</strong> leurs métadonnées.Ces trois profils sont le profil <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence, le profil <strong>de</strong>métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> transaction <strong>et</strong> le profil <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s dossiers.Ils comprennent un ensemble <strong>de</strong> métadonnées perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> nommer, i<strong>de</strong>ntifier,décrire, classifier <strong>et</strong> gérer une ressource documentaire 1 tout au long <strong>de</strong> son cycle <strong>de</strong>vie, comme le titre d’un dossier ou d’un document, son créateur, sa date <strong>de</strong> création, sadate <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction prévue, <strong>et</strong>c.Un document <strong>de</strong> référence est un document perm<strong>et</strong>tant d’acquérir une informationgénérale pertinente quant à la réalisation d’un processus <strong>de</strong> travail comme <strong>de</strong>s étu<strong>de</strong>s,<strong>de</strong>s volumes, <strong>de</strong>s publications, <strong>de</strong>s informations publicitaires, <strong>de</strong>s communiqués, <strong>de</strong>sformulaires vierges, <strong>de</strong>s spécifications techniques, <strong>de</strong>s catalogues <strong>et</strong> <strong>de</strong>s répertoires.Un document <strong>de</strong> transaction est un document établissant certaines informationsrelatives à un échange pouvant lier les parties juridiquement ou financièrement par une1 Une ressource documentaire désigne les <strong>documents</strong> administratifs conservés dans les bureaux, uncentre <strong>de</strong> <strong>documents</strong> semi-actifs ou un centre d’archives ainsi que les <strong>documents</strong> conservés dans unebibliothèque <strong>et</strong> un centre <strong>de</strong> documentation.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 7
signature ou par tout autre moyen approuvé <strong>et</strong> reconnu par l’institution, par exempleune déclaration <strong>de</strong> revenus ou une <strong>de</strong>man<strong>de</strong> <strong>de</strong> renouvellement <strong>de</strong> permis <strong>de</strong> conduire,soit sur papier, soit par service en ligne.Un dossier regroupe un ensemble <strong>de</strong> <strong>documents</strong> portant sur un suj<strong>et</strong> ou un thèmedonné. En général, un document doit être rattaché à un dossier, lequel est lié à unerubrique du plan <strong>de</strong> classification.Ces profils ont été produits principalement pour répondre aux exigences <strong>de</strong> la gestion<strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>documents</strong> administratifs 2 ainsi qu’à celles <strong>de</strong>s archives à conservationpermanente. Toutefois, ils peuvent être utilisés à d’autres fins, comme, par exemple,pour gérer les <strong>documents</strong> d’un centre <strong>de</strong> documentation. Certaines <strong>de</strong>s caractéristiques<strong>de</strong>s métadonnées proposées <strong>de</strong>vront alors être réévaluées afin <strong>de</strong> répondre à cesnouveaux besoins.ObjectifsL’utilisation <strong>de</strong> métadonnées perm<strong>et</strong> d’atteindre les objectifs suivants :- Gérer le cycle <strong>de</strong> vie <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>;- Faciliter la recherche <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>;- Gérer les restrictions d’utilisation (droits d’auteur <strong>et</strong> autres restrictions);- Assurer la disponibilité <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> façon à ce qu’ils soientaccessibles en temps voulu <strong>et</strong> <strong>de</strong> la manière requise par une personne autorisée;- Gérer la confi<strong>de</strong>ntialité <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>;- Gérer l’intégrité <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> manière à ce que l’information véhiculée par ces<strong>documents</strong> ne soit pas détruite ou altérée <strong>de</strong> quelque façon sans autorisation, <strong>et</strong> quele support <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te information lui procure la stabilité <strong>et</strong> la pérennité voulues;- Assurer la traçabilité qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> suivre toutes les actions effectuées sur undocument tout au long <strong>de</strong> son cycle <strong>de</strong> vie;- Favoriser l’interopérabilité par l’usage d’un langage <strong>de</strong>scriptif commun perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong>faciliter l’échange d’information entre les organismes <strong>et</strong> les systèmes d’information;- Situer les dossiers <strong>et</strong> les <strong>documents</strong> dans leur contexte en assurant la sauvegar<strong>de</strong><strong>de</strong> ce contexte.Normes utiliséesChaque profil <strong>de</strong> métadonnées est basé principalement sur les éléments <strong>de</strong> la normeinternationale ISO 15836 :2003 intitulée L’ensemble <strong>de</strong>s éléments <strong>de</strong> métadonnéeDublin Core. 3 .2 Les <strong>documents</strong> administratifs incluent les courriels <strong>et</strong> leurs pièces attachées.3 http://dublincore.org/<strong>documents</strong>/2008/01/14/dces/#ISO15836<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 8
De plus, les normes <strong>et</strong> les modèles ci-<strong>de</strong>ssous ont également servi <strong>de</strong> référence à leurproduction :- Norme AGLS M<strong>et</strong>adata Standard (Archives nationales d’Australie) 4 ;- Norme eGovernment M<strong>et</strong>adata Standard, version 3.1 (Gouvernement <strong>de</strong> Gran<strong>de</strong>-Br<strong>et</strong>agne) 5 ;- Norme ISO/TS23081-1 intitulée Métadonnées pour les <strong>documents</strong> institutionnels –Partie 1 : principes 6 ;- Mo<strong>de</strong>l Requirements Specification for the Management of Electronic Record(MoReq2) 7 ;- Règles <strong>de</strong> <strong>de</strong>scription <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> d’archives (RDDA) (Bureau canadien <strong>de</strong>sarchivistes). 8 .Public viséL’utilisation <strong>de</strong> ces profils est recommandée pour tous les organismes visés à l’annexe<strong>de</strong> la Loi sur les archives (L.R.Q., c-A-21.1) 9 . Ces <strong>de</strong>rniers pourront l’utiliser commeoutil <strong>de</strong> base pour produire leur propre profil <strong>de</strong> métadonnées, adapté à la réalité <strong>de</strong>leur institution. Dans ce cas, ils <strong>de</strong>vront respecter certains critères, lesquels sonténoncés au point 4 <strong>de</strong> la partie 1, Gui<strong>de</strong> <strong>de</strong> l’utilisateur.Ce document peut également servir <strong>de</strong> gui<strong>de</strong> à tout organisme privé, notamment lesfirmes spécialisées dans le développement d’applications en gestion <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.StructureCe document comprend quatre parties principales. La première partie consiste en ungui<strong>de</strong> d’utilisateur, lequel présente les éléments faisant partie d’une fiche <strong>de</strong>scriptive <strong>de</strong>métadonnées, classe les métadonnées selon leur <strong>de</strong>gré d’obligation, i<strong>de</strong>ntifie unexemple d’application <strong>et</strong> donne <strong>de</strong>s recommandations pour adapter les profils auxexigences <strong>et</strong> attentes <strong>de</strong>s organismes publics.Les parties <strong>de</strong>ux <strong>et</strong> trois contiennent l’ensemble <strong>de</strong>s fiches <strong>de</strong>scriptives présentant ledétail <strong>de</strong> chacune <strong>de</strong>s métadonnées <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.La quatrième partie présente les métadonnées opérationnelles s’appliquantspécifiquement aux processus <strong>de</strong> gestion documentaire, soit l’enregistrementinstitutionnel, la <strong>de</strong>struction, le transfert dans un entrepôt <strong>de</strong> <strong>documents</strong> semi-actifs ousur un autre serveur, le versement <strong>de</strong>s archives à conservation permanente <strong>et</strong> lesvalidations.4 http://naa.gov.au/records-management/create-capture-<strong>de</strong>scribe/<strong>de</strong>scribe/AGLS/in<strong>de</strong>x.aspx5 http://www.cabin<strong>et</strong>office.gov.uk/govtalk/schemasstandards/m<strong>et</strong>adata.aspx6 http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_<strong>de</strong>tail.htm?csnumber=366277 http://www.moreq2.eu/downloadsa.htm8 http://www.cdncouncilarchives.ca/RAD/RDDACompl<strong>et</strong>e_July2008.pdf.9 http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/home.php#<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 9
Gestion <strong>de</strong>s profilsLa mise à jour <strong>et</strong> la diffusion <strong>de</strong> ces profils sont sous la responsabilité <strong>de</strong> la Directiongénérale <strong>de</strong>s archives <strong>de</strong> Bibliothèque <strong>et</strong> Archives nationales du Québec. Elle enrévisera le contenu <strong>de</strong> manière à s’assurer <strong>de</strong> couvrir tout nouveau besoin en matière<strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Pour tous commentaires ou questions en rapport avec ces profils, vous pouvezcommuniquer avec madame Christiane Roy au (418) 873-1101, poste 6230(christiane.roy@banq.qc.ca)..<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 10
PARTIE 1.GUIDE DE L’UTILISATEUR
1. Caractéristiques <strong>de</strong> présentation d’une fiche <strong>de</strong>scriptive <strong>de</strong>métadonnéesLes métadonnées faisant partie <strong>de</strong>s profils <strong>de</strong> métadonnées sont présentées dans<strong>de</strong>s fiches <strong>de</strong>scriptives selon l’ordre alphabétique <strong>de</strong> leur nom.Les métadonnées se divisent en trois types 10 :1. Groupe <strong>de</strong> métadonnées (avec enrichissement).2 Métadonnée d’enrichissement, qui est associée au groupe <strong>de</strong> métadonnées.3. Métadonnée simple (sans enrichissement).Exemple1. Groupe <strong>de</strong> métadonnées(avec enrichissement)Classification (Suj<strong>et</strong>)2. Métadonnée d’enrichissement Domaine/obj<strong>et</strong>Mot cléProcessus/activité3. Métadonnée simple(sans enrichissement)ÉditeurGroupe <strong>de</strong> métadonnéesSelon l’exemple ci-<strong>de</strong>ssus, un groupe <strong>de</strong> métadonnées, par exemple, Classification(Suj<strong>et</strong>), englobe d’autres métadonnées plus spécifiques nommées métadonnéesd’enrichissement, par exemple, Domaine/Obj<strong>et</strong>, Mot clé <strong>et</strong> Processus/Activité.La fiche <strong>de</strong>scriptive d’un groupe <strong>de</strong> métadonnées comprend une définition, une liste<strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement possibles <strong>et</strong>, au besoin, <strong>de</strong>s notescomplémentaires.Nom du groupe <strong>de</strong> métadonnéesDéfinitionSert à préciser en quelques mots ce qu’est lamétadonnée par l’énumération <strong>de</strong> sescaractéristiques.Il s’agit d’un énoncé qui décrit un concept <strong>et</strong> perm<strong>et</strong><strong>de</strong> le distinguer <strong>de</strong>s autres dans un système10 Les métadonnées définies par Dublin Core forment la référence <strong>de</strong> base pour effectuer cesregroupements.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 12
Nom du groupe <strong>de</strong> métadonnéesconceptuel.Métadonnée d’enrichissement Sert à inscrire la (les) métadonnée(s)d’enrichissement se rattachant au groupe <strong>de</strong>métadonnées.Une métadonnée d’enrichissement est un ajout <strong>de</strong>sous-éléments ou <strong>de</strong> propriétés à un groupe <strong>de</strong>métadonnées pour en augmenter la précision selonles besoins.Notes complémentaires Sert à inscrire toute autre informationcomplémentaire.Métadonnée d’enrichissement <strong>et</strong> métadonnée simpleLes métadonnées d’enrichissement sont <strong>de</strong>s métadonnées spécifiques quidépen<strong>de</strong>nt d’un groupe <strong>de</strong> métadonnées. Mentionnons à titre d’exemple,Domaine/obj<strong>et</strong>, Mot clé <strong>et</strong> Processus/activité dans le groupe <strong>de</strong> métadonnées intituléClassification (Suj<strong>et</strong>).Les métadonnées simples sont <strong>de</strong>s métadonnées sans enrichissement, par exempleÉditeur.Ces <strong>de</strong>ux types <strong>de</strong> métadonnées sont présentés à l’ai<strong>de</strong> <strong>de</strong> dix rubriques décrites ciaprès.La présence d’ongl<strong>et</strong> à la ligne supérieure perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier le profil auquelappartient chaque métadonnée, soit document <strong>de</strong> référence, document <strong>de</strong>transaction, dossier. C<strong>et</strong> ongl<strong>et</strong> n’apparaît toutefois pas en ce qui concerne lesmétadonnées opérationnelles puisqu’elles visent les opérations <strong>de</strong> gestiondocumentaire s’appliquant aussi bien aux dossiers qu’aux <strong>documents</strong>.Nom <strong>de</strong> la métadonnée simple (sans enrichissement)ouNom <strong>de</strong> la métadonnée d’enrichissementProfil(s) visé(s) : dossier ou documentDéfinitionSert à préciser en quelques mots ce qu’est lamétadonnée par l’énumération <strong>de</strong> ses caractéristiques.Il s’agit d’un énoncé qui décrit un concept <strong>et</strong> perm<strong>et</strong> <strong>de</strong>le distinguer <strong>de</strong>s autres dans un système conceptuel.Ne pas confondre avecSert à ajouter <strong>de</strong>s précisions particulières aidant àdifférencier c<strong>et</strong>te métadonnée <strong>de</strong>s autres qui présentent<strong>de</strong>s similitu<strong>de</strong>s <strong>et</strong> pourraient être confondues aveccelle-ci dans certains cas d’espèces.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 13
Nom <strong>de</strong> la métadonnée simple (sans enrichissement)ouNom <strong>de</strong> la métadonnée d’enrichissementProfil(s) visé(s) : dossier ou documentDegré d’obligationSert à préciser le <strong>de</strong>gré d’obligation <strong>de</strong> la métadonnéeconsidéré au moment <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnelou après l’enregistrement institutionnel.Obligatoire : La présence <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée estobligatoire <strong>et</strong> elle doit contenir une valeur.Conditionnel : La présence <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée estobligatoire uniquement si certaines conditions seprésentent.Facultatif : La présence <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée n’est pasobligatoire, mais elle peut être recommandée.OccurrenceType <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôleSert à indiquer le nombre <strong>de</strong> valeurs distinctes que lamétadonnée peut se voir attribuer : 1 pour une seulevaleur, 2 ou le nombre <strong>de</strong> valeurs fixé, ou la mentionPlusieurs lorsqu’il n’y a pas <strong>de</strong> maximum fixé.Sert à indiquer le type <strong>de</strong> donnée suggéré accompagnéd’une référence à une liste interne, à une liste externeou à une règle, selon le cas.Le type <strong>de</strong> donnée peut être décrit comme suit :élément d’une énumération, format structuré, texte.Type <strong>de</strong> valeurSert à proposer un type <strong>de</strong> valeur ainsi qu’une façon <strong>de</strong>compléter la métadonnée (mo<strong>de</strong> <strong>de</strong> capture).Type <strong>de</strong> valeur- Valeur par défaut.- Valeur sélectionnée à partir d’une liste.- Valeur saisie.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 14
Nom <strong>de</strong> la métadonnée simple (sans enrichissement)ouNom <strong>de</strong> la métadonnée d’enrichissementProfil(s) visé(s) : dossier ou documentMo<strong>de</strong> <strong>de</strong> capture suggéréValeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système. 11- Valeur héritée. 12- Valeur déduite. 13- Valeur calculée.Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique. 14- Valeur choisie à partir d’un résultat <strong>de</strong> recherche.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier ou à la suite <strong>de</strong>l’exécution d’un copier-coller.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesSert à fournir <strong>de</strong>s renseignements sur la manièred’interpréter <strong>et</strong> d’appliquer la définition <strong>de</strong> lamétadonnée.Sert à illustrer <strong>de</strong> manière concrète la diversité <strong>de</strong>ssituations.Les exemples gui<strong>de</strong>nt l’utilisateur dans l’inscription <strong>de</strong>11 Une valeur prédéterminée ou provenant du système est une valeur qui est extraite <strong>de</strong> l’infrastructur<strong>et</strong>echnologique lors <strong>de</strong>s processus d’enregistrement institutionnel ou <strong>de</strong> déclassement ou dont lagénération automatique est le résultat d’une programmation spécifique.12 Une valeur héritée est une valeur <strong>de</strong> métadonnée d’une ressource documentaire qui est transmiseautomatiquement aux ressources documentaires qui lui sont rattachées.13 Une valeur déduite est une valeur qui est extraite d’un outil tel le calendrier <strong>de</strong> conservation ou le plan<strong>de</strong> classification, d’un registre, d’un champ <strong>de</strong> donnée tel le titre d’un dossier ou d’un document, <strong>de</strong>l’en-tête d’un courriel ou du contenu même d’un document.14 Un chemin taxinomique présente à un utilisateur la hiérarchie <strong>de</strong> différents éléments <strong>de</strong> classificationsous une forme linéaire. Il peut prendre la forme suivante : > Gestion <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> > Gestion <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> actifs > Classification >. Il suffit <strong>de</strong> cliquer sur l’un ou l’autre <strong>de</strong>s segments pour accé<strong>de</strong>r auniveau <strong>de</strong> classification désiré.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 15
Nom <strong>de</strong> la métadonnée simple (sans enrichissement)ouNom <strong>de</strong> la métadonnée d’enrichissementProfil(s) visé(s) : dossier ou documentl’information propre à chaque métadonnée.Notes complémentairesSert à inscrire toute autre information complémentaire.Il peut s’agir <strong>de</strong> références à <strong>de</strong>s listes d’autorité,d’indications concernant <strong>de</strong>s normes techniques oud’indications pour orienter le développement du supportinformatique, <strong>de</strong> spécifications <strong>de</strong> fonctionnement, <strong>et</strong>c.Adresse <strong>de</strong> schéma XML(URI)Sert à inscrire la chaîne <strong>de</strong> caractères uniqueperm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> désigner préférablement le nom uniforme<strong>de</strong> ressources (URN) ou sinon, la localisation uniforme<strong>de</strong> ressources (URL) du schéma XML <strong>de</strong> lamétadonnée sur le web.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 16
2. Classement <strong>de</strong>s métadonnées selon leur <strong>de</strong>gré d’obligationLes tableaux <strong>de</strong>s métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s dossiers présentent lesdifférentes métadonnées <strong>de</strong>s trois profils <strong>de</strong> métadonnées en fonction <strong>de</strong> leur <strong>de</strong>gréd’obligation.Obligatoire : Ces métadonnées doivent faire partie du profil <strong>de</strong> métadonnées <strong>et</strong>être complétées lors <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel d’un dossier ou d’undocument.Conditionnel : Ces métadonnées doivent faire partie du profil <strong>de</strong> métadonnées.Elles doivent être complétées lorsque certaines conditions sont satisfaites. Parexemple, la date <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction prévue d’un dossier <strong>de</strong>vra être inscriteuniquement si le dossier est visé par une règle <strong>de</strong> conservation dont le délaiprescrit une <strong>de</strong>struction comme mo<strong>de</strong> <strong>de</strong> disposition.Facultatif : Ces métadonnées n’ont qu’un caractère <strong>de</strong> recommandation général,mais l’une ou plusieurs <strong>de</strong> celles-ci pourraient être déclarées obligatoires dans leprofil <strong>de</strong> métadonnées d’un organisme public.Les tableaux <strong>de</strong>s métadonnées opérationnelles listent les différentes métadonnéesopérationnelles pouvant être générées automatiquement lors <strong>de</strong> l’exécution <strong>de</strong>différentes opérations <strong>de</strong> gestion documentaire sur <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> ouleurs métadonnées.VOIR TABLEAUX AUX PAGES SUIVANTES<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 17
2.1 Tableaux <strong>de</strong>s métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s dossiersTableau 1. Métadonnées obligatoiresGroupe <strong>de</strong> métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents <strong>Dossiers</strong> RemarquesRéférence TransactionCaractéristiques matériellesSupport X X X NilChemin d’accès X X X Vise uniquement lesdossiers <strong>et</strong> les <strong>documents</strong>numériques.Classification (Suj<strong>et</strong>)Date du dossierFormatDomaine/Obj<strong>et</strong> Héritage du dossier 15 Héritage du dossier X NilMot clé Héritage du dossier Héritage du dossier X NilProcessus/Activité Héritage du dossier Héritage du dossier X NilDate d’ouverture Héritage du dossier Héritage du dossier X NilDate <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure Héritage du dossier Héritage du dossier X NilFormat d’enregistrementinstitutionnelX X Nil Vise uniquement les<strong>documents</strong> numériques.15 L’héritage du dossier signifie qu’une valeur <strong>de</strong> métadonnée d’un dossier est transmise automatiquement aux <strong>documents</strong> qui lui sont rattachés.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 18
Tableau 1. Métadonnées obligatoiresGroupe <strong>de</strong> métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents <strong>Dossiers</strong> RemarquesRéférence TransactionI<strong>de</strong>ntifiant du document X X Nil NilI<strong>de</strong>ntifiant du dossier Nil Nil X NilLangue X X Nil NilLimite d’accès Héritage du dossier Héritage du dossier X NilRègle <strong>de</strong> conservationDélai <strong>de</strong> conservation Héritage du dossier Héritage du dossier X NilDétenteur principal Héritage du dossier Héritage du dossier X NilNuméro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong>conservationHéritage du dossier Héritage du dossier X NilStatutStatut archivistique Héritage du dossier Héritage du dossier X NilStatut d’autoritéd’enregistrementHéritage du dossier Héritage du dossier X NilStatut d’exemplaire Héritage du dossier Héritage du dossier X NilStatut <strong>de</strong> version 16 X X Nil Vise uniquement les<strong>documents</strong> numériquesTitre16 Il doit y avoir héritage <strong>de</strong> métadonnées d’une version à l’autre d’un document, c’est-à-dire qu’une valeur <strong>de</strong> métadonnées d’un document doit êtr<strong>et</strong>ransmise automatiquement aux versions qui lui sont rattachées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 19
Tableau 1. Métadonnées obligatoiresGroupe <strong>de</strong> métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents <strong>Dossiers</strong> RemarquesRéférence TransactionTitre du document X X Nil NilTitre du dossier Héritage du dossier Héritage du dossier X NilUnité administrative propriétaire Héritage du dossier Héritage du dossier X Nil<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 20
Tableau 2. Métadonnées conditionnellesGroupe <strong>de</strong> métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents <strong>Dossiers</strong> ConditionRéférence TransactionAdresse d’emplacementphysiqueHéritage du dossier Héritage du dossier X Transfert <strong>de</strong> dossierstangibles semi-actifs.Versement <strong>de</strong> dossierstangibles inactifs.Caractéristiques matériellesQuantité Autre tableau 17 Autre tableau 18 X Versement <strong>de</strong> dossiers àBAnQ.Date du documentDate d’expédition X X Nil Conservation à titre <strong>de</strong>preuve ou lors d’échangesélectroniques ayant uneportée juridique ou financièreentre <strong>de</strong>ux parties.Date <strong>de</strong> réception X X Nil Conservation à titre <strong>de</strong>preuve ou lors d’échangesélectroniques ayant uneportée juridique ou financièreentre <strong>de</strong>ux parties.Date <strong>de</strong> signature Nil X Nil Échanges électroniquesayant une portée juridique oufinancière entre <strong>de</strong>ux parties.17 Voir tableau 3 listant les métadonnées facultatives.18 Voir tableau 3 listant les métadonnées facultatives.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 21
Tableau 2. Métadonnées conditionnellesGroupe <strong>de</strong> métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents <strong>Dossiers</strong> ConditionRéférence TransactionDate du dossierDate <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction prévue Héritage du dossier Héritage du dossier X Dossier visé par une règle <strong>de</strong>conservation dont le délaiprescrit une <strong>de</strong>struction.Date <strong>de</strong> transfert prévue Héritage du dossier Héritage du dossier X Dossier visé par une règle <strong>de</strong>conservation dont le délaiprescrit une pério<strong>de</strong>d’utilisation semi-active.Date <strong>de</strong> versement prévue Héritage du dossier Héritage du dossier X Dossier visé par une règle <strong>de</strong>conservation dont le délaiprescrit un tri ou uneconservation.Destinataire X X Nil Conservation à titre <strong>de</strong>preuve ou lors d’échangesélectroniques ayant uneportée juridique ou financièreentre <strong>de</strong>ux parties.Expéditeur X X Nil Conservation à titre <strong>de</strong>preuve ou lors d’échangesélectroniques ayant uneportée juridique ou financièreentre <strong>de</strong>ux parties.Règle <strong>de</strong> conservationNuméro <strong>de</strong> calendrier <strong>de</strong>conservationHéritage du dossier Héritage du dossier X Organismes qui doivent faireapprouver leur calendrier <strong>de</strong>conservation par BAnQ.Relation<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 22
Tableau 2. Métadonnées conditionnellesGroupe <strong>de</strong> métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents <strong>Dossiers</strong> ConditionRéférence TransactionA pour document joint X X Nil Enregistrement institutionnel<strong>de</strong> courriels comprenant <strong>de</strong>spièces attachées.A pour partie Autre tableau 19 Autre tableau 20 X Rattachement <strong>de</strong> sousdossiersnumériques à undossier lors <strong>de</strong>l’enregistrement institutionnel.Rattachement <strong>de</strong> <strong>documents</strong>numériques à un dossier lors<strong>de</strong> l’enregistrementinstitutionnel.A pour version X X Nil Enregistrement institutionnel<strong>de</strong>s différentes versions d’undocument numérique.Est joint à X X Nil Enregistrement institutionneld’une pièce jointe attachée àun courriel.Est partie <strong>de</strong> X** X** X* *Rattachement d’un dossier àun sous-dossier numériquelors <strong>de</strong> l’enregistrementinstitutionnel.**Rattachement d’un dossierà <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> numériqueslors <strong>de</strong> l’enregistrementinstitutionnel.19 Voir tableau 3 listant les métadonnées facultatives.20 Voir tableau 3 listant les métadonnées facultatives.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 23
Tableau 2. Métadonnées conditionnellesGroupe <strong>de</strong> métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents <strong>Dossiers</strong> ConditionRéférence TransactionEst une version <strong>de</strong> X X Nil Enregistrement institutionnel<strong>de</strong>s différentes versions d’undocument numérique.Restriction d’utilisation Héritage du dossier Héritage du dossier X Versement à BAnQ <strong>de</strong>dossiers visés par unerestriction d’utilisation.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 24
Tableau 3. Métadonnées facultativesGroupe <strong>de</strong> métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents <strong>Dossiers</strong> RemarquesRéférence TransactionAuditoirePublic cible X Nil X NilScolarité X Nil X NilCaractéristiques matériellesDimension X X Nil NilQuantité X X Nil NilClassification par type <strong>de</strong>documentX X Nil NilCollaborateur X Nil Nil NilCréateur du document X X Nil NilDate du documentDate <strong>de</strong> création X X Nil NilDate <strong>de</strong> modification X X Nil NilDate <strong>de</strong> publication X Nil Nil NilDescriptionRésumé X X X Nil<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 25
Tableau 3. Métadonnées facultativesGroupe <strong>de</strong> métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents <strong>Dossiers</strong> RemarquesRéférence TransactionTable <strong>de</strong>s matières X X X NilÉditeur X Nil Nil NilPortéeCompétence X X X NilPortée géographique X X X NilPortée temporelle X X X NilRègle <strong>de</strong> conservationTitre <strong>de</strong> la règle <strong>de</strong> conservation Héritage du dossier Héritage du dossier X NilRelationA pour partie X X Autre tableau 21 NilEst référencé par X X X NilEst remplacé par X X Nil NilEst requis par X X X NilRéfère à X X X NilRemplace X X Nil Nil21 Voir dans le tableau 2 <strong>de</strong>s métadonnées conditionnelles.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 26
Tableau 3. Métadonnées facultativesGroupe <strong>de</strong> métadonnées /Métadonnée simpleMétadonnée d’enrichissement Documents <strong>Dossiers</strong> RemarquesRéférence TransactionRequiert X X X NilSe conforme à X X X NilSignataire X X Nil NilStatutStatut <strong>de</strong> dossier Nil Nil X NilStatut essentiel Héritage du dossier Héritage du dossier X NilTierce partie Nil X Nil NilTitreAutre titre du document X X Nil Nil<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 27
2.2 Tableaux <strong>de</strong>s métadonnées opérationnellesTableau 1. Métadonnées obligatoiresGroupe <strong>de</strong> métadonnées / Métadonnée simple Métadonnée d’enrichissement RemarquesCréateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création) Générée automatiquement lors <strong>de</strong> l’enregistrementinstitutionnel initial <strong>de</strong> dossiers, <strong>de</strong> document <strong>et</strong> <strong>de</strong>métadonnées.Date du processusDate <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création) Générée automatiquement lors <strong>de</strong> l’enregistrementinstitutionnel initial <strong>de</strong> dossiers, <strong>de</strong> <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>métadonnées.Tableau 2. Métadonnées conditionnellesGroupe <strong>de</strong> métadonnées / Métadonnée simple Métadonnée d’enrichissement RemarquesCréateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification) Générée automatiquement lors <strong>de</strong> la modification <strong>de</strong>dossiers ou <strong>de</strong> <strong>documents</strong> déjà enregistrésinstitutionnellement, incluant leurs métadonnées.Date du processusDate <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification)Date <strong>de</strong> transfert réelleGénérée automatiquement lors <strong>de</strong> la modification <strong>de</strong>dossiers ou <strong>de</strong> <strong>documents</strong> déjà enregistrésinstitutionnellement, incluant leurs métadonnées.Générée automatiquement lors <strong>de</strong> l’opération proprementdite <strong>de</strong> déclassement <strong>de</strong>s dossiers visés par une règle <strong>de</strong>conservation dont le délai prescrit un transfert dans unentrepôt semi-actif ou sur un autre serveur.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 28
Tableau 2. Métadonnées conditionnellesGroupe <strong>de</strong> métadonnées / Métadonnée simple Métadonnée d’enrichissement RemarquesDate <strong>de</strong> validation Générée automatiquement lors <strong>de</strong>s opérations <strong>de</strong>validation effectuées sur les dossiers <strong>et</strong> les <strong>documents</strong>numériques tout au long <strong>de</strong> leur cycle <strong>de</strong> vie, incluantleurs métadonnées.Date <strong>de</strong> versement réelleGénérée automatiquement lors <strong>de</strong> l’opération proprementdite <strong>de</strong> déclassement <strong>de</strong>s dossiers visés par une règle <strong>de</strong>conservation dont le délai prescrit un tri ou uneconservation.Utilisateur effectuant le transfert réel Générée automatiquement lors <strong>de</strong> l’opération proprementdite <strong>de</strong> déclassement <strong>de</strong>s dossiers numériques visés parune règle <strong>de</strong> conservation dont le délai prescrit untransfert dans un entrepôt semi-actif ou sur un autreserveur.Utilisateur effectuant le versement réel Générée automatiquement lors <strong>de</strong> l’opération proprementdite <strong>de</strong> déclassement <strong>de</strong>s dossiers numériques visés parune règle <strong>de</strong> conservation dont le délai prescrit un tri ouune conservation.Vali<strong>de</strong>ur Générée automatiquement lors <strong>de</strong>s opérations <strong>de</strong>validation effectuées sur les dossiers ou les <strong>documents</strong>numériques tout au long <strong>de</strong> leur cycle <strong>de</strong> vie, incluantleurs métadonnées.Tableau 3. Métadonnées facultativesGroupe <strong>de</strong> métadonnées / Métadonnée simple Métadonnée d’enrichissement RemarquesDate du processusDate <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction réelleGénérée automatiquement lors <strong>de</strong> l’opération proprementdite <strong>de</strong> déclassement <strong>de</strong>s dossiers visés par une règle <strong>de</strong>conservation dont le délai prescrit une <strong>de</strong>struction.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 29
Tableau 3. Métadonnées facultativesGroupe <strong>de</strong> métadonnées / Métadonnée simple Métadonnée d’enrichissement RemarquesUtilisateur effectuant la <strong>de</strong>struction réelle Générée automatiquement lors <strong>de</strong> l’opération proprementdite <strong>de</strong> déclassement <strong>de</strong>s dossiers visés par une règle <strong>de</strong>conservation dont le délai prescrit une <strong>de</strong>struction.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 30
3. Exemple d’application fictifMise en contextePoint 1.Enregistrement institutionnel le 5 août 2008 d’un document numériquecréé dans Word 2007.Point 2.Ce document numérique correspond à l’accusé <strong>de</strong> réception d’une<strong>de</strong>man<strong>de</strong> d’ai<strong>de</strong> financière soumise par l’École <strong>de</strong> danse <strong>de</strong>s cultures dumon<strong>de</strong>.Point 3. La date <strong>de</strong> création <strong>de</strong> ce document numérique est le 31 juill<strong>et</strong> 2008.Point 4.Le nom <strong>de</strong> fichier <strong>de</strong> ce document numérique est Accusé_2008-07-31.Point 5.Aucun dossier n’est ouvert pour classer ce document numérique.Point 6.Ce dossier doit être confi<strong>de</strong>ntiel <strong>et</strong> porter le titre École <strong>de</strong> danse <strong>de</strong>scultures du mon<strong>de</strong> – Deman<strong>de</strong> <strong>de</strong> subvention 2008.Point 7.Enregistrement <strong>de</strong> ce dossier dans l’espace institutionnel sectoriel <strong>de</strong>l’unité administrative par la responsable du poste <strong>de</strong> classement ManonBellavance. C<strong>et</strong> espace est libellé G:/DIR-SUBVENTION.Point 8.Classification générale <strong>de</strong> ce dossier au domaine d’affaires Information,culture <strong>et</strong> communication.Point 9.Classification spécifique <strong>de</strong> ce dossier à la rubrique Gestion <strong>de</strong>s<strong>de</strong>man<strong>de</strong>s d’ai<strong>de</strong> financière du plan <strong>de</strong> classification du Ministère.Point 10. Le numéro <strong>de</strong> calendrier <strong>de</strong> conservation <strong>de</strong> l’organisme est 3021.Point 11. Le numéro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservation rattaché à la rubrique Gestion <strong>de</strong>s<strong>de</strong>man<strong>de</strong>s d’ai<strong>de</strong> financière est 00045 <strong>et</strong> porte le titre Gestion <strong>de</strong>sdossiers <strong>de</strong> subvention.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 31
Point 12. Le détenteur principal inscrit au numéro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservation 00045est la Direction <strong>de</strong>s subventions du Ministère <strong>de</strong> la Culture <strong>et</strong> <strong>de</strong>sCommunications.Point 13. Le délai <strong>de</strong> conservation pour le document numérique inscrit au numéro<strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservation 00045 est 2-5-D.Point 14. L’inscription <strong>de</strong>s mots-clés Danse mo<strong>de</strong>rne <strong>et</strong> Culture africaine estsuggérée.Point 15. Les métadonnées du dossier seront validées sans modification le 7 août2008 par la gestionnaire <strong>de</strong> document, Danielle Riverin.Création du dossier dans le système <strong>de</strong> gestion documentaire institutionnelFiche <strong>de</strong>scriptive <strong>de</strong> métadonnées du dossierNOM DE LA MÉTADONNÉE VALEUR OBLIGATIONINTERVENTION HUMAINEClassification (Suj<strong>et</strong>) – Domaine/Obj<strong>et</strong>[sélection]Information, culture <strong>et</strong>communication.ObligatoirePoint 8Classification (Suj<strong>et</strong>) – Mot clé[saisie]Danse mo<strong>de</strong>rneObligatoirePoint 14Classification (Suj<strong>et</strong>) – Processus/Activité[sélection]Gestion <strong>de</strong>s <strong>de</strong>man<strong>de</strong>s d’ai<strong>de</strong>financièreObligatoirePoint 9Date du dossier – Date d’ouverture[saisie]2008-07-31 ObligatoirePoint 3Limite d’accès[sélection]Confi<strong>de</strong>ntielObligatoirePoint 6Titre du dossier[saisie]École <strong>de</strong> danse <strong>de</strong>s culturesdu mon<strong>de</strong> – Deman<strong>de</strong> <strong>de</strong>subvention 2008ObligatoirePoint 6Unité administrative propriétaire[sélection]Ministère <strong>de</strong> la Culture <strong>et</strong> <strong>de</strong>sCommunications – Direction<strong>de</strong>s subventionsObligatoirePoint 7<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 32
NOM DE LA MÉTADONNÉE VALEUR OBLIGATIONAUTOMATISME (valeur par défaut)Caractéristiques matérielles – SupportDisque magnétique (disquelocal ou en réseau, disqu<strong>et</strong>te)ObligatoirePoint 1Chemin d’accèsG:/DIR-SUBVENTION/ÉCOLE DE DANSE DESCULTURES DU MONDE/ObligatoirePts 2 <strong>et</strong> 7Date du dossier – Date <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction 2016-04-01 ConditionnelprévueDate <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure+ Durées active <strong>et</strong>Date du dossier – Date <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure 2009-04-01semi-activeObligatoireFin d’annéefinancièreDate du dossier – Date <strong>de</strong> transfert 2011-04-01 ConditionnelprévueDate <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure +Durée activeI<strong>de</strong>ntifiant du dossier 20099 ObligatoireRègle <strong>de</strong> conservation – Délai <strong>de</strong>conservationNumérique – 2-5-DObligatoirePoint 13Règle <strong>de</strong> conservation – DétenteurprincipalMinistère <strong>de</strong> la Culture <strong>et</strong> <strong>de</strong>sCommunications - Direction<strong>de</strong>s subventionsObligatoirePoint 12Règle <strong>de</strong> conservation – Numéro <strong>de</strong>calendrier <strong>de</strong> conservationRègle <strong>de</strong> conservation – Numéro <strong>de</strong> règle<strong>de</strong> conservation3021 Conditionnel00045 ObligatoirePoint 10Point 11Règle <strong>de</strong> conservation – Titre <strong>de</strong> la règle<strong>de</strong> conservationGestion <strong>de</strong>s dossiers <strong>de</strong>subvention.FacultatifPoint 11Relation – A pour partieL’i<strong>de</strong>ntifiant <strong>de</strong> chacun <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> viendronts’inscrire à c<strong>et</strong>te métadonnéelors du rattachement <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> au dossier. C<strong>et</strong>temétadonnée est invisible pourl’utilisateur.ObligatoireStatut – Statut archivistique Actif ObligatoireStatut – Statut d’autorité d’enregistrementEnregistrement institutionnelsectoriel par unitéadministrative.ObligatoirePoint 7Statut – Statut d’exemplaire Principal Obligatoire<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 33
Rattachement du document au dossier dans le système <strong>de</strong> gestion documentaireinstitutionnelFiche <strong>de</strong>scriptive <strong>de</strong> métadonnées du documentNOM DE LA MÉTADONNÉE VALEUR OBLIGATIONINTERVENTION HUMAINECaractéristiques matérielles – Support[sélection]Disque magnétique (disquelocal ou en réseau, disqu<strong>et</strong>te)ObligatoirePoint 1Classification (Suj<strong>et</strong>) – Mot clé[saisie]Culture africaineObligatoirePoint 14Statut <strong>de</strong> version[sélection du type <strong>de</strong> statut <strong>et</strong> générationautomatique du numéro <strong>de</strong> version]Version finale 1ObligatoireTitre du document[saisie]Accusé <strong>de</strong> réception(2008-07-31)ObligatoireAUTOMATISME (valeur par défaut)Chemin d’accèsG:/DIR-SUBVENTION/ÉCOLE DE DANSE DESCULTURES DU MONDE/ACCUSÉ_2008-07-31ObligatoirePts 2, 4, 7Format d’enregistrement institutionnel.doc [extension du fichier]ObligatoirePoint 1Word 2007 [nom <strong>et</strong> versiondu logiciel]Application/msword [typeMIME]I<strong>de</strong>ntifiant du document 1211 ObligatoireRelation – Est partie <strong>de</strong>L’i<strong>de</strong>ntifiant du dossier auquelest rattaché le <strong>documents</strong>’inscrira à c<strong>et</strong>te métadonnéelors du rattachement dudocument au dossier. C<strong>et</strong>temétadonnée est invisible pourl’utilisateur.Obligatoire<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 34
MÉTADONNÉES OPÉRATIONNELLESNOM DE LA MÉTADONNÉE VALEUR OBLIGATIONAUTOMATISME (valeur par défaut)Créateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel(création)Bellavance, ManonObligatoirePoint 7Date du processus - Date <strong>de</strong>l’enregistrement institutionnel (création)Date du processus – Date <strong>de</strong> validation(au niveau du dossier)2008-08-05 Obligatoire2008-08-07 ObligatoirePoint 1Point 15Vali<strong>de</strong>ur (au niveau du dossier) Riverin, Danielle ObligatoirePoint 15<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 35
4. Recommandations pour l’adaptation par un organisme public<strong>de</strong>s profils <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>Chaque organisme public doit se doter <strong>de</strong> profils <strong>de</strong> métadonnées respectant saréalité. L’ensemble <strong>de</strong> ces profils constitue un outil qui <strong>de</strong>vra être intégré, toutcomme le plan <strong>de</strong> classification <strong>et</strong> le calendrier <strong>de</strong> conservation, à l’application engestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> que l’organisme utilisera.Les profils <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong> sont le modèle <strong>de</strong> base qui servira àla production <strong>de</strong> ces profils. Ils peuvent être adaptés en respectant certainesexigences essentielles si l’on désire maintenir une uniformité favorisantl’interopérabilité avec d’autres organismes ou <strong>de</strong>s clientèles externes. Cesexigences concernent les rubriques <strong>de</strong> la fiche <strong>de</strong>scriptive <strong>de</strong>s métadonnées, lesmétadonnées gouvernementales <strong>et</strong> les métadonnées à créer.1. Fiche <strong>de</strong>scriptive <strong>de</strong>s métadonnéesReporter dans votre profil les rubriques <strong>de</strong> la fiche <strong>de</strong>scriptive i<strong>de</strong>ntifiées par unastérisque car elles sont obligatoires.Vous pouvez toutefois adapter les rubriques ci-<strong>de</strong>ssous en autant que lesconcepts véhiculés par les métadonnées gouvernementales soient respectés 22 :• Libellé <strong>de</strong>s rubriques Nom du groupe <strong>de</strong> métadonnée, Nom <strong>de</strong> lamétadonnée simple, Nom <strong>de</strong> la métadonnée d’enrichissement.• Contenu <strong>de</strong>s rubriques Définition <strong>et</strong> Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôlePar exemple, vous pourriez modifier le libellé <strong>de</strong> la métadonnée d’enrichissementStatut archivistique pour État du dossier.Groupe <strong>de</strong> métadonnéesNom du groupe <strong>de</strong> métadonnée *Définition *Métadonnée d’enrichissement *Notes complémentaires22 Le libellé <strong>et</strong> le contenu <strong>de</strong>s rubriques peuvent être adaptés à la réalité d’un organisme. Ce qui esttoutefois important <strong>de</strong> respecter, c’est le concept véhiculé par les métadonnées gouvernementalesafin <strong>de</strong> perm<strong>et</strong>tre d’établir facilement, lorsque nécessaire, une concordance entre les termesinstitutionnels <strong>et</strong> les termes <strong>gouvernementaux</strong>, favorisant ainsi l’interopérabilité.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 36
Métadonnée d’enrichissement <strong>et</strong> métadonnée simple (sans enrichissement)Profil(s) visé(s) *Nom <strong>de</strong> la métadonnée simple ou <strong>de</strong> la métadonnée d’enrichissement *Définition *Ne pas confondre avecDegré d’obligation *Occurrence *Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle *Type <strong>de</strong> valeurSaisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)2. Métadonnées gouvernementalesReporter dans le profil <strong>de</strong> votre organisme public toutes les métadonnées dont le<strong>de</strong>gré d’obligation est i<strong>de</strong>ntifié aux profils <strong>gouvernementaux</strong> comme étantobligatoire <strong>et</strong> conditionnel.3. Métadonnées à créerLors <strong>de</strong> la création <strong>de</strong> métadonnées additionnelles spécifiques à un organismepublic :- S’assurer que la nouvelle métadonnée ne pourrait pas constituer lamétadonnée d’enrichissement d’un groupe <strong>de</strong> métadonnées existant.- Respecter les types <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s profils <strong>gouvernementaux</strong>, soitgroupe <strong>de</strong> métadonnées, métadonnée d’enrichissement <strong>et</strong> métadonnéesimple (sans enrichissement).- S’assurer que les niveaux <strong>de</strong> hiérarchisation sont adéquatement développésentre les nouveaux groupes <strong>de</strong> métadonnées <strong>et</strong> les métadonnéesd’enrichissement correspondantes.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 37
À NOTERIl est souhaitable que les profils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s organismes publics soientcomplétés par un document détaillant l’enregistrement institutionnel. Son objectifprincipal est <strong>de</strong> consigner les décisions <strong>de</strong> l’organisme en matière d’enregistrementinstitutionnel <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>, quels que soient leur support. Ilpourrait comprendre les parties ci-<strong>de</strong>ssous :- Définitions, objectifs <strong>et</strong> avantages <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel;- I<strong>de</strong>ntification <strong>de</strong>s différentes étapes pour effectuer un enregistrementinstitutionnel;- I<strong>de</strong>ntification <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> visés par l’enregistrement institutionnel;- Gestion <strong>de</strong>s versions;- I<strong>de</strong>ntification <strong>de</strong>s outils nécessaires lors <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (plan <strong>de</strong>classification, calendrier <strong>de</strong> conservation, Thésaurus <strong>de</strong> l’activitégouvernementale (TAG), <strong>et</strong>c.);- Définition <strong>de</strong>s groupes d’utilisateurs <strong>et</strong> <strong>de</strong> leurs rôles;- Gestion <strong>de</strong>s espaces réseau (par exemple, espace institutionnel sectoriel parunité, espace institutionnel inter-unités ou intra-unité).5. Exemple d’adaptation d’une fiche <strong>de</strong>scriptive <strong>de</strong> métadonnéesVous trouverez ci-<strong>de</strong>ssous un exemple <strong>de</strong> fiche <strong>de</strong>scriptive d’une métadonnéesimple (sans enrichissement) adaptée à la réalité d’un organisme public <strong>et</strong> qui ferapartie <strong>de</strong> son profil <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s dossiers.DossierNIVEAU DE CONFIDENTIALITÉ<strong>Profils</strong> <strong>gouvernementaux</strong> = Modification duterme LIMITE D’ACCÈSDéfinitionDegré d’obligationLimites d’accès à un dossier pour <strong>de</strong>s groupes d’utilisateursparticuliers.<strong>Profils</strong> <strong>gouvernementaux</strong> = Légère adaptation àla définition inscriteObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumération<strong>Profils</strong> <strong>gouvernementaux</strong> = autre liste <strong>de</strong>référence suggéréeChoix dans une liste <strong>de</strong> référence comprenant les valeurssuivantes : accessible, accès restreint <strong>et</strong> confi<strong>de</strong>ntiel.Notes complémentaires<strong>Profils</strong> <strong>gouvernementaux</strong> = légèreadaptation à la note inscriteC<strong>et</strong>te métadonnée est étroitement liée à la gestion du contrôle <strong>de</strong>l’accès dont le but est <strong>de</strong> donner ou <strong>de</strong> restreindre les droits <strong>de</strong>lecture, d’ajout, <strong>de</strong> modification ou <strong>de</strong> suppression aux utilisateurs.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 38
Les adaptations apportées sont les suivantes : Report dans le profil <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong> l’organisme <strong>de</strong> la métadonnée Limited’accès qui est i<strong>de</strong>ntifiée obligatoire dans les profils <strong>gouvernementaux</strong>.Toutefois, c<strong>et</strong>te métadonnée porte un nom différent <strong>de</strong> manière à respecter levocabulaire utilisé par les employés <strong>de</strong> l’organisme. Report <strong>de</strong>s rubriques suivies d’un astérisque <strong>de</strong> la fiche <strong>de</strong>scriptive d’unemétadonnée simple (sans enrichissement) qui sont présentées dans les profils<strong>gouvernementaux</strong> :- Profil visé;- Nom <strong>de</strong> la métadonnée simple;- Définition;- Degré d’obligation;- Occurrence;- Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle. Report <strong>de</strong> la rubrique Notes complémentaires <strong>de</strong> la fiche <strong>de</strong>scriptive d’unemétadonnée simple (sans enrichissement) présentée dans les profils<strong>gouvernementaux</strong>, bien qu’elle soit facultative (non suivie d’un astérisque). Le nom <strong>de</strong> la métadonnée, la définition <strong>et</strong> la liste proposée à la rubrique Type <strong>de</strong>donnée <strong>et</strong> contrôle ont été modifiés <strong>de</strong> manière à correspondre à la réalité <strong>de</strong>l’organisme.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 39
PARTIE 2.PROFIL DES MÉTADONNÉESDES DOSSIERS
DossierADRESSE D’EMPLACEMENT PHYSIQUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationEnsemble <strong>de</strong>s indications qui perm<strong>et</strong>tent <strong>de</strong> situer le lieuphysique où l’on regroupe les dossiers actifs, semi-actifs ouinactifs d’une organisation.Chemin d’accès, qui précise le parcours que doit suivre uneadresse Web ou un système d’exploitation pour accé<strong>de</strong>r àun dossier <strong>et</strong> à un document numériques.ConditionnelObligatoire uniquement lors du transfert <strong>de</strong> dossierstangibles semi-actifs <strong>et</strong> lors du versement <strong>de</strong> dossierstangibles inactifs.Occurrence0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur d’Adresse d’emplacement physiques’applique automatiquement à tous les <strong>documents</strong>rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 41
DossierADRESSE D’EMPLACEMENT PHYSIQUEExemples Exemple 120Z006 07-05-00B1Correspond à l’adresse où est entreposée une boîte <strong>de</strong>dossiers (contenant) versée à BAnQ.20 = MagasinZ = Section006 = Rangée07 = Étagère05 = Tabl<strong>et</strong>te00B = Position1 = EmpilementNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 42
AUDITOIREDéfinitionMétadonnée d’enrichissementClasse <strong>de</strong> personnes, <strong>de</strong> groupes, <strong>de</strong> communautés,d’organisations ou d’entreprises pour lesquelles uneressource documentaire jugée appropriée est produite.Public cibleScolaritéNotes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 43
DossierAuditoire – PUBLIC CIBLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceIndication perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> préciser si le contenu d’un dossiers’adresse à <strong>de</strong>s groupes précis <strong>de</strong> la société.Non applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste <strong>de</strong> référence pouvant comprendreles valeurs suivantes : aînés, chercheurs d’emploi,communauté rurale, <strong>de</strong>man<strong>de</strong>urs <strong>de</strong> financement,éducateurs, employeurs, enfants, entreprises,étudiants, femmes, grand public, gouvernement,immigrants, jeunesse, médias, non-Québécois,organisations non gouvernementales, parents,personnes handicapées, peuples autochtones,scientifiques, visiteurs au Québec <strong>et</strong> voyageurs.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAucune remarque.Aucun exemple.L’énumération proposée à la rubrique Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong>contrôle est adaptée sur la base d’une liste dugouvernement canadien intitulée Schéma d’auditoire dugouvernement du Canada 23 .23 http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/mwg-gtm/aud-aud/docs/2003/schemfinal/schemfinal-fra.asp.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 44
DossierAuditoire – PUBLIC CIBLEUne autre source <strong>de</strong> sélection est le Thésaurus <strong>de</strong> l’activitégouvernementale (TAG) 24 qui comporte <strong>de</strong>s termes <strong>de</strong>catégories <strong>de</strong> clientèles pouvant être ajustés ou réutilisés,que ce soit pour les entreprises, pour les groupes <strong>de</strong>personnes ou pour les individus.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.24 http://www.thesaurus.gouv.qc.ca/tag/consultation/mt/tag.do?id=80.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 45
DossierAuditoire – SCOLARITÉDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceScolarité minimale nécessaire pour comprendre le contenud’un dossier.Non applicable.Facultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste <strong>de</strong> référence comprenant lesvaleurs <strong>de</strong> scolarité correspondant aux quatre ordresd’enseignement : primaire, secondaire, collégial ouuniversitaire.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)S’assurer <strong>de</strong> choisir la valeur du niveau <strong>de</strong> scolarité le plusbas pour comprendre le contenu d’un dossier. Par exemple,si vous sélectionnez secondaire, ceci signifie que le contenuvise <strong>de</strong>s gens détenant une scolarité <strong>de</strong> niveau secondaire,collégial ou universitaire.Aucun exemple.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 46
CARACTÉRISTIQUES MATÉRIELLESDéfinition Ensemble <strong>de</strong>s éléments <strong>de</strong>scriptifs relatifs à lareprésentation physique ou numérique d’une ressource documentaire.Métadonnée d’enrichissementQuantitéSupportNotes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 47
DossierCaractéristiques matérielles – QUANTITÉDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationIndication <strong>de</strong> la mesure <strong>de</strong> la quantité totale physique ounumérique qu’occupe l’ensemble <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> faisantpartie d’un dossier.Non applicable.ConditionnelObligatoire uniquement lors du versement <strong>de</strong> dossiers àBAnQ.Occurrence0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLes Règles <strong>de</strong> <strong>de</strong>scription <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> d’archives(RDDA) peuvent être utilisées pour <strong>de</strong>s fins <strong>de</strong>normalisation.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Dans le cas d’un dossier comprenant <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>non numériques, c<strong>et</strong>te valeur peut être saisie auclavier par l’utilisateur.Valeur par défaut- Valeur calculée.Dans le cas d’un dossier comprenant <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>numériques, c<strong>et</strong>te valeur peut être calculée enadditionnant automatiquement la quantité numérique<strong>de</strong> chacun <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> faisant partie du dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationPour un dossier dont les <strong>documents</strong> sont sur format papier,inscrire le nombre total <strong>de</strong> pages, <strong>de</strong> chemises ou <strong>de</strong> mètreslinéaires.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 48
DossierCaractéristiques matérielles – QUANTITÉPour un dossier comprenant <strong>de</strong>s fichiers informatiques,inscrire le nombre total d’oct<strong>et</strong>s.Pour un dossier comprenant <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> audiovisuels,inscrire le nombre total, le genre du document <strong>et</strong> la durée.Pour un dossier comprenant <strong>de</strong>s <strong>de</strong>ssins, <strong>de</strong>s plans, <strong>de</strong>scartes, <strong>de</strong>s photographies, <strong>de</strong>s affiches, inscrire le nombr<strong>et</strong>otal.Pour un dossier comprenant <strong>de</strong>s microformes, inscrire lenombre total.Exemples Exemple 1L’ensemble <strong>de</strong>s dossiers versés au service d’archivestotalisent une quantité <strong>de</strong> ,033 mètre linéaire.Exemple 2Le dossier «Proj<strong>et</strong> <strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>»comprend les <strong>de</strong>ux <strong>documents</strong> numériques suivants :- Plan global 2007-2008.doc (132 Ko)- Présentation (717 Ko).La quantité numérique <strong>de</strong>s <strong>de</strong>ux <strong>documents</strong> faisant partie<strong>de</strong> ce dossier est additionnée <strong>et</strong> reportée automatiquementà c<strong>et</strong>te métadonnée. La valeur qui s’affiche est 849 Ko.Exemple 3Ce dossier comprend un document <strong>de</strong> 500 pages <strong>et</strong> 27bobines (220 heures).Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 49
DossierCaractéristiques matérielles – SUPPORTDéfinitionNe pas confondre avecÉlément(s) matériel(s) (tangible(s)) qui porte(nt) l’informationpour l’ensemble <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> d’un dossier.Format d’enregistrement institutionnel, qui a trait auxtechnologies <strong>de</strong> représentation <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> numériques.Classification par type <strong>de</strong> document, qui est <strong>de</strong> l’ordre <strong>de</strong> lastructure logique.Degré d’obligationOccurrenceObligatoire1-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)C<strong>et</strong>te métadonnée perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> préciser le(s) support(s) <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> que contient un dossier.Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans la liste <strong>de</strong> référence produite par BAnQ oudans une liste <strong>de</strong> référence institutionnelle.La liste <strong>de</strong> référence <strong>de</strong> BAnQ comprend les valeurssuivantes : papier (PA), disque magnétique (DM)(disque local ou en réseau, disqu<strong>et</strong>te), ban<strong>de</strong>magnétique (BM) (bobine ou cass<strong>et</strong>te, audio, vidéo, ou<strong>de</strong> données), disque optique (DO) (CD-ROM, DVD),microforme (MF) (microfiche, microfilm), film (FI) (ycompris négatif, diapositive) <strong>et</strong> autres (AU).TexteType <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une listeDans le cas d’un dossier comprenant <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>non numériques, le support doit être sélectionné à partird’une liste 25 .- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.25 Si l’on décrit certains <strong>documents</strong> non numériques dans un dossier, c<strong>et</strong>te valeur peut alors être généréepar défaut comme pour les <strong>documents</strong> numériques.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 50
DossierCaractéristiques matérielles – SUPPORTValeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Dans le cas d’un dossier comprenant <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>numériques, c<strong>et</strong>te valeur peut provenir du systèmelors <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel, à l’étape durattachement d’un document à un dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel d’un dossier comprenant <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> sur supports papier <strong>et</strong> microfilm.Les <strong>de</strong>ux supports sélectionnés pour ce dossier sont lessuivants : papier <strong>et</strong> microforme (microfiche, microfilm).Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée doit également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 51
DossierCHEMIN D’ACCÈSDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationParcours que doit suivre une adresse Web ou un systèmed’exploitation pour accé<strong>de</strong>r à un dossier numérique.Adresse d’emplacement physique, qui précise le lieud’entreposage physique d’un dossier ou d’un documenttangible.ObligatoireC<strong>et</strong>te métadonnée vise uniquement les dossiersnumériques.Occurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.C<strong>et</strong>te valeur provient du système au moment <strong>de</strong>l’enregistrement institutionnel d’un dossiernumérique.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1G:/Gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>/Planification <strong>de</strong> la GID/Correspond au chemin pour accé<strong>de</strong>r au dossier portant lenom Planification <strong>de</strong> la GID.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée doit également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 52
CLASSIFICATION (SUJET)DéfinitionAssociation <strong>de</strong> nature sémantique créée entre le contenud’une ressource documentaire <strong>et</strong> un suj<strong>et</strong> ou un thèmeC<strong>et</strong>te métadonnée a pour obj<strong>et</strong> <strong>de</strong> faciliter l’accès à laconnaissance en appliquant une structure hiérarchique à unensemble <strong>de</strong> ressources documentaires pour perm<strong>et</strong>tre leurregroupement intellectuel, leur repérage ou leurinterprétation.Métadonnée d’enrichissementDomaine/Obj<strong>et</strong>Mot cléProcessus/ActivitéNotes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 53
DossierClassification (Suj<strong>et</strong>) – DOMAINE/OBJETDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceSuj<strong>et</strong> ou thème général dans lequel s’inscrit une ressourcedocumentaire <strong>et</strong> correspondant à un secteur d’interventiongouvernementale.Mot clé, qui est une in<strong>de</strong>xation du suj<strong>et</strong> tendant vers plus <strong>de</strong>précision que Domaine/Obj<strong>et</strong>.Obligatoire1-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix d’un <strong>de</strong>scripteur dans le schème <strong>de</strong> classificationDomaine/Obj<strong>et</strong> du Thésaurus <strong>de</strong> l’activitégouvernementale ou dans un thésaurus spécialiséinstitutionnel.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique.- Valeur choisie à partir d’un résultat <strong>de</strong> recherche.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Domaine/Obj<strong>et</strong> inscrite pour un dossiers’applique automatiquement à tous les <strong>documents</strong>rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Dossier sur le trafic par camion en Gaspésie.Ce dossier ainsi que tous les <strong>documents</strong> y étant rattachéssont classifiés au Domaine/Obj<strong>et</strong> Transport routier (sousIndustrie).<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 54
DossierClassification (Suj<strong>et</strong>) – DOMAINE/OBJETExemple 2Dossier sur l’impact <strong>de</strong>s centrales thermiques.Ce dossier ainsi que tous les <strong>documents</strong> y étant rattachéssont classifiés au Domaine/Obj<strong>et</strong> Environnementatmosphérique.Notes complémentaires Le Domaine/Obj<strong>et</strong> est une association <strong>de</strong> naturesémantique créée entre le contenu d’une ressourcedocumentaire <strong>et</strong> un item placé dans le Thésaurus <strong>de</strong>l’activité gouvernementale (schème <strong>de</strong> classificationDomaine/Obj<strong>et</strong>) ou dans un thésaurus spécialiséinstitutionnel.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 55
DossierClassification (Suj<strong>et</strong>) – MOT CLÉDéfinitionDescription d’une ou <strong>de</strong> quelques caractéristiques ducontenu d’une ressource documentaire afin d’en faciliter larecherche.Ne pas confondre avec Domaine/obj<strong>et</strong>, qui s’apparente à une activité <strong>de</strong>classification correspondant à un regroupement, tandis queMot clé désigne une <strong>de</strong>scription correspondant à unein<strong>de</strong>xation <strong>de</strong> suj<strong>et</strong>s tendant vers plus <strong>de</strong> précision.Degré d’obligationOccurrenceObligatoire1-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur déduite.Certaines applications en gestion documentairein<strong>de</strong>xent automatiquement les mots inscrits dans l<strong>et</strong>itre <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> ainsi que dansleurs résumés. Dans ce cas, nous recommandonsfortement qu’une validation <strong>de</strong> ces mots clés soiteffectuée afin d’éliminer le plus possible <strong>de</strong> motsinutiles ou sans signification pour la recherche.- Valeur héritée.Les valeurs <strong>de</strong> Mot clé inscrites pour un dossiers’appliquent automatiquement à tous les <strong>documents</strong>rattachés à ce dossier.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 56
DossierClassification (Suj<strong>et</strong>) – MOT CLÉIl doit être possible d’ajouter <strong>de</strong>s mots clés lors <strong>de</strong>l’ajout ou du rattachement <strong>de</strong> nouveaux <strong>documents</strong> àun dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationDans le cas <strong>de</strong> la présente métadonnée, les mots clésconstituent un point d’accès important perm<strong>et</strong>tant auxutilisateurs <strong>de</strong> r<strong>et</strong>rouver tous les <strong>documents</strong> concernant unsuj<strong>et</strong> en particulier. Il est donc fortement recommandéd’inciter les utilisateurs à se servir <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée.Le suj<strong>et</strong> est généralement exprimé par un mot clé ou unesérie <strong>de</strong> mots clés présents ou non dans les <strong>documents</strong>.Exemples Exemple 1Lors <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel d’un dossiercomprenant plusieurs étu<strong>de</strong>s sur le cancer, le mot clé«soins palliatifs» est ajouté étant donné que ce suj<strong>et</strong>intéresse plusieurs utilisateurs <strong>et</strong> qu’il est traité dans cesétu<strong>de</strong>s.Notes complémentairesLes mots clés sont une association <strong>de</strong> nature sémantiquecréée entre le contenu d’une ressource documentaire <strong>et</strong> unmot, une expression ou toute autre désignationalphanumérique (numéro, nom, <strong>et</strong>c.). C<strong>et</strong>te associationpeut s’effectuer à partir d’un vocabulaire libre ou d’unvocabulaire reconnu, d’une discipline scientifique ou d’uneindustrie.Il est possible d’utiliser <strong>de</strong>s listes <strong>de</strong> termes en vocabulairecontrôlé pour compléter c<strong>et</strong>te métadonnée, tels leRépertoire <strong>de</strong>s ve<strong>de</strong>ttes matières <strong>de</strong> Laval (RVML) ou <strong>de</strong>sthésaurus spécialisés.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 57
DossierClassification (Suj<strong>et</strong>) – PROCESSUS/ACTIVITÉDéfinitionDescription <strong>de</strong>s processus <strong>et</strong> <strong>de</strong>s activités <strong>de</strong> gestion <strong>et</strong>d’exploitation d’une organisation.Le Processus/Activité est une association créée entre unerubrique placée dans le plan <strong>de</strong> classification d’uneorganisation <strong>et</strong> le contenu d’une ressource documentaire.Ne pas confondre avecDegré d’obligationDomaine/obj<strong>et</strong>, qui correspond à un suj<strong>et</strong> plus général quela présente métadonnée.ObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans <strong>de</strong>ux listes <strong>de</strong> référence, soit le plan <strong>de</strong>classification ou son in<strong>de</strong>x.Il est nécessaire qu’un lien soit établi entre chacune<strong>de</strong>s rubriques du plan <strong>de</strong> classification <strong>et</strong> les règles ducalendrier <strong>de</strong> conservation.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique.- Valeur choisie à partir d’un résultat <strong>de</strong> recherche.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Processus/Activité inscrite pour undossier s’applique automatiquement à tous les<strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 58
DossierClassification (Suj<strong>et</strong>) – PROCESSUS/ACTIVITÉExemples Exemple 1Titre du dossier : Dossier <strong>de</strong> l’employée Miriam MarquiseCe dossier est classifié au Processus/Activitécorrespondant à l’activité Gestion <strong>de</strong>s dossiers <strong>de</strong>semployés réguliers.Notes complémentaires C<strong>et</strong>te classification n’est pas que sémantique(intellectuelle). Elle détermine également le regroupementphysique <strong>de</strong>s dossiers non numériques.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 59
DATE DU DOSSIERDéfinitionMétadonnée d’enrichissementIndication <strong>de</strong> l’année, du mois <strong>et</strong> du jour où une actionprécise par rapport à un dossier doit être faite.Date d’ouvertureDate <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction prévueDate <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ureDate <strong>de</strong> transfert prévueDate <strong>de</strong> versement prévueNotes complémentairesL’inscription d’une date suivant la norme ISO 8601 estcomposée <strong>de</strong> huit chiffres, soit AAAAMMJJ, où AAAAcorrespond à l’année, MM, au mois <strong>de</strong> l’année, <strong>de</strong> 01(janvier) à 12 (décembre) <strong>et</strong> JJ, au jour du mois, <strong>de</strong> 01 à31. S’ajoutent les indications suivantes : heure, minutes,secon<strong>de</strong>s <strong>et</strong> fuseau horaire.(http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_<strong>de</strong>tail.htm?csnumber=40874)L’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 60
DossierDate du dossier – DATE D’OUVERTUREDéfinition Date du plus ancien document classé en ordrechronologique croissant dans un dossier.C<strong>et</strong>te date peut correspondre au début <strong>de</strong> l’annéefinancière ou à celle du plus ancien document classé dansun dossier.Ne pas confondre avecMétadonnée opérationnelleDate <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création), quicorrespond à la date <strong>de</strong> l’enregistrement initial <strong>de</strong>dossiers, <strong>de</strong> <strong>documents</strong> ou <strong>de</strong> métadonnées dans unsystème institutionnel <strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Degré d’obligationObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date dudossier).Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie au clavier par l’utilisateur.C<strong>et</strong>te valeur doit être saisie dans le cas où la dated’ouverture correspond à la date du plus anciendocument dans le dossier.Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.C<strong>et</strong>te valeur est générée automatiquement dansles cas où la date d’ouverture correspond à unedate <strong>de</strong> début d’année financière.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 61
DossierDate du dossier – DATE D’OUVERTURE- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Date d’ouverture inscrite pour un dossiers’applique automatiquement à tous les<strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Le plus ancien document classé dans le dossier «Achat <strong>de</strong>matériel <strong>et</strong> <strong>de</strong> fourniture» est daté du 14 octobre 2007.La valeur saisie est 2007-10-14.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 62
DossierDate du dossier – DATE DE DESTRUCTION PRÉVUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate ou ensemble <strong>de</strong>s dates correspondant au momentoù <strong>de</strong>s dossiers peuvent être détruits conformément auxexigences du calendrier <strong>de</strong> conservation.Date <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction réelle, qui correspond à l’opérationproprement dite <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées.ConditionnelObligatoire uniquement si un dossier est visé par unerègle <strong>de</strong> conservation dont le délai prescrit une<strong>de</strong>struction.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Plusieurs dates <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction prévues peuvent êtreinscrites lorsqu’une règle <strong>de</strong> conservation comprenddifférents délais <strong>de</strong> conservation.Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date dudossier).Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur calculée.C<strong>et</strong>te valeur est générée automatiquement à lasuite d’un calcul à partir <strong>de</strong>s valeurs complétéesaux métadonnées Date <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure <strong>et</strong> Délai <strong>de</strong>conservation.- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Date <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction prévue inscritepour un dossier s’applique automatiquement à tousles <strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 63
DossierDate du dossier – DATE DE DESTRUCTION PRÉVUESaisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1La date <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure d’un dossier d’achat <strong>de</strong> matériel <strong>et</strong><strong>de</strong> fourniture est le 31 mars 2003. Il s’agit <strong>de</strong> l’exemplaireprincipal <strong>de</strong> ce dossier.Le délai <strong>de</strong> conservation prescrit au calendrier <strong>de</strong>conservation pour l’exemplaire principal est le suivant :- Papier 2-3-D- Disque magnétique (disque local ou en réseau,disqu<strong>et</strong>te) 1-2-DLes dates <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction prévues qui se génèrentautomatiquement sont les suivantes :- Papier : 2008-03-31 (31-03-2003 + 2 ans + 3 ans)- Disque magnétique (disque local ou en réseau,disqu<strong>et</strong>te) : 2006-03-31 (31-03-2003 + 1 an + 2 ans)Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)La date <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction prévue est calculée en ajoutant à ladate <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure d’un dossier, les pério<strong>de</strong>s d’utilisationactive <strong>et</strong> semi-active indiquées au calendrier <strong>de</strong>conservation.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 64
DossierDate du dossier – DATE DE FERMETUREDéfinitionDate correspondant au moment où un dossier est fermé.C<strong>et</strong>te date peut être la date <strong>de</strong> fin d’année financière, ladate du <strong>de</strong>rnier document classé dans un dossier ou la date<strong>de</strong> fin d’un cycle d’affaires.Ne pas confondre avecDegré d’obligationNon applicable.ObligatoireLe <strong>de</strong>gré d’obligation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut être adaptéà la pratique institutionnelle <strong>de</strong>s organismes dans le cas oùceux-ci complètent c<strong>et</strong>te date uniquement au moment dudéclassement annuel. Son <strong>de</strong>gré d’obligation doit alors êtreconditionnel.Occurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date dudossier).Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie au clavier par un utilisateur.C<strong>et</strong>te valeur est saisie lorsque la date correspond àla fin d’un cycle d’affaires ou à la date du <strong>de</strong>rnierdocument classé dans un dossier.Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.C<strong>et</strong>te valeur est générée automatiquement quan<strong>de</strong>lle correspond à une date <strong>de</strong> fin d’année financière.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 65
DossierDate du dossier – DATE DE FERMETURE- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Date <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure inscrite pour undossier s’applique automatiquement à tous les<strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Ouverture d’un dossier d’achat <strong>de</strong> matériel <strong>et</strong> <strong>de</strong> fourniturele 1 er avril 2007.La date <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure <strong>de</strong> ce dossier correspond à la fin <strong>de</strong>l’année financière, soit 2008-03-31.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)La date <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure d’un dossier perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> déterminer, àla suite d’un calcul, les dates <strong>de</strong> transfert, <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction <strong>et</strong><strong>de</strong> versement prévues.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 66
DossierDate du dossier – DATE DE TRANSFERT PRÉVUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate ou ensemble <strong>de</strong>s dates correspondant au moment où<strong>de</strong>s dossiers peuvent être transférés, à l’état semi-actif,dans un entrepôt ou sur un autre serveur, conformémentaux exigences du calendrier <strong>de</strong> conservation.Date <strong>de</strong> transfert réelle, qui correspond à l’opérationproprement dite <strong>de</strong> transfert <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong><strong>de</strong>s métadonnées dans un entrepôt ou sur un autre serveur,à l’état semi-actif.ConditionnelObligatoire uniquement si un dossier est visé par une règle<strong>de</strong> conservation dont le délai prescrit une pério<strong>de</strong>d’utilisation semi-active.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Plusieurs dates <strong>de</strong> transfert prévues peuvent être inscritesdans le cas où une règle <strong>de</strong> conservation comprenddifférents délais <strong>de</strong> conservation.Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date dudossier).Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur calculée.C<strong>et</strong>te valeur est générée automatiquement à la suited’un calcul à partir <strong>de</strong>s valeurs complétées aux métadonnéesDate <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure <strong>et</strong> Délai <strong>de</strong> conservation.- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Date <strong>de</strong> transfert prévue inscrite pourun dossier s’applique automatiquement à tous les<strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 67
DossierDate du dossier – DATE DE TRANSFERT PRÉVUESaisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1La date <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure d’un dossier d’achat <strong>de</strong> matériel <strong>et</strong> <strong>de</strong>fourniture est le 31 mars 2003. Il s’agit <strong>de</strong> l’exemplaireprincipal <strong>de</strong> ce dossier.Le délai <strong>de</strong> conservation prescrit au calendrier <strong>de</strong>conservation pour l’exemplaire principal est le suivant :- Papier 2-3-D- Disque magnétique (disque local ou en réseau, disqu<strong>et</strong>te)1-2-DLes dates <strong>de</strong> transfert prévues qui se génèrentautomatiquement sont les suivantes :- Papier : 2005-03-31 (31-03-2003 + 2 ans)- Disque magnétique (disque local ou en réseau,disqu<strong>et</strong>te) : 2004-03-31 (31-03-2003 + 1 an)Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)La date <strong>de</strong> transfert prévue est calculée en ajoutant à ladate <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure d’un dossier, la pério<strong>de</strong> d’utilisation activeindiquée au calendrier <strong>de</strong> conservation.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 68
DossierDate du dossier – DATE DE VERSEMENT PRÉVUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate ou ensemble <strong>de</strong>s dates correspondant au moment où<strong>de</strong>s dossiers peuvent être versés à BAnQ ou dans unservice d’archives, conformément aux exigences ducalendrier <strong>de</strong> conservation.Date <strong>de</strong> versement réelle, qui correspond à l’opérationproprement dite <strong>de</strong> versement, à BAnQ ou dans un serviced’archives, <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>smétadonnées.ConditionnelObligatoire uniquement si un dossier est visé par une règle<strong>de</strong> conservation dont le délai prescrit un tri ou uneconservation.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Plusieurs dates <strong>de</strong> versement prévues peuvent être inscritesdans le cas où une règle <strong>de</strong> conservation comprenddifférents délais <strong>de</strong> conservation.Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date dudossier).Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur calculée.C<strong>et</strong>te valeur est générée automatiquement à la suited’un calcul à partir <strong>de</strong>s valeurs complétées auxmétadonnées Date <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure <strong>et</strong> Délai <strong>de</strong>conservation.- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Date <strong>de</strong> versement prévue inscrite pourun dossier s’applique automatiquement aux<strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 69
DossierDate du dossier – DATE DE VERSEMENT PRÉVUESaisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1La date <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure d’un dossier d’analyse financière est le31 mars 2005. Il s’agit <strong>de</strong> l’exemplaire principal <strong>de</strong> cedossier.Le délai <strong>de</strong> conservation prescrit au calendrier <strong>de</strong>conservation pour l’exemplaire principal est le suivant :- Disque magnétique (disque local ou en réseau, disqu<strong>et</strong>te)2-3-C.La date <strong>de</strong> versement prévue qui se génèreautomatiquement est la suivante :- Disque magnétique (disque local ou en réseau,disqu<strong>et</strong>te) : 2010-03-31 (31-03-2005 + 2 ans + 3 ans)Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)La date <strong>de</strong> versement prévue est calculée en ajoutant à ladate <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure d’un dossier, les pério<strong>de</strong>s d’utilisationactive <strong>et</strong> semi-active indiquées au calendrier <strong>de</strong>conservation.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 70
DESCRIPTIONDéfinitionMétadonnée d’enrichissementTexte court qui caractérise le contenu d’une ressourcedocumentaire.RésuméTable <strong>de</strong>s matièresNotes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 71
DossierDescription – RÉSUMÉDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceTexte court qui décrit le contenu d’un dossier.Table <strong>de</strong>s matières.Facultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier ou à la suite <strong>de</strong>l’exécution d’un copier-coller.Saisie <strong>et</strong> interprétationLe résumé doit être suffisamment compl<strong>et</strong> <strong>et</strong> précis pourdonner une idée <strong>de</strong> la valeur <strong>de</strong> l’information véhiculée dansle dossier. Il peut aussi être très bref en s’en tenant àprésenter la raison d’être, c’est-à-dire pourquoi ce dossier aété produit <strong>et</strong> est offert, en vertu <strong>de</strong> quel programme, proj<strong>et</strong>ou disposition légale.Exemples Exemple 1Résumé : Ce dossier fournit <strong>de</strong> l’information sur le proj<strong>et</strong> <strong>de</strong>répertoire gouvernemental ainsi qu’une proposition officielle<strong>de</strong> proj<strong>et</strong>.C<strong>et</strong> exemple illustre la raison d’être.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 72
DossierDescription – TABLE DES MATIÈRESDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceListe détaillée <strong>de</strong>s questions traitées dans un dossier.Résumé.Facultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier ou à la suite <strong>de</strong>l’exécution d’un copier-coller.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 73
DossierIDENTIFIANT DU DOSSIERDéfinitionChaîne <strong>de</strong> caractères perm<strong>et</strong>tant d’i<strong>de</strong>ntifier <strong>et</strong> <strong>de</strong> distinguer<strong>de</strong> façon unique un dossier.C<strong>et</strong>te métadonnée concerne aussi bien les ressourcestangibles que les ressources non tangibles.Ne pas confondre avecAdresse d’emplacement physique, qui précise le lieud’entreposage physique d’un dossier ou d’un document.Chemin d’accès, qui précise le parcours que doit suivre uneadresse Web ou un système d’exploitation pour accé<strong>de</strong>r àun dossier <strong>et</strong> à un document numériques.I<strong>de</strong>ntifiant du document, qui perm<strong>et</strong> d’i<strong>de</strong>ntifier <strong>et</strong> <strong>de</strong>distinguer <strong>de</strong> façon unique un document.Degré d’obligationObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteIl y a validation <strong>de</strong> l’i<strong>de</strong>ntifiant à chaque fois que l’onaccè<strong>de</strong> au document.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie <strong>et</strong> interprétationLors <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel d’un dossier, uni<strong>de</strong>ntifiant est généré automatiquement.Exemples Exemple 12350C<strong>et</strong> i<strong>de</strong>ntifiant est généré automatiquement lors <strong>de</strong> l’enregistrementinstitutionnel du dossier <strong>de</strong> l’employé MartinChevr<strong>et</strong>te.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 74
DossierIDENTIFIANT DU DOSSIERNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 75
DossierLIMITE D’ACCÈSDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationIndication du niveau <strong>de</strong> sécurité d’un dossier pour <strong>de</strong>sgroupes d’utilisateurs particuliers.Restriction d’utilisation, qui précise les restrictions quant àl’utilisation du contenu d’un dossier ou d’un document.ObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste <strong>de</strong> référence comprenant lesquatre (4) valeurs suivantes :- public : aucune restriction d’accès;- protégé : accès limité à un groupe;- confi<strong>de</strong>ntiel : accès soumis à <strong>de</strong>s indications trèsprécises;- ultraconfi<strong>de</strong>ntiel : accès soumis à un contrôlemaximal.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique.- Valeur choisie à partir d’un résultat <strong>de</strong> recherche.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Limite d’accès inscrite pour un dossiers’applique automatiquement à tous les <strong>documents</strong>rattachés à ce dossier. Toutefois, malgré c<strong>et</strong>héritage, il est également possible d’inscrire unelimite d’accès différente pour certains <strong>documents</strong>appartenant à un dossier.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 76
DossierLIMITE D’ACCÈSPar exemple, le dossier «Programme d’ai<strong>de</strong>financière» peut avoir la mention Public comme limited’accès, à l’exception d’un seul <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> enfaisant partie qui peut être i<strong>de</strong>ntifié comme étantconfi<strong>de</strong>ntiel.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Le dossier médical d’un employé est confi<strong>de</strong>ntiel.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée est étroitement liée à la gestion ducontrôle <strong>de</strong> l’accès dans un organisme dont le but est <strong>de</strong>donner ou <strong>de</strong> restreindre les droits <strong>de</strong> lecture, d’ajout, <strong>de</strong>modification ou <strong>de</strong> suppression aux utilisateurs.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 77
PORTÉEDéfinitionÉlément situant dans le temps ou l’espace, ou les <strong>de</strong>ux à lafois, le contenu d’une ressource documentaire en précisants'il y est question d’un lieu géographique ou d’une pério<strong>de</strong>chronologique en particulier.La portée peut également être l’autorité désignée dans lecadre <strong>de</strong>s institutions politiques (autorités fédérale,provinciale, municipale, régionale <strong>et</strong> autochtone).Métadonnée d’enrichissementCompétencePortée géographiquePortée temporelleNotes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 78
DossierPortée – COMPÉTENCEDéfinitionAutorité désignée dans le cadre <strong>de</strong>s institutions politiquesdont il est fait référence dans le contenu d’un dossier.C<strong>et</strong>te autorité est apte à traiter d’une question ou à accomplirun acte selon <strong>de</strong>s modalités déterminées.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste <strong>de</strong> référence comprenant cinqvaleurs, soit fédéral, provincial, municipal, régional <strong>et</strong>autochtone.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML(URI)Aucune remarque.Aucun exemple.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 79
DossierPortée – PORTÉE GÉOGRAPHIQUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceLieu(x) géographique(s) traité(s) ou discuté(s) dans lecontenu d’un dossier.Non applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix <strong>de</strong> noms géographiques dans un thésaurus oudans une liste interne développée institutionnellement.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique.- Valeur choisie à partir d’un résultat <strong>de</strong> recherche.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)L’emploi d’un vocabulaire contrôlé est souhaitable.Aucun exemple.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 80
DossierPortée – PORTÉE TEMPORELLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrencePério<strong>de</strong>(s) <strong>de</strong> temps traitée(s) ou discutée(s) dans lecontenu d’un dossier.Non applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste <strong>de</strong> référence interne développéeinstitutionnellement ou dans un outil normalisé extern<strong>et</strong>elles les Règles <strong>de</strong> <strong>de</strong>scription <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>d’archives (RDDA).Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 81
RÈGLE DE CONSERVATIONDéfinitionConvention fixée à partir <strong>de</strong> l’évaluation administrative,légale, historique <strong>et</strong> <strong>de</strong> recherche d’une sériedocumentaire 26 , d’un système d’information, d’un dossier(ou d’un document, le cas échéant) <strong>et</strong> qui en établit lespério<strong>de</strong>s d’utilisation <strong>et</strong> le mo<strong>de</strong> <strong>de</strong> disposition.Une règle <strong>de</strong> conservation comprend les éléments suivants :- Numéro du calendrier <strong>de</strong> conservation.- Numéro <strong>de</strong> règle.- Nom <strong>de</strong> processus/activité.- Titre <strong>de</strong> la règle.- Nom <strong>de</strong> l’unité administrative détentrice du dossierprincipal.- Description <strong>et</strong> utilisation.- Type(s) <strong>de</strong> <strong>documents</strong>.- Supports <strong>de</strong> conservation du dossier principal <strong>et</strong> secondaire.- Pério<strong>de</strong>s d’utilisation <strong>de</strong>s dossiers principal <strong>et</strong> secondaire.- Mo<strong>de</strong> <strong>de</strong> disposition <strong>de</strong>s dossiers principal <strong>et</strong> secondaire.- Remarques.Métadonnée d’enrichissementDélai <strong>de</strong> conservationDétenteur principalNuméro <strong>de</strong> calendrier <strong>de</strong> conservationNuméro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservationTitreNotes complémentairesL’établissement d’un calendrier <strong>de</strong> conservation <strong>et</strong> sonapprobation par Bibliothèque <strong>et</strong> Archives nationales (BAnQ)sont <strong>de</strong>s exigences découlant <strong>de</strong> la Loi sur les archives.Le calendrier <strong>de</strong> conservation est l’outil qui perm<strong>et</strong>d’effectuer le déclassement annuel <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> dans une organisation.L’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.26 Une série documentaire correspond à un ensemble <strong>de</strong> dossiers.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 82
DossierRègle <strong>de</strong> conservation – DÉLAI DE CONSERVATIONDéfinitionPério<strong>de</strong>s active <strong>et</strong> semi-active au cours <strong>de</strong>squelles lesdossiers doivent être conservés, accompagnées d’un mo<strong>de</strong><strong>de</strong> disposition.Le délai <strong>de</strong> conservation comprend également la mention<strong>de</strong>s exemplaires principal <strong>et</strong> secondaire, les supports <strong>de</strong>conservation ainsi que les remarques.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicable.Obligatoire1-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Plusieurs délais <strong>de</strong> conservation peuvent s’appliquer à undossier.Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteUne validation est effectuée avec le calendrier <strong>de</strong>conservation.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.C<strong>et</strong>te valeur est générée automatiquement une foisque la métadonnée Numéro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservationest complétée. Elle est extraite du calendrier <strong>de</strong>conservation <strong>de</strong> l’organisme à partir <strong>de</strong> ce numéro.De plus, seuls les délais <strong>de</strong> conservationcorrespondant aux valeurs inscrites auxmétadonnées Statut d’exemplaire <strong>et</strong> Support dudossier décrit doivent se générer automatiquement.- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Délai <strong>de</strong> conservation inscrite pour undossier s’applique automatiquement à tous les<strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 83
DossierRègle <strong>de</strong> conservation – DÉLAI DE CONSERVATIONSaisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel <strong>de</strong> l’exemplaire principal dudossier <strong>de</strong>s prévisions budgétaires 2006-2007. Tous les<strong>documents</strong> faisant partie <strong>de</strong> ce dossier sont sur supportpapier.Lors <strong>de</strong> la sélection du Processus/Activité, le numéro <strong>de</strong>règle <strong>de</strong> conservation se génère automatiquement <strong>et</strong>ramène le délai <strong>de</strong> conservation déterminé pourl’exemplaire principal <strong>et</strong> le support papier, soit 2-5-D.Tous les <strong>documents</strong> rattachés au dossier héritent du délai<strong>de</strong> conservation 2-5-D.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Le délai <strong>de</strong> conservation perm<strong>et</strong> d’effectuer <strong>de</strong>s calculs afin<strong>de</strong> déterminer les dates <strong>de</strong> transfert, <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction ou <strong>de</strong>versement prévues.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 84
DossierRègle <strong>de</strong> conservation – DÉTENTEUR PRINCIPALDéfinitionEntité(s) administrative(s) i<strong>de</strong>ntifiée(s) au calendrier <strong>de</strong>conservation comme étant la (les) détentrice(s) <strong>de</strong>s dossiersprincipaux d’une série documentaire, d’un systèmed’information, d’un dossier (ou d’un document, le caséchéant).Un dossier principal est un dossier qui contient l’informationla plus complète sur un suj<strong>et</strong> ou un thème donné.Ne pas confondre avec Unité administrative propriétaire, qui i<strong>de</strong>ntifie l’entitéadministrative responsable <strong>de</strong> la gestion <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s<strong>documents</strong>, principaux <strong>et</strong> secondaires, produits ou reçusdans le cadre <strong>de</strong> son mandat.Métadonnées opérationnellesCréateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création), quii<strong>de</strong>ntifie la personne effectuant l’enregistrement initial <strong>de</strong>sdossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées dans unsystème institutionnel <strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Créateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification), quii<strong>de</strong>ntifie la personne effectuant l’enregistrement d’unemodification à <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>smétadonnées dans un système institutionnel <strong>de</strong> gestionintégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Degré d’obligationOccurrenceObligatoire1-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Il est possible que plusieurs détenteurs principaux soientinscrits pour une règle <strong>de</strong> conservation.Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteUne validation est effectuée avec le calendrier <strong>de</strong>conservation.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 85
DossierRègle <strong>de</strong> conservation – DÉTENTEUR PRINCIPALType <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.C<strong>et</strong>te valeur est générée automatiquement une foisque la métadonnée Numéro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservationest complétée. Elle est extraite du calendrier <strong>de</strong>conservation <strong>de</strong> l’organisme à partir <strong>de</strong> ce numéro.- Valeur héritée.La (les) valeur(s) <strong>de</strong> Détenteur principal inscrit(e)spour un dossier s’applique(nt) automatiquement àtous les <strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Le Secrétariat général est i<strong>de</strong>ntifié au calendrier <strong>de</strong>conservation comme étant le détenteur principal <strong>de</strong> la série«Réunions du comité <strong>de</strong> direction».Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Le détenteur principal participe avec le responsable <strong>de</strong> lagestion documentaire à l’élaboration <strong>de</strong>s règles <strong>de</strong>conservation pour les séries documentaires liées à sonmandat.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 86
DossierRègle <strong>de</strong> conservation – NUMÉRO DE CALENDRIER DE CONSER-VATIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationIndication du numéro <strong>de</strong> calendrier <strong>de</strong> conservation attribuépar BAnQ.Non applicable.ConditionnelObligatoire uniquement pour les organismes qui doiventfaire approuver leur calendrier <strong>de</strong> conservation par BAnQ.Occurrence0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteUne validation est effectuée avec le calendrier <strong>de</strong>conservation.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.C<strong>et</strong>te valeur est générée automatiquement une foisque la métadonnée Numéro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong>conservation est complétée. Elle est extraite ducalendrier <strong>de</strong> conservation <strong>de</strong> l’organisme à partir<strong>de</strong> ce numéro.- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Numéro <strong>de</strong> calendrier <strong>de</strong> conservationinscrite pour un dossier s’applique automatiquementà tous les <strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 87
DossierRègle <strong>de</strong> conservation – NUMÉRO DE CALENDRIER DE CONSER-VATIONExemples Exemple 1Calendrier <strong>de</strong> conservation <strong>de</strong> BAnQ.Le numéro <strong>de</strong> calendrier <strong>de</strong> conservation qui se génèreautomatiquement à c<strong>et</strong>te métadonnée est 6487.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Le numéro <strong>de</strong> calendrier <strong>de</strong> conservation est la ported’accès pour BAnQ au calendrier <strong>de</strong> conservation d’unorganisme. Il est exigé par c<strong>et</strong>te <strong>de</strong>rnière lors du versement<strong>de</strong> <strong>documents</strong> à BAnQ.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 88
DossierRègle <strong>de</strong> conservation – NUMÉRO DE RÈGLE DE CONSERVATIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationIndication du numéro correspondant à la règle <strong>de</strong>conservation d’une série documentaire, d’un systèmed’information, d’un dossier (ou d’un document, le caséchéant) dans un calendrier <strong>de</strong> conservation.Non applicable.ObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste affichant les règles <strong>de</strong> conservationpouvant s’appliquer à un dossier.TexteUne validation est effectuée avec le calendrier <strong>de</strong>conservation.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.Le numéro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservation est extrait ducalendrier <strong>de</strong> conservation d’un organisme. Il estsélectionné lors <strong>de</strong> la classification d’un dossier àun Processus/Activité auquel <strong>de</strong>ux règles <strong>de</strong>conservation ou plus sont rattachées.Valeur par défaut- Valeur déduite.Le numéro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservation est extraitdu calendrier <strong>de</strong> conservation d’un organisme. Il estgénéré automatiquement lors <strong>de</strong> la classificationd’un dossier à un Processus/Activité auquel uneseule règle <strong>de</strong> conservation est rattachée.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 89
DossierRègle <strong>de</strong> conservation – NUMÉRO DE RÈGLE DE CONSERVATION- Valeur héritéeLa valeur <strong>de</strong> Numéro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservationinscrite pour un dossier s’applique automatiquementà tous les <strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationIl est souhaitable que ce numéro soit unique. Il peut êtreattribué par l’organisme ou par BAnQ.Exemples Exemple 1Dossier intitulé «Numérisation <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>».Lors <strong>de</strong> la classification <strong>de</strong> ce dossier au Processus/activité«Transfert <strong>de</strong> support <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>», le numéro <strong>de</strong> règle<strong>de</strong> conservation qui y est rattaché, soit 599, se génère automatiquementà la métadonnée « numéro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong>conservation ».Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Le numéro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservation est la porte d’accèsaux données contenues dans la règle <strong>de</strong> conservation d’uncalendrier. Il perm<strong>et</strong> d’extraire <strong>de</strong> la règle les différentesinformations, soit pour les générer automatiquement auxmétadonnées correspondantes, soit pour perm<strong>et</strong>tre <strong>de</strong>scalculs afin <strong>de</strong> déterminer les dates <strong>de</strong> transfert, <strong>de</strong><strong>de</strong>struction ou <strong>de</strong> versement prévues.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 90
DossierRègle <strong>de</strong> conservation – TITRE DE LA RÈGLE DE CONSERVATIONDéfinitionNe pas confondre avecIndication du nom d’une série documentaire, d’un systèmed’information, d’un dossier ou d’un document, le caséchéant dans un calendrier <strong>de</strong> conservation.Titre du document, qui correspond au nom officiel donné àun document.Titre du dossier, qui correspond au nom officiel donné à undossier.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteUne validation est effectuée avec le calendrier <strong>de</strong>conservation.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.La valeur du Titre <strong>de</strong> la règle <strong>de</strong> conservation estgénérée automatiquement. Elle est extraite ducalendrier <strong>de</strong> conservation <strong>de</strong> l’organisme à partir <strong>de</strong>la métadonnée Numéro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservation.- Valeur héritée.La valeur du Titre <strong>de</strong> la règle <strong>de</strong> conservationinscrite pour un dossier s’applique automatiquementà tous les <strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 91
DossierRègle <strong>de</strong> conservation – TITRE DE LA RÈGLE DE CONSERVATIONExemples Exemple 1Enregistrement institutionnel du Dossier intitulé«Numérisation <strong>de</strong>s cartes».- Classification du dossier au Processus/activité «Transfert<strong>de</strong> support <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>».- Production automatique du Numéro <strong>de</strong> la règle <strong>de</strong>conservation 599 rattaché au Processus/activité.- Production automatique à c<strong>et</strong>te métadonnée du titre <strong>de</strong> larègle <strong>de</strong> conservation «Gestion <strong>de</strong>s dossiers <strong>de</strong>numérisation» à partir du Numéro <strong>de</strong> la règle <strong>de</strong>conservation 599.Notes complémentairesAucune note.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 92
RELATIONDéfinitionMétadonnée d’enrichissementI<strong>de</strong>ntification <strong>de</strong>s ressources documentaires liées à laprésente ressource documentaire <strong>et</strong> <strong>de</strong>s liens qui lesunissent.A pour partieEst partie <strong>de</strong>Est référencé parEst requis parRéfère àRequiertSe conforme àNotes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 93
DossierRelation – A POUR PARTIEDéfinitionRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> lier les différentes parties d’undossier au dossier décrit.Par exemple, rattachement d’un sous-dossier à un dossierou rattachement <strong>de</strong> <strong>documents</strong> à un dossier.Ne pas confondre avecA pour partie (document), qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier lesdifférentes parties ou sections d’un document.Est partie <strong>de</strong> (document), qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier le dossierou le document duquel relève un document ou une partie<strong>de</strong> document.Est partie <strong>de</strong> (dossier), qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier le dossierduquel relève un sous-dossier.Degré d’obligationConditionnelObligatoire uniquement lors <strong>de</strong> l’enregistrementinstitutionnel au moment du rattachement d’un sousdossierou d’un document numérique au dossier décrit.Sans être présentée à l’utilisateur, c<strong>et</strong>te métadonnée doitêtre incluse dans une application <strong>de</strong> gestion documentaireafin <strong>de</strong> perm<strong>et</strong>tre la constitution virtuelle d’un dossier avecses parties.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.L’i<strong>de</strong>ntifiant <strong>de</strong> chacun <strong>de</strong>s sous-dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> numériques rattachés à un dossier sereporte automatiquement à c<strong>et</strong>te métadonnée.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 94
DossierRelation – A POUR PARTIESaisie <strong>et</strong> interprétationExemples Exemple 1Il s’agit du rattachement d’un sous-dossier au dossierdécrit.3000 [i<strong>de</strong>ntifiant du dossier décrit intitulé Gestion <strong>de</strong>sdossiers <strong>de</strong>s employés]A pour partie : 450 [i<strong>de</strong>ntifiant du sous-dossier intituléMartin Chevr<strong>et</strong>te]Exemple 2Il s’agit du rattachement d’un document au dossier décrit.450 [i<strong>de</strong>ntifiant du dossier décrit intitulé Martin Chevr<strong>et</strong>te]A pour partie : 25 [i<strong>de</strong>ntifiant du document intituléCurriculum vitae]Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 95
DossierRelation – EST PARTIE DEDéfinitionNe pas confondre avecRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier le dossier duquel relève lesous-dossier décrit.A pour partie (document), qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier lesdifférentes parties ou sections d’un document.A pour partie (dossier), qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> lier les différentesparties d’un dossier à un dossier.Est partie <strong>de</strong> (document), qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier le dossierou le document duquel relève un document ou une partie<strong>de</strong> document.Degré d’obligationConditionnelObligatoire uniquement lors <strong>de</strong> l’enregistrementinstitutionnel d’un sous-dossier numérique au moment durattachement au dossier.Sans être présentée à l’utilisateur, c<strong>et</strong>te métadonnée doitêtre incluse dans une application <strong>de</strong> gestion documentaireafin <strong>de</strong> perm<strong>et</strong>tre la constitution virtuelle d’un dossier avecses parties.Occurrence0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.L’i<strong>de</strong>ntifiant du dossier duquel relève le sousdossierdécrit se reporte automatiquement à c<strong>et</strong>temétadonnée.Saisie <strong>et</strong> interprétation<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 96
DossierRelation – EST PARTIE DEExemples Exemple 1Il s’agit du rattachement d’un dossier au sous-dossierdécrit.450 [i<strong>de</strong>ntifiant du sous-dossier décrit intitulé MartinChevr<strong>et</strong>te]Est partie <strong>de</strong> : 3000 [i<strong>de</strong>ntifiant du dossier Gestion <strong>de</strong>sdossiers <strong>de</strong>s employés]Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée doit également être prévue dans le profil<strong>de</strong>s métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>, notamment lorsque l’ondésire spécifier <strong>de</strong> quel dossier relève un document.Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 97
DossierRelation – EST RÉFÉRENCÉ PARDéfinition Relation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier les sources danslesquelles le dossier décrit est référencé, cité oumentionné.Ne pas confondre avec Réfère à.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Dossier du centième anniversaire <strong>de</strong> la ville X [dossierdécrit]Est référencé par : Dossier HistoriaNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 98
DossierRelation – EST REQUIS PARDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier quel dossier nécessitel’utilisation du dossier décrit pour le maintien <strong>de</strong> sa fonction,<strong>de</strong> sa présentation ou <strong>de</strong> la cohérence <strong>de</strong> son contenu.Requiert.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Dossier <strong>de</strong>s statistiques du Québec sur le transportferroviaire [dossier décrit]Est requis par : Dossier <strong>de</strong>s statistiques 2006-2007 sur l<strong>et</strong>ransport ferroviaire au CanadaNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 99
DossierRelation – RÉFÈRE ÀDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier les sources qui sontréférencées ou mentionnées dans le dossier décrit.Est référencé par.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Dossier Historia [dossier décrit]Réfère à : Dossier du centième anniversaire <strong>de</strong> la ville.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 100
DossierRelation – REQUIERTDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier le dossier qui est exigépour le maintien <strong>de</strong> la fonction, <strong>de</strong> la présentation ou <strong>de</strong> lacohérence du contenu du dossier décrit.Est requis par.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Dossier <strong>de</strong>s statistiques 2006-2007 sur le transportferroviaire au Canada [dossier décrit]Requiert : Dossier <strong>de</strong>s statistiques du Québec sur l<strong>et</strong>ransport ferroviaireNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 101
DossierRelation – SE CONFORME ÀDéfinitionC<strong>et</strong>te relation perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> préciser un ou plusieurs standardsqu’un dossier doit respecter.Le standard peut être accessible directement via unhyperlien ou sinon une référence doit être inscrite pour enperm<strong>et</strong>tre l’accès.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans lesprofils <strong>de</strong> métadonnées <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> <strong>de</strong>transaction. Consulter la partie 3 pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 102
DossierRESTRICTION D’UTILISATIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationI<strong>de</strong>ntification <strong>de</strong>s modalités régissant l’utilisation d’undossier, telles que les droits d’auteur, les restrictionscommerciales ou d’autres restrictions du droit <strong>de</strong> consulter,<strong>de</strong> reproduire, <strong>de</strong> publier, <strong>de</strong> présenter, <strong>de</strong> préparer <strong>de</strong>sœuvres dérivées ou d’utiliser par ailleurs le produit <strong>de</strong>diffusion <strong>de</strong> l’information.Limite d’accès, qui précise le niveau <strong>de</strong> sécurité d’undossier tandis que les restrictions d’utilisation précisent lesrestrictions quant à l’utilisation du contenu d’un dossier oud’un document.ConditionnelObligatoire uniquement lors du versement à BAnQ <strong>de</strong>sdossiers visés par une restriction d’utilisation.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Restriction d’utilisation inscrite pourun dossier s’applique automatiquement à tous les<strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Toutefois, malgré c<strong>et</strong> héritage, il est possibled’inscrire une restriction d’utilisation pour certains<strong>documents</strong> spécifiques appartenant à un dossier.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 103
DossierRESTRICTION D’UTILISATIONSaisie <strong>et</strong> interprétationIl est possible qu’un dossier <strong>de</strong>meure confi<strong>de</strong>ntiel pendantun certains temps après son versement à BAnQ. Unerestriction d’utilisation doit alors être inscrite en i<strong>de</strong>ntifiantles dispositions juridiques (lois, règlements), les conventionsparticulières ou les autres considérations qui peuvent avoir<strong>de</strong>s conséquences sur l’accès à ce dossier. Si possible,préciser la durée <strong>de</strong> la restriction <strong>et</strong> la date à laquelle elleprendra fin.Exemples Exemple 1Les dossiers que renferme le présent cédérom sont viséspar la convention <strong>de</strong> donation du 20 septembre 2008 qui enrestreint la reproduction pour une pério<strong>de</strong> <strong>de</strong> 10 ans àcompter du 10 juill<strong>et</strong> 2008. La restriction pourra donc êtrelevée le 10 juill<strong>et</strong> 2018.Exemple 2Dossier contenant toutes les versions préliminaires d’unrèglement sur le recyclage <strong>et</strong> dont l’ensemble <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> datent <strong>de</strong> 1998.La communication <strong>de</strong>s versions préliminaires ou <strong>de</strong> toutproj<strong>et</strong> <strong>de</strong> texte législatif ou réglementaire peut être refuséejusqu’à l’expiration <strong>de</strong> 10 ans <strong>de</strong> sa date en vertu <strong>de</strong> l’article36 <strong>de</strong> la Loi sur l’accès aux <strong>documents</strong> <strong>de</strong>s organismespublics <strong>et</strong> sur la protection <strong>de</strong>s renseignements personnels.Ainsi, dans ce <strong>de</strong>rnier cas, la restriction sera levée en 2008.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Les Règles <strong>de</strong> <strong>de</strong>scription <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> d’archives(RDDA) peuvent être consultées étant donné qu’ellesfournissent <strong>de</strong>s directives intéressantes qui perm<strong>et</strong>tront <strong>de</strong>compléter la valeur <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 104
STATUTDéfinitionMétadonnée d’enrichissementPosition d’une ressource documentaire dans une échelle<strong>de</strong> valeurs ou état <strong>de</strong> sa progression dans une séquencelogique ou temporelle.Statut archivistiqueStatut d’autorité d’enregistrementStatut d’exemplaireStatut <strong>de</strong> dossierStatut essentielNotes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 105
DossierStatut – STATUT ARCHIVISTIQUEDéfinitionÉtat d’activité du dossier au cours <strong>de</strong> son cycle <strong>de</strong> vie.Correspond à l’état actif, semi-actif <strong>et</strong> inactif.Ne pas confondre avecDegré d’obligationNon applicable.ObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteC<strong>et</strong>te métadonnée comprend trois valeurs : actif,semi-actif, inactif.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Lors <strong>de</strong> l’opération annuelle <strong>de</strong> déclassement<strong>de</strong>s dossiers dans une organisation, c<strong>et</strong>te valeurdoit changer automatiquement lors <strong>de</strong> l’inscriptiond’une valeur aux trois dates suivantes : date <strong>de</strong>transfert réelle, date <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction réelle ou date <strong>de</strong>versement réelle.- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Statut archivistique inscrite pour undossier s’applique automatiquement à tous les<strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Le dossier intitulé «Budg<strong>et</strong> 2005» est transféré dans unentrepôt <strong>de</strong> <strong>documents</strong> semi-actifs le 01-04-2007. Une foisla date réelle <strong>de</strong> transfert complétée, le statut archivistiquese modifie automatiquement pour semi-actif.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 106
DossierStatut – STATUT ARCHIVISTIQUENotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 107
DossierStatut – STATUT D’AUTORITÉ D’ENREGISTREMENTDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationIndication <strong>de</strong> l’espace institutionnel sous lequel un dossier<strong>et</strong> ses <strong>documents</strong> sont enregistrés <strong>et</strong> entreposés.Chemin d’accès, qui précise le parcours que doit suivreune adresse Web ou un système d’exploitation pouraccé<strong>de</strong>r à un dossier <strong>et</strong> à un document numériques.ObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteType <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.En sélectionnant l’espace dans lequel on désireenregistrer institutionnellement notre dossier, lesystème peut générer automatiquement c<strong>et</strong>temétadonnée.- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Statut d’autorité d’enregistrementinscrite pour un dossier s’applique automatiquementà tous les <strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationLes espaces dédiés aux ressources documentaires <strong>de</strong>l’institution peuvent être structurés en fonction <strong>de</strong> certainesrègles internes. Ces espaces pourraient être, par exemple :- Espace sectoriel par unité administrative, c’est-à-dire unespace partagé par les employés d’une même unitéadministrative.- Espace collaboratif intra-unité, c’est-à-dire un espacepartagé uniquement par certains employés provenantd’une même unité administrative.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 108
DossierStatut – STATUT D’AUTORITÉ D’ENREGISTREMENT- Espace collaboratif inter-unités, c’est-à-dire un espacepartagé par <strong>de</strong>s employés provenant d’unités administrativesdistinctes.ExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucun exemple.Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 109
DossierStatut – STATUT D’EXEMPLAIREDéfinitionIndication perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> préciser si un dossier correspondà un exemplaire principal ou secondaire.L’exemplaire principal d’un dossier est celui qui contientl’information la plus complète sur un suj<strong>et</strong> donné, tandisque l’exemplaire secondaire d’un dossier correspond àcelui qui comprend une partie <strong>de</strong> l’information contenuedans un dossier principal ou une copie <strong>de</strong> toutel’information contenue dans ce dossier.Ne pas confondre avecDegré d’obligationNon applicableObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix possible dans une liste <strong>de</strong> référence comprenantles <strong>de</strong>ux valeurs suivantes : Principal <strong>et</strong> Secondaire.TexteType <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Un choix doit être effectué lorsque le détenteurprincipal est multiple (par exemple, unité administrativeresponsable).Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.C<strong>et</strong>te métadonnée peut être complétéeautomatiquement en établissant une concordanceentre les métadonnées Détenteur principal <strong>et</strong> Unitéadministrative propriétaire.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 110
DossierStatut – STATUT D’EXEMPLAIRESi ces <strong>de</strong>ux métadonnées ont <strong>de</strong>s valeursi<strong>de</strong>ntiques, l’indication Principal se génère. Sinon, lamention Secondaire s’inscrit.- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Statut d’exemplaire inscrite pour undossier s’applique automatiquement à tous les<strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel du dossier «Plan <strong>de</strong>classification» par le Service <strong>de</strong> la gestion documentaired’un organisme x.L’unité administrative propriétaire est le Service <strong>de</strong> lagestion documentaire.Le détenteur principal précisé pour c<strong>et</strong>te série au calendrier<strong>de</strong> conservation <strong>de</strong> l’organisme est le Service <strong>de</strong> la gestiondocumentaire, car c’est lui qui a pour mandat <strong>de</strong> concevoir<strong>et</strong> tenir à jour le plan <strong>de</strong> classification <strong>de</strong> c<strong>et</strong> organisme.Le statut d’exemplaire du dossier qui se génèreautomatiquement est Principal étant donné que l’unitéadministrative propriétaire <strong>et</strong> le détenteur principal sontsemblables.Tous les <strong>documents</strong> rattachés à ce dossier héritentautomatiquement du statut d’exemplaire principal.Exemple 2Enregistrement institutionnel du dossier «Politique <strong>de</strong>dotation <strong>de</strong>s employés» par la Direction <strong>de</strong>s ressourceshumaines <strong>de</strong> l’organisme x.L’unité administrative propriétaire est la Direction <strong>de</strong>sressources humaines.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 111
DossierStatut – STATUT D’EXEMPLAIRELe détenteur principal précisé pour c<strong>et</strong>te série au calendrier<strong>de</strong> conservation <strong>de</strong> l’organisme est multiple, c’est-à-direqu’il correspond à la mention Unité administrativeresponsable.La Direction <strong>de</strong>s ressources humaines est l’unitéadministrative qui a pour mandat d’élaborer <strong>et</strong> <strong>de</strong> m<strong>et</strong>tre enœuvre c<strong>et</strong>te politique dans l’organisme. Elle est donc ledétenteur principal.Le statut d’exemplaire du dossier doit être sélectionné <strong>et</strong> savaleur doit être Principal étant donné que la Direction <strong>de</strong>sressources humaines est l’unité administrative quienregistre institutionnellement le dossier <strong>et</strong> qu’ellecorrespond au détenteur principal.Tous les <strong>documents</strong> rattachés à ce dossier héritentautomatiquement du statut d’exemplaire principal.Exemple 3Enregistrement institutionnel du dossier «Politique <strong>de</strong>dotation <strong>de</strong>s employés» par le Service <strong>de</strong> la gestiondocumentaire <strong>de</strong> l’organisme x.L’unité administrative propriétaire est le Service <strong>de</strong> lagestion documentaire.Le détenteur principal précisé pour c<strong>et</strong>te série au calendrier<strong>de</strong> conservation <strong>de</strong> l’organisme est multiple, c’est-à-direqu’il correspond à la mention Unité administrativeresponsable.La Direction <strong>de</strong>s ressources humaines est l’unitéadministrative qui a pour mandat d’élaborer <strong>et</strong> <strong>de</strong> m<strong>et</strong>tre enœuvre c<strong>et</strong>te politique dans l’organisme. Elle est donc ledétenteur principal.Le statut d’exemplaire du dossier doit être sélectionné <strong>et</strong> savaleur doit être Secondaire étant donné que le Service <strong>de</strong>la gestion documentaire est l’unité administrative quienregistre institutionnellement le dossier <strong>et</strong> qu’il necorrespond pas au détenteur principal.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 112
DossierStatut – STATUT D’EXEMPLAIRETous les <strong>documents</strong> rattachés à ce dossier héritentautomatiquement du statut d’exemplaire secondaire.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> préciser les pério<strong>de</strong>sd’utilisation <strong>et</strong> le mo<strong>de</strong> <strong>de</strong> disposition à appliquer pour undossier après avoir sélectionné le Processus/Activitéapproprié.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 113
DossierStatut – STATUT DE DOSSIERDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceÉtapes <strong>de</strong> traitement ou d’échange franchies pour undossier dans un processus d’affaires.Non applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix possible dans une liste <strong>de</strong> référence développéeà l’interne.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Réception d’une <strong>de</strong>man<strong>de</strong> en vertu du programme d’ai<strong>de</strong>financière pour la rénovation <strong>de</strong>s maisons ancestrales.Après analyse <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te <strong>de</strong>man<strong>de</strong>, elle est rej<strong>et</strong>ée car ellene rencontre pas tous les critères d’admissibilité.Il a été convenu dans l’organisme que les étapes caractéristiques<strong>de</strong> gestion <strong>de</strong> ce programme d’ai<strong>de</strong> financièresont les suivantes :- ouverture du dossier- rej<strong>et</strong> du dossier parce que non admissible;- évaluation du dossier en cours;- décision annoncée ou transmise;- versement <strong>de</strong> l’argent;- suivi du dossier ou du rapport;- ferm<strong>et</strong>ure du dossier.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 114
DossierStatut – STATUT DE DOSSIERLa valeur sélectionnée à c<strong>et</strong>te métadonnée lors <strong>de</strong>l’enregistrement institutionnel <strong>de</strong> ce dossier sera «Rej<strong>et</strong> dudossier parce que non admissible».Notes complémentairesC<strong>et</strong>te métadonnée peut être utilisée pour <strong>de</strong>s dossiersvisant <strong>de</strong>s processus d’affaires dont les étapes <strong>de</strong>traitement ou d’échanges peuvent être définies facilement.Les étapes <strong>de</strong>s processus visés doivent être déterminéessoigneusement, puis automatisées dans un circuit <strong>de</strong>production.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 115
DossierStatut – STATUT ESSENTIELDéfinitionInformation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> préciser si un dossier estindispensable au fonctionnement d’un organisme <strong>et</strong> s’ilperm<strong>et</strong> d’assurer la continuité ou le rétablissement <strong>de</strong> sesopérations, <strong>de</strong> ses droits <strong>et</strong> <strong>de</strong> ses obligations durant ouaprès un sinistre.La disparition d’un tel dossier pourrait avoir <strong>de</strong>sconséquences graves ou irréparables pour l’organisme.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicable.Facultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix possible dans une liste <strong>de</strong> référence comprenantles <strong>de</strong>ux valeurs suivantes : Essentiel <strong>et</strong> Nonessentiel.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur <strong>de</strong> Statut essentiel inscrite pour undossier s’applique automatiquement à tous les<strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAucune remarque.Aucun exemple.Aucune note.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 116
DossierStatut – STATUT ESSENTIELAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 117
DossierTITRE DU DOSSIERDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationNom officiel donné à un dossier.Non applicable.ObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteIl est possible d’exercer un contrôle ou non sur c<strong>et</strong>temétadonnée. Ainsi, un titre personnalisé peut êtreinscrit sans aucun contrôle ou, lors <strong>de</strong> la classificationd’un dossier, le titre du Processus/activitécorrespondant peut être automatiquement reporté. Il ya alors, dans ce <strong>de</strong>rnier cas, un contrôle.Élément d’une énumérationChoix possible dans une liste <strong>de</strong> titre <strong>de</strong> dossiers.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Le titre d’un dossier est saisi lors <strong>de</strong>l’enregistrement institutionnel initial d’un dossier.Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.Le titre d’un dossier numérique doit être sélectionnédans une liste déroulante présentant les titres <strong>de</strong>sdossiers déjà enregistrés afin <strong>de</strong> perm<strong>et</strong>tre lerattachement d’un document à un dossier lors <strong>de</strong>l’enregistrement institutionnel du document.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 118
DossierTITRE DU DOSSIERValeur par défaut- Valeur déduite.Certaines applications en gestion documentairein<strong>de</strong>xent automatiquement le titre duProcessus/activité inscrit dans le plan <strong>de</strong>classification. Dans ce cas, nous recommandonsfortement qu’une validation <strong>de</strong> ce titre soit effectuéeafin <strong>de</strong> le rendre le plus utile ou significatif pour larecherche.- Valeur héritée.Les valeurs du Titre du dossier inscrites pour undossier s’appliquent automatiquement à tous les<strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationIl faut créer un titre s’appliquant à l’ensemble <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> classés dans un dossier.Le titre d’un dossier doit être le plus précis possible <strong>de</strong>manière à être révélateur <strong>de</strong> son contenu.Exemples Exemple 1Dossier <strong>de</strong> l’employée Marie Lemire – Vol<strong>et</strong> carrièreExemple 2Planification stratégique 2007-2008Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 119
DossierUNITÉ ADMINISTRATIVE PROPRIÉTAIREDéfinitionNe pas confondre avecEntité administrative principalement responsable <strong>de</strong> lagestion, tout au long <strong>de</strong> leur cycle <strong>de</strong> vie, <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong><strong>de</strong>s <strong>documents</strong>, principaux <strong>et</strong> secondaires, produits oureçus dans le cadre <strong>de</strong> son mandat.Détenteur principal, qui i<strong>de</strong>ntifie, pour chacune <strong>de</strong>s sériesdocumentaires d’un calendrier <strong>de</strong> conservation, le(s)entité(s) administrative(s) responsable(s) <strong>de</strong> détenirl’information la plus complète sur un suj<strong>et</strong> ou un thèmedonné.Métadonnées opérationnellesCréateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création), quii<strong>de</strong>ntifie la personne effectuant l’enregistrement initial <strong>de</strong>sdossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées dans unsystème institutionnel <strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Créateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification), quii<strong>de</strong>ntifie la personne effectuant l’enregistrement d’unemodification à <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>smétadonnées dans un système institutionnel <strong>de</strong> gestionintégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Degré d’obligationObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste développée à l’interne.Un contrôle doit être exercé en tenant compte <strong>de</strong>sdroits d’accès du créateur <strong>de</strong> l’enregistrementinstitutionnel. Ainsi, lorsque ce <strong>de</strong>rnier a <strong>de</strong>s droits surplusieurs unités administratives, les noms <strong>de</strong> ces unitésadministratives doivent être présentés sous forme <strong>de</strong>liste pour perm<strong>et</strong>tre une sélection.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 120
DossierUNITÉ ADMINISTRATIVE PROPRIÉTAIRETexteUn contrôle doit être exercé en tenant compte <strong>de</strong>sdroits d’accès du créateur <strong>de</strong> l’enregistrementinstitutionnel. Ainsi, lorsque ce <strong>de</strong>rnier a <strong>de</strong>s droits surune seule unité administrative, le nom <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te unitéadministrative doit se générer automatiquement à c<strong>et</strong>temétadonnée.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.Valeur par défaut- Valeur déduite.Valeur par défaut- Valeur héritée.La valeur d’Unité administrative propriétaire inscritepour un dossier s’applique automatiquement à tousles <strong>documents</strong> rattachés à ce dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétationC<strong>et</strong>te métadonnée perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> déterminer si l’on a en mainl’exemplaire principal ou secondaire d’un dossier enétablissant un lien avec la métadonnée Détenteur principal.Lors du versement <strong>de</strong> dossiers à BAnQ, il est important <strong>de</strong>préciser le nom officiel <strong>de</strong> l’organisme public accompagnédu nom <strong>de</strong> l’unité administrative qui verse les dossiers.Exemples Exemple 1Ministère <strong>de</strong> l’Éducation du Québec. Direction <strong>de</strong>sprogrammes d’ai<strong>de</strong>. Service <strong>de</strong>s subventions aux écolesCe service est responsable <strong>de</strong> la gestion <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong><strong>de</strong>s <strong>documents</strong> produits ou reçus dans le cadre <strong>de</strong> sonmandat. Certains <strong>de</strong> ces dossiers <strong>et</strong> <strong>documents</strong> peuventêtre principaux ou secondaires.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 121
DossierUNITÉ ADMINISTRATIVE PROPRIÉTAIRELe nom <strong>de</strong> ce service se génère automatiquement lors <strong>de</strong>l’enregistrement institutionnel <strong>de</strong> dossiers faisant partie <strong>de</strong>c<strong>et</strong>te unité administrative.Tous les <strong>documents</strong> rattachés à ce dossier héritent <strong>de</strong> lavaleur inscrite à c<strong>et</strong>te métadonnée.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 122
PARTIE 3.PROFILS DE MÉTADONNÉESDES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCEET DOCUMENTS DE TRANSACTION
AUDITOIREDéfinitionMétadonnée d’enrichissementClasse <strong>de</strong> personnes, <strong>de</strong> groupes, <strong>de</strong> communautés,d’organisations ou d’entreprises pour lesquelles uneressource documentaire jugée appropriée est produite.Public cibleScolaritéNotes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 124
Document <strong>de</strong> référenceAuditoire – PUBLIC CIBLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceIndication perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> préciser si le contenu d’undocument s’adresse à <strong>de</strong>s groupes précis <strong>de</strong> la société.Non applicableFacultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste <strong>de</strong> référence pouvant comprendreles valeurs suivantes : aînés, chercheurs d’emploi,communauté rurale, <strong>de</strong>man<strong>de</strong>urs <strong>de</strong> financement,éducateurs, employeurs, enfants, entreprises,étudiants, femmes, grand public, gouvernement,immigrants, jeunesse, médias, non-Québécois,organisations non gouvernementales, parents,personnes handicapées, peuples autochtones,scientifiques, visiteurs au Québec <strong>et</strong> voyageurs.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAucune remarque.Aucun exemple.L’énumération proposée à la rubrique Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong>contrôle est adaptée sur la base d’une liste dugouvernement canadien intitulée Schéma d’auditoire dugouvernement du Canada 27 .27 http://www.tbs-sct.gc.ca/im-gi/mwg-gtm/aud-aud/docs/2003/schemfinal/schemfinal-fra.asp.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 125
Document <strong>de</strong> référenceAuditoire – PUBLIC CIBLEUne autre source <strong>de</strong> sélection est le Thésaurus <strong>de</strong> l’activitégouvernementale TAG) qui comporte <strong>de</strong>s termes <strong>de</strong>catégories <strong>de</strong> clientèles pouvant être ajustés ou réutilisés,que ce soit pour les entreprises, pour les groupes <strong>de</strong>personnes ou pour les individus.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans le profil<strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plus<strong>de</strong> détails.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 126
Document <strong>de</strong> référenceAuditoire – SCOLARITÉDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceScolarité minimale nécessaire pour comprendre le contenud’un document.Non applicable.Facultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste <strong>de</strong> référence comprenant lesvaleurs <strong>de</strong> scolarité correspondant aux quatre ordresd’enseignement : primaire, secondaire, collégial ouuniversitaire.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)S’assurer <strong>de</strong> choisir la valeur du niveau <strong>de</strong> scolarité le plusbas pour comprendre le contenu d’un document <strong>de</strong>référence. Par exemple, si vous sélectionnez secondaire,ceci signifie que le contenu vise <strong>de</strong>s gens détenant unescolarité <strong>de</strong> niveau secondaire, collégial ou universitaire.Aucun exemple.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans le profil<strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plus<strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 127
CARACTÉRISTIQUES MATÉRIELLESDéfinition Ensemble <strong>de</strong>s éléments <strong>de</strong>scriptifs relatifs à lareprésentation physique ou numérique d’une ressourcedocumentaire.Métadonnée d’enrichissementDimensionQuantitéSupportNotes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 128
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionCaractéristiques matérielles – DIMENSIONDéfinitionIndication perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> préciser les mesures <strong>de</strong> chacune<strong>de</strong>s gran<strong>de</strong>urs d’un document sur un support tangible.Ces mesures peuvent correspondre à la largeur, à lahauteur <strong>et</strong> à la profon<strong>de</strong>ur.Ne pas confondre avec Format d’enregistrement institutionnel, qui viseparticulièrement les <strong>documents</strong> numériques.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLes Règles <strong>de</strong> <strong>de</strong>scription <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> d’archives(RDDA) peuvent être utilisées pour <strong>de</strong>s fins <strong>de</strong>normalisation.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Un utilisateur décrit 5 photographies dont les dimensionssont 20 x 25 cm.La valeur saisie à c<strong>et</strong>te métadonnée est donc20 x 25 cm.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 129
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionCaractéristiques matérielles – QUANTITÉDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceIndication <strong>de</strong> la mesure d’une quantité physique ounumérique totale qu’occupe un document.Non applicable.Facultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLes Règles <strong>de</strong> <strong>de</strong>scription <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> d’archives(RDDA) peuvent être utilisées pour <strong>de</strong>s fins <strong>de</strong>normalisation.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> non numériques, c<strong>et</strong>tevaleur peut être saisie au clavier par l’utilisateur.Valeur par défaut- Valeur calculée.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> numériques, c<strong>et</strong>te valeurpeut être générée automatiquement.Saisie <strong>et</strong> interprétationPour les <strong>documents</strong> sur format papier, inscrire le nombre <strong>de</strong>pages.Pour les fichiers informatiques, inscrire le nombre d’oct<strong>et</strong>s.Pour les <strong>documents</strong> audiovisuels, inscrire la durée.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 130
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionCaractéristiques matérielles – QUANTITÉExemples Exemple 1Un document sur les élections scolaires au Québeccomprend 45 pages.La valeur 45 pages sera donc saisie à c<strong>et</strong>te métadonnée.Exemple 2La taille du fichier informatique « Profil métadonnées.doc »est <strong>de</strong> 1097 kilooct<strong>et</strong>s.La valeur 1097 kilooct<strong>et</strong>s est donc extraite du système <strong>et</strong>reportée automatiquement à c<strong>et</strong>te métadonnée.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée doit également être prévue dans le profil<strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plus<strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 131
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionCaractéristiques matérielles – SUPPORTDéfinitionNe pas confondre avecÉlément matériel (tangible) qui porte l’information aumoment <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel d’un document.Format d’enregistrement institutionnel, qui a trait auxtechnologies <strong>de</strong> représentation <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> numériques.Classification par type <strong>de</strong> document, qui est <strong>de</strong> l’ordre <strong>de</strong> lastructure logique.Degré d’obligationOccurrenceObligatoire1-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans la liste <strong>de</strong> référence produite par BAnQ oudans une liste <strong>de</strong> référence institutionnelle.La liste <strong>de</strong> référence <strong>de</strong> BAnQ comprend les valeurssuivantes : papier (PA), disque magnétique (DM)(disque local ou en réseau, disqu<strong>et</strong>te), ban<strong>de</strong>magnétique (BM) (bobine ou cass<strong>et</strong>te, audio, vidéo, ou<strong>de</strong> données), disque optique (DO) (CD-ROM, DVD),microforme (MF) (microfiche, microfilm), film (FI) (ycompris négatif, diapositive) <strong>et</strong> autres (AU).Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une listeLe support doit être sélectionné à partir d’une liste.- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 132
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionCaractéristiques matérielles – SUPPORTExemples Exemple 1Enregistrement institutionnel d’un document à la fois surmicrofiche <strong>et</strong> papier.Les valeurs papier <strong>et</strong> microforme (microfiche, microfilm) sontsélectionnées.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée doit également être prévue dans le profil<strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plus<strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 133
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionCHEMIN D’ACCÈSDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationParcours que doit suivre une adresse Web ou un systèmed’exploitation pour accé<strong>de</strong>r aux données d’un documentnumérique.Adresse d’emplacement physique, qui précise le lieud’entreposage physique d’un dossier ou d’un documenttangible.ObligatoireC<strong>et</strong>te métadonnée vise uniquementnumériques.les <strong>documents</strong>Occurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.C<strong>et</strong>te valeur provient du système au moment <strong>de</strong>l’enregistrement institutionnel lors du rattachementd’un document numérique à un dossier.Saisie <strong>et</strong> interprétation Le chemin d’accès d’un document comprendnécessairement un nom <strong>de</strong> fichier. Il est alors recommandéd’utiliser <strong>de</strong>s règles pour attribuer un nom à un fichier <strong>de</strong>manière à faciliter l’exploitation ultérieure <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 134
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionCHEMIN D’ACCÈSExemples Exemple 1G:/Gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>/Planification <strong>de</strong> laGID/Présentation vf2008Correspond au chemin pour accé<strong>de</strong>r au document portant lenom <strong>de</strong> fichier Présentation vf2008.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée doit également être prévue dans le profil<strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plus<strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 135
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionCLASSIFICATION PAR TYPE DE DOCUMENTDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceCatégorie <strong>de</strong> <strong>documents</strong> qu’on distingue en raison <strong>de</strong>caractéristiques communes matérielles, fonctionnelles ouformelles.Non applicable.Facultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix d’un <strong>de</strong>scripteur dans le schème <strong>de</strong>classification Type <strong>de</strong> document du Thésaurus <strong>de</strong>l’activité gouvernementale ou dans la liste <strong>de</strong>s genres<strong>de</strong> <strong>documents</strong> extraite <strong>de</strong>s Règles <strong>de</strong> <strong>de</strong>scription <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> d’archives (RDDA) ou dans une listeinterne <strong>de</strong> types <strong>de</strong> document développéeinstitutionnellement ou par un organisme externe.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique.- Valeur choisie à partir d’un résultat <strong>de</strong> recherche.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Document <strong>de</strong> législation <strong>et</strong> <strong>de</strong> réglementation [critèrefonctionnel]Exemple 2Avis juridique [critère formel]Exemple 3Formulaire [critère matériel]<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 136
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionCLASSIFICATION PAR TYPE DE DOCUMENTNotes complémentairesLes types <strong>de</strong> document sont une association <strong>de</strong> naturestructurelle créée entre un document <strong>et</strong> un item placé dansle Thésaurus <strong>de</strong> l’activité gouvernementale (schème <strong>de</strong>classification Type <strong>de</strong> document) ou dans une liste <strong>de</strong>types <strong>de</strong> document développée institutionnellement ou parun organisme externe.Les Règles <strong>de</strong> <strong>de</strong>scription <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> d’archives(RDDA) sont un exemple <strong>de</strong> listes développées par unorganisme externe. Il y est déterminé dix types <strong>de</strong><strong>documents</strong> basés sur <strong>de</strong>s critères matériels qui sont lessuivants :- Documents textuels;- Documents iconographiques;- Documents cartographiques;- Dessins d’architecture <strong>et</strong> <strong>de</strong>ssins techniques;- Images en mouvement;- Enregistrements sonores;- Documents informatiques;- Microformes;- Obj<strong>et</strong>s;- Documents philatéliques.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 137
Document <strong>de</strong> référenceCOLLABORATEURDéfinitionNe pas confondre avecEntité qui joue un rôle significatif dans la création ducontenu d’un document <strong>de</strong> référence <strong>et</strong> qui n’est pasnommée dans les métadonnées Créateur du document <strong>et</strong>Éditeur.Créateur du document, qui joue un rôle principal dans lacréation d’un documentÉditeur, qui joue un rôle précis après la création dudocument.Tierce partie, qui concerne les <strong>documents</strong> <strong>de</strong> transaction <strong>et</strong>joue un rôle complémentaire <strong>de</strong> façon analogue aucollaborateur dans le cas <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence.Métadonnées opérationnellesCréateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création), quii<strong>de</strong>ntifie la personne effectuant l’enregistrement initial <strong>de</strong>sdossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées dans unsystème institutionnel <strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Créateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification),qui i<strong>de</strong>ntifie la personne effectuant l’enregistrement d’unemodification à <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>smétadonnées dans un système institutionnel <strong>de</strong> gestionintégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut faire l’obj<strong>et</strong>d’un contrôle comme suit :- Nom, Prénom (rôle) [personne physique]- Nom <strong>de</strong> l’organisme (sigle) (rôle) [personne morale]<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 138
Document <strong>de</strong> référenceCOLLABORATEURType <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationUn collaborateur concerne divers rôles d’assistance ou <strong>de</strong>services complémentaires relativement à la création d’undocument <strong>de</strong> référence tels : illustrateur, infographe, photographe,cartographe, traducteur, adaptateur culturel,vidéaste, graphiste, commanditaire, responsable <strong>de</strong> lanumérisation, <strong>et</strong>c.Le collaborateur correspond, soit au nom <strong>et</strong> au prénomd’une personne, soit au nom d’un organisme, d’un serviceinterne ou externe.Exemples Exemple 1Brousseau, Pierre (traducteur)Exemple 2Coss<strong>et</strong>te communication-mark<strong>et</strong>ing (CCM) (illustrateur)Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 139
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionCRÉATEUR DU DOCUMENTDéfinitionNe pas confondre avecEntité principalement responsable <strong>de</strong> la création ducontenu d’un document.Collaborateur, qui concerne divers rôles d’assistance ou <strong>de</strong>services exerçant un rôle complémentaire par rapport à lacréation du document.Éditeur, qui joue un rôle précis après la création dudocument.Tierce partie, qui concerne les <strong>documents</strong> <strong>de</strong> transaction <strong>et</strong>joue un rôle complémentaire <strong>de</strong> façon analogue aucollaborateur dans le cas <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence.Métadonnées opérationnellesCréateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création), quii<strong>de</strong>ntifie la personne effectuant l’enregistrement initial <strong>de</strong>sdossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées dans unsystème institutionnel <strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Créateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification),qui i<strong>de</strong>ntifie la personne effectuant l’enregistrement d’unemodification à <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>smétadonnées dans un système institutionnel <strong>de</strong> gestionintégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut faire l’obj<strong>et</strong>d’un contrôle comme suit :- Nom, Prénom [personne physique]- Nom <strong>de</strong> l’organisme (rôle) [personne morale]<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 140
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionCRÉATEUR DU DOCUMENTType <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationLe créateur correspond, soit au nom <strong>et</strong> au prénom d’unepersonne, soit au nom d’un organisme, d’un service interneou d’un organisme externe.Exemples Exemple 1Roy, LucExemple 2Association <strong>de</strong>s archivistes du Québec (AAQ)Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 141
DATE DU DOCUMENTDéfinitionMétadonnée d’enrichissementIndication <strong>de</strong> l’année, du mois <strong>et</strong> du jour où une action estfaite par rapport à un document.Date d’expéditionDate <strong>de</strong> créationDate <strong>de</strong> modificationDate <strong>de</strong> publicationDate <strong>de</strong> réceptionDate <strong>de</strong> signatureNotes complémentairesL’inscription d’une date suivant la norme ISO 8601 estcomposée <strong>de</strong> huit chiffres, soit AAAAMMJJ, où AAAAcorrespond à l’année, MM, au mois <strong>de</strong> l’année, <strong>de</strong> 01(janvier) à 12 (décembre) <strong>et</strong> JJ, au jour du mois, <strong>de</strong> 01 à31. S’ajoutent les indications suivantes : heure, minutes,secon<strong>de</strong>s <strong>et</strong> fuseau horaire.(http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_<strong>de</strong>tail.htm?csnumber=40874)L’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 142
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionDate du document – DATE D’EXPÉDITIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate à laquelle un document est expédié officiellement.Portée temporelle, qui concerne l’époque dont traite lecontenu.ConditionnelObligatoire uniquement lorsque c<strong>et</strong>te date doit êtreconservée à titre <strong>de</strong> preuve ou lors d’échangesélectroniques ayant une portée juridique ou financière entre<strong>de</strong>ux parties.Occurrence0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date dudocument).Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur déduite.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> numériques, c<strong>et</strong>te valeurpeut être extraite <strong>de</strong> l’en-tête d’un courriel expédiéou d’un document faisant l’obj<strong>et</strong> d’une transactionélectronique.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesLa date d’expédition <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> peut être la dateinscrite sur le document au moment <strong>de</strong> sa réception, ladate <strong>de</strong> l’envoi postal ou la date du courriel expédié.Aucun exemple.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 143
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionDate du document – DATE D’EXPÉDITIONNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 144
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionDate du document – DATE DE CRÉATIONDéfinitionNe pas confondre avecDate à laquelle le contenu d’un document est créé.Portée temporelle, qui concerne l’époque dont traite lecontenu.Métadonnées opérationnellesDate <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création), quicorrespond à la date <strong>de</strong> l’enregistrement initial <strong>de</strong>sdossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées dans unsystème institutionnel <strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Date <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification), quicorrespond à la date <strong>de</strong> l’enregistrement d’une modificationà <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées dansun système institutionnel <strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s<strong>documents</strong>.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date dudocument).Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesC<strong>et</strong>te date correspond à la date <strong>de</strong> création du contenu dudocument <strong>et</strong> peut différer <strong>de</strong> la date <strong>de</strong> son enregistrementinstitutionnel.Aucun exemple.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 145
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionDate du document – DATE DE CRÉATIONNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Si l’on convertit <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> produits au cours <strong>de</strong>sannées antérieures avant <strong>de</strong> les enregistrer dans leurcadre institutionnel, la date <strong>de</strong> création <strong>et</strong> la date <strong>de</strong>l’enregistrement institutionnel (création) différerontconsidérablement en raison <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te conversion.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 146
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionDate du document – DATE DE MODIFICATIONDéfinitionNe pas confondre avecDate à laquelle le contenu d’un document est modifié.Portée temporelle, qui concerne l’époque dont traite lecontenu.Métadonnées opérationnellesDate <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création), quicorrespond à la date <strong>de</strong> l’enregistrement initial <strong>de</strong>sdossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées dans unsystème institutionnel <strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Date <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification), quicorrespond à la date <strong>de</strong> l’enregistrement d’une modificationà <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées dansun système institutionnel <strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s<strong>documents</strong>.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date dudocument).Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesC<strong>et</strong>te date correspond à la date <strong>de</strong> modification du contenudu document <strong>et</strong> peut différer <strong>de</strong> la date <strong>de</strong> l’enregistrementinstitutionnel <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te modification.Aucun exemple.Aucune note.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 147
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionDate du document – DATE DE MODIFICATIONAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 148
Document <strong>de</strong> référenceDate du document – DATE DE PUBLICATIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceDate à laquelle un document <strong>de</strong> référence est publié.Portée temporelle, qui concerne l’époque dont traite lecontenu.Facultatif0-3 (minimum <strong>et</strong> maximum)Il est possible d’inscrire à c<strong>et</strong>te métadonnée la date àlaquelle un document <strong>de</strong> référence est mis en ligne dansIntern<strong>et</strong>. De plus, les <strong>documents</strong> publiés sur un site Intern<strong>et</strong>alimenté par une base <strong>de</strong> données dynamique (parexemple, Cyberpress.com) pourront comprendre une date<strong>de</strong> début <strong>de</strong> publication <strong>et</strong>, le cas échéant, une date <strong>de</strong> fin<strong>de</strong> publication.Les <strong>de</strong>uxième <strong>et</strong> troisième occurrences prévues pourraientservir à c<strong>et</strong>te fin.Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date dudocument).Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 149
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionDate du document – DATE DE RÉCEPTIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate à laquelle un document est reçu officiellement.Portée temporelle, qui concerne l’époque dont traite lecontenu.ConditionnelObligatoire uniquement lorsque c<strong>et</strong>te date doit êtreconservée à titre <strong>de</strong> preuve ou lors d’échangesélectroniques ayant une portée juridique ou financière entre<strong>de</strong>ux parties.OccurrenceType <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum) Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date dudocument).Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur déduite.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> numériques, c<strong>et</strong>te valeurpeut être extraite <strong>de</strong> l’en-tête d’un courriel expédiéou d’un document faisant l’obj<strong>et</strong> d’une transactionélectronique.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesLa date <strong>de</strong> réception <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> peut être la dateapparaissant sur l’enveloppe (oblitération), la date <strong>de</strong>réception horodatée ou la date d’un courriel reçu.Aucun exemple.Aucune note.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 150
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionDate du document – DATE DE RÉCEPTIONAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 151
Document <strong>de</strong> transactionDate du document – DATE DE SIGNATUREDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate à laquelle un document <strong>de</strong> transaction est signé, aumoment précis <strong>de</strong> l’engagement d’un signataire.Portée temporelle, qui concerne l’époque dont traite lecontenu.ConditionnelObligatoire uniquement lors d’échanges électroniquesayant une portée juridique ou financière entre <strong>de</strong>ux parties.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Il est possible d’enregistrer plusieurs dates <strong>de</strong> signaturelorsqu’il y a différents signataires d’un même document.Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date dudocument).Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur déduite.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> numériques, c<strong>et</strong>te valeurpeut être extraite d’un document faisant l’obj<strong>et</strong> d’un<strong>et</strong>ransaction électronique.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAucune remarque.Aucun exemple.Aucune note.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 152
Document <strong>de</strong> transactionDate du document – DATE DE SIGNATUREAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 153
DESCRIPTIONDéfinitionMétadonnée d’enrichissementTexte court qui caractérise le contenu d’une ressourcedocumentaire.RésuméTable <strong>de</strong>s matièresNotes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 154
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionDescription – RÉSUMÉDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceTexte court qui décrit le contenu d’un document.Table <strong>de</strong>s matières.Facultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier ou à la suite <strong>de</strong>l’exécution d’un copier-coller.Saisie <strong>et</strong> interprétationLe résumé doit être suffisamment compl<strong>et</strong> <strong>et</strong> précis pourdonner une idée <strong>de</strong> la valeur <strong>de</strong> l’information véhiculée dansle document. Il peut aussi être très bref en s’en tenant àprésenter la raison d’être, c’est-à-dire pourquoi ce documenta été produit <strong>et</strong> est offert, en vertu <strong>de</strong> quel programme,proj<strong>et</strong> ou disposition légale.Exemples Exemple 1Résumé : Ce document présente chacun <strong>de</strong>s programmes<strong>de</strong> subvention offerts par le ministère <strong>de</strong> la Culture <strong>et</strong> <strong>de</strong>sCommunications pour 1998. On y trouve les conditionsd’admissibilité, les modalités d’inscription <strong>et</strong> le nom <strong>de</strong>spersonnes à joindre pour chacun <strong>de</strong>s programmes.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans le profil<strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plus<strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 155
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionDescription – TABLE DES MATIÈRESDéfinitionListe détaillée <strong>de</strong>s questions traitées dans un document.C<strong>et</strong>te liste présente les titres <strong>de</strong>s différentes parties ou <strong>de</strong>sillustrations d’un document accompagnés <strong>de</strong>s pages.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRésumé.Facultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier ou à la suite <strong>de</strong>l’exécution d’un copier-coller.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans le profil<strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plus<strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 156
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionDESTINATAIREDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationEntité à qui est expédié officiellement un document.Expéditeur, qui correspond à l’entité qui transm<strong>et</strong> officiellementun document.ConditionnelObligatoire uniquement lorsque c<strong>et</strong>te information doit êtreconservée à titre <strong>de</strong> preuve ou lors d’échangesélectroniques ayant une portée juridique ou financière entre<strong>de</strong>ux parties.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut faire l’obj<strong>et</strong>d’un contrôle comme suit :- Nom, Prénom. Nom <strong>de</strong> l’organisme auquel il estrattaché [personne physique]Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur déduite.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> numériques, c<strong>et</strong>te valeurpeut être extraite <strong>de</strong> l’en-tête d’un courriel expédié oud’un document faisant l’obj<strong>et</strong> d’une transactionélectronique. Elle peut être également extraite <strong>de</strong>srépertoires utilisés, tel Groupwise, dans le cas d’uncourriel reçu.Saisie <strong>et</strong> interprétationLe <strong>de</strong>stinataire correspond au nom <strong>et</strong> au prénom d’unepersonne.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 157
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionDESTINATAIREDans un courriel expédié ou reçu, les adressesélectroniques <strong>de</strong>s <strong>de</strong>stinataires apparaissent aux champsA : Cc (copie conforme), Cci (copie conforme discrète ouinvisible ou masquée).Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel d’un courriel expédié comportantle nom <strong>de</strong>s <strong>de</strong>stinataires suivants : Pierre Caron <strong>et</strong>Denise Desjardins.Les noms <strong>de</strong> ces <strong>de</strong>stinataires sont extraits automatiquementdu courriel.Ils sont inscrits comme suit à c<strong>et</strong>te métadonnée :- Desjardins, Denise. Association <strong>de</strong>s archivistes du Québec- Caron, Pierre. Corporation <strong>de</strong>s bibliothécaires du Québec.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 158
Document <strong>de</strong> référenceÉDITEURDéfinitionNe pas confondre avecEntité qui prépare, en vue <strong>de</strong> le publier, une œuvre ou unrecueil d’œuvres dont il n’est pas l’auteur. C<strong>et</strong>te entité estresponsable <strong>de</strong> la diffusion d’un document.Collaborateur, qui concerne divers rôles d’assistance ou <strong>de</strong>services exerçant un rôle complémentaire par rapport à lacréation du document.Créateur du document, qui joue un rôle principal dans lacréation d’un document.Tierce partie, qui concerne les <strong>documents</strong> <strong>de</strong> transaction <strong>et</strong>joue un rôle complémentaire <strong>de</strong> façon analogue au collaborateurdans le cas <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut faire l’obj<strong>et</strong>d’un contrôle comme suit :- Nom <strong>de</strong> l’organisme (sigle). Nom <strong>de</strong> l’unitéadministrativeType <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétation L’éditeur pourrait être une organisation source, lesPublications du Québec, un éditeur externe ou un lieud’édition.Dans le cas d’un éditeur externe, il pourrait être intéressantd’ajouter ses coordonnées : adresse postale, adresseélectronique, numéros <strong>de</strong> téléphone <strong>et</strong> <strong>de</strong> télécopieur.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 159
Document <strong>de</strong> référenceÉDITEURExemples Exemple 1Ministère <strong>de</strong>s Ressources naturelles, <strong>de</strong> la Faune <strong>et</strong> <strong>de</strong>sParcs (MRNFP). Direction <strong>de</strong> la recherche forestièreExemple 2Les Publications du QuébecNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)On doit utiliser la métadonnée Créateur du document dansle cas où une œuvre à plusieurs auteurs résulte d’unerédaction étroitement coordonnée (directeur <strong>de</strong> publication).À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 160
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionEXPÉDITEURDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationEntité qui transm<strong>et</strong> officiellement un document.Destinataire, qui correspond à l’entité à qui est expédiéofficiellement un document.ConditionnelObligatoire uniquement lorsque c<strong>et</strong>te information doit êtreconservée à titre <strong>de</strong> preuve ou lors d’échangesélectroniques ayant une portée juridique ou financière entre<strong>de</strong>ux parties.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut faire l’obj<strong>et</strong>d’un contrôle comme suit :- Nom, Prénom. Nom <strong>de</strong> l’organisme auquel il estrattaché [personne physique]Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Valeur par défaut- Valeur déduite.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> numériques, c<strong>et</strong>te valeurpeut être extraite <strong>de</strong> l’en-tête d’un courriel transmisou d’un document faisant l’obj<strong>et</strong> d’une transactionélectronique. Elle peut être également extraite <strong>de</strong>srépertoires utilisés, tel Groupwise, dans le cas d’uncourriel reçu.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 161
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionEXPÉDITEURSaisie <strong>et</strong> interprétationL’expéditeur correspond au nom <strong>et</strong> au prénom d’unepersonne.Dans un courriel expédié ou reçu, l’adresse électronique <strong>de</strong>l’expéditeur ou ses noms <strong>et</strong> prénoms apparaissent auchamp De :.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel d’un courriel transmis parRosalie Laflamme <strong>de</strong> la Corporation <strong>de</strong>s maîtresélectriciens du Québec.Le nom <strong>de</strong> c<strong>et</strong> expéditeur est extrait automatiquement ducourriel expédié <strong>et</strong> s’inscrit comme suit :- Laflamme, Rosalie. Corporation <strong>de</strong>s maîtres électriciensdu Québec.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 162
FORMATDéfinitionMétadonnée d’enrichissementNotes complémentairesStructure définie <strong>de</strong> données contenues dans un documentnumérique <strong>et</strong> établie selon <strong>de</strong>s règles qui régissent cesdonnées.Format d’enregistrement institutionnel.L’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 163
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionFORMAT D’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNELDéfinitionStructure définie <strong>de</strong> données contenues dans un documentnumérique <strong>et</strong> établie selon <strong>de</strong>s règles qui régissentl’enregistrement institutionnel <strong>de</strong> ces données.Le format d’enregistrement institutionnel comprend les élémentssuivants : extension du fichier, nom <strong>et</strong> version du logiciel <strong>et</strong>, s’ily a lieu, type MIME du fichier.Ne pas confondre avecDimension, qui précise les mesures <strong>de</strong> chacune <strong>de</strong>s gran<strong>de</strong>ursnécessaires à l’évaluation d’un document.Statut <strong>de</strong> version, qui correspond à chacun <strong>de</strong>s états successifsd’un document.Degré d’obligationObligatoireVise uniquement les <strong>documents</strong> numériques.Occurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteType <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Il est à noter que les extensions <strong>de</strong> fichiers peuventservir <strong>de</strong> clé d’i<strong>de</strong>ntification automatique du type MIME.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel d’un document créé en Word.Le format d’enregistrement institutionnel qui se génèreautomatiquement comprend les trois éléments suivants :<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 164
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionFORMAT D’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL- .doc [extension du fichier]- Word 2007 [nom <strong>et</strong> version du logiciel]- application/msword [type MIME du fichier]Exemple 2Enregistrement institutionnel d’une image dans Photoshop.Le format d’enregistrement institutionnel qui se génèreautomatiquement comprend les trois éléments suivants- gif [extension du fichier]- Photoshop 2.6 [nom <strong>et</strong> version du logiciel]- image/gif [type MIME du fichier]Notes complémentairesL’extension du fichier correspond à une série <strong>de</strong> caractèresprécédés d’un point suivant le nom <strong>de</strong> fichier informatique. Elleperm<strong>et</strong> d’indiquer quelle application ou logiciel a servi à créer ledocument. Une extension <strong>de</strong> quatre caractères signifie que lefichier est probablement un fichier Macintosh ou Unix. DepuisWindows 95, la limite du nombre <strong>de</strong> caractères n'existe plus.La version du logiciel perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> préciser les différentes éditionsd’un logiciel dont la valeur s’exprime par un numéro ou uneannée.Le type MIME du fichier perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> préciser le type <strong>et</strong> sous-type<strong>de</strong> données d’une ressource selon le standard MIME(Multipurpose Intern<strong>et</strong> Mail Extensions). Ce standard perm<strong>et</strong> <strong>de</strong>typer les <strong>documents</strong> attachés à un courriel ou transférés par leprotocole http. Ainsi, lors d’une transaction entre un serveurweb <strong>et</strong> un navigateur Intern<strong>et</strong>, le serveur web envoie en premierlieu le type MIME du fichier envoyé au navigateur afin que ce<strong>de</strong>rnier puisse savoir comment afficher le document. Lesgran<strong>de</strong>s catégories du type MIME se nomment : application,audio, image, message, mo<strong>de</strong>l, multipart, text <strong>et</strong> vi<strong>de</strong>o. La liste<strong>de</strong>s types MIME peut être consultée à l’adresse suivante :www.iana.org/assignments/media-types/.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 165
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionIDENTIFIANT DU DOCUMENTDéfinitionChaîne <strong>de</strong> caractères perm<strong>et</strong>tant d’i<strong>de</strong>ntifier <strong>et</strong> <strong>de</strong> distinguer<strong>de</strong> façon unique un document.C<strong>et</strong>te métadonnée concerne aussi bien les ressourcestangibles que les ressources non tangibles.Ne pas confondre avecAdresse d’emplacement physique, qui précise le lieud’entreposage physique d’un dossier ou d’un document.Chemin d’accès, qui précise le parcours que doit suivre uneadresse Web ou un système d’exploitation pour accé<strong>de</strong>r àun dossier <strong>et</strong> à un document numériques.I<strong>de</strong>ntifiant du dossier, qui perm<strong>et</strong> d’i<strong>de</strong>ntifier <strong>et</strong> <strong>de</strong> distinguer<strong>de</strong> façon unique un dossier.Degré d’obligationObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteIl y a validation <strong>de</strong> l’i<strong>de</strong>ntifiant à chaque fois que l’onaccè<strong>de</strong> au document.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemples Exemple 12350C<strong>et</strong> i<strong>de</strong>ntifiant est généré automatiquement lors <strong>de</strong> l’enregistrementinstitutionnel du document intitulé «Planificationstratégique 2008-2009».<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 166
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionIDENTIFIANT DU DOCUMENTNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 167
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionLANGUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceLangue dans laquelle un document est rédigé.Non applicable.Obligatoire1-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteÉlément d’une énumérationChoix dans une liste <strong>de</strong> référence, soit ISO 639- 2 :1998, Co<strong>de</strong>s pour la représentation <strong>de</strong>s noms <strong>de</strong>langue – Partie 2 : co<strong>de</strong> alphabétique à 3 positions.(http://www.loc.gov/standards/iso639-2/)Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.La valeur <strong>de</strong> langue par défaut doit être le français.Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée perm<strong>et</strong> à l’utilisateur <strong>de</strong> limiter larecherche <strong>de</strong> <strong>documents</strong> selon une langue particulière.Aucun exemple.Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 168
PORTÉEDéfinitionÉlément situant dans le temps ou l’espace, ou les <strong>de</strong>ux à lafois, le contenu d’une ressource documentaire en précisants'il y est question d’un lieu géographique ou d’une pério<strong>de</strong>chronologique en particulier.La portée s’applique aussi aux aires <strong>de</strong> contrôle définies par<strong>de</strong>s autorités politiques.Métadonnée d’enrichissementCompétencePortée géographiquePortée temporelleNotes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 169
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionPortée – COMPÉTENCEDéfinitionAutorité désignée dans le cadre <strong>de</strong>s institutions politiquesdont il est fait référence dans le contenu d’un document.C<strong>et</strong>te autorité est apte à traiter d’une question ou à accomplirun acte selon <strong>de</strong>s modalités déterminées.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicableFacultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste <strong>de</strong> référence comprenant cinqvaleurs, soit fédéral, provincial, municipal, régional <strong>et</strong>autochtone.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML(URI)Aucune remarque.Aucun exemple.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans le profil<strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plus<strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 170
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionPortée – PORTÉE GÉOGRAPHIQUEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceLieu(x) géographique(s) traité(s) ou discuté(s) dans lecontenu d’un document.Non applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix <strong>de</strong> noms géographiques dans un thésaurus oudans une liste interne développée institutionnellementType <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie à partir d’un chemin taxinomique.- Valeur choisie à partir d’un résultat <strong>de</strong> recherche.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)L’emploi d’un vocabulaire contrôlé est souhaitable.Aucun exemple.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans le profil<strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pour plus<strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 171
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionPortée – PORTÉE TEMPORELLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrencePério<strong>de</strong>(s) <strong>de</strong> temps traitée(s) ou discutée(s) dans lecontenu d’un document.Non applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste <strong>de</strong> référence interne développéeinstitutionnellement ou dans un outil normalisé extern<strong>et</strong>elles les Règles <strong>de</strong> <strong>de</strong>scription <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>d’archives (RDDA).Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans leprofil <strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 172
RELATIONDéfinitionMétadonnée d’enrichissementI<strong>de</strong>ntification <strong>de</strong>s ressources documentaires liées à laprésente ressource documentaire <strong>et</strong> <strong>de</strong>s liens qui lesunissent.A pour document jointA pour partieA pour versionEst joint àEst partie <strong>de</strong>Est référencé parEst remplacé parEst requis parEst une version <strong>de</strong>Réfère àRemplaceRequiertSe conforme àNotes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 173
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – A POUR DOCUMENT JOINTDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier le(s) document(s) qui est(sont) joint(s) au document décrit.Est joint à, qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier le document auquel estjoint le document décrit.ConditionnelObligatoire uniquement lorsque l’on enregistre institutionnellementun courriel comprenant <strong>de</strong>s pièces attachées.Sans être présentée à l’utilisateur, c<strong>et</strong>te métadonnée doitêtre incluse dans une application <strong>de</strong> gestion documentaireafin <strong>de</strong> lier automatiquement un courriel <strong>et</strong> ses piècesjointes pour en constituer un tout.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemples Exemple 1Courriel sur le comité sur les métadonnées, 10-06-2008[document décrit]A pour document joint : Analyse <strong>de</strong>s membres du comitéNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 174
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – A POUR PARTIEDéfinitionNe pas confondre avecRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier les différentes parties ousections du document décrit.A pour partie (dossier), qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> lier les différentesparties d’un dossier à un dossier.Est partie <strong>de</strong> (document), qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier le dossierou le document duquel relève un document ou une partied’un document.Est partie <strong>de</strong> (dossier), qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier le dossierduquel relève un sous-dossier.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Manuel sur la gestion documentaire [document décrit]A pour partie : Directive sur le déclassement<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 175
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – A POUR PARTIENotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée doit également être prévue dans le profil<strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pourplus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 176
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – A POUR VERSIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier les versions, les éditionsou les adaptations du document décrit.Est version <strong>de</strong>, qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier <strong>de</strong> quelle version,adaptation ou édition relève le document décrit.ConditionnelC<strong>et</strong>te métadonnée est obligatoire lorsque l’on enregistreinstitutionnellement différentes versions d’un documentnumérique.Sans être présentée à l’utilisateur, c<strong>et</strong>te métadonnée doitêtre incluse dans une application <strong>de</strong> gestion documentaireafin <strong>de</strong> lier automatiquement les différentes versions d’undocument pour en constituer un tout.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.L’i<strong>de</strong>ntifiant <strong>de</strong> chacune <strong>de</strong>s versions du documentdécrit se reporte automatiquement à c<strong>et</strong>temétadonnée.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 177
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – A POUR VERSIONExemples Exemple 13320 [i<strong>de</strong>ntifiant du document numérique décrit portant lenom <strong>de</strong> fichier Procédure <strong>de</strong> gestion documentairevf1.]A pour version : 44344532Exemple 2[i<strong>de</strong>ntifiants <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> numériquesportant les noms <strong>de</strong> fichier Procédure<strong>de</strong> gestion documentaire vt1 <strong>et</strong>Procédure <strong>de</strong> gestion documentaire vt2]Formulaire d’impôt 2006-2007 [document décrit]A pour version : Formulaire d’impôt 2005-2006Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 178
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – EST JOINT ÀDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier le document auquel ledocument décrit est joint.A pour document joint, qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier le(s)document(s) qui est (sont) joint(s) au document décrit.ConditionnelObligatoire uniquement lorsque l’on enregistreinstitutionnellement une pièce jointe attachée à un courriel.Sans être présentée à l’utilisateur, c<strong>et</strong>te métadonnée doitêtre incluse dans une application <strong>de</strong> gestion documentaireafin <strong>de</strong> lier automatiquement un courriel <strong>et</strong> ses piècesjointes pour en constituer un tout.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemples Exemple 1Analyse <strong>de</strong>s membres du comité [document décrit]Est joint à : Courriel du Comité sur les métadonnées du10-06-2008Notes complémentairesAucune note.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 179
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – EST JOINT ÀAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 180
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – EST PARTIE DEDéfinitionNe pas confondre avecRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier le dossier ou le documentduquel relève le document ou la partie <strong>de</strong> documentdécrits.A pour partie (document), qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier lesdifférentes parties ou sections d’un document.A pour partie (dossier), qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> lier les différentesparties d’un dossier à un dossier.Est partie <strong>de</strong> (dossier), qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier le dossierduquel relève un sous-dossier.Degré d’obligationConditionnelC<strong>et</strong>te métadonnée est obligatoire uniquement lorsqu’il y arattachement d’un document à un dossier lors <strong>de</strong>l’enregistrement institutionnel d’un document numérique.Sans être présentée à l’utilisateur, c<strong>et</strong>te métadonnée doitêtre incluse dans une application <strong>de</strong> gestion documentaireafin <strong>de</strong> perm<strong>et</strong>tre la constitution virtuelle d’un dossier avecses parties.Occurrence0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.L’i<strong>de</strong>ntifiant du dossier ou du document duquelrelève le document ou la partie <strong>de</strong> document décritse reporte automatiquement à c<strong>et</strong>te métadonnée.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 181
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – EST PARTIE DEValeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemples Exemple 1Il s’agit d’un exemple où l’on précise le document duquelrelève la partie <strong>de</strong> document décrite.Directive sur le déclassement [document décrit]Est partie <strong>de</strong> : Manuel sur la gestion documentaireExemple 2Il s’agit d’un exemple où l’on précise le dossier duquelrelève le document décrit.235 [i<strong>de</strong>ntifiant du document décrit intitulé curriculum vitae]Est partie <strong>de</strong> : 3001 [i<strong>de</strong>ntifiant du dossier <strong>de</strong> l’employéMartin Chevr<strong>et</strong>te]Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée doit également être prévue dans le profil<strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2 pourplus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 182
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – EST RÉFÉRENCÉ PARDéfinition Relation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier les sources danslesquelles le document décrit est référencé, cité oumentionné.Ne pas confondre avec Réfère à.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1L’Île d’Orléans. Aux sources du peuple québécois <strong>et</strong> <strong>de</strong>l’Amérique française, 1998 [document décrit]Est référencé par : Histoire du Québec, vol. 9, nov. 2003Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans leprofil <strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 183
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – EST REMPLACÉ PARDéfinitionNe pas confondre avecRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier le document qui prend laplace du document décrit.Est version <strong>de</strong>.Remplace.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Manuel <strong>de</strong> classification, 1ère édition [document décrit]Est remplacé par : Manuel <strong>de</strong> classification, 2 e éditionNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 184
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – EST REQUIS PARDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier quel document nécessitel’utilisation du document décrit pour le maintien <strong>de</strong> safonction, <strong>de</strong> sa présentation ou <strong>de</strong> la cohérence <strong>de</strong> soncontenu.Requiert.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Gui<strong>de</strong> d’instructions 2003 [document décrit]Est requis par : Formulaire Deman<strong>de</strong> <strong>de</strong> remboursement<strong>de</strong>s frais <strong>de</strong> déplacementNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans leprofil <strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 185
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – EST UNE VERSION DEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier <strong>de</strong> quelle version,adaptation ou édition relève le document décrit.A pour version, qui perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> spécifier les versions, leséditions ou les adaptations d’un document.ConditionnelC<strong>et</strong>te métadonnée est obligatoire lorsque l’on enregistreinstitutionnellement différentes versions d’un documentnumérique.Sans être présentée à l’utilisateur, c<strong>et</strong>te métadonnée doitêtre incluse dans une application <strong>de</strong> gestion documentaireafin <strong>de</strong> lier automatiquement les différentes versions d’undocument pour en constituer un tout.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.L’i<strong>de</strong>ntifiant <strong>de</strong> la version du document rattachée audocument décrit se reporte automatiquement à c<strong>et</strong>temétadonnée.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 186
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – EST UNE VERSION DEExemples Exemple 14434 [i<strong>de</strong>ntifiant du document numérique décrit portant lenom <strong>de</strong> fichier Procédure <strong>de</strong> gestion documentairevt1.]Est une version <strong>de</strong> : 3320 [i<strong>de</strong>ntifiant du documentnumérique portant le nom <strong>de</strong> fichier Procédure <strong>de</strong>gestion documentaire vf1.]Exemple 2Procédure d’inscription, 2006 [document décrit]Est une version <strong>de</strong> : Procédure d’inscription, 2007Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 187
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – RÉFÈRE ÀDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier les sources qui sontréférencées ou mentionnées dans le document décrit.Est référencé par.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Agir autrement : Politique québécoise <strong>de</strong> l’autoroute <strong>de</strong>l’information [document décrit]Réfère à : L’arrivée <strong>de</strong>s inforoutes : occasion pour unnouvel essor du français.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans leprofil <strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 188
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – REMPLACEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier quel document estsupplanté ou remplacé par le document décrit.Est remplacé par.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Manuel <strong>de</strong> classification, 2 e édition [document décrit]Remplace : Manuel <strong>de</strong> classification, 1 ère éditionNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 189
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – REQUIERTDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceRelation perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> spécifier le document qui est exigépour le maintien <strong>de</strong> la fonction, <strong>de</strong> la présentation ou <strong>de</strong> lacohérence du contenu du document décrit.Est requis par.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Formulaire Deman<strong>de</strong> <strong>de</strong> remboursement <strong>de</strong>s frais <strong>de</strong>déplacement [document décrit]Requiert : Gui<strong>de</strong> d’instructions 2003Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans leprofil <strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 190
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionRelation – SE CONFORME ÀDéfinitionC<strong>et</strong>te relation perm<strong>et</strong> <strong>de</strong> préciser le standard qu’undocument doit respecter.Le standard peut être accessible directement via unhyperlien ou sinon une référence doit être inscrite pour enperm<strong>et</strong>tre l’accès.Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesAucune remarque.Exemple 1 (hyperlien)<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>Se conforme à: http://dublincore.org/<strong>documents</strong>/2008/01/14/dces/#ISO15836Renvoie au schéma XML <strong>de</strong>s profils <strong>de</strong> métadonnées définiici. C<strong>et</strong>te référence à un i<strong>de</strong>ntifiant <strong>de</strong> structure logique estassociée à la validation du document.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)C<strong>et</strong>te métadonnée peut également être prévue dans leprofil <strong>de</strong>s métadonnées du dossier. Consulter la partie 2pour plus <strong>de</strong> détails.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 191
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionSIGNATAIREDéfinitionNe pas confondre avecEntité ayant manifesté <strong>de</strong> manière irrévocable qu’elleentérine la responsabilité du contenu d’un document en lesignant.Collaborateur, qui concerne divers rôles d’assistance ou <strong>de</strong>services exerçant un rôle complémentaire par rapport à lacréation du document.Créateur du document, qui joue un rôle principal dans lacréation d’un document.Tierce partie, qui concerne les <strong>documents</strong> <strong>de</strong> transaction <strong>et</strong>joue un rôle complémentaire <strong>de</strong> façon analogue aucollaborateur dans le cas <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>de</strong> référence.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Les <strong>documents</strong> peuvent comporter un ou plusieurssignataires.Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut faire l’obj<strong>et</strong>d’un contrôle comme suit :- Nom, Prénom. Nom <strong>de</strong> l’unité administrative dusignataire. Rattachement à l’organisation [personnephysique]- Nom <strong>de</strong> l’organisme (rôle) [personne morale]Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationLe signataire correspond, soit au nom <strong>et</strong> au prénom d’unepersonne, soit au nom d’un organisme, d’un service interneou externe.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 192
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionSIGNATAIRELes <strong>documents</strong> avec plus d’un signataire peuventcomporter une indication <strong>de</strong> rôle (témoin, notaire, <strong>et</strong>c.)associée à chacun <strong>de</strong>s signataires selon les besoins ducontexte.Exemples Exemple 1Roy, Luc (Directeur). Direction <strong>de</strong>s ressources humaines.MSSSNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Le signataire est une métadonnée facultative étant donnéque ce sont plutôt la signature <strong>et</strong> la date <strong>de</strong> signature quiserviront d’éléments <strong>de</strong> preuve advenant une poursuitejudiciaire.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 193
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionSTATUT DE VERSIONDéfinitionIndication perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> placer dans une séquence lesétats successifs d’un document ayant fait l’obj<strong>et</strong> d’unenregistrement institutionnel.Les états peuvent être désignés par <strong>de</strong>s qualificatifs, soitversion <strong>de</strong> travail ou version finale, ainsi que par unnuméro <strong>de</strong> version.Ne pas confondre avecDegré d’obligationNon applicable.ObligatoireVise uniquement les <strong>documents</strong> numériques.Occurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Élément d’une énumérationChoix dans une liste <strong>de</strong> référence comprenant lestypes <strong>de</strong> version suivants : version <strong>de</strong> travail <strong>et</strong> versionfinale.TexteUne validation du numéro <strong>de</strong> version doit êtreeffectuée lors <strong>de</strong> la génération d’un numéro <strong>de</strong> version.Type <strong>de</strong> valeur Valeur sélectionnée à partir d’une liste- Valeur choisie dans un menu déroulant.- Valeur choisie en cliquant sur un bouton radio.- Valeur choisie en cliquant sur une case à cocher.Vise essentiellement le type <strong>de</strong> version.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 194
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionSTATUT DE VERSIONValeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du systèmeLe numéro <strong>de</strong> version fait partie <strong>de</strong> c<strong>et</strong>temétadonnée <strong>et</strong> se génère automatiquement lors <strong>de</strong>la sélection du type <strong>de</strong> version que l’on désireenregistrer.- Valeur héritée.Il doit y avoir héritage <strong>de</strong>s métadonnées d’uneversion à l’autre d’un document.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Directive sur le déclassement <strong>de</strong>s dossiers, version <strong>de</strong>travail 1.- Le type <strong>de</strong> version correspond ici à version <strong>de</strong> travail.- Le numéro <strong>de</strong> version correspond à 1.Notes complémentairesLes différents états d’un document perm<strong>et</strong>tront d’effectuerun suivi <strong>et</strong> un contrôle <strong>de</strong> l’historique <strong>de</strong>s changementseffectués dans un document.Les métadonnées A pour version, Est une version <strong>de</strong> <strong>et</strong>I<strong>de</strong>ntifiant du document perm<strong>et</strong>tront <strong>de</strong> lier les différentesversions d’un document <strong>de</strong> manière à ce qu’on puisse lesconsulter <strong>et</strong> les gérer comme un tout.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 195
Document <strong>de</strong> transactionTIERCE PARTIEDéfinitionEntité qui a joué un rôle significatif par rapport à undocument <strong>de</strong> transaction <strong>et</strong> qui ne fait pas partie <strong>de</strong>ssignataires.La tierce partie concerne divers rôles d’assistance ou <strong>de</strong>services complémentaires relativement à la création d’undocument <strong>de</strong> transaction.Ne pas confondre avecCollaborateur, qui concerne divers rôles d’assistance ou <strong>de</strong>services exerçant un rôle complémentaire par rapport à lacréation du document.Créateur du document, qui joue un rôle principal dans lacréation d’un document.Éditeur, qui joue un rôle précis après la création dudocument.Degré d’obligationOccurrenceFacultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée pourrait faire l’obj<strong>et</strong>d’un contrôle comme suit :- Nom, Prénom (rôle) [personne physique]- Nom <strong>de</strong> l’organisme (sigle) (rôle) [personne morale]Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationUne tierce partie peut avoir un <strong>de</strong>s rôles suivants : témoin,notaire, service d’horodatation, service d’authentificationd’i<strong>de</strong>ntité, service <strong>de</strong> garantie, commanditaire, <strong>et</strong>c.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 196
Document <strong>de</strong> transactionTIERCE PARTIEExemples Exemple 1Dion, Jean (notaire)Exemple 2Bernier, Denise (témoin)Exemple 3Laveille inc. (assureur)Exemple 4Registre <strong>de</strong>s droits personnels <strong>et</strong> réels mobiliers (RDPRM)Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Il y a une similitu<strong>de</strong> entre la tierce partie dans la créationd’un document <strong>de</strong> transaction <strong>et</strong> le collaborateur lors <strong>de</strong> lacréation d’un document <strong>de</strong> référence. Leur point communest <strong>de</strong> qualifier <strong>de</strong>s rôles complémentaires par rapport à unrôle principal.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 197
TITREDéfinitionMétadonnée d’enrichissementNom officiel donné à une ressource documentaire.Titre du document.Autre titre du document.Notes complémentairesL’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe<strong>de</strong> métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 198
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionTitre – TITRE DU DOCUMENTDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationNom officiel donné à un document.Non applicable.ObligatoireOccurrence 1Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationLe titre d’un document doit être le plus précis possible <strong>de</strong>manière à être révélateur <strong>de</strong> son contenu.Dans le cas d’un courriel, le champ Suj<strong>et</strong> ou Obj<strong>et</strong> peutservir à la rédaction d’un titre <strong>de</strong> document.Exemples Exemple 1Formulaire <strong>de</strong> réclamation <strong>de</strong> frais <strong>de</strong> déplacementExemple 2Gui<strong>de</strong> <strong>de</strong> procédures sur la gestion documentaireNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 199
Document <strong>de</strong> référenceDocument <strong>de</strong> transactionTitre – AUTRE TITRE DU DOCUMENTDéfinitionNom complémentaire ou alternatif pouvant être utilisé pouri<strong>de</strong>ntifier un document.Il peut s’agir d’un titre parallèle (titre dans une autre langue)ou d’un complément du titre (sous-titre).Ne pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceNon applicable.Facultatif0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteAucun contrôle.Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Dictionnaire anglais-français [titre du document] : English-French Dictionary [titre parallèle].Exemple 2Réunion <strong>de</strong>s chefs <strong>de</strong> service <strong>de</strong> la Direction <strong>de</strong>l’information [titre du document] : procès-verbaux 1998-2000 [complément du titre].Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 200
PARTIE 4.MÉTADONNÉES OPÉRATIONNELLESCes métadonnées visent les processus <strong>de</strong> gestiondocumentaire ci-<strong>de</strong>ssous :- Enregistrement institutionnel;- Transfert dans un entrepôt ou sur un serveur àl’état semi-actif;- Destruction;- Validation;- Versement.Elles perm<strong>et</strong>tent une journalisation en donnant ledétail <strong>de</strong>s différentes actions exécutées sur lesdossiers, les <strong>documents</strong> ainsi que lesmétadonnées tout au long <strong>de</strong> leur cycle <strong>de</strong> vie,c’est-à-dire <strong>de</strong> leur enregistrement institutionneljusqu’à leur disposition (<strong>de</strong>struction ouconservation en permanence).
CRÉATEUR DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL (CRÉATION)DéfinitionNe pas confondre avecPersonne qui effectue l’enregistrement initial <strong>de</strong> dossiers, <strong>de</strong><strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong> métadonnées dans un système institutionnel <strong>de</strong>gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Créateur du document, qui joue un rôle principal dans la créationd’un document.Détenteur principal, qui i<strong>de</strong>ntifie, pour chacune <strong>de</strong>s sériesdocumentaires d’un calendrier <strong>de</strong> conservation, le(s) entité(s)administrative(s) responsable(s) <strong>de</strong> détenir l’information la pluscomplète sur un suj<strong>et</strong> ou un thème donné.Unité administrative propriétaire, qui i<strong>de</strong>ntifie l’entitéadministrative responsable <strong>de</strong> la gestion <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong><strong>documents</strong>, principaux <strong>et</strong> secondaires, produits ou reçus dans lecadre <strong>de</strong> son mandat.Degré d’obligationOccurrenceObligatoire1-2 (minimum <strong>et</strong> maximum)La personne qui effectue l’enregistrement institutionnel initiald’un dossier <strong>et</strong> d’un document peut différer.Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut faire l’obj<strong>et</strong> d’uncontrôle comme suit :- Nom, PrénomType <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.L’i<strong>de</strong>ntité <strong>de</strong> la personne qui effectue c<strong>et</strong>te opération peutêtre extraite du registre servant à authentifier l’i<strong>de</strong>ntité<strong>de</strong>s employés en réseau ou dans une applicationinformatique spécifique.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 202
CRÉATEUR DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL (CRÉATION)Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel par l’utilisateur Denis Lamoureux, le1er juin 2006, d’un nouveau document intitulé «Rapportsfinanciers 2008».La valeur générée à c<strong>et</strong>te métadonnée est Lamoureux, Denis.Exemple 2Enregistrement institutionnel, par la responsable du poste <strong>de</strong>classement, Diane Leclerc, le 12 septembre 2008, <strong>de</strong>smétadonnées du dossier sur support papier intitulé «Statistiquesen gestion documentaire 2007».La valeur générée à c<strong>et</strong>te métadonnée est Leclerc, Diane.Notes complémentairesLes groupes d’utilisateurs <strong>et</strong> leurs rôles doivent être déterminéspar l’organisme public.Par exemple, l’organisme public peut déci<strong>de</strong>r que lesintervenants qui effectuent l’enregistrement institutionnel initial<strong>de</strong>s <strong>documents</strong> numériques sont les utilisateurs tandis que ceuxqui font l’enregistrement institutionnel initial <strong>de</strong>s dossiers sont lesresponsables <strong>de</strong> postes <strong>de</strong> classement.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 203
CRÉATEUR DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL(MODIFICATION)DéfinitionNe pas confondre avecPersonne qui effectue l’enregistrement d’une modification à <strong>de</strong>sdossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées dans un systèmeinstitutionnel <strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Créateur du document, qui joue un rôle principal dans la créationd’un document.Détenteur principal, qui i<strong>de</strong>ntifie, pour chacune <strong>de</strong>s sériesdocumentaires d’un calendrier <strong>de</strong> conservation, le(s) entité(s)administrative(s) responsable(s) <strong>de</strong> détenir l’information la pluscomplète sur un suj<strong>et</strong> ou un thème donné.Unité administrative propriétaire, qui i<strong>de</strong>ntifie l’entitéadministrative responsable <strong>de</strong> la gestion <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong><strong>documents</strong>, principaux <strong>et</strong> secondaires, produits ou reçus dans lecadre <strong>de</strong> son mandat.Degré d’obligationConditionnelObligatoire uniquement lorsque qu’un dossier, un document ou<strong>de</strong>s métadonnées sont modifiés.Occurrence1-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut faire l’obj<strong>et</strong> d’uncontrôle comme suit :- Nom, PrénomType <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.L’i<strong>de</strong>ntité <strong>de</strong> la personne qui effectue c<strong>et</strong>te opération peutêtre extraite du registre servant à authentifier l’i<strong>de</strong>ntité<strong>de</strong>s employés en réseau ou dans une applicationinformatique spécifique.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 204
CRÉATEUR DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL(MODIFICATION)Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel par l’utilisateur Alain Bernier, le 7septembre 2006, d’une modification au document intitulé«Rapports financiers 2008».La valeur générée à c<strong>et</strong>te métadonnée est Bernier, Alain.Exemple 2Enregistrement institutionnel, par la responsable du poste <strong>de</strong>classement, Évelyne Malouin, le 12 octobre 2007, d’unemodification aux métadonnées du dossier sur support papierintitulé «Gestion documentaire».La valeur générée à c<strong>et</strong>te métadonnée est Malouin, Evelyne.Notes complémentairesLes groupes d’utilisateurs <strong>et</strong> leurs rôles doivent être déterminéspar l’organisme public.Par exemple, l’organisme public peut déci<strong>de</strong>r que lesintervenants qui effectuent l’enregistrement institutionnel <strong>de</strong>modifications aux <strong>documents</strong> numériques sont les utilisateurstandis que ceux qui font l’enregistrement institutionnel <strong>de</strong>modifications aux dossiers sont les responsables <strong>de</strong> postes <strong>de</strong>classement.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 205
DATE DU PROCESSUSDéfinitionIndication <strong>de</strong> l’année, du mois <strong>et</strong> du jour d’une opération liée àl’un <strong>de</strong>s processus <strong>de</strong> gestion documentaire.Ces processus sont l’enregistrement institutionnel, le transfertdans un entrepôt ou sur un serveur à l’état semi-actif, la<strong>de</strong>struction, le versement <strong>et</strong> les validations.Métadonnée d’enrichissementDate <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création)Date <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification)Date <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction réelleDate <strong>de</strong> transfert réelleDate <strong>de</strong> validationDate <strong>de</strong> versement réelleNotes complémentairesL’inscription d’une date suivant la norme ISO 8601 estcomposée <strong>de</strong> huit chiffres, soit AAAAMMJJ, où AAAAcorrespond à l’année, MM, au mois <strong>de</strong> l’année, <strong>de</strong> 01 (janvier)à 12 (décembre) <strong>et</strong> JJ, au jour du mois, <strong>de</strong> 01 à 31. S’ajoutentles indications suivantes : heure, minutes, secon<strong>de</strong>s <strong>et</strong> fuseauhoraire.(http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_<strong>de</strong>tail.htm?csnumber=40874)L’utilisation <strong>de</strong>s métadonnées d’enrichissement est icipréconisée étant donné le caractère général <strong>de</strong> ce groupe <strong>de</strong>métadonnées.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 206
Date du processus – DATE DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTION-NEL (CRÉATION)DéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationOccurrenceDate <strong>de</strong> l’enregistrement initial <strong>de</strong> dossiers, <strong>de</strong> <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>métadonnées dans un système institutionnel <strong>de</strong> gestionintégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Date <strong>de</strong> création d’un document, qui correspond à la date <strong>de</strong>création du contenu d’un document.Obligatoire1-2 (minimum <strong>et</strong> maximum)L’enregistrement institutionnel initial d’un dossier <strong>et</strong> d’undocument peuvent être différents.Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir la rubriqueNotes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date du processus).Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel le 1er juin 2006 d’un documentintitulé «Vérification <strong>de</strong>s rapports financiers».La valeur générée à c<strong>et</strong>te métadonnée est 2006-06-01.Exemple 2Enregistrement institutionnel le 2 mai 2008 <strong>de</strong>s métadonnéesdu dossier sur support papier intitulé «Gestion <strong>de</strong> l’assiduité».La valeur générée à c<strong>et</strong>te métadonnée est 2008-05-02.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 207
Date du processus – DATE DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTION-NEL (CRÉATION)Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Si l’on convertit <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> produits au cours <strong>de</strong>s annéesantérieures avant <strong>de</strong> les enregistrer dans leur cadreinstitutionnel, date <strong>de</strong> création d’un document <strong>et</strong> date <strong>de</strong>l’enregistrement institutionnel (création) vont différerconsidérablement.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 208
Date du processus – DATE DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL(MODIFICATION)DéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate <strong>de</strong> l’enregistrement d’une modification à <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées, dans un système institutionnel<strong>de</strong> gestion intégrée <strong>de</strong>s <strong>documents</strong>.Date <strong>de</strong> modification d’un document, qui correspond à la date <strong>de</strong>modification du contenu d’un document.ConditionnelObligatoire uniquement lors <strong>de</strong> la modification <strong>de</strong> dossiers, <strong>de</strong><strong>documents</strong> ou <strong>de</strong> métadonnées.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Lorsque l’on modifie le contenu d’un document <strong>et</strong> qu’on enregistreinstitutionnellement ces modifications, une nouvelle version dudocument est créée. Le nombre d’occurrence maximum est alors1.Par ailleurs, il est possible que la date <strong>de</strong> modification d’undocument <strong>et</strong> d’un dossier diffère <strong>et</strong> que plusieurs changementssoient apportés aux métadonnées <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s<strong>documents</strong>. Le nombre d’occurrence est à ce moment multiple.Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir la rubriqueNotes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date du processus).Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Enregistrement institutionnel le 1 er octobre 2007 d’unemodification au document intitulé «Vérification <strong>de</strong>s rapportsfinanciers».<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 209
Date du processus – DATE DE L’ENREGISTREMENT INSTITUTIONNEL(MODIFICATION)La valeur générée à c<strong>et</strong>te métadonnée est 2007-10-01.Exemple 2Enregistrement institutionnel le 15 avril 2008 d’une modificationaux métadonnées du dossier sur support papier intitulé«Financement 2008».La valeur générée à c<strong>et</strong>te métadonnée est 2008-04-15.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Si <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> produits au cours <strong>de</strong>s années antérieures sontconvertis avant leur enregistrement dans le cadre institutionnel, ladate <strong>de</strong> modification <strong>et</strong> la date <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel(modification) vont différer.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 210
Date du processus – DATE DE DESTRUCTION RÉELLEDéfinition Date correspondant à l’opération proprement dite <strong>de</strong><strong>de</strong>struction <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées.Ne pas confondre avecDegré d’obligationDate <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction prévue, qui correspond au moment où undossier <strong>et</strong> ses <strong>documents</strong> peuvent être détruits conformémentaux exigences du calendrier <strong>de</strong> conservation.FacultatifLe <strong>de</strong>gré d’obligation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te date est facultatif <strong>de</strong> manière àfaciliter l’adaptation aux pratiques en cours dans lesorganismes publics. Ainsi, certains organismes désirerontconserver c<strong>et</strong>te information, car elle témoigne du moment <strong>de</strong> la<strong>de</strong>struction d’un dossier <strong>et</strong> <strong>de</strong> ses <strong>documents</strong> tandis qued’autres la détruiront en même temps que les dossiers <strong>et</strong> les<strong>documents</strong>.Dans les cas où un organisme déci<strong>de</strong> <strong>de</strong> conserver c<strong>et</strong>teinformation, le <strong>de</strong>gré d’obligation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée <strong>de</strong>vraêtre conditionnel <strong>et</strong> la valeur sera complétée uniquement lors<strong>de</strong> l’opération proprement dite <strong>de</strong> déclassement <strong>de</strong> dossiersvisés par une règle <strong>de</strong> conservation dont le délai prescrit une<strong>de</strong>struction.Occurrence0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir larubrique Notes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date duprocessus).Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> non numériques, c<strong>et</strong>tevaleur est saisie.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 211
Date du processus – DATE DE DESTRUCTION RÉELLEValeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> numériques, c<strong>et</strong>te valeur estgénérée automatiquement.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.Exemples Exemple 1Le dossier d’achat <strong>de</strong> matériel <strong>et</strong> <strong>de</strong> fourniture fermé le 31mars 2002 a comme date <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction prévue le 31 mars2007. Il est toutefois déchiqu<strong>et</strong>é, après autorisation <strong>de</strong>sautorités, le 1 er juin suivant.La valeur générée à c<strong>et</strong>te métadonnée est 2007-06-01.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 212
Date du processus – DATE DE TRANSFERT RÉELLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate correspondant à l’opération proprement dite <strong>de</strong> transfert<strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées dans unentrepôt ou sur un autre serveur, à l’état semi-actif.Date <strong>de</strong> transfert prévue, qui correspond au moment où undossier <strong>et</strong> ses <strong>documents</strong> peuvent être transférés, à l’état semiactif,dans un entrepôt ou sur un autre serveur conformémentaux exigences du calendrier <strong>de</strong> conservation.ConditionnelC<strong>et</strong>te date doit être complétée uniquement lors <strong>de</strong> l’opérationproprement dite <strong>de</strong> déclassement <strong>de</strong> dossiers visés par unerègle <strong>de</strong> conservation dont le délai prescrit un transfert dans unentrepôt semi-actif ou sur un autre serveur.Occurrence0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir la rubriqueNotes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date du processus).Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> non numériques, c<strong>et</strong>te valeurest saisie.Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> numériques, c<strong>et</strong>te valeur estgénérée automatiquement.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 213
Date du processus – DATE DE TRANSFERT RÉELLEExemples Exemple 1Le dossier d’achat <strong>de</strong> matériel <strong>et</strong> <strong>de</strong> fourniture fermé le 31 mars2002 a comme date <strong>de</strong> transfert prévue le 31 mars 2004. Il esttoutefois transféré, après autorisation <strong>de</strong>s autorités, le 1 erseptembre suivant.La valeur générée à c<strong>et</strong>te métadonnée est 2004-09-01.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 214
Date du processus – DATE DE VALIDATIONDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate correspondant aux différentes opérations <strong>de</strong> validationeffectuées tout au long du cycle <strong>de</strong> vie d’un dossier, d’undocument <strong>et</strong> <strong>de</strong> métadonnées.Non applicable.ConditionnelC<strong>et</strong>te métadonnée vise spécifiquement les <strong>documents</strong>numériques <strong>et</strong> doit être complétée uniquement lorsqu’il y a <strong>de</strong>svalidations.OccurrenceType <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum) Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir la rubriqueNotes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date du processus).Type <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 215
Date du processus – DATE DE VERSEMENT RÉELLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationDate correspondant à l’opération proprement dite <strong>de</strong> versement,à BAnQ ou dans un service d’archives, <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées.Date <strong>de</strong> versement prévue, qui correspond au moment où undossier <strong>et</strong> ses <strong>documents</strong> peuvent être versés à BAnQ ou dansun service d’archives conformément aux exigences du calendrier<strong>de</strong> conservation.ConditionnelC<strong>et</strong>te date doit être complétée uniquement lors <strong>de</strong> l’opérationproprement dite <strong>de</strong> déclassement <strong>de</strong> dossiers visés par unerègle <strong>de</strong> conservation dont le délai prescrit un tri ou uneconservation.Occurrence0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle Format structuréFormat <strong>de</strong> date suivant la norme ISO 8601 (voir la rubriqueNotes du groupe <strong>de</strong> métadonnées Date du processus).Type <strong>de</strong> valeur Valeur saisie- Valeur saisie directement au clavier.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> non numériques, c<strong>et</strong>te valeurest saisie.Valeur par défaut- Valeur prédéterminée ou provenant du système.Dans le cas <strong>de</strong> <strong>documents</strong> numériques, c<strong>et</strong>te valeur estgénérée automatiquement.Saisie <strong>et</strong> interprétationAucune remarque.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 216
Date du processus – DATE DE VERSEMENT RÉELLEExemples Exemple 1Le dossier d’analyse financière fermé le 31 mars 2000 a commedate <strong>de</strong> versement prévue le 31 mars 2007. Il est toutefois verséà BAnQ, après autorisation <strong>de</strong>s autorités, le 1 er août suivant.La valeur générée à c<strong>et</strong>te métadonnée est 2007-08-01.Notes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune note.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 217
UTILISATEUR EFFECTUANT LA DESTRUCTION RÉELLEDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationPersonne qui effectue l’opération proprement dite <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction<strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> numériques incluant, s’il y a lieu,leurs métadonnées.Non applicable.FacultatifLe <strong>de</strong>gré d’obligation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée est facultatif <strong>de</strong>manière à faciliter l’adaptation aux pratiques en cours dans lesorganismes publics. Ainsi, certains organismes désirerontconserver c<strong>et</strong>te information tandis que d’autres la détruiront enmême temps que les dossiers <strong>et</strong> les <strong>documents</strong>.Dans les cas où un organisme déci<strong>de</strong> <strong>de</strong> conserver c<strong>et</strong>teinformation, le <strong>de</strong>gré d’obligation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée <strong>de</strong>vraêtre conditionnel <strong>et</strong> la valeur sera complétée uniquement lors <strong>de</strong>l’opération proprement dite <strong>de</strong> déclassement <strong>de</strong> dossiers viséspar une règle <strong>de</strong> conservation dont le délai prescrit une<strong>de</strong>struction.Occurrence0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut faire l’obj<strong>et</strong>d’un contrôle comme suit :- Nom, PrénomType <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.L’i<strong>de</strong>ntité <strong>de</strong> la personne qui effectue c<strong>et</strong>te opération peutêtre extraite du registre servant à authentifier l’i<strong>de</strong>ntité<strong>de</strong>s employés en réseau ou dans une applicationinformatique spécifique.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesAucune remarque.Aucun exemple.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 218
UTILISATEUR EFFECTUANT LA DESTRUCTION RÉELLENotes complémentairesLes groupes d’utilisateurs <strong>et</strong> leurs rôles doivent être déterminéspar l’organisme public.Par exemple, l’organisme public peut déci<strong>de</strong>r que lesintervenants qui effectuent la <strong>de</strong>struction <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong><strong>documents</strong> numériques sont les responsables <strong>de</strong> postes <strong>de</strong>classement.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 219
UTILISATEUR EFFECTUANT LE TRANSFERT RÉELDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationPersonne qui effectue l’opération proprement dite <strong>de</strong> transfert<strong>de</strong>s dossiers ou <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> numériques dans un entrepôt ousur un autre serveur incluant, s’il y a lieu, leurs métadonnées, àl’état semi-actif.Non applicable.ConditionnelC<strong>et</strong>te métadonnée doit être complétée lors <strong>de</strong> l’opérationproprement dite <strong>de</strong> déclassement <strong>de</strong> dossiers numériques viséspar une règle <strong>de</strong> conservation dont le délai prescrit un transfertdans un entrepôt semi-actif ou sur un autre serveur.Occurrence0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut faire l’obj<strong>et</strong> d’uncontrôle comme suit :- Nom, PrénomType <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.L’i<strong>de</strong>ntité <strong>de</strong> la personne qui effectue c<strong>et</strong>te opération peutêtre extraite du registre servant à authentifier l’i<strong>de</strong>ntité<strong>de</strong>s employés en réseau ou dans une applicationinformatique spécifique.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAucune remarque.Aucun exemple.Les groupes d’utilisateurs <strong>et</strong> leurs rôles doivent être déterminéspar l’organisme public.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 220
UTILISATEUR EFFECTUANT LE TRANSFERT RÉELPar exemple, l’organisme public peut déci<strong>de</strong>r que lesintervenants qui effectuent le transfert <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong><strong>documents</strong> numériques sont les responsables <strong>de</strong> postes <strong>de</strong>classement.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 221
UTILISATEUR EFFECTUANT LE VERSEMENT RÉELDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationPersonne effectuant l’opération proprement dite <strong>de</strong> versement<strong>de</strong>s dossiers ou <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> numériques incluant, s’il y alieu, leurs métadonnées.Non applicable.ConditionnelC<strong>et</strong>te date doit être complétée uniquement lors <strong>de</strong> l’opérationproprement dite <strong>de</strong> déclassement <strong>de</strong> dossiers numériques viséspar une règle <strong>de</strong> conservation dont le délai prescrit un tri ou uneconservation.Occurrence0-1 (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut faire l’obj<strong>et</strong> d’uncontrôle comme suit :- Nom, PrénomType <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.Dans le cas <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> numériques, l’i<strong>de</strong>ntité <strong>de</strong> lapersonne qui effectue c<strong>et</strong>te opération peut être extraitedu registre servant à authentifier l’i<strong>de</strong>ntité <strong>de</strong>s employésen réseau ou dans une application informatiquespécifique.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAucune remarque.Aucun exemple.Les groupes d’utilisateurs <strong>et</strong> leurs rôles doivent être déterminéspar l’organisme public.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 222
UTILISATEUR EFFECTUANT LE VERSEMENT RÉELPar exemple, l’organisme public peut déci<strong>de</strong>r que lesintervenants qui effectuent le versement <strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong><strong>documents</strong> numériques sont les responsables <strong>de</strong> postes <strong>de</strong>classement.Adresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 223
VALIDEURDéfinitionNe pas confondre avecDegré d’obligationPersonne qui effectue les différentes validations <strong>de</strong>s opérationseffectuées tout au long du cycle <strong>de</strong> vie <strong>de</strong>s dossiers, <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> numériques <strong>et</strong> <strong>de</strong>s métadonnées.Non applicable.ConditionnelC<strong>et</strong>te métadonnée doit être complétée uniquement lorsqu’oneffectue <strong>de</strong>s opérations <strong>de</strong> validation.Occurrence0-Plusieurs (minimum <strong>et</strong> maximum)Type <strong>de</strong> donnée <strong>et</strong> contrôle TexteLa présentation <strong>de</strong> c<strong>et</strong>te métadonnée peut faire l’obj<strong>et</strong> d’uncontrôle comme suit :- Nom, PrénomType <strong>de</strong> valeur Valeur par défaut- Valeur déduite.L’i<strong>de</strong>ntité <strong>de</strong> la personne qui effectue c<strong>et</strong>te opération peutêtre extraite du registre servant à authentifier l’i<strong>de</strong>ntité<strong>de</strong>s employés en réseau ou dans une applicationinformatique spécifique.Saisie <strong>et</strong> interprétationExemplesNotes complémentairesAdresse <strong>de</strong> schéma XML (URI)Aucune remarque.Aucun exemple.Plusieurs validations peuvent être nécessaires lorsque l’on gère<strong>de</strong>s dossiers <strong>et</strong> <strong>de</strong>s <strong>documents</strong> numériques tout au long <strong>de</strong> leurcycle <strong>de</strong> vie. Ainsi, c’est l’organisme public qui détermine quelsintervenants doivent effectuer <strong>de</strong>s validations lors <strong>de</strong> la définition<strong>de</strong> ses groupes d’utilisateurs <strong>et</strong> <strong>de</strong> leurs rôles.À déterminer.<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 224
INDEX ALPHABÉTIQUEMétadonnées <strong>Dossiers</strong> Documents OpérationsGDAA pour document joint Nil 174 NilA pour partie 94 175 NilA pour version Nil 177 NilAdresse d’emplacement physique 41 Nil NilAuditoire 43-46 124-127 NilAutre titre du document Nil 200 NilCaractéristiques matérielles 47-50 128-132 NilChemin d’accès 52 134 NilClassification (Suj<strong>et</strong>) 53-58 Nil NilClassification par type <strong>de</strong> document Nil 136 NilCollaborateur Nil 138 NilCompétence 79 170 NilCréateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création) Nil Nil 202Créateur <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification) Nil Nil 204Créateur du document Nil 140 NilDate d’expédition Nil 143 NilDate d’ouverture 61 Nil NilDate <strong>de</strong> création Nil 145 NilDate <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction prévue 63 Nil NilDate <strong>de</strong> <strong>de</strong>struction réelle Nil Nil 211Date <strong>de</strong> ferm<strong>et</strong>ure 65 Nil Nil<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 225
Métadonnées <strong>Dossiers</strong> Documents OpérationsGDADate <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (création) Nil Nil 207Date <strong>de</strong> l’enregistrement institutionnel (modification) Nil Nil 209Date <strong>de</strong> modification Nil 147 NilDate <strong>de</strong> publication Nil 149 NilDate <strong>de</strong> réception Nil 150 NilDate <strong>de</strong> signature Nil 152 NilDate <strong>de</strong> transfert prévue 67 Nil NilDate <strong>de</strong> transfert réelle Nil Nil 213Date <strong>de</strong> validation Nil Nil 215Date <strong>de</strong> versement prévue 69 Nil NilDate <strong>de</strong> versement réelle Nil Nil 216Date du document Nil 142-152 NilDate du dossier 60-69 Nil NilDate du processus Nil Nil 206-216Délai <strong>de</strong> conservation 83 Nil NilDescription 71-73 154-156 NilDestinataire Nil 157 NilDétenteur principal 85 Nil NilDimension Nil 129 NilDomaine/Obj<strong>et</strong> 54 Nil NilÉditeur Nil 159 NilEst joint à Nil 179 NilEst partie <strong>de</strong> 96 181 Nil<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 226
Métadonnées <strong>Dossiers</strong> Documents OpérationsGDAEst référencé par 98 183 NilEst remplacé par Nil 184 NilEst requis par 99 185 NilEst une version <strong>de</strong> Nil 186 NilExpéditeur Nil 161 NilFormat Nil 163-164 NilFormat d’enregistrement institutionnel Nil 164 NilI<strong>de</strong>ntifiant du document Nil 166 NilI<strong>de</strong>ntifiant du dossier 74 Nil NilLangue Nil 168 NilLimite d’accès 76 Nil NilMot clé 56 Nil NilNuméro <strong>de</strong> calendrier <strong>de</strong> conservation 87 Nil NilNuméro <strong>de</strong> règle <strong>de</strong> conservation 89 Nil NilPortée 78-81 169-172 NilPortée géographique 80 171 NilPortée temporelle 81 172 NilProcessus/Activité 58 Nil NilPublic cible 44 125 NilQuantité 48 130 NilRéfère à 100 188 NilRègle <strong>de</strong> conservation 82-91 Nil NilRelation 93-102 173-191 Nil<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 227
Métadonnées <strong>Dossiers</strong> Documents OpérationsGDARemplace Nil 189 NilRequiert 101 190 NilRésumé 72 155 NilRestriction d’utilisation 103 Nil NilScolarité 46 127 NilSe conforme à 102 191 NilSignataire Nil 192 NilStatut 105-116 Nil NilStatut archivistique 106 Nil NilStatut d’autorité d’enregistrement 108 Nil NilStatut d’exemplaire 110 Nil NilStatut <strong>de</strong> dossier 114 Nil NilStatut <strong>de</strong> version Nil 194 NilStatut essentiel 116 Nil NilSupport 50 132 NilTable <strong>de</strong>s matières 73 156 NilTierce partie Nil 196 NilTitre Nil 198-200 NilTitre <strong>de</strong> la règle <strong>de</strong> conservation 91 Nil NilTitre du document Nil 199 NilTitre du dossier 118 Nil NilType <strong>de</strong> document Nil 136 NilUnité administrative propriétaire 120 Nil Nil<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 228
Métadonnées <strong>Dossiers</strong> Documents OpérationsGDAUtilisateur effectuant la <strong>de</strong>struction réelle Nil Nil 218Utilisateur effectuant le transfert réel Nil Nil 220Utilisateur effectuant le versement réel Nil Nil 222Vali<strong>de</strong>ur Nil Nil 224<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 229
GLOSSAIRECalendrier <strong>de</strong> conservationOutil perm<strong>et</strong>tant <strong>de</strong> déterminer les pério<strong>de</strong>s d'utilisation <strong>et</strong> les supports <strong>de</strong> conservation <strong>de</strong>s<strong>documents</strong> actifs <strong>et</strong> semi-actifs d'un ministère ou organisme <strong>et</strong> qui indique quels <strong>documents</strong>inactifs sont conservés <strong>de</strong> manière permanente <strong>et</strong> lesquels sont éliminés. Il contientessentiellement <strong>de</strong>s règles <strong>de</strong> conservation s'appliquant à <strong>de</strong>s séries, voire parfois à <strong>de</strong>s<strong>documents</strong>. Selon l'article 7 <strong>de</strong> la Loi sur les archives, tout organisme public doit établir <strong>et</strong>tenir à jour un calendrier <strong>de</strong> conservation <strong>de</strong> ses <strong>documents</strong>.Source: Bibliothèque <strong>et</strong> Archives nationales du QuébecCycle <strong>de</strong> vieEnsemble <strong>de</strong>s étapes que franchit un document <strong>et</strong> qui vont <strong>de</strong> sa création en passant parson enregistrement, son transfert, sa consultation, son traitement <strong>et</strong> sa transmission, jusqu’àsa conservation ou sa <strong>de</strong>struction en conformité avec le calendrier <strong>de</strong> conservation duministère ou <strong>de</strong> l’organisme.Source: Adaptée <strong>de</strong> la Directive sur la sécurité <strong>de</strong> l’information gouvernementaleDocumentUn ensemble constitué d’information portée par un support. L’information y est délimitée, <strong>de</strong>façon tangible ou logique selon le support qui la porte, <strong>et</strong> elle est intelligible sous forme <strong>de</strong>mots, <strong>de</strong> sons ou d’images. L’information peut être rendue au moyen <strong>de</strong> tout mo<strong>de</strong> d’écriture,y compris d’un système <strong>de</strong> symboles transcriptibles sous l’une <strong>de</strong> ces formes ou en un autresystème <strong>de</strong> symboles.Source: Loi concernant le cadre juridique <strong>de</strong>s technologies <strong>de</strong> l’information, art. 3Document numériqueTout document dont l’information (texte, image, son, <strong>et</strong>c.) est représentée sous forme binaire<strong>et</strong> habituellement stockée sur un support informatique, comme une disqu<strong>et</strong>te, un disque dur,un cédérom.Source : http://www.banq.qc.ca/portal/dt/services/archivistique_ged/crggid/crggid_m<strong>et</strong>ho<strong>de</strong>/crggid_m<strong>et</strong>ho<strong>de</strong>.jspEnregistrement institutionnelProcessus par lequel la responsabilité <strong>de</strong> la gestion d’un dossier <strong>et</strong> <strong>de</strong> ses <strong>documents</strong> estprise en charge par l’institution.Source : http://www.banq.qc.ca/<strong>documents</strong>/services/archivistique_ged/crggid/CRGGID.pdf<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 230
MétadonnéesDonnées structurées ou semi-structurées pour nommer, i<strong>de</strong>ntifier, décrire <strong>et</strong> classifier uneressource documentaire.Source: http://www.banq.qc.ca/<strong>documents</strong>/services/archivistique_ged/crggid/presentation_courte_profils.ppt#273,6,Diapositive 6Profil <strong>de</strong> métadonnéesEnsemble <strong>de</strong>s métadonnées qui caractérisent un dossier ou un document : titre, auteur,support, suj<strong>et</strong>, <strong>et</strong>c.Source: http://www.thesaurus.gouv.qc.ca/tag/terme.do?id=15519<strong>Profils</strong> <strong>de</strong> métadonnées <strong>gouvernementaux</strong>, version 2.0 Page 231