Assistant administratif, direction générale Description du poste Sous ...

Assistant administratif, direction généraleDescription du poste1 poste requis août 2011Sous la supervision du directeur général, vous êtes responsables des activités suivantes pour ladirection générale, le service des finances et des technologies de l’information et le service de lagestion des brevets:Générales• Gérer l’agenda des directeurs, leurs contacts et leur correspondance selon les politiquesgénérales de l’entreprise et les directives spécifiques des supérieurs ;• Assurer la confidentialité des informations et documents qui vous sont confiés ;• Organiser et classer les documents des services dans les meilleurs délais possibles ;• Répondre et prendre note des appels adressés aux membres des services et y donner suite,particulièrement en cas d’absence ;• Entrer les données et effectuer la mise à jour des informations aux divers logiciels, basesde données et tableaux utilisés ou gérés par les services ;• Rédiger ou participer à la rédaction des divers documents du service selon son domaine etson niveau d’expertise ;• Assister, au besoin, les membres de l’équipe à la finalisation et la mise en page de diversdocuments ;• Porter une attention particulière à l’uniformisation et à la justesse de l’informationapparaissant aux documents pour préserver et communiquer l’image ainsi que laréputation de l’entreprise ;• Compléter, sur demande, divers rapports et documents inhérents à la gestion du service ;• Consolider les feuilles de temps des membres de l’équipe, les faire autoriser et lestransmettre au service de la paie périodiquement et selon les procédures en vigueur ;• Préparer, sur demande, les rapports de dépenses des directeurs et assister les membres del’équipe dans la production des leurs ; faire autoriser les rapports complétés et lestransmettre au service de la paie ;• Organiser la logistique des rencontres tenues à l’interne pour les membres de sesservices ;• Faire les réservations d’hôtels, restaurants, salles pour les invités ou les membres del’équipe ;• Procéder à l’inscription des membres de l’équipe à diverses activités et organisationsselon les procédures en vigueur ;• Assister son supérieur dans l’organisation des activités et événements corporatifs reliés àson domaine d’activités;• Réaliser divers mandats à la demande et en support aux membres de l’équipe selon sonniveau d’expertise ;Spécifiques• Superviser la gestion des salles de conférences et s’assurer de l’adéquation des servicesrendus ;• Superviser la gestion des appels entrants dans l’entreprise afin de préserver l’image del’entreprise et assurer un excellent service à la clientèle ;• Superviser la gestion des visiteurs afin de préserver l’image de l’entreprise et assurer unexcellent service à la clientèle ;

• Superviser le traitement du courrier de l’entreprise ;• Superviser la gestion des messageries ;• Superviser la gestion et approuver l’achat des fournitures de bureau pour en contrôler lescoûts, la qualité et l’adéquation des ressources vs les besoins des employés ;• Superviser la gestion et approuver l’achat des fournitures et articles requis pour les sallesde conférences, coins café et cafétéria pour assurer le service aux employés ;• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de son supérieur.Emploi supervisé• Aide généralProfil recherché• DEP en secrétariat avec expérience de 3-5 ans• Expérience en entreprise manufacturière (atout)• Discrétion et conscience de la nature hautement confidentielle des informationsmanipulées• Excellent français écrit et parlé; habilité de rédaction, de compréhension et de synthèse• Excellent anglais écrit et parlé; habilité de rédaction, de compréhension et de synthèse• Bonnes habiletés et intérêt pour la mise en page et la documentation• Consciencieux, attentif et autonome possédant un bon sens des responsabilités• À l’aise avec la suite Windows (Outlook, Word, Powerpoint, Excel)• Connaissance du système SAP (atout)• Orienté client• Orienté santé-sécurité et qualité tout en étant productifConditions de travail• Travail de jour, 37,5 heures par semaine• Lieu de travail: usine de Candiac