Livre Blanc Optimisation des coûts - Hewlett-Packard France - HP

UNE NOUVELLE APPROCHEÉCONOMIQUE DELA TECHNOLOGIEProfitez de la reprise pour optimiser et développer votre business.Note de synthèseAujourd’hui les entreprises ne cherchent pas forcément à acquérir de nouvelles technologies mais plutôt à optimiser leurs investissementstechnologiques pour capitaliser et progresser. Pour naviguer dans un climat économique houleux, les dirigeants doivent être capables de trouverle juste équilibre entre la délicate gestion des réductions budgétaires, des projets retardés, et l’impératif d’assurer la santé à long terme de leurentreprise.Les enseignements des précédentes récessions nous ont appris qu’une gestion prudente des coûts – combinée à des investissements ciblés – aideles entreprises à réduire les coûts à court terme et leur permet de se préparer efficacement au redémarrage de l’économie pour être compétitives.Vous trouverez dans ce document des conseils pratiques et des stratégies pour transformer les difficultés engendrées par l’incertitude économique enavantages compétitifs. Il contient également quelques exemples des meilleures pratiques HP. Ce document explique comment les solutions d’impressionet les partenariats avec les leaders de la technologie peuvent vous aider à appréhender une approche économique différente et profitable.Bousculer les idées reçuesSi les changements du paysage économique n’ont rien de nouveau, larécente récession est arrivée de manière brutale et inattendue. Et avecelle est venue la prise de conscience que la technologie constitue unélément crucial pour satisfaire les clients et rester compétitifs. Lorsque lesbudgets sont serrés et les marchés incertains, la stratégie technologiqued’une entreprise joue un rôle prépondérant pour la croissance et ensoutien de l’opérationnel Les dirigeants avisés savent qu’avec uneinfrastructure informatique bien adaptée et bien gérée, la technologiepeut devenir un moteur au lieu d’être un centre de coûts.Observez comment votre entreprise gère son parc d’impression. Uneétude « All Associates Group » a rapporté que les entreprises dépensentenviron 6 % de leur chiffre d’affaires dans le domaine de l’impression. 2Cette partie souvent négligée de votre environnement informatiqueconstitue pourtant le premier moyen de communication entre vos basesde données et vos activités. Plus important encore, les systèmesd’impression prennent en charge la production de communicationsclients cruciales, telles que les devis, rapports et factures. Si les systèmesd’impression sont aujourd’hui incontournables, ils peuvent égalementconstituer l’un des moyens les plus rapides de réduire les coûtsinformatiques. Des études montrent que les entreprises peuventéconomiser jusqu’à 30 % sur les coûts d’impression et obtenir desavantages supplémentaires en matière de performances et de protectionde l’environnement simplement en gérant leurs systèmes d’impression etl’automatisation des processus papier.La principale difficulté d’une entreprise désireuse de réaliser deséconomies est de sélectionner et gérer de manière unifiée sesinvestissements technologiques. Concernant les investissementsinformatiques, la plupart des entreprises sont confrontées à des achatsdécentralisés et des objectifs contradictoires. Chaque départementachète en fonction de ses propres besoins mais sans prendre enconsidération la stratégie informatique globale. Cela se traduit pardu matériel inadapté, de faibles taux d’utilisation des dispositifsinformatiques et des méthodes de gestion des ressources, services etfournitures d’impression non structurées.HP travaille avec ses clients pour faire changer les choses, encommençant par l’établissement d’un plan stratégique et d’un modèlede gestion visant à réduire les coûts d’exploitation et à gagner enproductivité. Armée de ces outils, l’entreprise est prête à passer àl’étape suivante sur la voie de la réduction des coûts d’impression.La technologie au service dela croissance de votre entreprise

Trois étapes pour réduire les coûts et améliorer la productivité1. Hiérarchiser les nouveaux investissements en impression selon leur profitabilité pour optimiserles retours sur investissements.2. Optimiser, gérer et améliorer l’infrastructure et les flux de production afin de réduire les coûts,d’accroître la productivité et d’atteindre les objectifs environnementaux.3. Adopter un approvisionnement flexible pour assurer le fonctionnement continu des solutions d’impressionet ainsi focaliser l’attention de vos équipes sur d’autres projets prioritaires.Dans cette partie, nous vous présentons les principales actions à mener pour gérer efficacement vossolutions d’impressions.1. Hiérarchiser les investissements selon leur profitabilitéLes entreprises du monde entier concentrent une grande partie de leurs efforts sur l’obtention dumeilleur retour sur investissement. Pour y parvenir, les entreprises leaders renforcent leur gestion etla validation des projets liés à l’impression en se concentrant sur les plus rentables. De nombreusesentreprises identifient leurs besoins les plus urgents au cours d’ateliers ou lors d’audits. Elles utilisentensuite des services de gestion du changement pour implémenter les projets en douceur.Arguments en faveur du changementLes dirigeants et équipes opérationnelles ont besoin d’une méthodologie éprouvée pour les aider àidentifier et quantifier les améliorations des systèmes ainsi que les réductions de coûts ayant le plusd’impact. Les services d’audits d’HP vous aident à identifier les besoins des utilisateurs finaux etfournissent des estimations sur les coûts en matériels et logiciels de votre environnement. Ensemble,ces projections constituent un argument irréfutable sur les avantages de la transition de votre entreprisevers un environnement optimisé et géré.Des exigences de valeur et de résultatsUn principe fondamental dans le cadre d’un changement est que tout investissement dans latechnologie devrait améliorer la capacité de votre entreprise à répondre aux objectifs businessen plus de la réduction des coûts. Les départements informatiques innovants déploient des solutionsqui ne se contentent pas de répondre aux besoins techniques du moment, mais qui mettent en placede meilleures pratiques centrées sur les gains de productivité et les objectifs de protection del’environnement. Il est important de noter que ces gains et objectifs sont difficiles à atteindre sansl’engagement des employés. HP offre une assistance pour gérer la formation et le changement –depuis la familiarisation aux périphériques de base jusqu’aux services de transition et detransformation – ce qui permet aux utilisateurs de comprendre de nouvelles règles d’impressionbénéfiques pour leur entreprise et la planète.2. Optimiser, gérer et améliorerLes effets cumulatifs d’une infrastructure optimisée, d’un environnement géré et de processus amélioréspeuvent induire de profonds changements. L’initiative de transformation de l’impression propre à HPpermet à l’entreprise d’économiser des millions de dollars chaque année et l’aide à atteindre sesobjectifs environnementaux.L’optimisation conduit à l’équilibreL’optimisation consiste à trouver un équilibre entre vos coûts d’impression et la productivité desutilisateurs. Cet équilibre exige une planification. Des services d’évaluation comme ceux qu’HPpropose, permettent de collecter, analyser et surveiller vos activités d’impression pour vous livrerun diagnostic précis de vos systèmes. Ensuite, le process le plus courant consiste à standardiser etconsolider un parc vieillissant et l’actualiser avec une bonne combinaison de nouveaux systèmestoujours plus efficaces – et tous placés de manière stratégique pour adapter les volumes et lesfonctionnalités aux besoins. Aujourd’hui, les dispositifs informatiques offrent des fonctionnalités biensupérieures à ce qui était proposé il y a encore quelques années. Les fonctionnalités offertes par HPtelles que le recto-verso automatique, les commandes de couleur et l’impression en mode « pull »aident à réduire les coûts, tandis que les capacités multifonctions et de mise en réseau amélioréesd’HP permettent aux utilisateurs de gagner un temps précieux.2

Une gestion permanente est synonyme de succèsA l’image de l’économie ou d’autres écosystèmes, un parc d’impression est rarement statique. Mêmeune infrastructure soigneusement planifiée et optimisée nécessite un contrôle continu. Heureusement,la gestion durable est réellement payante. Les analystes estiment que la gestion du parc et des sortiespapier peut vous faire économiser à elle seule jusqu’à 30 % des coûts d’impression. Les outils degestion de réseau constituent un moyen de maintenir le contrôle. HP Web Jetadmin fournit desfonctions de collecte de données, gestion des approvisionnements et création de rapports qui vousaident à prendre des décisions de gestion judicieuses. Vous pouvez par exemple identifier les centresde coûts et en facturer l’utilisation, réduire la consommation énergétique en définissant des modesveille au niveau du réseau, ou encore créer des rapports sur le nombre de pages imprimées en rectoverso.L’amélioration des flux de production optimise la productivitéLa planification et la gestion sont essentielles, mais ce sont les améliorations apportées aux flux detravail qui font le succès de votre entreprise. De nombreuses entreprises sont handicapées par lesprocessus manuels de traitement et de routage des documents papier, source d’inefficacité et d’erreurscoûteuses. Le remplacement de ces processus par des solutions de saisie et de traitement desdocuments permet de réduire les coûts associés à la gestion des données. Il constitue également uneétape dans l’évolution vers des solutions plus avantageuses. HP et ses partenaires proposent le logicielle plus innovant en matière de solutions de saisie et traitement de documents pour saisir, numériser,distribuer et stocker les informations des documents dans n’importe quel système. Le contenu numérisépermettra à votre entreprise de réduire, d’éliminer le traitement et le stockage du papier, et ainsid’obtenir des gains de productivité et de réduire les coûts.3. Adoptez un approvisionnement flexibleLes experts du domaine de l’IT savent que des modèles de financement et d’approvisionnementefficients permettent d’optimiser les systèmes sans conséquence négative pour l’entreprise. Ils saventégalement qu’il est vital d’avoir des services et un support flexibles pour assurer la continuité dessystèmes. C’est un élément fondamental dont les entreprises doivent tenir compte. Après tout le coûtd’un matériel indisponible, en panne, est plus lourd pour l’entreprise que ce que lui coûte un serviceassurant la continuité.Leasing et services financiersAvec le leasing, vous pouvez vous moderniser et ainsi proposer de nouveaux services à l’entreprisesans toutefois alourdir votre budget. Tous vos coûts – matériel, logiciels, frais annexes (comme les taxessur les ventes et les coûts d’installation) sont inclus dans un unique paiement mensuel ou trimestrielplanifiable. Toutefois, le leasing n’est pas la panacée. Il est important de trouver un contrat répondantaux besoins de votre entreprise et adapté à votre budget. Les offres de paiement différé minimisent oudécalent les paiements. Les plans de cession-bail peuvent offrir des apports de businesscomplémentaires.En dehors du choix de financement, vous souhaitez choisir un partenaire capable de comprendre vosbesoins et vos enjeux. Les professionnels de HP Financial Services vous aident à obtenir les produitsdont vous avez besoin via un plan de leasing adapté. Ils savent également appréhender le potentiel etl’impact du choix de votre technologie.3

ServicesLes entreprises se tournent de plus en plus vers des spécialistes des solutions d’impression, car elles trouvent làun moyen économique d’externaliser une expertise qui ne fait pas partie de leur cœur de métier. Comme lesouligne Gartner, l’infogérance des services d’impression (MPS – Managed Print Services) « aident lesentreprises à mener à bien les changements nécessaires et à économiser de l’argent en fournissant le personnelet l’expertise pour déterminer leurs véritables besoins, optimiser le parc pour répondre à ces besoins, et lessuivre et les surveiller afin de maintenir cette situation idéale par la suite ». 1L’expérience et les services offerts par les différents fournisseurs MPS varient considérablement. Il estimportant de choisir un fournisseur proposant à la fois : un portefeuille complet de périphériques de solutionsd’impression (imprimantes, MFP, scanners), de logiciels, consommables, support, et solutions applicatives,des options flexibles d’achat, de transition et de gestion. En plus du mode d’achat « traditionnel » desmatériels d’impression, HP propose par exemple différentes offres « contractuelles » telles que :• Pay-for-Print : l’automatisation complète et transparente de l’approvisionnement en consommables.• SPS Pack : un pack d’impression comprenant à la fois la maintenance et les consommables.• Coût à la page : l’offre classique bureautique de facturation à la page.Un réseau de partenaires agréés disposant de cette expertise et assurant aussi la proximité géographiquerecherchée pour cette offre de service. C’est le réseau de partenaires Office Printing Solutions (OPS). Grâceà son expertise et son innovation dans le domaine, HP est considéré par les analystes du secteur comme unleader en matière de MPS.SupportLes pannes ont un impact sur la productivité des employés, la satisfaction des clients et le chiffre d’affaires.De plus, le coût d’une intervention pour un produit hors garantie dépasse souvent le coût d’un supportcomplet de plusieurs années pour le même produit. Le niveau de support spécifique dont vous avez besoinvarie selon les attentes de votre entreprise : services le jour ouvré suivant, service le jour même, ou optionsd’assistance avec des horaires de service plus flexibles. Les services HP Care Pack offrent ces d’option desupport simples à commander et à utiliser. Ce sont des moyens économiques de modifier ou étendre votregarantie standard et de réduire le risque d’avoir des coûts de réparation imprévus.Ajoutez à tous ces services une expertise surlaquelle vous pouvez compterAujourd’hui, les entreprises sont confrontées à des choix cornéliens. Mais vous ne devriez jamais avoir àchoisir entre la réduction des coûts et la gestion des résultats futurs de votre entreprise. Travaillez avec desexperts du secteur qui comprennent parfaitement les défis auxquels vous êtes confrontés et ont l’expériencepour y répondre. HP peut vous aider à évaluer votre environnement, vous recommander des stratégiesidéales dans le respect de vos objectifs commerciaux et mettre en place des solutions inégalées afind’obtenir des résultats rapides.L’approche HPHP travaille avec vous pour évaluer, déployer et gérer un environnement de solutions d’impression adapté aux besoins de votre entreprise,tout en vous aidant à réduire les coûts, à conserver les ressources et simplifier les procédures. L’approche HP :Optimisation de l’infrastructureHP peut vous aider à atteindre un équilibreentre votre coût total d’impression, vos besoinsen matière de productivité et de confort pourl’utilisateur.Gestion de l’environnementEn travaillant ensemble, HP peut vous aiderà optimiser votre parc d’impression tout enaméliorant l’efficacité et la sécurité.Amélioration du flux de productionEn rationalisant les processus, HP peut vousaider à établir un environnement plus efficacepour la saisie, la gestion et le partage desinformations.Pour plus d’informations, consultez votre revendeur HPlocal ou visitez le site www.hp.comLa technologie au servicedes résultats de votre entreprise1. Gartner, Inc., Magic Quadrant for Managed Print Services Worldwide, KenWeilerstein, Cecile Drew, Federico De Silva Leon, Yulan Li, 24 septembre 2008.2. ALL Associates Group, Eddie Riddell, 29 mai 2009.© Copyright 2009 Hewlett-Packard Development Company, L.P. Les informations contenues dans ce document sont sujettes à modification sans préavis. Les seules garanties relatives auxproduits et services HP sont énoncées dans les déclarations de garantie expresse accompagnant ces produits et services. Aucun élément contenu dans le présent document ne saurait êtreconsidéré comme constituant une garantie supplémentaire. HP ne saurait être tenu responsable des éventuelles erreurs techniques ou d’édition contenues dans ce guide, ni des omissions.4AA2-6933ENW, juin 2009