Guide pour le Fonds de disposition KFW pour la maintenance
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GESTIONNAIRE DU FONDS SPECIAL PROVINCIAL POUR LA SANTE:14. I<strong>de</strong>ntifie un commis <strong>de</strong> pharmacie digne <strong>de</strong> confiance par district bénéficiaire àl'hôpital <strong>de</strong> district <strong>pour</strong> gérer exclusivement <strong>la</strong> subvention <strong>pour</strong> ce district. Il doitcommuniquer ce nom au MCD concerné et à EPOS/MH.15. Assigne <strong>le</strong>s responsabilités <strong>de</strong> comptabilité <strong>de</strong> <strong>la</strong> saisie mensuel<strong>le</strong> <strong>de</strong>s données16. Assure <strong>le</strong>s processus <strong>de</strong> flux <strong>de</strong>s documents sortants et entrants <strong>de</strong>s districtsbénéficiaires17. Assure <strong>la</strong> présentation régulière <strong>de</strong>s comptes à EPOS/MH18. Surveil<strong>le</strong> l'écou<strong>le</strong>ment <strong>de</strong>s fonds, s'assurant que <strong>de</strong>s montants suffisants d'argentcomptant sont maintenus auprès <strong>de</strong>s commis <strong>de</strong> pharmacie dans <strong>le</strong>s districts. Lesattributions du budget <strong>de</strong>vraient être une directive, donnant approximativement 2millions <strong>de</strong> FCFA par trimestre par district pendant <strong>la</strong> première année.COMPTABLE DU FONDS SPECIAL AU NIVEAU PROVINCIAL:19. Établit un compte par formation sanitaire <strong>de</strong>s districts bénéficiaires dans <strong>le</strong>programme <strong>de</strong> comptabilité informatisé20. Établit 5 lignes <strong>de</strong> c<strong>la</strong>ssification <strong>de</strong> dépenses selon <strong>la</strong> <strong>de</strong>man<strong>de</strong> <strong>de</strong> remboursement21. Assure <strong>la</strong> saisie méticu<strong>le</strong>use <strong>de</strong> données quand il reçoit <strong>le</strong>s documents <strong>de</strong>s districts,se référant aux indications <strong>de</strong>s champs verts <strong>de</strong> <strong>la</strong> <strong>de</strong>man<strong>de</strong> <strong>de</strong> remboursement. Ilinscrit <strong>le</strong> ‘numéro <strong>de</strong> <strong>la</strong> pièce’ à partir du logiciel <strong>de</strong> comptabilité dans <strong>le</strong> formu<strong>la</strong>ireoriginal <strong>de</strong> remboursement après exécution <strong>de</strong> <strong>la</strong> saisie <strong>de</strong>s données <strong>pour</strong> chaqueremboursement22. Assemb<strong>le</strong> tous <strong>le</strong>s documents originaux et prépare <strong>la</strong> disquette <strong>pour</strong> <strong>la</strong> présentationmensuel<strong>le</strong> <strong>de</strong>s comptes à EPOS/MH par l'intermédiaire du gestionnaire provincialdu fonds23. À partir <strong>de</strong> <strong>la</strong> <strong>de</strong>uxième année, quand moins <strong>de</strong> 100% <strong>de</strong>s va<strong>le</strong>urs <strong>de</strong> facture sontremboursés, <strong>le</strong> reçu original <strong>de</strong>vrait être invalidé par un cachet, énonçant <strong>le</strong>montant remboursé. Une copie du reçu ainsi invalidé <strong>de</strong>vrait alors être expédiéavec <strong>la</strong> <strong>de</strong>man<strong>de</strong> origina<strong>le</strong> <strong>de</strong> remboursement à EPOS/MH, alors que <strong>le</strong> reçuinvalidé ORIGINAL <strong>de</strong>vrait être retourné par l'intermédiaire du commis <strong>de</strong>pharmacie au district concerné <strong>pour</strong> <strong>le</strong>ur propre comptabilité, puisqu'ils ont financé<strong>le</strong> <strong>pour</strong>centage restant <strong>de</strong> <strong>la</strong> facture.LE COMMIS DE PHARMACIE DE DISTRICT agit en tant qu'interface entre <strong>le</strong> district<strong>de</strong> santé bénéficiaire et <strong>le</strong> fonds spécial provincial :24. Accepte EXCLUSIVEMENT <strong>le</strong> formu<strong>la</strong>ire <strong>de</strong> <strong>de</strong>man<strong>de</strong> <strong>de</strong> remboursement du <strong>Fonds</strong><strong>de</strong> Disposition KfW en tant que fiche <strong>de</strong> remboursement, avec quatre pages encou<strong>le</strong>ur par formu<strong>la</strong>ire25. S’assure méticu<strong>le</strong>usement que tous <strong>le</strong>s détails importants sur <strong>le</strong>s <strong>de</strong>man<strong>de</strong>s <strong>de</strong>remboursement ont été remplis lisib<strong>le</strong>ment et toutes <strong>le</strong>s signatures exigéesobtenues avant <strong>de</strong> procé<strong>de</strong>r à toute <strong>de</strong>man<strong>de</strong> <strong>de</strong> remboursement26. S’assure que <strong>le</strong> <strong>pour</strong>centage correct <strong>de</strong> remboursement est appliqué, car <strong>le</strong>remboursement intégral doit être effectué seu<strong>le</strong>ment pendant <strong>la</strong> première année,qui est 2005. Coche <strong>la</strong> case appropriée du <strong>pour</strong>centage sur <strong>le</strong> formu<strong>la</strong>ire <strong>de</strong>remboursement et calcu<strong>le</strong> <strong>le</strong> montant exact à rembourser.27. S´assure que <strong>la</strong> personne recevant <strong>le</strong> remboursement d'argent comptant estpersonnel<strong>le</strong>ment bien connue <strong>de</strong> lui.28. Arrache <strong>le</strong>s pages b<strong>la</strong>nches et roses origina<strong>le</strong>s du formu<strong>la</strong>ire <strong>de</strong> remboursement.4
29. Conserve un dossier <strong>de</strong> toutes <strong>le</strong>s copies roses du formu<strong>la</strong>ire <strong>de</strong> remboursementdans son propre bureau30. S’assure que <strong>le</strong>s documents originaux ainsi que l’original du formu<strong>la</strong>ire <strong>de</strong>remboursement (feuil<strong>le</strong> b<strong>la</strong>nche) sont envoyés <strong>de</strong> manière sécurisée au niveauprovincial.31. À partir <strong>de</strong> <strong>la</strong> <strong>de</strong>uxième année (remboursement à moins <strong>de</strong> 100%), il maintient unregistre <strong>de</strong>s reçus originaux qui ont été retournés au district après invalidation par <strong>le</strong>comptab<strong>le</strong> provincialSVP Contactez-nous à tout moment au bureau du Projet EPOS/MH à Yaoundé sivous souhaitez davantage <strong>de</strong> c<strong>la</strong>rification !BUDGET PROPOSE ET ALLOCATION DU FONDSHD CMA CSI Millions en FCFA4 5 6 an 1 an 2 an 3 an 4moto DH SDHC IHC 100% 75% 50% 25% totalLittoral Nkongsamba 1 1 2 10 13 7,920 5,940 3,960 1,980 19,80Edéa 1 1 2 8 11 7,480 5,610 3,740 1,870 18,70SW Kumba ok 1 2 12 15 8,360 6,270 4,180 2,090 20,90Mamfé 1 1 2 11 14 8,140 6,105 4,070 2,035 20,35NW Ndop 1 1 2 12 15 8,360 6,270 4,180 2,090 20,90Nkambe 1 1 2 8 11 7,480 5,610 3,740 1,870 18,70Wum 1 1 2 11 14 8,140 6,105 4,070 2,035 20,35total 6 7 14 72 93 139,70c<strong>le</strong>f re<strong>la</strong>tive 20 3 1Millions en FCFA / an 4,4 0,66 0,22qté unité6 4 24 moto 125cc7 5 35 pièces <strong>de</strong> rechange, outils, etc7 20 140 contrats <strong>de</strong> financement avec <strong>le</strong>s districts5% 7 commission <strong>de</strong> gestion <strong>pour</strong> <strong>le</strong> <strong>Fonds</strong> Spécial Provincial <strong>pour</strong> <strong>la</strong> Santé2 contrat initial du bureau d’audit4 3,5 14 total d’audits annuels18% 3 TVA sur <strong>le</strong>s services d’auditadministration 5 logiciel, impression, papeterie, charges bancaires, courrier, etctotal 230 Millions FCFA équiva<strong>le</strong>nt à 350.000 Euro5
Coopération financière germano-camerounaise - Programme Sectoriel <strong>de</strong> SantéFONDS DE DISPOSITION KfW POUR LA MAINTENANCE<strong>de</strong>s provinces Nord-Ouest, Sud-Ouest et LittoralKfWconventionrapports4. DRAFTJ.Riha / EPOS22.11.2004COMPTE <strong>de</strong> <strong>la</strong> Caisse Autonome d’Amortissement (CAA)Ministère <strong>de</strong> <strong>la</strong> SantéharmonisationCOMPTE - <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Disposition CentralS/D TS MinsantéEPOS / GTZ / PGCSSReprésentant Minsanté CNPGCSSautorisationcomptabilitésupervisionremboursementsvérificationcomptabilité plus 5 % bénéfice rapportsjustificatifs contrat rapports<strong>de</strong> gestionautorisation<strong>de</strong>s transactions> 100.000 CFAachat etreg<strong>le</strong>ment <strong>de</strong> <strong>la</strong> facturefinancé par <strong>le</strong> district3 COMPTES - <strong>Fonds</strong> Speciaux N-Ou, S-Ou, Littoralformu<strong>la</strong>ire <strong>de</strong> <strong>de</strong>man<strong>de</strong>justificatifs en original7 Unités <strong>de</strong> Maintenance (UM)service <strong>de</strong><strong>maintenance</strong>Formations Sanitairesservice <strong>de</strong><strong>maintenance</strong>Délégation contrat conseil<strong>de</strong> financementcommissaire aux comptes qualifiéremboursementsaudit, contrô<strong>le</strong> annuelvia antenne <strong>de</strong> districtdu <strong>Fonds</strong> Special <strong>de</strong> <strong>la</strong> Santéselon <strong>pour</strong>centage applicab<strong>le</strong> rapports<strong>de</strong>man<strong>de</strong>s, justificatifsrapports7 Districts bénéficiairesN-Ou : Ndop, Nkambe, WumargentDistrict <strong>de</strong> Santé S-Ou : Kumba, Mamféautorisation Littoral : Nkongsamba, Edéacontrat, conventionserviceFournisseurs, contrateurs <strong>de</strong> servicerapports, documentation
KfWMinistère <strong>de</strong> <strong>la</strong> Santé Publique - CamerounFONDS DE DISPOSITION, MAINTENANCE PGCSS / EPOS Health ConsultantsDEMANDE <strong>de</strong> REMBOURSEMENT exclusivement contre reçus originaux déjà payésgtzfiche <strong>de</strong> <strong>de</strong>man<strong>de</strong> à remplir dans tous <strong>le</strong>s casProvinceA No AB NUMERO <strong>de</strong> DEMANDE copié du Registre <strong>de</strong> Maintenance <strong>de</strong> <strong>la</strong> FSC Numéro d'INTERVENTION du Registre <strong>de</strong>s Travaux <strong>de</strong> l'UM concernéeD TACHE DE MAINTENANCEE Description du MATERIEL ou SERVICE fourniF FOURNISSEUR matériel/serviceNodateNo reçu date va<strong>le</strong>urchoissisez un: outil<strong>la</strong>ge 1matériel génie civil 2 DEUX offres ALTERNATIVES origina<strong>le</strong>s OUIG pièces, matériel technique 3 (factures proformas) sont attacheés NON Gc<strong>la</strong>ssificationdépensesprestation externe ponct. 4contrat <strong>de</strong> <strong>maintenance</strong> 5 date nom fonction signatureH TECHNICIEN confirmant <strong>le</strong> matériel / serviceI APPROBATION du responsab<strong>le</strong> <strong>de</strong> <strong>la</strong> FSJ Personne AUTORISEE désignée par <strong>le</strong> CSSDnomDistrictFormation SanitaireNOTE: signer c'est assurer que <strong>le</strong>s coûts encourus sont conformes aux conditions du contractmin 20.000BCDEFHIJapprobation FAX<strong>pour</strong> <strong>le</strong>s factures <strong>de</strong> plus <strong>de</strong> 100.000CFAK personne ENVOYANT <strong>le</strong>s documents à GTZL APPROBATION du responsab<strong>le</strong> GTZ / EPOSMapprobation par FAX exigé par GTZ / EPOSdate nom fonction signatureNOTE: en signant, <strong>la</strong> personne qui envoie <strong>le</strong>s documents par FAX à GTZ / EPOS confirme que:- tous <strong>le</strong>s détails sur cette fiche <strong>de</strong>s lignes A à K ont été remplies- cette fiche, facture, reçu et 2 P/Fs sont disponib<strong>le</strong>s et prêts à être envoyés par FAX au 223 23 72GTZ / EPOS sur approbation communiquera par FAX <strong>le</strong> numéro <strong>de</strong> référence suivant:à remplir dans <strong>le</strong> formu<strong>la</strong>ire original, <strong>la</strong> copie approuvée <strong>de</strong> FAX doit être jointeKLMremboursementconfirmation du remboursement enespèces via l'antenne <strong>de</strong> district du FSPS<strong>pour</strong> <strong>le</strong>s remboursements à moins <strong>de</strong> 100% <strong>le</strong> reçuoriginal sera retourné au district une fois que <strong>le</strong>sdétails ont été vérifiés par <strong>le</strong>s comptab<strong>le</strong>sP personne payant <strong>le</strong> remboursement en espècesQ personne confirmant <strong>le</strong> reçu du remboursement<strong>pour</strong>centage remboursementremboursé payé refund en paid CFA CFAN100% montant ………..…..………...…...….75% en amount <strong>le</strong>ttres ……………..…………...…...…..….……………………...50% .……………………………...…….……..in words ..……..….………………….25% ………………………………….……..Odate nom fonction signatureNOTE: en signant, <strong>la</strong> personne qui paie <strong>le</strong> remboursement confirme que:numéro <strong>de</strong> <strong>la</strong> pièce- tout détail nécessaire sur cette fiche <strong>de</strong>s lignes A à Q a été remplicomptab<strong>le</strong>- <strong>le</strong> vrai <strong>pour</strong>centage est marqué et appliqué dans <strong>le</strong>s lignes N et O- <strong>le</strong>s documents originaux appropriés ont été joints à cette fiche (facture, reçu, P/F)- <strong>pour</strong> une facture <strong>de</strong> plus <strong>de</strong> 100.000CFA, l'approbation par FAX est jointe et <strong>le</strong>s lignes K à M rempliesPQcopies <strong>de</strong><strong>la</strong> fiche> fiche origina<strong>le</strong> à envoyer au FSPS/LIT ainsi que <strong>le</strong>s documents originaux <strong>pour</strong> <strong>la</strong> comptabilité> <strong>la</strong> copie b<strong>le</strong>ue reste avec <strong>le</strong> <strong>de</strong>man<strong>de</strong>ur qui a payé <strong>la</strong> facturedistribuez <strong>le</strong>s copies> <strong>la</strong> copie rose <strong>de</strong>meure à l'antenne <strong>de</strong> district du fonds spécial seu<strong>le</strong>ment après paiement> <strong>la</strong> copie jaune reste dans ce livre <strong>de</strong> fiches, gardé par <strong>le</strong> technicienV 1.6 F 04
PROGRAMME GERMANO-CAMEROUNAIS DE SANTE / SIDA (GTZ - PGCSS)CONVENTIONProgramme Sectoriel <strong>de</strong> Santé KfW - CamerounMesures Complémentaires (MC) - No.: 1994 66 095 et 2001 70 001Convention additionnel<strong>le</strong> au Programme du 23 nov. 2003, modifiée <strong>le</strong> 4 fév. 2003La<strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Maintenance <strong>de</strong> <strong>la</strong> KfW (<strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Disposition)Subvention aux District <strong>de</strong> Santé <strong>de</strong> NKONGSAMBA, Province du LittoralDeutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH, Eschborn, et <strong>la</strong>Kreditanstalt für Wie<strong>de</strong>raufbau (KfW), Frankfurt, représentées par <strong>le</strong> Responsab<strong>le</strong> duProjet Maintenance EPOS / GTZ, en tant que point focal <strong>de</strong> <strong>la</strong> GTZ et <strong>de</strong> <strong>la</strong> KfW,B.P. 7814 Yaoundé, Cameroun,ci-après désigné "GTZ / KfW"etLe Mé<strong>de</strong>cin-Chef <strong>de</strong> DistrictBP 107 NkongsambaReprésentant <strong>le</strong>s structures <strong>de</strong> santé gouvernementa<strong>le</strong>s du district <strong>de</strong> Nkongsamba,ci-après désigné <strong>le</strong> "Bénéficiaire’"ont, sur <strong>la</strong> base <strong>de</strong>s échanges <strong>de</strong> notes entre <strong>le</strong> Gouvernement <strong>de</strong> <strong>la</strong> RépubliqueFédéra<strong>le</strong> d’Al<strong>le</strong>magne et <strong>le</strong> Gouvernement Camerounais, et en ce qui concerne l'octroidu prêt ci-<strong>de</strong>ssus <strong>de</strong>s fonds <strong>de</strong> <strong>la</strong> KfW, dans <strong>le</strong> cadre <strong>de</strong>s contributions apportées auProgramme Sectoriel <strong>de</strong> Santé <strong>pour</strong> soutenir sept districts désignés à travers différentesSubventions du <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Maintenance <strong>de</strong> <strong>la</strong> KfW,convenu ce qui suit :A. BUT DE CE CONTRAT DE FINANCEMENT1. La KfW accor<strong>de</strong>ra par l'intermédiaire <strong>de</strong> son point focal <strong>de</strong> GTZ / KfW une "Subvention"au district <strong>de</strong> santé <strong>de</strong> Nkongsamba dans <strong>la</strong> Province du Littoral, selon <strong>le</strong>s conditionsstipulées dans cette convention.2. GTZ / KfW effectuera <strong>le</strong>s paiements <strong>de</strong> <strong>la</strong>dite Subvention exclusivement commeremboursement via <strong>le</strong> <strong>Fonds</strong> Spécial <strong>pour</strong> <strong>la</strong> Promotion <strong>de</strong> <strong>la</strong> Santé du Littoral, ciaprèsdésigné <strong>le</strong> "Gestionnaire", selon <strong>le</strong>s conditions stipulées dans un contrat <strong>de</strong>gestion séparé.2
3. Le Bénéficiaire accepte <strong>de</strong> respecter <strong>le</strong>s conditions décrites dans <strong>le</strong>s sections suivantes<strong>pour</strong> l’utilisation <strong>de</strong> <strong>la</strong> Subvention et <strong>pour</strong> <strong>le</strong>s procédures <strong>de</strong> remboursement ci-<strong>de</strong>ssousdéfinies.4. Le Bénéficiaire s’engage à assurer que toutes <strong>le</strong>s formations sanitaires publiquesdans <strong>le</strong> district <strong>de</strong> santé peuvent profiter <strong>de</strong> cette Subvention <strong>de</strong> façon juste etéquitab<strong>le</strong>, utilisant <strong>le</strong> ratio 20 : 3 : 1 comme gui<strong>de</strong> <strong>de</strong> soutien <strong>pour</strong> l’hôpital <strong>de</strong> district,<strong>le</strong>s CMA et <strong>le</strong>s CSI respectivement.B. OBJET DE LA SUBVENTION5. La KfW accor<strong>de</strong>ra par l'intermédiaire <strong>de</strong> son point focal <strong>de</strong> GTZ / KfW une Subventionau Bénéficiaire <strong>de</strong>19,8 Millions FCFA maximum en <strong>le</strong>ttres: dix-neuf virgu<strong>le</strong> huit Millions FCFA6. Cette Subvention est prévue EXCLUSIVEMENT <strong>pour</strong> <strong>le</strong> REMBOURSEMENT <strong>de</strong>sdépenses re<strong>la</strong>tives à l'entretien <strong>de</strong>s bâtiments et à <strong>la</strong> <strong>maintenance</strong> <strong>de</strong>s équipements<strong>de</strong>s formations sanitaires publiques du district <strong>de</strong> NKONGSAMBA dans <strong>la</strong> Provincedu Littoral. El<strong>le</strong> est limitée à:• l’achat <strong>de</strong>s pièces <strong>de</strong> rechange et du matériel technique, à l’exception <strong>de</strong> <strong>la</strong> peinture<strong>de</strong>s bâtiments,• l’achat <strong>de</strong>s outils,• aux travaux <strong>de</strong> sous-traitance avec <strong>de</strong>s tiers <strong>pour</strong> <strong>la</strong> <strong>maintenance</strong> ou <strong>la</strong> réparation.7. Pour c<strong>la</strong>rifier <strong>le</strong>s restrictions stipulées <strong>de</strong> cette Subvention :<strong>le</strong>s dépenses suivantes ou semb<strong>la</strong>b<strong>le</strong>s NE PEUVENT PAS ÊTRE FINANCÉES :Per diems, sa<strong>la</strong>ires, accessoires, photocopies, frais <strong>de</strong> dép<strong>la</strong>cements, carburant, fraisd’entretien et d’utilisation <strong>de</strong>s voitures, <strong>de</strong>s motos et dépenses y afférentes.C. DUREE DU CONTRAT / REMBOURSEMENT DEGRESSIF8. Cette Subvention sera disponib<strong>le</strong> à partir <strong>de</strong> <strong>la</strong> date <strong>de</strong> signature <strong>de</strong> ce contrat jusqu’au31.12.2008.9. Selon <strong>la</strong> convention entre <strong>la</strong> KfW et <strong>le</strong> Ministère <strong>de</strong> <strong>la</strong> Santé Publique, <strong>la</strong> Subventionsera disponib<strong>le</strong> d'une façon dégressive afin <strong>de</strong> stimu<strong>le</strong>r <strong>le</strong>s districts bénéficiaires àdévelopper <strong>le</strong>urs propres mécanismes <strong>de</strong> financement. Les <strong>pour</strong>centages suivantss'appliqueront ainsi <strong>pour</strong> <strong>la</strong> mise à <strong>disposition</strong> <strong>de</strong> <strong>la</strong> Subvention, et par conséquent <strong>pour</strong><strong>le</strong> remboursement <strong>de</strong>s va<strong>le</strong>urs <strong>de</strong>s factures :Pendant l’année 2005 100 % <strong>de</strong> <strong>la</strong> va<strong>le</strong>ur <strong>de</strong>s factures = jusqu’à 7,92 Millions FCFAPendant l’année 2006 75 % <strong>de</strong> <strong>la</strong> va<strong>le</strong>ur <strong>de</strong>s factures = jusqu’à 5,94 Millions FCFAPendant l’année 2007 50 % <strong>de</strong> <strong>la</strong> va<strong>le</strong>ur <strong>de</strong>s factures = jusqu’à 3,96 Millions FCFAPendant l’année 2008 25 % <strong>de</strong> <strong>la</strong> va<strong>le</strong>ur <strong>de</strong>s factures = jusqu’à 1,98 Millions FCFASubvention tota<strong>le</strong> disponib<strong>le</strong> <strong>pour</strong> <strong>le</strong> Bénéficiaire= jusqu’à 19,8 Millions FCFA3
D. DECAISSEMENT DE LA SUBVENTION10. Les fonds <strong>de</strong> cette Subvention doivent être payés exclusivement commeremboursement au Bénéficiaire selon <strong>le</strong>s <strong>pour</strong>centages ci-<strong>de</strong>ssus <strong>de</strong>s dépenses déjàencourues <strong>pour</strong> <strong>de</strong>s achats ou <strong>pour</strong> <strong>de</strong>s travaux sous contrat payés, incluant <strong>le</strong>s contrats<strong>de</strong> <strong>maintenance</strong>, mais seu<strong>le</strong>ment contre factures et reçus originaux déjà payés.11. Les fonds <strong>de</strong> cette Subvention ne doivent pas être utilisés <strong>pour</strong> faire <strong>de</strong>s avances auxBénéficiaires, ni <strong>pour</strong> rég<strong>le</strong>r directement <strong>le</strong>s factures impayées.12. Le Gestionnaire doit sé<strong>le</strong>ctionner <strong>pour</strong> chaque district bénéficiaire une seu<strong>le</strong> personnedans l’hôpital <strong>de</strong> district <strong>pour</strong> payer <strong>le</strong>s remboursements <strong>de</strong> cette Subvention. Cettepersonne est ci-<strong>de</strong>ssous nommée "antenne désignée <strong>de</strong> district" du Gestionnaire.E. PROCEDURES ET TERMES DE REMBOURSEMENT13. Seu<strong>le</strong>s <strong>le</strong>s factures d’un montant minimum <strong>de</strong> 20.000 FCFA seront remboursab<strong>le</strong>s,car <strong>le</strong>s coûts administratifs du <strong>Fonds</strong> ne peuvent pas être justifiés <strong>pour</strong> <strong>le</strong>s dépensesmineures. Conformément à <strong>la</strong> convention entre <strong>le</strong> ministère et <strong>la</strong> KfW, <strong>de</strong> tel<strong>le</strong>s<strong>de</strong>man<strong>de</strong>s <strong>de</strong> remboursement doivent être accompagnées <strong>de</strong> <strong>de</strong>ux offres alternatives(factures pro-formas).14. Toutes <strong>le</strong>s <strong>de</strong>man<strong>de</strong>s <strong>de</strong> remboursement doivent être faites sur <strong>le</strong> formu<strong>la</strong>ire <strong>de</strong><strong>de</strong>man<strong>de</strong> spécial <strong>de</strong> KfW/FD et doivent être accompagnées <strong>de</strong>s reçus et facturesoriginaux. Sur ce formu<strong>la</strong>ire, une référence aux registres <strong>de</strong> <strong>maintenance</strong> respectifs estexigée aussi bien que l'approbation du responsab<strong>le</strong> <strong>de</strong> l'unité <strong>de</strong> <strong>maintenance</strong>, duresponsab<strong>le</strong> <strong>de</strong> <strong>la</strong> formation sanitaire concernée et d'un représentant du mé<strong>de</strong>cinchef<strong>de</strong> district désigné par lui-même.15. Pour <strong>le</strong>s factures dont <strong>le</strong> montant est inférieur ou égal à 100.000 FCFA (cent mil<strong>le</strong>), <strong>le</strong><strong>pour</strong>centage applicab<strong>le</strong> <strong>de</strong> remboursement sera payé directement et exclusivement parl'antenne désignée <strong>de</strong> district du Gestionnaire.16. Pour <strong>le</strong>s factures dont <strong>le</strong> montant est supérieur à 100.000 FCFA, il est nécessaireque <strong>le</strong> district obtienne d’abord l'autorisation par FAX ou courrier <strong>de</strong> GTZ / KfW sur <strong>le</strong>formu<strong>la</strong>ire <strong>de</strong> <strong>de</strong>man<strong>de</strong> KfW/FD avant que <strong>le</strong> <strong>pour</strong>centage applicab<strong>le</strong> <strong>de</strong> remboursementpuisse être fait par l'antenne désignée <strong>de</strong> district du Gestionnaire.17. Le Bénéficiaire s'engage à ce que <strong>le</strong>s <strong>de</strong>man<strong>de</strong>s <strong>de</strong> remboursement à l'antennedésignée <strong>de</strong> district du Gestionnaire soient présentées seu<strong>le</strong>ment avec <strong>le</strong>s reçus et<strong>le</strong>s factures sans corrections ni modifications. Au cas contraire, <strong>le</strong> Gestionnaire estobligé <strong>de</strong> rejeter <strong>la</strong> <strong>de</strong>man<strong>de</strong>.18. Le Bénéficiaire s'engage à informer ses responsab<strong>le</strong>s concernés dans <strong>le</strong> district <strong>de</strong> cesprocédures et à obtenir <strong>le</strong>ur prise en connaissance à cet effet, ce afin <strong>de</strong> s'assurer que<strong>le</strong>s procédures sont appliquées et respectées quand un remboursement est accordé.4
19. Le Bénéficiaire reconnaît que <strong>le</strong> remboursement à partir <strong>de</strong> 2006 sera inférieure à <strong>la</strong>va<strong>le</strong>ur <strong>de</strong>s factures selon l’artic<strong>le</strong> C.9.F. COMPTABILITÉ, REPORT ET TRANSPARENCE DU FONDS20. A titre d’information, <strong>le</strong> <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Maintenance KfW, évalué à 350.000 Euros, est prévu<strong>pour</strong> <strong>le</strong> financement <strong>de</strong>s éléments suivants :- matériels <strong>pour</strong> <strong>le</strong>s réparations et <strong>la</strong> <strong>maintenance</strong>- Outils supplémentaires <strong>pour</strong> <strong>le</strong>s ateliers- Stock initial <strong>de</strong>s pièces <strong>de</strong> rechange fréquemment utilisées- Paiement <strong>de</strong>s factures <strong>de</strong>s prestataires <strong>de</strong> service externes- Motocyc<strong>le</strong>ttes <strong>pour</strong> <strong>le</strong>s services <strong>de</strong> <strong>maintenance</strong>21. Le Bénéficiaire doit savoir que <strong>le</strong>s éléments énumérés ci-<strong>de</strong>ssus ne sont pas tousessentiels aux sept districts dont <strong>le</strong>s niveaux <strong>de</strong> développement, <strong>de</strong> réhabilitation et <strong>le</strong>sbesoins sont différents. Le montant <strong>de</strong> <strong>la</strong> Subvention <strong>de</strong> ce contrat ne peut pas valoir <strong>le</strong>septième du fonds total, car une partie <strong>de</strong>s achats et l’importation <strong>de</strong>s pièces <strong>de</strong>rechange, ainsi que l’achat <strong>de</strong>s principaux outils et l’approvisionnement en motocyc<strong>le</strong>ttesseront gérés par GTZ/KfW quand <strong>le</strong> besoin se fera sentir.22. Pour <strong>le</strong>s remboursements en <strong>de</strong>ssous <strong>de</strong> 100 %, <strong>le</strong> Gestionnaire renverra <strong>le</strong>s reçusoriginaux aux districts concernés après validation <strong>de</strong>s documents au niveauprovincial grâce à un cachet distinctif indiquant <strong>le</strong> montant remboursé. De ce fait, <strong>le</strong>sdistricts bénéficiaires doivent rester avec <strong>le</strong>s reçus originaux cachetés <strong>pour</strong> <strong>le</strong>urs propresbesoins <strong>de</strong> comptabilité, alors que <strong>le</strong>s photocopies <strong>de</strong>s reçus validés ainsi que <strong>le</strong>soriginaux d'autres documents importants doivent être expédiés à GTZ/KfW.23. GTZ/KfW Yaoundé coordonnera tous <strong>le</strong>s détails du fonds en col<strong>la</strong>boration avec <strong>le</strong>coordonnateur national et <strong>la</strong> S/DTS du Ministère <strong>de</strong> <strong>la</strong> Santé Publique.24. GTZ/KfW Yaoundé veil<strong>le</strong>ra à ce que l'utilisation réel<strong>le</strong> <strong>de</strong> <strong>la</strong> Subvention soit équitab<strong>le</strong> ettransparente, qu’el<strong>le</strong> soit communiquée annuel<strong>le</strong>ment à toutes <strong>le</strong>s autorités <strong>de</strong>s districtsbénéficiaires et à <strong>le</strong>ur délégué provincial.G. INSPECTION ET CONTRÔLE25. Le <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Maintenance KfW sera audité annuel<strong>le</strong>ment par un expert comptab<strong>le</strong>externe.26. Le Bénéficiaire permettra au point focal <strong>de</strong> GTZ/KfW et/ou n'importe quel autrespécialiste ou comptab<strong>le</strong> dûment chargés <strong>de</strong>s tâches d'inspection, <strong>de</strong> consulter à toutmoment <strong>le</strong>s documents et registres conservés re<strong>la</strong>tifs à <strong>la</strong> Subvention, <strong>de</strong> vérifier <strong>le</strong>smatériels obtenus ou <strong>le</strong> résultat du travail effectué, et fournira toute informationcomplémentaire exigée.5
27. Dans <strong>le</strong> cas où une inspection ou un contrô<strong>le</strong> révè<strong>le</strong> qu’un <strong>pour</strong>centage incorrect a étéremboursé, <strong>le</strong> Bénéficiaire et GTZ/KfW acceptent <strong>de</strong> se compenser sans dé<strong>la</strong>i <strong>pour</strong>assurer que <strong>le</strong> programme décrit dans l’artic<strong>le</strong> C.9 est respecté.28. Au cas où <strong>le</strong> Bénéficiaire ne réussirait pas à prouver que <strong>le</strong>s paiements provenants <strong>de</strong><strong>la</strong> Subvention ont été utilisés comme énoncé à l’artic<strong>le</strong> B.6, GTZ/KfW a <strong>le</strong> droit <strong>de</strong><strong>de</strong>man<strong>de</strong>r immédiatement <strong>le</strong> remboursement <strong>de</strong>s sommes déboursées.29. Si <strong>le</strong>s sommes réc<strong>la</strong>mées ne sont pas remboursées, ce<strong>la</strong> entraînerait <strong>le</strong> gel <strong>de</strong>sremboursements futurs jusqu’à ce qu’un accord soit trouvé.30. Si on remarque <strong>de</strong> manière répétée que <strong>la</strong> Subvention n’a pas été convenab<strong>le</strong>mentutilisée, GTZ/KfW peut uni<strong>la</strong>téra<strong>le</strong>ment résilier ce contrat selon l’artic<strong>le</strong> H.35.31. Le Bénéficiaire s'engage à informer toutes <strong>le</strong>s Formations Sanitaires et Unités <strong>de</strong>Maintenance <strong>de</strong>s conséquences possib<strong>le</strong>s sur <strong>le</strong> District tout entier que <strong>pour</strong>raiententraîner <strong>de</strong>s actes fraudu<strong>le</strong>ux sur l’utilisation <strong>de</strong> <strong>la</strong> Subvention.32. Le Bénéficiaire s'engage à accepter <strong>le</strong> conseil <strong>de</strong> GTZ/KfW et à respecter <strong>le</strong>ursrecommandations concernant l’exécution <strong>de</strong>s mesures, à <strong>le</strong>s appliquer non seu<strong>le</strong>mentdans <strong>le</strong>s mots, mais aussi dans l’esprit <strong>de</strong> cette convention.H. REVUE DES CONDITIONS / RESILIATION DU CONTRAT33. L'utilisation du <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Maintenance KfW exige une adaptation <strong>de</strong>s c<strong>la</strong>uses <strong>de</strong> cecontrat. A cet effet <strong>le</strong>s sommes disponib<strong>le</strong>s <strong>pour</strong> <strong>le</strong>s différents éléments <strong>de</strong> financement<strong>de</strong>s districts cib<strong>le</strong>s doivent varier selon <strong>le</strong>urs besoins et utilisation réels et <strong>le</strong>s conditions<strong>de</strong> ce contrat par conséquent seront révisées <strong>de</strong> temps en temps.34. Toute modification sera va<strong>la</strong>b<strong>le</strong> seu<strong>le</strong>ment par écrit, avec référence expresse à cedocument <strong>de</strong> contrat, et si el<strong>le</strong> est signée et approuvée par chacune <strong>de</strong>s quatre partiessignataires <strong>de</strong> ce contrat original.35. La présente convention peut être résiliée par l’une <strong>de</strong>s <strong>de</strong>ux parties principa<strong>le</strong>smoyennant un préavis écrit d’un mois, sans vio<strong>la</strong>tion <strong>de</strong>s droits <strong>de</strong> l'une ou <strong>de</strong> l'autrepartie sur toutes <strong>le</strong>s réc<strong>la</strong>mations en suspens au moment <strong>de</strong> <strong>la</strong> notification. L’affaire seradonc référée aux autorités qui ont établi <strong>le</strong> <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Disposition.I. PERSPECTIVES D’AVENIR36. Le Bénéficiaire s'engage, en tant que responsab<strong>le</strong> du district, à œuvrer sérieusement<strong>pour</strong> <strong>le</strong> développement <strong>de</strong> ses propres métho<strong>de</strong>s <strong>de</strong> financement pendant <strong>la</strong> duréelimitée du soutien par <strong>le</strong> <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Maintenance KfW. La nature dégressive <strong>de</strong> <strong>la</strong>Subvention a été choisie <strong>pour</strong> stimu<strong>le</strong>r ces efforts. La création d’un <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong>Rou<strong>le</strong>ment <strong>pour</strong> <strong>la</strong> Maintenance <strong>de</strong> district basé sur <strong>le</strong>s contributions d’une association<strong>de</strong>s Formations Sanitaires peut servir comme modè<strong>le</strong>.6
37. Le Bénéficiaire <strong>de</strong>vrait considérer qu’un minimum <strong>de</strong> 20 % sur chaqueremboursement <strong>de</strong> <strong>la</strong> Subvention soit contribué par <strong>la</strong> Formation Sanitaire Bénéficiaire<strong>pour</strong> un tel <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Rou<strong>le</strong>ment <strong>pour</strong> <strong>la</strong> Maintenance. De cette manière, <strong>le</strong> district<strong>pour</strong>ra créer progressivement son propre fonds, indépendant <strong>de</strong> <strong>la</strong> comptabilité <strong>de</strong> <strong>la</strong>Subvention.38. En même temps, <strong>le</strong> Bénéficiaire doit éviter <strong>de</strong>s «actions <strong>de</strong> panique» dans <strong>le</strong> districtafin <strong>de</strong> minimiser l’utilisation mal coordonnée <strong>de</strong> <strong>la</strong> Subvention. A cet effet, nousencourageons <strong>le</strong>s responsab<strong>le</strong>s du district à étudier et à appliquer à <strong>le</strong>ur seu<strong>le</strong> discrétion<strong>de</strong>s procédures supplémentaires <strong>de</strong> p<strong>la</strong>nification et <strong>de</strong> contrô<strong>le</strong> afin d’assurer l’utilisationrationnel<strong>le</strong> et équitab<strong>le</strong> du fonds dans <strong>le</strong> district et <strong>de</strong> programmer par ordre <strong>de</strong> priorité<strong>le</strong>s paiements par rapport à <strong>la</strong> nature dégressive <strong>de</strong>s remboursements. Cependant, <strong>la</strong>bureaucratie excessive est à éviter. Les données <strong>de</strong> <strong>la</strong> supervision technique annuel<strong>le</strong>du district peuvent servir comme base <strong>pour</strong> établir <strong>le</strong> besoin actuel <strong>de</strong>s différentesFormations Sanitaires.Ce contrat est é<strong>la</strong>boré en quatre exemp<strong>la</strong>ires dont une copie <strong>pour</strong> <strong>le</strong> Bénéficiaire, une <strong>pour</strong>GTZ/KfW, une <strong>pour</strong> <strong>le</strong> Conseil<strong>le</strong>r Technique Principal du programme GTZ/PGCSS et une<strong>pour</strong> <strong>le</strong> coordonnateur national <strong>de</strong>s programmes germano-camerounais <strong>de</strong> santé.______________________(Lieu et Date)_____________________(Lieu et Date)Pour KfW / GTZPour <strong>le</strong> BénéficiaireEPOS / GTZ / PGCSS Mé<strong>de</strong>cin-chef <strong>de</strong> districtVo<strong>le</strong>t MaintenanceNkongsamba___________________________________________(Signature <strong>de</strong> <strong>la</strong> personne contact) (Signature <strong>de</strong> <strong>la</strong> personne contact)______________________(nom / titre)_____________________(nom / titre)______________________approuvé par <strong>le</strong> CTP/GTZ/PGCSS______________________(nom / titre)_____________________approuvé par <strong>le</strong> Coordinateur Nationaldu programme germano-camerounais <strong>de</strong> santé_____________________(nom / titre)ampliation : Le Délégué, Province du Littoral7
PROGRAMME GERMANO-CAMEROUNAIS DE SANTE / SIDA (GTZ - PGCSS)CONVENTIONProgramme Sectoriel <strong>de</strong> Santé KfW - CamerounMesures Complémentaires (MC) - No.: 1994 66 095 et 2001 70 001Convention additionnel<strong>le</strong> au Programme du 23 nov. 2003, modifiée <strong>le</strong> 4 fév. 2003LaGestion du <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Maintenance <strong>de</strong> <strong>la</strong> KfW (<strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Disposition)Par <strong>le</strong> <strong>Fonds</strong> Spécial <strong>pour</strong> <strong>la</strong> Promotion <strong>de</strong> <strong>la</strong> Santé du LittoralDeutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH, Eschborn, et <strong>la</strong>Kreditanstalt für Wie<strong>de</strong>raufbau (KfW), Frankfurt, représentées par <strong>le</strong> Responsab<strong>le</strong> duProjet Maintenance EPOS / GTZ, en tant que point focal <strong>de</strong> <strong>la</strong> GTZ et <strong>de</strong> <strong>la</strong> KfW,B.P. 7814 Yaoundé, Cameroun,ci-après désigné "GTZ / KfW"etLe Comité <strong>de</strong> gestion du <strong>Fonds</strong> Spécial <strong>pour</strong> <strong>la</strong> Promotion <strong>de</strong> <strong>la</strong> Santé du Littoral,B.P. 1329 Doua<strong>la</strong>, Cameroun,ci-après désigné <strong>le</strong> "Gestionnaire"ont, sur <strong>la</strong> base <strong>de</strong>s échanges <strong>de</strong> notes entre <strong>le</strong> Gouvernement <strong>de</strong> <strong>la</strong> RépubliqueFédéra<strong>le</strong> d’Al<strong>le</strong>magne et <strong>le</strong> Gouvernement Camerounais, et en ce qui concerne l'octroidu prêt ci-<strong>de</strong>ssus <strong>de</strong>s fonds <strong>de</strong> <strong>la</strong> KfW, dans <strong>le</strong> cadre <strong>de</strong>s contributions apportées auProgramme Sectoriel <strong>de</strong> Santé <strong>pour</strong> soutenir sept districts désignés à travers différentesSubventions du <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Maintenance <strong>de</strong> <strong>la</strong> KfW,convenu ce qui suit :A. BUT DE CE CONTRAT DE GESTION39. La KfW accor<strong>de</strong>ra par l'intermédiaire <strong>de</strong> son point focal <strong>de</strong> GTZ / KfW une "Subvention"aux districts <strong>de</strong> santé d’Edéa et Nkongsamba dans <strong>la</strong> Province du Littoral, selon <strong>le</strong>sconditions stipulées dans <strong>le</strong>s contrats séparés <strong>de</strong> financement établis avec chacun <strong>de</strong>ces districts Bénéficiaires, ci-après désignés <strong>le</strong>s "Bénéficiaires".40. Le Gestionnaire accepte d’avancer et <strong>de</strong> gérer une partie <strong>de</strong> <strong>la</strong>dite Subvention tel quedéfini dans cette convention au nom <strong>de</strong> GTZ / KfW en remboursant <strong>de</strong>s dépensesindiquées aux Bénéficiaires.8
41. Le Gestionnaire accepte <strong>de</strong> respecter <strong>le</strong>s conditions décrites dans <strong>le</strong>s sectionssuivantes <strong>pour</strong> tous <strong>le</strong>s paiements effectués aux Bénéficiaires.42. GTZ / KfW s’engage à rembourser au Gestionnaire <strong>de</strong> façon régulière, conformémentaux sections ci-<strong>de</strong>ssous, tous <strong>le</strong>s paiements faits aux Bénéficiaires.43. Le Gestionnaire recevra <strong>de</strong> GTZ / KfW, comme compensation <strong>pour</strong> <strong>le</strong>s avances et <strong>la</strong>gestion, une commission <strong>de</strong> 5% calculée sur tous <strong>le</strong>s paiements effectués auxBénéficiaires.B. OBJET DE LA SUBVENTION44. Cette Subvention est prévue EXCLUSIVEMENT <strong>pour</strong> <strong>le</strong> REMBOURSEMENT <strong>de</strong>sdépenses re<strong>la</strong>tives à l'entretien <strong>de</strong>s bâtiments et à <strong>la</strong> <strong>maintenance</strong> <strong>de</strong>s équipements<strong>de</strong>s formations sanitaires publiques <strong>de</strong>s districts <strong>de</strong> NKONGSAMBA et d’EDEA dans<strong>la</strong> Province du Littoral. El<strong>le</strong> est limitée à:• l’achat <strong>de</strong>s pièces <strong>de</strong> rechange et du matériel technique, à l’exception <strong>de</strong> <strong>la</strong> peinture<strong>de</strong>s bâtiments,• l’achat <strong>de</strong>s outils,• aux travaux <strong>de</strong> sous-traitance avec <strong>de</strong>s tiers <strong>pour</strong> <strong>la</strong> <strong>maintenance</strong> ou <strong>la</strong> réparation.45. Pour c<strong>la</strong>rifier <strong>le</strong>s restrictions stipulées <strong>de</strong> cette Subvention :<strong>le</strong>s dépenses suivantes ou semb<strong>la</strong>b<strong>le</strong>s NE PEUVENT PAS ÊTRE FINANCÉES :Per diems, sa<strong>la</strong>ires, accessoires, photocopies, frais <strong>de</strong> dép<strong>la</strong>cements, carburant, fraisd’entretien et d’utilisation <strong>de</strong>s voitures, <strong>de</strong>s motos et dépenses y afférentes.C. DUREE DU CONTRAT / REMBOURSEMENT DEGRESSIF46. Cette Subvention sera disponib<strong>le</strong> à partir <strong>de</strong> <strong>la</strong> date <strong>de</strong> signature <strong>de</strong> ce contrat jusqu’au31.12.2008.47. Selon <strong>la</strong> convention entre <strong>la</strong> KfW et <strong>le</strong> Ministère <strong>de</strong> <strong>la</strong> Santé Publique, <strong>la</strong> Subventionsera disponib<strong>le</strong> d'une façon dégressive afin <strong>de</strong> stimu<strong>le</strong>r <strong>le</strong>s districts Bénéficiaires àdévelopper <strong>le</strong>urs propres mécanismes <strong>de</strong> financement. Les <strong>pour</strong>centages suivantss'appliqueront ainsi <strong>pour</strong> <strong>la</strong> mise à <strong>disposition</strong> <strong>de</strong> <strong>la</strong> Subvention, et par conséquent <strong>pour</strong><strong>le</strong> remboursement <strong>de</strong>s va<strong>le</strong>urs <strong>de</strong>s factures :Pendant l’année 2005 100 % <strong>de</strong> <strong>la</strong> va<strong>le</strong>ur <strong>de</strong>s facturesPendant l’année 2006 75 % <strong>de</strong> <strong>la</strong> va<strong>le</strong>ur <strong>de</strong>s facturesPendant l’année 2007 50 % <strong>de</strong> <strong>la</strong> va<strong>le</strong>ur <strong>de</strong>s facturesPendant l’année 2008 25 % <strong>de</strong> <strong>la</strong> va<strong>le</strong>ur <strong>de</strong>s factures9
D. DECAISSEMENT DE LA SUBVENTION48. Les fonds <strong>de</strong> cette Subvention doivent être payés exclusivement commeremboursement aux Bénéficiaires selon <strong>le</strong>s <strong>pour</strong>centages ci-<strong>de</strong>ssus <strong>de</strong>s dépensesdéjà encourues <strong>pour</strong> <strong>de</strong>s achats ou <strong>pour</strong> <strong>de</strong>s travaux sous contrat payés, incluant <strong>le</strong>scontrats <strong>de</strong> <strong>maintenance</strong>, mais seu<strong>le</strong>ment contre factures et reçus originaux déjàpayés.49. Le Gestionnaire s'engage à ne pas faire <strong>de</strong>s avances aux Bénéficiaires, et à nerég<strong>le</strong>r directement aucune facture impayée.50. Le Gestionnaire s'engage à sé<strong>le</strong>ctionner <strong>pour</strong> chaque district bénéficiaire une seu<strong>le</strong>personne dans l’hôpital <strong>de</strong> district <strong>pour</strong> payer <strong>le</strong>s remboursements <strong>de</strong> cette Subvention.Cette personne est ci-<strong>de</strong>ssous nommée "antenne désignée <strong>de</strong> district" duGestionnaire.E. PROCEDURES ET TERMES DE REMBOURSEMENT51. Seu<strong>le</strong>s <strong>le</strong>s factures d’un montant minimum <strong>de</strong> 20.000 FCFA seront remboursab<strong>le</strong>s,car <strong>le</strong>s coûts administratifs du <strong>Fonds</strong> ne peuvent pas être justifiés <strong>pour</strong> <strong>le</strong>s dépensesmineures. Conformément à <strong>la</strong> convention entre <strong>le</strong> ministère et <strong>la</strong> KfW, <strong>de</strong> tel<strong>le</strong>s<strong>de</strong>man<strong>de</strong>s <strong>de</strong> remboursement doivent être accompagnées <strong>de</strong> <strong>de</strong>ux offres alternatives(factures pro-formas).52. Toutes <strong>le</strong>s <strong>de</strong>man<strong>de</strong>s <strong>de</strong> remboursement doivent être faites sur <strong>le</strong> formu<strong>la</strong>ire <strong>de</strong><strong>de</strong>man<strong>de</strong> spécial <strong>de</strong> KfW/FD et doivent être accompagnées <strong>de</strong>s reçus et facturesoriginaux. Sur ce formu<strong>la</strong>ire, une référence aux registres <strong>de</strong> <strong>maintenance</strong> respectifs estexigée aussi bien que l'approbation du responsab<strong>le</strong> <strong>de</strong> l'unité <strong>de</strong> <strong>maintenance</strong>, duresponsab<strong>le</strong> <strong>de</strong> <strong>la</strong> formation sanitaire concernée et d'un représentant désigné par <strong>le</strong>mé<strong>de</strong>cin-chef <strong>de</strong> district.53. Pour <strong>le</strong>s factures dont <strong>le</strong> montant est inférieur ou égal à 100.000 FCFA (cent mil<strong>le</strong>), <strong>le</strong><strong>pour</strong>centage applicab<strong>le</strong> <strong>de</strong> remboursement sera payé directement et exclusivement parl'antenne désignée <strong>de</strong> district du Gestionnaire.54. Pour <strong>le</strong>s factures dont <strong>le</strong> montant est supérieur à 100.000 FCFA, il est nécessaireque <strong>le</strong> district obtienne d’abord l'autorisation par FAX ou courrier <strong>de</strong> GTZ / KfW sur <strong>le</strong>formu<strong>la</strong>ire <strong>de</strong> <strong>de</strong>man<strong>de</strong> KfW/FD avant que <strong>le</strong> <strong>pour</strong>centage applicab<strong>le</strong> <strong>de</strong> remboursementpuisse être fait par l'antenne désignée <strong>de</strong> district du Gestionnaire.55. Le Gestionnaire s'engage à accepter <strong>le</strong>s <strong>de</strong>man<strong>de</strong>s <strong>de</strong> remboursement seu<strong>le</strong>ment si<strong>le</strong>s reçus et <strong>le</strong>s factures présentés sont sans corrections ni modifications.56. Le Gestionnaire s'engage à informer ses antennes désignées <strong>de</strong>s districts concernés<strong>de</strong> ces procédures et à obtenir <strong>le</strong>ur prise en connaissance à cet effet, ce afin <strong>de</strong>s'assurer que <strong>le</strong>s procédures sont appliquées et respectées quand un remboursementest accordé.10
F. COMPTABILITÉ, REPORT ET TRANSPARENCE DU FONDS57. Le Gestionnaire s’engage à conserver distinctement <strong>le</strong>s procédures et documentation<strong>de</strong> comptabilité <strong>pour</strong> <strong>la</strong> gestion <strong>de</strong>s Subventions du fonds <strong>de</strong> <strong>maintenance</strong> <strong>de</strong> <strong>la</strong> KfW.58. Le Gestionnaire s’engage à rendre transparentes <strong>la</strong> gestion et <strong>la</strong> comptabilité du fondsà tout moment et à assurer soigneusement l’utilisation et <strong>le</strong> transfert <strong>de</strong> tous <strong>le</strong>sdocuments importants entre <strong>le</strong>s districts, <strong>le</strong>s niveaux provincial et central.59. GTZ / KfW s’engage à rembourser sans retard injustifiab<strong>le</strong> au Gestionnaire tous <strong>le</strong>smontants payés aux Bénéficiaires sur une base mensuel<strong>le</strong> contre présentation d'unefacture récapitu<strong>la</strong>tive, énumérant tous <strong>le</strong>s paiements effectués par district et parformation sanitaire, énonçant <strong>le</strong>s frais <strong>de</strong> gestion dûs, tous <strong>le</strong>s reçus et facturesoriginaux étant joints, plus <strong>la</strong> copie du dossier é<strong>le</strong>ctronique (disquette) appropriécouvrant toutes <strong>le</strong>s transactions.60. Cependant, <strong>pour</strong> <strong>le</strong>s remboursements en <strong>de</strong>ssous <strong>de</strong> 100 %, <strong>le</strong> Gestionnairerenverra <strong>le</strong>s reçus originaux aux districts concernés après validation <strong>de</strong>s documentsau niveau provincial grâce à un cachet distinctif indiquant <strong>le</strong> montant remboursé. De cefait, <strong>le</strong>s districts Bénéficiaires doivent rester avec <strong>le</strong>s reçus originaux cachetés <strong>pour</strong> <strong>le</strong>urspropres besoins <strong>de</strong> comptabilité, alors que <strong>le</strong>s photocopies <strong>de</strong>s reçus validés ainsi que<strong>le</strong>s originaux d'autres documents importants doivent être expédiés à GTZ / KfW.61. GTZ / KfW Yaoundé coordonnera tous <strong>le</strong>s détails du fonds en col<strong>la</strong>boration avec <strong>le</strong>coordonnateur national et <strong>la</strong> S/DTS du Ministère <strong>de</strong> <strong>la</strong> Santé Publique.62. GTZ / KfW Yaoundé veil<strong>le</strong>ra à ce que l'utilisation réel<strong>le</strong> <strong>de</strong> <strong>la</strong> Subvention soit équitab<strong>le</strong>et transparente, qu’el<strong>le</strong> soit communiquée annuel<strong>le</strong>ment à toutes <strong>le</strong>s autorités <strong>de</strong>sdistricts Bénéficiaires et à <strong>le</strong>ur délégué provincial.G. INSPECTION ET CONTRÔLE63. Le <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Maintenance KfW sera audité annuel<strong>le</strong>ment par un expert comptab<strong>le</strong>externe.64. Le Gestionnaire permettra au point focal <strong>de</strong> GTZ / KfW et/ou n'importe quel autrespécialiste ou comptab<strong>le</strong> dûment chargés <strong>de</strong>s tâches d'inspection, <strong>de</strong> consulter à toutmoment <strong>le</strong>s documents et registres conservés re<strong>la</strong>tifs à <strong>la</strong> Subvention, et fournira touteinformation complémentaire exigée. Par conséquent, GTZ / KfW s'engage à informer <strong>le</strong>Gestionnaire en temps opportun.65. Le Gestionnaire respectera <strong>le</strong>s directives <strong>de</strong> GTZ / KfW re<strong>la</strong>tives aux restrictions ou àl'interruption possib<strong>le</strong> <strong>de</strong>s remboursements à un district particulier afin <strong>de</strong> canaliser <strong>le</strong>sressources ou en cas <strong>de</strong> conflit sérieux, conformément aux contrats séparés <strong>de</strong>financement établis avec chacun <strong>de</strong>s districts Bénéficiaires.11
66. Le Gestionnaire s'engage à accepter <strong>la</strong> responsabilité <strong>de</strong> toute documentation absenteaussi bien que cel<strong>le</strong> <strong>de</strong>s documents fraudu<strong>le</strong>ux produits au niveau du FSPS/LT, qui neseront pas remboursés par GTZ / KfW, ou qui seront réc<strong>la</strong>més si découverts après que<strong>le</strong> remboursement ait déjà été effectué par GTZ / KfW.H. REVUE DES CONDITIONS / RESILIATION DU CONTRAT67. L'utilisation du <strong>Fonds</strong> <strong>de</strong> Maintenance KfW exige une adaptation <strong>de</strong>s c<strong>la</strong>uses <strong>de</strong> cecontrat. A cet effet <strong>le</strong>s sommes disponib<strong>le</strong>s <strong>pour</strong> <strong>le</strong>s différents éléments <strong>de</strong> financement<strong>de</strong>s districts cib<strong>le</strong>s doivent varier selon <strong>le</strong>urs besoins et utilisation réels et <strong>le</strong>s conditions<strong>de</strong> ce contrat par conséquent seront révisées <strong>de</strong> temps en temps.68. Toute modification sera va<strong>la</strong>b<strong>le</strong> seu<strong>le</strong>ment par écrit, avec référence expresse à cedocument <strong>de</strong> contrat, et si el<strong>le</strong> est signée et approuvée par chacune <strong>de</strong>s quatre partiessignataires <strong>de</strong> ce contrat original.69. La présente convention peut être résiliée par l’une <strong>de</strong>s <strong>de</strong>ux parties principa<strong>le</strong>s,moyennant un préavis écrit d’un mois, sans vio<strong>la</strong>tion <strong>de</strong>s droits <strong>de</strong> l'une ou <strong>de</strong> l'autrepartie sur toutes <strong>le</strong>s réc<strong>la</strong>mations en suspens au moment <strong>de</strong> <strong>la</strong> notification.Ce contrat est é<strong>la</strong>boré en quatre exemp<strong>la</strong>ires dont une copie <strong>pour</strong> <strong>le</strong> Gestionnaire, une <strong>pour</strong>GTZ / KfW, une <strong>pour</strong> <strong>le</strong> Conseil<strong>le</strong>r Technique Principal du programme GTZ/PGCSS et une<strong>pour</strong> <strong>le</strong> coordonnateur national <strong>de</strong>s programmes germano-camerounais <strong>de</strong> santé.______________________(Lieu et Date)_____________________(Lieu et Date)Pour KfW / GTZPour <strong>le</strong> GestionnaireEPOS / GTZ / PGCSS Prési<strong>de</strong>nt du Comité <strong>de</strong> GestionVo<strong>le</strong>t Maintenance FSPS/LT___________________________________________(Signature <strong>de</strong> <strong>la</strong> personne contact) (Signature <strong>de</strong> <strong>la</strong> personne contact)______________________(nom / titre)_____________________(nom / titre)______________________approuvé par <strong>le</strong> CTP/GTZ/PGCSS_____________________approuvé par <strong>le</strong> Coordinateur Nationaldu programme germano-camerounais <strong>de</strong> santé______________________(nom / titre)_____________________(nom / titre)12