Guide pour le Fonds de disposition KFW pour la maintenance

GESTIONNAIRE DU FONDS SPECIAL PROVINCIAL POUR LA SANTE:14. Identifie un commis de pharmacie digne de confiance par district bénéficiaire àl'hôpital de district pour gérer exclusivement la subvention pour ce district. Il doitcommuniquer ce nom au MCD concerné et à EPOS/MH.15. Assigne les responsabilités de comptabilité de la saisie mensuelle des données16. Assure les processus de flux des documents sortants et entrants des districtsbénéficiaires17. Assure la présentation régulière des comptes à EPOS/MH18. Surveille l'écoulement des fonds, s'assurant que des montants suffisants d'argentcomptant sont maintenus auprès des commis de pharmacie dans les districts. Lesattributions du budget devraient être une directive, donnant approximativement 2millions de FCFA par trimestre par district pendant la première année.COMPTABLE DU FONDS SPECIAL AU NIVEAU PROVINCIAL:19. Établit un compte par formation sanitaire des districts bénéficiaires dans leprogramme de comptabilité informatisé20. Établit 5 lignes de classification de dépenses selon la demande de remboursement21. Assure la saisie méticuleuse de données quand il reçoit les documents des districts,se référant aux indications des champs verts de la demande de remboursement. Ilinscrit le ‘numéro de la pièce’ à partir du logiciel de comptabilité dans le formulaireoriginal de remboursement après exécution de la saisie des données pour chaqueremboursement22. Assemble tous les documents originaux et prépare la disquette pour la présentationmensuelle des comptes à EPOS/MH par l'intermédiaire du gestionnaire provincialdu fonds23. À partir de la deuxième année, quand moins de 100% des valeurs de facture sontremboursés, le reçu original devrait être invalidé par un cachet, énonçant lemontant remboursé. Une copie du reçu ainsi invalidé devrait alors être expédiéavec la demande originale de remboursement à EPOS/MH, alors que le reçuinvalidé ORIGINAL devrait être retourné par l'intermédiaire du commis depharmacie au district concerné pour leur propre comptabilité, puisqu'ils ont financéle pourcentage restant de la facture.LE COMMIS DE PHARMACIE DE DISTRICT agit en tant qu'interface entre le districtde santé bénéficiaire et le fonds spécial provincial :24. Accepte EXCLUSIVEMENT le formulaire de demande de remboursement du Fondsde Disposition KfW en tant que fiche de remboursement, avec quatre pages encouleur par formulaire25. S’assure méticuleusement que tous les détails importants sur les demandes deremboursement ont été remplis lisiblement et toutes les signatures exigéesobtenues avant de procéder à toute demande de remboursement26. S’assure que le pourcentage correct de remboursement est appliqué, car leremboursement intégral doit être effectué seulement pendant la première année,qui est 2005. Coche la case appropriée du pourcentage sur le formulaire deremboursement et calcule le montant exact à rembourser.27. S´assure que la personne recevant le remboursement d'argent comptant estpersonnellement bien connue de lui.28. Arrache les pages blanches et roses originales du formulaire de remboursement.4

29. Conserve un dossier de toutes les copies roses du formulaire de remboursementdans son propre bureau30. S’assure que les documents originaux ainsi que l’original du formulaire deremboursement (feuille blanche) sont envoyés de manière sécurisée au niveauprovincial.31. À partir de la deuxième année (remboursement à moins de 100%), il maintient unregistre des reçus originaux qui ont été retournés au district après invalidation par lecomptable provincialSVP Contactez-nous à tout moment au bureau du Projet EPOS/MH à Yaoundé sivous souhaitez davantage de clarification !BUDGET PROPOSE ET ALLOCATION DU FONDSHD CMA CSI Millions en FCFA4 5 6 an 1 an 2 an 3 an 4moto DH SDHC IHC 100% 75% 50% 25% totalLittoral Nkongsamba 1 1 2 10 13 7,920 5,940 3,960 1,980 19,80Edéa 1 1 2 8 11 7,480 5,610 3,740 1,870 18,70SW Kumba ok 1 2 12 15 8,360 6,270 4,180 2,090 20,90Mamfé 1 1 2 11 14 8,140 6,105 4,070 2,035 20,35NW Ndop 1 1 2 12 15 8,360 6,270 4,180 2,090 20,90Nkambe 1 1 2 8 11 7,480 5,610 3,740 1,870 18,70Wum 1 1 2 11 14 8,140 6,105 4,070 2,035 20,35total 6 7 14 72 93 139,70clef relative 20 3 1Millions en FCFA / an 4,4 0,66 0,22qté unité6 4 24 moto 125cc7 5 35 pièces de rechange, outils, etc7 20 140 contrats de financement avec les districts5% 7 commission de gestion pour le Fonds Spécial Provincial pour la Santé2 contrat initial du bureau d’audit4 3,5 14 total d’audits annuels18% 3 TVA sur les services d’auditadministration 5 logiciel, impression, papeterie, charges bancaires, courrier, etctotal 230 Millions FCFA équivalent à 350.000 Euro5

Coopération financière germano-camerounaise - Programme Sectoriel de SantéFONDS DE DISPOSITION KfW POUR LA MAINTENANCEdes provinces Nord-Ouest, Sud-Ouest et LittoralKfWconventionrapports4. DRAFTJ.Riha / EPOS22.11.2004COMPTE de la Caisse Autonome d’Amortissement (CAA)Ministère de la SantéharmonisationCOMPTE - Fonds de Disposition CentralS/D TS MinsantéEPOS / GTZ / PGCSSReprésentant Minsanté CNPGCSSautorisationcomptabilitésupervisionremboursementsvérificationcomptabilité plus 5 % bénéfice rapportsjustificatifs contrat rapportsde gestionautorisationdes transactions> 100.000 CFAachat etreglement de la facturefinancé par le district3 COMPTES - Fonds Speciaux N-Ou, S-Ou, Littoralformulaire de demandejustificatifs en original7 Unités de Maintenance (UM)service demaintenanceFormations Sanitairesservice demaintenanceDélégation contrat conseilde financementcommissaire aux comptes qualifiéremboursementsaudit, contrôle annuelvia antenne de districtdu Fonds Special de la Santéselon pourcentage applicable rapportsdemandes, justificatifsrapports7 Districts bénéficiairesN-Ou : Ndop, Nkambe, WumargentDistrict de Santé S-Ou : Kumba, Mamféautorisation Littoral : Nkongsamba, Edéacontrat, conventionserviceFournisseurs, contrateurs de servicerapports, documentation

KfWMinistère de la Santé Publique - CamerounFONDS DE DISPOSITION, MAINTENANCE PGCSS / EPOS Health ConsultantsDEMANDE de REMBOURSEMENT exclusivement contre reçus originaux déjà payésgtzfiche de demande à remplir dans tous les casProvinceA No AB NUMERO de DEMANDE copié du Registre de Maintenance de la FSC Numéro d'INTERVENTION du Registre des Travaux de l'UM concernéeD TACHE DE MAINTENANCEE Description du MATERIEL ou SERVICE fourniF FOURNISSEUR matériel/serviceNodateNo reçu date valeurchoissisez un: outillage 1matériel génie civil 2 DEUX offres ALTERNATIVES originales OUIG pièces, matériel technique 3 (factures proformas) sont attacheés NON Gclassificationdépensesprestation externe ponct. 4contrat de maintenance 5 date nom fonction signatureH TECHNICIEN confirmant le matériel / serviceI APPROBATION du responsable de la FSJ Personne AUTORISEE désignée par le CSSDnomDistrictFormation SanitaireNOTE: signer c'est assurer que les coûts encourus sont conformes aux conditions du contractmin 20.000BCDEFHIJapprobation FAXpour les factures de plus de 100.000CFAK personne ENVOYANT les documents à GTZL APPROBATION du responsable GTZ / EPOSMapprobation par FAX exigé par GTZ / EPOSdate nom fonction signatureNOTE: en signant, la personne qui envoie les documents par FAX à GTZ / EPOS confirme que:- tous les détails sur cette fiche des lignes A à K ont été remplies- cette fiche, facture, reçu et 2 P/Fs sont disponibles et prêts à être envoyés par FAX au 223 23 72GTZ / EPOS sur approbation communiquera par FAX le numéro de référence suivant:à remplir dans le formulaire original, la copie approuvée de FAX doit être jointeKLMremboursementconfirmation du remboursement enespèces via l'antenne de district du FSPSpour les remboursements à moins de 100% le reçuoriginal sera retourné au district une fois que lesdétails ont été vérifiés par les comptablesP personne payant le remboursement en espècesQ personne confirmant le reçu du remboursementpourcentage remboursementremboursé payé refund en paid CFA CFAN100% montant ………..…..………...…...….75% en amount lettres ……………..…………...…...…..….……………………...50% .……………………………...…….……..in words ..……..….………………….25% ………………………………….……..Odate nom fonction signatureNOTE: en signant, la personne qui paie le remboursement confirme que:numéro de la pièce- tout détail nécessaire sur cette fiche des lignes A à Q a été remplicomptable- le vrai pourcentage est marqué et appliqué dans les lignes N et O- les documents originaux appropriés ont été joints à cette fiche (facture, reçu, P/F)- pour une facture de plus de 100.000CFA, l'approbation par FAX est jointe et les lignes K à M rempliesPQcopies dela fiche> fiche originale à envoyer au FSPS/LIT ainsi que les documents originaux pour la comptabilité> la copie bleue reste avec le demandeur qui a payé la facturedistribuez les copies> la copie rose demeure à l'antenne de district du fonds spécial seulement après paiement> la copie jaune reste dans ce livre de fiches, gardé par le technicienV 1.6 F 04

PROGRAMME GERMANO-CAMEROUNAIS DE SANTE / SIDA (GTZ - PGCSS)CONVENTIONProgramme Sectoriel de Santé KfW - CamerounMesures Complémentaires (MC) - No.: 1994 66 095 et 2001 70 001Convention additionnelle au Programme du 23 nov. 2003, modifiée le 4 fév. 2003LaFonds de Maintenance de la KfW (Fonds de Disposition)Subvention aux District de Santé de NKONGSAMBA, Province du LittoralDeutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH, Eschborn, et laKreditanstalt für Wiederaufbau (KfW), Frankfurt, représentées par le Responsable duProjet Maintenance EPOS / GTZ, en tant que point focal de la GTZ et de la KfW,B.P. 7814 Yaoundé, Cameroun,ci-après désigné "GTZ / KfW"etLe Médecin-Chef de DistrictBP 107 NkongsambaReprésentant les structures de santé gouvernementales du district de Nkongsamba,ci-après désigné le "Bénéficiaire’"ont, sur la base des échanges de notes entre le Gouvernement de la RépubliqueFédérale d’Allemagne et le Gouvernement Camerounais, et en ce qui concerne l'octroidu prêt ci-dessus des fonds de la KfW, dans le cadre des contributions apportées auProgramme Sectoriel de Santé pour soutenir sept districts désignés à travers différentesSubventions du Fonds de Maintenance de la KfW,convenu ce qui suit :A. BUT DE CE CONTRAT DE FINANCEMENT1. La KfW accordera par l'intermédiaire de son point focal de GTZ / KfW une "Subvention"au district de santé de Nkongsamba dans la Province du Littoral, selon les conditionsstipulées dans cette convention.2. GTZ / KfW effectuera les paiements de ladite Subvention exclusivement commeremboursement via le Fonds Spécial pour la Promotion de la Santé du Littoral, ciaprèsdésigné le "Gestionnaire", selon les conditions stipulées dans un contrat degestion séparé.2

3. Le Bénéficiaire accepte de respecter les conditions décrites dans les sections suivantespour l’utilisation de la Subvention et pour les procédures de remboursement ci-dessousdéfinies.4. Le Bénéficiaire s’engage à assurer que toutes les formations sanitaires publiquesdans le district de santé peuvent profiter de cette Subvention de façon juste etéquitable, utilisant le ratio 20 : 3 : 1 comme guide de soutien pour l’hôpital de district,les CMA et les CSI respectivement.B. OBJET DE LA SUBVENTION5. La KfW accordera par l'intermédiaire de son point focal de GTZ / KfW une Subventionau Bénéficiaire de19,8 Millions FCFA maximum en lettres: dix-neuf virgule huit Millions FCFA6. Cette Subvention est prévue EXCLUSIVEMENT pour le REMBOURSEMENT desdépenses relatives à l'entretien des bâtiments et à la maintenance des équipementsdes formations sanitaires publiques du district de NKONGSAMBA dans la Provincedu Littoral. Elle est limitée à:• l’achat des pièces de rechange et du matériel technique, à l’exception de la peinturedes bâtiments,• l’achat des outils,• aux travaux de sous-traitance avec des tiers pour la maintenance ou la réparation.7. Pour clarifier les restrictions stipulées de cette Subvention :les dépenses suivantes ou semblables NE PEUVENT PAS ÊTRE FINANCÉES :Per diems, salaires, accessoires, photocopies, frais de déplacements, carburant, fraisd’entretien et d’utilisation des voitures, des motos et dépenses y afférentes.C. DUREE DU CONTRAT / REMBOURSEMENT DEGRESSIF8. Cette Subvention sera disponible à partir de la date de signature de ce contrat jusqu’au31.12.2008.9. Selon la convention entre la KfW et le Ministère de la Santé Publique, la Subventionsera disponible d'une façon dégressive afin de stimuler les districts bénéficiaires àdévelopper leurs propres mécanismes de financement. Les pourcentages suivantss'appliqueront ainsi pour la mise à disposition de la Subvention, et par conséquent pourle remboursement des valeurs des factures :Pendant l’année 2005 100 % de la valeur des factures = jusqu’à 7,92 Millions FCFAPendant l’année 2006 75 % de la valeur des factures = jusqu’à 5,94 Millions FCFAPendant l’année 2007 50 % de la valeur des factures = jusqu’à 3,96 Millions FCFAPendant l’année 2008 25 % de la valeur des factures = jusqu’à 1,98 Millions FCFASubvention totale disponible pour le Bénéficiaire= jusqu’à 19,8 Millions FCFA3

D. DECAISSEMENT DE LA SUBVENTION10. Les fonds de cette Subvention doivent être payés exclusivement commeremboursement au Bénéficiaire selon les pourcentages ci-dessus des dépenses déjàencourues pour des achats ou pour des travaux sous contrat payés, incluant les contratsde maintenance, mais seulement contre factures et reçus originaux déjà payés.11. Les fonds de cette Subvention ne doivent pas être utilisés pour faire des avances auxBénéficiaires, ni pour régler directement les factures impayées.12. Le Gestionnaire doit sélectionner pour chaque district bénéficiaire une seule personnedans l’hôpital de district pour payer les remboursements de cette Subvention. Cettepersonne est ci-dessous nommée "antenne désignée de district" du Gestionnaire.E. PROCEDURES ET TERMES DE REMBOURSEMENT13. Seules les factures d’un montant minimum de 20.000 FCFA seront remboursables,car les coûts administratifs du Fonds ne peuvent pas être justifiés pour les dépensesmineures. Conformément à la convention entre le ministère et la KfW, de tellesdemandes de remboursement doivent être accompagnées de deux offres alternatives(factures pro-formas).14. Toutes les demandes de remboursement doivent être faites sur le formulaire dedemande spécial de KfW/FD et doivent être accompagnées des reçus et facturesoriginaux. Sur ce formulaire, une référence aux registres de maintenance respectifs estexigée aussi bien que l'approbation du responsable de l'unité de maintenance, duresponsable de la formation sanitaire concernée et d'un représentant du médecinchefde district désigné par lui-même.15. Pour les factures dont le montant est inférieur ou égal à 100.000 FCFA (cent mille), lepourcentage applicable de remboursement sera payé directement et exclusivement parl'antenne désignée de district du Gestionnaire.16. Pour les factures dont le montant est supérieur à 100.000 FCFA, il est nécessaireque le district obtienne d’abord l'autorisation par FAX ou courrier de GTZ / KfW sur leformulaire de demande KfW/FD avant que le pourcentage applicable de remboursementpuisse être fait par l'antenne désignée de district du Gestionnaire.17. Le Bénéficiaire s'engage à ce que les demandes de remboursement à l'antennedésignée de district du Gestionnaire soient présentées seulement avec les reçus etles factures sans corrections ni modifications. Au cas contraire, le Gestionnaire estobligé de rejeter la demande.18. Le Bénéficiaire s'engage à informer ses responsables concernés dans le district de cesprocédures et à obtenir leur prise en connaissance à cet effet, ce afin de s'assurer queles procédures sont appliquées et respectées quand un remboursement est accordé.4

19. Le Bénéficiaire reconnaît que le remboursement à partir de 2006 sera inférieure à lavaleur des factures selon l’article C.9.F. COMPTABILITÉ, REPORT ET TRANSPARENCE DU FONDS20. A titre d’information, le Fonds de Maintenance KfW, évalué à 350.000 Euros, est prévupour le financement des éléments suivants :- matériels pour les réparations et la maintenance- Outils supplémentaires pour les ateliers- Stock initial des pièces de rechange fréquemment utilisées- Paiement des factures des prestataires de service externes- Motocyclettes pour les services de maintenance21. Le Bénéficiaire doit savoir que les éléments énumérés ci-dessus ne sont pas tousessentiels aux sept districts dont les niveaux de développement, de réhabilitation et lesbesoins sont différents. Le montant de la Subvention de ce contrat ne peut pas valoir leseptième du fonds total, car une partie des achats et l’importation des pièces derechange, ainsi que l’achat des principaux outils et l’approvisionnement en motocyclettesseront gérés par GTZ/KfW quand le besoin se fera sentir.22. Pour les remboursements en dessous de 100 %, le Gestionnaire renverra les reçusoriginaux aux districts concernés après validation des documents au niveauprovincial grâce à un cachet distinctif indiquant le montant remboursé. De ce fait, lesdistricts bénéficiaires doivent rester avec les reçus originaux cachetés pour leurs propresbesoins de comptabilité, alors que les photocopies des reçus validés ainsi que lesoriginaux d'autres documents importants doivent être expédiés à GTZ/KfW.23. GTZ/KfW Yaoundé coordonnera tous les détails du fonds en collaboration avec lecoordonnateur national et la S/DTS du Ministère de la Santé Publique.24. GTZ/KfW Yaoundé veillera à ce que l'utilisation réelle de la Subvention soit équitable ettransparente, qu’elle soit communiquée annuellement à toutes les autorités des districtsbénéficiaires et à leur délégué provincial.G. INSPECTION ET CONTRÔLE25. Le Fonds de Maintenance KfW sera audité annuellement par un expert comptableexterne.26. Le Bénéficiaire permettra au point focal de GTZ/KfW et/ou n'importe quel autrespécialiste ou comptable dûment chargés des tâches d'inspection, de consulter à toutmoment les documents et registres conservés relatifs à la Subvention, de vérifier lesmatériels obtenus ou le résultat du travail effectué, et fournira toute informationcomplémentaire exigée.5

27. Dans le cas où une inspection ou un contrôle révèle qu’un pourcentage incorrect a étéremboursé, le Bénéficiaire et GTZ/KfW acceptent de se compenser sans délai pourassurer que le programme décrit dans l’article C.9 est respecté.28. Au cas où le Bénéficiaire ne réussirait pas à prouver que les paiements provenants dela Subvention ont été utilisés comme énoncé à l’article B.6, GTZ/KfW a le droit dedemander immédiatement le remboursement des sommes déboursées.29. Si les sommes réclamées ne sont pas remboursées, cela entraînerait le gel desremboursements futurs jusqu’à ce qu’un accord soit trouvé.30. Si on remarque de manière répétée que la Subvention n’a pas été convenablementutilisée, GTZ/KfW peut unilatéralement résilier ce contrat selon l’article H.35.31. Le Bénéficiaire s'engage à informer toutes les Formations Sanitaires et Unités deMaintenance des conséquences possibles sur le District tout entier que pourraiententraîner des actes frauduleux sur l’utilisation de la Subvention.32. Le Bénéficiaire s'engage à accepter le conseil de GTZ/KfW et à respecter leursrecommandations concernant l’exécution des mesures, à les appliquer non seulementdans les mots, mais aussi dans l’esprit de cette convention.H. REVUE DES CONDITIONS / RESILIATION DU CONTRAT33. L'utilisation du Fonds de Maintenance KfW exige une adaptation des clauses de cecontrat. A cet effet les sommes disponibles pour les différents éléments de financementdes districts cibles doivent varier selon leurs besoins et utilisation réels et les conditionsde ce contrat par conséquent seront révisées de temps en temps.34. Toute modification sera valable seulement par écrit, avec référence expresse à cedocument de contrat, et si elle est signée et approuvée par chacune des quatre partiessignataires de ce contrat original.35. La présente convention peut être résiliée par l’une des deux parties principalesmoyennant un préavis écrit d’un mois, sans violation des droits de l'une ou de l'autrepartie sur toutes les réclamations en suspens au moment de la notification. L’affaire seradonc référée aux autorités qui ont établi le Fonds de Disposition.I. PERSPECTIVES D’AVENIR36. Le Bénéficiaire s'engage, en tant que responsable du district, à œuvrer sérieusementpour le développement de ses propres méthodes de financement pendant la duréelimitée du soutien par le Fonds de Maintenance KfW. La nature dégressive de laSubvention a été choisie pour stimuler ces efforts. La création d’un Fonds deRoulement pour la Maintenance de district basé sur les contributions d’une associationdes Formations Sanitaires peut servir comme modèle.6

37. Le Bénéficiaire devrait considérer qu’un minimum de 20 % sur chaqueremboursement de la Subvention soit contribué par la Formation Sanitaire Bénéficiairepour un tel Fonds de Roulement pour la Maintenance. De cette manière, le districtpourra créer progressivement son propre fonds, indépendant de la comptabilité de laSubvention.38. En même temps, le Bénéficiaire doit éviter des «actions de panique» dans le districtafin de minimiser l’utilisation mal coordonnée de la Subvention. A cet effet, nousencourageons les responsables du district à étudier et à appliquer à leur seule discrétiondes procédures supplémentaires de planification et de contrôle afin d’assurer l’utilisationrationnelle et équitable du fonds dans le district et de programmer par ordre de prioritéles paiements par rapport à la nature dégressive des remboursements. Cependant, labureaucratie excessive est à éviter. Les données de la supervision technique annuelledu district peuvent servir comme base pour établir le besoin actuel des différentesFormations Sanitaires.Ce contrat est élaboré en quatre exemplaires dont une copie pour le Bénéficiaire, une pourGTZ/KfW, une pour le Conseiller Technique Principal du programme GTZ/PGCSS et unepour le coordonnateur national des programmes germano-camerounais de santé.______________________(Lieu et Date)_____________________(Lieu et Date)Pour KfW / GTZPour le BénéficiaireEPOS / GTZ / PGCSS Médecin-chef de districtVolet MaintenanceNkongsamba___________________________________________(Signature de la personne contact) (Signature de la personne contact)______________________(nom / titre)_____________________(nom / titre)______________________approuvé par le CTP/GTZ/PGCSS______________________(nom / titre)_____________________approuvé par le Coordinateur Nationaldu programme germano-camerounais de santé_____________________(nom / titre)ampliation : Le Délégué, Province du Littoral7

PROGRAMME GERMANO-CAMEROUNAIS DE SANTE / SIDA (GTZ - PGCSS)CONVENTIONProgramme Sectoriel de Santé KfW - CamerounMesures Complémentaires (MC) - No.: 1994 66 095 et 2001 70 001Convention additionnelle au Programme du 23 nov. 2003, modifiée le 4 fév. 2003LaGestion du Fonds de Maintenance de la KfW (Fonds de Disposition)Par le Fonds Spécial pour la Promotion de la Santé du LittoralDeutsche Gesellschaft für Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH, Eschborn, et laKreditanstalt für Wiederaufbau (KfW), Frankfurt, représentées par le Responsable duProjet Maintenance EPOS / GTZ, en tant que point focal de la GTZ et de la KfW,B.P. 7814 Yaoundé, Cameroun,ci-après désigné "GTZ / KfW"etLe Comité de gestion du Fonds Spécial pour la Promotion de la Santé du Littoral,B.P. 1329 Douala, Cameroun,ci-après désigné le "Gestionnaire"ont, sur la base des échanges de notes entre le Gouvernement de la RépubliqueFédérale d’Allemagne et le Gouvernement Camerounais, et en ce qui concerne l'octroidu prêt ci-dessus des fonds de la KfW, dans le cadre des contributions apportées auProgramme Sectoriel de Santé pour soutenir sept districts désignés à travers différentesSubventions du Fonds de Maintenance de la KfW,convenu ce qui suit :A. BUT DE CE CONTRAT DE GESTION39. La KfW accordera par l'intermédiaire de son point focal de GTZ / KfW une "Subvention"aux districts de santé d’Edéa et Nkongsamba dans la Province du Littoral, selon lesconditions stipulées dans les contrats séparés de financement établis avec chacun deces districts Bénéficiaires, ci-après désignés les "Bénéficiaires".40. Le Gestionnaire accepte d’avancer et de gérer une partie de ladite Subvention tel quedéfini dans cette convention au nom de GTZ / KfW en remboursant des dépensesindiquées aux Bénéficiaires.8

41. Le Gestionnaire accepte de respecter les conditions décrites dans les sectionssuivantes pour tous les paiements effectués aux Bénéficiaires.42. GTZ / KfW s’engage à rembourser au Gestionnaire de façon régulière, conformémentaux sections ci-dessous, tous les paiements faits aux Bénéficiaires.43. Le Gestionnaire recevra de GTZ / KfW, comme compensation pour les avances et lagestion, une commission de 5% calculée sur tous les paiements effectués auxBénéficiaires.B. OBJET DE LA SUBVENTION44. Cette Subvention est prévue EXCLUSIVEMENT pour le REMBOURSEMENT desdépenses relatives à l'entretien des bâtiments et à la maintenance des équipementsdes formations sanitaires publiques des districts de NKONGSAMBA et d’EDEA dansla Province du Littoral. Elle est limitée à:• l’achat des pièces de rechange et du matériel technique, à l’exception de la peinturedes bâtiments,• l’achat des outils,• aux travaux de sous-traitance avec des tiers pour la maintenance ou la réparation.45. Pour clarifier les restrictions stipulées de cette Subvention :les dépenses suivantes ou semblables NE PEUVENT PAS ÊTRE FINANCÉES :Per diems, salaires, accessoires, photocopies, frais de déplacements, carburant, fraisd’entretien et d’utilisation des voitures, des motos et dépenses y afférentes.C. DUREE DU CONTRAT / REMBOURSEMENT DEGRESSIF46. Cette Subvention sera disponible à partir de la date de signature de ce contrat jusqu’au31.12.2008.47. Selon la convention entre la KfW et le Ministère de la Santé Publique, la Subventionsera disponible d'une façon dégressive afin de stimuler les districts Bénéficiaires àdévelopper leurs propres mécanismes de financement. Les pourcentages suivantss'appliqueront ainsi pour la mise à disposition de la Subvention, et par conséquent pourle remboursement des valeurs des factures :Pendant l’année 2005 100 % de la valeur des facturesPendant l’année 2006 75 % de la valeur des facturesPendant l’année 2007 50 % de la valeur des facturesPendant l’année 2008 25 % de la valeur des factures9

D. DECAISSEMENT DE LA SUBVENTION48. Les fonds de cette Subvention doivent être payés exclusivement commeremboursement aux Bénéficiaires selon les pourcentages ci-dessus des dépensesdéjà encourues pour des achats ou pour des travaux sous contrat payés, incluant lescontrats de maintenance, mais seulement contre factures et reçus originaux déjàpayés.49. Le Gestionnaire s'engage à ne pas faire des avances aux Bénéficiaires, et à nerégler directement aucune facture impayée.50. Le Gestionnaire s'engage à sélectionner pour chaque district bénéficiaire une seulepersonne dans l’hôpital de district pour payer les remboursements de cette Subvention.Cette personne est ci-dessous nommée "antenne désignée de district" duGestionnaire.E. PROCEDURES ET TERMES DE REMBOURSEMENT51. Seules les factures d’un montant minimum de 20.000 FCFA seront remboursables,car les coûts administratifs du Fonds ne peuvent pas être justifiés pour les dépensesmineures. Conformément à la convention entre le ministère et la KfW, de tellesdemandes de remboursement doivent être accompagnées de deux offres alternatives(factures pro-formas).52. Toutes les demandes de remboursement doivent être faites sur le formulaire dedemande spécial de KfW/FD et doivent être accompagnées des reçus et facturesoriginaux. Sur ce formulaire, une référence aux registres de maintenance respectifs estexigée aussi bien que l'approbation du responsable de l'unité de maintenance, duresponsable de la formation sanitaire concernée et d'un représentant désigné par lemédecin-chef de district.53. Pour les factures dont le montant est inférieur ou égal à 100.000 FCFA (cent mille), lepourcentage applicable de remboursement sera payé directement et exclusivement parl'antenne désignée de district du Gestionnaire.54. Pour les factures dont le montant est supérieur à 100.000 FCFA, il est nécessaireque le district obtienne d’abord l'autorisation par FAX ou courrier de GTZ / KfW sur leformulaire de demande KfW/FD avant que le pourcentage applicable de remboursementpuisse être fait par l'antenne désignée de district du Gestionnaire.55. Le Gestionnaire s'engage à accepter les demandes de remboursement seulement siles reçus et les factures présentés sont sans corrections ni modifications.56. Le Gestionnaire s'engage à informer ses antennes désignées des districts concernésde ces procédures et à obtenir leur prise en connaissance à cet effet, ce afin des'assurer que les procédures sont appliquées et respectées quand un remboursementest accordé.10

F. COMPTABILITÉ, REPORT ET TRANSPARENCE DU FONDS57. Le Gestionnaire s’engage à conserver distinctement les procédures et documentationde comptabilité pour la gestion des Subventions du fonds de maintenance de la KfW.58. Le Gestionnaire s’engage à rendre transparentes la gestion et la comptabilité du fondsà tout moment et à assurer soigneusement l’utilisation et le transfert de tous lesdocuments importants entre les districts, les niveaux provincial et central.59. GTZ / KfW s’engage à rembourser sans retard injustifiable au Gestionnaire tous lesmontants payés aux Bénéficiaires sur une base mensuelle contre présentation d'unefacture récapitulative, énumérant tous les paiements effectués par district et parformation sanitaire, énonçant les frais de gestion dûs, tous les reçus et facturesoriginaux étant joints, plus la copie du dossier électronique (disquette) appropriécouvrant toutes les transactions.60. Cependant, pour les remboursements en dessous de 100 %, le Gestionnairerenverra les reçus originaux aux districts concernés après validation des documentsau niveau provincial grâce à un cachet distinctif indiquant le montant remboursé. De cefait, les districts Bénéficiaires doivent rester avec les reçus originaux cachetés pour leurspropres besoins de comptabilité, alors que les photocopies des reçus validés ainsi queles originaux d'autres documents importants doivent être expédiés à GTZ / KfW.61. GTZ / KfW Yaoundé coordonnera tous les détails du fonds en collaboration avec lecoordonnateur national et la S/DTS du Ministère de la Santé Publique.62. GTZ / KfW Yaoundé veillera à ce que l'utilisation réelle de la Subvention soit équitableet transparente, qu’elle soit communiquée annuellement à toutes les autorités desdistricts Bénéficiaires et à leur délégué provincial.G. INSPECTION ET CONTRÔLE63. Le Fonds de Maintenance KfW sera audité annuellement par un expert comptableexterne.64. Le Gestionnaire permettra au point focal de GTZ / KfW et/ou n'importe quel autrespécialiste ou comptable dûment chargés des tâches d'inspection, de consulter à toutmoment les documents et registres conservés relatifs à la Subvention, et fournira touteinformation complémentaire exigée. Par conséquent, GTZ / KfW s'engage à informer leGestionnaire en temps opportun.65. Le Gestionnaire respectera les directives de GTZ / KfW relatives aux restrictions ou àl'interruption possible des remboursements à un district particulier afin de canaliser lesressources ou en cas de conflit sérieux, conformément aux contrats séparés definancement établis avec chacun des districts Bénéficiaires.11

66. Le Gestionnaire s'engage à accepter la responsabilité de toute documentation absenteaussi bien que celle des documents frauduleux produits au niveau du FSPS/LT, qui neseront pas remboursés par GTZ / KfW, ou qui seront réclamés si découverts après quele remboursement ait déjà été effectué par GTZ / KfW.H. REVUE DES CONDITIONS / RESILIATION DU CONTRAT67. L'utilisation du Fonds de Maintenance KfW exige une adaptation des clauses de cecontrat. A cet effet les sommes disponibles pour les différents éléments de financementdes districts cibles doivent varier selon leurs besoins et utilisation réels et les conditionsde ce contrat par conséquent seront révisées de temps en temps.68. Toute modification sera valable seulement par écrit, avec référence expresse à cedocument de contrat, et si elle est signée et approuvée par chacune des quatre partiessignataires de ce contrat original.69. La présente convention peut être résiliée par l’une des deux parties principales,moyennant un préavis écrit d’un mois, sans violation des droits de l'une ou de l'autrepartie sur toutes les réclamations en suspens au moment de la notification.Ce contrat est élaboré en quatre exemplaires dont une copie pour le Gestionnaire, une pourGTZ / KfW, une pour le Conseiller Technique Principal du programme GTZ/PGCSS et unepour le coordonnateur national des programmes germano-camerounais de santé.______________________(Lieu et Date)_____________________(Lieu et Date)Pour KfW / GTZPour le GestionnaireEPOS / GTZ / PGCSS Président du Comité de GestionVolet Maintenance FSPS/LT___________________________________________(Signature de la personne contact) (Signature de la personne contact)______________________(nom / titre)_____________________(nom / titre)______________________approuvé par le CTP/GTZ/PGCSS_____________________approuvé par le Coordinateur Nationaldu programme germano-camerounais de santé______________________(nom / titre)_____________________(nom / titre)12