Guide des archives hospitalières - Ascodocpsy

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresDEFINITION DES DIFFERENTS TYPES D’ARCHIVESLES ARCHIVES PUBLIQUESexcepté celles des Ministèresdes Affaires étrangères et de la DéfenseArchivesnationales(Services centrauxde l’Etat)ArchivesrégionalesArchivesdépartementales(Départementset services déconcentrésde l’Etat)ArchivescommunalesArchiveshospitalièresAdministration :LA DIRECTION DES ARCHIVES DE FRANCE(Ministère de la Culture)Ascodocpsy 1/5Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresAvril 2008

Les archives« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur supportmatériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organismepublic ou privé, dans l’exercice de leur activité »Article L 211-1 du Code du Patrimoine :http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnCode?commun=&code=CPATRIML.rcvLes archives publiques« Les archives publiques sont :a) Les documents qui procèdent de l’activité de l’Etat, des collectivités territoriales, des établissementset entreprises publicsb) Les documents qui procèdent de l’activité des organismes de droit privé chargés de la gestion desservices publics ou d’une mission de service publicc) Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels. »Article L 211-4 du Code du patrimoine :http://www.legifrance.gouv.fr/WAspad/UnCode?commun=&code=CPATRIML.rcvLes archives hospitalières« Les archives hospitalières consistent dans l’ensemble des titres concernant les biens, droits etobligations des établissements publics hospitaliers énumérés à l’article 1 er du décret n° 957 du 03 août1959, des établissements de soins et des établissements de cure, y compris les registres et papiersémanant de l’administration et des services médicaux et chirurgicaux de ces divers établissements. »Arrêté du 11 mars 1968 portant règlement des archives hospitalières :http://www.ascodocpsy.org/IMG/pdf/archives/reglement1968.pdfNB : Décret n° 59-957 du 03 août 1959, abrogéL’arrêté du 11 mars 1968 complété par des circulaires de 1993 et 1994 aide à distinguer les archivesadministratives et médicales. On y trouve une typologie des documents administratifs.Ascodocpsy 2/5Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresAvril 2008

LES ARCHIVESADMINISTRATIVESLES ARCHIVESMEDICALES La réglementation générale et locale :- le règlement intérieur, etc. Le Personnel :- les documents relatifsaux Commission Administratives Paritaires,au Comité Technique d’Etablissement,au Comité d’Hygiène, de Sécurité et desConditions de Travail,- les documents relatifs au recrutement,- les documents relatifs à la formation permanente,- les dossiers de carrière,- les documents comptables,- les documents relatifs à la santé et à l’actionsociale,- les documents des écoles hospitalières,- les documents relatifs aux syndicats, ou auxassociations (C.G.O.S.), etc. L’Administration générale :- les documents relatifs aux instances locales(Conseil d’Administration, Commission Médicaled’Etablissement, etc.),- le plan de sauvetage et de soins d’urgence,- le contentieux, etc. Le financement :- la comptabilité générale de l’ordonnateur,- la comptabilité du receveur, etc. Le capital, l’immobilisation :- les dossiers de dotations, dons et legs, emprunts,- les titres de propriété,- les dossiers d’immobilisations (terrains, etc.) Les travaux et les matériels :- les dossiers d’architecture, etc.- les adjudications et les marchés,- les bons de commande,- les factures, etc. La comptabilité de l’économat :- la gestion physique des magasins,- les adjudications et les marchés,- la comptabilité des stocks,- la comptabilité des dépenses engagées, etc. La population (Malades hospitalisés) :- les répertoires et les registres d’entrées, de sorties,de naissances, de décès,- les dossiers administratifs,- « les registres de la Loi »,- les dossiers des biens des malades protégés,- les dossiers de Placement Familial Thérapeutique,etc.- Les dossiers médicaux des malades(Hospitalisation et consultation)- Les dossiers et livres de laboratoires- Les documents de la pharmacie- Les dossiers des transfusions sanguines- Les dossiers d’essais thérapeutiques et de recherchebiomédicale- Les guides journaliers(ou cahiers de consignes, de liaisons, de rapports), etc.Ascodocpsy 3/5Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresAvril 2008

Quelques définitions sur les archivesArticle :1 - Unité matérielle de classement d’archives (liasse, registre, carton…). Chaque article reçoitune cote individuelle. Un article, selon le cas, se compose d’une ou plusieurs pièces (arrêté du11 mars 1968).2 - Unité matérielle de conservation et de conditionnement pour le rangement des documentsd’archives ; de ce fait, il porte la cote. L’article peut s’identifier au document (registre, pièce) ouen regrouper plusieurs (pièces ou dossiers) (P.I.A.F.)Document :Ecrit ou enregistrement qui par lui-même ou par son support, a une valeur probatoire ouinformative.(P.I.A.F.)Dossier :Ensemble des papiers et documents (pièces) se rapportant à une affaire donnée.Le dossier n’est pas, en principe, une unité matérielle de classement ; une liasse peut contenirplusieurs dossiers minces ou un même dossier peut au contraire être si volumineux qu’on doitle scinder en plusieurs liasses. Néanmoins, il arrive fréquemment qu’une liasse corresponde àun dossier (arrêté du 11 mars 1968).Fonds d’archives :Ensemble des documents de toute nature qu’une personne physique ou morale a produits oureçus dans l’exercice de ses activités et constitués de façon organique. (A.A.F.)Liasse :Ensemble de papiers réunis sous chemise de papier fort ou de carton, ficelés ou sanglés. Uneliasse constitue un article d’archives et, à ce titre, reçoit une cote individuelle. Elle correspondsouvent, mais pas forcément, à un dossier (arrêté du 11 mars 1968).Pièce :On désigne sous le nom de pièce d’archives, chaque document individuel et indivisible (feuilletsimple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre, etc.) (arrêté du 11 mars 1968).Titre :Document authentique certifiant un droit. (P.I.A.F.)Quelques glossaires sur les archivesAriane, glossaire des archives – Société AMIGhttp://www.amig.fr/articles/glossaire.htmGlossaire – Portail International Archivistique Francophone (PIAF)http://www.piaf-archives.org/sections/formation/module_01/glossairePetit glossaire de termes archivistiques – Association des Archivistes Français (AAF)http://www.archivistes.org/article.php3?id_article=135Ascodocpsy 4/5Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresAvril 2008

Références législativesArrêté du 11 mars 1968 portant règlement des archives hospitalièreshttp://www.ascodocpsy.org/IMG/pdf/archives/reglement1968.pdfCirculaire AD 93-5 du 26 novembre 1993Tri et conservation des archives des établissements publics d’hospitalisation : documents produitsaprès 1968 par les services financiers et économiqueshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad93-5.htmlCirculaire AD 94-2 du 18 janvier 1994Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents produits après 1968par les services administratifs chargés de la gestion des hospitalisations et consultationshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad94-2.htmlCirculaire AD 94-6 du 18 juillet 1994Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents produits après 1968par les services chargés de la gestion du personnel et de la formationhttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad94-6.htmlCirculaire AD 94-10 du 7 octobre 1994Tri et conservation des archives des établissements publics de santé : documents produits après 1968et concernant le patrimoine foncier, immobilier et mobilier des établissementshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad94-10.htmlCirculaire AD 94-11 du 20 octobre 1994Tri et conservation des documents produits après 1968 par les établissements publics de santé :archives de l'administration générale de l'établissementhttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad94-11.htmlAuteur : Solange Molinéris, Secrétaire chargée de la Documentation - C.H. de Pierrefeu-du-VarAvril 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 5/5Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresAvril 2008

La théorie des trois âges des archivesGuide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresLa théorie des trois âges élaborée en 1961 par Yves PEROTIN 1 , Archiviste français,introduit notamment, la notion de cycle de vie des documents.LA THEORIE DES TROISAGES DES ARCHIVESLE PREMIERAGELE DEUXIEMEAGELE TROISIEMEAGELes archives« courantes »ouactivesLes archivesintermédiairesousemi-activesLes archives« archivées »oudéfinitivesCette théorie est reprise dans le décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 relatif à lacompétence des services d’archives publics et à la coopération entre les administrationspour la collecte, la conservation et la communication des archives publiqueshttp://www.legifrance.gouv.fr/texteconsolide/PPHEA.htm1 Yves PEROTIN (1922–1981)http://fr.wikipedia.org/wiki/Yves_P%C3%A9rotin1 ascodocpsy • La théorie des trois âges des archives Guide des archives hospitalières

1. Le premier âge : les archives courantes ou actives1.1 Type de documentsLes archives courantes sont des documents d’utilité quasi-quotidienne et immédiate : bonde commande, dossier de personnel récemment recruté, etc.Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 ; article 12 :« Sont considérés comme archives courantes les documents qui sont d’utilisationhabituelle pour l’activité des services, établissements et organismes qui les ont produitsou reçus »Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 ; article 15 :« Sont définies par accord entre l’administration concernée et la Direction des Archivesde France : (…) La durée d’utilisation comme archives courantes ».1.2 Localisation des documentsLes archives courantes sont conservées dans le service concerné par leur utilisation.1.3 Gestion des documentsLes archives courantes sont gérées par le service concerné par leur utilisation.Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 ; articles 2 et 10 :La Direction des Archives de France exerce sur les archives courantes, intermédiaires etdéfinitives, un contrôle scientifique et technique sur « les conditions de gestion, decollecte, de tri et d’élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservationet la communication des archives »« Les entreprises et établissements publics et les organismes de droit privé chargés de lagestion des services publics ou d’une mission de service public peuvent égalementassurer la gestion de leurs archives avec l’accord de leur administration de tutelle et de laDirection des Archives de France ».Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 ; article 12 :« La conservation des archives courantes incombe, sous le contrôle de la Direction desArchives de France, aux services, établissements et organismes qui les ont produites oureçues ».2 ascodocpsy • La théorie des trois âges des archives Guide des archives hospitalières

2. Le deuxième âge : les archives intermédiaires ou semiactives2.1 Type de documentsLes archives intermédiaires sont des documents n’ayant plus d’utilité quasi-quotidienneet immédiate mais qui conservent une utilité intermittente : dossiers clos maissusceptibles d’être consultés occasionnellement, etc.Les archives intermédiaires sont des documents présentant un intérêt administratif,juridique ou médical, et qui à ce stade, ne peuvent être triées, éliminées.Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 ; article 13 :« Sont considérés comme archives intermédiaires les documents qui :a) - ont cessé d’être considérés comme archives courantes ;b) - ne peuvent encore, en raison de leur intérêt administratif, faire l’objet de tri etd’élimination… »Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 ; article 15 :« Sont définies par accord entre l’administration concernée et la Direction des Archivesde France : (…) La durée de conservation comme archives intermédiaires. »2.2 Localisation des documentsLes archives intermédiaires sont conservées :• au niveau de l’établissement : dans un local à proximité du service concerné oudans le service d’archives.• en dehors de l’établissement : dans un dépôt d’archives relevant de la Directiondes Archives de France.Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 ; article 13 :« … les archives intermédiaires sont conservées soit dans les locaux de leur service,établissement ou organisme d’origine, sous le contrôle de la Direction des Archives deFrance, soit dans les dépôts d’archives relevant de la Direction des Archives deFrance ».2.3 Gestion des documentsLes archives intermédiaires sont gérées par le service concerné par leur utilisation ou parl’archiviste, selon leur localisation.Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 ; articles 2 et 10 :La Direction des Archives de France exerce sur les archives courantes, intermédiaires etdéfinitives, un contrôle scientifique et technique sur « les conditions de gestion, decollecte, de tri et d’élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservationet la communication des archives »« Les entreprises et établissements publics et les organismes de droit privé chargés de lagestion des services publics ou d’une mission de service public peuvent égalementassurer la gestion de leurs archives avec l’accord de leur administration de tutelle et de laDirection des Archives de France »3 ascodocpsy • La théorie des trois âges des archives Guide des archives hospitalières

3. Le troisième âge : les archives « archivées » ou définitives ouhistoriques3.1 Type de documentsLes archives définitives sont des documents conservés indéfiniment, dès expiration deleur Durée d’Utilité Administrative (D.U.A.), en raison de leur valeur juridique, historiqueou patrimoniale : registres des patients, dossiers des personnels et dossiers médicaux(Echantillonnage historique), photographies, etc.Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 ; articles 14 et 15« Sont considérés comme archives définitives les documents qui ont subi les tris etéliminations […] et qui sont à conserver sans limitation de durée ».« Sont définies par accord entre l’administration concernée et la Direction des Archivesde France :… la destination définitive à l’issue de la période de conservation comme archivesintermédiaires, à savoir :a) Elimination immédiate ou à terme, intégrale ou partielle, avec ou sans tri ;b) Versement, à titre d’archives définitives, dans un dépôt d’archives relevant de laDirection des Archives de France ou placé sous son contrôle. »3.2 Localisation des documentsLes archives définitives sont conservées en dehors de l’établissement, aux Archivesdépartementales.Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 ; article 14 :« la conservation des archives définitives est assurée dans les dépôts d’archives relevantde la Direction des Archives de France ou placés sous son contrôle ».3.3 Gestion des documentsLes archives définitives, versées aux Archives départementales, sont gérées par laDirection des Archives Départementales.Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 ; articles 2 et 10 :La Direction des Archives de France exerce sur les archives courantes, intermédiaires etdéfinitives, Un contrôle scientifique et technique sur « les conditions de gestion, decollecte, de tri et d’élimination ainsi que sur le traitement, le classement, la conservationet la communication des archives ».« Les entreprises et établissements publics et les organismes de droit privé chargés de lagestion des services publics ou d’une mission de service public peuvent égalementassurer la gestion de leurs archives avec l’accord de leur administration de tutelle et de laDirection des Archives de France ».Décret n° 79-1037 du 03 décembre 1979 ; article 21 :« Pour l’application des articles 12 à 20, la Direction des Archives de France estreprésentée, en ce qui concerne les archives départementales et communales, par leDirecteur des services d’archives du département. »Auteur : Solange Molineris, archiviste,Centre Hospitalier de Pierrefeu-du-VarNovembre 20094 ascodocpsy • La théorie des trois âges des archives Guide des archives hospitalières

Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon lesconditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce documentà des fins commerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ouadapter ce document.5 ascodocpsy • La théorie des trois âges des archives Guide des archives hospitalières

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresLA RESPONSABILITEDES ARCHIVES ADMINISTRATIVES ET MEDICALESIDENTIFICATION DES RESPONSABILITEL’article R.1112-7 du Code de la santé publique précise que « dans les établissements publicsde santé et les établissements de santé privés participant à l’exécution du service public hospitalier,les informations concernant la santé des patients sont conservées conformément à la réglementationrelative aux archives publiques hospitalières. […] Dans tous les cas, le directeur de l’établissementveille à ce que les dispositions soient prises pour assurer la garde et la confidentialité des informationsde santé conservées dans l’établissement. »Les établissements hospitaliers sont tenus par l’article 7 du règlement des archiveshospitalières annexé à l’arrêté du 11 mars 1968 d’assurer la conservation de la totalité de leursarchives « au siège de l’établissement ».La responsabilité permanente du directeur de l’établissement de santéL’article 3 de l’arrêté du 11 mars 1968 stipule que « selon le cas, le directeur général, ledirecteur ou le directeur-économe de l’établissement hospitalier, le directeur ou le médecin-directeurde l’établissement de soins, le directeur, le directeur-économe ou le médecin-directeur del’établissement de cure, a la garde et la responsabilité des archives administratives et médicales ».Ce même article 3 précise que « dans tous les établissements où l’existence d’un service centrald’archives a été rendu obligatoire, le président de la Commission médicale consultative, ou unmédecin désigné par celle-ci, partage avec le directeur la responsabilité de la bonne conservation desarchives médicales et s’assure que les modalités de leur communication, telles qu’elles sont prévuesdans le règlement intérieur de l’établissement, sont respectées. »La réglementation est donc explicite. Le directeur de l’établissement reste responsable de labonne conservation des dossiers médicaux au sein de chaque service. L’article R.1112-7 du Code dela santé publique corrobore l’idée d’une responsabilité permanente du directeur.Celui-ci est assujetti à l’obligation de fournir les dossiers médicaux pendant la durée que laréglementation en vigueur l’y oblige. L’impossibilité de fournir un dossier médical est susceptibled’engager la responsabilité de l’établissement de santé.La circulaire DGS/DH/AFS n°97-149 du 26 février 1997, relative à l’accès des patients auxinformations dans le domaine de la transfusion sanguine, notamment dans le cadre d’une action enresponsabilité, précise que « s’agissant d’archivage, la responsabilité d’un établissement pourrait êtreengagée s’il était établi un lien de causalité directe entre, d’une part, l’absence de toutes ou partie deces informations, de même qu’une communication incomplète ou hors du délai [légal] et, d’autre part,l’existence d’un dommage, d’une perte de chance pour le patient ou d’une privation de ses droits ». Laperte d’un document composant le dossier médical peut être source de responsabilité del’établissement public de santé pour faute d’organisation et de fonctionnement du service.Ascodocpsy 1/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

La responsabilité de l’agent chargé de la gestion des archives intermédiaires(service central des archives) dans l’organisation et la gestion des archivesL’article 14 du décret du 11 mars 1968 stipule que « Dans chaque établissement un agentspécialisé est désigné par le directeur pour assurer la garde, le classement et la communication desarchives. ».La circulaire du 2 novembre 2001 (NOR : PRMX0105139C/Premier ministre) relative à la gestiondes archives dans les services et établissements publics de l’Etat peut s’appliquer à la professiond’archiviste des établissements de santé.Cette circulaire précise que « Les agents chargés de la gestion des archives intermédiaires ontvocation à traiter l’ensemble des documents produits par le service ou l’établissement public dont ilsrelèvent ».Leurs attributions comportent plusieurs aspects :- En tant que gestionnaires des archives intermédiaires, ils doivent en premier lieu organiser lerassemblement des documents ayant perdu leur utilité courante dans un localconvenablement équipé. Ils établissent et tiennent à jour un état de ces documents.- Ils veillent aux conditions de production et de gestion des archives courantes. Ils ont, à cetégard, une mission de sensibilisation et de formation de l’ensemble des agents de leur serviceou établissement au classement des dossiers, condition préalable à un bon archivage.- Ils assurent la communication des dossiers archivés aux services lorsque ceux-ci en ontbesoin. Ils contrôlent également le respect des règles de communicabilité des documents aupublic, conformément aux dispositions de la loi n°78-753 du 17 juillet 1978 relatives à l’accèsaux documents administratifs, modifiée par l’Ordonnance n°2005-650 du 6 juin 2005, desarticles L213-1 et L.213-2 du Code du patrimoine à et à celles de la loi n°79-18 du 3 janvier1979 sur les archives (art. 7).- Les agents chargés de la gestion des archives intermédiaires sont, en second lieu, lescorrespondants permanents de l’administration qui assurent la gestion des archives définitivesdu service ou établissement auquel ils appartiennent (archives nationales ou archivesdépartementales).- Ils veillent à ce titre au respect des instructions de l’administration des archives définissant lesdurées d’utilité administrative de chaque catégorie de dossiers et déterminant le sort définitifdes documents à l’expiration de ces durées, en concertation avec les services versants. Enl’absence de telles instructions, ils participent à l’élaboration des règles de conservation enliaison avec l’administration des archives. Ils soumettent au visa réglementaire la liste desdocuments à détruire. Ils préparent les versements d’archives définitives et contrôlent lebordereau de versement.- Ils sont responsables de la sauvegarde des archives intermédiaires lorsqu’il est mis fin àl’existence du service ou de l’établissement public auquel ils appartiennent, conformément àl’article L212-5 du code du patrimoine.Ascodocpsy 2/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Le contrôle effectué par la Direction des Archives de France et des archivesdépartementalesCirculaire du 2 novembre 2001 (NOR : PRMX0105139C/Premier ministre) relative à la gestiondes archives dans les services et établissements publics de l’Etat rappelle que « Le ministre chargéde la culture (direction des Archives de France) exerce un contrôle sur l’ensemble des archivespubliques, à l’exception des archives relevant du ministère des affaires étrangères et du ministère dela Défense. Ce contrôle porte également sur la gestion des archives courantes et intermédiaires. […].Le contrôle de proximité sur l’organisation de l’archivage, notamment sur les conditions matérielles deconservation et sur le sort des archives intermédiaires au terme de leur durée d’utilité administrative(élimination ou versement aux Archives nationales ou départementales), est exercé, au niveau central,par des conservateurs désignés à cet effet par le directeur des Archives de France et, dans lesdépartements, par les directeurs des services départementaux d’archives placés sous l’autorité despréfets ».Le directeur des services d’archives du département doit seconder l’administration hospitalièredans l’organisation et la gestion de ses archives. Il organise aussi leur inspection (art. 6 du décret du11 mars 1968).Auteur : Fatiha Allagui, archiviste, Centre Hospitalier Montperrin, Aix-en-ProvenceFévrier 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 3/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresPROFESSION D’ARCHIVISTEProfil de posteLe référentiel des métiers de la documentation, des bibliothèques et des archives dans la fonctionpublique hospitalière propose des fiches de postes pour le métier d’archiviste :http://www.ascodocpsy.org/dw2_out.php?id=1260 (pages 11, 19, 25 et 28)FormationNous insistons sur la nécessité de prendre le temps de se former aux techniques archivistiques car lemétier d’archiviste suppose des connaissances réglementaires et techniques solides. Nous insistonségalement sur la plus-value que représente le recrutement d’un personnel diplômé.- Formations diplômantesLa formation d’archiviste est dispensée par l’école nationale des Chartes puis l’Institut national duPatrimoine (INP) ou l’université qui décerne après 3, 4 ou 5 années d’étude un diplôme universitaireen archivistique.Il existe plusieurs universités en France : Amiens, Angers, Aix-Marseille III, Lyon III, Mulhouse, Saint-Quentin-en-Yvelines et Toulouse II.La revue Archimag liste sur son site les formations universitaires existantes :- Les DEUST et les DUT- Les Licences- Les masters- Les écoles spécialiséeshttp://archimag.com/fr/accueil-archimag/emploi-et-formation/formations.htmlMais aussi pour ceux qui voudraient obtenir un diplôme en étant déjà engagé dans une carrièreprofessionnelle :http://archimag.com/fr/accueil-archimag/emploi-et-formation/formations/form-serda/du-conduite-deprojet-en-documentation-archives.html- Organismes de formation continueAAF (Association des Archivistes Français), centre de formationAlice Grippon9, rue Montcalm75018 ParisTél : 01 46 06 39 44Fax : 01 46 06 39 52Courriel : secretariat@archivistes.orgSite : http://www.archivistes.orgAscodocpsy 1/2Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

ADBS (Association des professionnels de l’information et de la documentation)25, rue Claude Tillier75012 ParisTél : 01 43 72 25 25Fax : 01 43 72 30 41Courriel : adbs@adbs.frSite : http://www.adbs.frARAD (Association française des Responsables et Archivistes des Dossiers médicaux)4, rue Alfred Brion69100 VilleurbanneTél : 04 78 68 99 25 / 03 85 26 22 13Courriel : assarad@wanadoo.frArchive 171, avenue du Père Lachaise75020 ParisTél : 01 43 49 42 62Site : http://www.archive17.frCNEH (Centre National de l’Expertise Hospitalière)3-5, rue Danton92240 MalakoffTél : 01 41 17 15 15Fax : 01 41 17 15 16Site : http://www.cneh.frCOMUNDIReed Business Information2, rue Maurice Hartmann - BP 6292133 Issy-les-Moulineaux CedexTél : 01 46 29 68 68Fax : 01 46 29 68 29Site : http://www.comundi.fr/Direction des Archives de FranceMinistère de la culture et de la communicationDépartement du réseau institutionnel et professionnel, bureau des métiers et de la formation56, rue des Francs-Bourgeois75141 Paris Cedex 03Tél. : 01 40 27 67 23Site : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.frSERDA24, rue de Milan75009 ParisTél : 01 44 53 47 37Fax : 01 44 53 45 01Site : http://www.serda.comAuteur : Nathalie Berriau, coordinatrice AscodocpsyFévrier 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 2/2Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresPERSONNEL DES SERVICES D’ARCHIVESStatut : le métier d’archiviste dans les secteurs privé et public1. Secteur privéDeux conventions existent dans le secteur privé des établissements hospitaliers :- Convention collective nationale des établissements privés d’hospitalisation, de soins, de cureet de garde à but non lucratif du 31 octobre 1951, dite convention 51.Pas de mention du métier d’archiviste.- Convention collective nationale de travail des établissements et services pour personnesinadaptées et handicapées du 15 mars 1966. Mise à jour au 15 septembre 1976, diteconvention de 66.Extrait de la convention :archivistepersonnel de direction, d’administration et de gestionclassification.e. - employés, techniciens et agents de maîtrise d’administration et de gestion.e 29. - archiviste2. Secteur public- Dans la fonction publique hospitalière, il n’y a pas de statut particulier d’archiviste.Avec l’arrêté du 23 décembre 2003 portant modification des dispositions statutaires relatives au corpsdes adjoints techniques et modifiant le décret n°91-868 du 5 septembre 1991 portant statutsparticuliers des personnels techniques de la fonction publique hospitalière, les archivistes ont lapossibilité statutaire d’intégrer le corps de technicien supérieur hospitalier.Extrait de l’article premier :Le décret du 5 septembre 1991 susvisé est ainsi modifié :I. - Les articles 10 et 11 sont remplacés par les dispositions suivantes :« Art. 10. - Les techniciens supérieurs participent sous l’autorité du chef d’établissement ou, le caséchéant, de l’ingénieur auprès duquel ils sont affectés à la préparation et au contrôle de l’exécutiondes opérations techniques ou scientifiques.« Ils collaborent à l’élaboration des projets de travaux neufs et d’entretien, peuvent être investis de lagestion technique d’une partie de service et chargés du fonctionnement, de l’entretien, de lamaintenance et du contrôle de certains matériels de haute technicité.Ascodocpsy 1/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 3/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresPROPOSITION DE REGLEMENT INTERIEUR :ARCHIVAGE DES DOSSIERS PATIENTS (archives centralisées)Cette fiche propose un plan type de règlement intérieur ou procédure d’archivage. Le plan doit êtrerevu et complété en fonction des spécificités de chaque établissement. L’ensemble des pointsabordés n’est pas exhaustif. Les paragraphes en italique sont des commentaires permettant d’aiguillerle rédacteur d’un règlement intérieur partant de ce modèle.Objet et domaine d’applicationPrésentationCette procédure décrit le système applicable aux unités de soins du Centre Hospitalier de XXX enmatière de gestion des dossiers de patients dans les services et aux archives centralisées, ainsi queles responsabilités établies dans ce domaine.Elle définit les modalités de conservation, de versement et d’accès aux dossiers médicaux.ObjetL’objet de cette procédure est de garantir la bonne conservation des documents ainsi que leur mise àdisposition par la connaissance des règles de conservation des archives et des circuits d’informationsdocumentaires.Elle décrit l’organisation plus spécifique des archives médicales. Pour connaître le fonctionnement duservice d’archives centralisées vous pouvez vous référer au règlement intérieur du service ainsi quepour l’organisation des archives administratives.Domaine d’applicationCette procédure s’applique à toutes les unités de soins du centre hospitalier de XXX, etessentiellement les dossiers de patients. Ils se composent aussi bien de documents « produits quereçus et quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel » (Article L 211.1 du Code duPatrimoine).Les autres types de documents font l’objet d’un traitement à part proche celui des archivesadministratives (possibilité de tri et élimination, classement thématique). Il est conseillé de contacterl’archiviste pour une étude spécifique.Ascodocpsy 1/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Principes de gestion documentaire et organisation généraleTerminologieDossiers courantsSont appelés « courants » les dossiers des patients actuellement en cours de prise en chargepar le service de soins. Ces documents sont conservés dans les services de soins et/ou dansles secrétariats médicaux. Dans le cas où deux dossiers sont créés pour une mêmehospitalisation, le secrétariat médical devra les réunir au moment de l’archivage des dossiersintermédiaires.Dossiers intermédiairesSont considérés comme « intermédiaires » :- pour l’hospitalisation temps plein ou temps partiel : les dossiers des patients sortis depuismoins de 5 ans. Ces dossiers sont conservés au secrétariat du service.- pour l’activité ambulatoire : les dossiers des patients dont la prise en charge est terminée(« sortis ») ou non alimentés de nouvelles pièces depuis au moins un an (prise en chargeprobablement abandonnée). Ces dossiers sont conservés dans un local de la structure pendant5 ans au total.Dossiers définitifsSont considérés comme « définitifs » les dossiers de patients sortis de prise en charge (ou de lafile active) depuis plus de 5 ans. Ces dossiers sont conservés aux archives centralisées ducentre hospitalier de XXX (localisation de l’endroit si nécessaire).Principes d’organisation généraleClassementLes dossiers de patients sont rangés en regroupant toutes les parties du dossier (médicale,infirmière, sociale, psychologue et autres). Le décret 2002-637 du 29 avril 2002 fixe le contenuminimum du dossier médical.Le classement des dossiers dans les secrétariats médicaux doit être simple de manière à ytrouver le dossier même en l’absence des secrétaires.A chacun de mettre ici les conseils de classement permettant d’assurer une bonne gestioncourante du secrétariat et une préparation de l’archivage pour éviter une refonte totale duclassement.Stockage intermédiaireSelon une périodicité étudiée avec les services, ceux-ci doivent organiser un stockageintermédiaire (parfois, les problèmes de locaux obligent certains établissements à centralisertout de suite leur dossier sans faire de stockage intermédiaire mais ces exceptions sont àétudier avec l’archiviste).Expliquer ici les modalités de classement et de stockage intermédiaire dans votre établissement(conditionnement, type de classement, inscription sur les boites, durée de stockageintermédiaire étroitement liée avec votre définition énoncée plus haut d’un dossierintermédiaire). Les modes de classement et stockage peuvent être découpés en différenciant lemode d’hospitalisation (hospitalisation complète et incomplète, ambulatoire) ou les secteurs (siles modes de classement sont différents suivants les secteurs).ArchivageAprès la durée de conservation intermédiaire fixée écoulée, les dossiers de patients peuventêtre versés aux archives centralisées de l’établissement (voir plus loin le paragraphe sur leversement).Ascodocpsy 2/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

ResponsabilitésDes services (tout type d’intervenant)- Gestion et alimentation de leurs dossiers courants ;- Elimination régulière des copies en double ;- Transmission des dossiers des patients sortis aux secrétariats pour archivage intermédiaire.Remarque : Au sein de chaque service, en fonction des attributions de chacun et des types dedocuments découlant de ces attributions, chaque personne est responsable d’une partie desdocuments du dossier (voir le protocole sur la tenue du dossier patient).Des secrétariats- Organisation, gestion et alimentation des dossiers courants et intermédiaires ;- Regroupement de toutes les parties du dossier (médicale, infirmière, sociale, psychologue etautres) ;- Elimination régulière des doubles ;- Versement des dossiers des patients sortis aux archives centralisées (cf. § Versement desdossiers aux Archives centralisées) ;- Demandes de dossiers aux archives centralisées et retour.De l’archiviste- Organisation, gestion et conservation des dossiers définitifs qui lui sont confiés parl’intermédiaire de bordereaux de versement (annexe 1). En cas de dépôt sauvage aux archives,c’est le service déposant qui en est responsable ;- Suivre l’évolution de la législation en matière d’archivage ;- Faire la mise à jour des procédures ;- Gestion des consultations, recherches et retours de dossiers.Du médecin du Département d’Informations Médicales- Elimination du dossier ;- Validation de l’organisation, de la gestion et de la communication des archives médicales.De la Direction- Légalement responsable de la garde et de la mise en sécurité de l’ensemble des archiveshospitalières ;- Faire appliquer la présente procédure.Ascodocpsy 3/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Logigramme du circuit du dossierÂGE DESARCHIVESARCHIVAGEACTIONSRESPONSABILITESCréation etalimentation dudossierDossierscourantsClassement dans leserviceService de soinsDossiers de patients sortis ou nonalimentés depuis au moins 1 an endocument ?ouiTransfert au secrétariat pour archivageintermédiaire ou dans le localintermédiaire du service (ambulatoire)DossiersintermédiairesArchivage des dossiers enstockage intermédiaireDossiers de patientsnon revus depuis plusde 5 ans ?SecrétariatsArchivesdéfinitivesouiVersement des Oui dossiersaux archives centraliséesArchivisteAscodocpsy 4/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Versement des dossiers aux archives centraliséesLa conservation des dossiers est confiée au service d’archives au terme du délai de conservationintermédiaire.La préparationPrise de contact avec le service d’archivesPrendre contact avec la personne chargée des archives pour l’attribution du numéro deversement. Explication de l’organisation mise en place dans votre établissement.Toilettage du dossierSi vous faites toiletter un dossier précis et réglementé, expliquer les règles : quand le faire(sortie du patient, changement de médecin référent, décès, …) ; comment procède, commentdétruire de manière sécurisée ; etc.)Classement et conditionnement- Classement et organisation des différentes parties du dossier en suivant les règles duprotocole de tenue du dossier papier ;- Il est impératif de bien séparer les notes et informations recueillies auprès des tiers ou lesconcernant qui ne seront pas consultables par le patient ou ses ayants-droits en cas decommunication du dossier ;- Conditionnement déjà effectué dans des boites d’archives portant déjà des mentions depuisl’archivage intermédiaire. Ajouter le numéro du versement attribué par l’archiviste ;- Regrouper au maximum les dossiers pour remplir les boites et en réduire le nombre. Si unpatient possède plusieurs dossiers, veiller à les regrouper dans une même boite.Rédaction du bordereau de versementLe bordereau de versement est une fiche descriptive de l’ensemble des boîtes versées enmême Le bordereau de versement est une fiche descriptive de l’ensemble des boites verséesen même temps.Le bordereau est en partie établi par le service versant. Il comporte deux parties (prévoir un lienhypertexte si la fiche est transmise par voie informatique).La prise en charge par le service d’archivesVérification du bordereau par le service archivesLe bordereau de versement fait l’objet d’une vérification par l’archiviste. Elle peut déboucher surla révision du bordereau si celui-ci est incomplet ou non conforme.Validation définitive du bordereauElle est réalisée lors de la signature par le responsable du versement ainsi que par le serviced’archives.Le bordereau de versement est reproduit sur papier en 2 ou 3 exemplaires :- un exemplaire pour le service ;- un ou deux originaux signés pour le service d’archives (un classé par ordre d’arrivéechronologique ou numéro de versement et un classé par service). Les services d’archivesinformatisés peuvent parfois fonctionner avec un seul classement de bordereau de versement(classement chronologique, par n° de versement ou par service selon les pratiques).Ascodocpsy 5/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Le stockage et l’enregistrementTransfert du versementLe service versant (ou le service d’archives, si vous voulez contrôler les jours d’arrivée et éviterles dépôts sauvages) appelle le service qui se charge du déménagement physique des archivesdans votre établissement pour faire transférer les boites aux archives centralisées. Le serviceversant prévient l’archiviste de la date prévue.Enregistrement du versementA l’arrivée des boites aux archives, un emplacement est attribué au versement dans le locald’archives (ou placé en salle de pré-archivage pour ceux qui fonctionne avec une salle de tri).Le champ « emplacement » du bordereau est alors complété.L’archiviste complète alors la première page du bordereau de versement et la saisit dans labase de données éventuellement. Elle complète le registre d’entrée des versements s’il existe.RangementLes articles sont mis en place dans les magasins d’archives à l’emplacement prévu.Le bordereau est ensuite classé par le service d’archives et par le service versant qui doitgarder une collection de l’ensemble de ses bordereaux à toutes fins de communication.Demande de dossier aux archives centraliséesLe service d’archives met à disposition les archives à la demande des services propriétaires. Si unepersonne doit consulter les archives d’un autre service, elle le fait par l’intermédiaire du médecinresponsable de la dernière prise en charge sauf s’il s’agit d’une réadmission. Dans ce cas, le dossierest communicable à tout secteur ou unité afin de permettre la continuité des soins et la qualité de laprise en charge.Toute consultation d’archives doit OBLIGATOIREMENT passer par l’archiviste pour optimiser lescircuits de prêts. L’accès du local d’archives n’est autorisé qu’à cette personne. La consultation se faittoujours au niveau de la boite d’archives. La consultation se fait toujours au niveau de l’ensemble dudossier. Il n’est pas possible d’emprunter une partie d’un dossier mais le dossier complet.Si un patient dispose de plusieurs dossiers archivés (consultations, hospitalisation, etc.), l’archivistesen informe le demandeur pour connaître la ou les partie(s) du dossier qu’il désire emprunter.Demande de dossierPrise de contact avec le service archivesLa demande de consultation se fait par téléphone ou messagerie à l’archiviste (tél) de X h à X h enprécisant :ObligatoireFacultatifNOM PrénomNOM de Jeune FilleAnnée de sortieDate de naissanceSecteur de dernière prise en chargeN° de versement (si connu, pour lesRéadmission du patient (sans retour du dossiers archivés récemment)dossier) ou consultation simple (avec retour dudossier aux archives)En cas d’informatisation, cette demande peut se faire sous forme de formulaire-type qui permet àl’archiviste d’imprimer la fiche signalétique et le fantôme sans ressaisir les éléments d’identification dudossier.Ascodocpsy 6/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Enregistrement de la demandeToute demande fait l’objet d’un enregistrement pour vérification et relances ultérieures parl’archiviste.Edition (en cas de consultation simple avec retour du dossier)L’archiviste sort deux impressions de la fiche signalétique avec emplacement :- une fiche collée à l’article recherché pour faciliter le reclassement ;- une autre fiche qui servira de fantôme sur les rayonnages.Réception du dossier demandéL’archiviste va chercher l’article dans les magasins et le met à la disposition du demandeur. Levaguemestre peut également effectuer cette transmission par courrier interne sous pli fermé avec lamention « confidentiel » sur l’enveloppe.Restitution du dossier en cas de consultation simple avec retourRetourL’emprunteur le retourne au service d’archives avec la fiche signalétique du document.EnregistrementLe service d’archives, après vérification rapide de la totalité du contenu, enregistremanuellement ou informatiquement la date de retour de l’article emprunté. Il le remet sa placesur les rayonnages en détruisant la fiche fantôme.Cas particulier : réadmission du patientUn patient réadmis plusieurs années après sa sortie voit son dossier reprendre le circuitd’archivage :- dossier courant dans le service de soins ;- dossier intermédiaire à sa sortie (secrétariat ou local du service) ;- dossier définitif dans sa dernière année de sortie (archivage aux archives centralisées).Remarques : Ce dossier ne sera donc jamais réintégré dans son ancien emplacement auxarchives. Les paragraphes ‘Edition’ et ‘Restitution du document’ ne concernent donc pas lesdossiers sortis pour réadmission du patient.Ascodocpsy 7/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Logigramme de consultation du dossierCONSULTATIONBesoin d’un dossier auxarchives centraliséesPour les dossiers récents,si connaissance du n° deversement, le préciseravec les autres élémentsde la demandeDemande au service archives endonnant tous les élémentsnécessaires à la recherchePatient réadmisRéintégration du dossierdans le circuit de gestion couranteConsultation terminéeRestitution du dossier aux archivesRéintégration dudossier aux archivesAscodocpsy 8/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Transfert ou prêt de dossier entre secteur et suivi du dossierUn dossier communiqué à un secteur (A) par le service d’archives peut être transmis à un autresecteur (B) sans revenir obligatoirement au service d’archives.Dans ce cas, la fiche de suivi du dossier est modifiée par le secrétariat du secteur (A) qui informeégalement le service d’archives centralisées du nom et du secteur du nouvel emprunteur.A défaut de cette information, le secteur (A) auquel le service d’archives a initialement communiqué ledossier reste entièrement responsable de la conservation et de la tenue de celui-ci.Le service d’archives modifie l’enregistrement de la fiche de suivi pour les éventuelles relancesultérieures.Sortie dossier en cas d’urgence (soir et week-end)Un double de la clé de la salle conservant les archives médicales (cf. plan) est déposé au standarddans une enveloppe fermée. Elle est ouverte contre nom, prénom et fonction du personnel de gardeemprunteur ainsi que le nom, prénom, année de sortie et secteur de dernière prise en charge dudossier cherché.Auteur : Christelle Gille-Lefever, archiviste, Centre Hospitalier de LorquinFévrier 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 9/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresPROPOSITION DE REGLEMENT INTERIEUR :ARCHIVAGE ADMINISTRATIFCette fiche propose un plan type de règlement intérieur ou procédure d’archivage. Le plan doit être revu etcomplété en fonction des spécificités de chaque établissement. L’ensemble des points abordés n’est pasexhaustif. Les paragraphes en italique sont des commentaires permettant d’aiguiller le rédacteur d’unrèglement intérieur partant de ce modèle.Objet et domaine d’applicationObjetCette procédure décrit le système applicable aux services administratifs du centre hospitalier de XXX enmatière de gestion documentaire (gestion des documents dans les services et aux archives), ainsi que lesresponsabilités établies dans ce domaine. Elle définit les modalités de conservation, de versement auxarchives, de consultation et d’élimination des documents.Domaine d’applicationCette procédure s’applique à tous les services administratifs du centre hospitalier de XXX, à savoir :La Direction Générale ;La Direction des Ressources HumainesLa Direction des Services Logistiques ;La Direction du Service de Soins Infirmiers ;Etc.Elle s’applique à tous les documents « produits que reçus », « quels que soient leur date, leur forme et leursupport matériel » (article L 211.1 du Code du Patrimoine).Ascodocpsy 1/10Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Principes de gestion documentaire et organisation généraleTerminologieArchives courantes (ou documents courants du service)Sont appelées « archives courantes » les documents qui sont d’utilisation habituelle pour l’activité desservices qui les ont produits ou reçus. Ces documents sont conservés dans les services.Archives intermédiairesSont considérées comme « archives intermédiaires » les documents qui ne sont plus des documentscourants et ne peuvent pas encore faire l’objet d’éliminations en raison de leur intérêt administratif etlégal. Ces documents sont conservés dans les locaux d’archives du centre hospitalier ou dans un localintermédiaire du service si la durée de conservation est inférieure ou égale à 5 ans.Archives définitivesSont considérées comme « archives définitives » les documents qui sont à conserver sans limitationde durée, après les opérations de tris et éliminations (conservation obligatoire de documents publics).Ces documents sont conservés dans les locaux d’archives du Centre Hospitalier de XXX ou auxarchives départementales (Article L 212.3 et suivants du Code du Patrimoine).Principes d’organisation et de gestion documentairePrincipes d’organisationUne gestion structurée de la conservation dans les services puis aux archives et de la consultation desdocuments peut se schématiser sous la forme de logigrammes.Des guides à l’usage des services sont établis pour les aider et éviter les conservations multiples d’unmême document. Ils recensent les principaux types de documents produits ou reçus par les services,les obligations légales de conservation, les durées de conservation recommandées dans les serviceset le traitement à l’issue de la durée d’utilité administrative (élimination, conservation, tri). Ilspermettent de savoir ce que l’on doit éliminer et dans quel délai. Ces guides permettent de connaîtrele service responsable de la conservation du document et de savoir à qui le demander le cas échéant.Si ces guides n’existent pas dans l’établissement, il faut se référer aux circulaires de la Direction desArchives de France.Principes de gestion documentaireComment savoir ce qu’il faut conserver ?En regardant :La typologie du document :L’identification du type de document permet de se reporter aux guides des durées de conservation.Ceux-ci permettent également de connaître la composition-type d’un dossier.L’intérêt du document :Ont un intérêt à court terme (documents courants seuls) :Tout document défini dans les tableaux comme éliminable dans le service, documents ne relevant pasde la responsabilité du service et plus généralement les documents comme des brouillons, des détailsrepris dans une synthèse, des documents de travail temporaires, des doubles, des convocations, desdocuments reçus pour information qui seront détruits au fur et à mesure dans le service.Ascodocpsy 2/10Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Ont un intérêt à moyen terme (futures archives intermédiaires) :Les documents définis dans les tableaux par une durée de conservation limitée (législation),documents compréhensibles rapidement par une personne n’ayant pas participé au dossier maiscompétente dans le domaine.Ont un intérêt à long terme (futures archives définitives) :Les documents définis par les tableaux par une conservation illimitée (obligation de service public),documents ayant un intérêt historique ou juridique.Remarques :- La conservation sur le seul support informatique (sans documents papier) n’est possible que pourdes documents sans valeur légale et à durée de conservation courte.- Les photos, plans, objets, vidéos, etc. sont des documents à part entière et doivent donc être traitésde la même manière.- De manière générale, c’est le service émetteur qui gère et archive ses documents sauf s’il existe undossier complet dans un autre service.Exemple : Dans le cas d’un projet englobant différents services, un service est chargé à l’ouverture duprojet de la gestion et de l’archivage des documents (Direction du projet).- La durée de conservation établie à la naissance du document peut changer au cours de sa durée devie. Il se peut, par exemple, qu’un document à conservation limitée constitue ultérieurement unepreuve au cours d’un litige déclaré après sa création. Dans ce cas, il est impératif de le signaler à lapersonne chargée des archives.ResponsabilitésDes services- Gestion de leurs archives courantes (documents du service) ;- Élimination des documents ne devant pas être archivés ;- Archivage des documents à conservation intermédiaire et définitive (obligations légales) ;- Faire évoluer les guides des durées de conservation en signalant à la personne chargée desarchives les changements de fonction et les changements typologiques.Remarque : Au sein de chaque service, en fonction des attributions de chacun et des types de documentsdécoulant de ses attributions, chaque personne est responsable d’une partie des documents du service.De la personne chargée des archives- Organisation, gestion, conservation et tri des archives intermédiaires et définitives qui lui sont confiéspar l’intermédiaire de bordereaux de versement. En cas de dépôt sauvage aux archives, c’est leservice qui en est responsable, Le service d’archives en demande le retour au service d’origine ;- Gestion des éliminations de documents à conservation intermédiaire après accord des services(vérification, relations avec les archives départementales, etc.) ;- Suivre l’évolution et faire la mise à jour des guides des durées de conservations en fonction desnouvelles réglementations et/ou organisations internes ;- Gestion des consultations, recherches et retours de documents.De la Direction- Légalement responsable de la garde et de la mise en sécurité de l’ensemble des archiveshospitalières.- Faire appliquer la présente procédure.Des archives départementales- Contrôle final des accords d’éliminations ;- Validation des instruments de recherches et des guides de durée de conservation ;- Contrôler la bonne tenue et la bonne conservation des archives dans le respect du cadreréglementaire.Ascodocpsy 3/10Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Logigramme du circuit d’archivageAGE DES ARCHIVESARCHIVAGEACTIONSRESPONSABILITESRéception et/ouproduction dedocumentsArchivescourantesClassement dans leserviceDestruction ou stockageen attente(moins de 6 mois)Service ProducteurConservation enarchivesintermédiaires ?Archivesintermédiaireset définitivesOuiPratique deversement auxarchivesNonPratique d’éliminationdes archivescourantes(moins de 6 mois)Personne chargéedes archivesConservation enarchivesdéfinitives ?NonPratique d’éliminationdes archivesintermédiairesArchivesdéfinitivesConservationdéfinitive surplaceOuiSi nécessaireRelations avec lesA. D. - DépôtPersonne chargéedes archiveset/ou archivesdépartementalesAscodocpsy 4/10Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Versement aux archives centraliséesLorsque le délai de conservation des documents courants du service est écoulé, la conservation desdocuments est confiée au service d’archives.En aucun cas, un local du service ne peut faire office de lieu de stockage définitif.L’archivage est plus aisé si c’est la même personne qui est en charge de la gestion des documents et duversement aux archives. C’est pourquoi une personne changeant d’établissement, partant à la retraite oumême changeant de service doit verser ses dossiers avant son départ (sauf dossiers en cours).La préparation du versementPrise de contact avec le service d’archivesPrendre contact avec la personne chargée des archives pour l’attribution du numéro de versement, etcExplication de l’organisation mise en place dans votre établissement.Classement et conditionnementAutant que possible, les versements doivent être homogènes, par types de documents versés et leursdates extrêmes ou par leur année d’élimination.- Élimination des brouillons, des doublons et des notes inutiles selon les guides des durées deconservation et/ou les critères énoncés dans le règlement intérieur.- Classement dans un ordre logique (alphabétique, chronologique ou selon le plan de classement duservice).- Conditionnement dans des boîtes d’archives portant le numéro du versement et le numéro de l’article(boîte) de 1 à n.Identification des articlesOn appelle article la plus petite unité matérielle de gestion (boite, registre, tube de plans, etc.).Chaque article est numéroté et décrit dans une liste qui constitue le bordereau de versement. Il estrecommandé de bien noter le contenu au fur et à mesure du conditionnement des archives et de lanumérotation des boîtes.Rédaction du bordereau de versementLe bordereau de versement est une fiche descriptive de l’ensemble des boites versées en mêmetemps.Le bordereau est en partie établi par le service versant. Il comporte deux parties (prévoir un lienhypertexte si la fiche est transmise par voie informatique).La prise en charge par le service d’archivesVérification du bordereau de versement par le service archivesLe bordereau de versement fait l’objet d’une vérification par l’archiviste. Elle peut déboucher sur larévision du bordereau si celui-ci est incomplet ou non conforme.Validation définitive du bordereauElle est réalisée lors de la signature par le responsable du versement ainsi que par le serviced’archives.Le bordereau de versement est reproduit sur papier en 2 ou 3 exemplaires :- un exemplaire pour le service ;- un ou deux originaux signés pour le service d’archives (un classé par ordre d’arrivée chronologiqueou numéro de versement et un classé par service). Les services d’archives informatisés peuventparfois fonctionner avec un seul classement de bordereau de versement (classement chronologique,par n° de versement ou par service selon les pratiques).Ascodocpsy 5/10Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Le stockage et l’enregistrementTransfert du versementLe service versant (ou le service d’archives, si vous voulez contrôler les jours d’arrivée et éviter lesdépôts sauvages) appelle le service qui se charge du déménagement physique des archives dansvotre établissement pour faire transférer les boites aux archives centralisées. Le service versantprévient l’archiviste de la date prévue.Enregistrement du versementA l’arrivée des boites aux archives, un emplacement est attribué au versement dans le local d’archives(ou placé en salle de pré-archivage pour ceux qui fonctionne avec une salle de tri). Le champ« emplacement » du bordereau est alors complété.L’archiviste complète alors la première page du bordereau de versement et la saisit dans la base dedonnées éventuellement. Elle complète le registre d’entrée des versements s’il existe.RangementLes articles sont mis en place dans les magasins d’archives à l’emplacement prévu.Le bordereau est ensuite classé par le service d’archives et par le service versant qui doit garder unecollection de l’ensemble de ses bordereaux à toutes fins de communication.Consultation des archives intermédiaires et définitivesLe service d’archives met à disposition les archives à la demande des services propriétaires. Si unepersonne doit consulter les archives d’un autre service, elle le fait par l’intermédiaire du service propriétaire.Toute consultation d’archives doit OBLIGATOIREMENT passer par l’archiviste pour optimiser les circuits deprêts. L’accès du local d’archives n’est autorisé qu’à cette personne. La consultation se fait toujours auniveau de la boite d’archives. Il n’est pas possible d’emprunter un dossier dans une boite mais la boiteentière comprenant le dossier sauf s’il s’agit d’un dossier individuel nominatif (dossier de carrière, dossierd’admission, dossier de tutelle).Emprunt d’un documentDemande de consultationLa demande de consultation se fait par messagerie, courrier ou téléphone au service d’archives. Dansle cas d’une recherche complexe (thématique), mieux vaut privilégier le téléphone.Enregistrement de la demandeToute demande fait l’objet d’un enregistrement manuel ou informatique pour vérification et relancesultérieures par l’archiviste. Elle comporte au minimum : date, nom, service, cote de l’article.ÉditionL’archiviste sort deux impressions de la fiche signalétique avec emplacement :- une fiche collée à l’article recherché pour faciliter le reclassement ;- une autre fiche qui servira de fantôme sur les rayonnages.DéstockageLa personne chargée des archives va chercher l’article dans les locaux et le met à la disposition dudemandeur qu’il prévient par téléphone ou le lui rapporte.Des horaires de consultation peuvent être mis en place de manière à grouper les demandes dedocuments si nécessaire.Restitution du documentRetourUne fois l’article consulté, l’emprunteur le retourne au service d’archives avec la fiche signalétique dudocument.EnregistrementAscodocpsy 6/10Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Le service d’archives, après vérification rapide de la totalité du contenu, enregistre manuellement ouinformatiquement la date de retour de l’article emprunté. Il le remet sa place sur les rayonnages endétruisant la fiche fantôme.Ascodocpsy 7/10Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Logigramme de consultation des archivesCONSULTATIONBesoin d’undocumentRecherches sur lesbordereaux de versement duserviceConnaissance exacte desréférencesRecherches thématiquesDifficultés pour trouverRecherches avecl’archiviste sur la base dedonnées ou dans lesregistresRéférences trouvéesPratique de consultation desarchivesConsultation terminéePratique de restitution des archivesRéintégration desarchivesAscodocpsy 8/10Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Elimination des archivesIl est nécessaire de supprimer physiquement un document qui n’a plus lieu d’exister. Toute élimination(hormis les brouillons, doublons et notes inutiles) doit être contrôlée par le service d’archives. Un bordereaud’élimination devra être établi dans ce cas. Il est possible de déposer les dossiers d’archives courantes dansla salle d’élimination des locaux d’archivage afin qu’ils soient détruits dans le cadre des éliminationsd’archives intermédiaires.Demande d’éliminationPréparationChaque versement doit OBLIGATOIREMENT contenir une date de tri (révision) ou d’élimination (saufversement à vocation définitive). En application des renseignements portés sur les bordereaux deversement, les registres ou la base de données feront apparaître, en début d’année, les versements àsoumettre à l’élimination.Demande d’éliminationL’archiviste propose aux services versants (propriétaires des documents) l’élimination des versementsdont la durée de conservation est échue en leur envoyant les copies des bordereaux de versement àéliminer ou à réviser.Validation des services propriétairesValidationLes services sont chargés de valider l’élimination en barrant chaque ligne du bordereau de versement.Ils émargeront cette même liste pour accord de destruction.Révision/triLes services peuvent décider d’éliminer seulement une partie (révision/tri du versement) ou de fairepasser le versement en archives définitives s’il révèle subitement un intérêt (historique, juridique ousavoir-faire important).VérificationUne fois le bordereau d’élimination visé par le service propriétaire, ce dernier le retournera au serviced’archives pour vérification.Demande d’élimination aux archives départementales(Voir en fonction des archives départementales)Bordereaux d’éliminationL’archiviste rédige la première page des bordereaux d’élimination destinés aux archivesdépartementales et les fait signer par le responsable des services concernés.Visa des archives départementalesLes premières pages des bordereaux sont accrochées aux copies de la liste des articles éliminés parle service et envoyé aux archives départementales pour obtention du visa d’élimination.Le bordereau d’élimination est envoyé en double exemplaire aux archives départementales qui enrestitue un exemplaire à l’établissement hospitalier avec des remarques éventuelles.Le bordereau visé est conservé car il est le garant du respect de la procédure administrative et la preuve del’existence passée des documents éliminés. Le visa des archives départementales décharge le directeur del’établissement de toute responsabilité relative à la conservation définitive de ces documents.Ascodocpsy 9/10Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Mise à jour des fichiersDu serviceChaque service s’assurera que les éliminations inscrites sur les bordereaux de versement ont bien étéreportées sur ceux du service.Des archivesLe service archives se chargera de la révision de ses bordereaux ainsi que de la mise à jour desenregistrements de versement.Élimination physiqueTransfertL’ensemble des articles à éliminer est transféré dans la salle d’archives prévue pour regrouper lesdifférentes éliminations.DestructionQuand la salle d’élimination est pleine, l’archiviste demande à XXX la commande d’une benne et lamise à disposition de main d’œuvre afin de vider la salle. Le contenu de la benne sera enlevé et détruitpar une entreprise selon les règles de confidentialité le même jour (certificat de destruction).Aucune élimination ne peut se faire avant l’accord des archives départementales.Si c’est l’établissement qui se charge de transporter les documents jusqu’à la société qui pratiquera ladestruction, l’archiviste doit accompagner le transport.Auteur : Christelle Gille-Lefever, archiviste, Centre Hospitalier de LorquinFévrier 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 10/10Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresPROPOSITION DE REGLEMENT INTERIEUR :SERVICE D’ARCHIVES CENTRALISEESCette fiche propose un plan type de règlement intérieur ou procédure d’archivage. Le plan doit être revu etcomplété en fonction des spécificités de chaque établissement. L’ensemble des points abordés n’est pasexhaustif. Les paragraphes en italique sont des commentaires permettant d’aiguiller le rédacteur d’unrèglement intérieur partant de ce modèle.Cadre législatif et réglementaire- Arrêté interministériel du 11 mars 1968 portant règlement des archives hospitalières.- Circulaire de 1989 relative à l’intégration des archives médicales dans les missions du DIM.- Les différentes circulaires des archives administratives.- Décret du 29 avril 2002 sur la communication du dossier du patient.- Décret du 4 janvier 2006 relatif à l’hébergement des données à caractère personnel (et abordant la duréed’utilité administrative et le sort final des dossiers médicaux).ObjectifsLes missions de ce service sont de garantir la bonne conservation des documents ainsi que la mise àdisposition de ceux-ci par la connaissance des règles de conservation des archives et des circuitsd’informations documentaires.La bonne conservation des documents permet d’assurer les fonctions :- Preuve : des actes de l’établissement, des engagements pris par ses partenaires (marchés, contrats,etc.), preuves juridiques le cas échéant.De la continuité des soins et de l’information au patient ou à ses ayants-droits en cas de décès parcommunication du dossier.- Compréhension : du passé de l’établissement, de son organisation, de ses méthodes ou de sespratiques, l’acquisition d’un savoir-faire transmissible, une aide au service de la gestion.- Mémoire : mémoire des faits, des organisations, des évolutions (conservation obligatoire dupatrimoine d’un service public).La mise à disposition des informations documentaires assure la mise en commun des connaissancesaccumulées au sein des services administratifs.MissionsLe niveau de détail des missions dépend de chaque établissement.Voici un énoncé des principales missions d’un service d’archives. Elles peuvent être complétées en fonctiondes attributions données par chaque établissement à son service d’archives centralisées :Conseils en gestion documentaire et classement auprès des servicesRéalisation de tableaux de gestionVersement et conservationRédaction d’instruments de rechercheConsultation et communicationAscodocpsy 1/2Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Recherches thématiquesEliminationsRelations avec les archives départementalesMise en valeur des archives (exposition, publication, site internet)Qualité (tenue de dossiers, rédaction de procédure, évaluation du dossier patient, etc.)Rattachement hiérarchique et organisation interneResponsabilitésPréciser à quelle direction est rattaché le service d’archives centralisées.Préciser également les fonctions dévolues à ce service (nombre de personnes et fonctions particulières).Horaires :Le service est ouvert de Xh à Xh.En dehors des horaires, …compléter avec votre organisationEn cas d’absence, … compléter avec votre organisationPendant les congés, … compléter avec votre organisationProcéduresLe service d’archives rédige les procédures nécessaires au bon déroulement de la fonction archives. Cesprocédures sont validées par XXX.Il évalue régulièrement ses procédures.Toute modification de la procédure appelle une rediffusion intégrale de celle-ci suivant la procédure degestion de la documentation qualité.Seule la nomination de la personne chargée des archives (nommée par XXX) est annoncée par noted’information aux services.Auteur : Christelle Gille-Lefever, archiviste, Centre Hospitalier de LorquinFévrier 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 2/2Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresLE RECORDS MANAGEMENTLes origines du records managementLe Records Management (RM) apparaît aux Etats-Unis, pendant l’entre-deux guerres. Axé surla business activity, le RM est complètement au service de l’activité, des processus de travail et deshabitudes de travail au quotidien. La loi anglo-saxonne privilégie davantage les intentions au contrat.C’est pourquoi le RM trouve son origine dans les pays anglo-saxons où la réglementation a entraînédes besoins de traçabilité, de suivi de documents et la nécessité d’un cadre de confiance.En 1943,’’le Records Disposal Act’’ publié par les Archives nationales américaines affirme laresponsabilité et le contrôle des archivistes sur les documents en circulation au sein des services desadministrations, avant même le versement au dépôt d’archives.C’est Yves Pérotin, Directeur des Archives de la Seine et de Paris, qui introduit les conceptsclésdu RM dans les pratiques archivistiques françaises à partir de 1962 en France. Il insiste surtoutsur :- Le pré-archivage- La maîtrise des archives courantes au sein même des services producteurs- La responsabilité des services producteurs de ces archivesLe RM apparaît avec une norme australienne en 1995. Il a fait l’objet en 2001 d’une normeinternationale ISO 15489, reprise en 2002 par l’AFNOR (Association Française de Normalisation)sous le même titre NF ISO 15489. Cette norme se compose de deux fascicules (les principesdirecteurs et un guide pratique qui propose une méthode de mise en œuvre du RM en huit étapes).Elle s’adresse en premier lieu aux décideurs, puis aux professionnels de l’information, auxresponsables des systèmes et plus largement, à toutes les personnes physiques ayant la possibilitéde produire ou de conserver des records des documents.Norme ISO 15489 : une norme pivotLa norme ISO 15489 est un guide pour définir les responsabilités des organismes ou entreprises vis àvis de leurs documents d’archives, et les principes, procédures, systèmes et méthodes.C’est aussi un guide pour la mise en place d’une démarche qualité. Elle suit les recommandations desnormes ISO 9001, 9002 (système de gestion de la qualité) et 14000 (management environnemental)pour les conceptions et la mise en œuvre d’un système d’archivage (hors archives historiques)Définition du records managementLe Records Management est le "champ de l'organisation et de la gestion en charge d'uncontrôle efficace et systématique de la création, de la réception, de la conservation, de l'utilisation etdu sort final des documents d'archives, y compris des méthodes de fixation et de préservation de lapreuve et de l'information liées à la forme des documents. » (AFNOR). La préservation de la preuve etde l’information met en évidence, sans ambiguïté, la prise en compte du document électronique.Ascodocpsy 1/6Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Pourquoi recourir au RM ?1. Concept d’archivageL’article L. 211.1 du code du patrimoine définit les archives « comme l’ensemble des documents,quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personnephysique ou morale ou par tout organisme public ou privé, dans l’exercice de son activité. »2. Records ou document d’archivesMarie-Anne Chabin, spécialiste du RM et Présidente d’Archives 17, a analysé les propriétés dudocument d’archive et lui reconnaît 5 caractéristiques propres :- Le support = Contenant (forme physique)- Le contenu/message = Information véhiculée- Le contexte de création = Cadre de l’activité- La pertinence = Valeur informationnelle- L’appartenance à un fonds3. Cycle de vie du documentLe concept de cycle de vie est basé sur la théorie américaine des trois âges des archives,formulés par Schellenberg en 1956 :- T0 Création + validation du document : Archives courantes- T1 Utilisation ponctuelle : Archives intermédiaires- T2 Echéance légale ou interne : Archives définitivesUne étape de tri et de destruction peut intervenir après chacune des trois étapes. A l’échéance T2,préservation et conservation permanente des documents.Le RM tend à réduire la fracture entre les fonctions de gestion du document et l’archivage. Le rôle del’archiviste n’est plus réduit à celui de conservateur.4. Maîtriser le cycle de vie des documentsLa gestion se fait sur son cycle complet sans aucune rupture entre T0 et T2. C’est la Théorie duRecords Continuum : Périmètre du RMIl faut également professionnaliser le management de l’information grâce à des compétences(professionnelles), de l’organisation (rôle, procédures…) et des ressources (outils technologiques…).Ascodocpsy 2/6Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Le RM dans le cycle de vie du documentCréationT0Fin de l’usageCourantT1EchéancelégaleOu interneT25.RECORDS MANAGEMENTGestion des ArchivesPré archivageArchives Définitives1er AgeArchives Courantes2e AgeArchives Intermédiaires3e AgeArchives Définitives6. Procédures de mise en œuvre d’un système de RMLa mise en place du RM est délicate, et différents points épineux peuvent surgir pendant cetteopération.Les technologies de l'information répondent aujourd'hui à de telles exigences : intégrité dudocument, prise en compte du document depuis sa création jusqu'à son archivage, réduction descoûts et risques liés à une gestion manuelle, besoin de fédérer les différents métiers de l'entreprise,garantie de processus de gestion homogènes, possibilité d'avoir une visibilité précise et fiable sur lesprojets et les actions en cours (traçabilité).Cependant, mener à bien un projet de RM implique de réunir au moins trois conditions :- d'abord partir du terrain pour analyser les besoins, les processus de travail et les contraintesdes utilisateurs afin de construire un système adapté ;- intégrer ensuite les différentes phases du RM (décision de produire et/ou de conserver undocument, preuve que le document existe effectivement, classement en fonction des activités,recherche documentaire, fixation du sort final du document) ;- enfin constituer une équipe de professionnels capables de construire et de faire vivre lesystème. La norme ISO 15489 devrait accélérer le processus de conservation des documentsélectroniques, processus encore peu industrialisé et peu formalisé dans les entreprises.Ascodocpsy 3/6Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Les étapes :- Etape préliminaire : analyse de l’existant- Plan de classement : analyse de l’activité- Tableau de gestion : description des documents- Exigences archivistiques : protocoles, Procédures…- Règles d’accès et de sécurité- Cahier des charges- Enregistrement dans le système de conservation (identification unique)- Contrôle des procédures a posteriori- Garantie de pérennité et d’intégrité7. Avantages du Records ManagementLe Records Management une fois mis en place dans un organisme permet à celui-ci de disposer àtout instant des documents et des données dont il a besoin pour conduire ses activités, assurer latraçabilité de celles-ci, les poursuivre en cas de sinistre, défendre ses intérêts en cas de litige,réduire les risques et répondre aux exigences légales et réglementaires en matière deconservation de documents. Grâce au Records management, on sait en effet comment :- déterminer parmi les documents produits ou reçus par l’organisme, ceux qui peuvent êtreconsidérés comme essentiels pour atteindre ces objectifs et sur lesquels on doit portertoute son attention. Ces documents sont appelés "records" ;- gérer ces records durant leur cycle de vie administrative en garantissant leur accessibilitéet leur intégrité ;- assurer une transmission optimale de ces records aux services d’archives historiques.Valeur des papiers :- Valeur primaire La preuve : légale, administrative, financière- Valeur secondaire Le témoignage : histoire de l’Institution, informations sur les activitésAvenir du RMCaractéristiques et valeurs :- Qualitative : cohérence du système d’information- Stratégique : documentation de l’activité, préservation de sa mémoire, de son savoir-faire- Economique : réduction des coûts par une meilleure maîtrise du système organisationnel del’information- Participative : prise en compte des besoins des divers acteurs, mise en relation, implication,rôle de médiateurAscodocpsy 4/6Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Démarche qualitéLa norme sur le RM rejoint la démarche qualité en assurant la traçabilité, l’authenticité desinformations recherchées. Elle assure la cohérence de la gestion des différents enregistrements àconserver en tant que preuve des activités placée sous assurance qualité.L’archivistique comme rouage essentiel du RML'HAS (Haute autorité de santé) a pour mission l'amélioration de la qualité des soins offerts à lapopulation française et celle de l'organisation des structures engagées dans des démarches qualitécentrées sur le parcours du patient.Le travail de la section Archives de l'HAS se situe dans un contexte législatif très précis : celui du"document probant" contenu dans les lois sur les archives et sur la preuve des actes publics (loi du 13mars 2000). Cette dernière loi admet le document électronique comme mode de preuve à deuxconditions :- Identification certaine de la personne- Garantie de l'intégrité du document établi et conservé.Dans ce cadre, l'outil informatique mis en place pour la gestion des archives doit prendre en compteces exigences en produisant une information fiable et référente. Cette double valorisation del'information, au travers de la législation et des pratiques archivistiques, constitue un apport essentieldans le cadre plus large d'un système de RM.Le dispositif de RM doit donc s'adapter à la culture de chaque entreprise et à son environnementexterne, mais il peut avoir lui-même une influence sur ces deux aspects, pour peu que le recordsmanager soit au cœur de l'action et fasse preuve d'écoute et d'audace.Records manager, un nouveau métierLes enjeux économiques et culturels du records management sont donc importants pour la France etinduisent l'émergence et la structuration d'une nouvelle fonction et certainement d'un nouveau métier,tous deux dédiés au management de l'information au sein des organisations.Le métier de records manager existe et se développe en France à commencer dans les entreprisesdont la culture anglo-saxonne est dominante. Pour les autres organisations, le relais est prisaujourd'hui par les professionnels de l'information (documentalistes, archivistes, knowledge managers,etc.) et les professionnels de la qualité, qui complètent leurs fonctions initiales par celles de recordsmanager. Les principales associations de professionnels de l'information travaillent aujourd'huiactivement sur les fiches métiers se rapportant aux fonctions de records manager.Une nécessaire évolution des méthodes de travailLe RM répond à de véritables besoins- les utilisateurs dans les services et ceux de l'entreprise (transversalité de la gestion del'information)- les citoyens (garantie de sécurité physique et juridique, plus grande transparenceadministrative).Ascodocpsy 5/6Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Cependant, le développement du RM ne pourra être garanti sans certaines modifications desméthodes de travail, dans l'administration notamment. Sa reconnaissance en tant que disciplineprofessionnelle à part entière faisant appel à des compétences à la fois archivistiques etdocumentaires devrait déboucher vers des propositions de formations spécifiques pour l'imposer peuà peu dans les entreprises et l'administration française.Auteur : Catherine Gazillot, Association Hospitalière de Franche-ComtéFévrier 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 6/6Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresBUT DE LA CONSERVATIONLes archives se multiplient, s’étoffent, se diversifient, s’étendent, envahissent notre quotidien.Eléments de la société de l’information, garantes de notre histoire et de notre identité, les archivessont aussi un outil stratégique placées au cœur d’une pratique archivistique : la conservation. Laconservation se définit comme étant un « acte qui consiste à préserver un élément dans un étatconstant » 1 . La conservation aujourd’hui se dessine autour d’un triple enjeu : fonctionnel, mémoriel etmatériel.L’article L211.2 du code du patrimoine pose comme principe que la conservation des archivesest organisée « dans l’intérêt du public tant pour les besoins de la gestion et de la justification desdroits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentationhistorique de la recherche ».Le but de la conservation dans les établissements de santé apparaît très clairement dans lerèglement des archives hospitalières de 1968 2 : « les archives conservées dans les établissementshospitaliers doivent être soumises à trois critères. Elles peuvent être utiles à l’historien, êtrenécessaire à l’administration de tutelle ou de gestion, concourir à l’amélioration des soins à donneraux malades et au progrès des sciences médicales ».La conservation doit répondre à une triple problématique :• « conservation transmission » : le premier aspect apparaît comme mémoriel, culturel,historique. En constituant le matériau de l’Histoire elle permet de « se garder del’amnésie » 3 .Conserver c’est : transmettre, anticiper• « conservation gestion » : la deuxième caractéristique répond à des questionsfonctionnelles, logistiques, juridiques. Elle permet d’organiser la gestion courante d’un service,le flux d’information. Elle permet également de justifier les droits et obligations des personnesphysiques ou morales, publiques ou privées, et en cas de contestation, de posséder despreuves.Conserver c’est : communiquer, justifier, prouver, utiliser, garantir, attester1 Dictionnaire Le Littré, tome IV, Paris, Editions Garnier, 2007, p. 298.2 DIRECTION DES ARCHIVES DE France, Code des archives de France, tome VII, Paris, SEVPEN-DAF, p. 9.3 Jean FAVIER Dir., La pratique archivistique française, Paris, Archives Nationales, 1993, p 11.Ascodocpsy 1/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresAvril 2009

• « conservation prévention » ou conservation matérielle : le dernier aspect est plustechnique. La conservation matérielle est un ensemble de techniques, méthodes etprocédés destinés à assurer l’intégrité physique et la disponibilité des documents. Elleconsiste en un ensemble de mesures à caractère essentiellement matériel etméthodologique :- collecte et archivage- stockage- précaution de protection- restauration- dispositifs de gestionConserver c’est : protéger, retrouver, prévenir, défier le tempsLa conservation « préventive » est une des préoccupations majeures de l’archiviste dont lapremière motivation est la protection des documents originaux. Elle entraîne le développement demesures préventives pour préserver les documents contre toute dégradation, chaque supportsuggérant des conditions différentes de conservation liée à de nombreux facteurs tels que :• Le climat (température et humidité)• Le conditionnement des documents• L’entretien des bâtiments (incendie, climatisation, atmosphère, toiture, etc.)• Les règles de communication (manipulation)Les principaux ennemis de l’acte de conserver sont l’acidité des documents (papier), les prédateurs(rongeurs ou insectes), les sinistres (eau et feu). Le local de conservation se révèle être un véritableoutil dans cette démarche. Le bâtiment doit en effet assurer une protection contre :• les déperditions ou les apports de températures• la température et l’humidité (normes climatiques et hygrométriques)• la pollution atmosphérique• la stagnation de l’air (bonne ventilation)• la lumière (naturelle ou artificielle)• l’incendie• l’eau• les rongeurs et insectes• la poussière• le volPour évaluer la situation d’un service en matière de conservation matérielle (ou conservationpréventive), plusieurs méthodes ont été mises au point depuis les années 90 4 .La conservation est aussi une philosophie de l’élimination, placée au carrefour d’enjeuxstratégique, juridique et réglementaire, de sécurité, technologique, économique, historique,d’optimisation de l’organisation et de la production des flux d’information. L’archiviste « doit être, plusque jamais celui qui sait éliminer, peut être aussi celui qui ose éliminer » 5 . Les « papiers inutiles » etleur suppression dans les archives départementales font l’objet d’une circulaire dès 1835. A partir desannées 1960, face à la masse des archives contemporaines, le tri et l’élimination se sont imposéscomme une nécessité afin de séparer les documents à conserver et ceux dépourvus d’intérêtadministratif et historique. Le moment privilégié des tris et éliminations reste la fin du deuxième âge,c’est-à-dire au passage de l’archive intermédiaire à définitive, avec l’aide des tableaux de gestion,quand ils existent. L’élimination est une pratique archivistique à part entière réduisant le « bruitdocumentaire ». Cette problématique s’accompagne d’une véritable réflexion sur le rôle et la valeur dudocument, son statut, sa fonction au sein même de la société.Auteur : Anne-Lise Nadaud, archiviste, Centre Hospitalier de MontfavetAvril 20094 Stéphane IPERT, Laure MERIC, Gilbert Le GUEN, et ali, Une méthode d’évaluation des pratiques deconservation préventive dans un service d’archives, Arles, Centre Interrégional de Conservation du Livre, 2001,http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/notices/conspreventive.html5 Jean FAVIER Dir., op.cit., p. 257.Ascodocpsy 2/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresAvril 2009

Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 3/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresAvril 2009

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresLA CONSERVATION MATERIELLE :LES LOCAUX D’ARCHIVESLes sourcesRéférence principale :Note d’information DITN/RES/2007/001 du 31 janvier 2007 sur les règles de base pour laconstruction, l’extension ou le réaménagement d’un bâtiment d’archiveshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DITN.2007.001.pdfRéférences complémentaires :Ministère de la santé et de la sécurité socialeBulletin Officiel : Fiches techniques d'organisation hospitalière n°8 fascicule spécial n°80/39 : gestiondes départements de dossiers médicaux : tome 1Ministère de la Santé et de la Sécurité Sociale, 1980. Paris, 95 p.Note AD 2022 du 26 mars 1993Notes techniques relatives à l'optimisation technico-économique des planchers de conservation desarchives et aux mesures de protection contre l'incendie dans les magasins d'archiveshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad93-2022.htmlInstruction DPACI/RES/2002/006 du 27 novembre 2002Sécurité des documents et prévention des vols dans les services d'archiveshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DPACI.2002.006.htmDécret n° 2006-555 du 17 mai 2006 relatif à l'accessibilité des établissements recevant du public, desinstallations ouvertes au public et des bâtiments d'habitation et modifiant le code de la construction etde l'habitationhttp://www.legifrance.gouv.fr/Waspad/UnTexteDeJorf?numjo=SOCU0611041DArchives de France, Rubrique « Gérer les archives »http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/Norme internationale NF ISO 11799« Prescriptions pour le stockage des documents d’archives et de bibliothèques », 2004Ascodocpsy 1/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

Règles de base pour la construction, l’extension ou le réaménagement d’unbâtiment d’archives1. Le terrain et le bâtiment d’archives : généralités2. Les magasins ou locaux de conservation3. Les locaux de travail et les locaux ouverts au public4. Le local serveur5. Autres locaux6. La sécurité :• La protection et la lutte contre l’incendie• La protection contre les dégâts des eaux• La protection contre le vol et l’effraction• La protection contre les insectes et les rongeurs• La protection contre la poussière• Le plan de sécurité face aux sinistresAscodocpsy 2/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

1. Le terrain et le bâtiment d’archives : généralités1.1 L’emplacement- Terrain sain, sec, non inondable, non exposé aux risques de glissement de terrain.- Terrain éloigné de tout risque d’incendie ou d’explosion.- Terrain éloigné de tout objectif stratégique en cas de conflit.- Terrain en dehors des zones d’installations émettant des gaz, de la fumée, etc., et en dehorsd’une zone polluée.- Terrain facilement accessible.1.2 La superficie- Superficie du terrain suffisante pour permettre une extension, au minimum le doublement dubâtiment.1.3 Les zonesDistinction de cinq zones :1. Locaux de conservation ou magasins2. Locaux de travail non ouverts au public :bureaux, salles de réunion, salles de réception, de traitement (tri et classement,dépoussiérage, désinfection, conditionnement), d’élimination des documents(stockage, déchiquetage), ateliers (microfilmage, photographie, reliure, restauration,reprographie, numérisation,etc.), salle informatique « local serveur », locaux sociauxet sanitaires3. Locaux ouverts au public :hall d’entrée, vestiaires et sanitaires, salle de lecture, salle d’expositions, salles pourtravaux en groupes, salle de conférences4. Logements de fonction5. Parking et espaces verts1.4 Les circuits de circulation1.4.1 Les circuits réservés au personnel :• Trois circuits :‣ Arrivée et traitement des documents :Déchargement des documents (quai) Salle de réception des versements Salle de désinfection Salle de tri et de classement Ateliers Magasins‣ Départ des documents à éliminer :Salle de tri ou magasins Salles des éliminables Machine à détruire lespapiers ou quai de chargement‣ Consultation des documents :Magasins Salle de lecture Magasins• Caractéristiques des circuits empruntés avec des chariots chargés :‣ Circuits de plain-pied ou munis de plans inclinés à 6 % sur 2 m maximum.Ascodocpsy 3/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

‣ Couloirs d’une largeur minimale de 1,50 m, couloirs le plus rectilignespossible.1.4.2 Les circuits empruntés par le public :• Description du circuit au départ du hall d’entrée : Bureau des renseignements Vestiaires Salle de lecture Salle d’expositions, salle de conférences, salle de service éducatif Sanitaires du public Cafétéria Librairie, boutique (éventuellement) Secrétariat Bureaux• Caractéristiques des circuits empruntés par le public :‣ Circuits de plain-pied ou munis de plans inclinés à 6 % sur 2 m maximum.‣ Obligation d’accessibilité aux personnes handicapées, quel que soit leurhandicap (circulations, places de stationnement automobile, ascenseurs, locauxet équipements).‣ Pas de croisement avec les circuits réservés au personnel.1.5 Les liaisons verticalesInstallations minimales :• A la jonction des magasins et des locaux administratifs :‣ un ascenseur monte-charge (un chariot + un employé)‣ un escalier de service• A l’extrémité des magasins d’archives opposée à l’accès normal :‣ un escalier de secours.Ascodocpsy 4/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

1.6 Cas particulier : le département de dossiers médicaux1.6.1 L’emplacementEmplacement facilitant :- la transmission des dossiers vers les secrétariats médicaux et ceux des consultationsexternes- l’accès des personnels médicaux pour une consultation sur place- la relation avec le bureau des entrées1.6.2 Les zonesRépartition des locaux en fonction du circuit de l’information.Les divers locaux :- La (les) salle(s) de classement- La salle d’archives- Le bureau- Le local informatique- La salle de lecture2. Les magasins ou locaux de conservation2.1 L’environnement climatique- Recommandations antérieures ; données à maintenir tout au long de l’année :• Température : 18°C + ou – 2°C• Hygrométrie relative : 55 % + ou – 5°Vérification par installation de thermohygromètres.Réflexion à engager pour gérer les modifications liées aux saisons selon les bâtiments, les pays, enexcluant tout écart brutal et en corrélant la température et le taux d’humidité relative.- Préconisations pour une bonne conservation des documents :• Chauffage des magasins.• Brassage de l’air dans chaque magasin, par ventilateur mécanique et possibilités deventilation naturelle.• Installation de déshumidificateurs ou d’humidificateurs, si besoin.• Généralisation du conditionnement des documents dans des boites de qualité.La climatisation : des avantages et des inconvénients :Le recours à une climatisation doit faire l’objet d’une étude sur les conditions detempérature et d’humidité tout au long de l’année, excepté pour certains locaux (localinformatique…), certains supports (fonds photographiques, audio-visuels,…) et certainsclimats pour lesquels elle s’impose.La climatisation peut être partielle.L’absence de climatisation peut être judicieusement compensée par une isolationrenforcée des bâtiments, notamment des magasins, et/ ou un positionnement appropriédes magasins, un choix de matériaux spécifiques, une installation de systèmesmécaniques de régulation de l’air.Cas particulier : les documents vulnérables :• Utilisation de sas ou respect de préconisations spécifiques pour les documentstransférés, les documents sortis de leur conditionnement.• Numérisation des documents vulnérables.Ascodocpsy 5/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

2.2 La surcharge au solRayonnages d’une hauteur de 2,20 m :- Rayonnages fixes : 900 kg / m²- Rayonnages mobiles : 1 300 kg / m²2.3 La structure des magasins- Ossature de béton.- Planchers pleins.2.4 Les dimensions- Superficie maximale autorisée pour les salles de magasins : 200 m²- Portes : largeur minimale : 1 m. Recommandation : 1,20 m, voire porte à deux battants.Portes avec huisseries métalliques de type enveloppantes.- Hauteur sous-plafond : entre 2,10 et 2,50 m. Recommandation : plafond à 2,50 m du sol.- Espace entre le sol et la tablette la plus basse du rayonnage, espace entre le plafond et lehaut des documents stockés sur la tablette la plus haute ou la tablette de couverture : 15 cm(Norme ISO 11799)2.5 Les ouvertures- Ouvertures vitrées limitées à 1/10 des surfaces des façades.- Ouvertures avec châssis ouvrant.- Ouvertures avec vitrage feuilleté (Anti-UV).- Stores extérieurs, isolants thermiques.2.6 L’éclairage2.6.1. L’éclairage naturel- Pénétration de la lumière (solaire) seulement de manière indirecte (Norme ISO 11799).NB : Lumière nocive mais magasins entièrement clos également problématiques.Recommandations :• Ouvertures vitrées limitées à 1/10 des surfaces des façades.• Ouvertures avec vitrage feuilleté (Anti-UV) ou pare-soleil.- Stockage à proximité des fenêtres exclusivement réalisable pour des documents en boites.- Magasins rigoureusement à l’abri de la lumière :Lieux de conservation des documents photographiques, des films, des documents sur supportsmagnétiques.2.6.2. L’éclairage artificiel- Eclairement : 200 lux et contrôle par voyant lumineux pour éviter l’éclairage inutile (NormeISO/FDIS 11799).- Lampes : lampes fluorescentes munies de réflecteurs et de filtres anti-UV.Ascodocpsy 6/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

- Installation d’un coupe-circuit général en sus des interrupteurs généraux par magasin, pourcouper l’éclairage de l’ensemble des magasins.NB : Bâtiment neuf : système automatisé par la gestion technique du bâtiment (GTB) ou lagestion technique centralisée (GTC)- Installation d’un éclairage de secours permanent conforme aux normes pour les issues desecours.2.7 Les rayonnages- Caractéristiques générales des rayonnages :Adaptabilité aux besoins et recours à des sociétés spécialisées pour s’assurer des garantiessuivantes :• Incombustibilité des matériaux : absence de bois• Robustesse des éléments : rayonnage en acier d’épaisseur suffisante et émail debonne qualité• Commodité de maniement : déplacement possible de chaque tablette de rayonnagesans toucher les documents entreposés dessous, dessus ou à côté ; recours à destablettes posées sur des tasseaux, des crochets, des « clips ».• Innocuité pour les documents :- absence de boulon, d’angle vif, de paroi pleine entre les deux faces d’un épidouble (Circulation de l’air),- présence de tablettes de couverture (Protection contre la poussière), tablette debase à 5 cm du sol avec intervalle clos par un bandeau plein- Hauteur des rayonnages : 2,20 m- Implantation :• Récupération maximale de l’espace par suppression des poteaux, déplacement desradiateurs, etc.• Disposition des rayonnages dans un ordre logique• Implantation en épis double-face :- Longueur maximale de chaque épis : 10 m- Respect d’une bonne triangulation des rayonnages (raidisseurs, etc.).- Pas d’implantation le long des murs.Pour les bâtiments neufs :- Espace minimal entre l’extrémité des épis et les murs : 5 cm- Espace minimal lorsque le rayonnage est parallèle au mur : 10 cm• Les allées :- Largeur minimale entre épis parallèles : 0,80 m- Largeur minimale de circulation : 1,20 m- Tablettes des rayonnages :• Profondeur : De 0,30 à 0,40 m- Rayonnages mobiles : dépassement des documents exclu- Rayonnages fixes : léger dépassement des documents toléré- Signalisation :• Panneaux sur les épis, les travées, les rayons.Ascodocpsy 7/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

2.8 Les magasins spéciaux- Magasins pour la conservation de documents spécifiques : cartes, plans, microfilms,documents photographiques, sonores et audiovisuels, documents numériques, etc.- Installation d’un système de climatisation ou utilisation d’armoires réfrigérées.- Transfert de ces documents en dehors des magasins spéciaux, faute de numérisation :réadaptation climatique impérative, dans sas, par mise sous enveloppe imperméable à l’air,etc.2.9 Cas particulier : le département de dossiers médicaux2.9.1 Les dimensions- La salle d’archives :• Volume de la zone d’archives actives de quatre ans pour un grand établissement(95 % des dossiers demandés ont été créés ou reconsultés au cours des quatredernières années) : capacité correspondant à environ sept ans de production dedossiers• Volume de la zone d’archives inactives : capacité à minorer par un facteur multiplicatifde 0,8.2.9.2 Les rayonnages- Implantation :Rayonnages mobiles déconseillés pour des dossiers actifs.- Equipement des rayonnages :• Pour des dossiers médicaux actifs :- Hamacs suspendus à visibilité latérale (3 à 5 dossiers) (dossiers suspendus).- Autres systèmes (généralement brevetés) avec marque de couleur pour s’assurer dubon ordre de classement.• Pour des dossiers médicaux inactifs :- Intercalaires de métal tous les 20 ou 25 cm insérés dans des fentes ou encoches durayon (dossiers posés).Ascodocpsy 8/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

3 Les locaux de travail et les locaux ouverts au public3.1 L’éclairage3.1.1 L’éclairage naturel- Protection contre l’effet de serre dans les locaux largement vitrés, en particulier en salle de triet dans les locaux de traitement des archives3.1.2 L’éclairage artificiel- Salles de lecture, salles de tri et classement, ateliers :• Eclairement : 350 à 400 lux.• Lampes : lampes fluorescentes munies de diffuseurs et si besoin, de filtres ultraviolets ou lampes à lumière incandescente munies de filtre anti-UV ou diodesélectroluminescentes (Light-Emitting-Diode : LED)3.2 Cas particulier : le département de dossiers médicaux- Le bureau des archivistes :• Grande salle de travail éclairée par lumière naturelle et espace-bureau pour leresponsable.• Plusieurs tables ou bureaux pour le classement des dossiers avec rayonnage à leurtête pour entreposer les dossiers classés.• Autres rayonnages pour les dossiers transmis par les services médicaux en instancede classement.• Plusieurs tables roulantes à plusieurs étages pour le transport des dossiers.• Un ordinateur et sa table.• Une armoire pour la petite papeterie – Hauteur maximale : 2,00 m• Des rayonnages pour les stocks de pochettes, intercalaires, etc. (rangementvolumineux)• L’ancien fichier de consultation, si besoin.• Un ou plusieurs téléphones dans les bureaux et dans les locaux de stockage.- La salle de lecture :• Salle au calme.• Salle accessible par le bureau et visible du bureau (cloison vitrée).• Grandes tables et sièges.• Tables roulantes pour déposer les dossiers après consultation.• Appareil de lecture (microfilms, etc.).• Rayonnages dans un coin ou à proximité de la salle, pour stocker les dossiers encours de consultation.Ascodocpsy 9/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

4 Le local serveur4.1 Descriptif- Local serveur :• Salle informatique pour l’archivage électronique.• Salle comportant des ordinateurs de grande capacité utilisés pour le stockage desdonnées (disques magnétiques, données sur supports optiques dans des librairiesautomatisées).NB : Conservation possible des supports numériques amovibles (hors ligne) en d’autres lieux, dansdes magasins spéciaux.4.2 Accès à la salle• Accès strictement interdit à toute personne extérieure au service.• Contrôle d’accès supplémentaire pour la salle informatique.4.3 Equipement de la salle informatique- Généralités :• Cloisons coupe-feu.• Plancher surélevé spécifique.• Résistance des planchers et faux planchers ; Recommandation : 800 kg / m².• Installation des équipements dans des mobiliers techniques ou des baies adaptées etsécurisées.• Installation d’une cage de Faraday, si besoin.- Protection contre les risques d’incendie :• Installation de détecteurs d’incendie couplés avec le système d’alarme et le systèmed’extinction.• Installation d’un système d’extinction d’incendie automatique (Gaz : CO2, FM200, gazinertes). Etanchéité de la salle informatique à ces gaz.- Protection climatique :• Installation d’une climatisation et d’un autre système supplémentaire pour pallier lespannes.- Protection contre les fuites :• Installation d’un système de détection de fuites de fluides.• Etanchéité à l’eau de la partie supérieure du local et absence en plafond, de réseautransportant des fluidesAscodocpsy 10/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

5 Autres locaux5.1 Les logements de fonction- Le Directeur : présence souhaitable, pour prendre des décisions d’extrême urgence en casd’accident ou de sinistre.- Le gardien : possibilité éventuelle de remplacer ce poste par les systèmes de transmissiondes alarmes par téléphone.5.2 Les ateliers- Divers ateliers :• Ateliers souhaitables : petits ateliers d’intervention urgente pour la restauration, lemicrofilmage et la numérisation.• Ateliers justifiés, si existence de documents précieux, fragiles, de grand format, etc. :ateliers sophistiqués de microfilmage – numérisation et de restauration.• Ateliers justifiés, si existence de collections photographiques importantes et politiqued’animation culturelle : laboratoires photographiques- Résistance des planchers : évaluation en fonction des matériels utilisés dans les ateliers.- Risques spécifiques (incendie, inondation, etc.) : respect des prescriptions techniquesparticulières.5.3 La salle de conférences- Accessibilité au public en dehors des heures d’ouverture du service d’archives.5.4 La salle d’expositions- Intérêt en l’absence d’autres lieux d’exposition (hall d’entrée, etc.) : superficie à déterminer enfonction de l’utilisation prévue.- Accessibilité au public en dehors des heures d’ouverture du service d’archives.- Contrôle de la stabilité thermohygrométrique.- La lumière :• Durée d’exposition des documents limitée à 3 mois maximum. Intensité et duréed’exposition à la lumière à limiter le plus possible.• Niveau de lumière préconisé sur les documents : 50 lux.• Lumière naturelle : lumière proscrite.• Lumière artificielle :- A l’intérieur des vitrines d’exposition :Eclairage par diode électroluminescente (LED) ou par un système de lumière à fibreoptique avec source génératrice de lumière à l’extérieur de la vitrine.Ascodocpsy 11/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

- A l’extérieur des vitrines d’exposition :Eclairage à lampes fluorescentes munies de diffuseur et de filtres.- A l’intérieur ou à proximité des vitrines d’exposition :Absence de lumière incandescente ou autre source de lumière génératrice de chaleur.6 La sécurité6.1 La protection et la lutte contre l’incendie6.1.1 Généralités- Isolement des magasins des locaux de travail et des locaux publics par des murs et plancherscoupe-feu - 2 h, par des portes coupe-feu - 1 h. (Norme ISO 11799).- Encloisonnement des ascenseurs et escaliers conforme aux normes.- Installation de portes de sécurité à toutes les issues de secours, ouvrables de l’intérieur parsimple poussée.- Installation d’un système de détection automatique d’incendie par cellules électroniques(Système mixte à chaleur et à fumée).- Installation d’extincteurs à eau pulvérisée en dehors des magasins ou à poudre sèche pourles magasins, ainsi que des colonnes sèches conformes aux normes en vigueur.- Prévention du feu : Ignifugation des éléments combustibles.6.1.2 Les magasins- Limitation à quelques magasins spécifiques, de l’extinction automatique par gaz (inergen,FM200 ou CO²), notamment, en raison de son coût.- Elimination du risque :• Pas d’introduction de combustibles autres que ceux prévus.• Pas d’isolement dans le magasin d’un ouvrier employant des produits combustibles(solvants, peinture, etc.) ou employant des sources de chaleur (lampe à souder).• Pas de stockage dans les couloirs, les chemins d’évacuation, les allées de desserteset de circulation.• Pas de stockage dans les locaux du personnel prévus pour la consultation, situésprès des magasins, et pas d’affectation de ces locaux en bureaux annexes.- Prévention du risque :• Remplissage des tablettes pour éviter des voies de circulation d’air.• Conditionnement des documents en boîtes.• Formation du personnel.6.1.3 Les locaux de travail et les locaux ouverts au public- Installation d’équipements de détection et de lutte contre l’incendie conformes aux normes.Ascodocpsy 12/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

6.1.4 Les locaux d’ordinateur, les locaux techniques spécialisées (reliure, photo), lesmagasins spécialisés (Conservation des documents magnétiques, etc.), leschaufferies et les réserves de combustibles- Choix de mesures de protection conforme aux règlements propres à chaque type de local.6.2 La protection contre les dégâts des eaux6.2.1 Généralités- Descentes d’eaux pluviales prioritairement placées à l’extérieur du bâtiment, en casd’impossibilité, descentes passées dans des gaines à l’extérieur des magasins.- Installation aux endroits sensibles, de détecteurs de présence d’eau, reliés au poste desécurité.6.2.2 Les magasins- Absence de canalisation dans les magasins.- Installation des étagères à 15 cm du sol.6.3 La protection contre le vol et l’effraction6.3.1 Généralités- Mise à disposition de deux logements sur les lieux : un pour le chef d’établissement, un pourle gardien.- Gardiennage de jour et de nuit dans le local des tableaux de contrôles automatiques(incendie, effraction, climatisation, inondation), si besoin.- Nombre d’accès au bâtiment ou au service limité et accès contrôlés.- Ouvertures du rez-de-chaussée ou ouvertures accessibles : installations de grilles, volets et /ou installation de détecteurs d’effraction6.3.2 Les magasins et autres locaux de travail- Accès :• Proscrire la multiplicité des accès, tout en maintenant une issue de secours.• Fermeture à clef, en permanence, de toutes les portes d’accès aux magasins parl’extérieur ou par les locaux ouverts au public, tout en maintenant la possibilité de lesouvrir en cas d’incendie (sortie de secours).- Suppression des cellules de travail dans les magasins.Ascodocpsy 13/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

6.3.3 Les locaux ouverts au public- Installation de caméras de surveillance et affectation d’un local particulier aux appareils decontrôle et d’enregistrement. Contrôle des circulations par escalier ou ascenseur en codantles accès, si nécessaire.- Les salles de lecture :• Conception architecturale adaptée : circuits, visibilité pour surveillance de tout endroit,espaces dédiés, etc.• Contrôle de l’utilisation de l’issue de secours.• Mise à disposition en accès libre : installation de portique de sécurité.6.4 La protection contre les insectes et les rongeurs- Bouchage des fissures.- Opérations régulières de désinsectisation et dératisation.6.5 La protection contre la poussière- Entretien régulier des locaux.6.6 Le plan de sécurité face aux sinistres- Elaboration impérative d’un plan de signalement des risques et de sécurité face aux sinistres(Norme ISO 11799 – Annexe C).- Insertion dans le plan d’urgence contre les sinistres d’un plan du bâtiment mentionnant toutesles zones sensibles, les moyens de les combattre et d’évacuer les documents.- Intérêt de la présence d’un groupe électrogène situé en zone sécurisée, en cas de risqueavéré.Auteur : Solange Molinéris, Secrétaire chargée de la Documentation - C.H. de Pierrefeu-du-VarJuin 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 14/14Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2008

Le conditionnement des documents etleur rangementGuide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procédures1. IntroductionLa conservation des documents est une des missions de l’archiviste. Son objectif estrappelé dans l’article L. 211-2 de l’ordonnance n° 2004-178 du 20 février 2004 relative àla partie législative du code du patrimoine.« La conservation des archives est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoinsde la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales,publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ».La conservation matérielle est « l’ensemble de techniques, méthodes et procédésdestinés à assurer l’intégrité physique des documents » (A.A.F. – P.I.A.F.)Nous sommes passés d’une conservation curative à une conservation préventive en unevingtaine d’année.L’archiviste doit conserver les documents dans de bonnes conditions. Il doit tenir comptede leur vieillissement naturel et des risques de détérioration qu’ils peuvent connaître :• la poussière• les accidents, les mauvaises manipulations• la température et l’humidité relative• les moisissures• la lumière• l’eau• la pollution atmosphérique• le feu• les insectes, les rongeurs• le vol, le vandalisme1 ascodocpsy • Le conditionnement des documents et leur rangement Guide des archives hospitalières

2. Le conditionnement des documentsLe conditionnement est l’opération consistant à placer des documents d’archives dansdes contenants appropriés de façon à assurer leur conservation. (A.A.F. - P.I.A.F.)La Directrice des Archives de France rappelle, dans sa lettre du 2 décembre 2004, quel’ensemble des fonds doit être conditionné.Diverses techniques de conditionnement et divers contenants sont présentés sur leportail International Archivistique Francophone (P.I.A.F.) et sur le site de la BibliothèqueNationale de France (B.N.F.).Ont été reprises, les informations susceptibles d’intéresser tant les archivistes que lesdocumentalistes.Au préalable, le support papier demeurant très présent dans les fonds d’archives,quelques recommandations de base sont rappelées pour une préservation optimale desdocuments :• Supprimer les pochettes en plastique• Supprimer les épingles, trombones, agrafes, coins pour lettres, attachesparisiennes et remplacement si besoin, par des accessoires inoxydables• Supprimer les élastiques et remplacement si besoin, par une bande de papier• Eviter le ruban adhésif, les dossiers avec fermoirs métalliques2.1 Les techniques de conditionnementLe bandelorageIl s’agit d’entourer un ensemble de documents d’une bande de papier Kraft deconservation ou de papier permanent, de 5 cm minimum de large. Cette bande estcollée. Elle donne au document une certaine rigidité et de la tenue.L’enliassageLes documents sont emballés dans une double épaisseur de papier Kraft désacidifié etmaintenus par une sangle à velcros.L’enliassage est relativement peu coûteux au départ mais, les liasses devront êtrerefaites régulièrement. Une boite de conservation est plus coûteuse à l’achat mais duredes années.L’encapsulationLe document est placé entre deux feuilles de polyester de conservation, partiellementsoudées.Le polyester d’épaisseur diverse, se présente en rouleaux ou en pochettes prédimensionnées.Il est solide et durablement transparent. Toutefois, le polyester limite leséchanges hygrométriques et gazeux. Il est électrostatique.Il convient de noter que les pochettes en PVC largement commercialisées, sont àproscrire.2 ascodocpsy • Le conditionnement des documents et leur rangement Guide des archiveshospitalières

2.2 Les contenantsLa chemiseC’est une feuille pliée en deux, légèrement plus grande que le document.La chemise doit être en papier de conservation de 100 à 120 grammes, sans bois, avecune charge alcaline de 2 % à 3 % de carbonate de calcium.Elle ne confère pas au document de rigidité mais le protège de la lumière.La pochetteLa pochette plate est la première protection complète. Elle est utilisée pour desdocuments très fins :• en combinaison avec les boites :L’enveloppe doit être en papier de conservation de 100 à 120 grammes,sans bois, avec une charge alcaline de 2 % à 3 % de carbonate de calcium.Les colles de l’enveloppe sont chimiquement stables et de Ph neutre.Le rabat de l’enveloppe ne doit être ni collé, ni autocollant.• en protection unique d’un document de grand formatL’enveloppe d’un format supérieur à 229 x 324 mm doit être en cartonsouple de 200 à 300 grammes. Pour des documents plus épais, il convientd’utiliser la pochette à soufflets, dérivé de la pochette plate. C’est unconditionnement économique mais, le document peut être détérioré lors del’insertion et de l’extraction.Le dossier à rabatsCe dossier est en carton souple avec sur un, deux, ou trois côtés un rabat. Il est parfoismuni de liens en toile. La colle de certaines parties est une colle neutre, si possiblenaturelle (colle d’amidon).Il est préférable d’opter pour des dossiers formés d’une seule pièce.Le dossier à rabats est utilisé pour regrouper plusieurs chemises.La boite légère sur mesureElle peut être réalisée en interne. Il s’agit alors de deux feuilles de carton, découpées surmesure, rainurées et collées l’une sur l’autre en croix, sur laquelle vient se placer ledocument. Les quatre pans sont ensuite rabattus sur le document et fermés par desficelles, des lanières ou du velcro.La boiteLe papier étant dominant, la boite est le contenant le plus répandu dans les servicesd’archives. La note du 31 janvier 2007 rappelle l’intérêt d’un conditionnement en boitesdes documents-papier :« Les documents conservés qui contiennent une grande quantité d’eau constituent unegrande masse inerte d’autant plus qu’ils sont la plupart du temps conservés dans desboites type Cauchard ou Dimab qui les protègent. Les magasins ne sont par conséquent,pas des volumes vides et les documents dans des boites ne subissent que lentement lesvariations extérieures des conditions de température et d’hygrométrie. »3 ascodocpsy • Le conditionnement des documents et leur rangement Guide des archiveshospitalières

Quelques recommandations générales sont à relever quant à ce type deconditionnement :• Protection individuelle ou par petits paquets des documents à l’intérieur desboîtes• Utilisation de boîtes d’épaisseur moyenne (0,10 m). La manipulation à l’intérieurde ce type de boîte, plus aisée, diminue le risque de dégradation du document etde reclassement erroné• Remplissage des boîtes ni excessif, ni insuffisant : les boites doivent êtresuffisamment remplies mais sans excès. Si besoin, les documents peuvent êtrecalés avec de la mousse spéciale exempte de toute acidité.La boite de conservation spécialeC’est la meilleure protection, surtout lorsqu’il s’agit d’archives définitives. Son coût estassez élevé.Elle est fabriquée en carton épais de pure cellulose, avec une charge alcaline agissantcomme un filtre pour la pollution acide de l’air.L’ouverture complète par le dessus avec un côté latéral se rabattant est conseillée,ainsi que la fermeture à velcro, plus pratique que celle à rubans.La boite ordinaire à archivesC’est la boite habituellement utilisée dans les bureaux. Très acide et de très mauvaisequalité, elle vieillit vite et mal.Déconseillée pour les archives définitives, elle peut toutefois être utilisée pour lesarchives éliminables, même à long terme.S’il est impossible d’opter pour la boite de conservation spéciale, retenir la boiteordinaire en carton solide qui s’ouvre complètement et non celle en carton ondulé oucannelé.Les documents devront être isolés des parois, par rangement dans des chemises decarton non acide.Le carton à dessinIl est utilisé pour les documents de grand format, conservés dépliés et à plat.Il est conseillé d’opter pour un carton solide, avec trois attaches en toile d’un formatlégèrement supérieur au document.S’il est impossible de retenir des cartons à dessin de conservation, il faut isoler lesdocuments des parois du carton à dessin ordinaire par une double enveloppe de cartonsouple et de papier de conservation.4 ascodocpsy • Le conditionnement des documents et leur rangement Guide des archiveshospitalières

3. Le mobilier de rangementUn mobilier de rangement adéquat participe également à la bonne conservation desdocuments. Le plus couramment utilisé reste le rayonnage.3.1 Le rayonnageIl existe deux sortes de rayonnages :• Les rayonnages fixes :Ces rayonnages sont plutôt adaptés pour des archives actives, des documents horsformat standard et des documents fragiles.• Les rayonnages mobiles :Ils peuvent être déplacés soit par traction manuelle, soit grâce à un système électrique.Ces rayonnages sont plutôt adaptés pour des archives semi-actives ou définitives. Ilspermettent un gain de place, mais présentent quelques inconvénients comme un coûtplus élevé, des contraintes architecturales, une entrave à la circulation de l’air.Les caractéristiques généralesLes rayonnages doivent être adaptés aux besoins et il convient d’avoir recours à dessociétés spécialisées pour s’assurer des garanties suivantes :• Incombustibilité des matériaux : absence de bois• Robustesse des éléments : rayonnage en matériaux neutre, d’épaisseursuffisante, traité anti-rouille (peinture époxy polyester cuite au four, émail, etc.)• Commodité de maniement : déplacement possible de chaque tablette derayonnage sans toucher les documents entreposés dessous, dessus ou à côté,recours à des tablettes posées sur des tasseaux, des crochets, des « clips »• Innocuité pour les documents : absence de boulon, d’angle vif, de paroi pleineentre les deux faces d’un épi double (circulation de l’air), présence de tablettesde couverture (protection contre la poussière), Socle - première tablette - à 0,10voire 0,15 m du solLa hauteur sous plafond• Hauteur minimale : 2,50 m• Distance entre le rayonnage et le plafond : 0,25 à 0,30 mL’implantation• Récupération maximale de l’espace par suppression des piliers, par déplacementdes radiateurs, etc.• Disposition des rayonnages dans un ordre logique• Pas d’implantation en longueur, contre les murs extérieurs• Implantation des épis perpendiculaires au mur :o distance minimale entre l’extrémité d’épi et un mur donnant versl’extérieur : 0,15 mo distance minimale entre l’extrémité d’épi et un mur donnant versl’intérieur : 0,05 m si l’isolation est satisfaisante, 0,30 m dans le cascontraire ou allée de desserte de 0,80 m en périphérie• Respect d’une bonne triangulation des rayonnages (raidisseurs…)• Largeur minimales des allées de desserte entre épis parallèles : 0,80 m• Largeur des allées principales : 1,20 à 1,50 m5 ascodocpsy • Le conditionnement des documents et leur rangement Guide des archiveshospitalières

La hauteur des rayonnages• Hauteur maximale : 2,25 mLes tablettes• La hauteur entre chaque tablette :o Ecartement minimal : 0,29 m• La profondeur des tablettes :o Profondeur courante : de 0,30 à 0,40 mo Profondeur pour les documents de grands formats et ceux rangés à plat :de 0,40 m à 1,00 mo Profondeur pour les livres : 0,25 à 0,27 mNB :o Rayonnages mobiles : dépassement des documents excluo Rayonnages fixes : léger dépassement des documents toléré• La largeur des tablettes :o Distinction entre la largeur « utile » et la largeur « entre axe ». Métragelinéaire à calculer en tenant compte de la largeur utile, soit 0,03 m demoins. Pour une tablette de 1,00 m de largeur entre axe, on obtient 0,97m de largeur utile.Les accessoires• Tablettes rabattables en extrémités d’épi• Dans l’allée principale : indicateurs de rangée avec porte étiquette pournuméroter les épis• Dans les allées de desserte : indicateurs de travée avec porte étiquette plat pourindiquer les cotes extrêmes de chaque allée• Presse-livres amovibles en acier inoxydable, adaptés à la hauteur desdocuments• « Butées arrières » entre les deux tablettes d’un même épi – dans le sens de lalongueur du rayonnage – pour éviter les chutes de petits documents6 ascodocpsy • Le conditionnement des documents et leur rangement Guide des archiveshospitalières

4. Exemple de conditionnement et de rangement par type dedocumentCes exemples de conditionnement et de rangement des contenants ont principalementété relevés sur le Portail International Archivistique Francophone (P.I.A.F.).Livres et RegistresConditionnementRangementAbsence de conditionnement : cas le pluscourantRangement des livres, registresnon conditionnés :Conditionnement : cas particuliers• Rangement des livres par format, généralement,du plus petit au plus grand• Livre ou registre avec une reliure en cuir :- Insertion entre une reliure en cuir et une d’autrenature, d’un carton lisse non acideou- Mise en boite du volume à reliure en cuir• Livre ou registre avec une reliure abîmée :- Emballage dans un papier neutreou- Mise en boite du volume à la reliure abîmée• Respect d’une distance de quelques centimètresau-dessus des livres et registres pour faciliter lacirculation de l’air• Respect d’une distance suffisante entre lesvolumes pour faciliter le retrait par le dos, tout enévitant le risque d’un affaissement• Utilisation de serre-livre• Dépassement des tablettes à proscrire• Volumes à reliure rigide, d’une hauteur < ou = à40 cm :- rangement vertical- calage par des serre-livres hauts• Volumes supérieur à 40 cm, volumes minces ouvolumes à reliure souple, volumes très épais :- rangement à plat• Stockage dans des magasins classiques7 ascodocpsy • Le conditionnement des documents et leur rangement Guide des archiveshospitalières

Journaux et périodiquesConditionnementRangementConservation des documents reliés :(mode de conservation conseillé)1/ Reliure par mois, trimestre ou année• Rangement à plat des boîtes• Stockage dans des magasins classiques2/ Rangement dans des boîtes de conservationadaptées au formatConservation des documents non reliés :1/ Dépliage des documents2/ Rangement dans des boîtes de conservationadaptées au format• Rangement à plat des boîtes• Stockage dans des magasins classiquesFascicules, dépliants et brochuresConditionnement1/ Insertion des documents minces et fragilesdans des chemises ou dans des enveloppesen papier de conservation2/ Rangement des chemises dans des boîtesde conservationRangement• Rangement à plat des boîtes• Stockage dans des magasins classiquesLiassesConditionnementRangement des contenants1/ Ensemble des documents tenu par unesangle ou autre2/ Rangement des documents sanglés dansune chemise• Rangement à plat des boîtes• Stockage dans des magasins classiques3/ Rangement des chemises dans des boîtesde conservation8 ascodocpsy • Le conditionnement des documents et leur rangement Guide des archiveshospitalières

Feuilles isolées et Cahiers mincesConditionnementRangement1/ Dépliage des documents2/ Rangement des documents individuellementou par petits paquets, dans des chemises enpapier neutre ou alcalin3/ Rangement des chemises dans des boîtesde conservation• Rangement à plat des boîtes• Stockage dans des magasins classiquesNB : Insertion d’une séparation entre les documents dequalités différentes (papier « chiffon », papier de pâtemécanique …)Documents de grande dimensionConditionnementRangementConservation des documents à plat :(Mode de conservation conseillé)1/ Dépliage ou déroulement des documents2/ Rangement des documents individuellementou par petits paquets, dans des chemises enpapier neutre ou alcalin3/ Rangement des chemises dans des cartonsà dessin de conservationNB :• Rangement à plat des cartons à dessin surdes tablettes de largeur suffisante ou dansdes meubles à plans à tiroirs horizontaux• Stockage dans des magasins spéciauxpour les cartes et plans- Insertion d’une séparation entre les documents dequalités différentes- Isolement des documents fragiles entre deux feuilles depolyester de conservation9 ascodocpsy • Le conditionnement des documents et leur rangement Guide des archiveshospitalières

Conservation des documents roulés :1/ Documents roulés sur un support en cartonde conservation puis empaquetés dans 2couches de papier de conservationmaintenues par un ruban de tissuOuDocuments roulés directement empaquetésdans 2 couches de papier de conservationmaintenues par un ruban de tissu2/ Rangement des documents protégés dansdes tubes en carton de conservation• Rangement des rouleaux ou des tubesdans des meubles pour plans roulés(Casiers)• Stockage dans des magasins spéciauxpour les cartes et plansNB :- Insertion d’une séparation entre lesdocuments de qualités différentes- Isolement des documents fragiles entre deuxfeuilles de polyester de conservationDocuments photographiquesConditionnementLes négatifs et les tirages positifs surpapier :Rangement1/ Suppression des papiers ou des enveloppesde protection d’origine, suppression deséventuelles pochettes en PVC du commerce2/ Conservation séparée pour chaquedocument• Rangement des boîtes• Stockage dans des magasins spéciaux3/ Conservation dans des enveloppes enpapier de pure cellulose à pH neutreOuConservation dans des pochettes de polyesterde conservation4/ Rangement des documents protégés dansdes boîtes (boîtes-classeurs ou album)10 ascodocpsy • Le conditionnement des documents et leur rangement Guide des archiveshospitalières

Les microfilms en bobines de 30 m1/ Blocage de la bobine par une bande depapier neutre2/ Rangement dans des boîtes deconservation• Rangement des boîtes dans des meublesà tiroir• Stockage dans des magasins spéciauxMicrofichesConditionnementRangement dans une pochette en papier à pHneutre façonnée sans colleNB :Séparation de chaque microfiche par un intercalaire enpapier à pH neutreRangement• Stockage dans des magasins spéciauxDisques compactsConditionnementRangement dans un boîtier unitaire ou encoffretNB :Rangement dans de simples pochettes en plastique àproscrireRangement• Rangement vertical des boîtiers ou descoffrets• Stockage dans des magasins spéciaux5. Les sourcesNorme internationale NF ISO 11799. Prescriptions pour le stockage des documentsd’archives et de bibliothèques – 1 ère édition – 15.09.2003http://www.ummto.dz/normeiso.pdfOrdonnance n° 2004-178 du 20 février 2004 relative à la partie législative du code dupatrimoinehttp://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000000247792&dateTexte=Lettre du 2 décembre 2004 de la Directrice des Archives de France relative auxdocuments normatifs en matière de conception, de construction et d’aménagement desbâtiments d’archiveshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/110011 ascodocpsy • Le conditionnement des documents et leur rangement Guide des archiveshospitalières

Note d’information DITN/RES/2007/001 du 31 janvier 2007 de la Directrice des Archivesde France sur les règles de base pour la construction, l’extension ou le ré-aménagementd’un bâtiment d’archiveshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1099Instruction DITN/RES/2008/005 du 15 juillet 2008 de la Directrice des Archives de Francesur les rayonnages dans les magasins d’archiveshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/1867Association des Archivistes Français (A.A.F.)http://www.archivistes.org/rubrique.php3?id_rubrique=1Bibliothèque Nationale de France (B.N.F.)http://www.bnf.fr/pages/zNavigat/frame/infopro.htmPortail International Archivistique Francophone (P.I.A.F.)http://www.piaf-archives.org/sections/presentationAuteur : Solange Molineris, archiviste,Centre Hospitalier de Pierrefeu-du-VarNovembre 2009Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon lesconditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce documentà des fins commerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ouadapter ce document.12 ascodocpsy • Le conditionnement des documents et leur rangement Guide des archiveshospitalières

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresCLASSEMENT ET TRIIntroductionLe classement est souvent concomitant au tri mais le tri précède le classement qui lui-même précèdela cotation. L’ensemble de ces opérations conjointes s’effectue selon des normes diffusées par laDirection des Archives de France (DAF).Le classement et le tri suivent une même logique de conservation visant à une meilleure transmissiondes documents dans le temps.Le classement des archives définitives permet de retrouver aisément un document conservé dans unbut historique, scientifique ou statistique.La définition des durées légales de conservation permet d’opérer un tri à un moment donné enéliminant les documents qui n’ont plus d’utilité administrative pour les services ou qui ne sont plusutilisés dans la continuité des soins au patient. La rationalisation de l’archivage, qui passe par desactions de tri, engendre des avantages en matière de recherche, de coût de conservation, de gainimportant d’espace, etc.L’activité de tri représente une charge variable en fonction de la nature et du sort des documents. Sicette charge peut paraître parfois redoutable, elle n’en demeure pas moins essentielle.Le classement« Un des termes-clés de l’archivistique. Il a deux sens bien distinct (nous ne retiendrons ici que lepremier). Mise en ordre des documents à l’intérieur d’un article, ou des articles à l’intérieur d’un fondsou d’une série, en fonction de critères intellectuels prédéterminés (ordre chronologique, alphabétique,méthodique, etc.) et conformément au cadre de classement préétabli » (définition de La pratiquearchivistique française).Les dossiers médicauxLes modes de classement des dossiers médicaux sont relativement hétérogènes dans la mesure oùchaque établissement a la liberté de choisir son mode de classement. Ce choix se fait souvent enfonction de différents critères comme la configuration des locaux, le classement d’origine,l’informatisation, le mouvement des dossiers, le volume des dossiers conservés ou encore l’effectif dupersonnel affecté au service central des archives.La Direction des Archives de France (DAF) préconise cependant dans sa circulaire AD 93-4 du 14 mai1993, un classement continu pour les archives hospitalières postérieures au 31 décembre 1970 et unclassement en séries pour les archives antérieures à cette même date. Les dossiers médicauxantérieurs au 31 décembre 1970 doivent donc figurer dans la « catégorie » 205R. Néanmoins, il estacceptable d’opérer un classement unique en continu.Il est recommandé de mener une réflexion avec les différents secrétariats médicaux pour définir desmodalités communes, simplifiant la centralisation des dossiers médicaux afin de faciliter l’unicité duclassement au sein du service central des archives.Ascodocpsy 1/8Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Le service central des archives doit également veiller à promouvoir l’unicité du dossierd’hospitalisation et de consultation, lorsque cela lui est possible. Le rapprochement physique n’est pastoujours réalisable dans les établissements en psychiatrie car le dossier de suivi ambulatoire peutrester actif de nombreuses années après celui de l’hospitalisation.Quoi qu’il en soit, au moment de l’archivage central, et même en amont pour les établissements enpsychiatrie, le dossier médical doit tendre à être unique.Avant d’aborder les différents types de classement, il est intéressant d’évoquer la notion du délai deversement au service central des archives (c'est-à-dire le laps de temps pendant lequel les dossierssont conservés par l’unité de soins) qui peut influer non pas directement sur le type de classementmais sur la manière de classer.Un dossier de patient peut être versé au service central des archives dès la sortie du patient ouplusieurs années après celle-ci.Certains établissements hospitaliers, dont les dossiers sont transmis rapidement au service centraldes archives, ont adopté une organisation en fonction de la fréquence des mouvements. La mise enplace de cette organisation requiert au préalable un service d’archives suffisamment pourvu enpersonnel afin d’assurer la réactivation des dossiers.Il s’agit de créer une zone d’archivage intermédiaire servant à conserver les dossiers pendant unedurée de cinq ou dix ans. A l’issue de ce délai, les dossiers sont transférés dans une seconde zone oùun volume définitif de conservation leur est attribué.L’intérêt de distinguer plusieurs zones dont une zone d’archivage intermédiaire permet de conserver,proche des bureaux, les dossiers qui connaissent le plus de mouvements. Cela permet également demodifier le volume du dossier en le complétant (dossier versé incomplet) ou en le réactualisant(réouverture du dossier). Ces modifications de volume ont une moindre incidence sur un classementintermédiaire que sur un classement définitif.Les dossiers sont moins soumis à ces phénomènes fluctuants généralement après un délai de cinqans (plutôt dix ans en psychiatrie). Cela permet de les déplacer vers des rayonnages libres d’uneseconde zone.Ce problème d’organisation ne semble pas se poser pour des dossiers versés après plusieurs annéesde sortie de la file active de l’établissement.Il demeure tout de même judicieux, en cas de locaux éclatés, de rapprocher du bureau de l’archiviste,les magasins accueillant les versements de dossiers les plus récents.Avant d’aborder les différents types de classement du dossier médical, une précision s’impose sur unepièce particulière du dossier médical : la radiographie. Celle-ci fait partie intégrante du dossier médicald’hospitalisation et doit être conservée à titre thérapeutique et à toute fin de communication. Sonformat hors norme ne permet pas néanmoins de l’intégrer au dossier médical mais elle est le plussouvent, dans les unités de soins, conservée dans des meubles à dossiers suspendus. Sonclassement est alphabétique. Le service des archives peut maintenir ce classement toute structureconfondue ou opter pour un classement par pôle ou secteur.La particularité des radiographies réside donc dans le fait que celles-ci soient conservées en dehorsdu dossier médical avec un classement qui peut en être différent.Le classement des dossiers médicaux est multiple : ce tableau énumère les types de classement lesplus fréquents avec leurs avantages et leurs inconvénients.Ascodocpsy 2/8Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Mode de classement Avantages InconvénientsNumérique séquentielex : par annéeAlphabétiquepar année de sortiePar NIPNuméro attribué par le logiciel degestion administrative= classement numérique continuPar dates de naissanceAlphabétiqueA utiliser uniquement dans lessecrétariatsAlphanumériqueNumérique continude 1 à n- Permet d’organiser la gestion del’espace- Divise la localisation- Localisation induite- Facilite les éliminations- Permet d’organiser la gestion del’espace- Divise la localisation- Localisation induite- Facilite les éliminations- Numérotation commune avec celledu logiciel de gestion administrativedes patients- Numérotation unique et perpétuelle- Assure une confidentialité maximum- Fiabilité de la recherche qui reposesur une donnée immuable- Localisation induite- Structure l’espace- Elimine les problèmesorthographiques- Construit le dossier unique dupatient- Assure la confidentialité- Recommander pour de petits fonds- Divise la localisation- Facile d’utilisation- Peu gourmand en métrage- Facilite la gestion de l’espace- Gourmand en métrage- Mises à jour- Manutention- Refoulement 1- Se reporter au fichier- Vérification orthographique- Gestion prévisionnelle de l’espace- Se reporter au fichier- Vérification orthographique- Diversité des noms pour une femme- Manutention- Refoulement- Gestion prévisionnelle de l’espace- Se reporter au fichier- Vérification orthographique- Dossier difficile à retrouver en cas d’erreur declassement à moins d’utiliser des pochettesavec lecture par déclination- Gourmand en métrage- Exige une indexation fiable et rigoureuse- Gestion prévisionnelle de l’espace- Nécessite de connaître la date de naissance etde bien la renseigner- Gourmand en métrage- Vérification orthographique- Diversité des noms pour une femme- Refoulement- Manutention- Gestion prévisionnelle de l’espace- Gourmand en métrage- Se reporter au fichier- Vérification orthographique- Refoulement- Manutention- Gestion prévisionnelle de l’espace- Se reporter au fichier- Vérification orthographique1 Le "refoulement" est un terme utilisé en archivistique pour évoquer la manutention qui résulte du déplacementdes dossiers, des registres, des liasses ou des boîtes à archives quand l’on comble les trous après desopérations d'élimination.Ascodocpsy 3/8Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Les archives administrativesLes archives administratives sont les documents produits par les services administratifs del’établissement hospitalier. Ces services peuvent avoir des appellations différentes d’un établissementà l’autre.Citons les principaux services : l’économat, le service financier, le service du personnel, le service destravaux, la direction du service de soins infirmiers (DSSI), le laboratoire, la pharmacie, le serviceinformatique, le service qualité, le département d’information médicale (DIM), le service des affairesgénérales et des relations avec les usagers.La production de documents est propre à chaque service qui organise en interne son classement etopère régulièrement des versements au service des archives de l’établissement. Celui-ci dans sonclassement est soucieux de préserver la provenance et le respect des fonds.L’opération intellectuelle de classement est sous-tendue par le principe du respect des fonds quistipule qu’un document soit conservé dans le fonds dont il provient et avec les autres documents dece même fonds, à sa place d’origine. Aucune pièce ne doit être ôtée ni ajoutée à ce fonds. Lesarchives de différentes provenances ne peuvent être regroupées sous prétexte de contenir une mêmeinformation : les archives émanant d’un même producteur sont rassemblées afin de garantir le respectde la provenance.Classement au sein des bureauxAinsi, au sein de chaque service, les documents sont en général classés selon un plan de classementqui reflète l’organisation et les activités de ce service. Le plan de classement ordonne les documentspar thèmes, subdivisés en rubriques à plusieurs niveaux. Le plan de classement facilite le versementdes documents au service des archives s’il est respecté. Les services administratifs peuvent solliciterl’archiviste afin de les aider dans l’élaboration du plan de classement.Outre le plan de classement, l’archiviste peut également apporter des conseils dans la mise en placed’un classement interne, logique et cohérent, qui facilitera aussi les versements au service desArchives. Tout document est dès sa création ou sa conception définie comme un documentd’archives. Son archivage futur dépend de l’attention portée à son classement.Ces règles peuvent être énoncées dans un guide d’archivage ou un manuel de gestion des archives àl’attention des secrétariats. On y trouvera par exemple des recommandations de tenue d’un dossier :ouvrir un dossier à chaque nouvelle affaire, insérer les documents dans le dossier correspondant enl’identifiant de manière précise, maintenir l’ordre dans le dossier en le classant de manièrechronologique ou thématique, etc.Classement au service des archivesLe classement des archives administratives diffère selon la date des documents. Dans sa circulaireAD 93-4 du 14 mai 1993, la Direction des Archives de France prône deux modes de classementdifférents, en fonction de la date charnière du 31 décembre 1970.Les archives antérieures à cette date intègrent le cadre de classement annexé au règlement desarchives hospitalières de 1968. Ce cadre de classement comprend 13 séries, désignées par les lettresJ à Z et divisées en 219 « catégories de documents ». Les documents sont ainsi répartis en fonctionde leur objet dans les grandes séries administratives, elles-mêmes subdivisées en des rubriques plusaffinées.Il existe également un autre cadre de classement pour les archives antérieures à 1790 (voir plus loin« la cotation »).Les archives postérieures au 31 décembre 1970 sont classées en continu, c’est à dire occupent lesrayonnages au fur et à mesure de leur entrée, dans l’ordre de leur arrivée.Ce classement en continu est matérialisé par la série W que l’on peut définir comme une suite deversements ouverte de documents créés, pour les archives hospitalières, après le 31 décembre 1970.Dans cette série, la recherche s’effectue grâce à une indexation du contenu et par un regroupementméthodique des bordereaux de versement par service versant. Le bordereau de versement se veutdonc ici un instrument de recherche à caractère scientifique susceptible de donner une vision de tousles versements d’un même service.Ascodocpsy 4/8Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

L’inflation des archives rend obligatoire ce changement de classement : l’intégration des dossiers auxdifférentes séries s’avère désormais une trop lourde charge et c’est pourquoi, aujourd’hui, ce fonds estdit clos.Le classement en continu répond, par opposition, au souci de rationaliser au mieux l’espace.La cotation« En archivistique française, tout article doit réglementairement porter un élément d’identification(généralement un ensemble de lettres et de chiffres) correspondant à sa place dans le cadre declassement et (au moins en théorie) à son adresse dans les magasins. Dans la pratique moderne, leterme adresse tend parfois à se substituer à cote. La cotation est l’opération qui consiste à doter unarticle de sa cote. On appelle aussi cotation le système d’ensemble de répartition des cotes dans unservice d’archives » (définition de La pratique archivistique française).La cote est l’élément qui permet d’identifier et de localiser un article. Une cote peut être attribuée à undossier médical ou à un ensemble de dossiers médicaux conservés dans une même boîte. La cotediffère en fonction de son mode classement : en série (cadre de classement) ou en continu (série W).La cotation de l’un renvoie à sa fonction administrative et à sa localisation dans les magasins tandisque la cotation de l’autre renseigne uniquement sur son adresse topographique.Le cadre de classementLes documents d’archives antérieurs au 31 décembre 1970 intègrent les cadres de classement desarchives hospitalières annexés à l’arrêté ministériel du 11 mars 1968. Ils se classent en sériesméthodiques.Le cadre de classement repose sur le principe de l’unicité du fonds hospitalier.Il existe deux cadres de classement. Le premier ordonne les documents antérieurs à l’année 1790dans huit séries définies par les lettres A à H. Le second classe les documents postérieurs à 1790dans les séries J à Z.Cadre de classement des archives hospitalières postérieures à 1790Série J : Réglementation générale et localeSérie K : PersonnelOrganisation générale du personnel et commissions administrativesPersonnel laïc de toutes catégoriesPersonnel religieux hospitalierCorps médical hospitalierCaisse des retraitesAssurances socialesEnseignement hospitalierSérie L : Administration généraleSérie M : FinancementComptabilité générale de l’ordonnateurComptabilité du receveurFrais d’hospitalisationSérie N : Capital. ImmobilisationDotations, dons, legs, subventions, empruntsPropriétésImmobilisationsAscodocpsy 5/8Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Série O : Travaux et matérielsAffaires généralesConstructions, travaux neufs, réaménagementTravaux d’entretienMobilier, matériels spéciaux et diversService d’architectureSérie P : Comptabilité de l’économatComptes d’exploitationSérie Q : Population (malades hospitalisés)Entrées et sorties, dossiers administratifs des hospitalisésService des sallesMalades militairesSérie R : Archives médicalesSérie S : AumônerieSérie T : Bibliothèque administrative médicale et des maladesSérie U : Archives hospitalièresSérie Z : DiversLa série WLes documents d’archives postérieurs au 31 décembre 1970 sont classés en continu dans la série W.L’utilisation de cette série nécessite la rédaction d’un bordereau de versement qui numérote chaquearticle et en décrit son contenu. Chaque bordereau comporte de plus un numéro de versement suivide la lettre W, symbole des archives contemporaines et du classement continu.La cote se compose du numéro de versement suivi de la lettre W auxquels se rajoute le numéro del’article. Ainsi, la cote 33W5 correspond au 5 e article du 33 e versement.Les numéros de versement sont attribués par ordre d’arrivée des versements.Le tri« Procédure par laquelle sont séparés, à l’intérieur d’un fonds, les documents destinés à êtreconservés et ceux qui sont voués à l’élimination, en vertu du règlement matérialisé dans le tableau detri ou tableau de gestion » (définition de La pratique archivistique française).Les dossiers médicauxL’arrêté du 11 mars 1968 portant règlement des archives hospitalières distingue un certain nombre depathologies en fonction desquelles s’appliquent un délai particulier de conservation (20 ans, 70 ans etindéfiniment).Les dossiers conservés 20 ans bénéficient après ce délai et avant toute élimination d’un tri permettantla conservation de tous ceux terminés par les chiffres 100, 350, 600 et 850.Il s’agit d’un tri chronologique par échantillonnage.Le décret n° 2006-6 du 4 janvier 2006 introduit de nouveaux délais et rend caduques, à partir du 4janvier 2007, les dispositions de l’arrêté du 11 mars 1968 contraires à celui-ci.Il n’existe plus de dossier dont la pathologie nécessite une conservation à titre définitif ni de délaispécifique applicable à une pathologie mais simplement un tri effectué sur l’ensemble des dossiersmédicaux après 10 ans, 20 ans et 28 ans pour des raisons d’intérêt scientifique, statistique ouhistorique. Des critères d’échantillonnage devraient être ultérieurement proposés par la direction desArchives de France (DAF).A l’intérieur du dossier médical, le tri est également possible mais il s’avère souvent long et fastidieuxsur des séries de dossiers volumineux.Il peut être envisagé sur les dossiers dont la conservation est définitive.Le décret n° 2002-637 du 29 avril 2002 relatif à l’accès aux informations personnelles détenues parles professionnels et les établissements de santé en application des articles L. 111-7 et L. 1112-1 ducode de la santé publique précise les documents constitutifs du dossier médical.Ces documents doivent être conservés pendant les délais réglementaires de conservation du dossiermédical.Est-ce à dire que les documents ne figurant pas sur cette liste peuvent être éliminés ?Ascodocpsy 6/8Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

0n peut envisager l’élimination de certaines pièces jugées inutiles comme :- Les doubles de documents ;- Les résultats intermédiaires de laboratoire ayant fait l’objet d’une synthèse dans le dossier ;- Les ordonnances dans le cas où l’historique des prescriptions existe ;- Les courriers simples de rendez-vous si les rendez-vous ont eu lieu.Le tri à l’intérieur du dossier médical doit être fait par le professionnel en charge du dossier avant sontransfert au service central des archives.Les archives administrativesL’opération de tri est rendue indispensable du fait de l’accroissement du volume des archivescontemporaines. Cette pratique évite de conserver des masses trop importantes de documents etd’éliminer des séries documentaires dans leur totalité.Les archives dépourvues d’utilité administrative et d’intérêt pour l’histoire hospitalière sont détruites.Afin de faciliter cette opération de tri, les services administratifs de l’établissement hospitalierdisposent de tableaux de gestion diffusés par la Direction des Archives de France (DAF) ou élaborésà partir d’entretiens menés par l’archiviste, et qui indiquent le devenir des documents à l’issue de ladurée légale de conservation. Il se veut, entre autres, un outil de sélection des archives qui précise etmotive le traitement final à appliquer à chaque document.Le tableau de gestion d’archives se présente, comme son nom l’indique, sous la forme d’un tableau àplusieurs colonnes : « catégorie de documents », « durée d’utilité administrative » et « sort final » oùapparaissent les lettres « E », « C » et « T » pour « élimination », « conservation » et « tri ».Il existe cinq circulaires proposant des tableaux de gestion pour les archives administratives desétablissements publics de santé :- Circulaire AD 93-5 du 26 novembre 1993 relative au tri et à la conservation des archives desétablissements publics de santé : documents produits après 1968 par les services financiers etéconomiques des établissements publics d’hospitalisation- Circulaire AD 94-2 du 18 janvier 1994 relative au tri et à la conservation des archives desétablissements publics de santé : documents produits après 1968 par les services administratifschargés de la gestion des hospitalisations et consultations.- Circulaire AD 94-6 du 18 juillet 1994 relative au tri et à la conservation des archives desétablissements publics de santé : documents produits après 1968 par les services chargés de lagestion du personnel et de la formation- Circulaire AD 94-10 du 7 octobre 1994 relative au tri et à la conservation des archives desétablissements publics de santé : documents produits après 1968 et concernant le patrimoinefoncier, immobilier et mobilier des établissements- Circulaire AD 94-11 du 20 octobre 1994 relative au tri et à la conservation des documentsproduits après 1968 par les établissements publics de santé : archives de l’administrationgénérale de l’établissementCes circulaires mettent à jour les délais de conservation contenus dans le règlement des archiveshospitalières du 11 mars 1968 et remplacent les dispositions correspondantes. Elles sont aujourd’huilacunaires car elles ne couvrent pas l’ensemble des domaines d’activité d’un établissement de santé.De nouveaux tableaux de gestion devraient les compléter.En les parcourant, on s’aperçoit de la variété du tri qui s’opère en fonction de l’intérêt historique et dumode de classement des documents :- Tri alphabétique : conserver les dossiers qui concernent les individus dont le patronymecommence par une lettre donnée (par exemple BER et TRA). Ce tri est souvent pratiqué pourdes dossiers individuels classés dans l’ordre alphabétique des noms- Tri qualitatif reposant sur l’examen du contenu de chaque dossier- Tri chronologique : conserver les dossiers instruits ou clos certaines années (1 année sur 5 ou10)- Tri aléatoire (1 dossier sur 5 ou 10)- Conservation de spécimensAscodocpsy 7/8Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Le tri qualitatif est le tri qui semble le plus satisfaisant car c’est celui qui laisse le moins de place auhasard et à la fluctuation. C’est aussi le plus difficile à mettre en oeuvre car il nécessite beaucoup detemps. Les critères de sélection peuvent apparaître parfois comme subjectifs.La meilleure solution reste la combinaison de plusieurs critères de tri.La circulaire AD 94-6 du 18 juillet 1994 relative au tri et à la conservation des documents produitsaprès 1968 par les services chargés de la gestion du personnel et de la formation des établissementsde santé précise la signification des sigles employés et par là même définit le terme tri :« T : tri fondé sur l’intérêt ou le caractère représentatif du document du point de vue de l’activité del’établissement. Ce tri peut entraîner la conservation d’échantillons composés d’années témoins, oude patronymes commençant par les lettres B et T. Le tri incombe aux responsables des archivesquand il est pratiqué après la DUA.En revanche, les tris internes pratiqués régulièrement et pendant la DUA de certains dossiers, dont lesdossiers de personnel, incombent au service producteur. »Le tri est essentiellement lié à la constitution des archives définitives et est, en général, pratiqué par leservice des archives. Il peut également être initié en amont, par le service producteur, à l’aide destableaux de gestion et sous le contrôle attentif de l’archiviste.Auteur : Anne-Pascale Saliou, archiviste, EPS de Ville-EvrardFévrier 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 8/8Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresBUT DE L’INVENTAIREL'inventaire consiste à établir une liste exhaustive des documents qui constituent un fonds.En archivistique, l’inventaire désigne un type d’instrument de recherche décrivant chacunedes pièces qui constituent un article (unité matérielle de conservation), par exemple chacun desdocuments se trouvant dans une liasse ou un dossier.L'autre type d'instrument de recherche en usage dans les archives, le répertoire, décrit l'ensemble ducontenu d'un article. La comparaison de la liste avec l'existant est appelée récolement. « Lerécolement comporte la description du local et de son aménagement, l’état des collections et lerecensement du mobilier. Le récolement des collections est établi suivant l’ordre topographique dessalles, travées après travées, article après article. Il se borne à constater la présence ou l’absence desarticles dont il donne la côte et l’intitulé inscrit au dos. Il ne requiert pas de classement préalable. » 1L’inventaire est par définition un instrument de recherche. En France, il existe des inventairesdès le XIIIème siècle. L’inventaire permet au document d’archives d’exister : « le document d’archivesn’existe que s’il est connu » 2 . Quelque soit sa forme, l’instrument de recherche a pour rôle de donnervie aux archives tout en permettant l’accès.En règle générale, dresser l'inventaire consiste à prendre connaissance des documents d’unfonds d’archives et de ses diverses composantes administratives. Cela permet d’identifier lesproblématiques inhérentes à leur création, leur utilisation et leur conservation et ce, à toutes lesphases de leur cycle de vie.En tant qu’instrument de recherche à part entière, l’inventaire est un outil stratégique degestion, d’analyse et de localisation mettant en valeur chaque document quelque soit sa forme, sonâge et son lieu de conservation.Il existe des normes de description archivistique ISAD (G) (1999) et ISAAR (CPF) (2004).L’objet de ces normes est d’identifier et d’expliquer le contexte et le contenu des documentsd’archives, en vue de faciliter leur accès. Si elles portent sur la structuration des données, elles nerenseignent pas sur la façon de consigner l’information dans un élément de description.L'inventaire peut être :• général s'il porte sur tous les documents quelque soit l'unité qui les conserve• spécifique si l'analyse porte sur les documents d'un service ou d'un secteur particulier1 Jean FAVIER Dir., La pratique archivistique française, Paris, Archives Nationales, 1993, p. 154.2 Jean FAVIER Dir., op.cit., p. 153.Ascodocpsy 1/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresAvril 2009

Il existe trois formes réglementées de l’inventaire 3 :• L’inventaire sommaire par échantillonnageL’inventaire sommaire, prescrit par les instructions du 20 janvier et du 10 juin 1854 pour lesarchives départementales et hospitalières, et du 25 août 1857 pour les archives communales, est letype le plus ancien d’instrument de recherche.Limites de cet instrument analytique : il indique seulement les pièces les plus intéressantes selonl’appréciation de l’auteur, en citant parfois de longs extraits et en passant les autres sous silence.Cet inventaire sélectif est très utilisé jusqu’à la fin du XIXème mais se révèle inadaptée aux besoinsde la recherche historique par son caractère subjectif « qui égare le chercheur en taisant l’existencede pièces jugées peu importantes, tout en lui donnant l’illusion de l’exhaustivité ».• L’inventaire analytiqueL’instruction du 25 mars 1909 proscrit l’échantillonnage et recommande l’analyse succincte detoutes pièces inventoriées. La réalisation de cet inventaire nommé « sommaire réglementaire »requiert beaucoup de temps.• Le catalogueC’est un inventaire analytique, c’est-à-dire pièce par pièce, d’une catégorie particulière dedocuments, choisis pour leur forme ou leur contenu, indépendamment du fonds ou de la série àlaquelle ils appartiennent (catalogues typologiques, catalogues thématiques).L’inventaire physique d’un fonds est une tâche fastidieuse mais se révèle nécessaire pour laconnaissance, la gestion et la mise en valeur des archives.3 Jean FAVIER Dir., op. cit., pp. 158-159.Ascodocpsy 2/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresAvril 2009

Pour chaque série de documents inventoriés, il est conseillé d’indiquer :• le titre et la description sommaire des séries, dossiers, documents, fichiers...• la quantité de documents qu'elle représente et sa localisation exacte• les dates extrêmes• l'identification des exemplaires secondaires s'il en existe et des personnes ou unités qui lesreçoivent• le format ou support des documents (papier, numérique, etc.)• le mode de classement et de repérage actuel• la durée de conservation• la durée d'utilité administrative, la fréquence de consultation et le degré de confidentialité• les informations d'ordre juridique• le matériel de conservationPour pouvoir exploiter de manière dynamique les données d’un inventaire, il est fortementrecommandé de se doter d'un formulaire d’inventaire uniforme ; cela permet :• de gagner du temps au moment de la collecte• d'obtenir des données facilement comparables• de faciliter l'analyse des résultatsSERVICE DES ARCHIVESINVENTAIREService :Localisation :Fait le :Quantité Intitulé Désignation dates Support conditionnement copie côte DUA Sort final communicabilitéAuteur : Anne-Lise Nadaud, archiviste, Centre Hospitalier de MontfavetAvril 2009Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 3/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresAvril 2009

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresRECOLEMENTLe récolement topographique est l’« opération consistant à identifier, un par un, tous les articlesd’un service d’archives, et à les inscrire sur une liste (dite « procès-verbal de récolement »), ensignalant des lacunes constatées.» 1 .Le règlement des archives hospitalières annexé à l’arrêté du 11 mars 1968 stipule qu’ « un procèsverbalde récolement suivi d’une attestation de prise en charge des archives est établi à chaquechangement de directeur ». (article 4).La direction des Archives de France recommande de faire un récolement dans l’année qui suit la prisede fonction du responsable du service d’archives ou le déménagement du service.Ce travail a pour objectif de vérifier l’intégralité des fonds et collections d’un service d’archives maisaussi de déceler les lacunes éventuelles et l’état matériel de conservation des articles.Juridiquement, le récolement correspond à un transfert de responsabilité en cas de perte dedocuments. Le refus de communication du procès-verbal de récolement topographique est un actefaisant grief.La circulaire AD-97-4 du 1 er septembre 1997 concernant le récolement des fonds dans lesservices d’archives des collectivités territoriales précise la finalité de cette opération et leséléments devant figurer dans le procès-verbal de récolement. Cette circulaire, contrairement auprécédent texte de 1922, ne mentionne pas explicitement les archives hospitalières.Le récolement a pour objet :- de connaître exactement la répartition des fonds et collections dans les magasins, afin depouvoir les retrouver aisément, mais aussi d’entreprendre les réorganisations nécessaires ;- de calculer précisément le métrage linéaire encore disponible dans les magasins, ce qui doitpermettre une prévision suffisamment à l’avance des travaux de restructuration oud’extension ;- d’apprécier les conditions de conservation et de conditionnement des documents, afin depourvoir envisager les travaux nécessaires à l’amélioration des conditions de conservation, etd’établir un programme de restauration, de reconditionnement mais aussi de microfilmage ;- de prendre connaissance de l’état de classement des fonds et collections, afin de définir leprogramme de classement des années à venir ;- de relever les déficits afin de pouvoir entreprendre toutes démarches nécessaires à larécupération des documents disparus ;- d’attester la prise en charge des documents conservés dans un service d’archives par leresponsable de ce service. En effet, en application du décret n°88-849 du 24 juillet 1988, leprocès-verbal de récolement tient lieu de procès-verbal de prise en charge.1 Direction des Archives de France, La pratique archivistique Française, Paris : Archives Nationales, 1993, p. 590Ascodocpsy 1/2Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Le récolement doit permettre de savoir à tout instant où se trouve tel versement, dans quelmagasin d’archives, quelle travée, sur quelle tablette. Aussi, la description des fonds dans l’ordretopographique doit comporter les informations suivantes :- numéro de travée,- numéro de tablette,- cotes extrêmes des dossiers,- libellé,- métrage linéaire représenté,- déficits constatés,- nature du conditionnement (liasse, registre, carton, etc.),- état matériel des documents,- état de classement des documents.Outre cette description, le procès-verbal de récolement doit également comporter :- un bref historique du service,- une description des locaux de conservation,- une note sur les mesures de sécurité et de conservation préventive dont bénéficient lescollections,- une note de synthèse tirant de la description des fonds un certain nombre de conclusions.Le procès-verbal de récolement doit être transmis à la Direction des Archives de France via lesarchives départementales. Ce document doit être mis à jour.L’opération de récolement est une opération contraignante qui nécessite du temps et desmoyens humains.Auteur : Fatiha Allagui, archiviste, Centre Hospitalier Montperrin, Aix-en-ProvenceFévrier 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 2/2Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresCAHIERS DES CHARGES ET LOGICIELS DE GESTION D’ARCHIVESLe cahier des chargesVoici les préconisations du portail international archivistique francophone : http://www.piafarchives.org/sections/formation/module_13/s2/chapitre_3/page_26/Pas de programme d'informatisation sans cahier des charges préalablement établi.Il commence généralement par un état de la situation informatique du service :- existence préalable d'ordinateurs- logiciel(s) utilisé(s)- existence d'un réseau- données à récupérer.Il se doit ensuite de définir les objectifs précis de l'informatisation :- établissement d'un récolement permanent- enregistrement d’une analyse archivistique avec différents niveaux de description- gestion d'une salle de lecture- réalisation de listes et de statistiques intéressant l’activité du service des Archives- suivi des communications (demande, sortie et réintégration d’un article)- gestion des entrées (versements, dons...)- possibilité de gérer des bordereaux de versement ou d'élimination produits par les services- suivi des traitements (conditionnement, restauration, numérisation, élimination)- gestion des espaces (recherche d'emplacements libres)- récupération de données informatiques (préciser dans ce cas avec quel logiciel elles ont étéproduites)- aide pour l'établissement et l’édition d'instruments de recherche- recherche documentaire- indexation- intégration de tableaux de gestion et de plans de classementIl doit enfin poser la question de la pérennisation des données et prévoir dans quelles conditionss'effectuera l'évaluation du fonctionnement du service créé.Ascodocpsy 1/2Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Les logiciels de gestion d’archivesListe non exhaustive des progiciels d'archives dédiés à la gestion des archives :- Alexandrie de la société G.B. Concept- Iron Mountain (ex- Arc de la société Architel)- Archi'dhoc de la société Elp- Arkhéïa de la société Anaphore- Ariane de la société Amig- Avenio de la société Di'X- Damaris Archives de la société Damaris- Flora de la société Ever Ezida- Gaïa du Conseil général de Seine-et-Marne- Mobydoc archi de la société Mobydoc- JLB-Net Record de la société JLB Informatique- Oxalys Archives de la société GPL Système- Pos Archives de la société Sesin- Saga de la société Locarchives- Spark Archives de la société Klee Group- Thot de la Société Sicem- Tropus de la société JPR ConsultantsUn seul de ces logiciels est utilisé dans les services d’archives du réseau d’Ascodocpsy d’après notreenquête de 2006. Il s’agit du logiciel Ariane qui est pourvu d’un module spécifiquement développépour la gestion des archives hospitalières. D’autres utilisent des « logiciels maisons » oubureautiques. Ces logiciels ne sont pas dédiés pour le traitement d’archives et l’évolution estproblématique particulièrement quand le développeur quitte l’institution.Un autre aspect des archives est à prendre en compte : celui des archives médicales quand le dossiermédical est informatisé. Certains logiciels proposent des modules de gestion qui permettent de gérertout type d’archives.Auteur : Nathalie Berriau, coordinatrice AscodocpsyFévrier 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 2/2Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Les outils papier de gestion d’archivesGuide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procédures1. Le rôle des outils papiers dans la gestion des documentsd’archivesLa pratique de la gestion des documents d’archives a développé de nombreux outils,notamment papiers, afin de répondre à plusieurs objectifs de classement et de gestionquotidienne :• favoriser une politique de conservation des documents• mettre en place et développer un système de classement• identifier les archives existantes• identifier le stockage des archives• coordonner l’accès aux documents d’archives, leur communication et leurcirculation au sein de l’établissement• appliquer une politique de conservation pour archiver et détruire les archives selonles besoins et en fonction de leur valeurLa finalité des outils est de garantir l’existence et l’accessibilité des documents, leurauthenticité, leur fiabilité, leur intégrité et leur exploitation.Ces outils sont présentés selon les opérations de collecte, de conservation et decommunication.1 ascodocpsy • Les outils papier de gestion d’archives Guide des archives hospitalières

2. Les différents types d’outils de gestion des archivesLes inventaires font leur apparition dès le XIIIème siècle. Depuis, les archivistes n’ont decesse de rédiger des instruments de recherche et des outils permettant la gestion, lapublicité et l’accès des documents.2.1 « Prendre en charge »Le récolement (voir fiche Récolement)Le récolement est un tableau descriptif du contenu du service des archives. Il comportela description du local et son aménagement, l’état des collections et le recensement dumobilier. Il est établi selon l’ordre topographique des salles, travée après travée, articleaprès article. Le classement préalable n’est pas nécessaire. Le récolement est un constatde présence ou d’absence des articles dont il donne la côte et l’intitulé. Le récolementtient lieu de PV de prise en charge.Bordereau de versement (voir fiche La collecte)Le bordereau de versement est une liste descriptive qui accompagne les documentsversés aux archives. A l’origine preuve du versement, il est reconnu en 1979 comme uninstrument de recherche (circulaire AD 79.6 du 31 décembre 1979). De 1980 à 1993, laforme et le contenu du bordereau sont normalisés dans les archives départementales.Le bordereau de versement est rédigé en triple exemplaire. Un exemplaire est destiné auservice versant, les deux autres exemplaires sont conservés par le service des archives,classés par ordre chronologique et par service. Il est un instrument d’identification et deprise en charge par l’archiviste, de description et de recherche.Bordereau d’éliminationLes « papiers » inutiles et leur suppression font l’objet d’une circulaire dès 1835. A partirdes années 1960, face à la masse des archives contemporaines, le tri et l’élimination sesont imposés comme une nécessité afin de séparer les documents à conserver et ceuxdépourvus d’intérêt administratif et historique. Avec l’aide des tableaux de gestion,l’élimination est une pratique archivistique à part entière réduisant le « bruitdocumentaire ».L’élimination est accompagnée d’un bordereau constituant la pièce réglementaire parlaquelle les archives départementales autorisent cette opération de destruction. Leservice qui projette d’éliminer des dossiers établi une liste des documents qu’il soumetaux archives départementales pour visa. Les AD contrôlent la conformité de l’éliminationavec la réglementation en vigueur et l’absence d’intérêt historique. L’original dubordereau visé est retourné au service pour conservation définitive.Le bordereau doit présenter les informations suivantes à remplir par le servicedemandant l’autorisation :• administration ou organisme• service• nom du chef de service• nom du référent de la demande• adresse• téléphone/mail• description des articles à éliminer (nombre de boîtes, métrage linéaire,description des articles, date extrêmes, texte de référence)2 ascodocpsy • Les outils papier de gestion d’archives Guide des archives hospitalières

2.2 « Classer, conserver »L’inventaire (voir fiche but de l’inventaire)L'inventaire consiste à établir une liste exhaustive des documents qui constituent unfonds.En archivistique, l’inventaire désigne un type d’instrument de recherche décrivantchacune des pièces qui constituent un article (unité matérielle de conservation), parexemple chacun des documents se trouvant dans une liasse ou un dossier.En tant qu’instrument de recherche à part entière, l’inventaire est un outil stratégique degestion, d’analyse et de localisation mettant en valeur chaque document quelle que soitsa forme, son âge et son lieu de conservation.Le répertoireLe répertoire désigne un type d'instrument de recherche qui décrit l'ensemble du contenud'un article sans entrer dans le détail des pièces qui le composent. Il existe deux formesde répertoire :le répertoire numérique : cette forme est la plus répandue dans les services d’archivespublics. Cet outil est réglementé par l’instruction du 25 mars 1909. Le répertoirenumérique simple présente ainsi une énumération de chaque article en précisant sa cote,ses dates extrêmes et un intitulé court. Les répertoires numériques peuvent aussi êtredétaillés ou très détaillés, en proposant une analyse et des annexes.Le répertoire méthodique : cet instrument énumère les articles dans un ordrealphabétique, chronologique ou systématique, indépendamment de l’ordre des cotes. Cerépertoire, pouvant être succinct ou détaillé, permet une reconstitution intellectuelle defonds éclatés en plusieurs versements ou entre différentes séries…Il est instauré par lacirculaire AD 65-29 du 16 décembre 1965.L’indexL’index est une liste alphabétique de noms, de mots-matières, précisant une référence(cotes, pages…) permettant une localisation.Les instruments de recherche peuvent proposer un index des termes contenus dansl’analyse.Cet index peut également être intersériel (commun à toutes les séries). L’emploi d’unlangage uniformisé est alors de rigueur. Exceptionnelle sous forme imprimée, cette formeest plus courante à l’état de fichier.Etat des inventaires« L’état des inventaires est la liste exhaustive des instruments de recherche provisoiresou définitifs, complets ou non, manuscrits, dactylographiés ou imprimés existant dans lesservices d’archives publics »1. La limite de cet outil est sa nécessaire mise à jour.Le tableau de gestion (voir fiche Le tableau de gestion)Le tableau de gestion fixe pour chaque type de document, de chaque service, les délaisde versement au service des archives, le traitement final et les modalités de tri àappliquer (conservation, destruction, échantillonnage). Le tableau de gestion est un outilde traçabilité et de maîtrise de l’information interne au sein de l’établissement. Il permetde déterminer les responsabilités de chaque service dans l’archivage des documents etévite la conservation des doublons.1 Jean Favier dir., La pratique archivistique française, Paris, Archives Nationales, 1993, pp. 155.3 ascodocpsy • Les outils papier de gestion d’archives Guide des archives hospitalières

2.3 « Communiquer »La communication des documents d’archives nécessite la mise en place d’outils degestion des communications. L’hétérogénéité des formes que peuvent prendre ces outilsne permet pas d’en établir une liste exhaustive :• Fichiers alphabétiques, numériques• répertoires• cahiers journaliers• formulaires, bulletins…Auteur : Anne-lise Nadaud Martins Torrès, archiviste,Centre Hospitalier de MontfavetAoût 2009Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon lesconditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce documentà des fins commerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ouadapter ce document.4 ascodocpsy • Les outils papier de gestion d’archives Guide des archives hospitalières

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresLE VERSEMENT AUX ARCHIVES DEPARTEMENTALESLe versement aux archives départementales concerne les documents de conservationdéfinitive.Préparer et conditionner vos versementsLe classement des dossiers par thème et par service est obligatoire avant un versement aux archivesdépartementales.Avant tout versement, les dossiers doivent être débarrassés de tous documents destructibles sansvisa de destruction, à savoir :- Des doubles et notes manuscrites sans valeur,- Des photocopies en grand nombre (garder un exemplaire),- Des documents imprimés vierges.Les archives à verser seront rangées dans des boites, si possible au format standard des archivesdépartementales (voir avec les archives de votre département).CôterNuméroter vos boites de 1 à Ni pour chacun de vos versements.Noter sur chaque boite le numéro d’ordre et la référence communiquée par les archivesdépartementales, qui apposeront, à la suite, une référence interne supplémentaire.Remplir le bordereau de versementContacter les archives départementales pour obtenir des exemplaires de bordereaux réglementaires.Compléter le bordereau de versement établi en trois exemplaires dûment signés et datés par leresponsable du service ou le directeur de l’établissement et l’envoyer au directeur des archivesdépartementales.Ascodocpsy 1/2Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Ce bordereau comporte :- Le numéro du versement,- La date du versement,- La désignation du service versant et le nom, qualité et coordonnées du responsable duversement,- Le nombre de boites ou d’articles,- Le métrage linéaire,- Les numéros des boites,- La description sommaire des dossiers en face de chaque numéro de boite,- Leurs dates extrêmes,- Les codes du plan de classement, s’il en existe un,- Eventuellement les délais de communication au public, si vous les connaissez.Un exemplaire du bordereau du versement sera ensuite retourné au service versant. Il est importantde savoir que les documents remis aux archives départementales restent à tout moment à ladisposition du service pour un délai d’un mois reconductible.Organiser le transfert aux archives départementalesPrendre contact avec le référent des archives départementales pour définir la date de versement etles modalités de transport (à la charge du service versant).Si vous ne disposez pas de service d’administration, vous devez vous référer à un transporteur privéou au service transport des archives départementales.Auteur : Nathalie Mardelle, archiviste, Centre Hospitalier Clermont de l’OiseFévrier 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 2/2Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

L’externalisation des archivesGuide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procédures1. Référence• Guide « Externalisation des archives » de l’AAF :http://www.archivistes.org/IMG/GUIDE_externalisation_2006.pdf• Circulaire NOR/INT/A/97/00012/C et AD 97-1 du 16 janvier 1997 Relations desadministrations et des organismes publics avec les sociétés d’archivage privéespour la conservation d’archives publiques destinées à l’éliminationhttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad97-1.html• Projet de loi Hôpital, patient, santé, territoire (HPST)• NF 40-350 : nouvelle version entrée en vigueur le 13 juin 20092. La législation associée à l’externalisation des archivesL’externalisation des archives était, jusqu’à très récemment, interdite aux collectivitésterritoriales et aux établissements hospitaliers.En effet, comme le précise la circulaire AD 97/1 du 16 janvier 1997, « les établissementshospitaliers sont tenus par l’article 7 du règlement des archives hospitalières annexé àl’arrêté du 11 mars 1968 d’assurer la conservation de la totalité de leurs archives ausiège de l’établissement ». En revanche, l’externalisation est permise aux services et auxétablissements publics d’Etat mais uniquement pour les archives intermédiaires qui n’ontpas vocation à être conservées à des fins historiques.Cette législation a fortement évolué en ce qui concerne les archives médicales papiersdes établissements hospitaliers. En effet, jusqu’à présent n’était tolérée quel’externalisation des données informatiques mais il y avait un vide législatif. La loi« Hôpital, Patients, santé, territoires » autorise dorénavant l’externalisation des archivesmédicales papiers des établissements hospitaliers.Les sociétés d’archivage doivent répondre aux articles 1382 à 1384, 1927 à 1938, 1942 à1944, 1947 et 1948 du Code Civil.1 ascodocpsy • L’externalisation des archives Guide des archives hospitalières

3. Pourquoi choisir une société d’archivage ?Le recours à une société d’archivage intervient souvent à un moment critique de la vied’une entreprise (problèmes d’espace disponible pour le stockage des archives,mauvaise gestion des archives, dépôt de bilan, restructuration…) qui oblige à trouver unesolution à court terme pour la conservation des documents.Ce choix permet d’éviter la création de son propre service d’archives, l’aménagement delocaux avec le matériel spécifique associé et l’embauche de personnel sur cette fonction.4. Comment choisir la société d’archivage ?Le prestataire de service doit répondre aux trois exigences principales ci-après :• la sécurité des documents• la confidentialité du contenu des documents• la qualité de la prestation fournie.Afin de s’assurer que le prestataire est en capacité de répondre à ces exigences, il estpréférable de vérifier au préalable si :• l’entreprise est propriétaire des bâtiments de stockage• ces bâtiments sont dédiés au stockage (pas d’autre usage)• le stockage se fait sur plusieurs sites (minimisation du risque de perte parincendie)• les bâtiments répondent à la norme NFZ40350• les entrepôts répondent aux normes de sécurité incendie (extincteurs, détecteurs,matériel de surveillance), aux normes contre les dégâts des eaux (mettre lesarchives à plus de 10 cm du sol pour les inondations)• le prestataire a souscrit à une police d’assurance multirisques et responsabilitécivile et est à jour des primes d’assurance• le personnel de la société est soumis contractuellement au secret professionnel5. La gestion des archives externaliséesLa société prestataire doit assurer la prise en charge des archives c’est à dire, leurenlèvement, leur transport, la création de l’inventaire, la saisie par informatique del’inventaire et les sorties sur demande des documents.De plus, la société prestataire doit proposer annuellement un inventaire des archives. Surcette base, le client définit une liste de documents éliminables ; ces documents devrontfaire l’objet d’une destruction confidentielle incluant la fourniture d’un certificat par leprestataire. En moyenne, entre 10 et 15% des archives doivent être éliminées chaqueannée.Le prestataire doit procéder lui-même à la destruction ou faire appel à un prestataire deservice qualifié ; cette mention doit figurer explicitement dans le contrat.Les prestataires de service peuvent aussi fournir des conseils sur l’élaboration du plan declassement des archives et le classement physique des archives.2 ascodocpsy • L’externalisation des archives Guide des archives hospitalières

6. Le contratLe contrat est un document obligatoire qui permet de protéger les deux parties.Ce contrat doit comprendre a minima :• l’objet précis de la prestation et la présentation des parties• la date exacte du début de la prestation, la durée du contrat et les conditions d’unéventuel renouvellement• les modalités de paiement (paiement annuel, interventions liées aux entrées /sorties de documents)Auteur : Blandine Maurier, archiviste,Centre Hospitalier Spécialisé de la SavoieOctobre 2009Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon lesconditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce documentà des fins commerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ouadapter ce document.3 ascodocpsy • L’externalisation des archives Guide des archives hospitalières

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresLA COLLECTEBut de la collecteLa collecte des archives concerne les archives médicales et les archives administratives peu importe laforme ou le support matériel, qu’elles aient été produites ou reçues par tout service ou toute personne del’établissement hospitalier. La collecte peut s’étendre, non seulement aux versements des servicesproducteurs de l’établissement hospitalier, mais également aux dépôts, aux dons, aux legs et aux achatsd’archives privées.Le versement au service d’archives : généralitésA l’issue du délai de conservation au sein des services médicaux ou administratifs, les documents sonttransférés aux archives centralisées selon ces étapes :- Etablir un calendrier des versements ;- Uniformiser le type de classement et le conditionnement ;- Rédiger le bordereau de versement ;- Organiser le transfert physique des documents ;- Prendre en charge les versements.Les archives médicales sont séparées des archives administratives si les deux modes de classements sontdifférents dans un établissement.Le versement au service d’archives : les archives médicalesL’archivisteLa secrétaire médicaleLe responsable du service versantétablit un calendrier annuel des versements pour tous lesservices médicaux.prépare ses archives médicales en fonction de la date indiquéesur le calendrier. Si besoin, elle regroupe les différents dossiersde suivis pour un même patient dans un dossier unique.Elle rédige le bordereau de versement-type.signe le bordereau de versement en triple exemplaire avantl’envoi.Ascodocpsy 1/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

La secrétaire médicale ou l’archivisteL’archivistecontacte le service qui transporte les dossiers médicaux auxarchives centralisées.Il est préférable que cela soit fait par l’archiviste car celui-ci peutmieux en contrôler leur arrivée et s’assurer de la provenancevérifie les dossiers médicaux inscrits sur le bordereau deversement. Si le bordereau de versement est conforme, leservice des archives procède à la cotation ou à la numérotationdes articles. L’archiviste signe le bordereau et renvoie unexemplaire au service versant.Sinon le service des archives corrige le bordereau deversement avant de procéder à la cotation ou à la numérotationdes articles. Il le signe et le transmet en triple exemplaire auservice versant. Après signature, le service versant conserve unexemplaire et transmet les deux autres au service des archives.Ces différentes étapes peuvent se faire à la main ou sur informatique. Il est fortement conseillé de concevoir,dès l’origine, l’informatisation du service des archives surtout pour la gestion des dossiers médicaux.Le versement au service d’archives : les archives administrativesL’archivisteLa secrétaire administrativeLe responsable du service versantétablit un calendrier annuel des versements pour tous lesservices administratifs.prépare ses archives administratives en fonction du tableau degestion, du plan de classement et de la date indiquée sur lecalendrier.Elle rédige le bordereau de versement.signe le bordereau de versement avant l’envoi.La secrétaire administrative ou l’archiviste contacte le service qui transporte les dossiers administratifsaux archives centralisées.L’archivistevérifie les dossiers administratifs inscrits sur le bordereau deversement. Si le bordereau de versement est conforme, leservice des archives procède à la cotation ou à la numérotationdes articles. L’archiviste signe le bordereau et renvoie unexemplaire au service versant.Sinon le service des archives corrige le bordereau deversement avant de procéder à la cotation ou à la numérotationdes articles. Il le signe et le transmet en triple exemplaire auservice versant. Après signature, le service versant conserve unexemplaire et transmet les deux autres au service des archives.Ces différentes étapes peuvent se faire à la main ou sur informatique. Il est fortement conseillé de concevoir,dès l’origine, l’informatisation du service des archives surtout pour la gestion des dossiers médicaux.Le bordereau de versement est rédigé en triple exemplaire. Un exemplaire est destiné au service versantpour d’éventuelles demandes de communication, les deux autres exemplaires sont conservés par le servicedes archives, respectivement dans un classement chronologique et par service.Ascodocpsy 2/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Le bordereau de versement des archives médicales et administrativesLe versement est l’opération matérielle et administrative par laquelle les documents sont transférés duservice qui les a produits ou reçus, au service des archives, chargé de les conserver et de les communiquer.Chaque versement est accompagné de son bordereau de versement, pièce maîtresse et obligatoire, sanslaquelle l’archiviste peut, selon son règlement, refuser le versement.Le bordereau de versement est un relevé détaillé des documents ou des dossiers remis aux archivescentralisées permettant ainsi leur traçabilité.Le bordereau de versement sert comme :- Instrument d’identification du versement et de prise en charge par l’archiviste ;- Instrument de description du versement ;- Instrument de recherche pour l’unité versante lorsque celle-ci sollicite la communication d’un articleversé.Il est établi par l’archiviste qui le fait valider par le service ou la structure concerné ou rédigé par le serviceversant, complété le cas échéant puis visé par l’archiviste.Le bordereau doit comporter les éléments suivants :- La date du versement ;- La date de prise en charge ;- Le numéro de versement ;- L’identification du service versant et le service producteur si celui-ci n’est pas le service versant ;- La volumétrie (nombre d’articles documents ou dossiers, nombre de boites) ;- Le métrage linéaire ;- Le nom du responsable du service versant et sa signature ;- Le visa de l’archiviste ;- Si besoin : type de conservation (définitif, à éliminer, etc.) ;- La numérotation des articles avec leur description détaillée et leurs dates extrêmes.Ascodocpsy 3/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Exemple d’un bordereau de versement (archives médicales)CENTRE HOSPITALIER DE XXService ArchivesBORDEREAU DE VERSEMENTPartie à compléter par le service versantDate du versement XX/XX/2008SecteurXXGXXUnité fonctionnelleNom du référentMme XXQualité du référentNombre de boites 2Type de dossiersMode de classementPartie réservée à l’archivisteN° de versementDate de prise en chargeMétrage linéaireN° desboitesou desdossiersLISTE DES PATIENTSNOMSPrénomsNom deJFSexeDate denaissanceDate dudernier suiviRadiosEEGXXXXXXXXXXSignature du Responsable du service versantSignature de l’ArchivisteAscodocpsy 4/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Exemple d’un bordereau de versement (archives administratives)CENTRE HOSPITALIER DE XXService ArchivesBORDEREAU DE VERSEMENTPartie à compléter par le service versantService versantDRHSous servicePaieService producteurNom du référentM. XXQualité du référentDate du versement XX/XX/2008Nombre d’articles 4Partie réservée à l’archivisteN° de versementDate de prise en chargeMétrage linéaireN° des boites DESCRIPTION DES ARTICLES DATES EXTREMESXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXSignature du Responsable du service versantSignature de l’ArchivisteAscodocpsy 5/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

L’organisation d’un archivage centralisé : Conseils et recommandationsLe service des archives a pour mission de collecter, centraliser, communiquer, gérer et conserver lesdocuments produits ou reçus par les services médicaux et administratifs. Quelquefois, le service d’archivescentralisé gère seulement les archives médicales. Le cas inverse est peu probable.Le bâtiment retenu pour accueillir les d’archives est à aménager selon les normes archivistiques (magasinsavec implantation de rayonnages).Cet aménagement tiendra compte des accroissements à venir. Selon leprojet, les archives départementales seront consultées. Ces opérations architecturales seront menées dansle respect de la législation et de la réglementation, particulièrement pour les durées de conservation desdocuments. Elles tiendront compte aussi des besoins spécifiques en archivage des différents services etstructures de l’établissement.Procédure de création d’un service d’archives centralisées :- Recruter ou détacher du personnel pour s’occuper des archives centralisées ;- Définir le type d’archivage concerné : archives administratives et (ou) médicales ;- Effectuer un récolement ou un état des lieux de l’existant au niveau de chaque service etstructure ;- Organiser et mettre en place une procédure de transfert des versements ;- Prendre en compte l’architecture hospitalière : monobloc, pavillonnaire, structures extrahospitalières,etc.- Nommer des référents (ou des correspondants) archives par service ou structures et les formeraux pratiques des versements ;- Déterminer les besoins en matière informatique (bases de données ou progiciel archives) ;- Elaborer un règlement intérieur des archives centralisées.Pour les archives médicales :- Détailler l’ensemble des parties constituant un dossier patient.- Déterminer un plan de classement précisant le tri, le type de classement, les durées deconservation des archives courantes et intermédiaires.Particularités des archives médicales :- Procédure pour la conservation des dossiers patients + Radiographies et ECG• Préciser la durée de conservation des archives courantes et intermédiaires au seindu service.• Définir les conditions de conservation matérielles appropriées (conditionnement,rayonnages, locaux, etc.).• Définir les modalités communes de classement.- Procédure du circuit pour le versement du dossier patientDécrire les attributions de chacun des acteurs (service versant, service destransports, service des archives) dans le processus de versement.- Procédure de versement des dossiers médicaux• Détailler l’acheminement du dossier (voir la partie consacrée au versement desarchives médicales).- Procédure sur la prise en charge des versements par le service des archives• Décrire le transfert, la vérification et la validation définitive du bordereau.- Procédure sur l’enregistrement des archives et leur conservation• Vérifier la conformité du contenu des boîtes avec celle du bordereau en effectuantl’enregistrement.• Ranger physiquement les dossiers dans les magasins en relevant l’adressetopographique.Ascodocpsy 6/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

- Procédure sur la consultation des dossiers médicaux• Mettre en place le circuit et les modalités d’emprunt, de consultation et de restitutiondu dossier.• Rédiger un formulaire-type de demande de communication associé à son fantôme.- Procédure d’élimination des dossiers médicaux• S’assurer que le délai de conservation est parvenu à expiration.• Prévenir le service concerné, si les dossiers médicaux sont conservés aux archivescentralisées.• Proposer aux archives départementales un échantillonnage.• Transmettre aux archives départementales pour visa le bordereau d’élimination,après signature du médecin du DIM et du directeur de l’établissement.Pour les archives administratives :- Etablir des plans de classement et des tableaux spécifiques à chaque service administratif.Spécifique aux archives administratives :- Procédure pour la conservation des documents• Préciser la durée des documents sur un tableau de gestion.• Fixer les conditions d’organisation et le type de classement.- Procédure sur le circuit du versementDécrire les attributions de chacun des acteurs (service versant, service destransports, service des archives) dans le processus de versement.- Procédure sur le versement des documents administratifs.• Détailler l’acheminement du dossier (voir la partie consacrée au versement desarchives administratives).- Procédure sur la prise en charge des versements par le service des archives• Décrire le transfert, la vérification et la validation définitive du bordereau.- Procédure sur l’enregistrement des archives et leur conservation• Vérifier la conformité du contenu des boîtes avec celle du bordereau en effectuantl’enregistrement. Cela fait également partie de la prise en charge, etc.• Préciser le type de classement ainsi que l’identification retenue.- Procédure sur le circuit des demandes de documents au service des archives• Définir les modalités de communication des documents au service versant, autreservice et lecteur extérieur à l’établissement.• Rédiger un formulaire-type de demande de communication associé à son fantôme.- Procédure sur l’élimination des archives administratives• S’assurer que le délai de conservation est parvenu à expiration et que le sort finalest l’élimination.• Prévenir le service concerné, si les documents sont conservés aux archivescentralisées.• Compléter le bordereau d’élimination préalablement transmis par le service desarchives départementales.Traitement d’un vrac d’archives- Repérer l’origine des documents en effectuant l’analyse de l’existant ;- Effectuer un récolement si le fonds n’est pas volumineux ;- Identifier les dossiers ;- Estimer le volume ;- Classer les dossiers ou documents par service en fonction d’un plan de classement pour lesarchives administratives et selon un classement prédéfini pour les dossiers médicaux ;- Conditionner les documents et numéroter les boites ;- Rapatrier aux archives centralisées.- Reprendre le système « classique » des procédures d’archivage mises en place dansl’établissement.Ascodocpsy 7/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

La charte qualité d’archivageLa charte qualité d’archivage propose un ensemble de procédures d’archivage et de tableaux de gestion desarchives. Elle décrit les modalités de gestion des archives. Elle est diffusée auprès de l’ensemble desutilisateurs et ses versions successives sont conservées au service Qualité de l’établissement. Elle est miseà jour si nécessaire.Les correspondants archivesIls sont les intermédiaires entre l’archiviste et les agents de leur service. Ils sont responsables du suivi desopérations d’archivage au sein d’un périmètre délimité. Ils contrôlent la conformité avant le versement etsont garants de l’application des procédures au sein de leur service. Ce sont les interlocuteurs privilégiés del’archiviste qui peut les réunir pour uniformiser l’archivage et convenir ensemble des différents maillons despratiques archivistiques de l’établissement.Autres formes d’entrées aux archives : achat, don, legs, dépôtUn propriétaire d’archives privées peut confier la garde de ses archives à une institution(http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFnote97-n%B01.html).• Le donIl consiste en un transfert total de propriété au bénéfice des archives centralisées de l’établissement.Il se matérialise par la signature d’un contrat de cession.• Le legsLe legs est une disposition testamentaire établissant un transfert de propriété. Ce dernier peut émettredes conditions quant à la conservation et à la communication de ces documents. Le legs doit fairel’objet d’une délibération auprès des instances concernées de l’établissement et doit remplir lesconditions de légalisation.Exemple d’un contrat de cession ou de legsEntre le soussignéd’une part,(Nom du donateur)demeurant(adresse du donateur)EtMonsieur le Directeur(adresse de l’établissement)d’autre part,ont été faites les conventions suivantes :Article 1 - (Nom du donateur), ci-après nommé le donateur, déclare par les présentes donneraux archives de l’établissement…… les documents suivants : (lister l’ensemble des documents)Article 2 – Le don est réciproquement consenti et accepté par les parties aux conditions cidessousénoncées.Article 3 – En aucun cas, ce don ne pourra entraîner une responsabilité pécuniaire.Fait à ……….., leLe Directeur de l’établissementFait à ……….., leLe donateurAscodocpsy 8/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

• Le dépôtLe dépôt n’entraîne pas de transfert de propriété. Le déposant détermine les conditions decommunication, de reproduction et de valorisation des documents, qui sont notifiées dans un contrat dedépôt. Ce contrat est révocable et prévoit la réalisation d’un support de substitution aux frais dudéposant en cas de reprise des éléments déposés. Des clauses particulières peuvent établir qu’en casde décès du déposant, la propriété est transférée aux archives hospitalières ou transformée en don dansun délai donné (20 à 30 ans généralement).Exemple d’un contrat de dépôtEntre le soussignéd’une part,(Nom du déposant)demeurant(adresse du déposant)EtMonsieur le Directeur(adresse de l’établissement)d’autre part,ont été faites les conventions suivantes :Article 1 - (Nom du déposant), ci-après nommé le déposant, dépose aux archives del’établissement…… les documents suivants : (lister l’ensemble des documents)Article 2 – Le service des archives centralisées assurent le tri et le classement desdocuments.Article 3 – au décès du déposant, le droit de propriété sera transféré aux archivesdépartementales.Article 4 – Le déposant a pris connaissance que dans un délai de XX ans, le dépôt setransformera en don.Article 5 – le déposant peut librement consulter les documents qu’il aura déposés auxarchives centralisées de l’établissement.Article 6 – Le présent contrat n’engage pas financièrement l’établissement.Fait à ……….., leLe Directeur de l’établissementFait à ……….., leLe donateurAuteurs : Catherine Gazillot, Association Hospitalière de Franche-Comté de Saint-Rémy,Marie-Claude Brunesaux et Nathalie Scubla du Centre Hospitalier Ravenel de MirecourtFévrier 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 9/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresLA COMMUNICATION D’ARCHIVES MEDICALESLa communication est assurée au sein de l’établissement, le prêt à domicile d’archives publiques étantformellement interdit.Secret médical et discrétion professionnelleDeux notions sont à prendre en compte dans l’exercice du métier d’archiviste :- Le secret médical concerne toutes les informations confiées, mais aussi tout ce qui a pu êtrevu, entendu et compris. Cette notion est réglementée par les articles 226-13 et 226-14 du CodePénal.Le code de la Santé Publique précise dans son article L1110-4 qu’ « Il s'impose à toutprofessionnel de santé, ainsi qu'à tous les professionnels intervenant dans le système desanté ». L’archiviste est donc concerné, ainsi que toute personne intervenant dans les locaux ouparticipant au fonctionnement du service : stagiaires ou contractuels, professionnel intervenantdans la maintenance de matériel ou l’entretien des locaux. L’archiviste ne doit pas manquerd’informer ces personnels.- La discrétion professionnelle s’applique aux fonctionnaires dans l’article 26 de la loi n°83-634du 13 juillet 1983 relative aux droits et obligations des fonctionnaires, et repris dans la charte dela personne hospitalisée.Le secret médical n’est pas délié après la mort du patient et le délit de violation du secret estréglementé par l’article 226-13 du Code Pénal. L’archiviste peut également encourir des sanctionsdisciplinaires et civiles (préjudice).Nature des archives médicalesLes archives médicales sont essentiellement composées des dossiers médicaux dans lesétablissements du secteur de la santé mentale. Il existe néanmoins des documents de fonctionnementdans les services médicaux qui contiennent des informations médicales comme :- Les guides journaliers, cahiers de rapport, cahiers de liaison : plusieurs dénominationsexistent pour ces registres concernant la composition de l’équipe infirmière, les consignes defonctionnement, les consignes de soins pour les patients et les mouvements d’entrées etsorties du service ;- Les cahiers de la chambre d’isolement.Les documents de fonctionnement sont communicables uniquement aux services qui les ont produitsou versés. En raison des informations médicales contenues, ils ne peuvent être communiquésdirectement à un membre du personnel administratif, même dans le cas d’une recherche de typeadministratif. Ce sera alors au service versant de retirer le document et de communiquer lui-mêmel’information administrative.Ascodocpsy 1/11Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

En effet, la loi n’autorise pas un membre du personnel administratif même responsable de direction àse faire communiquer des informations médicales. A contrario, il existe des documents administratifscontenant de l’information médicale, rédigés et gérés par les services administratifs.La communication du dossier médical1. Communication aux services du centre hospitalier1.1 Communication aux services par le service des archivesLes dossiers sont communiqués pour le médecin responsable du traitement d’un patient, et c’estbien souvent un membre du personnel qui vient le retirer. Dans certains établissements, le dossierpeut être transmis par courrier interne, mais cela implique une bonne organisation de ce service.Il est souhaitable que les personnes soient habilitées à demander les dossiers de part leur fonctiondans l’établissement, et qu’elles soient identifiables par le service des archives : listes, cartesprofessionnelles…Même si l’accès et le secret sont partagés collectivement par tous les intervenants du soin, il fautveiller à ce qu’aucun membre du personnel n’utilise ce droit à des fins personnelles : la seule qualitéde médecin ou de membre du personnel hospitalier ne suffit pas pour accéder à un dossier médical.La demande peut être adressée par téléphone, messagerie ou fax. Il est préférable que le demandeurformule la demande avant de se déplacer aux archives.Rappelons qu’il faire attention au téléphone, car l’on n’est jamais sûr de l’identité de son interlocuteur,surtout pour les appels passés depuis l’extérieur. La loi punit d’un an de prison et jusqu’à 15 000euros d’amende la personne qui obtiendrait ou tenterait d’obtenir des informations (article L 1110-4 duCode de la Santé Publique).Dans certains établissements, ou dans certains services, le fait de dire simplement que l’on a undossier, peut être préjudiciable pour le patient, car cela pose déjà le diagnostic : psychiatrie, IVG, etc.Pour mener aisément une recherche, il faut obtenir le plus d’information possible sur le patient, seméfier des homonymes et des noms multiples pour les femmes.Une fois le dossier trouvé, on peut placer une fiche fantôme à sa place afin de faciliter unreclassement ultérieur. Cela permet également de gérer l’emprunt (date et le nom de l’emprunteur).Pour suivre le mouvement du dossier et faire des relances pour son réarchivage, l’archiviste peuts’informer des raisons de l’emprunt : hospitalisation, courriers, demande d’information, etc. Des délaisd’emprunt sont définis.Le règlement des archives hospitalières de 1968 dans son article 21 indique la tenue obligatoire d’unregistre des communications où les emprunts sont à consigner. Il est vivement conseillé de fairesigner un bulletin de communication. Le registre ne doit pas se substituer au bulletin qui engagel’emprunteur et décharge l’archiviste. Ce document permet aussi à l’archiviste de suivre plusfacilement les emprunts. (Voir formulaire de retrait d’un document d’archives).Le registre des communications constitue une sorte de « main courante » : il permet de noter lesrecherches sans suite, qui nécessitent souvent plus de temps que les recherches satisfaites. D’autrepart, les mouvements de dossier peuvent être saisis dans l’informatique pour les services disposantde cet outil.Le dossier remis doit être placé dans un conditionnement clos, de manière à assurer une protectionde la confidentialité du dossier : enveloppe, boite, sacoche, etc. qui pourra être estampillé« confidentiel ».Des protections particulières (mallettes sécurisées) pourront être prises lors du transport du dossierdans un véhicule, notamment vers les structures extérieures de l’établissement.Ascodocpsy 2/11Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

L’archiviste peut pointer la liste des entrées journalières pour faciliter le fonctionnement du service desarchives, et anticiper les demandes des services médicaux,: cela permet de limiter la création dedoublons, d’assurer une mise à disposition plus rapide, d’avoir une information sur un patient quin’aurait pas envie ou ne serait pas en mesure de parler de ses antécédents dans l’établissement.Cette démarche s’intègre dans une politique de dossier unique du patient.1.2 Communication aux services du centre hospitalier pendant la fermeture du service desarchivesL’emprunteur s’assure auprès des unités de soins que le patient n’a pas été hospitalisé récemment etque son dossier ne s’y trouve pas encore.L’entrée dans le service des archives est réservée aux personnes dûment habilitées par leur fonctionsous la responsabilité du directeur de garde. Il laisse pour l’archiviste une trace de l’emprunt (bulletinde communication) et veille à ne pas déclasser les documents.Réglementer ce type de procédure est nécessaire pour assurer la continuité du service publichospitalier et éviter des dysfonctionnements. Ce type de communication, en dehors des heures etjours d’ouverture, doit rester exceptionnel et relever de l’urgence médicale. (Voir exemple deprocédure)2. Communication à des personnes extérieures à l’établissementIl est possible de consulter librement et sans avoir à se justifier les dossiers médicaux tombés dans ledomaine public :« Le délai au-delà duquel les documents d'archives publiques peuvent être librement consultésest porté à : a) Cent cinquante ans à compter de la date de naissance pour les documentscomportant des renseignements individuels de caractère médical ; (…) »Extrait de l’Article L213-2 du Code du Patrimoine2.1 La réglementation de la communication à une personne extérieure au corps médical• La communication du dossier médical au patientPendant longtemps, le dossier médical était accessible par l’intermédiaire du médecin. Avec la loi2002-303 du 4 mars 2002, le patient accède directement à son dossier médical quel qu’en soit sonsupport, sauf dans le cas de l’hospitalisation sans consentement.L’article. L. 1111-7 du Code de la Santé Publique précise que « Toute personne a accès à l'ensembledes informations concernant sa santé détenues par des professionnels et établissements de santé,qui sont formalisées et ont contribué à l'élaboration et au suivi du diagnostic et du traitement ou d'uneaction de prévention, ou ont fait l'objet d'échanges écrits entre professionnels de santé, notammentdes résultats d'examen, comptes rendus de consultation, d'intervention, d'exploration oud'hospitalisation, des protocoles et prescriptions thérapeutiques mis en oeuvre, feuilles desurveillance, correspondances entre professionnels de santé, à l'exception des informationsmentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en chargethérapeutique ou concernant un tel tiers. Elle peut accéder à ces informations directement ou parl'intermédiaire d'un médecin qu'elle désigne et en obtenir communication (…) ».L’article R 1112-9 du Code de la Santé Publique rappelle cette obligation faite aux établissements dementionner dans le livret d’accueil les conditions d’accès aux informations de santé.La Haute Autorité de Santé a formulé des recommandations 1 pour prévenir de nombreuses craintesformulées par les professionnels de santé (contentieux, écrits pouvant blesser le patient ou sa famille,quiproquos, incompréhension, mauvaise interprétation, langage technique, etc.).1 Recommandations pour la pratique clinique : Accès aux informations concernant la santé d’une personne.Modalités pratiques et accompagnement. HAS – décembre 2005Ascodocpsy 3/11Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Quelques exemples de questions récurrentes en matière de communication du dossier médical dupatient :• Les notes personnellesLa HAS indique que « C’est dans la mesure où certaines notes des professionnels de santé ne sontpas destinées à être conservées, réutilisées ou le cas échéant échangées, parce qu’elles ne peuventcontribuer à l’élaboration et au suivi du diagnostic et du traitement ou à une action de préventionqu’elles peuvent être considérées comme personnelles et ne pas être communiquées : elles sontalors intransmissibles et inaccessibles à la personne considérée comme aux tiers, professionnels ounon ».• Les informations recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en chargethérapeutique ou concernant un tel tiers ne doivent pas être communiquées et sont donc extraites dudossier lors de la communication.• Le patient doit être informé du caractère strictement personnel de la démarche decommunication, qu’il n’est pas obligé de divulguer ce dont il a pu avoir connaissance, sous l’influencede son entourage ou de tiers ayant une démarche commerciale en vue de collecter des informationsmédicales : prêts, assurance vie, banques, etc.A contrario, une personne dispose du droit d’être tenue dans l’ignorance d’un diagnostic ou d’unpronostic grave, sauf affection transmissible.• La possibilité de passer par l’intermédiaire d’un médecin reste proposée, et mêmerecommandée en raison des risques que feraient courir à la personne concernée la connaissancesans accompagnement de certaines informations. L’intéressé peut lui même désigner cetintermédiaire.Il est également possible de se faire accompagner par une tierce personne dite « personne deconfiance » : le médecin devra alors informer le patient que cette personne aura connaissanced’informations personnelles pouvant toucher son intimité. Il devra également informer la tiercepersonne qu’elle est tenue pénalement de respecter la confidentialité des informations délivrées.• La communication avec intermédiaire : l’hospitalisation sous contrainteL’article L 1111-7 du Code de la Santé Publique indique qu’« A titre exceptionnel, la consultation desinformations recueillies, dans le cadre d'une hospitalisation sur demande d'un tiers ou d'unehospitalisation d'office, peut être subordonnée à la présence d'un médecin désigné par le demandeuren cas de risques d'une gravité particulière. En cas de refus du demandeur, la commissiondépartementale des hospitalisations psychiatriques est saisie. Son avis s'impose au détenteur desinformations comme au demandeur ».La commission départementale dispose de deux mois pour se prononcer : son avis d’impose aupatient comme au médecin• Communication au majeur sous régime de protectionL’accès est direct pour les personnes placées sous sauvegarde de justice ou curatelle.Pour les personnes sous tutelle, l‘accès est exercé par le représentant légal.• Communication au mineurL’accès du mineur à son dossier médical se fait par l’intermédiaire du médecin.L’article L. 1111-7 du Code de la Santé Publique indique que « Sous réserve de l'opposition prévue àl'article L. 1111-5, dans le cas d'une personne mineure, le droit d'accès est exercé par le ou lestitulaires de l'autorité parentale. A la demande du mineur, cet accès a lieu par l'intermédiaire d'unmédecin ».L’article L 1111-2 du Code de la Santé Publique précise qu’un mineur a le droit de recevoirl’information et de participer à la prise de décision le concernant. Il est alors nécessaire d’adapter lediscours et les explications à l’âge et la maturité du mineur.Ascodocpsy 4/11Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Mais le mineur peut limiter et refuser ce droit d’accès comme le prévoit l’article L. 1111-5 du Code dela Santé Publique notamment pour des soins pour lesquels le mineur ne voudrait pas que ses parentssoient informés. Cette opposition peut se limiter à un seul des deux parents.Le mineur émancipé dispose des mêmes droits que le patient majeur ( 2 ). Les parents ne peuvent plusaccéder aux informations médicales une fois l’enfant majeur. Cette restriction s’applique aussi à lapériode où l’enfant était mineur.• Communication aux ayants-droitsL’ayant-droit se définit comme le successeur du défunt au sens du code civil :- les héritiers (même ceux n’appartenant pas à la première génération) ;- le conjoint survivant ;- les légataires universels ou à titre universel.La personne, qui entretenait une relation de concubinage, sauf dispositions testamentairesparticulières, n’est pas un ayant-droit.La demande doit être motivée et répondre à l’un de ses trois motifs :- connaître les causes du décès ;- défendre la mémoire du défunt ;- faire valoir ses droits.La communication est possible si le défunt n’a pas fait savoir de son vivant qu’il s’opposait à lacommunication de son dossier médical (article L.1110-4 du Code de la Santé Publique).L’établissement ne peut refuser la communication à un héritier même s’il a connaissance d’un litige oud’une procédure opposant les héritiers 3 .2.2 La réglementation de la communication à un professionnel de santé extérieur àl’établissementAucun des originaux composant le dossier médical n’est envoyé à un autre professionnel de santé. Ledossier médical reste la propriété de l’établissement.• Communication à un autre médecin ou à un autre établissement de soinsLes professionnels de santé se communiquent les informations que le patient autorise, en gardant àl’esprit que cette communication est réalisée dans son intérêt et en rapport avec les soins qui lui sontprodigués.Toute personne a le droit d’être informée sur son état de santé, sauf urgence ou impossibilité (articleL 1111.2 du Code de la Santé Publique).Il reste néanmoins plus prudent d’obtenir un courrier écrit qui permettra d’attester de l’identité duprofessionnel avant tout échange d’information. Le praticien doit être inscrit à l’ordre des médecins etne pas faire l’objet d’une suspension d’exercice. Il est par ailleurs nécessaire d’obtenir l’accord écrit dupatient qui sera ensuite classé dans le dossier médical. Ces démarches sont diligentées parl’administration de l’établissement hospitalier. Le premier contact se faisant souvent par téléphoneauprès du service des archives, il convient de rester prudent dans ses propos car rien ne prouve quele correspondant est habilité à recevoir les informations.2 Recommandations pour la pratique clinique : Accès aux informations concernant la santé d’une personne.Modalités pratiques et accompagnement. HAS – décembre 20053 ANAES : réglementation et recommandation sur le dossier patient – 2003Ascodocpsy 5/11Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

• Communication au médecin traitantLe médecin traitant, même s’il a prescrit l’hospitalisation, a accès au dossier seulement avec l’accorddu patient.• Communication au médecin membre de l’inspection générale des affaires sociales, aumédecin inspecteur de la santé publique, au médecin conseil de l’assurance maladieL’accès est possible dans le respect des règles de déontologie si les informations sont nécessaires àl’exercice de leur mission (article L 1112-1 du Code de la Santé Publique).L’article R315-1-1 du Code de la Sécurité Sociale précise que « pour l’analyse de l’activité d’unprofessionnel de santé (…) il peut se faire communiquer dans le cadre de cette mission, l’ensembledes documents, actes et prescriptions relatifs à cette activité. »• Communication au médecin conseil d’un organisme d’assurance privée ou de mutuelleIl n’a pas d’accès au dossier, même avec l’accord du patient.Néanmoins, la personne qui souscrit un produit avec un questionnaire de santé, accepte et renoncepar avance au secret médical. C’est au patient et non au médecin de transmettre l’information au seulmédecin conseil de l’organisme d’assurance.• Communication au médecin du travailLe médecin du travail constitue pour chaque agent un dossier médical, communicable aux médecinsinspecteurs du travail (R241-56 et R242-22 du Code du Travail). Le médecin du travail est soumis ausecret professionnel et communique avec le médecin traitant avec l’accord du patient. Il transmet àl’employeur une fiche d’aptitude que l’on retrouvera dans le dossier de carrière de l’agent.• Communication au médecin DIMLa communication du dossier est autorisée pour le codage et le PMSI.• La commission des relations avec les usagersEn application de l’article L 1112-3 du Code de la Santé Publique :« A cette fin, elle peut avoir accès aux données médicales relatives à ces plaintes ou réclamations,sous réserve de l'obtention préalable de l'accord écrit de la personne concernée ou de ses ayantsdroitsi elle est décédée. Les membres de la commission sont astreints au secret professionnel dansles conditions définies par les articles 226-13 et 226-14 du Code Pénal. (…) »2.3 La réglementation de la communication dans le cas d’une action en justice et saisie dudossier médicalIl existe deux cas :- le médecin expert auprès des tribunaux civils ou administratifs : il accède au dossier aprèsaccord du patient pour évaluer un dommage.- Le médecin expert auprès des tribunaux pénaux : c’est le Code de Procédure Pénale quis’applique et l’accord de la personne concernée n’est pas requis.Ascodocpsy 6/11Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

L’article 97 du code de procédure pénale définit les modalités de saisie :« Lorsqu'il y a lieu, en cours d'information, de rechercher des documents ou des donnéesinformatiques et sous réserve des nécessités de l'information et du respect, le cas échéant, del'obligation stipulée par l'alinéa 3 de l'article précédent, le juge d'instruction ou l'officier de policejudiciaire par lui commis a seul le droit d'en prendre connaissance avant de procéder à la saisie. Tousles objets, documents ou données informatiques placés sous main de justice sont immédiatementinventoriés et placés sous scellés. Cependant, si leur inventaire sur place présente des difficultés,l'officier de police judiciaire procède comme il est dit au quatrième alinéa de l'article 56. Il est procédéà la saisie des données informatiques nécessaires à la manifestation de la vérité en plaçant sousmain de justice soit le support physique de ces données, soit une copie réalisée en présence despersonnes qui assistent à la perquisition. »La saisie du dossier médical se fait en présence :- d’un magistrat ou d’un officier de police judiciaire muni d’une commission rogatoire (transfertdu pouvoir de saisie du juge au policier) ;- d’un représentant de l’ordre des médecins ;- du chef de service, le médecin qui a suivi le patient ou un représentant des médecins del’établissement ;- éventuellement d’un représentant de l’administration ;- de l’archiviste (quand la saisie a lieu dans le service des archives).Lorsque la saisie a lieu dans le service d’archives, l’établissement est en principe prévenusuffisamment à l’avance. L’établissement peut demander une copie du dossier, à ses frais, ce qui estvivement conseillé, car les dossiers saisis ne reviennent jamais. Néanmoins, le magistrat peut refuserla copie. Il est alors possible d’obtenir les références de la commission rogatoire. Dans la pratique,l’archiviste fait la copie avant saisie du dossier médical : plus simple, plus rapide et moins coûteux.Les pièces peuvent être comptées et inventoriées. Le dossier est mis sous enveloppe, puis scellé. Lemédecin, nommé expert, ouvre l’enveloppe et répond aux seules questions posées par la justice(article 108 du Code de Déontologie Médicale). L’ensemble des personnes intervenant dans laprocédure judiciaire n’a accès qu’aux conclusions de l’expert.2.4 La réglementation de la communication pour les recherches et enquêtes épidémiologiques,sociologiques ou historiquesLa loi ne prévoit pas le droit pour un chercheur d’accéder à un dossier médical dans l’exercice de samission, s’il n’est pas personnellement impliqué dans la prise en charge du patient. Il paraît prudentde considérer que cet accès n’est pas autorisé, même en cas d‘accord du patient, sauf à rendre ledossier anonyme (cf. courrier de la DHOS du 26 novembre 2002 adressé au Centre Hospitalier deSaint-Egrève).Il peut instruire une demande de dérogation auprès de la Direction des Archives de France (voirparagraphe sur les dérogations).3. Modalités pratiques de communicationUn certain nombre de centres hospitaliers propose un modèle de demande de communication dudossier médical sur leurs sites internet ou dans leurs livrets d’accueil. Les associations d’usagers enproposent également. Le patient n’a pas à motiver sa demande contrairement aux ayants-droits.Des pièces sont à joindre à la demande en fonction de la qualité du demandeur : photocopies de lacarte d’identité et photocopie du livret de famille ou du certificat d’hérédité pour les ayants-droits. Ledemandeur doit indiquer ce qu’il souhaite consulter : ensemble ou partie du dossier, pièces préciseséventuellement.Un délai de réflexion du patient ainsi qu’un délai de réponse de l’administration est fixé dans l’articleL. 1111-7 du Code de la Santé Publique (…) « dans les huit jours suivant sa demande et au plus tôtaprès qu'un délai de réflexion de quarante-huit heures aura été observé. Ce délai est porté à deuxmois lorsque les informations médicales datent de plus de cinq ans ou si la commissiondépartementale des hospitalisations psychiatriques est saisie. »Ascodocpsy 7/11Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Il est conseillé de conserver l’enveloppe pour dater la demande surtout si elle porte sur unehospitalisation de moins de 5 ans. Il est recommandé d’accuser réception de la demande afin d’enprendre acte auprès de son expéditeur.Les établissements doivent informer le demandeur :- des frais de copies et d’envoi ;- de l’accompagnement mis en place par l’établissement (qui n’est pas obligatoire) ;- de la recommandation du médecin, sur la présence d’une tierce personne (qui n’est pasobligatoire) ;- des difficultés d’interprétation et dans certains cas de la révélation d’informations.Il est très difficile de respecter le délai de huit jours, car les services concernés de l’établissementdoivent :- vérifier l’identité du demandeur, les pièces produites et la légitimité de sa demande ;- localiser le dossier médical, soit dans l’unité, soit au service des archives ;- traiter la demande :- en fixant un rendez vous :Il arrive que la consultation se fasse dans un service d’archives, mais cela nécessited’avoir des locaux adaptés. Le dossier aura été vérifié au préalable par le médecinqui accueillera le demandeur.En cas de consultation sur place, il faudra veiller à la préservation de l’intégrité dudossier (vols, dégradations, falsifications, etc.) et relever les pièces remises.- en traitant la demande par correspondance :Sélection des pièces par le médecin, photocopies, rédaction du courrierd’accompagnement, notes de frais pour les photocopies, envoi de l’ensemble enrecommandé avec accusé de réception dans une enveloppe contenant uneenveloppe cachetée.Il est conseillé de ranger dans le dossier médical les avis de recommandés, lescourriers et un inventaire des pièces délivrées. Au cas où des documents ne sontpas reproductibles, il faut proposer une consultation sur place.Il semble difficile de prévoir des sanctions si les délais de communication ne sont pas respectés parl’établissement hospitalier. La consultation du dossier médical, comme de toute archive publique estgratuite. Les frais facturés par l’établissement peuvent concerner les frais d’envoi, les frais dephotocopies ou de reproduction du support. Le temps de travail de l’archiviste ou de la secrétaire n’estpas facturé. Certains établissements ne font pas payer en raison de la complexité de la gestion decette petite facturation.4. Refus de communication ou absence de réponseUne absence de réponse dans le mois équivaut à un refus. Le demandeur peut alors saisir laCommission d’Accès aux Documents Administratifs : http://www.cada.fr/fr/sites/frame.htmUne fois saisie, la CADA dispose d’un mois pour répondre et solliciter le centre hospitalier. Ce derniera alors un mois pour répondre. Si il persiste dans son refus ou n’émet aucune réponse, l’administrédispose de deux mois pour saisir la justice.Le demandeur peut également saisir la commission régionale de conciliation et d’indemnisation pourle respect de ses droits.Pour pouvoir intenter une action en justice, il est obligatoire d’avoir au préalable saisi la CADA. Cecis’applique aux établissements publics et aux établissements privés ayant une mission de servicepublic. Pour les autres établissements, il faut s’adresser à une association d’aide aux malades.Les problèmes de communication engagent la responsabilité du directeur.Ascodocpsy 8/11Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Bulletin de communication du dossier médicalCENTRE HOSPITALIERService des Archives - PosteDossier patient : Bulletin de communicationIdentité du demandeur :Médecin Secteur : ........................................................................................................Surveillant (1)......................................................................................Pavillon ou CMP : ..............................Secrétaire ...........................................................................................Je, soussigné(e) ...............................................................................................................................................demande à me faire remettre le dossier d'hospitalisation / de consultation (1) :M. - Mme - Mle (1) Nom : .........................................................................Prénom : …………………..Epouse : ....................................................................Date de sortie : ………..….Cote : …………………….- afin qu'il me soit communiqué (1).- afin qu'il soit communiqué au Docteur .........................................................................................................Praticien du Centre Hospitalier, responsable du traitement de ce patient (1).Identité du porteur (si différent du demandeur) :Nom : ......................................................... Prénom : ...................................... Qualité : ....................Signature du demandeur : Signature du porteur : Date et visa des Archives :(1) Rayer les mentions inutiles.Ascodocpsy 9/11Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Formulaire de retrait d’un document d’archives (autre qu’un dossier patient)CENTRE HOSPITALIERService des Archives - PosteBulletin de communication d’un document d’archivesJe soussigné, ...................................................................................................................................................Fonction ...........................................................................................................................................................Du service .......................................................................................... poste : ................................................Reconnais avoir reçu du service des archives les documents suivants :Nature Dates CotesDate : Signature :Ascodocpsy 10/11Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Exemple de procédurePoints à respecter pour le retraitd’un dossier médical en dehors des heures d’ouverturedu service archivesCette procédure est exceptionnelle pour la bonne sécurité des documents et relève de l’urgencede service. Rappel : le service est ouvert du lundi au vendredi de 9 heures à 16 heures. L’emprunteur s’assure auprès du Standard-Accueil que le patient n’a pas été hospitalisé dans lesdeux années précédentes, et auprès du pavillon de la dernière hospitalisation, que son dossiermédical ne s’y trouve pas encore. L’emprunt du dossier est fait par une personne dûment habilitée (ou en l’absence despersonnes habilitées, par l’interne de garde), sous la responsabilité du directeur de garde. Les clés sont à retirer auprès du Standard-Accueil. Le dossier médical est classé à la dernière année de sortie, et par ordre alphabétique (nom dejeune fille pour les femmes mariées). L’emprunteur veille à ne pas déclasser les documents. L’emprunteur laisse au service des archives un bulletin de communication.Auteur : Sabine Jean-Feydel, archiviste, Centre Hospitalier de Saint-EgrèveFévrier 2008Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 11/11Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresLA COMMUNICATION D’ARCHIVES ADMINISTRATIVESLa communication des archives administratives est assurée au sein de l’établissement, le prêt à domiciled’archives publiques étant formellement interdit. L’accès aux archives est gratuit.La communication : définitions, réglementationDéfinitionsOn entend par « communication » :- Acte de mise à disposition d’un document ;- Mot générique utilisé pour désigner l’ensemble des actions et des moyens mis en œuvre par lesservices d’archives pour assurer l’accès aux documents.C’est avant tout la dernière étape de la chaîne archivistique. C’est aussi l’intérêt de la mise en place d’unservice d’archives : « conserver pour retrouver ».Pourquoi conserver ?« La conservation des archives est organisée dans l'intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de lajustification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour ladocumentation historique de la recherche. » Article L 211-2 du Code du Patrimoine.Nature des archives administrativesDans les établissements issus du secteur de la santé mentale, les archives administratives sont produitespar les services administratifs qui gèrent l’établissement hospitalier et sont sommairement composées par :- Les registres de la Loi ;- Les dossiers administratifs des patients ;- Les guides journaliers, cahiers de consignes, plannings, etc. ;- Les dossiers individuels des majeurs protégés ;- Les dossiers individuels de carrière des agents ;- Les cahiers de scolarité des écoles paramédicales ;- Les éléments de paie ;- Les pièces de facturation, marchés, bons de commande et livraisons, titres de recettes ;- Les dossiers de travaux ;- Les délibérations des instances : CA, CME, CHSCT, etc. ;- La correspondance, etc.Il existe également des documents administratifs contenant de l’information médicale, rédigés et gérés parles services administratifs (Gestion des biens des majeurs protégés, Admissions, etc.) comme les registresde la Loi en psychiatrie.Ascodocpsy 1/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

RéglementationL’article L.213-1 du Code du Patrimoine indique que les documents qui étaient communicables avantarchivage, restent communicables après leur entrée au service des archives. Tous les autres documents lesont après trente ans, sauf délais spéciaux, qui sont fixés par l’article L.213-2 du Code du Patrimoine.« Le délai au-delà duquel les documents d'archives publiques peuvent être librement consultés estporté à :a) (…)b) Cent vingt ans à compter de la date de naissance pour les dossiers de personnel ;c) Cent ans à compter de la date de l'acte ou de la clôture du dossier pour les documents relatifs auxaffaires portées devant les juridictions, y compris les décisions de grâce, pour les minutes etrépertoires des notaires ainsi que pour les registres de l'état civil et de l'enregistrement ;d) Cent ans à compter de la date de recensement ou de l'enquête, pour les documents contenant desrenseignements individuels ayant trait à la vie personnelle et familiale et, d'une manière générale, auxfaits et comportements d'ordre privé, collectés dans le cadre des enquêtes statistiques des servicespublics ;e) Soixante ans à compter de la date de l'acte pour les documents qui contiennent des informationsmettant en cause la vie privée ou intéressant la sûreté de l'Etat ou la défense ».Ces cinq circulaires donnent également des informations sur la communicabilité des documentsadministratifs des établissements publics d’hospitalisation :Circulaire AD 93-5 du 26 novembre 1993 : Tri et conservation des archives des établissements publicsd’hospitalisation : documents produits après 1968 par les services financiers et économiqueshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad93-5.htmlCirculaire AD 94-2 du 18 janvier 1994 : Tri et conservation des archives des établissements publics desanté : documents produits après 1968 par les services administratifs chargés de la gestion deshospitalisations et consultationshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad94-2.htmlCirculaire AD 94-6 du 18 juillet 1994 : Tri et conservation des archives des établissements publics desanté : documents produits après 1968 par les services chargés de la gestion du personnel et de laformationhttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad94-6.htmlCirculaire AD 94-10 du 7 octobre 1994 : Tri et conservation des archives des établissements publicsde santé : documents produits après 1968 et concernant le patrimoine foncier, immobilier et mobilierdes établissementshttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad94-10.htmlCirculaire AD 94-11 du 20 octobre 1994 : Tri et conservation des documents produits après 1968 parles établissements publics de santé : archives de l'administration générale de l'établissementhttp://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad94-11.htmlCommunication aux services du centre hospitalierLa demande peut être adressée par téléphone, messagerie ou fax, car il est souhaitable qu’elle parvienneau service des archives avant que le demandeur ne se déplace. Cela laisse du temps à l’archiviste poureffectuer la recherche.Il est aussi préférable que le demandeur communique la côte du document désiré, afin de gagner du tempset de simplifier la recherche. En effet, le service versant détient un double des bordereaux de versement surlequel la côte figure. Il est conseillé de remettre un carton d’archives entier plutôt qu’une pièce pour limiterles risques d’égarement.Le service d’archives peut communiquer un dossier ou un document à un service s’il obtient l’autorisation duservice versant. Cette autorisation n’est pas requise s’il s’agit d’une demande de communication dedocuments librement communicables.Une fiche fantôme signale la place du dossier à l’endroit où il était placé pour faciliter le reclassementultérieur et connaître la date et le nom de l’emprunteur. Le fantôme permet aussi de repérer les articles nonrestitués.Ascodocpsy 2/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Le règlement des archives hospitalières de 1968, dans son article 21, indique la tenue obligatoire d’unregistre des communications ou les emprunts sont à consigner, mais il est vivement conseillé de faire signerun reçu. Le registre ne doit pas se substituer au bulletin qui engage l’emprunteur et décharge l’archiviste. Cedocument permet aussi à l’archiviste de suivre plus facilement les emprunts.(voir formulaire de retrait d’un document d’archives, annexe 1)L’intérêt du registre des communications constitue une sorte de « main courante » et permet de noter lesrecherches sans suite, qui nécessitent souvent plus de temps que les recherches satisfaites.Les mouvements de dossier peuvent être saisis sur une base dédiée aux archives pour les services le caséchéant.Le dossier remis doit être placé dans un conditionnement clos, de manière à assurer sa confidentialité :enveloppe, boite, sacoche, etc.Il convient de rappeler à toute personne obtenant communication d’un dossier :- qu’il ne faut pas enlever ni rajouter des pièces ;- qu’il convient de ne pas le déclasser ;- qu’il n’est pas à prêter et qu’elle en est responsable.Communication à des personnes extérieures à l’établissementIl s’agit là obligatoirement d’une communication sur place dans le service des archives. Cela impliquel’aménagement d’un espace de lecture et la rédaction d’un règlement. Néanmoins, la demande decommunication d’archives administratives dans le secteur de la santé mentale est assez minime etl’aménagement d’une véritable salle de lecture n’est pas forcément utile. Elle peut-être simplementcomposée d’une ou deux tables avec quelques chaises et sa capacité d’accueil sera étudiée en fonction del’importance du fonds conservé et de la fréquentation des chercheurs.Le règlement de la salle de lectureLa Note AD 5018 du 25 mai 1994 fixe les règles de fonctionnement des salles de lecture.http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAF.94-5018.pdfSur le plan pratique, il convient de retenir- la salle ne doit pas communiquer avec les magasins ;- comme dans tout local accueillant du public, il existe des normes au niveau sécurité à respecter(accès aux issues de secours, etc.) ;- La surface de la pièce doit être suffisante ;- Il convient de s’assurer de l’identité du lecteur, mais l’archiviste n’est pas autorisé à conserver lapièce d’identité pendant la consultation ;- La pièce doit être calme et non située à proximité du lieu où se font les demandes de dossiersmédicaux ou autres pour respecter le secret médical ;- L’archiviste doit pouvoir surveiller le lecteur pour éviter tout risque de vol ou de dégradation : uninventaire des pièces communiquées peut être dressé.- Il convient de rappeler au lecteur que certaines pièces sont uniques ou anciennes et qu’elles sont àmanipuler avec précaution. D’autre part, l’archiviste doit s’assurer que le lecteur ne déclassera pas ledossier remis en consultation.- Il est recommandé de proposer un casier consigne à tout lecteur et de ne l’autoriser à entrer en sallede lecture qu’avec un minimum d’objets (papier, crayon par exemple) toujours pour limiter le risque devol ;- C’est au lecteur à effectuer les recherches de côtes des documents qu’il souhaite consulter à partirdes outils mis à sa disposition. En l’absence de tels outils, c’est à l’archiviste de rechercher lesdocuments désirés dans la mesure où ils existent et sont versés au service des archives ;- Il convient de définir les modalités de reproduction des pièces consultées (coûts, délai, utilisationd’appareils photos sans flash, etc.) mais surtout d’informer que certaines pièces (comme les registres)peuvent être jugées interdites à la photocopie, pour éviter tout risque de dégradation pendant lamanipulation.Ascodocpsy 3/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Demande de dérogationLa loi ne prévoit pas de droit particulier pour un chercheur, quel que soit son statut.Il reste néanmoins possible d’instruire une demande de dérogation auprès de la direction des archives deFrance. Un formulaire de demande de dérogation est proposé par la Direction des Archives de France dansses circulaires AD-DEP 4630 du 22 décembre 1995 et AD/DEP 122 du 25 janvier 1996 (annexe 2). Il est ànoter que la loi n°79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives (articles 6 à 8) citée dans le titre a été modifiéepar l’ordonnance 2004-178 du 20 février 2004 relative à la partie législative du code du patrimoine.L’article 2 du décret n° 79-1038 du 3 décembre 1979 indique que « Toute demande de dérogation auxrègles de communicabilité des archives publiques est soumise au ministre chargé de la culture (direction desarchives de France) qui statue après accord de l’autorité qui a effectué le versement ou qui assure laconservation des archives », ce qui signifie que le service versant donne son avis.Le formulaire est donc complété par le lecteur puis visé par le service des archives de l’établissementhospitalier avant d’être soumis à l’accord ou au refus du service versant. La demande revêtue de ces deuxvisas est ensuite transmise sous forme de copie à la Direction des Archives de France pour décision via lesarchives départementales. Après instruction, la réponse est directement notifiée au requérant, le directeur del’établissement hospitalier en étant également informé par courrier.Toute personne a la possibilité de déposer une demande de dérogation qui sera instruite dans un délai dedeux mois maximum.Refus de communication ou absence de réponse« Toute administration détentrice d'archives publiques ou privées est tenue de motiver tout refus qu'elleoppose à une demande de communication de documents d'archives. », L 213-4 du Code du Patrimoine.Une absence de réponse dans le mois équivaut à un refus, et le demandeur peut alors saisir la Commissiond’Accès aux Documents Administratifs : http://www.cada.fr/fr/sites/frame.htmLes établissements publics ou privés ayant une mission de service public ont l’obligation de saisir la CADAavant de pouvoir intenter une action en justice.Une fois saisie, la CADA dispose d’un mois pour répondre et solliciter le centre hospitalier. Ce dernier a alorsun mois pour répondre. S’il persiste dans son refus ou n’émet aucune réponse, l’administré dispose de deuxmois pour saisir la justice.La responsabilité du directeur est engagée lorsque se présentent des problèmes de communication.Ascodocpsy 4/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Annexe 1IT : Formulaire de retrait d’un document d’archivesCENTRE HOSPITALIERService des Archives - PosteBulletin de communication d’un document d’archivesJe soussigné, _________________________________________________________Fonction ____________________________________________________________Du service ________________________________________ poste : ____________Reconnais avoir reçu du service des archives les documents suivants :Nature Dates CotesDate : Signature :Ascodocpsy 5/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Annexe 2DEMANDE DE COMMUNICATION PAR DEROGATION DE DOCUMENTS D’ARCHIVES PUBLIQUES NONLIBREMENT COMMUNICABLES ADRESSEE A M. LE DIRECTEUR DES ARCHIVES DE FRANCE(Loi n°79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives, articles 6 à 8.DECRET N° 79-1038 DU 3 DECEMBRE 1979 RELATIF A LA COMMUNICABILITE DES ARCHIVES PUBLIQUES)IDENTIFICATION DU SERVICE D’ARCHIVESIDENTIFICATION DU DEMANDEUR Monsieur Madame MademoiselleNOM :NOM DE JEUNE FILLE :PRENOM :ADRESSE PERMANENTE :ADRESSE TEMPORAIRE (AVEC DATE LIMITE) :TITRES UNIVERSITAIRES :PROFESSION :JUSTIFICATION DE LA RECHERCHESUJET (intitulé précis : thème, limites géographiques et chronologiques).NATURE DE LA RECHERCHE Recherche administrative : établissement de droits Recherche historique personnelle (hors recherche généalogique) Recherche généalogique : Personnelle Professionnelle Recherche scientifique : Livre Article Enquête collectiveDirecteur de recherche (facultatif ; joindre éventuellement une attestation) :Etablissement d’exercice (université, centre de recherche) :OBSERVATIONS COMPLEMENTAIRES.(Observations concernant les motivations de la demande, la relation des documents sollicités avec le sujetde recherche, des indications de méthodologie ou de plan, etc.)Ascodocpsy 6/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

ENGAGEMENT DE RESERVEJe soussigné :m’engage formellement à ne publier et à ne communiquer aucune information recueillie dans lesdocuments pour lesquels une autorisation de consultation par dérogation aux règles de communicabilité mesera accordée, et qui soit susceptible de porter atteinte à la sûreté de l’Etat, à la défense nationale ou à lavie privée des personnes.Date et signature :Nombre de feuillets intercalaires joints à la présente demande :Ascodocpsy 7/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

SERVICE D’ARCHIVES :IDENTIFICATION DES DOCUMENTS DEMANDES PAR DEROGATIONNOM DU DEMANDEUR :Feuillet intercalaire n°COTE DU VERSEMENT :SERVICE D’ORIGINE :(Remplir un feuillet intercalaire distinct par versement ou par service versant).Cote (s) :Analyse (recopier l’analyse de l’instrument de recherche disponible) :Dates extrêmes :Avis des Archives : Sans objet (article déjà communicable) Accord RefusAvis du service versant : Accord RefusCote (s) :Analyse (recopier l’analyse de l’instrument de recherche disponible) :Dates extrêmes :Avis des Archives : Sans objet (article déjà communicable) Accord RefusAvis du service versant : Accord RefusCote (s) :Analyse (recopier l’analyse de l’instrument de recherche disponible) :Dates extrêmes :Avis des Archives : Sans objet (article déjà communicable) Accord RefusAvis du service versant : Accord RefusSignature et cachet :Auteur : Sabine Jean-Feydel, archiviste, Centre Hospitalier de Saint-EgrèveFévrier 2008Ascodocpsy 8/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.Ascodocpsy 9/9Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresFévrier 2008

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresLA MISE EN VALEUR D’UN FONDS D’ARCHIVESLa mise en valeur des archives dans un établissement hospitalier n’est pas une action prioritaire bienqu’elle concoure à la valorisation de l’image patrimoniale de son institution.Ce désintérêt ou cette méconnaissance s’explique par diverses raisons :- absence de formation- peu ou pas de temps à y consacrer- personnel réduit- objectif non reconnu pour l’établissement- absence de budget- aucun espace dédié- pauvreté et disparité des fonds historiques- existence d’une société savante ou d’un musée qui s’est approprié cette fonction au sein del’hôpitalEn 2006, une enquête menée par la commission Archives d’Ascodocpsy souligne effectivement lepeu d’intérêt des archivistes hospitaliers à mettre en place des initiatives tendant à faire découvrir etsortir des magasins les archives hospitalières. Celles-ci sont communiquées, conservées mais ne sontpas suffisamment utilisées comme vecteur d’une valorisation dont elles sont porteuses.Sur 30 services répondant à la question relative aux moyens accordés à la mise en valeurculturelle de leur fonds, 23 services reconnaissent ne pas s’en préoccuper. Pour les autres, cette miseen valeur se traduit par la programmation de manifestations autour d’un projet défini (exposition,participation aux journées du Patrimoine, organisation de journées portes ouvertes) ou par despublications relatant l’activité du service des archives (rédaction de plaquettes et d’articles dans lejournal de l’établissement ou le bulletin municipal).Il est indéniable que la valorisation des archives, sous quelque forme qu’elle soit, touche le grandpublic qui y est sensible et son personnel « dirigeant ».Ces actions de valorisation se répercutent sur le service qui les initie en lui renvoyant une imagepositive de son activité. L’investissement scientifique, intellectuel et financier s’en trouve aussirécompensé.La valorisation des archives distingue d’une part l’action éducative plutôt destiné à un jeunepublic dans le cadre scolaire et d’autre part l’action culturelle qui touche un plus large public à traversdes manifestations multiformes. C’est plutôt cette deuxième orientation que privilégient les hôpitaux.Il n’existe pas dans les services d’archives hospitaliers de services éducatifs comme auxarchives nationales, départementales ou municipales. Ces services éducatifs organisent, en faveurd’un jeune public, des ateliers ou élaborent des dossiers documentaires et pédagogiques encollaboration avec les enseignants.A la demande d’un enseignant, un projet structuré peut néanmoins s’élaborer avec le servicedes archives pour travailler avec des élèves sur des documents originaux relatifs à l’histoire locale ouse rapportant à un thème du programme scolaire.Ascodocpsy 1/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresMars 2009

Une école d’éducateurs ou d’infirmiers proche d’un établissement hospitalier ou établie en sonsein pourra également solliciter le service des archives en lui proposant d’accompagner les élèvesdans la découverte des documents primaires. Les dossiers médicaux en sont un bon exemple car ilsreflètent l’évolution de la prise en charge psychiatrique dans le temps.L’archiviste hospitalier participe plus facilement à l’organisation d’expositions. Celles-ci sontcréées à l’initiative de l’établissement et se montent en général dans ses locaux, au service desarchives, dans la bibliothèque ou dans un lieu spécialement dédié à ces manifestations.Le service des archives est aussi sollicité par des institutions extérieures (musée, archivesmunicipales) désireuses de créer un partenariat et d’emprunter des documents.Toute exposition naît d’un choix culturel, intellectuel et matériel. Il s’agit de programmer dansle temps sa réalisation et d’un prévoir les phases successives, de la conception à la matérialisation.Le choix du sujet dépend d’une orientation souvent proposée par le service des archives maisémane aussi parfois, d’une sollicitation d’une direction (remise des médailles du travail par la directiondu personnel), de référents culturels ou d’un groupe institutionnel 1 .Le choix peut aussi s’ancrer dans une thématique définie au niveau national comme lors desjournées du Patrimoine, les actions locales thématiques, lire en fête, le printemps des poètes, etc. Cesparamètres locaux et nationaux induisent le choix de la période de programmation.Le public doit enfin être défini : celui-ci est-il circonscrit au personnel de l’établissement, auxpatients ou accueille t-on un public plus large ? Si c’est le cas, le lieu doit correspondre au mieux auxcontraintes définies par la norme, et se vouloir attractif tout en étant sécuritaire.Les différentes étapes qui composent le projet scientifique, culturel et administratif se mettentalors en place :- choix du sujet- recherche et enrichissement du sujet, bibliographie- contacts avec les spécialistes identifiés- mise au point du scénario et des articulations de l’expositionUne fiche décrit pour chaque document :- la cote- l’analyse scientifique- la date et le lieu de conservation- l’argument qui détermine son choix- la description matérielle de l’œuvre.Ces fiches accompagnent le dossier composant les différentes parties du scénario.La scénographie veille à assurer clarté, concision et lisibilité au texte de l’exposition :l’identification de l’objet ou du document est essentielle, de même que son interprétation.Il convient de se référer à la norme AFNOR NF Z 40-010 de juin 2002 intitulée « Prescriptions deconservation des documents graphiques et photographiques dans le cadre d’une exposition ».Les expositions peuvent se réaliser en partenariat avec un musée présent dans l’enceinte del’établissement en complétant, confortant ou rapprochant les sources historiques. Elles peuvent aussise monter dans le cadre d’ateliers thérapeutiques avec un groupe de patients qui exposera uneexposition de photos, de peintures, de dessins, etc.L’exposition peut aussi se monter de façon virtuelle.1 Exemples de sujet : la sectorisation, les jardins, la profession d’infirmier(e), les femmes, les sapeurs pompiers,le tramway, le théâtre, l’ergothérapie, la fanfare, la ferme, l’habillement, l’architecture, les guerres, une structurede soins, un praticien, un patient célèbre, etc.Ascodocpsy 2/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresMars 2009

Une autre manière de mettre en valeur un fonds d’archives est de le présenter sur le site desarchives de l’établissement via Internet. Ce moyen contribue à ouvrir ce fonds à un large public, carles hôpitaux, et surtout ceux oeuvrant dans le domaine de la santé mentale, sont des milieux difficilesd’accès au plan culturel.La mise en ligne des collections patrimoniales favorise leur diffusion et incite les enseignants, lesélèves, les généalogistes ou les simples curieux à prendre contact avec le service des archives.L’accès aux documents figurés peut aussi se faire par le biais d’un site dédié à un type d’images.Le catalogue des cartes postales anciennes de l’hôpital peut servir de support à une opération demise en ligne via l’internet de l’établissement.Le site internet est un véritable outil de communication qui se veut une vitrine du service enprésentant de manière attractive ses collections (jeux interactifs, petits films, fiches et dossiershistoriques multimédias, etc.) et les activités culturelles qui y sont proposées.Citons également d’autres publications faites sur support traditionnel ou sur support informatiquequi mettent en avant le service des archives :- catalogue d’exposition- cédérom- plaquette de présentation du service- brochure thématique 2Les archivistes hospitaliers consacrent l’essentiel de leur activité au tri, au classement, àl’élimination et à la communication de dossiers mais accordent très peu de temps à la mise en valeurde leur fonds. La mise en valeur des archives est une activité reléguée au second plan et nonprioritaire, comme peut l’être la recherche d’un dossier médical.Cette constatation se modifiera peut-être car l’archiviste hospitalier a le moyen, aujourd’hui, des’approprier des outils lui facilitant le partage et la diffusion de l’information. L’archiviste gagnerasûrement en reconnaissance et la fonction des archives en milieu hospitalier s’imposera de façonincontournable, prometteuse de la transmission d’un passé souvent occulté en psychiatrie. Il est doncimportant qu’au sein même de l’institution, les archives servent à la connaissance de son histoire et decelle des hommes qui l’ont côtoyée.Gageons que très vite des exemples illustrent ici la mise en valeur de nos fonds.Auteur : Anne-Pascale Saliou, archiviste, EPS de Ville-Evrard, Neuilly-sur-MarneMars 2009Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon les conditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce document à des finscommerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ou adapter cedocument.2 Brochure réalisée pour les journées européennes du Patrimoine en 2008 sur le thème de l’architecture :« Guide pour une promenade sur le domaine de Ville-Evrard, à la découverte des bâtiments et constructionsdédiés depuis deux siècles à l’activité d’un établissement psychiatrique ».Ascodocpsy 3/3Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresMars 2009

Restauration des documentsd’archivesGuide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procédures1. Quand faut-il restaurer ?Tout document précieux pour l’histoire dès lors que son support ou ses feuillets sontdégradés (anciens documents reliés, plans, affiches, etc.) doit être restauré.Les caractéristiques d’une bonne restauration sont les suivantes :• Le respect du document d’origine• Le texte ne doit être ni altéré, ni détérioré• La réversibilité du traitement de restauration• Le maximum de renforcement doit être assuré ainsi que le comblement deslacunes de chaque feuillet• L’utilisation de matériaux neutres qui doivent être durables et permanents2. Comment procéder concrètement ?Il n’y a pas de cadre réglementaire connu. Il convient de prendre contact avec lesarchives départementales avant toute mise en œuvre. Elles peuvent déléguer unepersonne habilitée à conseiller les documents susceptibles d’être restaurés.Tout travail de restauration donne lieu à la réalisation de trois devis comparatifsaccompagnés chacun d’une fiche technique décrivant les opérations à effectuer. Ilsdoivent définir clairement les prestations proposées ; ils seront présentés en heures(temps réel de l’opération).Ces devis sont transmis aux archives départementales pour un avis technique.Le coût est proportionnel à l’état du document. Le fait qu’il soit parfois élevé se justifiecomme une mesure de sauvegarde du patrimoine hospitalier.Certains départements allouent des subventions. Les Archives départementales peuventvous conseiller et vous orienter.Après avis technique des archives départementales, vous contacterez la société retenue.L’enlèvement des documents s’effectue contre signature et une date de retour sera fixée.1 ascodocpsy • Restauration des documents d’archives Guide des archives hospitalières

Les locaux de stockage des documents chez le prestataire devront être propices à labonne conservation des documents d’archives.Le contractant est responsable de l’intégrité et de la bonne conservation des documentsqui lui sont confiés par le service des archives.Au retour, vérifier s’il s’agit bien du bon document et constater la bonne exécution destravaux sur le document.3. A proscrire• Réparer soi-même avec un ruban adhésif (dégâts irrémédiables au papier ;surcoût important de restauration par la suite)• Accepter le transport des documents par voie postale• Ne retenir que l’aspect extérieur de la reliure (une belle reliure peut cacher desfeuillets très mal restaurés)Référence : Nelly Cauliez, Manuel pour la reliure et la restauration des documents d’archives,DAF-Archives Nationales, juin 2009, 50 p.http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/3285Auteurs : Nathalie Mardelle, archiviste, Centre Hospitalier Clermont de l’OiseCatherine Gazillot, archiviste, Association Hospitalière de Franche-ComtéOctobre 2009Vous êtes libre de reproduire, distribuer et communiquer ce document, selon lesconditions suivantes :Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser ce documentà des fins commerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformer ouadapter ce document.2 ascodocpsy • Restauration des documents d’archives Guide des archives hospitalières

Guide des archives hospitalièresVolume 1 : méthodologie et procéduresRAPPORT D’ACTIVITE D’UN SERVICE D’ARCHIVESUn rapport d’activité de service d’archives est un document d’évaluation qui permet d’étayer et de nourrir lapolitique du service d’archives.Il décrit l’activité du service d’archives, qui est souvent mal connue dans le fonctionnement du centrehospitalier. Il présente le bilan de l’année passée.Il est un moyen d’évaluation et d’aide à la décision. Il est la base de réflexions et de comparaisonspermettant de définir les orientations. Il constitue une base sur laquelle l’archiviste peut s’appuyer lorsqu’ildemande des moyens en personnel ou en matériel. Les tableaux de bord permettent d’éditer les statistiquesdu service. Cela implique le recueil d’informations quantitatives et qualitatives tout au long de l’année.Le rapport d’activité peut aborder les points suivants :Carte d’identité du serviceLe budgetLorsque la gestion du budget du service est décentralisée, cette rubrique peut reprendre le cas échéant lesmontants des acquisitions de matériel, l’équipement de nouveaux locaux, les fournitures en petits matérielscomme les boites archives, les fournitures de bureau, les achats de documents.On peut y faire état également des prestations de services dont les archives ont bénéficié comme la reliureou la restauration de registres, la numérisation, l’externalisation d’une partie de l’activité, etc.Le personnelNombre de personnes rattachées au service d’archives (leur filière, leur grade, leur statut, les postesvacants).Equivalent temps plein.Les personnels temporaires liées ou non à des actions spécifiques.Les formations suivies par les agents.La répartition des tâches au sein du service.Les bâtimentsMètres linéaires équipés.Mètres linéaires occupés.Le ratio entre ces deux chiffres.Cette information est cruciale pour tous les services d’archives souvent en manque de place chronique. Ellepermet d’argumenter en faveur de nouveaux locaux et/ou une politique d’élimination plus offensive au regarddes accroissements annuels.Il est également intéressant de connaître la répartition par services de l’occupation en mètres linéaires. Cetteinformation permet d’établir une carte des archives et de voir quels services ont le plus de besoin en matièred’archivage. Elle permet aussi de faire des projections selon les pratiques d’archivage de chaque servicequ’ils soient médicaux ou administratifs.Mètres linéaires disponibles en fin d’année.Ascodocpsy 1/4Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2009

L’état des magasins par rapport aux normes de conservation.Travaux d’aménagement ou d’extension réalisés au cours de l’année.L’informatiqueCette rubrique décrit les outils d’informatique de gestion selon que les services en sont équipés ou non.C’est l’occasion, si l’on n’est pas informatisé de décrire les modes de fonctionnement et les implications dela non informatisation : lenteur du travail, risques d’erreurs lors des éliminations, listings en porte à faux avecla CNIL, etc.Versements d’archivesVersement d’archives médicalesNombres de dossiers patients versés dans l’année.Mètres linéaires de dossiers patients versés.Répartition par services versants qui peuvent être des pôles, des unités de soins, des secrétariats médicauxselon les pratiques dans chaque établissement.Versement d’archives administrativesMètres linéaires d’archives administratives versées.Répartition par services versants.Eliminations d’archivesElimination d’archives médicalesNombres de dossiers patients éliminés.Mètres linéaires de dossiers patients éliminés.Répartition par services versants.Elimination d’archives administrativesMètres linéaires d’archives administratives éliminés.Répartition par services versants.Le ratio entre versements et éliminations permet de définir l’accroissement annuel du fond d’archives.Le détail des accroissements et des éliminations peut être fourni en précisant la nature et les dates desdocuments.Traitement des fondsType de série et de fonds.Volume classé.Type d’instrument de recherche papier ou informatisé, publié ou non.Nombre de notices saisies dans une base de données informatique.Ascodocpsy 2/4Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2009

Communication d’archivesNombre de demandes.Il faut distinguer les consultations faites en salle de lecture de celles faites dans le service aprèstransmission du document. Les consultations en salle de lecture peuvent donner lieu à des statistiquespropres aux lecteurs (nombre de séances par journée et type de public).Nombre de transmissions auxquelles ces demandes ont abouties.Certains dossiers peuvent ne pas être retrouvés, car pas à leur place, déjà transmis, jamais archivés. Làencore la répartition par type d’archives (médicales/administratives) ou par service peut donner desinformations sur les pratiques d’archivage dans l’établissement.Les recherches par correspondance doivent être distinguées de celles effectuées en salle de lecture oudans un service, une unité de soins.Les demandes de dérogation aux règles de communicabilité des archives publiques. Si elles existent, ellessont indiquées en fonction du nombre de dérogations instruites et du nombre d’articles demandés.Transmissions d’archives médicalesRépartition par pôles et unités de soins demandeurs.Répartition par date de dernier passage du patient.Cette information pourra être un levier ou un frein au moment où les instances doivent se prononcer sur lesdélais de conservation des dossiers patients.Transmissions d’archives administrativesRépartition par services demandeurs.Nature des dossiers transmis.Il est intéressant, quand cela est possible ou que le volume des transmissions est conséquent, d’identifier lanature des dossiers administratif les plus demandés au service d’archives (ex : dossiers du personnel,déclarations annuelles des salaires, registre).Dans certains cas, cela peut guider les prises de décisions notamment en matière de gestion de l’espace.On pourra décider de classer dans des lieux moins accessibles les documents qui sont statistiquementmoins demandés.Ces chiffres, édités tous les ans, peuvent bien sûr faire l’objet de comparaison d’une année sur l’autre. Ilsrévéleront les hausses ou baisses d’activité d’un service.Actions et informations ponctuellesCes informations peuvent elles aussi apparaître dans le rapport d’activité. Cela va de la formation par leservice d’archives d’agents dans le cadre de l’application de nouvelles procédures, à l’organisation deréunions pour l’élaboration et la rédaction de tableaux de gestion, de plans de classement, etc.La participation du service archives aux groupes de travail pluridisciplinaires dans l’établissement permettraégalement de souligner sa transversalité : informatisation du dossier patient, groupes Qualité dans le cadrede l’accréditation, etc.Le rapport d’activité peut également être l’occasion de présenter les nouvelles procédures en vigueur dansle service, ou les nouvelles réglementations qui ont un impact sur son fonctionnement.Il peut proposer également des outils d’aide à la décision pour les instances ou la direction. (Ex : Projectionthéorique des conséquences des éliminations des dossiers patients à 20, 30, 40 ou 50 ans ; projections desmètres linéaires disponibles en fonctions des accroissements antérieurs etc.).La direction des archives de France, qui émet annuellement un questionnaire par l’intermédiaire desArchives Départementales, le complète avec des questions sur les relations avec le public scolaire, lesactions patrimoniales développées et les relations internationales.Ascodocpsy 3/4Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2009

Les services d’archives publiques hospitaliers, déclarés auprès de la direction des archives de France,reçoivent, par messagerie, l’enquête statistique annuelle sur l’activité des services d’archives contrôlés.Celui-ci est à retourner, en général fin avril, aux archives départementales qui le transmettent à la directiondes archives de France après d’éventuels ajouts.Ce questionnaire est en principe à remplir par tout service gérant des archives publiques.ConclusionToutes ces données doivent, bien entendu, être commentées pour être lisibles et compréhensibles. Ellesappuient ou éclairent une argumentation.L’activité d’un service d’archives ne saurait se résumer à une suite de tableaux chiffrés et l’informationproduite se doit d’être quantitative, qualitative et commentée.Auteur : Anne-Laure GHEERBRANT, archiviste, Centre Hospitalier Philippe Pinel, AmiensJuin 2009Paternité : vous devez citer le nom de l’auteur original.Pas d’utilisation commerciale : vous n’avez pas le droit d’utiliser cedocument à des fins commerciales.Pas de modification : vous n’avez pas le droit de modifier, transformerou adapter ce document.Ascodocpsy 4/4Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procéduresJuin 2009

ARCHIVES CENTRALESRAPPORT D’ACTIVITE 2008Anne-Laure GHEERBRANTSandrine PINGUET

ARCHIVES CENTRALES RAPPORT D’ACTIVITE 2008ARCHIVES CENTRALESRAPPORT D’ACTIVITE 20081. Versements d’archives ........................................................ 31.1. Dossiers Patients.......................................................................... 31.2. Dossiers LOI .............................................................................. 41.3. Dossiers Administratifs................................................................... 42. Les transmissions de dossiers ................................................ 52.1. Dossiers Administratifs................................................................... 52.1.1. Transmissions à la Direction des Ressources Humaines....................................................... 62.1.2. Transmissions à la Direction de l’Administration des Patients........................................... 62.2. Les Dossiers Patients ..................................................................... 72.3. Variations annuelles des transmissions .................................................. 73. Occupation du magasin d’Archives............................................ 84. Archives Stockés hors du magasin d’archives ............................... 94.1. Les EEG.................................................................................... 94.2. Dossiers de la « Guidance Infantile » .................................................105. Procédures ....................................................................106. Evolution de l’archivage centralisé des Dossiers Patients .................116.1. Le décret 2006-6 du 4 janvier 2006 relatif à l’hébergement de données de santé àcaractère personnel et modifiant le code de la santé publique. ......................................116.2. Projection théorique de gain de place en cas d’élimination des dossiers patients...127. Conclusion .....................................................................1303/07/2009 2/13

ARCHIVES CENTRALES RAPPORT D’ACTIVITE 20081. Versements d’archives2502001501005002002 2003 2004 2005 2006 2007 2008DPA ADM LOI1.1. Dossiers PatientsLa centralisation des dossiers patients a continué cette année. L’archivage des dossiers de plus decinq ans est achevée en ce qui concerne l’intra hospitalier.Elle est largement engagée dans les structures extra hospitalières et devrait s’achever en 2009.Versement en Nombre de dossiers2003 2004 2005 2006 2007 2008 TOTALG01 INTRA 2022 5533 1579 0 354 536 10024G01 EXTRA 0 0 0 6628 0 0 6628G02 INTRA 0 2495 6742 451 564 0 10252G02 EXTRA 0 0 0 0 3447 607 4054G04-INTRA 0 3597 4838 214 1882 184 10715G04 EXTRA 0 0 0 0 0 1455 1455G08 INTRA 1151 900 517 2031 2154 138 6891G08 EXTRA 0 0 0 0 4428 605 5033I01 0 0 0 0 2088 0 2088I02 4236 0 890 909 361 369 6765UAO 0 0 25 0 833 2813 3671MEDPO 0 0 1588 139 186 0 1913TOTAL 7409 12525 16179 10372 16297 6707 6948903/07/2009 3/13

ARCHIVES CENTRALES RAPPORT D’ACTIVITE 2008Versement en ml2003 2004 2005 2006 2007 2008 TOTALG01 INTRA 14,00 36,00 17,00 0,00 5,00 9,00 81,00G01 EXTRA 0,00 0,00 0,00 15,00 0,00 0,00 15,00G02 INTRA 0,00 15,00 24,00 5,00 10,00 0,00 54,00G02 EXTRA 0,00 0,00 0,00 0,00 6,00 1,50 7,50G04-INTRA 0,00 31,00 34,00 3,00 11,50 3,00 82,50G04 EXTRA 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 4,00 4,00G08 INTRA 15,00 9,00 3,00 11,50 21,50 1,50 61,50G08 EXTRA 0,00 0,00 0,00 0,00 11,50 4,00 15,50I01 0,00 0,00 0,00 0,00 8,00 0,00 8,00I02 17,00 0,00 4,00 4,50 1,50 1,50 28,50UAO 0,00 0,00 0,20 0,00 2,00 6,00 8,20MEDPO 0,00 0,00 2,00 1,50 1,50 0,00 5,00TOTAL 46,00 91,00 84,20 40,50 78,50 30,50 370,701.2. Dossiers LOI2005 2006 2007 2008 TOTALDAP113 ml 8ml 2,50 ml 9,00 ml 132,50ml27746 920 373 877 29916Les versements sont importants cette année car le Service des Usagers a versé les dossiers LoiSorties n-1.1.3. Dossiers AdministratifsLe versement des archives administratives n’est pas régulier. Il devrait s’intensifier du fait de larédaction des tableaux de gestion en cours dans les services.2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008TOTAL(Ml)DRH 34,00 7,00 15,50 16,45 51,50 9,00 13,75 147,20TUTELLES 19,00 0,70 8,00 6,75 34,45DSE 18,50 5,85 14,70 0,00 12,00 10,00 61,05DG 22,30 1,50 3,85 1,20 28,85FIN 31,00 7,60 6,00 44,60PHARM 23,50 2,50 4,50 16,60 5,50 4,00 56,60REGIE 1,20 1,20DSSI 5,30 5,30MEDPO 6,50 6,50DAP 53,00 13,00 22,00 27,00 11,00 126,00TOTAL (Ml) 207,80 29,45 38,40 45,80 103,30 58,25 28,75 511,7503/07/2009 4/13

ARCHIVES CENTRALES RAPPORT D’ACTIVITE 20082. Les transmissions de dossiersIl y a eu en 2008, 684 demandes de transmissions de dossiers qui ont abouties à 649transmissions.Ces transmissions concernent selon les cas, la remise d’un dossier complet (dossier Patient, dupersonnel, dossier de marché), il peut s’agir également de copie de documents (comme les états cumuléspar exemple) ou bien parfois d’une simple information orale qui nécessite la consultation des archives parl’archiviste.Transmissions aux services 336AdministratifsTransmissions aux services 313MédicauxTOTAL 649Transmissionsaux servicesMédicaux48%Transmissionsaux servicesAdministratifs52%Evolution des transmissions de dossiersAnnéeDossiers DossierAdministratifs PatientsTOTAL2005 259 153 4122006 305 183 4882007 350 241 5912008 336 313 64970060050040030020010003132411831533503053362592005 2006 2007 2008Dossiers AdministratifsDossier Patients2.1. Dossiers AdministratifsTransmissions par type de dossiersDossiers Administratifs 16Déclarations annuelles de salaires 46Dossiers du personnel 57Dossier LOI 215registres 2Dossier LOI63%registres1%DossiersAdministratifs5%Déclarationsannuelles desalaires14%Dossiers dupersonnel17%03/07/2009 5/13

ARCHIVES CENTRALES RAPPORT D’ACTIVITE 2008Transmissions par services demandeursDAP 217DRH 113PHARMACIE 1TUTELLES 2DSE 3DRH34%TUTELLES1% DSE1%PHARM ACIE0%DAP64%2.1.1. Transmissions à la Direction des Ressources HumainesDéclarations Annuelles de salaire 46Dossiers Agents 57Dossiers Administratifs 8DossiersAdministratifs9%DossiersAgents50%DéclarationsAnnuelles desalaire41%2.1.2. Transmissions à la Direction de l’Administration des PatientsDossiers LOI 215Dossiers de Facturation 0Registre 2Registre1%Dossiers LOI99%03/07/2009 6/13

ARCHIVES CENTRALES RAPPORT D’ACTIVITE 20082.2. Les Dossiers Patients313 dossiers patients ont été transmis.Transmissions par services demandeursG01 67G02 87G04 46G08 51UAO 47Médecine Polyvalente 13EMPPAS – unité mobile 2UAO15%G0816%MédecinePolyvalente4%G0415%EMPPAS –unité mobile1%G0121%G0228%Répartition Intra / ExtraINTRA 240EXTRA 11EXTRA4%INTRA96%2.3. Variations annuelles des transmissionsDossiersPatientsDossiersAdministratifsJanv 61 36Fév 17 24mars 27 28Avr 25 24Mai 32 23Juin 23 45Juil 22 29Aout 11 10Sept 24 22oct 26 30nov 27 21déc 18 44120100806040200JanvmarsAvrMaiJuinDossiers PatientsJuilAoutSeptoctnovDossiers Administratifs03/07/2009 7/13

ARCHIVES CENTRALES RAPPORT D’ACTIVITE 20083. Occupation du magasin d’ArchivesAu 22 janvier 2009, le taux d’occupation du magasin d’archives est de 90 %CAPACITE ARMOIRE A 655 ml CAPACITE ARMOIRE B 221 ml CAPACITE ARMOIRE C 216 mlml OCCUPES 543 ml OCCUPES 221 ml OCCUPES 191DISPONIBLES 112 DISPONIBLES 0 Zone Tampon 25La zone tampon est un espace réservé permettant aux archivistes de travailler. C’est notamment le seulendroit on peuvent être entreposées des archives en attente de versement ou d’élimination ; une tellezone indispensable n’ayant pas été prévue au moment de l’aménagement du magasin d’archives.CAPACITE TOTALE 1092Ml OCCUPES 980DISPONIBLES 11210%90%METRES LINEAIRES OCCUPESDISPONIBLESRépartition par origine des Dossiers archivés aux Archives CentralesDossiers LOI12%Zone Disponible10%DSSI - REGIE -MEDPO1%DSE7% Zone Tampon2%DRH13%Direction Générale2%DAP administratif2%Tutelles3%Finances3%Pharmacie3%Dossiers Patients36%Livres anciens3%Périodiques3%03/07/2009 8/13

ARCHIVES CENTRALES RAPPORT D’ACTIVITE 2008Les prévisions de versements médicaux attendus cette année sont les suivantes :Le versement annuel de dossiers médicaux représente environ 27 mlLes autres versements attendus cette années sont :• Arriéré Extra hospitalier des secteurs G01, G02, G04, G08 (18 ml)• Arriéré G04 (4ml)• Arriéré du secteur I.01 (10 ml)• Arriéré Médecine polyvalente (1ml)• Arriéré ESSOR (10 ml)• Arriéré UPA (5ml)• Arriéré SESAME (10 ml)Soit un total de85 mlA ces prévisions, s’ajouteront les versement des services administratifs non quantifiable aujourd’hui.Quelques mètres linéaires pourraient être gagnés si les archives du secrétariat G01 réintégraient leursecteur. En effet chaque secrétariat est sensé conserver ses dossiers 5 ans. En G01, le local Archivesadéquat n’a toujours pas été aménagé malgré les demandes et les dossiers de ce secrétariat sont toujoursentreposés dans le bureau jouxtant le magasin d’Archives.4. Archives Stockés hors du magasin d’archives4.1. Les EEGAu mois de juillet 2008, il nous a été demandé de déplacer les EEG de leur ancien local de touteurgence. Des travaux étaient en cours dans les locaux ou étaient stockés les tracés d’EEG de l’ancienservice, abandonnés depuis plus de 2 ans.Pour pallier à l’urgence, nous avons donc conditionné ces EEG pour permettre leur déplacement sansaltérer leur classement. Ils ont été stockés au RDC du bâtiment désaffecté des Tilleuls dans des piècesqui ont été équipées d’étagères.Cette solution étant évidemment temporaire et se pose la question du sort à leur réserver.Ont été transférés :• 206 Boites contenant les tracés d'EEGLes tracés d’EEG que nous avons pris en charge concernent les années 1999 à 2006. Ces tracés d’EEG sontnumérotés de 22913 à 29155.• 42 classeurs contenant les comptes-rendus de chaque EEG pratiqués de 1985 à 2006. Je vousremercie de trouver ci-joint le bordereau de versement 2008/11 correspondant en deux exemplaires àsigner et nous renvoyer.• 12 cahiers types écoliers répertoriant les EEG du n° 369 à 25879 (1962 à 2006). Les deux "meublesclasseurs"contenant les fiches patients classées par ordre alphabétique. Ces meubles et les fichesclassées qu'ils contiennent sont indispensables pour retrouver les EEG d'un patient donné (jusqu’en 2005 ;pas de recherche alphabétique possible pour 2006)De cette énumération, ressort que les CR de tracés d’EEG sont conservés en double : un exemplaire dansles classeurs, un exemplaire avec les tracés eux-mêmes.Nous avons soumis 3 proposition à M.WATTRAINT, responsable de l’information médicale :• Tri et conservation des EEG des patients de l’établissement uniquementCe tri et la rédaction de ces listes d’EEG seront longs et fastidieux• Conservation en l’état03/07/2009 9/13

ARCHIVES CENTRALES RAPPORT D’ACTIVITE 2008Il est également possible de laisser les EEG en l’état, c’est à dire classés chronologiquement dans lesboites archives et de répondre aux demandes très occasionnelles comme le faisait Mme GOBBE cesdernières années.Ces 2 solution sous-entendent de prévoir, dans un avenir proche, l’augmentation des capacités d’archivagedes Archives Centrales, car les locaux des Tilleuls ne sont qu’une solution temporaire.• Destruction des tracés et conservation des Comptes rendus uniquement.Tracés et comptes rendus d’EEG stockés au Bâtiment Les Tilleuls22 ml de tracés de 1999 à 2006 22mlClasseurs de comptes rendus de 1985 à 2006 4.5 ml2 meubles de fiches répertoiresTracés et comptes rendus d’EEG stockés Pièce à côté de la Pharmacie>20 ml de tracés de 1962 à 1998L’avis de la CME a été demandé le 30 janvier dernier par le biais de M.WATTRAINT, médecinDIRM ; responsable de l’information médicale.4.2. Dossiers de la « Guidance Infantile »≈ 1 m 3 de dossiers non classés et non répertoriés, antérieurs à 1975.Ces Dossiers sont éliminables réglementairement. L’avis de la CME a été demandé le 30 janvierdernier par le biais de M.WATTRAINT, médecin DIRM ; responsable de l’information médicale..5. ProcéduresLes procédures relatives au fonctionnement des Archives Centrales ont été mises à jour courant2008 pour se conformer aux récents changements ’organigramme.Cette mise à jour concerne les Procédures :ARCH-PRO-001 : Versement aux archives des dossiers patientsARCH-PRO-002 : Transmission des dossiers patients archivésARCH-PRO-003 : Versement d’archives administrativesARCH-PRO-004 : Transmission des archives administrativesUne nouvelle procédure a été rédigée formalisant l’accès aux Dossiers patients archives auxArchives Centrales en l’absence des archivistes. Il s’agit de la procédure ARCH-PRO-005 : Transmissiondes dossiers patients archivés en dehors des Horaires d’ouverture du Service Archives.La formation prévue par cette formation est en cours d’organisation par le service ArchivesCentrales03/07/2009 10/13

ARCHIVES CENTRALES RAPPORT D’ACTIVITE 20086. Evolution de l’archivage centralisé des Dossiers Patients6.1. Le décret 2006-6 du 4 janvier 2006 relatif à l’hébergement de données de santé àcaractère personnel et modifiant le code de la santé publique.Dans son article 2, ce texte modifie l’article R1112 du code de la santé publique, relatif au dossiermédical, électronique ou non. 1Ce décret comprend des dispositions relatives à la DUA et au sort final du dossier médicalElles sont applicables depuis le 5 janvier 2007.Un courrier adressé aux Archives Départementales par la Directrice des archives de France 2 décritla mise en application de ce décret :- Le dossier médical constitué dans l’établissement de santé doit être conservé 20 ans à compter dela date du dernier séjour ou de la dernière consultation externe du patient dans l’établissement ;- Lorsque cette conservation de 20 années est achevée avant le 28e anniversaire du patient, laconservation du dossier est prorogée jusqu’à cette date ;- Dans tous les cas, si la personne titulaire du dossier décède moins de 10 ans après son dernierpassage dans l’établissement, le dossier doit être conservé pendant une durée de 10 ans à compter de ladate de son décès. Les délais sont suspendus par l’introduction de tout recours gracieux ou contentieuxtendant à mettre en cause la responsabilité médicale de l’établissement de santé ou des professionnels desanté.- À l’issue des délais de conservation mentionnés ci-dessus, le dossier peut être éliminé- La décision en revient au directeur de l’établissement après avis du médecin responsable del’information médicale.- Une fois l’accord du DIM recueilli, l’élimination est par ailleurs toujours subordonnée au visa del’administration des archives qui peut choisir de conserver certains dossiers à titre définitif afin dedocumenter la recherche.- Les dispositions de l’arrêté du 11 mars 1968 contraires à celles du décret du 4 janvier 2006 sontrendues caduques par celui-ci à compter du 5 janvier 2007.Si la durée de conservation de 20 ans parait donc retenue, les critères de tri et de conservation définitiveet historique ne sont donc pas définis à ce jour. La direction des Archives de France se rapprochera duréseau des archivistes départementaux, municipaux et hospitaliers ainsi que des professionnels de santépour réfléchir à des critères de sélection pertinents et applicables en matière de conservation définitivedes dossiers médicaux.La CME a été saisie de cette problématique par M. WATTRAINT, le 30 janvier dernier1 . Annexe 22 Cf. 303/07/2009 11/13

ARCHIVES CENTRALES RAPPORT D’ACTIVITE 20086.2. Projection théorique de gain de place en cas d’élimination des dossiers patientsLe classement actuel des dossiers patients ne permet pas de connaître le métrage linéaire pas année desortie. Voici une simulation concernant l'élimination des dossier patients basée sur la base de donnéesARCHIVES, les résultats sont purement statistiquesPour réaliser cette simulation, on considère donc que tous les dossiers ont la même épaisseur.La base de données ARCHIVES contient 69967 dossiers et qui occupent 370 ml.20990 de ces dossiers n’ont ni date de sortie ni date de décès enregistrée. Ces informationsn’étaient pas répertoriées systématiquement aux débuts de l’archivage centralisé.C’est donc, pour la plupart, des dossiers anciens qui ne seront pas pris en compte dans cettesimulation.D’autre part, certains dossiers ont une date de sortie ET une date de décès, cela fausse égalementla simulation puisque le même dossier est comptabilisé deux fois. Cela ne concerne néanmoins que 183dossiers.Voici les chiffres issues de l’exploitation de la BDD ARCHIVES :sorties décès total ml1950-1959 955 98 1053 5,56921960-1969 4512 937 5449 28,8191970-1979 6745 2379 9124 48,2551980-1989 9282 1540 10822 57,2361990-1999 13678 462 14140 74,7842000-2009 8251 321 8572 45,336dossiers sans dates 20990 110TOTAL 43423 5737 70150 3700 100 200 300 400dossiers sans dates 1950-1959 1960-19691970-1979 1980-1989 1990-19992000-200903/07/2009 12/13

ARCHIVES CENTRALES RAPPORT D’ACTIVITE 2008En ne tenant pas compte des dossiers sans dates de sortie ni date de décès (110 ml) ;l’élimination à 20 ans (