Janvier 09 - BECI

dossier stock et archivage5astuces pour bien choisirson logiciel comptableFace à la pléthore de logiciels comptables sur le marché, il est difficile de s’y retrouver. Pouréviter les mauvaises surprises, suivez ces quelques conseils d’évaluation de l’Institut desExperts Comptables.La sécurité d’accès. Un logicielcomptable doit disposer d’un contrôled’accès performant. Il limite l’utilisationde chaque fonction du logicielaux seules personnes autorisées. Seulscertains collaborateurs seront autorisésà saisir tel type d’opérations ouà consulter les opérations saisies. Auniveau de la saisie, de la consultationou de l’édition de listes, l’accès seraainsi restreint en fonction des compteset journaux concernés. Par ailleurs,certaines entreprises emploient despersonnes aux profils spécialisés. Lelogiciel doit pouvoir partager entre lesdifférents collaborateurs les écriturespour les comptabilités clients, fournisseursou financières.La traçabilité des opérations. Unlogiciel comptable doit inscrire toutesopérations dans le journal via unfichier «mouchard». Cette trace comprendl’identification de l’auteur del’opération, le poste de travail utilisé,la date et l’heure de l’opération, le typed’opération réalisée, les données ouparamètres impliqués. Le problèmene se pose guère au niveau des opérationscomptables. Par contre, il existed’autres opérations dont il est souhaitablede garder la trace, telles que lesmodifications apportées aux fichiersdits signalétiques (plans comptables,fichiers clients et fournisseurs, tablesde paramètres, etc). Des modificationsdans les paramètres du logiciel, parexemple, la comptabilisation automatiquedes opérations liées à la TVA,entraînent des dysfonctionnementsdu système. Le fichier mouchard doitpermettre de voir rapidement ce quis’est passé. Vu les pratiques courantesen espionnage économique, il importede garder la trace de toutes les opérationsinduisants un transfert potentielde données confidentielles à destiers non autorisés. Il en va de mêmedes éditions d’états comptables ou desprogrammes permettant d’exporterdes données.L’archivage comptable. En cas dechangement de version du logicielcomptable, la nouvelle version doitpermettre de relire ou de convertir lesécritures archivées avec toutes les versionsantérieures. En outre, d’après laloi, les entreprises doivent conserverpendant 10 ans la comptabilité danssa version originale. Or, lorsqu’unecomptabilité informatique est tenue,la version informatique est laversion originale. Il convient donc deconserver durant ce laps de temps lesfichiers comptables informatisés. Celaconcerne également les programmeset systèmes permettant de relire etde rééditer les états comptables. Cesderniers (listings, journaux, balances,centralisations, etc.) doivent en effetpouvoir être fournis et donc réimprimés.Les obligations légales et l’évolutionconstante des technologies nécessitentla présence dans le logicielde comptabilité, de mécanismes d’archivagequi lui soient propres.La protection du logiciel. Le logicielcomptable doit comporter un mécanismequi permet de vérifier son bonfonctionnement. Le logiciel doit doncgarder dans un fichier «mouchard» latrace de ses mises à jour. Il comprendune fonction qui édite automatiquementla valeur actuelle et la valeur pardéfaut de tous les paramètres dont lavaleur s’écarte de la valeur par défaut.Il n’est pas rare que lors de l’installationd’un logiciel comptable ou de samise à jour, à l’occasion d’une nouvelleversion, les composants du logiciel neLes collaborateurs doivent pouvoir accéder auxdifférentes comptabilités via le même logicielsoient pas tous correctement installés.Des défaillances du système d’exploitationou du matériel peuvent égalementavoir pour effet d’endommagerles composants logiciels. Il importedonc de pouvoir disposer d’un outil dediagnostic qui permette de vérifier rapidementl’état de marche du logicielet les modifications accidentelles oumalveillantes opérées aux paramètresdu système.La conformité à la législationet aux règles comptables. Le logicieldoit posséder un programmede contrôle à même de détecter lesanomalies dans la numérotation séquentielledes écritures au sein d’unmême journal. Il doit empêcher toutemodification ou suppression d’uneécriture centralisée. Par ailleurs, lacomptabilité au «brouillon» ou avecdes «données au brouillon» est toujoursinterdite. ●Harold Schuiten57n° 1 - janvier 2009 - Entreprendre