Janvier 09 - BECI

dossierstock et archivageelle a été condamnée. De même, l’ordredes architectes poursuivait un deses membres. La cours de cassation acassé la condamnation de la personne,car l’institution s’était appuyéesur des archives dont l’usage sortaitdu cadre annoncé».La loi sur la vie privée - et une utilisationnon réfléchie de ses archives- constitue ainsi un excellent moyende défense en justice. C’est aussi undes meilleurs moyens de prendre endéfaut une entreprise au dessus detout reproche.54n° 1 - janvier 2009 - EntreprendreL’archivage électronique comporte de nombreux avantages…Usage délicat des donnéesEn justice, l’utilisation de donnéespour un autre usage que celui annoncécasse souvent l’argumentationdes entreprises. «Les exemples abondent: une petite société numérisaitles bandes de ses caméras de surveillance.Elle a surprit un employécommettant un délit et l’a poursuiviten justice, raconte Jean-FrançoisHenrotte, expert judiciaire chez Elegis.Comme elle n’avait pas annoncéprécédemment la finalité de la prisede ces images et son archivage, ellen’a pas eu gain de cause.Une banque se servait de donnéespersonnelles pour refuser un crédit :«La gestion des données ne représentepas un risque majeur pourles sociétés mais s’il faut archiver,autant bien faire les choses : définirquelles données conserver, combiende temps, mais aussi qui y a accès. Cesont des mesures de bon sens. Pourle reste, les logiciels gèrent les documentset les rendent d’eux-mêmesanonymes, de façon automatisée. Ilfaut cependant prendre consciencede certaines notions, y avoir réfléchi»,conclut Jean-François Henrotte. ●Harold SchuitenLe certificat digital en brefUn certificat digital est un fichier électronique qui associe une identité à uncode secret unique, vous garantissant ainsi la sécurité de votre business via internet.Peu importe le type de document, vous pouvez l’envoyer par e-mail signé électroniquement.Une fois signé, celui-ci ne peut plus être modifié, ce qui renforce la confiance devos partenaires commerciaux qui peuvent via un accès online s’assurer de lavalidité de votre signature, de l’authenticité du document avant de le signer etde le renvoyer à leur tour en toute sécurité.D’autres raisons importantes à l’obtention d’un certificat digital sont que depuisle 1er février 2008, les déclarations à la TVA et précompte professionnelsont obligatoires en format électronique.Dès 2009, la Banque nationale de Belgique adoptera la même méthode et offriraune réduction allant jusqu’à 60 € pour les dépôts en ligne.Pour répondre aux besoins des entreprises en termes de simplification administrativeet de réductions de coûts en leur permettant de communiquerau maximum par voie électronique de manière entièrement sécurisée, Beci aconclu des accords avec Certipost et GlobalSign.Une signature électronique qui assurel’authenticité du documentPlus d’infos ? Visitez le site www.beci.be ou contactez un de nos collaborateurspar mail : Sandrine Surings ss@beci.be 02 643 78 03ou Adrienn Finta af@beci.be T 02 643 78 06