Janvier 09 - BECI

J-PH.dossier stock et archivagele recours à certains sous-traitantsgarantissaient devant la loi la valeurdes archives confiées. Ces entreprisesdevaient notamment prouver leurindépendance, la sécurité et la confidentialitédes données, l’emploi d’unpersonnel qualifié, des ressources financièressuffisantes pour parer auxfaillites tout comme une assuranceresponsabilité. Le système aurait permitde donner aux copies numériquesla même valeur juridique qu’aux documentspapiers. Seulement, voilà,le texte n’est toujours pas effectif enpratique. Un nouvel avant-projet deloi sera bientôt déposé. D’ici là, l’incertitudedemeure.Des données à gérer en bonpère de famille…Même archivées, la manipulation desdonnées numériques est juridiquementloin d’être innocente. La loi surla protection de la vie privée votée enExemples d’obligations légalesTVA : 5 ansContrats de travail et feuilles de paie : 5 ans après la fin du contratDossiers judiciaires des avocats : 5 ansResponsabilité des architectes : 10 ans après la fin de la constructionDossiers médicaux dans les hôpitaux : 30 ans1992 s’avère très contraignante. «Laplupart des sociétés ne perçoivent pasce qu’est une donnée personnelle. Or,il s’agit juste de ce qui permet d’identifierune personne : un nom, uneadresse, une plaque minéralogique,tout ou presque suffit. Si les entreprisesstockent ces données quelquepart et qu’elles les gardent un peuplus longtemps que ne le voudraitla finalité de leur utilisation, ellesdoivent le signaler à la Commissionde la Vie Privée, sur son site web parexemple, de même qu’aux personnesconcernées. Dans le cas contraire, ellesse mettent dans l’illégalité. Celapeut très bien se retourner contre elles»,explique Jean-François Henrotte,expert judiciaire chez Elegis.Une véritable politique d’archivageélectronique suppose donc de conserverles documents autant de tempsque nécessaire…mais pas davantagenon plus. La confidentialité des donnéespersonnelles repose aussi sur lesépaules de l’entreprise. Leur transfertsur les serveurs situés l’étranger peutpar exemple s’avérer problématique.Si la législation de ces pays sur lerespect de la vie privée n’est pas reconnuepar l’Union Européenne, leurstockage viole la loi, là aussi. Le principede finalité s’avère également unvéritable piège.53n° 1 - janvier 2009 - EntreprendreManque de place ?Your Mover Logistics a la solution !• codes-barres sur chaque élément• inventaire et système de gestion via internet• dépôts modernes• livraison rapideContact: Anne Lenaertsinfo@yourmoverlogistics.bewww.yourmoverlogistics.beT: 02/255 42 62YM 130-180 mm.indd 2 12-07-2007 10:53:27