Janvier 09 - BECI

dossierstock et archivageDigitalisation des documentsArchiver sous forme électronique, oui, mais…L’archivage électronique se généralise au sein des entreprises. Il n’en garde pasmoins certains inconvénients. Petit tour d’horizon.52n° 1 - janvier 2009 - EntreprendreLes Cd et Cd-romse dégradent d’eux-mêmesaprès quelques tempsFut une époque où des étagesentiers de certains immeublesdu centre de Bruxelles étaientdévolus au stockage de masses depapier. Côté grandes entreprises,digitalisation et stockage externessont depuis passés par là et permisd’importantes économies. Citons enpremier lieu la réduction des espacesde stockage, vu le prix du mètreArchivage et gestion documentaire,deux notions distinctescarré de bureau. Avec l’informatique,indexation et recherches se fontégalement en un clic. Que des avantages,en apparence. Mais, si l’archivagenumérique présente des qualitésindéniables, on connaît moinsses défauts.FaiblessesEt pourtant! Les documents numériquesgardent encore certains désavantagespersistants. C’était l’objetdu colloque organisé en novembrepar l’UCM et l’UNPLIB. «Un fichierinformatique est susceptible d’êtremodifié à tout moment et de manièreinvisible. Et contrairement auxdocuments papiers, il faut veiller àgarantir leur déchiffrage sur de trèslongues périodes, ce qui n’est pas évident,vu l’évolution des formats delecture et des supports physiques. Quisait encore lire une disquette de nosjours, sans parler des supports antédiluviensd’il y a même pas 20 ans ?Certains de mes clients m’apportentdes fichiers enregistrés sur Comodor.Nous ne parvenons pas à les lire tous.En outre, les CD-Rom, DVD ou autresEntre la gestion électronique des documents et un système d’archivage électronique, ladistinction semble au premier abord mince. Et pourtant! Il convient de bien garder entête certaines notions. D’après Luc Golvers, expert judiciaire en informatique, voilà les7 particularités d’un système d’archivage :● conserve sur le moyen et long terme, soit entre 10 et 30 ans.● contient un contrôle d’accès● interdit la modification du document.● comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des durées de conservations.● interdit la destruction du document en dehors d’un contrôle strict.● comprend obligatoirement une structure rigoureuse de classement, gérée etcontrôlée par l’administrateur.● peut certes faciliter les tâches quotidiennes mais est censé en priorité constituerun fond sécurisé des documents probants de l’entreprise.se dégradent souvent d’eux-mêmes,sans utilisation répétée, jusqu’à devenirparfaitement illisibles», illustreJean-Paul Triaille, avocat au barreaude Bruxelles. Pour garantir le déchiffragedes fichiers à l’avenir, il s’agiraitd’éviter l’utilisation des formatspropriétaires dont la pérennité n’estpas assurée. Autant déterminer lesleaders du secteur informatique danstrente ans, un exercice périlleux…Un vide juridique persistantD’un point de vue juridique, les chosesse compliquent singulièrement. Endroit civil belge, la copie ne remplacerajamais l’original, dont la présentationpeut toujours être exigée. Or, quigarantit le caractère original d’un documentnumérique ? Dans le meilleurdes cas, la copie numérique sera considéréecomme un commencement depreuve. Avec le numérique, il faut doncprouver davantage pour convaincreun jury. «On peut néanmoins utiliserun sceau électronique, qui indique viason code source, si le document a étémodifié ou non. Pour les signaturesélectroniques, il convient d’étendreau fur et à mesure le nombre de bits,car les puissances de calcul – et doncle craquage des signatures - évoluentfortement sur le long terme», ajouteJean-Paul Triaille.Malgré cela, l’incertitude juridiquepèse encore sur l’archivage électronique.D’autant plus en cas d’obligationlégale d’archivage, à l’exemple desnotaires ou des avocats. Et là, il s’agitde bien garder à l’esprit les textes réglementaires.Si la loi fait référence auformat papier, un archivage uniquementnumérique est exclu. La loi du15 mai 2007 se devait donc de clarifierla situation. Elle octroyait un cadre juridiquepour certains prestataires deconfiance dans l’archivage. En clair,