Janvier 09 - BECI

dossier stock et archivageentretienquestions à Vincent van Quickenborne, Ministre fédéral5pour l’Economie et la Simplification administrativeComment l’administration seprépare-t-elle à la créationdes guichets unique?Vincent van Quickenborne - Dansla mesure du possible, nous essayonsde simplifier les procédures administrativesconcernées avant 2010. Celane va évidemment pas supprimer lesbesoins en archivage. Les administrationscompétentes devront toujourstraiter les demandes et les archiverpar la suite. La quantité de documentsarchivés devrait fortement diminuer.Nous travaillons aussi avec les expertsdes autres Etats Membres sur la définitiondes méthodes et des standardspour l’échange de documents électroniquesdans l’Union. Ceci concernepar exemple les signatures électroniques.L’implémentation de la directiveservice devrait donc bénéficierà l’ensemble des administrations. Aterme, je suis persuadé qu’elle simplifieraconsidérablement les relationsavec le monde des entreprises.Où en êtes-vous face à ce défi?V.V.Q. - Il s’agit principalement de faireles bons choix en matière de technologieet de standard. Nous travaillonsavec la Commission, en concertationavec les autres Etats Membres. Il fautdéterminer les meilleurs standardscommuns et développer des systèmesinteropérables. Pour certains servicespublics fédéraux, il existe néanmoinsdéjà des systèmes transversaux. AuSPF Finances, citons le site « My-Minfin », créé dans le cadre de laréforme Coperfin, où les documentsarchivés sont consultables sous formatélectronique. Ne l’oublions pas:tout ça requiert du temps. Il a fallutconstituer deux centres de scannagepour transformer les documents papieren fichiers électroniques. Et lesinvestissements sont considérables.Pour autant, les coûts de stockage desdonnées baissent rapidement du côtédes disques et serveurs. Mais les réalisationssont là : aujourd’hui, le siteMyMinfin permet via une carte E-ID,la consultation de toutes les correspondancesavec le SPF Finances.Comptez-vous faire évoluerles modes d’archivage?V.V.Q. - Dans le cadre de la Directive« services », il n’est pas prévu de demanderou d’exiger des administrationsqu’elles changent leur manièred’archiver, aujourd’hui principalementsur papier. A la Fedict, nous préparonsl’archivage des sites web. En prioritéceux qui concernent la Directive « services». Nous avons d’ailleurs noué unpartenariat en ce sens avec les ArchivesGénérales du Royaume.Faire les bons choixen matièrede technologieet de standardsLes difficultés rencontrées?V.V.Q. - Elles résident principalementdans l’évolution incessante des standardsinformatiques. L’innovationinduit une mise à jour constante deslogiciels. Elles rendent les anciensfichiers très souvent parfaitement illisibles.Or, l’archivage électroniquerequiert une lisibilité des documentssur de très longues périodes. Il fautégalement faire la part des choses entre« archivage » et « conservation ».L’archivage doit sauvegarder les documentsmais aussi garantir leurréutilisation éventuelle. Il doit cependantpréserver leur valeur juridique.Les documents sont censés garderla même valeur probatoire que leurversion sous format papier. Et surtoutdans les domaines fiscaux et sociaux.C’est une condition sine qua non. Lesdocuments servent de pièces justificativesdans le cadre des contrôlesadministratifs. Ils constituent la basede la rédaction des actes juridiques etfondent la preuve en cas de litige. Parcontre, la conservation des documentsest, elle, uniquement censée éviterleur perte. Cette distinction imposedes impératifs et des investissementsdistincts sur le plan informatique. Etle choix n’est pas toujours évident.Quels enjeux derrière cetteévolution?V.V.Q. - Ils sont nombreux. L’archivageà long terme des documents utiliséspar les administrations (courrier,formulaires, e-mails, sites web,etc)passe par la définition de ces normeset standards. A terme, la dématérialisationdes documents administratifssera renforcée, y compris via lecontrôle et la validation des signaturesélectroniques. Le traitementinformatisé des requêtes ouvre, lui, lavoie au dossier électronique. ●Harold Schuiten© Cabinet van Quickenborne51n° 1 - janvier 2009 - EntreprendrePour van Quickenborne, la facilité passepar moins de paperasseries