juin 2009 - Ordre des évaluateurs agréés du Québec

24zA ttention!Valeur juridique desdossiers numérisésPlusieurs membres ont récemment communiqué avecl’Ordre pour demander s’ils pouvaient numériser leursdossiers aux fins d’archivage (que ce soit à l’occasionde la cessation d’exercice ou tout simplement pourlibérer de l’espace dans leurs bureaux).À l’époque du virtuel, il serait étonnant que lesévaluateurs agréés soient obligés de conserver leursdossiers uniquement sur le support papier.Ainsi, l’article 1 du Règlement sur la tenue des dossierset des cabinets de consultation et sur la cessationd’exercice des membres de l’Ordre des évaluateursagréés (le « Règlement ») indique que :« 1. Rien dans le présent règlement ne doitêtre interprété comme excluant l’utilisation destechnologies de l’information pour la constitution, latenue ainsi que la conservation des dossiers, pourvuque la confidentialité des renseignements qui y sontcontenus ainsi que l’exercice des droits d’accès et derectification soient assurés. »Les membres sont libres dechoisir le support pour conserverleurs dossiers.Quelques mises en garde s’imposenttout de même.L’évaluateur agréé qui conserve ses dossiersuniquement sur support électronique, doit s’assurerque les trois conditions suivantes soient respectées :1) La confidentialité des dossiers électroniquesdoit être préservée tant pendant la conservationqu’au moment de leur destruction (art. 1, 7 et 9du Règlement).2) L’évaluateur agréé doit assurer àson client la possibilité d’accèset de rectification de sondossier (art. 1 du Règlement).Aussi, le membre doit prendreles mesures afin de donner accèsà ses dossiers électroniquessur demande du syndic et/ou de l’inspecteur désignépar le comité de l’inspectionprofessionnelle (art. 192 (1)(2)du Code des professions).3) Enfin, l’évaluateur agréé doitprendre les mesures de sécuritéappropriées pour que sesdossiers électroniques puissentêtre admis en preuve devant lestribunaux au même titre que lesdocuments écrits. Pour cela, ildoit veiller à préserver l’intégritéde ses documents électroniqueset exclure toute possibilité deleur altération.Sources :- Règlement sur la tenue des dossiers etdes cabinets de consultation et sur lacessation d’exercice des membres del’Ordre des évaluateurs agréés;- Code civil du Québec : art. 2837 à 2842- Loi concernant le cadre juridique destechnologies de l’information, L.R.Q.,ch. C-1.1 : art. 3, 6, 7, 9, 12, 17, 18, 21