Formulaire de réservation des stands - Fédération interdisciplinaire ...

1. Identification / IdentificationFormulaire de rÉservationBooth application and contract6, 7 et 8 novembre 2013 Place Bonaventure - MontréalNom de l’entreprise / Company name : Représentant ou agent / Company’s representative or agency : Adresse / Address : ............................................................................... Code postal / Postal code : .....................Tél.: / Phone : ( ____ ) ........................ Fax : ( ____ ) ........................ Courriel / Email : ...............................Description des produits et services offerts / Description of products or services offered : 2. Choix d’emplacement / Booth number preference1 er choix / 1 st choice: ____________ Nous désirons être placés loin de ces entreprises2 e choix / 2 nd choice: ____________ Companies you do not wish your booth near to:3 e choix / 3 rd choice: ____________Nombre total d’emplacements /Total number of booths: ________________3. Tarif d’un emplacement / Booth rateTous les stands ont 10’X10’ Avant / Before Après / AfterAll booths are 10’X10’ 01-06-2013 01-06-2013Non-membre / Non-member (tarif par stand / booth rate) 1670 $ 1840 $Membre actif / Active member* (tarif par stand / booth rate)Pour les 4 premiers emplacements / For the first 4 booths . . . . . . . . . . . . . .1445 $ 1590 $À partir du 5 e emplacement / From the 5 th booth 1670 $ 1840 $4. Affiliation *- Membre actif en règle au 15 mai 2013- Active member in good standing on May 15, 2013r APGQr AQPPr AQCHO**r SPSQ*Membre actif: Droit de vote et de siéger au conseild’administration et dont l’activité commerciale est la même quecelle de l’association.Active member: Active members have the right to vote andserve on the Board of Directors. Their commercial activities musthowever be the same than their association.**Fournisseur seulement / Supplier only5. Paiement / PaymentConditions de paiement -Un dépôt de 50% plus taxes doit obligatoirement accompagner le formulairede réservation. Le solde est payable en entier le 31 août 2013.Payment terms - A 50% deposit must accompany this form.The balance is due and payable in full by August 31, 2013.Nombre d’emplacements / Number of booths:1 à 4______________________ 1 to 4:_ X coût / cost: _____________5 et plus______________________ 5 and more:_ X coût / cost: _____________= _____________= _____________55$+ Frais d’inscription / Registration fees ............... _____________sous-total / Sub-total _____________+ T.P.S. 5% / G.S.T. 5% (#R125964353): ............. _____________+ T.V.Q. 9.975% (#1009563519) .................... _____________montant total / Total due _____________Mode de paiement / Method of paymentPaiement par chèque en CAD $ payable à la FIHOQPayment by cheque in $ CND payable to FIHOQSi vous désirez payer par Visa ou Mastercard, veuillez fournir lesinformations suivantes. / If you wish to pay by Visa or Mastercard, providethe following information :VISA / Mastercard # _______________________________________________________________________________________________Signataire autorisé / Authorized signature_______________expiration1- Versement de 50% seulement / 50% deposit only _________ $2- Solde dû au 31 août 2013 / Balance payable by August 31, 2013 _________ $3- Montant total / Total due _________ $N’oubliez pas de signer votre formulaire et de joindre votre paiement.Don’t forget to sign the application and include your payment.__________________________________________________Signataire autorisé / Authorized signatureEspace réservé à la FIHOQSpace reserved for FIHOQ No. Empl.:______________________ Salle:__________________________ Confirmation: ______________________Retourner à / Please return to:Fédération interdisciplinaire de l’horticulture ornementale du Québec3230, rue Sicotte, Local E-300 ouest, Saint-Hyacinthe QC J2S 7B3 Tél.: 450 774-2228 Fax.: 450 774-3556Pierre-Olivier Guimond, Tél. : 450 774-2228, pierolivier.guimond@fihoq.qc.caPour chaque pied 2 d’espace loué,la FIHOQ verse 25¢ à un fondsde recherche en horticultureornementale !

Règlements et spécifications1. Demande de location des emplacementsToute demande de location d’une surface d’exposition doit être faite au moyen du formulaire,imprimé ou électronique, fourni par la FIHOQ, lequel doit être dûment rempli. La FIHOQ se réservele droit de refuser toute demande de location si elle estime que les produits ou services présentésne sont pas compatibles avec le caractère et les objectifs généraux de l’exposition.La FIHOQ se réserve le droit, à sa seule discrétion, sans indemnité payable à l’exposant ouresponsabilité à encourir envers l’exposant, de changer ou de modifier les plans et la dispositionde l’événement en général, les emplacements des exposants et locataires et l’espace loué parl’exposant. Aucun espace d’exposition ne sera confirmé sans le formulaire de réservation dûmentsigné et sans le paiement complet avant la date spécifiée par la FIHOQ.Aucun exposant ne peut, sans l’autorisation écrite de la FIHOQ, affecter à d’autres fins ou sous-louerson emplacement.2. Annulation par l’ExposantLes annulations seront à la discrétion de la FIHOQ et aucun remboursement ne sera effectué.3. Assemblage et démontage des standsToute information concernant l’assemblage et le démontage des stands sera transmise par la FIHOQen temps opportun. L’Exposant s’engage à respecter son heure d’aménagement et à ne pas enleverou démonter aucune partie de son aménagement avant la clôture officielle de l’Exposition. En casde violation de cette règle, il en résulterait automatiquement une perte de priorité pour la prochaineexposition pour l’Exposant concerné.Chaque exposant doit ramasser tout son matériel à la fin de l’exposition. La terre, la tourbe, lepaillis, le pavé et le béton devront être emballés pour être récupérés. Si nous devons nettoyer votreemplacement, des frais de nettoyage vous seront facturés.4. Assurance de l’exposantPour toute la durée de l’Exposition, l’Exposant assumera en entier les frais d’une assurancegénérale de responsabilité civile couvrant toutes blessures corporelles à quelque personne quece soit et les dommages matériels notamment au lieu ou l’espace en cause est loué. L’Exposantdevra fournir à la FIHOQ une preuve d’assurance et ne pourra occuper l’espace qu’il a loué que surprésentation de cette preuve.5. Annulation par la FIHOQ ou EmpêchementA) Si la FIHOQ se voit forcée de contremander son Exposition ou ne peut permettre à l’Exposant deprendre possession de l’espace qu’il a loué, pour des motifs hors de son contrôle (guerre, feu,grève, désobéissance civile, conditions climatiques, lock-out, désastres naturels ou autres), laFIHOQ sera exonérée de tout blâme et de toute responsabilité.B) La FIHOQ se réserve le droit, à sa seule discrétion, de changer la date, les lieux et la duréede l’Expo-FIHOQ ou de l’annuler en partie ou en totalité; l’exposant ne pourra prétendre à desdommages et intérêts et, par conséquent, renonce à tout recours pour quelque cause que cesoit.6. PaiementUn acompte de 50% devra être versé sur réservation du stand et tous les espaces devront êtrepayés en entier au 31 août 2013.7. ResponsabilitéA) La FIHOQ n’est pas responsable des pertes ou dommages subis par l’exposant pour des raisonsindépendantes de sa volonté (feu, vol, accident ou tout autre perte ou dommage de quelquenature que ce soit). L’Exposant s’engage à ne prendre aucun recours contre la FIHOQ, sesreprésentants ou employés en raison de dommages, de blessures et/ou de décès, subis parqui que ce soit sur l’espace loué et aux alentours, et devra prendre une assurance dommageadéquate pour couvrir ses pertes, et ce, à ses frais.B) De plus, l’Exposant consent à indemniser la FIHOQ ainsi que Place Bonaventure pour toutdommage, réclamation et responsabilité de tout genre. Que ce soit une atteinte aux gens oudommage à la propriété relié directement ou indirectement à l’usage et à l’occupation de standsde la part de l’Exposant.8. Règlements concernant la sécuritéA) Les allées ne devront pas être obstruées et elles devront être gardées propres en conformitéavec les règlements de sécurité. Chaque soir, tous les déchets devront être placés dans lesallées et ils seront ramassés par le personnel d’entretien de l’Exposition.B) Un polythène ou l’équivalent devra recouvrir le plancher sous les véhicules ou tout équipementmotorisé utilisant des lubrifiants.C) Les réservoirs à essence devront être vides, les bouchons attachés avec du ruban gommé et lesbatteries débranchées.D) Il est recommandé d’éviter de braquer les roues lorsque le véhicule n’est pas en marche (tournerles roues).E) Éviter d’utiliser des matériaux inflammables pour la construction ou la décoration de votre stand.9. Spécifications sur l’aménagement et la disposition des standsA) Chaque emplacement sera muni d’un stand d’exposition de 10’ X 10’. Le mur arrière du standa 8’ de hauteur et les murs latéraux ont 3’ de hauteur. Ils sont faits de tentures ignifuges. Lesdraperies sont suspendues à un tube métallique transversal que vous pouvez utiliser pourinstaller des enseignes, etc.B) Les stands devront être aménagés de façon à ne pas nuire à l’apparence générale, ni masquerles autres stands. L’exposant doit limiter son aménagement à l’espace qui lui est attribué. Aucunarticle tel que clou, crochet, vis ou outil ne doit être utilisé sur les modules. L’Exposant seraresponsable de tout dommage causé par ses employés et ses représentants.10. Lois, procédures et règlementsL’Exposant s’engage à respecter toutes les lois, procédures et règlements applicables à l’Exposant,l’ensemble des conditions qui sont incluses au manuel de l’exposant envoyé à tous les exposantsainsi que toute exclusion, interdiction, responsabilité, obligation et frais exigés par PlaceBonaventure pour cet événement et qui implique ou qui pourrait impliquer l’Exposant, tel que décritsdans le manuel de l’exposant. Les procédures et règlements font partie intégrante du contrat.Rules and regulations1. Application for rental of spacesAny request for rental of an exhibition space must be made by means of the printed or electronicform provided by FIHOQ which must be duly completed. FIHOQ reserves the right to refuse anyrequest for a lease if it considers that the products or services presented are not compatible withthe general character and objectives of the exhibition.FIHOQ reserves the right, at its sole discretion, without compensation payable to the exhibitor orliability incurred with respect to the exhibitor, to change or modify the plans and the availability ofthe event in general, the locations of exhibitors and lessees, and the space leased by the exhibitor.No exhibition space will be confirmed without the duly signed reservation form and without fullpayment before the date specified by FIHOQ.No exhibitor can, without the written authorization of FIHOQ, assign for other purposes or sublet itslocation.2. Cancellation by the exhibitorCancellations will be at the discretion of FIHOQ and no refunds will be made.3. Assembly and dismantling of boothsAll information concerning the assembly and dismantling of the booths will be transmitted by FIHOQat the appropriate time. The Exhibitor agrees to respect the selected time for set up and to notremove or dismantle any part of his exhibit prior to the official closing of the Trade Show. Should thisrule be broken, the Exhibitor involved will automatically loose his priority for the next Trade Show.It is the responsibility of each exhibitor to take all their material out at the end of the Show. Onlywrapped-up earth, sod, mulch, concrete and paving stones will be kept. If we must clean your site,we will have to invoice you the expenses of cleaning.4. Exhibitors insuranceFor the entire duration of the Exhibition, the Exhibitor shall bear all the costs of third party liabilityinsurance covering all injuries to persons or property occurring including on the space that theExhibitor has rented. The Exhibitor must provide the FIHOQ proof of insurance, and will only beallowed to occupy the space which it has leased on presentation of this proof.5. Cancellation by FIHOQ or impedimentA) If FIHOQ is forced to cancel its Trade Show, or is unable to permit the Exhibitor to take possessionof the space which it has leased for reasons beyond the control of the FIHOQ (war, fire, strike, civildisobedience, weather conditions, lock-out, natural disasters or other), FIHOQ will be exoneratedof all blame or responsibility.B) FIHOQ reserves the right, at its sole discretion, to change the date, the place and the duration ofExpo-FIHOQ, or to cancel it in part or in whole. The exhibitor cannot claim damages, and thereforewaives any claim for any cause whatsoever.6. PaymentA 50% deposit must be made with booth reservation and all spaces must be paid in full byAugust 31 st , 2013.7. ResponsibilityA) FIHOQ is not liable for any losses or damages sustained by the exhibitor for reasons beyond itscontrol (fire, theft, accident or any other consequential loss or damage of any kind). The exhibitorcommits to take no action against FIHOQ, its representatives or employees for damages, injuriesand/or death suffered by any person on the leased space and the surrounding area, and willsubscribe to adequate damage insurance to cover its losses at its own expense.B) As well, the Exhibitor consents to compensate FIHOQ as well as Place Bonaventure for anydamage, claim or responsibility of any kind, whether it be an injury to people or damage toproperty directly or indirectly related to the utilization or the occupation of the booths on behalfof the Exhibitor.8. Rules concerning securityA) Aisles must not be obstructed and shall be kept clean in conformity with safety rules. Eachevening, all garbage shall be placed in the aisles where it will be removed by the Show’smaintenance employees.B) A sheet of plastic or the equivalent shall cover the floor beneath vehicles or motorized equipmentusing lubricants.C) Gas tanks must be empty, plugs sealed with tape and batteries removed.D) It is recommended that wheels should not be allowed to turn when the vehicle is not operating.E) Avoid using inflammable materials for the construction or decoration of your booth.9. Specifications as to the installation and layout of the boothsA) Each space will be equiped with an exhibition booth measuring 10’ by 10’. The wall behind thebooth will be 8’ high and the lateral walls will be 3’ tall. They are made of fire-proof curtainswhich hang from a transversal metal tube. You may use the latter as a support for signage, etc.B) The booths must be set up in such a way as not to mar the general appearance of the show nor tohide other booths. The Exhibitor must limit his exhibit to the determined space. The use of nails,hooks, screws, tools or other such articles on the modules is strictly forbidden. The Exhibitor willbe held responsible for any damage caused by its employees or representatives.10. Laws, procedures and regulationsThe Exhibitor agrees to comply with all laws, procedures and regulations applicable to the Exhibitor,including all the terms and conditions in the exhibitor manual sent to all exhibitors, as well as withall exclusions, prohibitions, responsibilities, obligations and fees stated by Place Bonaventure forthis event which involve or may involve the Exhibitor, as described in the exhibitor manual. Theprocedures and regulations are an integral part of the contract.