Bonnes pratiques d'achat pour les antipaludÃ©ens Ã ... - libdoc.who.int

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ÉTAPE 12.Bureau de dédouanementet réception12.1 Avant la réception de chaque expéditionIl faut disposer d’espaces de stockage suffisants au point d’entrée, même si le dédouanement ne sefait pas immédiatement. Les informations que doivent se communiquer l’expéditeur et le réceptionnairesont, entre autres, les suivantes : la liste détaillée de tous les documents et formulaires nécessaires dans le pays destinataire (parexemple la facture, le bordereau de marchandises, les certificats d’analyse, le connaissementaérien, les dérogations et exonérations diverses (achats, droits de douane), etc.) ; la langue dans laquelle doivent être rédigés les documents ; la date et autres détails concernant l’expédition ainsi que la date d’arrivée prévue.Le personnel chargé des achats doit prendre contact avec les autorités douanières au sujet desexpéditions attendues et de leur statut afin que le dédouanement se fasse rapidement.12.2 Lors de la réception de chaque expéditionLe personnel chargé de la réception doit être indépendant de celui qui s’occupe des achats. Si possible,il faut qu’il y ait plus d’une personne lors de l’arrivée de la cargaison.Une fois réceptionnés, les produits doivent être manutentionnés dans un secteur sécurisé conformémentau principe de la séparation des lots. Les lots doivent être placés en quarantaine jusqu’àce qu’ils soient admis dans les entrepôts ou distribués.Les inspections après expédition et les formalités de réception ont pour but de vérifier les produitset les emballages pour s’assurer que ce qui a été livré correspond bien à la commande et que lefabricant a certifié les produits conformes aux spécifications. Plus précisément, les vérifications àfaire sont les suivantes : nombre total d’emballages ou d’articles reçus ; recherche des signes de dommages sur les emballages ou les scellés ; dates d’échéance de la certification ou de l’autorisation ; durée de conservation restante (2 ans ou au moins 75 % de la durée de conservation reconnue,la plus longue des deux étant retenue) ; étiquetage, marquage, certificat de livraison et de commande et certificat d’analyse complets,récents et cohérents.Toute non-conformité doit être traitée comme convenu par contrat (voir l’étape 10).ÉTAPESTEP129éTape 12. Bureau de dédouanemenT eT récepTion75
12.3 Après la réception de chaque expéditionIl faut noter et notifier comment a abouti le processus d’acquisition, notamment en ce qui concerneles prix et les délais de livraison, conformément aux exigences du service d’achat ou des bailleursde fonds.On conservera un registre de chaque livraison pendant la durée prescrite par la réglementationnationale ou au moins pendant une année après la date de péremption de tous les produits livrés.lecTures RECOMMANDÉESL OMS. A model quality assurance system for procurement agencies (1).L OMS. OMS. Quick JD et al. (eds). Managing drug supply (2).76 Bonnes pratiques d’achat pour les antipaludéens à base d’artémisinine
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