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5.2 Documentation pour les appels d’offresAu nombre des documents nécessaires aux appels d’offres figurent la spécification technique (voirl’étape 4) et d’autres exigences qui définissent le cadre commercial et logistique du processus d’acquisition.La documentation doit couvrir l’ensemble des points suivants : formes galéniques sous lesquelles les produits doivent se trouver (voir l’ étape 1) ; spécifications et documentation techniques à soumettre comme preuve de conformité (voirl’étape 4) ; exigences relatives à l’emballage extérieur et à l’expédition, qui impliquent la conformité auxnormes ISO et portent sur les dimensions, les volumes, les précautions à prendre pour l’arrimage,les matériaux, la résistance à l’écrasement, le rembourrage et les marques et inscriptionsextérieures ; quantités et calendriers de livraison exigés (voir l’étape 2), conditions de livraison exigées (parexemple Incoterms : franco-transporteur, port ou aéroport important le plus proche) et modalitésde la commande ; conditions générales à la base du choix des fournisseurs ; délais de soumission des offres, délais pour les commandes et les livraisons (les soumissionnairesdoivent être rendus attentifs au fait que des délais peuvent être à prévoir, par exemple siles médicaments n’ont pas encore été autorisés dans le pays destinataire.) ; procédure de désignation du ou des adjudicataires ; toutes conditions particulières touchant l’adjudication, par exemple le fait que la préférencesera donnée aux produits approuvés par le PQP/OMS ou une SRA ou encore que les fournisseursde monothérapies ne sont pas autorisés à soumissionner ; 1 demande aux soumissionnaires d’indiquer leur situation juridique et administrative, les liensqu’ils ont avec le produit, et de s’engager à assurer la constance de la qualité ; formulaire d’offre normalisé indiquant les délais de livraison, la date prévue de livraison, lepoids brut de la commande, le personnel en charge et les coordonnées des personnes à contacterainsi que le montant de l’offre, y compris tout rabais éventuel.La plupart des bailleurs de fonds possèdent leur propre documentation pour les appels d’offres.On peut obtenir des renseignements et des indications sur le processus d’acquisition en consultantles sites Internet de nombreux organismes de financement (voir l’étape 3). On peut citer àtitre d’exemple la boîte à outils pour l’acquisition d’antipaludéens dans le cadre du programmerenforcé de lutte contre le paludisme (34).La documentation pour les appels d’offres indique en détail quelles sont les exigences techniqueset les critères à respecter pour qu’une soumission soit acceptée.La documentation pour les appels d’offres constitue la base de tout contrat futur (voir l’étape 10).Si des modifications sont apportées après coup, elles peuvent entraîner des coûts et des délais supplémentaires,sans compter qu’elles risquent de paraître injustifiées aux yeux des parties contractantes,notamment lorsqu’elles sont inattendues.ÉTAPE51Des renseignements à jour sur la position des fabricants au sujet de la commercialisation des monothérapies àbase d’artémisinine peuvent être obtenus sur le site Internet du Programme mondial de lutte antipaludique :http://www.who.int/malaria/monotherapy_manufacturers.pdf.Termes à rechercher : manufacturers « oral arteminisin-based monotherapies » site : who.int.éTape 5. choisir le mode d’acquisiTion eT préparer la documenTaTion pour les appels d’oFFres31
5 Les procédures doivent être cohérentes, de manière que le processus d’adjudication soit loyal ettransparent.5 Les exigences techniques doivent être soigneusement élaborées et suffisamment à l’avance pouréviter le plus possible les changements. Toute adaptation prévisible (par exemple l’utilisationd’une langue donnée ou des exigences particulières en matière d’emballage en cas d’utilisationdans un contexte spécifique) doit être indiquée dans la documentation pour les appels d’offres.LECTures RECOMMANDÉESL WHO. A model quality assurance system for procurement agencies (1).L Quick JD et al., eds. Managing drug supply (2).32 Bonnes pratiques d’achat pour les antipaludéens à base d’artémisinine
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ÉlémentPrincepsévalué parune SR
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lot xiiicertificat (voir certificat
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