Guide du Fonctionnaire - Ministère de l'Habitat, de l'urbanisme et de ...

Chapitre III - Gestion des Moyens LogistiquesPROCÉDURE RELATIVE A LA GESTION DES SALLES DE RÉUNIONRéservation :Les réservations sont effectuées au moins 5 jours avant la tenue de la réunion, selon leprincipe « le premier demandeur est le premier servi ».La réservation peut se faire à la DBMG :»»par mail à l’adresse selamal@mhuae.gov.ma et copie à chahbi@mhuae.gov.maet benbrika@mhuae.gov.ma»»Lettre de réservationLa DBMG établit et affiche un planning hebdomadaire de réservation des salles.NB : les services ou personnes n’ayant pas procédé à la réservation préalable peuventêtre invités à libérer la salle de réunion au cas où une réunion est programmée d’avancepour un autre utilisateur dans le planning des réservations.Utilisation du matérielLe Service Utilisateur peut utiliser le matériel disponible au niveau de la salle de réunion; il s’agit notamment du :a. Vidéo projecteur,b. Tableau magnétique,c. Ecran mural,d. Téléphone,e. Matériel de sonorisation,Pour les présentations le PC portable est à la charge du service Utilisateur (chaqueDirection dispose d’un PC portable)»»Le SU doit, impérativement, remettre en place le mobilier déplacé au sein de lasalle et le cas échéant, le matériel utilisé en veillant à remettre les câbles ou autresmatériels dans leur position initiale.»»Le matériel ne peut aucunement être déplacé en dehors de la salle de réunion sansl’accord préalable du Service du matérielAnnulation de la réservation»»En cas de report ou d’annulation de la réunion, le SU doit aviser La DBMG pourprocéder à l’annulation de la réservation.62