Lire le n°62 - AFP, Résidences retraite

La vie dans nos résidencesCréation de l’outil planningpar Florence Randriambololonade La Seigneurie - La CalanqueDepuis quelques années, la charge de travail administratif a énormément augmenté dufait de l’évolution de la législation concernant les EHPAD. En parallèle, nous avons été tenusde modifier et d’adapter nos outils de travail. Une gestion simple et claire du planning, auquotidien, facilite l’organisation générale.J’ai donc décidé d’aller rencontrerFlorence Randriambololona, assistantede direction à la Calanque et laSeigneurie, conceptrice du nouvel« Outil Planning » :Comment est née cette idée ?- J’ai toujours été passionnée par letableur Excel et lors d’une formation,l’envie de découvrir les possibilitésinépuisables qu’offre ce logiciel, adéclenché en moi l’envie de créer.Travaillant à l’administrati f de laSeigneurie depuis déjà de nombreusesannées, j’ai réfléchi à un nouvel outilplanning afin d’alléger la gestion dusuivi du personnel qui nous prenaiténormément de temps.Après une ébauche, j’en ai parléavec Nadine Valéry, ma directrice, qui aapprouvé ma proposition et qui m’apermis de me lancer un peu plus dans leprojet. J’ai donc commencé à créer l’outilplanning en février 2012. Puis, pourarriver à l’automatiser, j’ai dû suivredeux autres formations sur la programmationavec le langage VBA (VisualBasic for Applications).Florence, en quoi consiste l’outilplanning ?- La réalisation de cette applicationpermet, outre le fait d’alléger la gestiondu suivi du personnel, d’automatiser leplanning mensuel. Ainsi, ce dernier estprêt dès le début du mois, plus besoinde le saisir. Il nous permet aussi deconnaître à l’avance le planning desmois à venir, voire des années futures,ce qui facilite les prévisions (départs enformation, CP, visites médicales...).L’autre fonction de cet outil est derelier le planning à la préparation de lapaie. Il calcule automatiquement leséléments variables de paie comme lesFlorenceprimes dimanches/fériés, les absences,etc. Plus besoin de calculer avec uncalendrier !J’ai créé aussi d’autres outils automatiques,en annexe, qui gèrent lesheures supplémentaires et complémentaires,le suivi des congés payés, lagestion des jours fériés, à partir desmodèles déjà utilisés. L’idée était également,si la Direction Générale approuvaitmon projet, de doter tous les établissementsdu Groupe de cet outil afinde continuer d’harmoniser les supportsde travail.Quel a été le déroulement decette aventure ?- La gestation du projet a duré 9mois. Ce furent des échanges très richesavec tout le service RH notamment avecValérie Massaï qui, dès le départ, m’asoutenue dans ce projet et l’encouragementde Nadine Valéry, ma directrice,qui rêvait depuis longtemps d’un planningconvivial et pratique.Ensuite, en octobre 2012, a commencéla phase test avec 4 résidencespilotes. Etant donné la distance entre lesétablissements, j’ai formé chaque assistanteen ligne à l’utilisation de l’outil :Virginie Stinson de La Presqu’Ile à Portde-Boucdans les Bouches-du-Rhône,Annie Bourgoin du Pré St Jean à St-Jean-de-Sauves dans la Vienne,Françoise Dumain du Clos St Roch àMontpon-Ménestérol en Dordogne etVirginie Jardinaud de Las Mélaïes àBonnat dans la Creuse.Ensuite, elles ont pu former à leurtour les résidences de leur région.L’échéance pour le début de l’utilisationgénéralisée de l’outil planning, étaitfixée pour avril 2013. Le pari a été tenugrâce à l’investissement et l’implicationdes assistantes et directeurs des résidencespilotes qui ont été suivis avecprofessionnalisme par les autres établissementsdu Groupe.En septembre, lors du séminaire desdirecteurs AFP, un premier bilan sera faitafin de voir quelles améliorations peuventêtre apportées.Comment as-tu vécu ce projet ?- C’était un travail de longue haleinemais très passionnant. La conception decet outil et l’élaboration de la procédureavec le service RH, la formation des résidencespilotes, la préparation des formationsdes résidences, l’assistance desrésidences pendant leur paramétrage…Que d’échanges extrêmement riches !Ce qui me ravit davantage, c’est larelation humaine que j’ai vécue à traversce projet. Il nous a permis de faireconnaissance entre assistantes, maisaussi de fédérer tous les acteurs. Nousavons travaillé tous ensemble, pour lapremière fois, à l’occasion de nombreusesréunions : assistantes, directeurset référents RH. Cela a créé uned y n a m i q u e e t « A l l o n s p l u s l o i nensemble » a été textuellement et réellementvécu !Merci pour la confiance quevous m’avez accordée.Article rédigé par Nathalie Risso - CorCom de La Calanque - La Seigneurie - Marseille (Bouches-du-Rhône)6