cahier des charges technique mission de creation d'un office de ...

II - OBJECTIFS DE LA MISSIONLe présent cahier des charges comporte : une tranche ferme dont le périmètre concerne les 12 communautés decommunes ayant délibéré pour bénéficier de cette étude. une tranche conditionnelle qui a pour objet de permettre à éventuellement 1communauté de communes restantes de se joindre à cette étude en coursd’année 2013.L’ensemble des éléments techniques décrits ci-dessous est donc commun à la trancheferme et à la tranche conditionnelle.L’offre remise par le prestataire devra donc comporter : une réponse technique et chiffrée pour la tranche ferme portant sur les 12communautés de communes (mentionnées ci-après), et une réponse technique et chiffrée pour la tranche conditionnelle portant surl’élargissement de l’étude à 1 communauté de communes supplémentaire.1/ OBJECTIFS GENERAUX- Elaborer le projet de création d’un office de tourisme intercommunautaire (OTI) surtout ou partie du PNR Livradois-Forez et/ou la Maison du tourisme du PNR.- Poursuivre l’information et la sensibilisation des élus locaux et les salariés desoffices de tourisme sur :- les marges de progression des services touristiques actuellementproposés sur le territoire ;- les possibilités de mutualisation entre eux ;- l’intérêt d’un passage en OTI.- Intégrer la stratégie de tourisme durable et les actions d’accompagnement desprofessionnels menées sur le territoire au titre de la Charte européenne du tourismedurable, dans le traitement opérationnel de l’ensemble de la mission2/ OBJECTIFS OPERATIONNELS- Elaborer une méthodologie de projet visant à donner tous les élémentsd’appréciation de l’intérêt d’un OTI sur un territoire au plus proche de celui duPNRLF.- Compléter et formaliser le projet d’office de tourisme intercommunautaire entermes : de missions ; d’organisation des moyens techniques (locaux, matériels,etc.) et humains (profil de poste, organigramme, etc.) ; de réorganisation desmoyens financiers.Cahier des charges – étude OTI - 4

- Définir le positionnement et les modalités d’intervention de la mission tourisme duParc, au regard de l’organisation future des acteurs publics et institutionnels au seinde l’OTI.- Elaborer l’ensemble des documents contractuels et juridiques nécessaires à lacréation de l’office de tourisme intercommunautaire : organisation descompétences ; statut juridique de l’OTI ; élaboration de l’ensemble des documentscontractuels entre les différentes parties (y compris transitoires liés au passage dela Maison du tourisme actuel en OTI) ; etc.- Elaborer un projet permettant aux autres collectivités ne participant pas à l’OTI maisactuellement membre de la Maison du tourisme de trouver leur place dans lefonctionnement futur et garantissant le maintien de certaines actions à l’échelle duPNR (mise en réseaux des acteurs, promotion, etc.).III - CHAMPS DE l’ETUDE1/ MISSIONS DE L’OTIDans la perspective éventuelle d’un regroupement des offices de tourisme locaux, l’OTIassurerait différentes missions et notamment :- les missions déjà assurées par la Maison du tourisme : observation touristique ;structuration et qualification de l’offre touristique assurée en lien avec le Parcau titre de la CETD ; développement de la randonnée ; promotion.- de nouvelles compétences : accueil touristique ; information touristique ; miseen marché / commercialisation.Ces missions seront à définir en fonction, notamment des éléments suivants :1.1. La réorganisation et le transfert des missions actuellement assurées par les OT etles communautés de communesEn étroite concertation avec les partenaires locaux, un principe de réorganisation et dereprise des missions des points d’accueil et d’information (qu’ils soient gérés en régiepar la communauté de communes, en EPIC ou sous statut associatif) devra êtreélaboré. Devront donc être identifiées les missions qui seraient reprises par la Maisondu tourisme ; celles reprises par une autre structure ; et enfin, celles qui pourraient êtreabandonnées. Ce travail devra se faire de façon très précise pour chaque mission ettype d’action (accueil, information, édition, sites internet, animation, commercialisation,etc).Une réflexion particulière devra être menée sur l’organisation et la gestion desanimations ainsi que sur la gestion des sites de visite (musées). On pourrait imaginerpar exemple que l’OTI puisse proposer des « services à la carte » aux collectivitéslocales pour organiser des animations ou gérer un site touristique. Reste à en définirles conditions préalables et les modalités de partenariat.Cahier des charges – étude OTI - 5

La prise en compte des projets de développement touristique des territoires concernés(au niveau de chaque communauté de communes a minima) devra faire l’objet d’uneréflexion et de propositions dans le cadre des missions d’accompagnement de l’OTI.1.2. Le maintien des liens de proximité entre le personnel de l’OTI et les acteurs locauxde proximitéLes élus locaux sont très attachés au maintien, voire au renforcement, des liens deproximité entre les acteurs touristiques locaux et les offices de tourisme actuels. Si leprincipe du maintien de l’ensemble des points d’accueil et d’information existant a étéadopté collectivement, des modalités de renforcement de cette proximité locale restentà imaginer. Une première réflexion est présentée au point Q.21 du vade-mecum.1.3. Les marges de progrès en termes de qualité des services rendus aux touristes etau territoire.Le principe d’une nouvelle organisation devrait permettre d’identifier les marges deprogrès de l’OTI en termes de services apportés aux touristes et au territoire (ex :commercialisation touristique, principe de réorganisation des éditions, harmonisation del’accueil sur le territoire, etc.). Une attention particulière portera sur le développementtouristique durable du territoire en lien avec la Charte européenne du tourisme durable.1.4. Le maintien de certaines actions à l’échelle du périmètre du PNRLa création de l’OTI concerne essentiellement les communautés de communes ducœur du Parc naturel régional et non l’ensemble des communautés de communesactuellement adhérentes à la Maison du tourisme. Or, certaines actions devront êtremenées à l’échelle du périmètre du PNR (ex : promotion, accompagnement des acteurstouristiques, observation, etc.). Afin de garantir d’un côté le maintien de certainesactions à l’échelle du PNR, et d'un autre côté, l’équité en termes de contributionfinancière des différentes collectivités, un nouveau principe de fonctionnement devraêtre proposé.1.5. Une articulation entre les missions de l’OTI et la mission tourisme du PNRLes relations entre l’agence locale de tourisme (ALFT puis Maison du tourisme) et lePNR ont évolué dans le temps. Compte tenu de l’évolution de la structuration duterritoire, des évolutions devront être apportées sur la répartition et l’organisation desmissions de l’OTI d’un côté et du PNR de l’autre dans le cadre de sa stratégie et de sonprogramme d’actions au titre de la CETD.1.6. Une attention particulière aux secteurs impliqués dans d’autres démarches destructuration touristique territoriale.Une attention particulière sera portée au secteur de la communauté de communes duplateau de la Chaise-Dieu, compte-tenu de ses spécificités.Cahier des charges – étude OTI - 6

2/ ORGANISATION JURIDIQUE ET CONTRACTUELLELa Maison du tourisme est actuellement dotée d’un statut associatif. Le projet d’OTInécessite d’étudier précisément la forme juridique la plus adaptée pour le Livradois-Forez. Des hypothèses argumentées devront être proposées pour permettre aux élusde choisir la solution qui conviendra le mieux au projet.3/ MOYENS HUMAINSLa création de l’OTI va engendrer le regroupement des différents salariés au sein d’uneseule structure juridique. Seraient concernés : les salariés actuels des OT et descommunautés de communes en charge de tout ou partie de la mission « accueil,information, promotion ».Dans l’objectif de favoriser l’adéquation entre les besoins du territoire et les attentesdes différents salariés, il s’agira d’imaginer, en concertation avec l’ensemble despersonnels concernés et leurs employeurs, une nouvelle organisation, unorganigramme et un nouveau cadre de travail compte tenu de l’éclatement desdifférents lieux de travail des personnels et de la diversité des situationsprofessionnelles (droit privé et droit public).En complément, une réflexion devra s’engager concernant la répartition/réorganisationdes moyens humains avec le PNR (chargé de mission tourisme responsable, chargéede mission CETD, accueil à la Maison du Parc).4/ MOYENS TECHNIQUESLa création d’un OTI regroupant la gestion de plusieurs lieux d’accueils ayantactuellement chacun leur propre fonctionnement va également nécessiter uneréorganisation des moyens techniques et notamment :- les structures d’accueil (bâtiments et mobiliers) ;- les véhicules ;- les matériels téléphoniques et informatiques (ordinateurs, logiciels, etc.) ;- les différentes prestations de services (comptabilité, envois des courriers,assurance, entretien des photocopieurs, etc.) ;- les fournitures (produits d’entretien, fournitures de bureau, etc.) ;- les boutiques de vente.De nouvelles modalités de fonctionnement seront donc à imaginer (ex : transferts depropriété, nouvelles conventions de partenariat et/ou de mise à disposition, répartitionde la prise en charge des différents frais de fonctionnement, etc.).5/ MOYENS FINANCIERSLe projet de création de l’OTI implique de trouver, de façon pérenne, le bon équilibreentre les besoins (en fonctionnement et investissement) et les ressources financièresmobilisables. Une attention particulière devra être portée sur les éléments suivants.Cahier des charges – étude OTI - 7

5.1. La nouvelle répartition des coûts et recettes dans le cadre de la nouvelleréorganisationActuellement, les offices de tourisme ont leurs propres principes de financement, quidiffèrent les uns des autres. À titre d’exemples, certains OT perçoivent des prestatairestouristiques des cotisations annuelles alors que d’autres leur proposent uniquement desprestations de services ; par ailleurs, les frais de fonctionnement sont dans certains caspris en charge par l’OT, et dans d’autres cas par une collectivité (loyers, assurances,entretien, etc.).5.2. Les contributions (cotisations) des collectivités locales dans la duréeActuellement, les élus du territoire se sont mis d’accord sur les principes suivants :- à court terme : la contribution des collectivités serait équivalente à celle versée àl’office de tourisme local et à la Maison du tourisme. Cette contribution seraitcalculée en fonction des missions transférées à partir des dépenses engagéesau cours des 3 dernières années ;- à long terme, une harmonisation des contributions des différentes collectivitésdoit pouvoir être assurée.5.3. Les nouvelles modalités de perception de la taxe de séjourLa taxe de séjour est actuellement collectée par la quasi-totalité des communautés decommunes du territoire (soit au total environ 120 000 euros). Les assiettes de calcul, lastructure et les modalités de collecte, et l’utilisation du produit de la taxe de séjourseront à redéfinir et à harmoniser sur le territoire.IV – RESULTATS ATTENDUS1/ UN DIAGNOSTICLe diagnostic devra comprendre :1.1. Une analyse des missions des différents acteurs concernés (OT, communautésde communes, PNR) avec un recueil précis des attentes et du degré d’implication dechaque collectivité locale.1.2. Une analyse des ressources humaines actuelles et des personnels concernéspar l’OTI en lien avec la mission « accueil, information, promotion » : cadre d’emploi ;compétences ; motivations, souhaits des personnels et attentes en termes d’évolutionde carrière.1.3. Une analyse des moyens techniques des différents OT (bâtiments, véhicules,outils informatiques, etc.).Cahier des charges – étude OTI - 8

1.4. Une analyse des moyens financiers (dépenses, recettes, modalités definancement).La Maison du tourisme mettra à la disposition du cabinet d’étude :- les bilans d’activités de la Maison du tourisme, des offices de tourisme, et descommunautés de communes ;- les documents de travail relatif au projet de rapprochement entre la Maison dutourisme et la Communauté de communes du Pays d’Olliergues ;- le guide pratique collectif des offices de tourisme du Livradois-Forez (en coursde réalisation) ;- un état des lieux des personnels comprenant notamment (type de contrat,modalités de rémunération, missions, formations, etc.) ;- les bilans et comptes de résultat de la Maison du tourisme et des offices detourisme ;- le bilan de la collecte et du produit de la taxe de séjour sur le territoire ;- les statuts de la Maison du tourisme et des offices de tourisme ;- les conventions de partenariat liant la Maison du tourisme, le Parc, les officesde tourisme et leurs communautés de communes (conventions de délégationde compétence).2 / UN SCHEMA D’ORGANISATIONLe schéma d’organisation devra comprendre :2.1. Le champ d’intervention et les missions de l’OTI, avec :- une proposition de réorganisation et de transfert des missions actuellementassurées par les OT et les communautés de communes (compétence« accueil, information, promotion », missions animation, gestion des sites devisite, etc.).- un principe de fonctionnement visant à maintenir, voire développer, les liens deproximité entre le personnel de l’OTI et les acteurs locaux de proximité(collectivités locales, prestataires touristiques).- une identification des marges de progrès en termes de qualité des servicesrendus par l’OTI aux touristes et au territoire.- une proposition d’organisation de la mission tourisme du PNR et de partenariatavec l’OTI.2.2. Une proposition argumentée d’une structuration juridique2.3. Une proposition d’organisation des moyens humains2.4. Une proposition d’organisation des moyens techniques2.5. Une proposition d’organisation des moyens financiers, avec :- les principes de construction budgétaire de l’OTI (en dépenses et en recettes).- une note d’orientation concernant la collecte et l’utilisation de la taxe de séjour.2.6. Un calendrier de travail et une note méthodologiqueCahier des charges – étude OTI - 9

3 / FORMALISATION DU PROJETAprès validation de la phase 2, le cabinet d’étude devra formaliser l’ensemble deséléments nécessaires à une prise de décision des communautés de communes sur leprojet, avant sa mise en œuvre. Il devra notamment fournir :3.1. Aspects juridiques et contractuels- Une note de fonctionnement statutaire de l’OTI (composition des différentesinstances et répartition des voix, etc.).- Une note relative au transfert de compétences et/ou aux conventionnementsentre les partenaires (PNR, communautés de communes, agences locales detourisme/projets d’OTI des territoires voisins, etc.).3.2. Moyens humains- Un projet d’organigramme prenant en compte une organisation par service/pôleet la répartition des différents lieux de travail des salariés.- Une fiche de poste par salarié (missions, lieux de travail, employeurs,rémunérations, etc.).- Une note de principe sur la situation des personnels (droit privé ou public,mises à disposition...) détaillant notamment les obligations et formalités àrespecter en fonction du statut de l'OTI.3.3. Moyens techniques- Un tableau précis par communauté de communes des choix opérés concernantl’organisation des moyens techniques.3.4. Moyens financiers- Des simulations argumentées de financement et/ou transfert de chargesfinancières des collectivités locales permettant d’harmoniser leur contributionsur le long terme.- Un compte de résultat prévisionnel à 3 ans pour l’OTI.3.5. Synthèse par territoire- Une fiche synthétique précisant les changements à envisager (avant/après) parterritoire de communauté de communes.4 / LIVRABLESLe cabinet devra fournir :- l’ensemble des comptes-rendus de réunions, dans un délai maximumd’une semaine après chaque réunion ;- l’ensemble des documents, des rapports intermédiaires et finaux sousformat papier (1 exemplaire reproductible) et numérique.Cahier des charges – étude OTI - 10

V - PARTENAIRES1 – LES INSTANCES DE CONCERTATIONL’étude sera élaborée en concertation avec 3 instances.1.1 Une cellule de coordinationComposition : président et directeur du PNR, présidente, vice-président et directeur dela Maison du tourisme.Missions : encadrer le travail du prestataire, alimenter la réflexion et valider les dossiersà présenter au comité de pilotage.1.2. Un comité de pilotageComposition : présidents des communautés de communes ou leurs représentants,membres de la cellule de coordination, représentants du Conseil général 63 et 43, duConseil régional d’Auvergne et du CRDT Auvergne, de la Maison du tourisme de laHaute-Loire.Missions : alimenter la réflexion et valider les différentes étapes de la mission(intermédiaires et finale).1.3. Le comité technique de la Maison tourismeComposition : salariés des communautés de communes et des offices de tourisme dupérimètre de l’étudeObjectif : associer les salariés concernés à la création du projet ; assurer une bonneconcertation technique régulière entre le cabinet d’étude, les communautés decommunes et les offices de tourisme.2 – LES PARTENAIRES CONCERNÉS PAR LE PROJET2.1. Les communautés de communesCommunauté de communes Entre Dore et AllierCommunauté de communes du Pays de CourpièreCommunauté de communes de la Montagne thiernoiseCommunauté de communes du Pays d’OllierguesCommunauté de communes Livradois-Porte d’AuvergneCommunauté de communes du pays d’AmbertCommunauté de communes du pays de CunlhatCahier des charges – étude OTI - 11

Communauté de communes du Haut-LivradoisCommunauté de communes de la Vallée de l’AnceCommunauté de communes du pays d’ArlancCommunauté de communes Billon Saint-Dier / JauronCommunauté de communes de La Chaise-Dieu2.2. Les offices de tourisme (statut associatif)Office de tourisme du Pays de CourpièreOffice de tourisme du Pays d’AmbertOffice de tourisme du Pays de CunlhatOffice de tourisme de La Chaise-DieuOffice de tourisme Billon Saint-Dier / Jauron2.3. Les partenaires institutionnelsLe PNRLa Maison du tourismeLe CRALe CRDTALe CG 63L’ADDT 632.4. Les agences locales du tourisme voisinesOffice de tourisme intercommunautaire des gorges de l’AllierOffice de tourisme du Pays d’IssoireLoire Forez tourismeCette liste sera complétée en fonction des délibérations éventuellementcomplémentaires des collectivités locales.VI - METHODOLOGIE1 – APPROCHE MÉTHODOLOGIQUE DE LA MISSION1.1. Une démarche participativeLa création d’un OTI implique des changements pour les personnels et les élus. Leursappréhensions éventuelles sont légitimes. Le cabinet d’étude devra :- être sensible à cette problématique et contribuer à élaborer un climat de confiance ;- permettre tout au long de la démarche l’élaboration d’un projet collectif et partagé,qui ne se fera pas sous la contrainte, mais bien avec le consentement et lamotivation de l’ensemble des personnels concernés ;Cahier des charges – étude OTI - 12

- rencontrer l’ensemble des personnels salariés en garantissant sur certains aspectsla confidentialité de l’échange.La mission n’est pas uniquement un travail d’étude mais surtout un travaild’accompagnement/formation/développement auprès des différents élus et salariés descommunautés de communes et offices de tourisme. La sélection du cabinet d’étude nese fera donc pas sur sa seule capacité à rédiger un rapport, mais plutôt sur celle àmobiliser les énergies, fédérer les acteurs, construire un projet commun partagé avectous les acteurs (élus, salariés).La démarche devra prévoir des processus de concertation avec l’ensemble despersonnels.1.2. Accompagnement technique de la Maison du tourismeLa Maison du tourisme, en tant que maître d’ouvrage de la mission, s’impliquerafortement dans le processus de réflexion, car cela concerne directement sonorganisation. Elle assurera notamment :- la recherche documentaire et le recueil d’éléments auprès des différentescollectivités locales et offices de tourisme à partir des informationsdemandées par le cabinet d’étude ;- l’accompagnement éventuel du cabinet d’étude pour certaines rencontresindividuelles avec les offices de tourisme et communautés de communes ;- l’aide à l’élaboration de l’ensemble des documents.2 - DÉROULÉ ET CALENDRIER PRÉVISIONNEL DE LA MISSIONLa proposition de déroulé ci-après pourra être ajustée par le cabinet d’étude en fonction de saméthode de travail. Dans tous les cas l’offre devra respecter le terme du calendrierproposé.2.1. Préparation de la missionAvril 2013- Réunion de la cellule de coordination.- Réunion collective du comité de pilotage : présentation du bureau d’étude et dudéroulé de l’étude.- Comité technique de la MDT : préparation des différents documents à collecter ;premier recueil des attentes des salariés, etc.2.2. Phase 1 - DiagnosticAvril à Juin 2013- Rencontres individuelles des communautés de communes et offices de tourisme.- Réunion de la cellule de coordination.- Réunion du comité de pilotage.- Rendu de la phase 1 : diagnostic.- Comité technique de la MDT.Cahier des charges – étude OTI - 13

2.3. Phase 2 - Schéma d’organisationJuillet à octobre 2013- Deuxième rencontre individuelle des communautés de communes et offices detourisme.- Réunion de la cellule de coordination.- Réunion du comité de pilotage.- Rendu de la phase 2.- Comité technique de la MDT.2.4. Phase 3 – Formalisation du projetNovembre et décembre 2013- Réunion de la cellule de coordination.- Réunion du comité de pilotage.- Comité technique de la MDT.2.5. Remise du rapport finalDécembre 2013- Réunion collective du comité de pilotage et du comité technique de la MDT.- Remise du rapport final.VI – ASPECTS PRATIQUESI - COMPÉTENCES REQUISES DU CABINET D’ETUDERéaliser toutes ces étapes nécessite l’intervention d’un cabinet d’étude pluridisciplinaireassociant des compétences :- touristiques : connaissance du fonctionnement des offices de tourisme, desstratégies touristiques territoriales et des organismes de tourisme ;- en concertation, médiation et gestion des ressources humaines : capacité àconstruire un projet qui soit partagé par les élus et l’ensemble du personnelconcerné ; capacité d’écoute ; expérience en matière de structuration et ded’organisation d’une équipe de salariés.- juridiques : connaissances du droit des collectivités locales, du droit du tourisme,du droit du travail ; capacité à proposer un montage juridique adéquat et à rédigerdes documents contractuels.En raison du caractère pluridisciplinaire des travaux à mener, l’association de plusieurscabinets d’étude est possible.La proposition du cabinet d’étude devra préciser très clairement et dans l’ordre cidessous:Cahier des charges – étude OTI - 14

1/ la méthodologie proposée pour chacune des phases, avec le planning prévisionneld’intervention, ainsi que la durée de la mission.2/ le coût de l’intervention globale et de chacune des 3 phases, en précisant le nombrede journées de travail prévues à la fois pour à la tranche ferme et pour la trancheconditionnelle. Les frais de déplacements seront inclus dans les tarifs journaliers.3/ les références du cabinet d’étude et des éventuels experts associés.II – CRITÈRES DE SELECTIONL’offre de la prestation devra être comprise entre 35 000 et 50 000 euros TTCcomprenant le chiffrage y compris pour la tranche conditionnelle.La sélection se fera à partir des critères suivants :- l’offre technique et la méthodologie (60%).- le prix (40%).III - RÉPONSE A L’APPEL D’OFFRESLes offres devront parvenir à la Maison du tourisme du Parc naturel régional Livradois-Forez - 63880 Saint-Gervais-sous-Meymont, avant le vendredi 22 mars 12h00 sous plicacheté portant la mention « Marché OTI - Ne pas ouvrir ».Pour tous renseignements complémentaires relatifs au contenu de l’appel d’offres,s’adresser à : Benoît BARRES - Directeur de la Maison du tourisme du PNR Livradois-Forez - Chargé de mission tourisme responsable du PNR - Tél. : 04.73.95.57.57. -Courriel : tourisme@parc-livradois-forez.orgCahier des charges – étude OTI - 15