2011 Document de référence - Paper Audit & Conseil

1. Rapport du Président du Conseil d’AdministrationAnnexesD’autres sont plus difficiles à prévenir car tenant aux règles et usagespropres au marché de la communication : en particulier ceux relatifs àl’instabilité des marchés et à la forte concurrence.5.3.4. Activités de contrôleLe contrôle interne est la responsabilité de tous. Sa mise en place etla vérification de son efficacité incombe en premier lieu aux directionsopérationnelles et financières qui doivent s’assurer à chaque niveau qu’ilest régulièrement mis à jour et adapté aux objectifs principaux du Groupecouvrant un domaine plus vaste que la seule fiabilité des informationschiffrées, comptables et financières, utilisées et diffusées par le Groupe.L’Audit interne, dans le cadre d’un plan d’audit annuel, a pour rôle des’assurer que les contrôles sont bien en place, adaptés aux risques àcouvrir et que leur efficacité est régulièrement vérifiée.5.3.4.1. Comité d’AuditLes informations relatives au Comité d’Audit sont insérées dans la partie Idu présent rapport.5.3.4.2. Les Comités financiers et les fonctions centralesUn Comité Hebdomadaire et Financier a été créé en janvier 2007. Il aexaminé de façon générale toutes les questions financières et notammentles investissements financiers, les projets de création d’activités, de sociétésou de “joint-venture”. Dans le courant de l’année 2011 ce ComitéFinancier est devenu un Comité de Direction aux réunions bimensuelles.Assistent à ce Comité de Direction :• M. Vincent Bolloré ;• M. David Jones• M. Yannick Bolloré :• M. Alfonso Rodés Vilà ;• M. Jorge Ustrell ;• M. Stéphane Fouks ;• M. Hervé Philippe ;• M. François Laroze ;• M. Jean-Marc Antoni ;• M. Michel Dobkine ;Enfin, Havas a lancé au cours des dernières années plusieurs projetstransversaux relatifs aux fonctions centrales dont la mise en œuvrese poursuit : trésorerie, achats et services juridiques afin d’optimiserles opérations et maîtriser les flux d’information dans ces domainesspécifiques. Les systèmes mis en place fonctionnent de façon satisfaisante.5.3.4.3. La Direction des entitésLes opérations du Groupe dans les différentes régions sont, à tous lesniveaux, structurées de façon comparable : un Directeur Général etun Directeur Financier directement responsable de son entité devantsa hiérarchie.Au sein de chaque entité, le Directeur Général et le Directeur Financierappliquent les orientations décidées par la hiérarchie, en phase avec leConseil d’Administration, et organisent le contrôle des opérations parla mise en œuvre de procédures conformes aux politiques et principesde gestion du Groupe, dont ils ont la responsabilité de s’assurer de labonne application.Il appartient à chaque Directeur Financier de s’assurer du bon fonctionnementet de la mise à jour du contrôle interne de l’entité dont ila la responsabilité. Il appartient à sa hiérarchie directe de s’en assurer.5.3.4.4. L’Audit interne du GroupeEn 2011, l’Audit interne, sous l’autorité de la Direction Financière duGroupe, et du Comité d’Audit a poursuivi sa mission de surveillance dudispositif de contrôle interne du Groupe en s’assurant de l’efficience etde l’efficacité des systèmes en vigueur.Les missions d’audit répondent à trois objectifs : description de l’activitéde l’agence et de son marché, analyse des objectifs de la Direction,des risques attachés et des mesures prises pour les prévenir ou lestraiter en cas de besoin, et revue de son contrôle interne. Les rapportsde mission couvrent chacun de ces trois sujets et comportent toutesles recommandations d’amélioration du contrôle interne qui ont étéjugées nécessaires sur la base des résultats des travaux effectués. Unplan d’action détaillé de mise en place des recommandations est établipar chacune des entités examinées et envoyé à l’audit interne qui a laresponsabilité de s’assurer de sa mise en place effective.Les agences auditées ont été sélectionnées à partir d’une liste de thèmesmajeurs qui reflètent les risques principaux identifiés par l’Audit interne,à partir d’analyses chiffrées des évolutions historiques et/ou de situationsfinancières particulières. Le plan d’audit 2011 a été proposé, discutépuis validé par la Direction Financière en relation avec les Directionsopérationnelles des divisions, avant d’être présenté au Comité d’Audit.Le plan d’audit a été adapté en cours d’année pour tenir compte desrequêtes nouvelles de la Direction Générale, les missions prévues noneffectuées ont été reportées au plan d’audit 2012. Tous les rapportsdes missions effectuées en 2011 ont été émis. Ils ont été transmis auxresponsables opérationnels et financiers des agences, à leur hiérarchieainsi qu’à la Direction Financière du Groupe. Un point d’avancementdu plan d’audit ainsi qu’une synthèse des points significatifs sontrégulièrement présentés par la Direction de l’Audit interne lors desréunions du Comité d’Audit.5.3.5. Surveillance du dispositifLa surveillance permanente du dispositif de contrôle interne est assuréeà tous niveaux. Chaque Directeur Financier, en accord avec son DirecteurGénéral, a la responsabilité première du bon fonctionnement et de lamise à jour du contrôle interne de l’entité dont il a la responsabilité.Au niveau supérieur (pays ou région), le responsable financier s’assuredes performances et de la fiabilité des opérations qui sont revuesrégulièrement par la Direction Financière de chacun des réseaux. Cemaillage financier est de nature à assurer une vigilance permanentepropre à déceler et traiter rapidement les anomalies éventuelles, aussibien en matière de contrôle budgétaire qu’en cas de faiblesse voire dedéfaillance de contrôle interne.En 2011, l’Audit interne a poursuivi son objectif de couverture géographiquedu dispositif en examinant des agences de taille moyenne quin’avaient pas encore été auditées. Le plan d’audit a aussi intégré desagences ayant récemment intégré le Groupe ainsi que des entitésimportantes qui doivent faire l’objet de contrôles plus réguliers.5.4. Processus clés pour l’informationcomptable et financière5.4.1. ConsolidationLe service consolidation de Havas SA organise et gère centralement leprocessus de consolidation des états financiers de toutes les sociétés duGroupe. Ce processus centralisé ainsi que les procédures et le glossaire misen place assurent l’harmonisation et la cohérence des documents intégrésdans les états financiers du Groupe. Chacune des liasses est consolidéedirectement, après avoir été revue ou auditée par les auditeurs externes.Au terme de la politique suivie par Havas en la matière, les sociétésreprésentant au total environ 90 % du revenu du Groupe font l’objetd’un audit complet ou d’un examen limité au 31 décembre.Les données issues de la consolidation comptable font l’objet d’unrapprochement systématique avec les mêmes données issues du processusde reporting de gestion. Ce rapprochement est structurellement facilitépar l’unification de l’outil informatique.Il est rappelé que le Groupe Havas établit depuis 2005 des comptesconsolidés selon le référentiel comptable international IFRS.5.4.2. Budget et reportingHavas organise les processus budgétaires et de reporting, qui sontcontrôlés par chaque niveau hiérarchique et consolidés au niveau duGroupe. Ces processus sont une composante majeure du dispositif decontrôle interne du Groupe. Ils constituent l’outil privilégié de suivi,- Document de référence 2011 - 141