2011 Document de référence - Paper Audit & Conseil

Annexes1. Rapport du Président du Conseil d’Administration5.3.1.2. Engagement des responsables opérationnelset financiersAfin de s’assurer de la qualité des états financiers qui lui sont transmisà chaque clôture, le Groupe Havas, comme les années précédentes,a mis en place une procédure de certification formelle suivie par lesresponsables opérationnels et financiers à chaque niveau de la hiérarchie :agence, pays ou région et divisions. Ils attestent au Directeur Général etau Directeur Financier du Groupe Havas le résultat et la situation nettede l’entité dont ils ont la responsabilité mais aussi le caractère exhaustifet sincère des informations financières transmises par leur Société auservice consolidation, et leur certifient avoir signalé toute défaillancesignificative de contrôle interne dont ils ont eu connaissance.5.3.1.3. Responsabilités et pouvoirsLe manuel des politiques et principes de gestion du Groupe fixe notammentles règles et limites des délégations de pouvoirs consenties aux dirigeantsdes divisions et des filiales, et précise les opérations qui demeurent sousle contrôle et l’autorité exclusifs de Havas : acquisitions et cessionsde sociétés, investissements significatifs, signatures d’engagementsimmobiliers, financements.Des matrices formalisées de délégation de pouvoirs et de séparation destâches ont été mises en place dans les agences du Groupe, en particulier enmatière d’émission des moyens de paiement et d’engagements financiers.5.3.1.4. Procédures et modes opératoiresLes guides de procédures rappellent les principes de contrôle interne duGroupe, ils détaillent les modes opératoires et les contrôles à effectuer pours’assurer, de l’efficience des opérations, de la fiabilité des informationscomptables et financières transmises et de l’utilisation optimale desressources, tout en assurant aussi la sauvegarde des actifs et la préventionde la fraude.Les procédures comportent notamment :• des narratifs et/ou de flow-charts ;• des matrices des risques et contrôles clés relatifs à la fiabilité del’information financière et comptable ;• une matrice de contrôle des risques en matière informatique ;• la formalisation des délégations de pouvoir et de la séparation des tâches.5.3.1.5. Gestion des ressources humainesLes recrutements des dirigeants d’entités opérationnelles font l’objetd’une autorisation de la hiérarchie, au niveau des responsables régionaux,ou des responsables de division ou de la direction de Havas selon lesniveaux hiérarchiques. Cette procédure d’autorisation a pour objet des’assurer que l’expérience de ces dirigeants est conforme aux compétencesnécessaires à la réalisation des objectifs fixés par le Groupe. Les systèmesde rémunération mis en place visent à intéresser les principaux dirigeantsà la réalisation de ces objectifs.Les procédures de recrutement des collaborateurs sont formalisées parchacune des entités pour tenir compte des principes généraux définispar le Groupe. Les recrutements font l’objet d’approbation formelle enfonction des niveaux hiérarchiques concernés, respectant les délégationsde pouvoirs en place.Une procédure d’évaluation annuelle individuelle des employés, sous laresponsabilité de leur hiérarchie, est centralisée au niveau de la Directiondes Ressources Humaines du Groupe.5.3.2. Diffusion d’informations pertinentes5.3.2.1. Les systèmes d’informationToutes les sociétés du Groupe ont accès à un système d’informations, pilotécentralement par Havas SA, qui est le vecteur de transport et de contrôleunifié de la plupart des informations financières et opérationnelles :budgets, reportings mensuels, consolidations trimestrielles, semestriellesou annuelle.Outre les informations financières, le Groupe a mis en place des basesd’informations opérationnelles relatives au marché, à la concurrence etaux clients, existants et potentiels.L’objectif de ces bases de données, accessibles selon les rôles, besoinset niveaux hiérarchiques, est de donner aux responsables du Groupe,les moyens d’assurer l’exercice de leurs fonctions dans les meilleuresconditions possibles.En 2010, le Groupe a mis en place un nouveau système de reportingqui centralise l’ensemble des indicateurs extra-financiers, qui permet deconsolider les données des différents domaines relatifs à la responsabilitésociale et environnementale.5.3.2.2. Normes comptablesLe processus d’élaboration de l’information comptable, financière etde gestion repose sur la diffusion au sein du Groupe des instructionsde consolidation, du manuel des politiques Groupe et sur l’unicité duplan des comptes du Groupe, tant pour les cycles de budget que dereporting ou de consolidation.5.3.3. Système d’identification, d’analyseet de traitement des risques5.3.3.1. Identification des risquesEn l’absence de processus formalisé centralisé d’identification et degestion des risques, il appartient à chaque responsable d’agence d’êtreparticulièrement vigilant à l’identification des zones de risques, et enparticulier celles liées aux spécificités des métiers exercés, aux pratiquesen usage localement et à l’environnement économique.Les risques opérationnels sont suivis directement par les responsablesd’agence qui ont, en conformité avec la politique du Groupe, l’obligationde les signaler à leur hiérarchie.Les risques et litiges significatifs font l’objet d’un reporting régulierau Secrétaire Général du Groupe. Une procédure spécifique détaillantles rôles et responsabilités de chacun est incluse dans le manuel desprincipes du Groupe.5.3.3.2. Analyse des risquesUne fois identifiés, les risques sont analysés en détail, et les conséquencespotentielles examinées et mesurées afin d’avoir une vision complètede leurs effets.Les risques de fraude, toujours présents en particulier en période dedifficultés économiques, font l’objet d’une attention toute particulièredans un but de prévention mais aussi de détection la plus rapide possibleet de traitement efficace. Lorsqu’une fraude est détectée, les mesuresnécessaires sont prises immédiatement pour en limiter les conséquences,et son analyse effectuée, en général avec l’aide de consultants externes. LeComité d’Audit est informé en détail et tenu au courant des évolutions :causes, mesure des conséquences et traitement, et reste particulièrementvigilant aux sanctions appliquées.Un questionnaire formalisé est rempli par chacune des entités afin quesoient centralisées toutes les informations sur les litiges et risques identifiés.5.3.3.3. Traitement des risquesUne fois informée, la Direction Générale, et en particulier le Secrétariatgénéral, s’assure que la hiérarchie, après analyse, traite le risque et met enplace les mesures destinées à en assurer la prévention ou la couverture.Cette décentralisation de la gestion des risques optimise la réactivité etl’efficacité nécessaires à leur maîtrise et traitement.5.3.3.4. Risques liés au secteur de la communicationDe par son activité, le Groupe doit faire face à des risques spécifiques directementliés à la nature de ses opérations détaillés au paragraphe “Facteursde risques” du document de référence. Certains de ces risques fontl’objet de procédures particulières destinées à les couvrir de la façon laplus efficace possible, en particulier ceux se rapportant à la contrefaçonet au respect des droits et réglementations spécifiques à chacun despays dans lesquels le Groupe est présent. Ces risques sont couvertspar des procédures de contrôle systématique du matériel publicitaireproduit ainsi que de son utilisation. Les services juridiques du Groupeet des filiales ont pour tâche d’assister les équipes opérationnelles afind’éviter les situations pouvant présenter des risques de cette nature, enparticulier dans le cas de clients internationaux.140 - Document de référence 2011 -