Cahier des charges Belgian Cycling Happening

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Cahier des charges Belgian Cycling Happening 2013CONDITIONS GENERALES ET ATTRIBUTIONLe Belgian Cycling Happening pour cyclotouristes et vététistes de la RLVB sera organisé chaqueannée en septembre lors du 38ème weekend (en 2015 plus précisément les 18/19 et 20 septembre2015). Durant ce weekend, le samedi, aucune autre organisation récréative n’est autorisée aucalendrier, tant au niveau régional que national.L’organisation du Belgian Cycling Happening sera attribuée à un club, une section ou commune/villeaffilié(e) à la WBV ou FCWB. Les candidatures doivent être transmises par écrit au directeuradministration, marketing et communication de la RLVB, de laquelle une copie sera transmise aucoordinateur cyclotouriste de la RLVB.Après réception du dossier d’organisation, une commission de reconnaissance évaluera sur place lesinstallations et rédigera un rapport, qui sera soumis au Conseil d’Administration de la RLVB. CeConseil d’Administration adjugera définitivement l’organisation.OBJECTIF DE L’ORGANISATION ET L’INFRASTRUCTUREL’organisateur s’engage à rehausser l’éclat du Belgian Cycling Happening et d’en faire une véritableFÊTE cycliste pour TOUTES ET TOUS. De l’animation, des spectacles, de la musique, des stands desponsors, associations et fédérations, des drapeaux, des banderoles,… doivent rendre le tout plusagréable et plus festif.L’installation centrale (couverte), d’un accès facile, doit avoir la capacité d’accueillir les participantset délégués (au minimum 3.500 personnes réparties sur les 3 jours). Ce hall servira de permanencedu Happening.A l’installation centrale, un stand par province sera prévu (avec suffisamment d’alimentationd’électricité) pour l’inscription et l’enregistrement des participants (avec et sans licence) La bonnecirculation des participants est une nécessité.Les formalités d’inscription seront effectuées par des collaborateurs de l’organisateur.L’enregistrement des participants se fait par le délégué de la province concernée.Un espace isolé – secrétariat RLVB – (avec photocopieur) + une salle de réunion (ca. 15 personnes)seront installés dans le hall. Les installations sanitaires (vestiaires et douches pour hommes etfemmes séparés) seront en bon état et propre.Parkings: Les installations centrales seront pourvues d’un parking de grande capacité pour les vélos,situé dans les environs immédiats des bâtiments. Il y aura également un parking séparé, réservé auxinvités et les Délégués provinciaux de la RLVB, WBV et FCWB, qui sera seulement accessible avec unlaissez-passer. Un gardien de parking le surveillera. Plusieurs parkings pour voitures, camionnettes,autocars et mobilhomes seront également prévus à proximité de l’événement.Cérémonie protocolaire de clôture – Le dimanche après-midi, le Belgian Cycling Happening seraofficiellement clôturé par la distribution des prix et une réception. L’organisateur devra disposerd’une salle avec podium et sonorisations qui peut accueillir au minimum 100 personnes. Cela peutégalement se faire dans l’installation centrale (à discuter avec la commission).Royale Ligue Vélocipédique BelgeAvenue du Globe 49 – 1190 Bruxelles T: 02/349.19.11 – F: 02/343.12.56E-mail: info@belgiancycling.be – Site internet: www.belgiancycling.be
Cahier des charges Belgian Cycling Happening 2013CIRCUITSLes circuits doivent mettre en valeur la valeur touristique de la région. L’offre devra être composéed’un circuit local d’environ 30 à 40 km et un circuit de 60 à 70 km, sur des routes parfaitementpraticables. Il faut éviter les voies de grande circulation. Il est souhaitable que les parcours dudimanche sont différents à ceux du samedi.En plus, des parcours “sportifs” seront prévus d’environ 100 à 130 km. Pour les vététistes, plusieurscircuits seront prévus variant entre 20 et 80 km. Pour les kids, les familles et les séniors, des circuitsseront prévus de 10 à 30 km, tant sur route que VTT. La RLVB fournit les panneaux uniformes pourle fléchage des parcours, ainsi que les panneaux pour attirer les participants à l’ événement. Lespanneaux seront chaque année réutilisés.L’organisateur a le devoir d’assurer la sécurité des participants, de prévoir éventuellement dessignaleurs si la police locale le trouve nécessaire (une réunion de coordination à cet effet est labienvenue). L’organisation prévoira également un poste de premiers secours, avec ambulance.Appel peut être fait à la Croix Rouge.Le départ et l’arrivée doit avoir lieu au même endroit que celui prévu pour l’arrivée (tant pour leCyclo que le VTT). Le programme intégral avec l’horaire sera rédigé en collaboration avec laCommission Cyclisme pour tous de la RLVB.OBLIGATIONSLe droit d’organisation à payer par l’organisateur sera fixé chaque année par le Bureau Journalier dela RLVB. Pour 2013, le montant a été fixé au minimum € 2.500. La candidature sera officiellementdéposée fondée sur le formulaire entièrement rempli faisant suite au cahier des charges.Le droit d’inscription pour les randonnées cyclos et VTT, fixé à € 5,00 max. par participant, revientintégralement à l’organisateur. Pour les non licenciés WBV / FCWB, le droit d’inscription seraaugmenté - comme prévu par le décret - avec les frais d’une licence d’un jour (€ 2,00).L’organisateur s’engage à supporter les frais afférents à cette organisation. Il est libre de faire appelà u ou plusieurs sponsors, qu’il communique à la RLVB.La publicité relative au(x) sponsor(s) officiel(s) de la RLVB doit être affichée visiblement dans tous leslocaux/site internet et le logo mentionné sur toutes les imprimés (en accord avec la RLVB). Lespartenaires de la RLVB ont l’exclusivité dans leur branche, mais en cas d’un sponsor concurrentiel del’organisation, cela peut éventuellement être discuté avec la RLVB. Cette publicité doit aussi êtrerépercutée dans la brochure/les dépliants(avec e.a. le programma) et sur les affiches éventuelles.Les partenaires de la RLVB ont également la possibilité de placer un stand dans la zone dedépart/d’arrivée. La liste avec les partenaires RLVB et les logos requis seront mis à disposition àtemps par la RLVB.Royale Ligue Vélocipédique BelgeAvenue du Globe 49 – 1190 Bruxelles T: 02/349.19.11 – F: 02/343.12.56E-mail: info@belgiancycling.be – Site internet: www.belgiancycling.be
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