Cahier des charges Belgian Cycling Happening

Cahier des charges Belgian Cycling Happening 2013CONDITIONS GENERALES ET ATTRIBUTIONLe Belgian Cycling Happening pour cyclotouristes et vététistes de la RLVB sera organisé chaqueannée en septembre lors du 38ème weekend (en 2015 plus précisément les 18/19 et 20 septembre2015). Durant ce weekend, le samedi, aucune autre organisation récréative n’est autorisée aucalendrier, tant au niveau régional que national.L’organisation du Belgian Cycling Happening sera attribuée à un club, une section ou commune/villeaffilié(e) à la WBV ou FCWB. Les candidatures doivent être transmises par écrit au directeuradministration, marketing et communication de la RLVB, de laquelle une copie sera transmise aucoordinateur cyclotouriste de la RLVB.Après réception du dossier d’organisation, une commission de reconnaissance évaluera sur place lesinstallations et rédigera un rapport, qui sera soumis au Conseil d’Administration de la RLVB. CeConseil d’Administration adjugera définitivement l’organisation.OBJECTIF DE L’ORGANISATION ET L’INFRASTRUCTUREL’organisateur s’engage à rehausser l’éclat du Belgian Cycling Happening et d’en faire une véritableFÊTE cycliste pour TOUTES ET TOUS. De l’animation, des spectacles, de la musique, des stands desponsors, associations et fédérations, des drapeaux, des banderoles,… doivent rendre le tout plusagréable et plus festif.L’installation centrale (couverte), d’un accès facile, doit avoir la capacité d’accueillir les participantset délégués (au minimum 3.500 personnes réparties sur les 3 jours). Ce hall servira de permanencedu Happening.A l’installation centrale, un stand par province sera prévu (avec suffisamment d’alimentationd’électricité) pour l’inscription et l’enregistrement des participants (avec et sans licence) La bonnecirculation des participants est une nécessité.Les formalités d’inscription seront effectuées par des collaborateurs de l’organisateur.L’enregistrement des participants se fait par le délégué de la province concernée.Un espace isolé – secrétariat RLVB – (avec photocopieur) + une salle de réunion (ca. 15 personnes)seront installés dans le hall. Les installations sanitaires (vestiaires et douches pour hommes etfemmes séparés) seront en bon état et propre.Parkings: Les installations centrales seront pourvues d’un parking de grande capacité pour les vélos,situé dans les environs immédiats des bâtiments. Il y aura également un parking séparé, réservé auxinvités et les Délégués provinciaux de la RLVB, WBV et FCWB, qui sera seulement accessible avec unlaissez-passer. Un gardien de parking le surveillera. Plusieurs parkings pour voitures, camionnettes,autocars et mobilhomes seront également prévus à proximité de l’événement.Cérémonie protocolaire de clôture – Le dimanche après-midi, le Belgian Cycling Happening seraofficiellement clôturé par la distribution des prix et une réception. L’organisateur devra disposerd’une salle avec podium et sonorisations qui peut accueillir au minimum 100 personnes. Cela peutégalement se faire dans l’installation centrale (à discuter avec la commission).Royale Ligue Vélocipédique BelgeAvenue du Globe 49 – 1190 Bruxelles T: 02/349.19.11 – F: 02/343.12.56E-mail: info@belgiancycling.be – Site internet: www.belgiancycling.be

Cahier des charges Belgian Cycling Happening 2013CIRCUITSLes circuits doivent mettre en valeur la valeur touristique de la région. L’offre devra être composéed’un circuit local d’environ 30 à 40 km et un circuit de 60 à 70 km, sur des routes parfaitementpraticables. Il faut éviter les voies de grande circulation. Il est souhaitable que les parcours dudimanche sont différents à ceux du samedi.En plus, des parcours “sportifs” seront prévus d’environ 100 à 130 km. Pour les vététistes, plusieurscircuits seront prévus variant entre 20 et 80 km. Pour les kids, les familles et les séniors, des circuitsseront prévus de 10 à 30 km, tant sur route que VTT. La RLVB fournit les panneaux uniformes pourle fléchage des parcours, ainsi que les panneaux pour attirer les participants à l’ événement. Lespanneaux seront chaque année réutilisés.L’organisateur a le devoir d’assurer la sécurité des participants, de prévoir éventuellement dessignaleurs si la police locale le trouve nécessaire (une réunion de coordination à cet effet est labienvenue). L’organisation prévoira également un poste de premiers secours, avec ambulance.Appel peut être fait à la Croix Rouge.Le départ et l’arrivée doit avoir lieu au même endroit que celui prévu pour l’arrivée (tant pour leCyclo que le VTT). Le programme intégral avec l’horaire sera rédigé en collaboration avec laCommission Cyclisme pour tous de la RLVB.OBLIGATIONSLe droit d’organisation à payer par l’organisateur sera fixé chaque année par le Bureau Journalier dela RLVB. Pour 2013, le montant a été fixé au minimum € 2.500. La candidature sera officiellementdéposée fondée sur le formulaire entièrement rempli faisant suite au cahier des charges.Le droit d’inscription pour les randonnées cyclos et VTT, fixé à € 5,00 max. par participant, revientintégralement à l’organisateur. Pour les non licenciés WBV / FCWB, le droit d’inscription seraaugmenté - comme prévu par le décret - avec les frais d’une licence d’un jour (€ 2,00).L’organisateur s’engage à supporter les frais afférents à cette organisation. Il est libre de faire appelà u ou plusieurs sponsors, qu’il communique à la RLVB.La publicité relative au(x) sponsor(s) officiel(s) de la RLVB doit être affichée visiblement dans tous leslocaux/site internet et le logo mentionné sur toutes les imprimés (en accord avec la RLVB). Lespartenaires de la RLVB ont l’exclusivité dans leur branche, mais en cas d’un sponsor concurrentiel del’organisation, cela peut éventuellement être discuté avec la RLVB. Cette publicité doit aussi êtrerépercutée dans la brochure/les dépliants(avec e.a. le programma) et sur les affiches éventuelles.Les partenaires de la RLVB ont également la possibilité de placer un stand dans la zone dedépart/d’arrivée. La liste avec les partenaires RLVB et les logos requis seront mis à disposition àtemps par la RLVB.Royale Ligue Vélocipédique BelgeAvenue du Globe 49 – 1190 Bruxelles T: 02/349.19.11 – F: 02/343.12.56E-mail: info@belgiancycling.be – Site internet: www.belgiancycling.be

Cahier des charges Belgian Cycling Happening 2013Catering:Le midi, l’organisateur prévoit un lunch et quelques bons de consommation par jour et par déléguéfaisant fonction des différentes provinces (environ 30 personnes), à augmenter avec les déléguésprovinciaux collaborateurs de la section organisatrice.Invitations:La cérémonie d’ouverture officielle aura lieu le vendredi fin d’après-midi, qui sera précédé par unereconnaissance du circuit de 30/40 km. Seront invités: le Gouverneur de la province organisatrice,des personnalités politiques nationales, régionales et communales ainsi que les membres du BureauJournalier de la RLVB, les responsables de la section organisatrice et les Présidents CPCT de toutesles provinces.La remise des prix et la réception auront lieu le dimanche midi. Seront invités: les membres duConseil d’Administration de la RLVB, les présidents provinciaux du Cyclisme pour tous, les déléguéscyclotouristes provinciaux en fonction, les représentants de clubs et les représentants de la presse.Contact avec les médias:a) Conférence de presse – L’organisateur a l’obligation de tenir une conférence de presse auplus tard 2 semaines avant la date de Belgian Cycling Happening. Seront invités: lesreprésentants de la presse nationale et régionale.b) Publicité – L’organisateur mettra tout en œuvre afin de faire connaître l’événement auprèsdu grand public ainsi qu’aux pratiquants non affiliés à la FCWB/WBV. Des contacts serontpris avec la presse en général et tout spécialement avec les médias locaux (radio, télévisionet journaux). L’organisateur proposera également aux clubs FCWB/WBV, la possibilité deplacer de la documentation traitant de l’activité cyclotouriste dans les deux ailes. Cettedocumentation devra être mis en des endroits bien visibles dans les installations centrales.c) Avec la RLVB, une campagne de promotion pourra-t-être développée via les partenairesmédiatiques Het Laatste Nieuws (ou un autre journal) et dans les magazines fédérauxNieuwsbrief WBV et Vélosprint. Les matériaux de promotions seront toujours livrés ennéerlandais et français.Un laissez-passer sera prévu pour les invités officiels et les délégués provinciaux en fonction.Récompenses:Aux clubs – Ces récompenses seront remises lors de la cérémonie protocolaireSont à prévoir:- 15 trophées/coupes aux clubs avec le plus grand nombre de participants. Les troispremiers clubs reçoivent une récompense spéciale;- 1 trophée/coupe par section au club avec le plus grand nombre de participants (=8).Il est conseillé de prévoir quelques exemplaires supplémentaires, pour les ex-aequo éventuels.Royale Ligue Vélocipédique BelgeAvenue du Globe 49 – 1190 Bruxelles T: 02/349.19.11 – F: 02/343.12.56E-mail: info@belgiancycling.be – Site internet: www.belgiancycling.be

Cahier des charges Belgian Cycling Happening 2013Aux participants: Un souvenir peut être prévu destiné aux participants. Dans ce cas, il faut en prévoirsuffisamment et son répartition se fait basé sur la carte de contrôle estampillée et par lescollaborateurs de l’organisation. Un tombola peut également être organisé entre les participants avecquelques prix intéressants.Les souvenirs pour les participants seront présentés aux délégués de la Commission de la RLVB lorsd’une des réunions de coordination.IMPRIMÉSLe logo général du Belgian Cycling Happening sera utilisé uniformément dans toutes lescommunications et fourni par la RLVB.Une brochure comprenant: programme, paroles de bienvenue, éventuellement de la publicité etdes informations, sera transmise à chaque participant, officiel et invité. Cette clause est laissée àl’initiative de l’organisateur et n’est donc pas obligatoire. Si tel n’est pas le cas, l’organisateurremettra à chaque participant un itinéraire reprenant le tracé du parcours ainsi que les curiositéstouristiques ou autres de la région traversée. Il est conseillé d’envoyer une brochure explicativerelative aux circuits à tous les clubs cyclotouristes de la WBV/FCWB, environ un mois avant leBelgian Cycling Happening. Les affiches sont facultatives mais toujours rédigées dans les troislangues nationales. Les couleurs nationales doivent y figurer.Tous les imprimés (y compris les laissez-passer, les invitations et les imprimés facultatifs) serontrédigés en français, néerlandais et éventuellement en allemand. Certainement les renseignementsutiles, les données techniques et les conditions générales seront prévus en français et néerlandaispar l’organisateur.Les affiches, programmes, circulaires et autres imprimés doivent mentionner en toutes lettres“ROYALE LIGUE VELOCIPEDIQUE BELGE” et le logo de la RLVB,FCWB et WBV.Premièrement, les imprimés seront toujours livrés pour contrôle à la RLVB et après confirmation,pourront être imprimés.SITE INTERNETLa RLVB a fixé le nom de domaine www.belgiancyclinghappening.be et elle sera chaque année liée ausite internet de l’organisateur. L’organisateur prévoit les informations supplémentaires nécessaires(e.a. données touristiques sur les non cyclistes) si possible en néerlandais et français.DIVERSa) Une liste des hôtels, pensions et éventuellement campings avec tarif, situés dans la région,sera mise à la disposition des participants, officiels et invités. Si possible, des weekendsd’arrangement seront également offerts.b) La RLVB fournira à l’organisateur des banderoles de promotion avec le texte suivant BELGIANCYCLING HAPPENING. Il est entendu que tous les matériaux prêtés seront remis à la RLVBaprès cette Concentration.c) L’organisateur prendra en charge la confection des cartes de participation à mettre àdisposition des cyclotouristes sur le lieu d’inscription. La publicité est autorisée sur ces cartes.Royale Ligue Vélocipédique BelgeAvenue du Globe 49 – 1190 Bruxelles T: 02/349.19.11 – F: 02/343.12.56E-mail: info@belgiancycling.be – Site internet: www.belgiancycling.be

Cahier des charges Belgian Cycling Happening 2013Candidature officiellepour l’organisation d’unBELGIAN CYCLING HAPPENINGLes soussignés,Bourgmestre (commune/ville) ou Président (club cycliste organisateur) (nom et prénom)………………………………………………………………..……………………………………………………..Secrétaire (commune/ville) of Secrétaire (club cycliste organisateur) (nom et prénom)……………………………………………………………………..………………………………………………...De et à (commune/ville/club cycliste) …..…………………………………………………………………………..Déclarent avoir pris connaissance des conditions des charges pour l’organisation du Belgian CyclingHappening, se déclarent – au nom du Comité – d’accord pour se poser candidate pour l’organisationde la date d’organisation indiquée et ils se déclarent d’accord sans réserve avec les conditions descharges.A l’adjudication par la RLVB de l’organisation en question, ils se déclarent donc d’accord pourorganiser sans réserve le Belgian Cycling Happening conformément au cahier des charges.BELGIAN CYCLING HAPPENING 1‣ ou éventuelle offre plus élevée2013 2015 2016€ 2.500ou ..………..€ 2.500ou ..………..€ 2.500ou ..………..‣ Encerclez l’année d’organisation souhaitéePAIEMENTUn acompte de 10% du montant doit être versé lors du mois après la adjudication.Le paiement restant s’effectue en deux parties, où le montant complet doit être versé 1 mois avantl’organisation:ο Première partie:ο Deuxième partie:€ …………..…… sera versé le ……………………….€ ………..……… sera versé le ……………………….Fait en deux exemplaires ………………………………….………… le ………………………………………..Le Bourgmestre/Le Président, Cachet de la commune/ville/club cycliste, Le secrétaire,Royale Ligue Vélocipédique BelgeAvenue du Globe 49 – 1190 Bruxelles T: 02/349.19.11 – F: 02/343.12.56E-mail: info@belgiancycling.be – Site internet: www.belgiancycling.be