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Événement médiatiqueParfois, la meilleure façon de transmettre votre messageconsiste à organiser un événement médiatique,comme un point de presse ou une conférence depresse. Un point de presse donne aux journalistesdes renseignements de base sur une question et estmoins ofciel. C’est une bonne façon d’entrer encommunication avec les médias et de faire le pointsur l’avancement du travail de votre organisme. Uneconférence de presse est organisée pour annoncerune grande nouvelle, par exemple, la sortie d’unrapport ou l’inauguration d’une nouvelle campagned’envergure. Une conférence de presse nécessiteplus de préparation mais elle peut être très utile pourattirer l’attention lorsque vous avez quelque chosed’important à dire sur une question capitale.Choisissez un endroit qui soit facile d’accès et quioffre sufsamment d’espace aux journalistes et auxcaméras de télévision (habituellement, elles sontsituées au fond de la salle). Pour attirer les médiastélévisés, il est utile de choisir un endroit qui ait unesignication visuelle (par exemple, si vous parlez desrépercussions de la pollution atmosphérique sur lasanté, peut être que les fenêtres du lieu de la conférencepourraient donner sur la grosse cheminéed’une usine).Déterminez le meilleur jour et la meilleure heurepour organiser votre événement. Vériez avecd’autres personnes dans votre région pour savoir queljour et à quelle heure les événements médiatiquesont généralement lieu (par exemple, en Amériquedu Nord, le meilleur moment pour un événement estentre 10 h et 11 h le mardi, le mercredi ou le jeudi).Veillez à planier le tout pour éviter les conits avecd’autres activités (p. ex., des événements spéciaux etdes jours fériés).Envoyez un avis aux médias pour que les journalistessoient avisés à l’avance de la conférence de presse(tâchez de faire paraître l’avis au moins une semaineà l’avance). Assurez vous d’inclure tous les détailspertinents (la date, l’heure, le lieu, les conférenciers,les coordonnées de la personne ressource, etc.) et unrésumé de ce qui sera présenté. Vous devez donnersufsamment d’information pour attirer l’attentionsur votre événement mais pas trop pour éviter dedévoiler tous les détails de la conférence. Faites unsuivi téléphonique à la salle de presse un jour oudeux avant l’événement pour rappeler que votreconférence de presse aura lieu et demander si ellecompte envoyer quelqu’un.Préparez une trousse de presse à remettre aux journalistesqui viendront assister à l’événement. Celleci contient habituellement des communiqués,des feuillets de documentation ou des renseignementsde base, la biographie des conférenciers,ainsi que des copies du document diffusé pendantl’événement (comme un rapport et des copies de laprésentation). C’est une bonne idée de faire signerles journalistes lorsqu’ils ramassent des documentsde presse pour savoir qui est présent.Assurez vous que toutes les personnes touchéesconnaissent leur rôle : qui va faire un discours et àquel moment, qui accueillera les journalistes à leurarrivée, qui sera chargé d’installer et de tester lesaides technologiques, etc.Les déclarations ofcielles doivent se limiter à 15à 20 minutes pour qu’il y ait du temps pour unepériode de questions. Il ne devrait pas y avoir plusde cinq conférenciers (chacun s’exprimant de 3 à 5minutes).Prévoyez du temps après la conclusion ofciellede l’événement pour donner des entrevues particulièresou faire prendre des photos.Après l’événement, faites un suivi en envoyantdes documents aux journalistes qui n’étaientpas présents et en vériant avec ceux qui étaientprésents s’ils ont besoin de plus de renseignements.L’étude de cas no. 9 est un bon exempled’utilisation des médias et d’un événement pourattirer l’attention sur une question. L’Étude de casno 4 contient aussi des exemples de collaborationavec les médias.ACSP33