la conservation materielle : les locaux d'archives - Ascodocpsy

2.8 Les magasins spéciaux
- Magasins pour la conservation de documents spécifiques : cartes, plans, microfilms,
documents photographiques, sonores et audiovisuels, documents numériques, etc.
- Installation d’un système de climatisation ou utilisation d’armoires réfrigérées.
- Transfert de ces documents en dehors des magasins spéciaux, faute de numérisation :
réadaptation climatique impérative, dans sas, par mise sous enveloppe imperméable à l’air,
etc.
2.9 Cas particulier : le département de dossiers médicaux
2.9.1 Les dimensions
- La salle d’archives :
• Volume de la zone d’archives actives de quatre ans pour un grand établissement
(95 % des dossiers demandés ont été créés ou reconsultés au cours des quatre
dernières années) : capacité correspondant à environ sept ans de production de
dossiers
• Volume de la zone d’archives inactives : capacité à minorer par un facteur multiplicatif
de 0,8.
2.9.2 Les rayonnages
- Implantation :
Rayonnages mobiles déconseillés pour des dossiers actifs.
- Equipement des rayonnages :
• Pour des dossiers médicaux actifs :
- Hamacs suspendus à visibilité latérale (3 à 5 dossiers) (dossiers suspendus).
- Autres systèmes (généralement brevetés) avec marque de couleur pour s’assurer du
bon ordre de classement.
• Pour des dossiers médicaux inactifs :
- Intercalaires de métal tous les 20 ou 25 cm insérés dans des fentes ou encoches du
rayon (dossiers posés).
Ascodocpsy 8/14
Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procédures
Juin 2008