la conservation materielle : les locaux d'archives - Ascodocpsy
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1.6 Cas particulier : le département de dossiers médicaux<br />
1.6.1 L’emp<strong>la</strong>cement<br />
Emp<strong>la</strong>cement facilitant :<br />
- <strong>la</strong> transmission des dossiers vers <strong>les</strong> secrétariats médicaux et ceux des consultations<br />
externes<br />
- l’accès des personnels médicaux pour une consultation sur p<strong>la</strong>ce<br />
- <strong>la</strong> re<strong>la</strong>tion avec le bureau des entrées<br />
1.6.2 Les zones<br />
Répartition des <strong>locaux</strong> en fonction du circuit de l’information.<br />
Les divers <strong>locaux</strong> :<br />
- La (<strong>les</strong>) salle(s) de c<strong>la</strong>ssement<br />
- La salle d’archives<br />
- Le bureau<br />
- Le local informatique<br />
- La salle de lecture<br />
2. Les magasins ou <strong>locaux</strong> de <strong>conservation</strong><br />
2.1 L’environnement climatique<br />
- Recommandations antérieures ; données à maintenir tout au long de l’année :<br />
• Température : 18°C + ou – 2°C<br />
• Hygrométrie re<strong>la</strong>tive : 55 % + ou – 5°<br />
Vérification par instal<strong>la</strong>tion de thermohygromètres.<br />
Réflexion à engager pour gérer <strong>les</strong> modifications liées aux saisons selon <strong>les</strong> bâtiments, <strong>les</strong> pays, en<br />
excluant tout écart brutal et en corré<strong>la</strong>nt <strong>la</strong> température et le taux d’humidité re<strong>la</strong>tive.<br />
- Préconisations pour une bonne <strong>conservation</strong> des documents :<br />
• Chauffage des magasins.<br />
• Brassage de l’air dans chaque magasin, par venti<strong>la</strong>teur mécanique et possibilités de<br />
venti<strong>la</strong>tion naturelle.<br />
• Instal<strong>la</strong>tion de déshumidificateurs ou d’humidificateurs, si besoin.<br />
• Généralisation du conditionnement des documents dans des boites de qualité.<br />
La climatisation : des avantages et des inconvénients :<br />
Le recours à une climatisation doit faire l’objet d’une étude sur <strong>les</strong> conditions de<br />
température et d’humidité tout au long de l’année, excepté pour certains <strong>locaux</strong> (local<br />
informatique…), certains supports (fonds photographiques, audio-visuels,…) et certains<br />
climats pour <strong>les</strong>quels elle s’impose.<br />
La climatisation peut être partielle.<br />
L’absence de climatisation peut être judicieusement compensée par une iso<strong>la</strong>tion<br />
renforcée des bâtiments, notamment des magasins, et/ ou un positionnement approprié<br />
des magasins, un choix de matériaux spécifiques, une instal<strong>la</strong>tion de systèmes<br />
mécaniques de régu<strong>la</strong>tion de l’air.<br />
Cas particulier : <strong>les</strong> documents vulnérab<strong>les</strong> :<br />
• Utilisation de sas ou respect de préconisations spécifiques pour <strong>les</strong> documents<br />
transférés, <strong>les</strong> documents sortis de leur conditionnement.<br />
• Numérisation des documents vulnérab<strong>les</strong>.<br />
<strong>Ascodocpsy</strong> 5/14<br />
Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procédures<br />
Juin 2008
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