la conservation materielle : les locaux d'archives - Ascodocpsy

Guide des archives hospitalières 

Volume 1 : méthodologie et procédures 

LA CONSERVATION MATERIELLE : 

LES LOCAUX D’ARCHIVES 

Les sources 

Référence principale : 

Note d’information DITN/RES/2007/001 du 31 janvier 2007 sur les règles de base pour la 

construction, l’extension ou le réaménagement d’un bâtiment d’archives 

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DITN.2007.001.pdf 

Références complémentaires : 

Ministère de la santé et de la sécurité sociale 

Bulletin Officiel : Fiches techniques d'organisation hospitalière n°8 fascicule spécial n°80/39 : gestion 

des départements de dossiers médicaux : tome 1 

Ministère de la Santé et de la Sécurité Sociale, 1980. Paris, 95 p. 

Note AD 2022 du 26 mars 1993 

Notes techniques relatives à l'optimisation technico-économique des planchers de conservation des 

archives et aux mesures de protection contre l'incendie dans les magasins d'archives 

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DAFad93-2022.html 

Instruction DPACI/RES/2002/006 du 27 novembre 2002 

Sécurité des documents et prévention des vols dans les services d'archives 

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/fr/circAD/DPACI.2002.006.htm 

Décret n° 2006-555 du 17 mai 2006 relatif à l'accessibilité des établissements recevant du public, des 

installations ouvertes au public et des bâtiments d'habitation et modifiant le code de la construction et 

de l'habitation 

http://www.legifrance.gouv.fr/Waspad/UnTexteDeJorf?numjo=SOCU0611041D 

Archives de France, Rubrique « Gérer les archives » 

http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/ 

Norme internationale NF ISO 11799 

« Prescriptions pour le stockage des documents d’archives et de bibliothèques », 2004 

Ascodocpsy 1/14 

Guide des archives hospitalières - Volume 1 : méthodologie et procédures 

Juin 2008

Règles de base pour la construction, l’extension ou le réaménagement d’un 

bâtiment d’archives 

1. Le terrain et le bâtiment d’archives : généralités 

2. Les magasins ou locaux de conservation 

3. Les locaux de travail et les locaux ouverts au public 

4. Le local serveur 

5. Autres locaux 

6. La sécurité : 

• La protection et la lutte contre l’incendie 

• La protection contre les dégâts des eaux 

• La protection contre le vol et l’effraction 

• La protection contre les insectes et les rongeurs 

• La protection contre la poussière 

• Le plan de sécurité face aux sinistres 



Juin 2008

1. Le terrain et le bâtiment d’archives : généralités 

1.1 L’emplacement 

- Terrain sain, sec, non inondable, non exposé aux risques de glissement de terrain. 

- Terrain éloigné de tout risque d’incendie ou d’explosion. 

- Terrain éloigné de tout objectif stratégique en cas de conflit. 

- Terrain en dehors des zones d’installations émettant des gaz, de la fumée, etc., et en dehors 

d’une zone polluée. 

- Terrain facilement accessible. 

1.2 La superficie 

- Superficie du terrain suffisante pour permettre une extension, au minimum le doublement du 

bâtiment. 

1.3 Les zones 

Distinction de cinq zones : 

1. Locaux de conservation ou magasins 

2. Locaux de travail non ouverts au public : 

bureaux, salles de réunion, salles de réception, de traitement (tri et classement, 

dépoussiérage, désinfection, conditionnement), d’élimination des documents 

(stockage, déchiquetage), ateliers (microfilmage, photographie, reliure, restauration, 

reprographie, numérisation,etc.), salle informatique « local serveur », locaux sociaux 

et sanitaires 

3. Locaux ouverts au public : 

hall d’entrée, vestiaires et sanitaires, salle de lecture, salle d’expositions, salles pour 

travaux en groupes, salle de conférences 

4. Logements de fonction 

5. Parking et espaces verts 

1.4 Les circuits de circulation 

1.4.1 Les circuits réservés au personnel : 

• Trois circuits : 

‣ Arrivée et traitement des documents : 

Déchargement des documents (quai) Salle de réception des versements 

Salle de désinfection Salle de tri et de classement Ateliers Magasins 

‣ Départ des documents à éliminer : 

Salle de tri ou magasins Salles des éliminables Machine à détruire les 

papiers ou quai de chargement 

‣ Consultation des documents : 

Magasins Salle de lecture Magasins 

• Caractéristiques des circuits empruntés avec des chariots chargés : 

‣ Circuits de plain-pied ou munis de plans inclinés à 6 % sur 2 m maximum. 



Juin 2008

‣ Couloirs d’une largeur minimale de 1,50 m, couloirs le plus rectilignes 

possible. 

1.4.2 Les circuits empruntés par le public : 

• Description du circuit au départ du hall d’entrée : 

Bureau des renseignements 

Vestiaires Salle de lecture 

Salle d’expositions, salle de conférences, salle de service éducatif 

Sanitaires du public 

Cafétéria 

Librairie, boutique (éventuellement) 

Secrétariat Bureaux 

• Caractéristiques des circuits empruntés par le public : 

‣ Circuits de plain-pied ou munis de plans inclinés à 6 % sur 2 m maximum. 

‣ Obligation d’accessibilité aux personnes handicapées, quel que soit leur 

handicap (circulations, places de stationnement automobile, ascenseurs, locaux 

et équipements). 

‣ Pas de croisement avec les circuits réservés au personnel. 

1.5 Les liaisons verticales 

Installations minimales : 

• A la jonction des magasins et des locaux administratifs : 

‣ un ascenseur monte-charge (un chariot + un employé) 

‣ un escalier de service 

• A l’extrémité des magasins d’archives opposée à l’accès normal : 

‣ un escalier de secours. 



Juin 2008

1.6 Cas particulier : le département de dossiers médicaux 

1.6.1 L’emplacement 

Emplacement facilitant : 

- la transmission des dossiers vers les secrétariats médicaux et ceux des consultations 

externes 

- l’accès des personnels médicaux pour une consultation sur place 

- la relation avec le bureau des entrées 

1.6.2 Les zones 

Répartition des locaux en fonction du circuit de l’information. 

Les divers locaux : 

- La (les) salle(s) de classement 

- La salle d’archives 

- Le bureau 

- Le local informatique 

- La salle de lecture 

2. Les magasins ou locaux de conservation 

2.1 L’environnement climatique 

- Recommandations antérieures ; données à maintenir tout au long de l’année : 

• Température : 18°C + ou – 2°C 

• Hygrométrie relative : 55 % + ou – 5° 

Vérification par installation de thermohygromètres. 

Réflexion à engager pour gérer les modifications liées aux saisons selon les bâtiments, les pays, en 

excluant tout écart brutal et en corrélant la température et le taux d’humidité relative. 

- Préconisations pour une bonne conservation des documents : 

• Chauffage des magasins. 

• Brassage de l’air dans chaque magasin, par ventilateur mécanique et possibilités de 

ventilation naturelle. 

• Installation de déshumidificateurs ou d’humidificateurs, si besoin. 

• Généralisation du conditionnement des documents dans des boites de qualité. 

La climatisation : des avantages et des inconvénients : 

Le recours à une climatisation doit faire l’objet d’une étude sur les conditions de 

température et d’humidité tout au long de l’année, excepté pour certains locaux (local 

informatique…), certains supports (fonds photographiques, audio-visuels,…) et certains 

climats pour lesquels elle s’impose. 

La climatisation peut être partielle. 

L’absence de climatisation peut être judicieusement compensée par une isolation 

renforcée des bâtiments, notamment des magasins, et/ ou un positionnement approprié 

des magasins, un choix de matériaux spécifiques, une installation de systèmes 

mécaniques de régulation de l’air. 

Cas particulier : les documents vulnérables : 

• Utilisation de sas ou respect de préconisations spécifiques pour les documents 

transférés, les documents sortis de leur conditionnement. 

• Numérisation des documents vulnérables. 



Juin 2008

2.2 La surcharge au sol 

Rayonnages d’une hauteur de 2,20 m : 

- Rayonnages fixes : 900 kg / m² 

- Rayonnages mobiles : 1 300 kg / m² 

2.3 La structure des magasins 

- Ossature de béton. 

- Planchers pleins. 

2.4 Les dimensions 

- Superficie maximale autorisée pour les salles de magasins : 200 m² 

- Portes : largeur minimale : 1 m. Recommandation : 1,20 m, voire porte à deux battants. 

Portes avec huisseries métalliques de type enveloppantes. 

- Hauteur sous-plafond : entre 2,10 et 2,50 m. Recommandation : plafond à 2,50 m du sol. 

- Espace entre le sol et la tablette la plus basse du rayonnage, espace entre le plafond et le 

haut des documents stockés sur la tablette la plus haute ou la tablette de couverture : 15 cm 

(Norme ISO 11799) 

2.5 Les ouvertures 

- Ouvertures vitrées limitées à 1/10 des surfaces des façades. 

- Ouvertures avec châssis ouvrant. 

- Ouvertures avec vitrage feuilleté (Anti-UV). 

- Stores extérieurs, isolants thermiques. 

2.6 L’éclairage 

2.6.1. L’éclairage naturel 

- Pénétration de la lumière (solaire) seulement de manière indirecte (Norme ISO 11799). 

NB : Lumière nocive mais magasins entièrement clos également problématiques. 

Recommandations : 

• Ouvertures vitrées limitées à 1/10 des surfaces des façades. 

• Ouvertures avec vitrage feuilleté (Anti-UV) ou pare-soleil. 

- Stockage à proximité des fenêtres exclusivement réalisable pour des documents en boites. 

- Magasins rigoureusement à l’abri de la lumière : 

Lieux de conservation des documents photographiques, des films, des documents sur supports 

magnétiques. 

2.6.2. L’éclairage artificiel 

- Eclairement : 200 lux et contrôle par voyant lumineux pour éviter l’éclairage inutile (Norme 

ISO/FDIS 11799). 

- Lampes : lampes fluorescentes munies de réflecteurs et de filtres anti-UV. 



Juin 2008

- Installation d’un coupe-circuit général en sus des interrupteurs généraux par magasin, pour 

couper l’éclairage de l’ensemble des magasins. 

NB : Bâtiment neuf : système automatisé par la gestion technique du bâtiment (GTB) ou la 

gestion technique centralisée (GTC) 

- Installation d’un éclairage de secours permanent conforme aux normes pour les issues de 

secours. 

2.7 Les rayonnages 

- Caractéristiques générales des rayonnages : 

Adaptabilité aux besoins et recours à des sociétés spécialisées pour s’assurer des garanties 

suivantes : 

• Incombustibilité des matériaux : absence de bois 

• Robustesse des éléments : rayonnage en acier d’épaisseur suffisante et émail de 

bonne qualité 

• Commodité de maniement : déplacement possible de chaque tablette de rayonnage 

sans toucher les documents entreposés dessous, dessus ou à côté ; recours à des 

tablettes posées sur des tasseaux, des crochets, des « clips ». 

• Innocuité pour les documents : 

- absence de boulon, d’angle vif, de paroi pleine entre les deux faces d’un épi 

double (Circulation de l’air), 

- présence de tablettes de couverture (Protection contre la poussière), tablette de 

base à 5 cm du sol avec intervalle clos par un bandeau plein 

- Hauteur des rayonnages : 2,20 m 

- Implantation : 

• Récupération maximale de l’espace par suppression des poteaux, déplacement des 

radiateurs, etc. 

• Disposition des rayonnages dans un ordre logique 

• Implantation en épis double-face : 

- Longueur maximale de chaque épis : 10 m 

- Respect d’une bonne triangulation des rayonnages (raidisseurs, etc.). 

- Pas d’implantation le long des murs. 

Pour les bâtiments neufs : 

- Espace minimal entre l’extrémité des épis et les murs : 5 cm 

- Espace minimal lorsque le rayonnage est parallèle au mur : 10 cm 

• Les allées : 

- Largeur minimale entre épis parallèles : 0,80 m 

- Largeur minimale de circulation : 1,20 m 

- Tablettes des rayonnages : 

• Profondeur : De 0,30 à 0,40 m 

- Rayonnages mobiles : dépassement des documents exclu 

- Rayonnages fixes : léger dépassement des documents toléré 

- Signalisation : 

• Panneaux sur les épis, les travées, les rayons. 



Juin 2008

2.8 Les magasins spéciaux 

- Magasins pour la conservation de documents spécifiques : cartes, plans, microfilms, 

documents photographiques, sonores et audiovisuels, documents numériques, etc. 

- Installation d’un système de climatisation ou utilisation d’armoires réfrigérées. 

- Transfert de ces documents en dehors des magasins spéciaux, faute de numérisation : 

réadaptation climatique impérative, dans sas, par mise sous enveloppe imperméable à l’air, 

etc. 


2.9.1 Les dimensions 

- La salle d’archives : 

• Volume de la zone d’archives actives de quatre ans pour un grand établissement 

(95 % des dossiers demandés ont été créés ou reconsultés au cours des quatre 

dernières années) : capacité correspondant à environ sept ans de production de 

dossiers 

• Volume de la zone d’archives inactives : capacité à minorer par un facteur multiplicatif 

de 0,8. 

2.9.2 Les rayonnages 

- Implantation : 

Rayonnages mobiles déconseillés pour des dossiers actifs. 

- Equipement des rayonnages : 

• Pour des dossiers médicaux actifs : 

- Hamacs suspendus à visibilité latérale (3 à 5 dossiers) (dossiers suspendus). 

- Autres systèmes (généralement brevetés) avec marque de couleur pour s’assurer du 

bon ordre de classement. 

• Pour des dossiers médicaux inactifs : 

- Intercalaires de métal tous les 20 ou 25 cm insérés dans des fentes ou encoches du 

rayon (dossiers posés). 



Juin 2008

3 Les locaux de travail et les locaux ouverts au public 

3.1 L’éclairage 

3.1.1 L’éclairage naturel 

- Protection contre l’effet de serre dans les locaux largement vitrés, en particulier en salle de tri 

et dans les locaux de traitement des archives 

3.1.2 L’éclairage artificiel 

- Salles de lecture, salles de tri et classement, ateliers : 

• Eclairement : 350 à 400 lux. 

• Lampes : lampes fluorescentes munies de diffuseurs et si besoin, de filtres ultra 

violets ou lampes à lumière incandescente munies de filtre anti-UV ou diodes 

électroluminescentes (Light-Emitting-Diode : LED) 


- Le bureau des archivistes : 

• Grande salle de travail éclairée par lumière naturelle et espace-bureau pour le 

responsable. 

• Plusieurs tables ou bureaux pour le classement des dossiers avec rayonnage à leur 

tête pour entreposer les dossiers classés. 

• Autres rayonnages pour les dossiers transmis par les services médicaux en instance 

de classement. 

• Plusieurs tables roulantes à plusieurs étages pour le transport des dossiers. 

• Un ordinateur et sa table. 

• Une armoire pour la petite papeterie – Hauteur maximale : 2,00 m 

• Des rayonnages pour les stocks de pochettes, intercalaires, etc. (rangement 

volumineux) 

• L’ancien fichier de consultation, si besoin. 

• Un ou plusieurs téléphones dans les bureaux et dans les locaux de stockage. 

- La salle de lecture : 

• Salle au calme. 

• Salle accessible par le bureau et visible du bureau (cloison vitrée). 

• Grandes tables et sièges. 

• Tables roulantes pour déposer les dossiers après consultation. 

• Appareil de lecture (microfilms, etc.). 

• Rayonnages dans un coin ou à proximité de la salle, pour stocker les dossiers en 

cours de consultation. 



Juin 2008

4 Le local serveur 

4.1 Descriptif 

- Local serveur : 

• Salle informatique pour l’archivage électronique. 

• Salle comportant des ordinateurs de grande capacité utilisés pour le stockage des 

données (disques magnétiques, données sur supports optiques dans des librairies 

automatisées). 

NB : Conservation possible des supports numériques amovibles (hors ligne) en d’autres lieux, dans 

des magasins spéciaux. 

4.2 Accès à la salle 

• Accès strictement interdit à toute personne extérieure au service. 

• Contrôle d’accès supplémentaire pour la salle informatique. 

4.3 Equipement de la salle informatique 

- Généralités : 

• Cloisons coupe-feu. 

• Plancher surélevé spécifique. 

• Résistance des planchers et faux planchers ; Recommandation : 800 kg / m². 

• Installation des équipements dans des mobiliers techniques ou des baies adaptées et 

sécurisées. 

• Installation d’une cage de Faraday, si besoin. 

- Protection contre les risques d’incendie : 

• Installation de détecteurs d’incendie couplés avec le système d’alarme et le système 

d’extinction. 

• Installation d’un système d’extinction d’incendie automatique (Gaz : CO2, FM200, gaz 

inertes). Etanchéité de la salle informatique à ces gaz. 

- Protection climatique : 

• Installation d’une climatisation et d’un autre système supplémentaire pour pallier les 

pannes. 

- Protection contre les fuites : 

• Installation d’un système de détection de fuites de fluides. 

• Etanchéité à l’eau de la partie supérieure du local et absence en plafond, de réseau 

transportant des fluides 



Juin 2008

5 Autres locaux 

5.1 Les logements de fonction 

- Le Directeur : présence souhaitable, pour prendre des décisions d’extrême urgence en cas 

d’accident ou de sinistre. 

- Le gardien : possibilité éventuelle de remplacer ce poste par les systèmes de transmission 

des alarmes par téléphone. 

5.2 Les ateliers 

- Divers ateliers : 

• Ateliers souhaitables : petits ateliers d’intervention urgente pour la restauration, le 

microfilmage et la numérisation. 

• Ateliers justifiés, si existence de documents précieux, fragiles, de grand format, etc. : 

ateliers sophistiqués de microfilmage – numérisation et de restauration. 

• Ateliers justifiés, si existence de collections photographiques importantes et politique 

d’animation culturelle : laboratoires photographiques 

- Résistance des planchers : évaluation en fonction des matériels utilisés dans les ateliers. 

- Risques spécifiques (incendie, inondation, etc.) : respect des prescriptions techniques 

particulières. 

5.3 La salle de conférences 

- Accessibilité au public en dehors des heures d’ouverture du service d’archives. 

5.4 La salle d’expositions 

- Intérêt en l’absence d’autres lieux d’exposition (hall d’entrée, etc.) : superficie à déterminer en 

fonction de l’utilisation prévue. 

- Accessibilité au public en dehors des heures d’ouverture du service d’archives. 

- Contrôle de la stabilité thermohygrométrique. 

- La lumière : 

• Durée d’exposition des documents limitée à 3 mois maximum. Intensité et durée 

d’exposition à la lumière à limiter le plus possible. 

• Niveau de lumière préconisé sur les documents : 50 lux. 

• Lumière naturelle : lumière proscrite. 

• Lumière artificielle : 

- A l’intérieur des vitrines d’exposition : 

Eclairage par diode électroluminescente (LED) ou par un système de lumière à fibre 

optique avec source génératrice de lumière à l’extérieur de la vitrine. 



Juin 2008

- A l’extérieur des vitrines d’exposition : 

Eclairage à lampes fluorescentes munies de diffuseur et de filtres. 

- A l’intérieur ou à proximité des vitrines d’exposition : 

Absence de lumière incandescente ou autre source de lumière génératrice de chaleur. 

6 La sécurité 

6.1 La protection et la lutte contre l’incendie 

6.1.1 Généralités 

- Isolement des magasins des locaux de travail et des locaux publics par des murs et planchers 

coupe-feu - 2 h, par des portes coupe-feu - 1 h. (Norme ISO 11799). 

- Encloisonnement des ascenseurs et escaliers conforme aux normes. 

- Installation de portes de sécurité à toutes les issues de secours, ouvrables de l’intérieur par 

simple poussée. 

- Installation d’un système de détection automatique d’incendie par cellules électroniques 

(Système mixte à chaleur et à fumée). 

- Installation d’extincteurs à eau pulvérisée en dehors des magasins ou à poudre sèche pour 

les magasins, ainsi que des colonnes sèches conformes aux normes en vigueur. 

- Prévention du feu : Ignifugation des éléments combustibles. 

6.1.2 Les magasins 

- Limitation à quelques magasins spécifiques, de l’extinction automatique par gaz (inergen, 

FM200 ou CO²), notamment, en raison de son coût. 

- Elimination du risque : 

• Pas d’introduction de combustibles autres que ceux prévus. 

• Pas d’isolement dans le magasin d’un ouvrier employant des produits combustibles 

(solvants, peinture, etc.) ou employant des sources de chaleur (lampe à souder). 

• Pas de stockage dans les couloirs, les chemins d’évacuation, les allées de dessertes 

et de circulation. 

• Pas de stockage dans les locaux du personnel prévus pour la consultation, situés 

près des magasins, et pas d’affectation de ces locaux en bureaux annexes. 

- Prévention du risque : 

• Remplissage des tablettes pour éviter des voies de circulation d’air. 

• Conditionnement des documents en boîtes. 

• Formation du personnel. 

6.1.3 Les locaux de travail et les locaux ouverts au public 

- Installation d’équipements de détection et de lutte contre l’incendie conformes aux normes. 



Juin 2008

6.1.4 Les locaux d’ordinateur, les locaux techniques spécialisées (reliure, photo), les 

magasins spécialisés (Conservation des documents magnétiques, etc.), les 

chaufferies et les réserves de combustibles 

- Choix de mesures de protection conforme aux règlements propres à chaque type de local. 

6.2 La protection contre les dégâts des eaux 


- Descentes d’eaux pluviales prioritairement placées à l’extérieur du bâtiment, en cas 

d’impossibilité, descentes passées dans des gaines à l’extérieur des magasins. 

- Installation aux endroits sensibles, de détecteurs de présence d’eau, reliés au poste de 

sécurité. 

6.2.2 Les magasins 

- Absence de canalisation dans les magasins. 

- Installation des étagères à 15 cm du sol. 

6.3 La protection contre le vol et l’effraction 


- Mise à disposition de deux logements sur les lieux : un pour le chef d’établissement, un pour 

le gardien. 

- Gardiennage de jour et de nuit dans le local des tableaux de contrôles automatiques 

(incendie, effraction, climatisation, inondation), si besoin. 

- Nombre d’accès au bâtiment ou au service limité et accès contrôlés. 

- Ouvertures du rez-de-chaussée ou ouvertures accessibles : installations de grilles, volets et / 

ou installation de détecteurs d’effraction 

6.3.2 Les magasins et autres locaux de travail 

- Accès : 

• Proscrire la multiplicité des accès, tout en maintenant une issue de secours. 

• Fermeture à clef, en permanence, de toutes les portes d’accès aux magasins par 

l’extérieur ou par les locaux ouverts au public, tout en maintenant la possibilité de les 

ouvrir en cas d’incendie (sortie de secours). 

- Suppression des cellules de travail dans les magasins. 



Juin 2008

6.3.3 Les locaux ouverts au public 

- Installation de caméras de surveillance et affectation d’un local particulier aux appareils de 

contrôle et d’enregistrement. Contrôle des circulations par escalier ou ascenseur en codant 

les accès, si nécessaire. 

- Les salles de lecture : 

• Conception architecturale adaptée : circuits, visibilité pour surveillance de tout endroit, 

espaces dédiés, etc. 

• Contrôle de l’utilisation de l’issue de secours. 

• Mise à disposition en accès libre : installation de portique de sécurité. 

6.4 La protection contre les insectes et les rongeurs 

- Bouchage des fissures. 

- Opérations régulières de désinsectisation et dératisation. 

6.5 La protection contre la poussière 

- Entretien régulier des locaux. 

6.6 Le plan de sécurité face aux sinistres 

- Elaboration impérative d’un plan de signalement des risques et de sécurité face aux sinistres 

(Norme ISO 11799 – Annexe C). 

- Insertion dans le plan d’urgence contre les sinistres d’un plan du bâtiment mentionnant toutes 

les zones sensibles, les moyens de les combattre et d’évacuer les documents. 

- Intérêt de la présence d’un groupe électrogène situé en zone sécurisée, en cas de risque 

avéré. 

Auteur : Solange Molinéris, Secrétaire chargée de la Documentation - C.H. de Pierrefeu-du-Var 

Juin 2008 

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Juin 2008

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