Lions Clubs International - MD 112 Belgium

COORDINATIE VAN EEN VERNIEUWDE
COMMUNICATIE
Eerder dit jaar heeft de Gouverneursraad beslist om een grotere
aandacht aan de interne en externe communicatie van onze Lionsorganisatie
te besteden, een coördinator voor de communicatie
aan te stellen en de nationale commissies ICT/Website, LION,
Public Relations en Sociale Media met hun respectievelijke voorzitters
en leden onder één allesomvattende coördinatie samen te
brengen.
« Communicatie » behelst zowel interne communicatie binnen het
MD 112 en tussen de verschillende geledingen van onze structuur
(LCI Oak Brook ˃ MD112 ˃ Districten A, B, C en D ˃ Clubs ˃ Leden).
Daarnaast zijn er ook onderdelen van externe communicatie, die
daaruit voortvloeien en een onmiddellijk belang vertonen voor public
relations en marketing, zoals de promotie van onze organisatie
(“imagebuilding”) en van onze activiteiten en “success stories”
naar de buitenwereld toe. Dit laatste aspect heeft op zijn beurt dan
weer een onmiddellijke weerslag op het potentiële welslagen van
fondsenwerving en het aantrekken van nieuwe leden.
Een geïntegreerde communicatiestrategie met concreet actieplan
werd voorgelegd aan de Gouverneursraad, die het met eenparigheid
heeft aangenomen. Beide documenten staan de evolutie
naar een matrix-communicatiemodel voor met als basisbedoeling
om een eenduidige, coherente, volledige, duidelijke, tijdige en accurate
informatieverstrekking te verzekeren ten behoeve van alle
lionsleden en LEO’s. De MD112 Website wordt het centrale ankerpunt
van deze vernieuwde eenduidige communicatie, waarbij het
magazine LION en Public Relations als natuurlijke spin-offs kunnen
beschouwd worden en de sociale media een praktische tool kunnen
vormen om belangstellenden naar de Website te begeleiden.
Deze laatste is, als belangrijkste pijler, drager en catalysator voor informatie
en communicatie en moet meteen ook actueel, aantrekkelijk,
userfriendly en gemakkelijk bereikbaar en hanteerbaar
zijn.
Teneide de inhoudelijke eenduidigheid te waarborgen, is het een
logisch gevolg ook de onderliggende ondersteunende ICT-structuur
voor onze Web-omgeving te rationaliseren.
Daarom heeft de Gouverneursraad er zich met eenparigheid en
onvoorwaardelijk mee akkoord verklaard om de Websites van de
verschillende Districten op dezelfde server als de bestaande centrale
server van MD112 onder te brengen. Ook voor de interconnectie
met de Website van de LEO’s zal ten gepasten tijde overleg
gevoerd worden om tot eenzelfde integratie te kunnen overgaan,
wat moet resulteren in een wederzijdse win-win situatie.
Marc COSYNS
Adjunct Secretaris-generaal MD112
Coördinator Communicatie MD112
MD
COORDINATION D’UNE
COMMUNICATION RÉNOVÉE
Plus tôt, durant cette année, le Conseil des Gouverneurs a décidé
de consacrer une attention accrue à la communication interne et
externe au sein de notre organisation Lions, de nommer un coordinateur
pour la communication et de regrouper les commissions nationales
ICT/site Web, LION, Relations publiques et Médias sociaux
avec leurs Présidents et membres respectifs sous une coordination
unique et globale.
La « Communication » concerne aussi bien la communication interne
à l’intérieur du MD 112 qu’entre les différentes entités intégrantes
de notre structure (LCI Oak Brook ˃ MD 112 ˃ Districts A, B,
C en D ˃ Clubs ˃ Membres). A part cela, il y a également différentes
composantes de communication externe qui en découlent et représentent
un intérêt immédiat pour les relations publiques et le
marketing comme la promotion de notre organisation (“imagebuilding”),
de nos activités et success stories, vers la société et le
monde externe. Ce dernier aspect implique, à son tour, une répercussion
immédiate sur le succès potentiel relatif à la collecte de
fonds et au recrutement de nouveaux membres.
Une stratégie pour une communication intégrée, suivie d’un plan
d’action concret, fut soumise à l’attention du Conseil des Gouverneurs
qui l’adopta à l’unanimité. Ces documents présentent l’évolution
vers un modèle matrice de communication avec pour
objectif de base d’assurer une diffusion d’informations de façon
univoque, cohérente, complète, claire, en temps opportun et précise
au profit de tous les membres Lions et Leo.
Le site Web du MD112 a vocation de devenir le point d’ancrage
central de cette communication univoque rénovée, où le magazine
LION et les Relations Publiques peuvent être considérés
comme des spin-offs naturels et où les médias sociaux forment les
outils pratiques pour guider les personnes intéressées vers le site
Web.
Ce dernier forme, comme pilier majeur, le facteur principal de soutien
et de catalysateur pour l’information et la communication et
se doit d’être actuel, attractif, user-fiendly et facile à atteindre et à
consulter.
Afin d’assurer une cohérence de fond, il ressort, comme conséquence
logique, qu’il faille rationaliser également la structure de
support ICT sous-jacente de notre environnement Web.
Pour cette raison, le Conseil des Gouverneurs s’est prononcé à
l’unanimité et sans ambiguité en faveur de la proposition de placer
les sites Web des différents Districts sur le même serveur que le serveur
central existant qui accueille déjà aujourd’hui celui du MD112.
Concernant l’interconnexion avec le site Web des Leo, des
échanges de vue seront partagés en temps opportun, visant à un
même niveau d’intégration, aboutissant à une situation « gagnantgagnant
».
Marc COSYNS
Secrétaire général adjoint MD112
Coordinateur pour la Communication MD112
19