Lions Clubs International - MD 112 Belgium

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MD synergie functioneert met de veranderende samenleving. Daarom richt PR zich op zowel de interne als de externe doelgroepen van LIONS. Binnen de visie van corporate communicatie dragen alle communicatieactiviteiten bij tot de beeldvorming van onze MD 112 als organisatie. Onze communicatie maakt dan ook gebruik van haar interne en externe mediamix om een bepaald publiek te informeren of hun beeld van de organisatie te beïnvloeden. Met een duidelijke communicatiestrategie wordt aldus gestreefd naar een situatie waarin zelfbeeld en het feitelijk imago zo dicht mogelijk aanleunen bij de gewenste identiteit. Ook LION is te beschouwen als een concreet voorbeeld van PR en valt dus onder dezelfde noemer. Voor de voorziene digitale versie van LION zullen gedurende de re-styling van de Website ook de nodige ruimte en technische applicatie voorzien worden. En ook sociale media oefent een invloed uit op onze PR. Immers, “imago-management” is ook het beheren van het imago dat de organisatie online heeft. Via sociale media kan men immers op korte tijd een groot publiek bereiken en veel publiciteit genereren. Evenzo, als er op een bepaald moment geruchten rondgaan, kunnen deze heel hoog scoren in de zoekmachines en zo een enorme (positieve of schadelijke) impact hebben op het imago van de organisatie. Onmiskenbaar heeft PR ook een onmiddellijke invloed (samen met de media) op eventuele mogelijkheden voor sponsoring en fundraising. CONCLUSIE De belangrijkste pijler, die drager is en catalysator voor informatie en communicatie, is ontegensprekelijk een eenduidige MD 112 Website, die meteen ook actueel, aantrekkelijk, userfriendly en gemakkelijk bereikbaar en hanteerbaar is. Alle andere onderdelen zijn hier afgeleiden van. Daarom is het van essentieel belang om nu te evolueren naar Geen geïntegreerd model onder één unieke centrale server: “RELATIONS PUBLIQUES et LION”: OUTPUTS Les Relations Publiques (PR) y consistent à stimuler la compréhension réciproque entre LIONS comme organisation et son environnement. PR peut avoir plusieurs objectifs, parmi lesquels éclaircir les points de stratégie de l’organisation, faciliter le dialogue avec l’environnement cible et divulguer et/ou améliorer la divulgation d’information concernant les activités, la reconnaissance de la réputation et de l’image de l’organisation. PR est une partie intégrante et essentielle de la communication du LIONS MD112. Un des points de départ du PR est que notre organisation ne peut pas fonctionner dans une isolation, mais plutôt dans une synergie immédiate avec une société continuellement en mouvement. Pour cela, le PR s’adresse à des groupes cibles tant à l’intérieur qu’à l’extérieur. Dans le cadre d’une vision de « corporate communication », toutes les activités de communication contribuent à la constitution de l’image de notre MD112 comme organisation. Notre communication entend utiliser son médiamix interne et externe pour communiquer avec un public cible et/ou pour influencer de façon positive leur perception de notre organisation. Avec une stratégie de communication claire et univoque il est ainsi aspiré à une situation où idée et image factuelle se rapprochent le plus près de l’identité souhaitée. Le magazine LION est également à considérer comme un exemple concret de PR. Dans l’exercice de re-styling du site Web, il sera tenu compte de l’espace requis et des applications techniques nécessaires à faciliter la version digitale du LION, qui est prévue à terme Les médias sociaux exercent également une influence sur le PR. En effet le management de notre image et de notre réputation, est également lié à l’importance de notre image online. A travers les médias sociaux, il est possible d’atteindre rapidement un public assez large et générer une grande publicité. D’autre part, certaines rumeurs peuvent obtenir une grande publicité via les machines de recherche et donner lieu ainsi à un très grand impact (positif ou négatif) sur l’image de l’organisation. Indéniablement, le PR exerce une influence immédiate (avec l’apport des médias) sur les possibilités éventuelles pour le sponsoring et le fundraising. CONCLUSION Le pilier catalysateur pour l’information et la communication univoque est le site Web du MD112, qui se doit d’être attractif, actuel, user-fiendly, facilement à atteindre et à consulter. Dès lors, il est d’une importance majeure d’évoluer maintenant vers un modèle intégré sous un serveur unique et central : 18
COORDINATIE VAN EEN VERNIEUWDE COMMUNICATIE Eerder dit jaar heeft de Gouverneursraad beslist om een grotere aandacht aan de interne en externe communicatie van onze Lionsorganisatie te besteden, een coördinator voor de communicatie aan te stellen en de nationale commissies ICT/Website, LION, Public Relations en Sociale Media met hun respectievelijke voorzitters en leden onder één allesomvattende coördinatie samen te brengen. « Communicatie » behelst zowel interne communicatie binnen het MD 112 en tussen de verschillende geledingen van onze structuur (LCI Oak Brook ˃ MD112 ˃ Districten A, B, C en D ˃ Clubs ˃ Leden). Daarnaast zijn er ook onderdelen van externe communicatie, die daaruit voortvloeien en een onmiddellijk belang vertonen voor public relations en marketing, zoals de promotie van onze organisatie (“imagebuilding”) en van onze activiteiten en “success stories” naar de buitenwereld toe. Dit laatste aspect heeft op zijn beurt dan weer een onmiddellijke weerslag op het potentiële welslagen van fondsenwerving en het aantrekken van nieuwe leden. Een geïntegreerde communicatiestrategie met concreet actieplan werd voorgelegd aan de Gouverneursraad, die het met eenparigheid heeft aangenomen. Beide documenten staan de evolutie naar een matrix-communicatiemodel voor met als basisbedoeling om een eenduidige, coherente, volledige, duidelijke, tijdige en accurate informatieverstrekking te verzekeren ten behoeve van alle lionsleden en LEO’s. De MD112 Website wordt het centrale ankerpunt van deze vernieuwde eenduidige communicatie, waarbij het magazine LION en Public Relations als natuurlijke spin-offs kunnen beschouwd worden en de sociale media een praktische tool kunnen vormen om belangstellenden naar de Website te begeleiden. Deze laatste is, als belangrijkste pijler, drager en catalysator voor informatie en communicatie en moet meteen ook actueel, aantrekkelijk, userfriendly en gemakkelijk bereikbaar en hanteerbaar zijn. Teneide de inhoudelijke eenduidigheid te waarborgen, is het een logisch gevolg ook de onderliggende ondersteunende ICT-structuur voor onze Web-omgeving te rationaliseren. Daarom heeft de Gouverneursraad er zich met eenparigheid en onvoorwaardelijk mee akkoord verklaard om de Websites van de verschillende Districten op dezelfde server als de bestaande centrale server van MD112 onder te brengen. Ook voor de interconnectie met de Website van de LEO’s zal ten gepasten tijde overleg gevoerd worden om tot eenzelfde integratie te kunnen overgaan, wat moet resulteren in een wederzijdse win-win situatie. Marc COSYNS Adjunct Secretaris-generaal MD112 Coördinator Communicatie MD112 MD COORDINATION D’UNE COMMUNICATION RÉNOVÉE Plus tôt, durant cette année, le Conseil des Gouverneurs a décidé de consacrer une attention accrue à la communication interne et externe au sein de notre organisation Lions, de nommer un coordinateur pour la communication et de regrouper les commissions nationales ICT/site Web, LION, Relations publiques et Médias sociaux avec leurs Présidents et membres respectifs sous une coordination unique et globale. La « Communication » concerne aussi bien la communication interne à l’intérieur du MD 112 qu’entre les différentes entités intégrantes de notre structure (LCI Oak Brook ˃ MD 112 ˃ Districts A, B, C en D ˃ Clubs ˃ Membres). A part cela, il y a également différentes composantes de communication externe qui en découlent et représentent un intérêt immédiat pour les relations publiques et le marketing comme la promotion de notre organisation (“imagebuilding”), de nos activités et success stories, vers la société et le monde externe. Ce dernier aspect implique, à son tour, une répercussion immédiate sur le succès potentiel relatif à la collecte de fonds et au recrutement de nouveaux membres. Une stratégie pour une communication intégrée, suivie d’un plan d’action concret, fut soumise à l’attention du Conseil des Gouverneurs qui l’adopta à l’unanimité. Ces documents présentent l’évolution vers un modèle matrice de communication avec pour objectif de base d’assurer une diffusion d’informations de façon univoque, cohérente, complète, claire, en temps opportun et précise au profit de tous les membres Lions et Leo. Le site Web du MD112 a vocation de devenir le point d’ancrage central de cette communication univoque rénovée, où le magazine LION et les Relations Publiques peuvent être considérés comme des spin-offs naturels et où les médias sociaux forment les outils pratiques pour guider les personnes intéressées vers le site Web. Ce dernier forme, comme pilier majeur, le facteur principal de soutien et de catalysateur pour l’information et la communication et se doit d’être actuel, attractif, user-fiendly et facile à atteindre et à consulter. Afin d’assurer une cohérence de fond, il ressort, comme conséquence logique, qu’il faille rationaliser également la structure de support ICT sous-jacente de notre environnement Web. Pour cette raison, le Conseil des Gouverneurs s’est prononcé à l’unanimité et sans ambiguité en faveur de la proposition de placer les sites Web des différents Districts sur le même serveur que le serveur central existant qui accueille déjà aujourd’hui celui du MD112. Concernant l’interconnexion avec le site Web des Leo, des échanges de vue seront partagés en temps opportun, visant à un même niveau d’intégration, aboutissant à une situation « gagnantgagnant ». Marc COSYNS Secrétaire général adjoint MD112 Coordinateur pour la Communication MD112 19
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