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ACTIEPLAN Coördinatie Communicatie PLAN D’ACTION Coördination Communication MD Beste vrienden, Chers amis, Chères amies, Om de communicatie in zijn ruimste betekenis, zowel intern als extern binnen onze Lionsorganisatie te verbeteren (lees: eenduidiger en zonder dubbelzinnigheid) werd door de Gouverneursraad beslist om een communicatie-coördinator aan te stellen. In dit verband werd dan ook overgegaan tot het opstellen van een communicatiestrategie en een actieplan. Deze beide documenten omvatten zowel een luik rond de MD112 website, public relations, het LION magazine als de sociale media. Samen met de voorzitters van deze commissies, zit de communicatieverantwoordelijke een coördinatiecommissie voor, die rechtstreeks verslag uitbrengt bij de Gouverneursraad. Via deze weg, is het de bedoeling om alle lionsleden op de hoogte te houden van alle activiteiten in dit verband. Marc COSYNS Communicatieverantwoordelijke MD112 Adjunct secretaris-generaal MD112 Afin d’améliorer au sein de notre organisation Lions la communication au sens le plus large, (lire : de la rendre plus univoque et moins ambigu) tant interne qu’externe, il fut décidé par le Conseil des gouverneurs de nommer un coordinateur pour la communication. Dans ce contexte, il fut procédé avec la rédaction d’une stratégie de communication et d’un plan d’action. Ces deux documents comportent des chapitres tant concernant le site web du MD 112, les relations publiques, le magazine LION que les médias sociaux. Ensemble avec les présidents desdites commissions, le responsable pour la communication préside une commission de coordination, qui rapporte directement au Conseil des gouverneurs. Par cette voie, la volonté existe de tenir informé tous les membres lions des activités dans ce contexte, Marc COSYNS Responsable de la coordination de la communication MD112 Secrétaire-général adjoint MD112 ALGEMENE PRINCIPES PRINCIPES GÉNÉRAUX Zoals elke organisatie streeft ook LIONS er naar om een perfecte dienstverlening te garanderen (externe oriëntering). Het succes van een organisatie bij de buitenwereld hangt echter niet alleen af van de kwaliteit van haar geleverde diensten. Ook haar imago wordt steeds belangrijker als succesfactor. Doelstelling van deze communicatie is het verankeren van een goede en coherente cultuur in de organisatie, zowel naar het grote publiek als naar de leden toe. “Corporate communicatie” verhoogt zowel naar de buitenwereld als naar de leden de zichtbaarheid van de organisatie, en speelt in op de percepties die belanghebbenden hebben van de organisatie. Via corporate communicatie is een organisatie in staat om de interne en externe communicatie van de organisatie te beheren en te verzorgen met het oog op het positief beïnvloeden van de eigen stakeholders. Om tot een actieplan te komen, is het daarom belangrijk om de mission statement van onze organisatie te kennen alsook de aangekleefde visie, waarden en nagestreefde doelstellingen; deze zijn vervat geworden in een communicatiestrategie, waarbij na verduidelijking van de algemene principes, hierna een concreet actieplan kan worden voorgesteld, dat beantwoordt aan de voorgestelde geïntegreerde aanpak van onze communicatie, die een synergie schept, zowel de interne als externe communicatie voor zijn rekening neemt en tevens instaat voor de public relations van de organisatie. Comme c’est le cas pour chaque organisation, également l’organisation des LIONS s’efforce de garantir un service parfait (orientation externe). Le succès d’une organisation auprès du monde externe ne dépend toutefois pas seulement de la qualité des services offerts, mais également son image devient de plus en plus déterminante comme facteur de succès. Le but de cette communication est l’ancrage d’une culture de qualité et cohérente au sein de l’organisation, tant envers le grand public qu’envers les membres. La « communication d’Association » augmente tant envers le monde externe qu’envers les membres, la visibilité de l’organisation et coïncide avec les perceptions de l’organisation, qui existent auprès d’intervenants. Par la « communication de corporation » une organisation est capable à gérer et prendre soin de sa communication interne et externe en vue d’exercer une influence positive sur les acteurs privés. Afin d’aboutir à un plan d’action, il est dès lors important de connaître le « mission statement » de notre organisation, ainsi que sa vision, ses valeurs et objectifs recherchés ; ces derniers ont été intégrés dans la stratégie de communication, où après clarification des principes généraux, un plan d’action concret peut être représenté, qui répond à l’approche intégrée de communication, qui donne naissance à une synergie, qui prend en compte tant la communication interne qu’externe, et qui prend soin des relations publiques de l’organisation. ACTIEPLAN PLAN D’ACTION 16 Het communicatieplatform is georganiseerd rond vier principale pijlers, met name de MD112 Website, Public Relations, LION en sociale media. La plate-forme de communication est organisée autour de quatre piliers principaux, en particulier le site Web du MD112, les relations publiques, le magazine LION et les médias sociaux.
“THE CENTRAL FOCAL POINT”: MD 112 WEBSITE EN GLOBALE WEB-OMGEVING « LE POINT CENTRAL DE FOCALISATION : LE SITE WEB MD112 ET L’ENVIRONNEMENT- WEB GLOBAL » Er is een algemene instemming met de nood aan (externe/publieke) re-styling van de MD 112 Website, die het ankerpunt vormt van de interne en externe communicatie én informatiestroom van onze LIONS organisatie. Ook de integratie van de LEO-Webomgeving zal daarom ten gepasten tijde met de nieuw aangeduide LEO-verantwoordelijke worden besproken. Dit actieplan is dan ook een (voorlopige) architecturale weergave van een communicatiestructuur, waar de MD 112 Website de centrale as vormt, de sociale media een tool om belangstellenden naar de Website te begeleiden en de PR en LION als onmiddellijke concrete outputs moeten beschouwd worden. Vanuit de Coördinatie-Comissie werden interessante aanbevelingen onthouden, zoals onder meer het hanteren van een meer directe stijl en het onmiskenbare groeiende belang van de sociale media, die mogelijke belangstellenden naar de Website kunnen dirigeren. Il existe un consensus général concernant la nécessité pour le restyling (externe/partie publique) du site Web du MD112, qui constitue le point d’ancrage de la communication interne et externe et du flux d’informations de notre organisation LIONS. Egalement l’intégration de l’environnement Web des LEO formera sujet de négociation avec le nouveau représentant LEO qui sera désigné. Ce plan d’action est donc à considérer comme une représentation architecturale (provisoire) d’une structure de communication où le site Web du MD112 forme l’axe central et les médias sociaux un outil pour accompagner et diriger les intéressés vers ce site Web, et où les relations publiques et le magazine LION peuvent être considérés comme des outputs concrets. Des recommendations intéressantes ont été retenues de la réunion de la Commission Coordination, comme p.ex. la nécessité d’utilisation d’un style plus direct, de l’importance indéniablement croissante des médias sociaux, qui eux peuvent amener les intéressés potentiels à visiter le site Web plus fréquemment. MD “THE GATEWAY TO THE MD 112 WEBSITE” : SOCIAL MEDIA Als men een bepaalde doelgroep wil aanzetten tot meer participatie volstaat zuivere informatie niet. Men moet mogelijke belangstellenden ook prikkelen met dingen die hen interesseren en de omkadering moet afgestemd zijn op wie men wil bereiken. Wil men als organisatie op een succesvolle manier communiceren, dan moet de boodschap die men wenst over te brengen aansluiten bij de doelgroep waarnaar men zich richt. Dit betekent dat men er niet enkel rekening mee houdt en hun taal moet spreken, maar dat men tevens streeft naar integratie van communicatiemiddelen, die aansluiten bij de leefwereld van de verschillende aangesproken doelgroepen en de evolutie in de maatschappij. Een moderne communicatie moet daarom gebruik maken van nieuwe technieken, multimedia en progressieve kanalen. Sociale media kunnen een belangrijke rol spelen binnen de interne en externe communicatiestrategie. De nieuwe communicatieplatformen zijn een ideaal middel om emotionele communicatie tussen alle niveaus te stroomlijnen en zo te investeren in een collectieve ambitie. Sociale media (zoals Wiki’s, groepsblogs, e-learning, communities of practice en social bookmarking) brengen een enorme democratisering van de communicatie in tal van organisaties met zich mee. Digitale samenwerkingsmiddelen kunnen daarbij worden aangewend om interactie aan te gaan met anderen, waar het voornamelijk gaat om een interactieproces en niet langer meer om een boodschap. De technische mogelijkheden voor het gebruik van sociale media zullen op de Website worden voorzien via de gekende iconen, maar de concrete toepassingen moeten verder besproken en uitgewerkt worden in de Commissie Social Media. “PUBLIC RELATIONS AND LION” : OUTPUTS Public relations (PR) is het bevorderen van wederzijds begrip tussen LIONS als organisatie en haar omgeving. De PR kan verschillende doelstellingen hebben, waaronder het organisatiebeleid verhelderen, de dialoog met de omgeving bevorderen en de activiteiten, naamsbekendheid of het imago van de organisatie verspreiden en/of verbeteren. PR is een essentieel onderdeel van de communicatie van LIONS MD 112. Eén van de uitgangspunten van PR is dat onze LIONS organisatie niet geïsoleerd kan functioneren maar in onmiddellijke “LA PASSERRELLE VERS LE SITE WEB DU MD 112 » : LES MÉDIAS SOCIAUX Si on veut motiver un certain groupe cible à une plus grande participation, l’unique fourniture de simple information est insuffisant. Il est également nécessaire de les inciter avec des sujets qui les intéressent et le cadre doit être dessiné en fonction des personnes qu’on veut atteindre. Si l’organisation veut communiquer avec succès, il est important que le message qu’on veut communiquer se rallie au groupe cible auquel on s’adresse. Ceci implique non pas seulement d’en tenir compte et de parler le même langage, mais également de viser à l’intégration des moyens de communication, qui se rallient au milieu de vie des groupes cibles à &adresser et de l’évolution de la société. Une communication moderne doit dès lors se doter de nouvelles techniques, des multimédias et de canaux progressifs. Les médias sociaux peuvent jouer un rôle important dans le cadre de la stratégie de communication interne et externe. Les nouvelles plateformes de communication sont un moyen idéal pour aligner la communication émotionnelle entre tous les niveaux et d’investir ainsi dans une ambition collective. Les médias sociaux (comme Wikis, des blogs, e-learning, communities of practice et social bookmarking) amènent également à une élévation du degré de démocratisation dans un grand nombre d’organisations. Egalement le but recherché pour lequel ces moyens sont utilisés, change. Des moyens de collaboration digitaux peuvent être utilisés pour interagir avec d’autres, là où il s’agit principalement du procès d’interaction et non plus de la simple communication d’un message. Les possibilités techniques pour l’utilisation des médias sociaux seront prévues sur le site Web par l’indication des icônes connues, mais les applications concrètes devront être amplement débattues et élaborées au sein de la Commission Médias Sociaux. 17
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