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dossier outsourcing & facility management ESPACE DE TRAVAIL AOS Studley : des bâtiments pensés en fonction de leurs occupants Un bureau pour chacun alors que les commerciaux passent la plupart de leur temps sur la route Faire partager l’espace de travail à des papy-boomers Les besoins de chaque entreprise varient en fonction de leurs collaborateurs ou de leur activité primaire. Avant de louer ou d’acheter, une petite étude s’impose. Histoire d’éviter les frais inutiles. 52 N° 9 - SEPTEMBRE 2008 - ENTREPRENDRE Connue depuis des années dans le paysage belge sous le nom de DB Associates, l’entreprise a récemment été rebaptisée en AOS Studley, du nom du groupe français qui l’a rachetée. Mais le cœur du métier est resté le même : aider les entreprise à optimiser leur environnement. Et plus particulièrement : concevoir les espaces de bureaux pour leur utilisateur. « Notre objectif est d’écouter les besoins de l’utilisateur et ensuite de chercher un bâtiment qui corresponde à ses besoins », explique Lionel Andries, manager de AOS Studley. Lionel Andries, manager de AOS Studley. Au même titre qu’un agent immobilier « Absolument pas ! Imaginons qu’une entreprise cherche à déménager. Elle va estimer le nombre de mètres carrés dont elle pense avoir besoin et ensuite entrer en contact avec un agent immobilier qui, lui, va rechercher dans son parc les bâtiments qui pourraient convenir à son client», explique Lionel Andries. Selon le dirigeant, l’approche d’un facility manager est toute autre. « Nous allons d’abord examiner les besoins réels de l’utilisateur, en fonction de l’activité primaire de l’entreprise. S’agit-il d’une société avec beaucoup de délégués commerciaux qui sont sur la route Faut-il penser à des espaces de concentration A des salles de réunion Ensuite, en fonction de toutes ces données, nous recherchons l’espace réellement nécessaire. En mètres carrés nets et non en mètres bruts. » Selon Lionel Andries, c’est à ce niveau que se situe la différence entre un facility manager et un agent immobilier. « L’agent immobilier loue des mètres carrés bruts, peu importe l’épaisseur des murs ou la longueur des couloirs. Nous nous attachons aux mètres carrés nets, ceux véritablement utilisables par notre client ». Rencontrer les besoins Une fois les besoins identifiés et le bâtiment trouvé, AOS Studley établit alors le projet d’aménagement. « Nous pouvons lancer des appels d’offre pour trouver des sous-traitants », explique Lionel Andries. « Notre but n’est pas de réaliser un projet artistique, mais bien de créer un outil primaire qui rendra efficace l’utilisation des bâtiments ». « Finalement, nous pouvons aussi accompagner la société dans la gestion de ses facilités. Conclure un contrat avec une entreprise de nettoyage, décider si la gestion des facilités doit se faire en interne ou en externe ». Après, à l’entreprise de suivre sa route en solo et de profiter de ses économies. « Si une entreprise fait appel à nous et que rien n’a encore été fait pour gérer ses facilités, elle peut espérer 30% d’économies sur ses coûts. Si on parle uniquement de gestion des espaces de bureaux, là on arrive à 10 ou 15% d’économies », estime-t-on chez AOS Studley. Encore des freins Pourtant toutes les entreprises qui déménagent ne font pas appel à un facility manager. Pourquoi « Je pense qu’il existe encore deux contraintes. La première est financière, la seconde humaine ». Financièrement parlant, on a déjà évoqué la différence entre les mètres carrés bruts et nets, qui permet de générer des économies à long terme. En moyenne, une société ne déménage qu’une fois tous les six ans. Alors autant bien choisir ses nouveaux locaux ! « Lorsque nous avons choisi le bâtiment qui correspond aux besoins de l’utilisateur, nous négocions bien entendu le prix avec le bailleur. Nous disposons d’une expertise dans ce domaine que la société ne possède pas spécialement. » Investir dans de nouveaux locaux n’est effectivement pas du business habituel et certainement pas le core-business de beaucoup d’entreprises! Le taux d’occupation des postes de travail dans une entreprise n’est que de 60 à 70%. Le reste du temps, les collaborateurs sont sur la route, en réunion, en vacances, malades,… Et quand on sait qu’un poste de travail coûte grosso modo 12.200 euros/m2, envisager l’espace partagé n’est pas anodin. Quant au prix au mètre carré, il représente 35 à 40% du coût total d’occupation. A bon entendeur,…
J-PH. dossier outsourcing & facility management L’autre frein reste encore la dimension humaine. « Il faut qu’au sein de l’entreprise, on comprenne l’utilité d’avoir recours à un facility manager. Longtemps, les sociétés confiaient la gestion des services annexes à un responsable de l’économat. La plus souvent, à un employé en fin de carrière. Mais on ne peut pas dire qu’il y avait réellement un plan de développement au sein des sociétés pour ce type de services ». Ni une approche transversale des services. Adapter les bureaux aux métiers Toujours dans l’aspect humain de l’approche : choisir l’organisation en fonction des personnes qui y travaillent est primordial. « Nous n’allons pas instaurer un concept de bureaux partagés dans une entreprise qui emploie essentiellement des papy-boomers », explique Lionel Andries. « Cela peut se faire aujourd’hui parce que la technologie le permet et que les mentalités des jeunes sont prêtes », selon le dirigeant. Pour lui, le jeune diplômé est mobile dans l’âme. Finies les photos de la famille posées sur le bureau à côté des souvenirs de vacances. Le bureau de la génération d’aujourd’hui est un espace disponible dans l’entreprise, mais aussi la salle de réunion du client ou la table d’un Starbucks Caffé. Grâce au triangle magique gsm, pc portable, wifi ! Dernière tendance observée par Lionel Andries : la restructuration du marché. « Jusqu’ici, on distinguait trois niveaux dans le facility management : l’opérationnel, le tactique et le stratégique », explique-t-il. Or, aujourd’hui, un certain glissement est observé d’une catégorie vers l’autre. Des entreprises qui étaient jusqu’ici actives lisé dans la recherche de AOS Studley s’est spécia- bureaux adaptés au type essentiellement dans de personnel l’opérationnel tentent de passer au niveau tactique, voire stratégique et d’offrir des services complémentaires aux clients. « Je ne pense pas qu’il s’agisse d’un choix très judicieux. Cela n’apporte aucune valeur pour le client final », conclut Lionel Andries. ● Hélène Legrand 53 N° 9 - SEPTEMBRE 2008 - ENTREPRENDRE Manque de place Your Mover Logistics a la solution ! • codes-barres sur chaque élément • inventaire et système de gestion via internet • dépôts modernes • livraison rapide Contact: Anne Lenaerts info@yourmoverlogistics.be www.yourmoverlogistics.be T: 02/255 42 62
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