PARTIE A : Gestion des documents et dossiers

2005-2006 série d'exercices
Série d'exercices (Windows et WORD)
INFORMATIQUE 1ÈRE ANNÉE (étudiants 2005-2006)
Remarques préliminaires concernant l'utilisation des supports de sauvegardes!!!
Nous vous recommandons d'analyser systématiquement chaque support de
sauvegarde, dès son utilisation sur les machines du laboratoire informatique, à l'aide
du logiciel anti-virus installé sur les machines.
Documents fournis:
‣ fiche « papier » des textes d'exercices
‣ document "EXEMPLE" à récupérer sur le support de sauvegarde (clef
usb) du professeur
Documents à réaliser:
‣ document "ilpga(numéro de votre groupe de TD).doc" à enregistrer
sur votre support de sauvegarde (clef usb) personnel et/ou à envoyer
par email à votre enseignant
PARTIE A : Gestion des documents et dossiers ....................................................................... 1
PARTIE B : Début avec Word .................................................................................................. 4
PARTIE C : Exercices avancés avec Word............................................................................... 4
PARTIE D : Exercices sur les styles ......................................................................................... 5
PARTIE E : Exercices d’application avec Word...................................................................... 6
Réalisation d'un curriculum vitae .......................................................................................... 6
Utilisation du mode plan ....................................................................................................... 6
Quelques éléments de création d'un plan........................................................................... 6
Utilisation des tableaux ......................................................................................................... 7
Réalisation d'une maquette détaillée d'emploi du temps .................................................. 7
Utilisation de mise en forme type d’un texte......................................................................... 7
Réalisation d'un modèle type de lettre de réclamation ...................................................... 7
Exercices d’approfondissement sur les macros ..................................................................... 8
Quelques éléments sur les macros .................................................................................... 8
PARTIE A : Gestion des documents et dossiers
1. Avant toute chose, allumer votre ordinateur.
2. L’environnement du bureau sur votre machine apparaît.
3. Le gestionnaire de fichiers de Windows (Explorateur Windows) vous
aidera à réaliser la suite de cette série d'exercices.
Remarque: Les séries d'exercices sont fondées sur des exemples. Ce qui est
important , c'est de comprendre les différentes commandes sur l'ordinateur et non
d'analyser le texte des exemples .
4. Afficher à l'écran le contenu du poste de travail de votre machin.
5. Examinez les noms de fichiers : répertoires ou dossiers, les documents ou les
données et leurs suffixes (".exe", . doc, .xls,…etc). Citez d'autres exemples de suffixes
employés pour nommer des fichiers (.ppt,…).
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2005-2006 série d'exercices
6. Cherchez des fichiers suffixés par ". doc" (dans un répertoire Microsoft Office
par exemple). Combien y en a t'il
7. Affichez à l'écran le contenu de votre support de sauvegarde de données . Si
vous n'en avez pas, n'oubliez pas de venir à chaque prochain TD. avec votre
support personnel et individuel.
8. Pour ce 1er TD., si vous n'avez pas de support de sauvegarde personnel, vous
pouvez tout de même réaliser la plupart des exercices de cette série. Tout
d’abord, créez dans le répertoire DEUGTAL un répertoire de travail que vous
nommez GROUP suivi du numéro de votre groupe de td .
9. Copiez sur votre support de sauvegarde personnel (ou dans le répertoire
GROUPnumX), le fichier nommé " EXEMPLE.doc " qui se trouve sur le support de
sauvegarde du professeur.
10. Renommez sur votre support de sauvegarde (ou sur le répertoire
GROUPnumX) le fichier par « ilpga suivi du n° de groupe de TD ».
11. Affichez le contenu (càd l'ensemble des noms de fichiers) de votre support de
sauvegarde personnel ou du répertoire GROUPnumX à l'écran.
12. Listez le contenu (càd le texte ou les caractères ASCII) d'un fichier de votre
support de sauvegarde (ou du répertoire GROUPnumX) à l'écran.
13. Supprimez le fichier " ilpga suivi du n° de groupe de TD " sur votre
support de sauvegarde (ou dans le répertoire GROUPnumX). Vérifier le contenu de
votre support de sauvegarde (ou du répertoire GROUPnumX).
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2005-2006 série d'exercices
14. Créer sur votre support de sauvegarde (ou sur le répertoire GROUPnumX)
une arborescence à 3 niveaux :
Par exemple:
I------INFORMATIQUE I----------débutants
I
I----------avancés
I
I-----LANGUES I---------outils I----traduction
ILPGA--------
I----compréhension
I
I-----TAL I---------outils I----traduction
I
I---------corpus
I
(Niveau 1) (Niveau 2) (Niveau 3) (Niveau 4)
15. Vérifier à tout moment le contenu de votre support de sauvegarde (ou du
répertoire GROUPnumX).
16. Copiez un fichier différent à chaque fois de la support de sauvegarde du
professeur dans chacun des répertoires de votre support de sauvegarde (ou du
répertoire GROUPnumX), d'abord dans le répertoire de niveau 1 puis dans celui de
niveau 2 puis dans celui de niveau 3.
17. Ajoutez un niveau 4 à l'arborescence de vos répertoires. Par ex. ajoutez le
niveau 3 à INFORMATIQUE avec "initiés" . Vérifier le contenu de votre support de
sauvegarde (ou du répertoire GROUPnumX).
18. Supprimez le répertoire de niveau 2 sur votre support de sauvegarde (ou du
répertoire GROUPnumX). Vérifier le contenu de votre support de sauvegarde (ou du
répertoire GROUPnumX).
19. Supprimez le répertoire de niveau 3 sur votre support de sauvegarde (ou du
répertoire GROUPnumX). Vérifier le contenu de votre support de sauvegarde (ou du
répertoire GROUPnumX).
20. Supprimez tous les fichiers sur votre support de sauvegarde (ou sur le
répertoire GROUPnumX). Vérifier le contenu de votre support de sauvegarde (ou du
répertoire GROUPnumX).
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2005-2006 série d'exercices
Dans la suite des exercices, n’hésitez pas à consulter l’aide en ligne de Word !
Quelques éléments sont donnés ici mais il est recommandé de compléter ces
informations par vous-même en consultant l’aide en ligne.
PARTIE B : Début avec Word
21. Lancer Word sur votre poste de travail en "cliquant" 2 fois sur l'icône
Microsoft Word. Afficher la règle, le ruban et la barre d'outils de Word.
22. Frappez le début du texte " EXEMPLE.doc ".
Remarque: pendant le TD., vous ne taperez que 2 lignes du texte. Vous pouvez
récupérer le texte en version « brouillon » sur la support de sauvegarde du
professeur !
23. Sauvegardez sur le disque dur dans le répertoire DEUGTAL le document
réalisé à l'aide des options Enregistrer, et Enregistrer sous, du menu Fichier de Word,
dans le répertoire "GROUPnumX" sous un nom obtenu à l'aide des 4 premières
lettres de votre nom de famille et suffixé par ".doc" (Ex.: seid.doc pour l’élève
nommé « seidowsky »).
24. Sauvegardez ce texte sur votre support de sauvegarde sous un nom de votre
choix. Vérifier le contenu de votre support de sauvegarde.
25. Modifiez le texte, pour le présenter comme "corex", sur "GROUPnumX" et sur
votre support de sauvegarde (si vous n'avez pas de support de sauvegarde personnel il
faut le réaliser pour la prochaine séance, bien entendu!).
Les 1ères modifications consistent à :
- corriger les fautes d'orthographe, à l'aide du correcteur orthographique du
menu Outils de Word, et éventuellement utiliser pour le tester le correcteur
grammatical
- insérer les parties de texte manquantes ou bien modifier le texte, à l'aide des
options Couper, Copier, Coller du menu Edition de Word.
D'autres modifications consistent à :
- mettre en forme les caractères, à l'aide des options "Caractères (Taille, Gras,
Souligné, Centré, Italiques, Polices,…)" du menu Format de Word.
26. Sauvegardez en permanence sur le disque dur et sur votre support de sauvegarde
personnel, le document modifié à l'aide des options Enregistrer, et Enregistrer sous,
du menu Fichier de Word.
PARTIE C : Exercices avancés avec Word
27. Modifiez les marges du document avec une marge à droite et à gauche à 1, 5cm,
une marge du haut et du bas à 1,6cm.
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2005-2006 série d'exercices
28. Justifier (alignement à droite et à gauche), à votre guise, certains paragraphes
du texte.
29. Donner un titre courant en en-tête du document, titre qui apparaîtra sur toutes
les pages du document.
30. Ecrire un n° de page (en pied de page) indiquant la date du jour, le numéro de la
page et le nombre de pages du document.
31. Faire apparaître et disparaître les caractères non imprimables du texte.
32. Définissez, pour le deuxième paragraphe du texte, un interligne de 1,5 ligne
33. Ajoutez des « puces » devant certaines lignes du paragraphe B. 2.
34. Réalisez un aperçu avant impression afin de vérifier l’aspect du document avant
de l’imprimer
35. Posez des taquets de tabulation à 3cm dans le paragraphe B. 2.
36. Indiquez que la première page du document contiendra un pied-de-page différent
de ceux des pages suivantes, grâce au menu Format Mise en Page Disposition.
37. Isolez le titre du document sur une page à part, et modifiez la présentation du
texte du titre : grandes lettres, encadrées, et tramées.
PARTIE D : Exercices sur les styles
Quelques notes sur les styles:
Un style définit la présentation d'une partie de texte: mots, phrase, §,càd sa
disposition(droite, gauche, centré) , sa police de caractères, sa taille, les interlignes,…
Les styles sont pratiques à utiliser quand on répète souvent une même présentation
pour différents documents.
38. Donner le style TITRE1 à chacun des intitulés des § principaux du texte:
Donner le style TITRE2 à chacun des 1ers sous-§ du texte:
Donner le style TITRE3 à chacun des 2èmes sous-§ du texte:
39. Insérez automatiquement à partir des styles donnés aux titres de §, une table des
matières, à placer en début de document.
40. Insérez , avant le 1er § du texte, un saut de page manuel.
41. Introduire, à votre choix, une note de bas de page dans votre document avec par
exemple vos noms et prénoms.
42. Composer d’autres types de styles et appliquer les sur une partie du texte.
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PARTIE E : Exercices d’application avec Word
Les exercices de cette série correspondent à des exemples de la vie quotidienne. A
vous de les adapter en fonction de vos besoins personnels…..
Réalisation d'un curriculum vitae
Ceci est un exercice!!!vous n'êtes pas obligés de donner les vraies indications!).
Donnez libre cours à votre imagination….
• Vous devez réaliser votre propre curriculum vitae sous forme d'un tableau à 2
colonnes (celle de gauche pour les titres et celles de droite pour les
renseignements correspondants) et plusieurs lignes correspondantes à chaque
étape de la vie de l'intéressé (études réalisées: dates d'examen, mention;
expérience professionnelle: stages, dates, lieux; langues étrangères pratiquées;
passe-temps favoris...).
• En en-tête de ce curriculum vitae, vous placerez votre identité personnelle:
nom, prénom, adresse, date de naissance, ..., votre photo en tant qu’image
(récupérez n’importe quelle image sur le Web par exemple, en guise de
photo !)
• Pour mémoire, en pied-de page vous pouvez mentionnez la date du jour qui
validera la date de votre CV.
Conseil: Utiliser une mise en forme simple, correcte et agréable.
N’oubliez pas que l'intérêt du traitement de texte permet une présentation aisée du
document et la mise à jour régulière possible des informations.
Utilisation du mode plan
Cet exercice est une 2 ème réalisation d'un curriculum vitae en mode plan en
utilisant les différents niveaux de styles de titres pour chacune des rubriques de
votre CV.
Quelques d’éléments pour réaliser votre CV en utilisant le mode plan de Word…A
vous de compléter !.
Quelques éléments de création d'un plan
1. Dans un nouveau document, passez en mode d'affichage Plan.
2. Tapez chacun des titres et appuyez sur ENTRÉE.
Microsoft Word applique le style de titre prédéfini (par exemple Titre 1) aux
titres.
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3. Pour faire passer un titre sur un niveau différent et appliquer le style de titre
correspondant, placez le point d'insertion dans le titre et cliquez ensuite dans
la barre d'outils Mode Plan sur Hausser d'un niveau ou sur Abaisser jusqu'à
ce que le titre s'affiche au niveau voulu.
4. Pour déplacer un titre, placez le point d'insertion dans le titre, puis dans la
barre d'outils Mode Plan, cliquez sur Monter ou Descendre jusqu'à ce que le
titre occupe la position voulue (le texte subordonné au titre se déplace en
même temps).
5. Lorsque l'organisation de votre plan vous convient, passez en mode
d'affichage Normal ou en mode Page pour compléter le corps de texte et
ajouter des graphismes.
Utilisation des tableaux
Réalisation d'une maquette détaillée d'emploi du temps
• Vous réaliserez un emploi du temps sous forme d’un tableau avec en intitulés
des lignes les jours de la semaine, et en intitulés des colonnes les différentes
tranches horaires: de 7h à 22h par tranches de 1h.
Conseil: Personnalisez l'encadrement de chaque cellule du tableau: faire ressortir
certaines d'entre elles d'un encadrement épais, les autres d'un filet maigre, par
exemple, au gré de votre imagination.
Utilisation de mise en forme type d’un texte
Réalisation d'un modèle type de lettre de réclamation
Vous réaliserez un modèle type de papier avec:
- en début de texte : nom et adresse de l'expéditeur (en haut à gauche), nom et
adresse du destinataire (espace libre, en haut a droite ), espace pour la date (Paris, le
...), Objets de la demande:..., Références bancaires:...
- en fin de texte : une phrase du type: Veuillez croire, Madame, Monsieur à
l'expression de .....(à vous de compléter!).
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Exercices d’approfondissement sur les macros
Quelques éléments sur les macros
Une macro type est une série de commandes et d'actions spécifiques de Word, que l'on déclenche
lors de son exécution.
Ainsi les macros servent-elles à automatiser une série de tâches (commandes & actions) que l'on
veut réaliser fréquemment.
Création de macros:
1: on enregistre la 1ère fois, automatiquement l'ensemble des actions à automatiser.
2: on écrit la macro avec le langage spécifique wordbasic.
3: on enregistre directement certaines actions et on les complète en langage wordbasic.
4: on utilise les macros fournies par word et on les complète avec wordbasic.
• Ecrire automatiquement une macro qui ouvre un document word puis ferme le fichier.
• Ecrire automatiquement une macro qui imprime en haut d'un nouveau document word le
texte suivant: "Bonjour Madame, Mademoiselle, Monsieur" et puis ferme le document.
Associer à la macro un raccourci au clavier (par ex.: Ctrl M).
• Examinez le langage wordbasic généré lors de l’enregistrement de cette 2ème macro.
• Insérez dans cette macro une ligne de texte, en programmant un passage à la ligne suivante.
• Créez une macro, en mode automatique, qui permet de composer un « fond » d’emploi du
temps, càd un tableau présentant automatiquement les 7 jours de la semaine et les séquences
(matin, après-midi, soir). Associer à cette macro un raccourci clavier.
• Utilisez cette macro pour créer plusieurs emploi du temps.
• Examinez le langage wordbasic généré lors de l’enregistrement de cette 2ème macro.
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TEXTE « EXEMPLE »
A COMPLETER avec soin...(remplacer les points par les
informations demandées!)
NOM Prénom : ...............................
N° machine : n° ....
Horaire : .... h .... à .... h ....
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Quelque principepour la mise en page d’un document
I. Introduction
Chacun est capable de prod e des documents attrayants, bien présentés et lisible , en respectant
quelques règles simples.
II.
Les différents type de documents
Vous pouvez être amené à produire de nombreux document de natures différente. Citons pour
mémoire : rapport, lettre, note de service, thèse, mémo, curriculum vitae, certificat, brochure, manuel
, formulaire, roman, etc...
III.
Quelque principez pour structurer vos documents
A. Définir une maquet e
La maque te d’u document est caractérisée essentiellement par les marges du document, le nombre de
colonnes et leur espacement.
1. Utilisez les blancs pour vous exprimer
Les zones laissés vierges sur la page sont toutes aussi importantes que le corps de votre texte.
2. Définis z des marge harmonieuses: quelques conseils
Les marges haut, bas, droite et gauche de votre document définissent le rectangle d’empagement qui
contiendra le corps de votre te e.
S'il s'agit d' un ouvrage courant (rapport, mémo, etc...), les marges extérieure et intérieure occuperont
le quart de la page soit 5 cm environ.
Pour les documents recto, donnez une marge gauche sup ure à la marge droite et une marge haute
supérieure à la marge basse.
Le plus important : c’est de définir une fois pour toutes les marges de votre document et de
vous y tenir. Ce sont elles qui contribueront à donner une allure homogène à votre document.
3. Jouez sur le colonage
Si votre document doit contenir plusieurs colonnes, définissez une fois pour toutes les règles
d’alignement sur laquelle s’appuieront vos colonnes.
La première règle d’alignement se trouve sur la ge gauche, les suivantes sont répétées à intervalle
régulier, séparé par un espacement.
D’une pages à l’autre, vous pouvez varie le nombre de colonnes et leurs hauteurs, en respectant
toujours les règles d’alignement. Ainsi, sans l’indiquer de façon claire, votre document présentera un
aspect homogène pour l’oeil du lecteur.
B. Positionner des invariants dans le document
Les invariants de présentation dans le document sont destinés à facilité la lecture. Il s’agit donc de
définir de façon permanente la façon dont doivent se présenter les titres, sou -titres, corps du texte, entêtes
et bas de page de votre document et de s’y tenir.
1. Faîtes apparaître le plan de votre document
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Les invariants à définir pour ces éléments sont essentiellement les suivants :
• Numérotation romaine ou arabe, majuscule ou minuscule (I, 1, A, a, i),
• Attributs de caractères (taille, police, majuscules...),
• Retrait gauche,
• Alignement de la gauche des textes suivants avec le début du titre et non son numéro,
• Espacement du titre avec le paragraphe qui le suit.
Exemple :
• Titre en taille 14, gras, majuscule,
• Sous-Titre de niveau 2 en taille 12, gras, majuscule
• Sous-Titre de niveau 3 en taille 12, gras
• Corp du texte en taille 11, normal
Ici encore, c’est la définition et le respect des règles de présentation qui importe.
Evitez les titres trop longs ou qui occupent une ligne entière.
Un bon titre doit résumer le contenu du ou des paragraphes qui suivent et attirer l’attention du lecteur.
Votre document doit pouvoir être lu grâce à ses titres. Vos principales idées doivent s’y trouver
résumées, de façon à permettre à un lecteur pressé de comprendre très rapidement l’objet et le sens de
votre document.
2. Donnez des repères de lecture
Les en-têtes et bas de page sont des textes contenus dans les marges de votre document.
Ils permettent à votre lecteur de se repérer dans votre document et rappellent habituellement le titre,
-têtes et bas de page :
• Nom de l’auteur,
• Version du document,
• Rappel du titre du document ou du chapitre
• Numéro de chapitre
• Copyright
• Numéro de page
Par nature, les en-têtes et bas de page varient peu au sein d’un document. Si chaque page contient des
en-têtes et bas de pages différents, alors ceux-ci sont inutiles (à l’exception de la pagination)
C. Fournir une aide à la consultation
Dès lors qu’un document dépasse la dizaine de pages, il est important de penser à en faciliter la
consultation. Il s’agit donc de fournir au lecteur pressé ou intéressé par un point précis le moyen
d’accéder rapidement à l’objet de sa recherche, sans lui imposer de lire séquentiellement l’intégralité
de votre document.
1. Numérote vos pages
Elle est indispensable pour permettre la consultation de votre document. On ne numérote pas
habituellement les premières pages d’un document contenant les éléments nécessaires à sa consultation
(table des matières ou page de garde).
L’habitude veut que pour les documents recto-verso, les pages impaires soit situées au recto.
Les débuts de chapitre doivent obligatoirement se situer sur une page recto, appelées belle page, du fait
qu’elles attirent l’oeil en premier.
Si certains paragraphes renvoient à d’autres paragraphes, illustrations ou graphiques de votre
document, il est également conseillé d’indiquer le numéro de page correspondant.
2. Rappelez les titres ou les numéros du chapitre
Dès lors qu’un thème est traité sur plusieurs pages (chapitres, titres, etc...), il est conseillé de prévoir
une zone de rappel dans l’en-tête rappelant au lecteur ou il se trouve dans votre document.
3. Créez la table de matière
C’est un élément indispensable pour se repérer dans un document long. Elle peut être plus ou moins
profonde mais elle doit exister. Présenté généralement en troisième ou cinquième page d’un document
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recto-verso et en seconde page d’un document recto, elle ne doit pas s’étaler sur plus de trois pages
maximum, sous peine d’être elle-même inutilisable.
Le cas échéant, créez une table des matières synthétique et orientant le lecteur vers d’autres tables des
matières en début de chaque chapitre. L’habitude veut que la table des matières reprenne exactement
l’intitulé des titres et sous-titres. Pensez-y lors de la rédaction de votre document. En effet, la table des
matières est bien souvent élément vers lequel se tourne le lecteur potentiel le plus rapidement. Elle doit
permettre d’obtenir une vision synthétique des thèmes abordés dans votre document.
4. Indexez votre document
L’index d’un document est constitué d’un ensemble de mots clefs, éventuellement détaillés à un
second niveau et classés par ordre alphabétique. Situé en fin de document, il permet à un lecteur
désireux de retrouver rapidement toutes les pages traitant d’un thème donné.
Un index n’est pertinent que s’il permet de retrouver toutes les notions principales abordées dans votre
document. Un index incomplet ne sert à rien.
Enfin, un index correctement construit contient également les principaux synonymes des termes
employés dans votre document sous forme de renvoi (ex : Attributs : voir Caractère).
Un index n’est pas destiné à être consulté séquentiellement. En conséquence, l’index peut couvrir
plusieurs pages.
5. Les encadrés
Les encadrés sont des textes mis en valeur dans un cadre. Evitez d’avoir plus de deux encadrés par
page (un seul recommandé).
IV. En conclusion
Construire un document texte demande de la rigueur et de la réflexion. C’est le soin que vous
apporterez à chacun des détails qui détermine la valeur et la qualité de l’ensemble du document.
Ce souci du détails doits devenir une habitudes systématiques lors de la composition de vos
documents.
Bon courage...
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